i ABSTRAK
UPTD Puskesmas Cimanggung adalah sebuah instansi yang melayani kesehatan masyarakat di wilayah kerjanya. Sistem pengelolaan obat yang berjalan di Puskesmas Cimanggung, khususnya dalam penentuan stok awal obat tahunan, pengisian transaksi pengeluaran obat, pengisian transaksi penerimaan obat dan permintaan kebutuhan obat masih diarasa belum optimal karena sistem yang digunakan masih bersifat manual dengan tingkat kunjungan pasien dan kebutuhan obat yang tinggi. Dari hal tersebut terdapat beberapa kendala dalam pencarian data obat, rekapitulasi pengeluaran dan penerimaan obat serta pembuatan laporan. Untuk itu, diperlukan suatu sistem informasi yang dapat menangani masalah tersebut. Tujuan dilaksanakannya penelitian ini untuk mengetahui sistem yang berjalan, membuat perancangan, mengetahui pengujian dan implementasi sistem informasi pengelolaan obat. Kegunaan dari penelitian ini diharapkan mampu meningkatan kinerja pelayanan terutama pada pengelolaan obat di Puskesmas Cimanggung dan menambah wawasan pengetahuan teori maupun praktek serta sumbangan pemikiran bagi peneliti.
Langkah awal yang dilakukan dalam pengembangan sistem adalah dengan menentukan model sistem yang akan digunakan, dalam penelitian ini model sistem yang digunakan adalah model sistem Prototyping dengan melalui tahapan identifikasi kebutuhan, membuat, menguji, memperbaiki, dan mengembangkan versi produksi, dalam pengembangan sistem ini juga menggunakan perangkat lunak Microsoft Visual Basic dengan menggunakan database Microsoft SQL Server 2000.
Pengembangan sistem informasi pengelolaan obat ini diharapkan akan mempermudah dalam penentuan stock awal obat, penginputan data penerimaan dan pengeluaran obat, serta dalam pembuatan laporan pengeluaran obat dan data kebutuhan obat di Puskesmas diharapkan dapat berjalan dengan optimal dengan kinerja yang efektif dan efesien sehingga dapat membantu pihak Puskesmas khususnya karyawan Puskesmas dalam melayani setiap pasien yang datang berobat.
ii ABSTRACT
UPTD Puskesmas Cimanggung is an institution serving the public health in the work zone. Drug management system that runs on Cimanggung Health Center, especially in determining the initial stock of drugs per year, charging the drug expenditure transactions, charging a transaction of drugs and drug diarasa demand is still not optimal because the system is performed manually with the level of patient demand and high drug needs. From this there are several obstacles in the search for drug data, a summary of expenditure and receipt of medicines and prepare reports. This requires an information system that can handle the problem. The objective of this study to determine the execution of the current system, making the design, testing and implementation knowledge drug information management system. The usefulness of this study is expected to improve the quality of services offered, especially for drug treatment in Health Center Cimanggung and enriched the theory and practical knowledge and conceptual contribution to the researcher.
The initial steps taken in the development of this system is to determine the system model to be used, in this research model is a model system that is used with the system through the stages of needs identification Prototyping, creating, testing, repairing and developing the production version, in development of this system using Microsoft Visual Basic software using Microsoft SQL Server 2000 database.
Development of drug information management system is expected to ease in determining the initial stock of medicine, inputing data receipt and expenditure of medicines, as well as in the manufacture of medicines expenditure reports and data needs of medicines in health centers are expected to be optimized with an effective and efficient performance so that it can assist health center serving primarily in health care for every patient treatment center employees.
1
1.1. LATAR BELAKANG PENELITIAN
Kemajuan teknologi informasi yang cepat telah memicu setiap instansi dan perusahaan untuk terus meningkatkan kemampuannya dalam mengelola data dan informasi yang dimiliki dan dibutuhkannya. Dalam rangka mencapai tujuannya, suatu perusahaan memerlukan informasi yang tepat dan efisien. Untuk mengelola informasi tersebut perusahaan harus memiliki sebuah sistem informasi. Sistem informasi yang mendukung kebutuhan perusahaan/instansi sangat membantu sebuah manajemen perusahaan/instansi baik dalam menciptakan efisiensi dan efektivitas kerja perusahaan/instansi itu sendiri, maupun dalam meningkatkan pelayanan perusahaan/instansi terhadap pelanggan/kliennya. Pada gilirannya, sistem informasi ini dapat memberikan nilai tambah bagi perusahaan/instansi tersebut.
Puskesmas Cimanggung adalah puskesmas yang menangani layanan kesehatan masyarakat, khususnya melayani pasien yang berada di kecamatan Cimanggung dan daerah setempat yang masih masuk dalam wilayah kabupaten Sumedang. Puskemas ini melayani beberapa penyakit umum dan juga penyakit lainya, pasien diberikan obat generic secara gratis yang sudah disediakan oleh pihak Dinas Kesehatan kabupaten Sumedang, setiap bulannya pihak Dinas Kesehatan akan meminta laporan berupa transaksi pengeluaran obat ke pasien dan stok obat Puskesmas ke Dinas. Setiap minggunya pihak Puskesmas memasukan data obat kedalam format laporan dalam bentuk Excel, yang setiap bulannya akan dikirim ke pihak Dinas Kesehatan oleh pihak Puskesmas.
Sampai saat ini UPTD Puskesmas Cimanggung masih menggunakan sistem yang manual dalam penentuan stok awal obat tahunan, pengisian transaksi penerimaan obat, pengisian transaksi pengeluaran obat yaitu dengan menggunakan aplikasi microsoft excel. Dimana aplikasi ini tidak cocok untuk pengolahan data, karena sering sekali mendapat hambatan dalam proses pencarian data obat dan adanya manipulasi data.
Berdasarkan uraian diatas peneliti tertarik untuk mengambil judul
“SISTEM INFORMASI PENGELOLAAN OBAT DI UPTD PUSKESMAS CIMANGGUNG KABUPATEN SUMEDANG”
1.2. IDENTIFIKASI DAN RUMUSAN MASALAH 1.2.1. Identifikasi Masalah
Berdasarkan latar belakang yang sudah dijelaskan sebelumnya, maka indentifikasi masalah yang ada di UPTD Puskesmas Cimanggung yaitu sebagai berikut :
1) Masih terdapat kesalahan dalam penentuan stock awal obat.
2) Kurang efektifnya dalam penginputan data penerimaan dan pengeluaran obat.
3) Beserta pembuatan laporan pengeluaran obat dan data kebutuhan obat di Puskesmas.
1.2.2. Rumusan Masalah
Dari identifikasi masalah diatas maka dapat dirumuskan masalah sebagai berikut :
2) Bagaimana merancang Sistem Informasi Pengelolaan Obat di UPTD Puskesmas Cimanggung.
3) Bagaimana pengujian Sistem Informasi Pengelolaan Obat di UPTD Puskesmas Cimanggung.
4) Bagaimana mengimplementasikan Sistem Informasi Pengelolaan Obat di UPTD Puskesmas Cimanggung.
1.3. MAKSUD DAN TUJUAN PENELITIAN
1.3.1. Maksud Penelitian
Maksud dari penelitian ini adalah untuk membangun Sistem
Informasi Pengelolaan Obat di UPTD Puskesmas Cimanggung, guna
membantu pengelolaan obat di UPTD Puskesmas Cimanggung sehingga
dapat berjalan dengan optimal dengan kinerja yang efektif dan efesien.
1.3.2. Tujuan Penelitian
Tujuan dari penelitian ini adalah sebagai berikut:
a) Untuk mengetahui sistem yang sedang berjalan di UPTD Puskesmas Cimanggung.
c) Untuk mengetahui pengujian program di UPTD Puskesmas Cimanggung.
d) Untuk mengetahui implementasi sistem informasi pengelolaan obat di UPTD Puskesmas Cimanggung.
1.4. KEGUNAAN PENELITIAN 1.4.1. Kegunaan Praktis
Dengan adanya Sistem Informasi pengelolaan data obat ini diharapkan dapat bermanfaat bagi perusahaan diantaranya sebagai berikut :
1) Mempermudah pihak Puskesmas dalam pencarian data obat 2) Mempermudah pihak Puskesmas dalam pembuatan laporan
pengeluaran dan penerimaan obat.
3) Mampu meningkatan kinerja pelayanan terutama pada pengelolaan obat di UPTD Puskesmas Cimanggung
1.4.2. Kegunaan Akademis
a) Dapat memberikan masukan bagi pengembangan ilmu tentang aplikasi pengelolaan data.
1.5. PEMBATASAN MASALAH
Dalam pelaksanaan penelitian ini penulis membatasi permasalahan yang akan di bahas agar pembahasan tidak menyimpang dan terarah serta dapat sesuai dengan yang diharapkan. Batasan-batasan tersebut adalah sebagai berikut:
1. Jenis obat yang diberikan kepada pasien hanya obat generik saja, tidak melayani obat umum.
2. Sistem yang di bangun hanya dapat dijalankan pada bagian obat saja dan digunakan oleh admin obat.
3. Untuk operator hanya dapat menjalankan proses transaksi obat pada program yang di bangun.
1.6. LOKASI DAN WAKTU PENELITIAN
Lokasi penelitian mengenai Sistem Informasi Pengelolaan Obat dilakukan di UPTD Puskesmas Cimanggung Jl. Simpang – Parakan Muncang No.209 Kecamatan. Cimanggung Kabupaten.Sumedang.
Tabel 1.1. Jadwal Kegiatan
Aktifitas
Waktu
Februari Maret April Mei Juni
1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1
2 3 4
Identifikasi kebutuhan
Membuat prototype Menguji prototype Memperbaiki
prototype Mengembangkan
8 2.1. Konsep Dasar Sistem
Terdapat dua kelompok pendekatan di dalam mendefinisikan sistem, yaitu yang menekankan pada prosedurnya dan yang menekankan pada komponen atau elemennya. Pendekatan sistem yang lebih menekankan pada prosedur mendefinisikan system sebagai berikut, “Suatu sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran tertentu” Abdul Kadir,(2003). Pendekatan sistem yang lebih menekankan pada elemen atau komponennya mendefinisikan system sebagai berikut ini, “Sistem adalah kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu.” Abdul Kadir,(2003).
2.1.1 Elemen Sistem
Pada dasarnya, sistem adalah sekumpulan elemen yang saling terkait atau terpadu yang dimaksudkan untuk mencapai suatu tujuan. Ada beberapa elemen yang membentuk sebuah sistem, yaitu :
a. Tujuan
b.Masukan
Masukan (input) sistem adalah segala sesuatu yang masuk ke dalam sistem dan selanjutnya menjadi bahan untuk diproses. Masukan dapat berupa wujud hal-hal berwujud (tamak secara fisik) maupun yang tidak tampak.
c. Proses
Proses merupakan bagian yang melakukan perubahan atau transaformasi dari masukan menjadi keluaran yang berguna, pada sistem informasi proses dapat berupa suatu tindakan yang bemacam-macam.
d.Keluaran
Keluaran (output) merupakan hasil dari pemrosesan. Pada sistem informasi, keluaran bisa berupa suatu sistem informasi, saran, cetak laporan, dan sebagainya.
e. Mekanisme Pengendalian
f. Batas Sistem
Batas sistem adalah pemisah antara sistem dan daerah di luar sistem (lingkungan). Batas sistem menentukan konfigurasi, ruang lingkup, atau kemampuan sistem.
g.Lingkungan
Lingkungan adalah segala sesuatu yang berada di luar sistem. Lingkunga bisa berpengaruh terhadap operasi sistem dalam arti bisa menguntungkan atau merugikan sistem itu sendiri, lingkungan yang merugikan tentu harus ditahan dan sikendalikan supaya tidak menggangu kelangsungan operasi sistem, sedangkan yang menguntungkan harus tetap dijaga, karena akan memacu kelangsungan hidup sistem.
M a su k a n P ro s e s K e lu a ra n
M e k a n ism e P e n g e n d a lia n
T u ju a n
L in g k u n g a n B a ta s S is te m
U m p a n b a lik
Gambar 2.1. Bentuk Dasar Sistem ( Sumber : Abdul Kadir, 2003 )
2.1.2 Klasifikasi Sistem
Suatu sistem dapat diklasifikasikan dari beberapa sudut pandangan, diantaranya adalah sebagai berikut ini. (Jogiyanto, H.M, 2008:6)
a. Sistem Menurut Bentuk Fisiknya 1. Sistem Abstrak (abstract system)
Sistem abstrak adalah system yang berupa pemikiran atau ide - ide yang tidak tampak secara fisik.
2. Sistem Fisik (physical system)
b. Sistem Menurut Terjadinya Sistem 1. Sistem Alamiah (natural system)
Sistem Alamiah adalah sistem yang terjadi melalui proses alam, tidak dibuat manusia.
2. Sistem Buatan Manusia (human made system)
Sistem buatan manusia adalah sistem yang dirancang oleh manusia.
c. Sistem Menurut Kejadian Masa Depan 1. Sistem Tertentu (deterministic system)
Sistem tertentu adalah sistem yang beroprasi dengan tingkah laku yang sudah dapat di prediksi.
2. Sistem Tak Tentu (probabilistic system)
Sistem tak tentu adalah system yang kondisi masa depannya tidak dapat diprediksi karena mengandung unsur probabilitas.
d. Sistem Menurut Sifatnya
1. Sistem Tertutup (closed system)
ada hanyalah relatively closed system (secara relatif tertutup, tidak benar – benar tertutup).
2. Sistem Terbuka (open system)
Sistem terbuka adalah sistem yang berhubungan dan terpengaruh dengan lingkungan luarnya. Sistem ini menerima masukan dan menghasilkan keluaran untuk lingkungan luar atau subsistem lainnya.
2.2. Konsep Dasar Informasi
Informasi sangat di butuhkan di dalam suatu organisasi untuk pengambilan keputusan yang menentukan kesuksesan atau kegagalan suatu usaha.
2.2.1. Pengertian informasi
Dasar Data Input
( data )
Hasil Tindakan Data
(Ditangkap)
Keputusan Tindakan Penerima Output (information) Proses
(Model)
2.2.2. Siklus Informasi
Data yang merupakan bahan mentah yang harus diolah menggunakan model pengolahan data sehingga menjadi Informasi, dan
menghasilkan sebuah tindakan yang akan membuat sebuah data kembali. Siklus informasi ( information cycle ) ini oleh John Burch. Berikut gambar siklus informasi :
2.2.3. Kualitas Informasi
Kualitas dari informasi biasanya ditentukan oleh tiga hal, yaitu : a. Ketepatan dalam informasi atau akurat, berarti informasi
harus bebas dari kesalahan – kesalahan dan harus jelas mencerminkan maksudnya dan tidak menyesatkan.
b. Tepat pada waktunya (on time), berarti informasi yang datang pada penerima tidak boleh terlambat.
c. Relevan (relevance), berarti informasi tersebut mempunyai manfaat untuk pemakainya.
John Burch dan Gary Grudnitski menggambarkan kualitas dari informasi dengan bentuk bangunan yang di tunjang oleh tiga pilar diatas.
2.2.4. Nilai Informasi
Menurut Jogiyanto, H.M (2008:11) Suatu informasi dikatakan bernilai bila informasi lebih efektif dibandingkan dengan biaya mendapatkannya. Kegunaan informasi adalah untuk mengurangi hal ketidakpastian didalam proses pengambilan keputusan tentang suatu keadaan. Nilai dari Informasi ditentukan dari dua hal yaitu manfaat dan biaya mendapatkannya. Akan tetapi perlu diperhatikan bahwa informasi yang digunakan didalam suatu sistem, informasi umumnya digunakan untuk beberapa kegunaan. Pengukuran suatu nilai informasi biasanya dihubungkan dengan analisis cost effectivennes atau cost benefit.
2.3. Konsep Dasar Sistem Informasi
Pengertian sistem informasi itu sendiri adalah sebagai berikut, “Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi,bersifat managerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan laporan yang diperlukan.”(Jogiyanto, H.M, 2008).
2.3.1. Komponen sistem informasi
Komponen-komponen sistem informasi adalah :
a. Hardware, terdiri dari komputer, peripheral (printer) dan jaringan.
c. Data, merupakan komponen dasar dari informasi yang akan diproses lebih lanjut untuk menghasilkan informasi.
d. Prosedur, dokumentasi prosedur atau proses sistem, buku penuntun operasional (aplikasi) dan teknis.
e. Manusia, yang terlibat dalam komponen manusia adalah seperti operator, pemimpin sistem informasi, dan sebagainya.
2.3.2. Kegiatan sistem informasi
Kegiatan yang dilakukan dalam sebuah sistem informasi adalah :
a. Input, menggambarkan suatu kegiatan untuk menyediakan data untuk diproses.
b. Proses, menggambarkan bagaimana suatu data diproses untuk menghasilkan suatu informasi yang bernilai tambah.
c. Output, menggambarkan suatu kegiatan untuk menghasilkan laporan dari proses di atas tersebut.
d. Penyimpanan, menggambarkan suatu kegiatan untuk memelihara dan menyimpan data.
2.4. Pengertian Pengolahan Data
Menurut sumber internet (http://farmasi-istn.blogspot.com/ 2007/11/ pengelolaan-obat.html/ 20 Maret 2010 ). Pengelolaan obat adalah terciptanya sistem pengadaan yang efesien sehingga dapat menjamin ketersediaan obat yang tepat, jumlah yang cukup, harga wajar dan dengan standar kualitas yang telah dikenal dari sumber resmi dan dapat dipertanggung jawabkan. Selain itu juga terbentuknya sistem penyimpanan dan pengamanan persediaan yang menjamin perpindahan obat dari sumber pemasok sampai ke pengguna dengan prinsip cost effectiveness dan terpercaya, terhindar dari pemborosan, kerusakan dan kehilangan, serta menjamin stabilitas/kualitas obat .
2.5. Pengertian Puskesmas
Menurut sumber internet (http://privacy-gembelz.blogspot.com/2008/10/ mutu-layanan-organisasi-pusat-kesehatan.html/ 20 Maret 2010 ). Pengertian Puskesmas menurut Pedoman Kerja Puskesmas DEPKES-RI adalah suatu kesatuan organisasi kesehatan fungsional yang merupakan pusat pengembangan kesehatan masyarakat yang juga membina peran serta masyarakat disamping memberikan pelayanan secara menyeluruh dan terpadu kepada masyarakat di wilayah kerjanya dalam bentuk kegiatan pokok. Pusat kesehatan masyarakat (Puskesmas) merupakan ujung tombak dari peranan pemerintah dalam menyelenggarakan pelayanan kesehatan dasar bagi masyarakat luas.
Dengan kata lain Puskesmas mempunyai wewenang dan tanggung jawab atas pemeliharaan kesehatan masyarakat dalam wilayah kerjanya. Puskesmas merupakan perangkat pemerintah daerah tingkat II, sehingga pembagian wilayah kerja Puskesmas ditentukan oleh Bupati/Walikota, dengan saran teknis dari kepala Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota.
2.6. Definisi Obat Generik
Menurut sumber internet (http://obatgenerikberlogo.blogspot.com/ 20 Maret 2010). Obat generik adalah obat yang telah habis masa patennya (off
2.7. Definisi Sistem Informasi Pengelolaan Obat
Menurut sumber internet (http://apoteker-istn.blogspot.com/2010/03/ pengadaan-obat.html/ 20 Maret 2010). Sistem Pengelolaan Obat merupakan suatu rangkaian kegiatan yang meliputi aspek seleksi dan perumusan kebutuhan, pengadaan, penyimpanan, pendistribusian dan penggunaan obat. Dari pengertian tersebut dapat disimpulkan bahwa masing-masing tahap pengelolaan obat merupakan suatu rangkaian yang terkait, dengan demikian dimensi pengelolaan obat akan dimulai dari perencanaan pengadaan yang merupakan dasar pada dimensi pengadaan obat di Rumah Sakit. Tujuan dari pengadaan yaitu untuk memperoleh barang atau jasa yang dibutuhkan dalam jumlah yang cukup dengan kualitas harga yang dapat dipertanggung jawabkan, dalam waktu dan tempat tertentu secara efektif dan efisien, menurut tata cara dan ketentuan yang berlaku
Sistem Informasi Pengelolaan Obat adalah suatu tatanan manusia atau peralatan yang menyediakan informasi untuk membantu pengelolaan obat di Puskesmas. Kemudahan akses dan informasi serta memudahkan monitoring evaluasi dan perbekalan kesehatan sebagai UPTD yang mengelola obat dan perbekalan kesehatan di lingkungan Dinas Kesehatan.
2.9. Pengertian Basis Data
2.10. Pengertian Visual Basic
Menurut sumber internet (http://id.wikipedia.org/wiki/Visual_Basic/ 20 Maret 2010 ). Microsoft Visual Basic (sering disingkat sebagai VB saja) merupakan sebuah bahasa pemrograman yang menawarkan Integrated Development Environment (IDE) visual untuk membuat program perangkat lunak berbasis sistem operasi Microsoft Windows dengan menggunakan model pemrograman (COM), Visual Basic merupakan turunan bahasa pemrograman BASIC dan menawarkan pengembangan perangkat lunak komputer berbasis grafik dengan cepat, Beberapa bahasa skrip seperti Visual Basic for Applications (VBA) dan Visual Basic Scripting Edition (VBScript), mirip seperti halnya Visual Basic, tetapi cara kerjanya yang berbeda.
Para programmer dapat membangun aplikasi dengan menggunakan komponen-komponen yang disediakan oleh Microsoft Visual Basic Program-program yang ditulis dengan Visual Basic juga dapat menggunakan Windows API, tapi membutuhkan deklarasi fungsi luar tambahan.[1] Dalam pemrograman untuk bisnis, Visual Basic memiliki pangsa pasar yang sangat luas.[1]Dalam sebuah survey yang dilakukan pada tahun 2005, 62% pengembang perangkat lunak dilaporkan menggunakan berbagai bentuk Visual Basic, yang diikuti oleh C++, JavaScript, C#, dan Java.
2.10. Pengertian Microsoft SQL Server
21 3.1Objek Penelitian
Objek penelitian dari penulisan tugas akhir ini adalah UPTD Puskesmas Cimanggung Kab.Sumedang.
3.1.1 Sejarah Singkat Perusahaan
Kesehatan merupakan salah satu bagian yang besar pengaruh terhadap penigkatan pembangunan manusia (PPM). Oleh karena itu, diperlukan adanya peran serta semua komponen masyarakat, meningkatkan dan melindungi kesehatan demi terwujudnya kesehatan. Hal ini sesuai dengan UU kesehatan No.23 tahuh 1992 yang menyebutkan bahwa pembangunan kesehatan bertujuan untuk meningkatkan kesadaran, kemauan dan kemampuan hidup sehat bagi setiap orang agar terwujud derajat kesehatan yang optimal.
Pembangunan kesehatan Kabupaten Sumedang tidak akan terwujud tanpa adanya kecamatan yang sehat, bagi masyarakat yang tinggal di wilayah kecamatan sesuai dengan keputusan Mentri Kesehatan No.128/menkes/sk/11/2004 tentang kebijakan dasar Puskesmas. Kecamatan Cimanggung yang terletak berbatasan dengan Kab. Bandung, merupakan kecamatan transisi dan agraris menuju industralisasi dengan dijadikan sebagian kawasan industri.
Puskesmas Cimanggung Kab. Sumedang ini didirikan pada tanggal 11 Maret 1988, yang pada awalnya bangunan tersebut adalah PUSTU (Puskesmas Bantu) yang kemudian di bangun menjadi UPTD Puskesmas Cimanggung setelah adanya otonomi daerah.
3.1.2 Visi dan Misi Perusahaan
Untuk mewujudkan masyarakat sehat, Puskesmas mempunyai Visi dan Misi sebagai berikut :
3.1.2.1Visi Puskesmas Cimanggung
3.1.2.2Misi Puskesmas Cimanggung
Untuk mewujudkan visi yang telah ditetapkan, dirumuskan beberapa misi sebagai berikkut ;
1. Meningkatkan kemandirian individu, keluarga dan masyarakat untuk berprilaku sehat.
2. Meningkatkan lingkungan yang sehat dan bersih.
3. Memberikan pelayanan kesehatan yang bermutu, merata, dari jangkauan masyarakat.
4. Meningkatkan profesionalisme petugas.
3.1.3 Struktur Organisasi
Gambar 3.1. Struktur Organisasi
KEPALA PUSKESMAS
MASYARAKAT & KELUARGA Enung N, AMKeb Enung Nursih, AMKeb
G I Z I PUSTU SAWAH DADAP
Ajum Junaedi PENANGGUNG JAWAB OBAT
3.1.4 Deskripsi Tugas
Tabel 3.1. Deskripsi Tugas
No Nama Tugas Pokok Tugas Tambahan
1 Hj.Munawarti
- Sebagai Kepala UPTD Puskesmas Cimanggung Kec. Cimanggung
- Penanggung jawab Seluruh Unit dan program di UPTD Puskesmas
Kec.Cimanggung
2 Drg. Ira Tantira, MKM
- Dokter Gigi Fungsional - Penanggung jawab BP Gigi
- Penanggung jawab program UKGS/UKGMD
- Koordinator
pembuatan laporan BP Gigi
3 Dr Risana Hacliastuti
- Dokter Umum Fungsional
- Penanggung jawab BP Umum - Penanggung jawab Imergensi
4 Dr.Rd Dodi Hamdani
- Dokter Umum Fungsional
- Penanggung jawab Kesehatan Haji - Petugas UKS
5 Lilis Rokayah - Perawat Fungsional
-Penanggung jawab Alat – alat
kesehatan/lmergensi - Petugas Lansia - Pembina Desa
6 Enok Soleha -Ka. Subag TU
- Bertanggung jawab yang ada
7 Enung Nursih, AM. Keb
- Bidan Puskesmas - Penanggung jawab
Laporan KIA - Pembina Desa
8 Suryani, AM.Ken
- Bidan Koordinator - Penanggung Jawab KIA
- Pembina Desa - Pembuatan Laporan
ISPA
9 Ajum Junaedi
- Paramedis Fungsional - Penanggung Jawab pustu
Sawahdadap
- Pembuat Laporan Jiwa - Pembina Desa
10 Atang Hidayat
- Penanggung Jawab Imunisasi
- Penanggung jawab Penyakit Rabies - Pembina Desa
11 Solihin, AM. Ak
- Penanggung Jawab Labotarium
- Pembina Desa
12 Iis Aries Sri A
-Petugas Gizi - Bendaharawan
Puskesmas - Pembina Desa
13 Dadang uherman
- Paramedis Fungsional
- Pelaksana Program
UKGM
-Penanggung Jawab
Barang Inventaris
-Pembina Desa
14 Pipin Suparini
- Paramedis Fungsional -Penanggung Jawab
Program TB
-Pembina Desa
15 Yusman
- Pelaksana Kesling -Anggota Pembagian
Insentip Desa
-Pembina Desa
16 Novitasari
- Bidan Desa Sindangpakuon
-Penanggung Jawab
Polindes
Sindangpakuon
17 Aan Juariah
- Penanggung Jawab PP
Tegalmanggung
-Penanggung Jawab
18 Roni
- Perawat Fungsional - Penanggung jawab
DBD dan P2P - Pembina Desa
19 Ahmad Ramdani
- Petugas Retribusi - Bendaharawan
Jamesmas - Pembina Desa
20 Enok Komalasari
- Penanggung Jawab Gudang Obat
- Pembina Desa
21 Evi Rosvianty SKM - Petugas
Pomkes
- Pembina Desa
22 Rindayani, AM.Keb
- Bidan Desa Tegalmanggug
- Penanggung Jawab Polindes
Sindangpakuon
23 Andrianingsih, AM.Keb
- Bidan Desa Cimanggung - Penanggung Jawab Polindes Cimanggung
24 Eni Wartini
- Bidan Desa Cihanjuang -Penanggung Jawab
Polindes Cimanggung
25 Vina Muryani, AM.Keb
- Bidan Desa Sukadana -Penanggung Jawab
Polindes Sukadana
26 Sri Mulyani
- Bidan Desa Sindulang -Penanggung Jawab
Polindes Sukadana
27 Eli Herawati
- Bidan Desa Cikahuripan -Penanggung Jawab
Polindes Cikahuripan
28 Eneng Kurniati
- Pembina Desa
Sawahdadap
-Penanggung Jawab
Polindes Sawahdadap
29 Siti Rohmah - Pembina Desa
Mangunarga
-Penanggung Jawab
Polindes Mangunarga
30 Cici Haryati AM.Keb - Pembina Desa
Pasirnanjung
-Penanggung Jawab
3.2Metode Penelitian
Dalam melakukan penelitian ini, penulis menggunakan metode deskriptif yaitu penelitian berdasarkan data-data perusahaan yang ada untuk di analisis, sehingga dapat diambil kesimpulan dari penganalisaan tersebut.
Ada pun pengertian deskriptif sebagai berikut. Penelitian Deskriptif adalah penelitian yang berorientasikan pemecahan masalah, ciri dari penelitian deskriptif pelaksanaan penelitiannya dilakukan setelah kejadian berlangsung. Jenis penelitian deskriptif sendiri dapat dikelompokkan dalam tiga kelompok, yaitu
a) apabila hanya mendeskripsikan data apa adanya dan menjelaskan data atau kejadian dengan kalimat-kalimat penjelasan secara kualitatif maka disebut penelitian deskriptif kualitatif;
b) Apabila dilakukan analisis data dengan menghubungkan antara satu variabel dengan variabel yang lain maka disebut deskriptif asosiatif; c) Apabila dalam analisis data dilakukan pembandingan maka disebut
deskriptif komparatif.
3.2.1 Desain Penelitian
a) Fokus penelitian.
b) Paradigma penelitian.
c) Kesesuaian antara paradigma dengan teori yang dikembangkan.
d) Sumberdata yang dapat digali.
e) Tahapan penelitian.
f) Instrumen penelitian.
g) Rencana pengumpulan data dan pencatatannya.
h) Rencana analisis data.
i) Rencana tingkat kepercayaan dan kebenaran penelitian.
j) Rencana lokasi dan tempat penelitian.
k) Etika penelitian.
l) Rencana penulisan dan penyelesaian penelitian.
3.2.2 Jenis dan Metode Pengumpulan Data
Data yang di gunakan dalam penelitian terdiri dari data Primer dan data Sekunder.
3.2.2.1Sumber Data Primer
Data primer diperoleh dari penelitian dan pengamatan secara langsung dari objek penelitian yang dilakukan dengan cara observasi dan wawancara dengan pihak yang terkait dengan penelitian ini.
Metodologi yang dilakukan untuk penelitian ini antara lain :
1. Wawancara
ini sumber yang di dapat dari hasil wawancara dengan kepala bagian obat di Puskesmas, ada beberapa pertanyaan yang diajukan untuk memperoleh hasil dari penelitian, seperti:
a) Bagaimana prosedur pengelolaan obat yang ada di puskesmas ini.
b) Bagaimana prosedur pengeluaran obat ke pasien yang ada di Puskesmas yang sedang berjalan saat ini.
c) Bagaimana prosedur penerimaan obat yang sedang berjalan di Puskesmas ini.
2. Studi Lapangan
Studi lapangan ini dilakukan dengan melakukan observasi yaitu pengamatan dalam pengumpulan data dengan catatan secara cermat dan sistematis. Dari Studi Lapangan ini peneliti mengamati sistem informasi pengelolaan obat yang berjalan saat ini.
3. Studi Pustaka
3.2.2.2Sumber Data Sekunder
Data Skunder merupakan sumber data yang diperoleh secara tidak langsung dari objek penelitian melainkan peneliti mendapatkan data yang sudah jadi yang telah dikumpulan oleh pihak lain dengan metode baik komersial maupun non komersial. Data ini digunakan untuk mendukung informasi data primer yang diperoleh baik dari dokumen ataupun dari observasi langsung ke lapangan. Data sekunder diklasifikasikan menjadi dua yaitu :
3.2.3 Metode Pendekatan dan Pengembangan Sistem
Metode pendekatan dan pengembangan sistem ini meliputi metodologi pengembangan sistem untuk melaksanakan seluruh langkah yang diperlukan untuk menganalisis, merancang, mengimplementasikan, dan memelihara sistem informasi.
3.2.3.1Metode Pendekatan Sistem
Id e n tifik a s i K e b u tu h a n P e m a k a i
M e m b u a t P r o to ty p e
M e n g u ji P r o to y p e
M e m p e r b a ik i P r o to ty p e
M e n g e m b a n g k a n P r o d u k s i 3.2.3.2Metode Pengembangan Sistem
Langkah awal yang dilakukan dalam pengembangan sistem sistem adalah dengan menentukan model sistem yang akan digunakan. Dalam penelitian ini model sistem yang digunakan adalah model sistem Prototyping dengan struktur seperti pada gambar.
Gambar 3.2. Model Sistem Prototype
Model system prototype ini memudahkan komunikasi antar developer dan klien, membuat klien mendapat gambaran awal dari prototype , membantu mendapatkan kebutuhan detil lebih baik namun demikian prototype juga menimbulkan masalah. Agar model ini bisa berjalan dengan baik, perlu disepakati bersama oleh klien dan developer bahwa prototype yang dibangun merupakan alat untuk mendefinisikan kebutuhan software. Model tersebut meliputi kegiatan aktifitas sebagai berikut :
a. Identifikasi kebutuhan: Pengembang dan klien bertemu dan menentukan tujuan umum, kebutuhan yang diketahui dan gambaran bagian-bagian yang akan dibutuhkan berikutnya. Detil kebutuhan mungkin tidak dibicarakan disini, pada awal Identifikasi kebutuhan.
b. Membuat Prototype : Pengembang mulai membuat prototype
c. Menguji Prototype : Klien menguji prototype kemudian memberikan kitikan dan saran untuk perbaikan.
d. Memperbaiki prototype : Pengembang melakukan perbaikan sesuai dengan masukan dari klien.
3.2.3.3Alat Bantu Analisis dan perancangan
Untuk dapat melakukan langkah-langkah sesuai dengan yang diberikanoleh metodologi pengembangan sistem yang terstruktur, maka dibutuhkan alat untuk melaksanakannya. Alat-alat yang digunakan dalam suatu metodologi umumnya berupa suatu gambar, diagram, atau grafik. Selain berbentuk gambar, alat-alat yang digunakan juga ada yang tidak berupa gambar atau grafik, seperti misalnya kamus data (data dictionary), pseudocode, serta formulir-formulir untuk mencatat dan menyajikan data.
1) Flow map
Flow Map digunakan untuk mendefinisikan hubungan antara bagian ( pelaku proses ), proses ( manual atau berbasis computer ), dan aliran data ( dalambentuk dokumen keluaran dan masukan ).
2) Diagram Kontek
Diagram kontek merupakan pola penggambaran system secara umum. Diagram kontek memiliki kelompok pemakai baik pihak internal maupun eksternal.
3) Data Flow Diagram (DFD)
merupakan gambaran sistem secara logika dan tidak tergantung pada hardware, software, struktur data, ataupun organisasi file yang digunakan. DFD dapat digunakan untuk menyajikan sebuah sistem atau perangkat lunak pada setiap tingkat abstraksi. Kenyataannya, DFD dapat dipartisi ke dalam tingkattingkat yang merepresentasikan aliran informasi yang bertambah dan fungsi ideal. Demikianlah, DFD memberikan suatu mekanisme bagi pemodelan fungsional dan pemodelan aliran informasi.
Di dalam menggambarkan suatu aliran data atau proses yang terjadi didalam suatu sistem, DFD menggunakan simbol-simbol yang memiliki artitersendiri dalam menerangkannya, yaitu sebagai berikut:
a. External Entity (Kesatuan Luar) b. Data Flow (Arus Data)
c. Process (Proses)
d. Data Storage (Penyimpanan Data)
Dari simbol-simbol DFD diatas mempunyai beberapa tingkatan sebagai berikut :
1) Diagram Konteks (Level Top) 2) Diagram Nol (Level Nol)
4) Kamus data
Menurut Jogiyanto, H.M (2008:725) Kamus data adalah katalog fakta tentang data dan kebutuhan-kebutuhan informasi dari suatu system informasi. Dengan menggunakan kamus data, analisis system dapat mengidentifikasi data yang mengalir di system dengan lengkap.
Kamus data mendefinisikan elemen data dengan fungsi sebagai berikut :
a. Nama Arus Data, kamus data yang dibuat harus berdasarkan data tang mengalir di diagram arus data.
b. Alias, perlu ditulis karena data yang sama mempunyai nama yang berbeda untuk orang atau department satu dengan yang lainnya.
c. Bentuk data, perlu dicatat karena digunakan untuk mengelompokan kamus data kedalam kegunaannya sewaktu perancangan system.
d. Arus data, menunjukan dari mana data itu mengalir dan ke mana data akan menuju.
e. Penjelasan, untuk lebih memperjelas tentang makna dari arus data yang di catat di kamus data.
f. Periode, menunjukan kapan terjadinya arus data ini.
h. Struktur data, menunjukan arus data yang dicatat di kamus data terdiri dari item-item data apa saja.
5) Perancangan Basis Data
Menurut Janner Simarmata (2009 : 1) Basis data adalah suatu aplikasi terpisah yang menyimpan suatu koleksi data. Masing-masing basis data memiliki satu API atau lebih yang berbeda untuk menciptakan, mengakses, mengelola, mencari dan mereplikasi data.
1) Normalisasi
Normalisasi adalah suatu proses untuk mengubah suatu tabel yang memiliki masalah tertentu ke dalam dua buah tabel atau lebih, yang tidak lagi memiliki masalah tersebut (Abdul Kadir, 2003). Masalah tersebut biasanya merupakan suatu ketidakkonsistenan (tidak normal) apabila dilakukan penghapusan (delete), pengubahan (update) dan pembacaan (retrieve) pada suatu basis data.
a) Bentuk tidak normal
Bentuk ini merupakan kumpulan data yang akan disimpan, tidak ada keharusan mengikuti suatu format tertentu, dapat saja data tidak lengkap atau terduplikasi dan data dikumpulkan apa adanya.
b) Bentuk normal pertama
Suatu tabel dikatakan dalam bentuk normal pertama (1NF) bila setiap kolom bernilai tunggal untuk setiap baris. Ini berarti bahwa nama kolom yang berulang cukup diwakili oleh sebuah nama kolom (tidak perlu ada indeks dalam memberi nama kolom).
c) Bentuk normal kedua
d) Bentuk normal ketiga
Suatu tabel berada dalam bentuk normal ketiga (3NF) jika tabel berada dalam bentuk normal kedua, setiap kolom bukan kunci primer tidak memiliki ketergantungan secara transitif terhadap kunci primer.
2) Tabel Relasi
Tabel adalah himpunan elemen-elemen data yang diorganisasikan menggunakan model kolom vertikal dan baris horizontal. Tabel juga merupakan ekuivalensi dari sebuah entitas dalam Entity Relationship Diagram (ERD).
a) Entity Relationship Diagram (ERD)
1) Entity, adalah suatu objek yang mempunyai “eksistensi” dan terdefinisi. Entity digambarkan dalam bentuk empat persegi panjang.
2) Entity set, adalah kumpulan entity yang sejenis. Digambarkan dalam bentuk empat persegi panjang.
3) Relationship, adalah deskripsi sebuah hubungan antara entity set. Relationship digambarkan dengan belah ketupat.
4) Atribut, adalah suatu sifat dari entity yang berfungsi mengidentifikasikan entity tersebut. Atribut digambarkan dalam bentuk lingkaran atau elips.
5) Atribut set, adalah kumpulan dari atribut yang didefinisikan untuk suatu entityset.
6) Key atribut, adalah minimum dari atribut yang dapat digunakan untuk mengidentifikasikan suatu entity secara unik. Key atribut ini ditandai dengan garis bawah.
Pada suatu hubungan, tidak jadi masalah berapapun derajat hubungannya. Antar entity selalu ada tiga jenis hubungan biner, yaitu :
Gambar 3.3. one to one ( Sumber : Janner Simarmata, 2007)
2) Satu Ke Banyak (One to Many Relationship) Yaitu hubungan antara entity pertama dengan entity kedua adalah satu berbanding banyak atau dapat pula sebaliknya banyak berbanding satu. Gambar hubungan satu ke banyak telihat pada gambar dibawah ini.
Gambar 3.4. one to many ( Sumber : Janner Simarmata, 2007)
3) Banyak ke Banyak (Many to Many Relationship) Yaitu hubungan antara entity pertama dengan entity kedua adalah banyak berbanding banyak. Gambar hubungan banyak ke banyak telihat pada gambar dibawah ini.
Gambar 3.5. many to many
( Sumber : Janner Simarmata, 2007)
Kode obat
Pasien mem Obat
Obat mem Jenis
3.2.4 Pengujian Perangkat Lunak
Pengujian perangkat lunak adalah proses untuk menemukan kesalahan sebelum di kirim kepada pengguna. Pengujian perangkat lunak merupakan kritis dari jaminan kualitas perangkat lunak dan merepresentasikan kajian pokok dari spesifikasi, desain, dan pengkodean.
Pentingnya pengujian perangkat lunak adalah untuk dapat menjalankan program dengan maksud mencari kesalahan, dan kasus uji yang baik yaitu kasus yang memiliki peluang untuk mendapatkan kesalahan yang belum diketahui. Pengujian dikatakan berhasil apabila dapat memunculkan kesalahan yang belum diketahui, dan pengujian yang baik bukan untuk memastikan tidak adanya kesalahan, tetapi untuk mencari sebanyak mungkin kesalahan yang ada pada program.
Tujuan adanya pengujian perangkat lunak :
1. Tujuan langsung :
a. Identifikasi dan menemukan beberapa kesalahan yang mungkin ada dalam perangkat lunak yang diuji
b. Setelah perangkat lunak dibetulkan, kesalahan diidentifikasi lagi dan dilakukan tes ulang untuk menjamin kualitas level penerimaan
2. Tujuan tidak langsung :
a. Mengumpulkan daftar kesalahan untuk digunakan dalam daftar pencegahan kesalahan (tindakan corrective dan preventive).
Ada dua macam pendekatan pengujian :
1. Black box (functionality) testing
Pengujian Black box pengujian untuk mengetahui apakah semua fungsi perangkat lunak telah berjalan semestinya sesuai dengan kebutuhan fungsional yang telah didefinsikan. Pengujian ini terfokus pada spesifikasi fungsional dari perangkat lunak.
Metode Black Box memungkinkan perekayasa perangkat lunak mendapatkan serangkaian kondisi input yang sepenuhnya menggunakan semua persyaratan fungsional untuk suatu program
44 4.1.Analisis Sistem Yang Berjalan
Analisis yang berjalan pada UPTD Puskesmas Cimanggung Kab. Sumedang ini bertujuan untuk mengetahui lebih jelas bagaimana cara kerja sistem tersebut dan masalah yang dihadapi sistem untuk dijadikan landasan usulan perancangan analisis sistem yang sedang berjalan yang dilakukan berdasarkan urutan kejadian yang ada pada UPTD Puskesmas Cimanggung Kab. Sumedang terutama pada pengelolaan obat.
4.1.1 Analisis Dokumen
Analisis dokumen merupakan kegiatan pengumpulan informasi mengenai dokumen-dokumen yang digunakan dalam suatu sistem. Tujuan dari analisis dokumen adalah mengetahui dan memahami dokumen-dokumen apa saja yang terlibat dan mengalir dalam suatu sistem yang sedang berjalan. Dokumen yang digunakan pada Sistem Pengelolaan Obat di UPTD Puskesmas Cimanggung Kab. Sumedang adalah sebagai berikut :
1. Nama Dokumen : Resep
Sumber : UPTD Puskesmas
Fungsi : Menyimpan data resep yang telah diberikan Dokter
Item Data : No_resep, Tanggal, Nama_Obat, Dosis, Jenis_Pasien, Nama_Pasien, Jenis_Kelamin, Umur, Alamat
2. Nama Dokumen : Kartu Stok
Sumber : UPTD Puskesmas
Rangkap : -
Fungsi : Menyimpan data obat yang diterima dan yang dikeluarkan dari UPTD Puskesmas
Item Data : Jenis_Obat, Kemasan, No, Tanggal, Dari/Kepada, Penerima, Pengeluaran, Sisa_Stok, Paraf, Kadaluarsa.
3. Nama Dokumen : Catatan Harian Pengeluaran Obat
Sumber : UPTD Puskesmas
Rangkap : -
Item Data : Dinas_Kesehatan_Kab/Kota, Puskesmas, Sub_Unit, Tanggal/Bulan/Tahun, No, Nama_Pasien, No.Rekam, Nama_Obat, Banyak, Jumlah
4. Nama Dokumen : Surat Bukti Barang Keluar ( SBBK )
Sumber : UPTD Gudang Farmasi
Rangkap : 3
Fungsi : Sebagai bukti barang keluar dari UPTD Gudang Farmasi.
Item Data : Diberikan_Kepada, Berdasarkan, Atas_Perintah, No.SBBK, Tanggal, No, Nama_Obat, Satuan, Pemberian, Jumlah, Ket.
5. Nama Dokumen : Laporan Pemakaian dan Lembar Permintaan Obat
Sumber : UPTD Puskesmas
Rangkap : 4
Fungsi : Sebagai laporan pemakaian dan permintaan obat
Pemakaian, Sisa_Stock, Stock_Optimal, Permintaan, Pemberian, Ket, Jumlah_Kunjungan_Resep.
6. Nama Dokumen : Lampiran Berita Acara Penerimaan Barang
Sumber : UPTD Gudang Farmasi
Rangkap : 3
Fungsi : Sebagai bukti penerimaan barang
Item Data : UPTD_Puskesmas, Nomor, No, Nama_Obat,
Banyaknya, Satuan, Keterangan,
Panitia_Penerimaan_Obat.
7. Nama Dokumen : Lampiran Berita Acara Pemeriksaan Barang
Sumber : UPTD Gudang Farmasi
Rangkap : 3
Fungsi : Sebagai bukti pemeriksaan barang
Item Data : UPTD_Puskesmas, Nomor, No, Nama_Obat,
Banyaknya, Satuan, Keterangan,
4.1.2 Analisis Prosedur yang Sedang Berjalan
Prosedur kerja yang terlibat dalam Sistem Informasi Pengelolaan Obat Di UPTD Puskesmas Cimanggung Kab. Sumedang adalah sebagai berikut :
Prosedur pengeluaran obat ke pasien yang sedang berjalan di UPTD Puskesmas sebagai berikut :
1. Pasien yang sudah mempunyai resep datang ke bagian obat, resep diserahkan kepada petugas di bagian obat.
2. Petugas akan melakukan pencarian obat sesuai yang terdapat pada resep, apabila obat yang diminta habis atau tidak ada di Puskesmas maka petugas akan membuat resep baru untuk menyarankan pembelian ke apotek luar Puskesmas.
3. Bila obat ada di Puskesmas petugas akan mencatat keterangan obat sesuai yang dibutuhkan pada resep. Kemudian Pasien dipanggil sesuai nama pada resep, obat akan diserahkan kepada pasien.
4. Kemudian petugas akan mencatat data resep di buku catatan pengeluaran obat harian dan kartu stok obat.
Prosedur permintaan dan penerimaan obat yang sedang berjalan di UPTD Puskesmas sebagai berikut :
Lembar Permintaan Obat dengan mengambil datanya dari Kartu Stok Obat.
2. LPLPO dibuat 4 rangkap, LPLPO asli untuk Dinas Kesehatan, LPLPO rangkap1 untuk UPTD Gudang Farmasi dan Perbekalan Kesehatan kemudian rangkap 2 dan 3 disimpan di UPTD Puskesmas. LPLPO akan diserahkan kepada kepala UPTD Puskesmas untuk di tandatangan dan di cap/stempel. Kemudian LPLPO yang sudah di cap/stempel akan diserahkan oleh pihak UPTD Puskesmas kepada Dinas Kesehatan Kabupaten Sumedang.
3. Dinas Kesehatan akan melakukan verifikasi keabsahan, Apabila LPLPO sudah memenuhi ketentuan yang sudah di tetapkan oleh Dinas kesehatan. Selanjutnya Dinas Kesahatan menerbitkan Surat Perintah Mengeluarkan Barang (SPMB) sesuai alokasi obat didalam LPLPO, jika LPLPO tidak memenuhi ketentuan tersebut LPLPO akan di kembalikan ke UPTD Puskesmas untuk di perbaiki.
4. SPMB dibuat 2 rangkap, yang asli untuk UPTD Gudang Farmasi dan Pembekalan Kesehatan kemudian rangkap 1 disimpan di Dinas Kesehatan. SPMB diserahkan kepada UPTD Gudang Farmasi dan Perbekalan Kesehatan, kemudian UPTD Gudang Farmasi dan Perbekalan Kesehatan melakukan packing obat sesuai SPMB, setelah itu mengirimkan obat ke UPTD Puskesmas yang dituju.
rangkap, yang asli disimpan di UPTD Gudang Farmasi dan Perbekalan Kesehatan, rangkap 1 untuk UPTD Puskesmas dan rangkap 2 untuk Dinas Kesehatan. Kemudian SBBK beserta obat akan dikirim ke UPTD Puskesmas.
Ada
Pasien Bag Obat
Data resep Pencarian obat
Catat
Flow Map Pengeluaran Obat Yang Sedang Berjalan
Tidak
Bagian obat Kepala Puskesmas Dinas Kesehatan Gudang Farmasi dan Perbekalan Kesehatan
LPO = Lembar Permintaan Obat
TimP2BP = Tim Pemeriksa dan Penerimaan Barang Puskesmas
Flow Map Permintaan Obat Yang Sedang Berjalan
SBBK
Bagian obat Kepala Puskesmas Dinas Kesehatan Gudang Farmasi dan Perbekalan Kesehatan
BAP2O Asli BAP2O rangkap1
TimP2BP = Tim Pemeriksa dan Penerimaan Barang Puskesmas
Flow Map Penerimaan Obat Yang Sedang Berjalan
SISTEM INFORMASI PENGELOAAN OBAT PASIEN
Kepala Puskesmas
Dinas Kesehatan Gdng Farmasi
& Perkes
Data Resep
Data Obat
SBBK2, BAP2O1,LPLPO
SPMB SBBK
LPLPO1, BAP2O2, SPMB
BAP2O&SBBK1 LPLPO
4.2.4.2 Diagram Konteks
Diagram Konteks yang sedang berjalan pada Sistem Informasi Pengelolaan Obat di UPTD Puskesmas Cimanggung Kab. Sumedang sebagai berikut :
Diagram Konteks
PASIEN
4.2.4.3 Data Flow Diagram (DFD)
Data Flow Diagram Sistem Informasi Pengelolaan Obat yang sedang berjalan di UPTD Puskesmas Cimanggung Kab. Sumedang sebagai berikut :
DFD Sistem Informasi Pengelolaan Obat
4.1.3 Evaluasi Sistem Yang Sedang Berjalan
Berdasarkan hasil pengamatan dan penelitian dari Sistem Informasi Pengelolaan Obat di UPTD Puskesmas Cimanggung yang sedang berjalan, maka penulis mengevaluasi sistem tersebut sebagai berikut :
Tabel 4.1 Evaluasi Sistem yang sedang berjalan
No Permasalahan Rencana Perancangan / Solusi
1.
Dalam proses pencatatan pengeluaran data obat harian ke pasien masih manual dengan mencatat ke buku catatan pengeluaran harian, sehingga kesuliatan mencari data sebelumnya.
Dengan adanya Sistem Informasi Pengelolaan Obat yang baru dengan menerapkan Aplikasi Pengelolaan obat dapat
mempermudah penginputan data pengeluaran obat.
2.
Sulitnya penentuan stok obat dengan mencatat setiap pengerimaan dan pengeluaran obat dengan menjumlahkan atau mengurangi stok obat yang ada di Kartu Stok Obat
Dengan adanya Sistem Informasi Pengelolaan Obat yang baru dengan menerapkan Aplikasi Pengelolaan obat dapat
3.
Dalam pencarian data obat yang akan di masukan kedalam Lembar permintaan dan
Laporan pengeluaran masih kesulitan
Dengan adanya Sistem Informasi Pengelolaan Obat yang baru dengan menggunakan Aplikasi dapat mempercepat pencarian data obat untuk pengisian Lembar permintaan dan Lap.pengeluaran
4.2.Perancangan Sistem
Perancangan sistem adalah proses pengembangan spesifikasi sistem baru berdasarkan hasil rekomendasi analisis sistem. Dalam tahap perancangan, tim kerja desain harus merancang spesifikasi yang dibutuhkan dalam berbagai kertas kerja. Kertas kerja itu harus memuat berbagai uraian mengenai input, proses, dan output dari system yang diusulkan.
4.2.1 Tujuan Perancangan Sistem
Tujuan dari perancangan sistem adalah sebagai berikut :
1. Untuk memenuhi kebutuhan pada pemakai sistem.
2. Untuk memberikan gambaran yang jelas dan rancang bangun yang lengkap kepada pemograman komputer dan ahli-ahli teknik lainnya yang terlibat.
1. Perancangan sistem harus berguna, mudah dipahami dan nantinya mudah dipergunakan oleh pemakai sistem.
2. Perancangan sistem harus dapat mempersiapkan rancangan bangun yang terinci untuk masing-masing komponen dari sistem informasi yang meliputi data dan informasi, simpan data, metode-metode dan lain sebagainya.
4.2.2 Gambaran Umum Sistem yang Diusulkan
Dalam sistem yang diusulkan terdapat beberapa perubahan dalam proses manual yang dilakukan kedalam proses komputerisasi, sehingga dapat mempermudah sistem bekerja yang sebelumnya.
4.2.3 Perancangan Prosedur Sistem yang Diusulkan
Perancangan Prosedur Sistem yang diusulkan melakukan beberapa perubahan pada proses manual yang dianggap lambat dalam proses kerjanya, prosedur yang diusulkan adalah sebagai berikut :
Prosedur pengeluaran obat ke pasien yang diusulkan :
1. Pasien yang sudah mempunyai resep datang ke bagian obat, resep diserahkan kepada petugas di bagian obat.
tidak ada di Puskesmas maka petugas akan membuat resep baru untuk menyarankan pembelian ke apotek luar Puskesmas.
3. Bila obat ada di Puskesmas petugas akan mencatat keterangan obat sesuai yang dibutuhkan pada resep. Kemudian Pasien dipanggil sesuai nama pada resep, obat akan diserahkan kepada pasien.
4. Kemudian petugas akan menginputkan data obat yang keluar kedalam database, maka stok obat yang terpakai akan otomatis berkuarang.
Prosedur permintaan dan penerimaan obat yang diusulkan sebagai berikut :
1. Untuk melakukan permitaan kebutuhan obat di UPTD Puskesmas, terlebih dahulu Bag.Obat membuat Laporan Pengeluaran dan Lembar Permintaan Obat (LPLPO) dengan mengambil data obat dari database Puskesmas.
3. Dinas Kesehatan akan melakukan verifikasi keabsahan, Apabila LPLPO sudah memenuhi ketentuan yang sudah di tetapkan oleh Dinas kesehatan. Selanjutnya Dinas Kesahatan menerbitkan Surat Perintah Mengeluarkan Barang (SPMB) sesuai alokasi obat didalam LPLPO, jika LPLPO tidak memenuhi ketentuan tersebut LPLPO akan di kembalikan ke UPTD Puskesmas untuk di perbaiki.
4. SPMB dibuat 2 rangkap, yang asli untuk UPTD Gudang Farmasi dan Pembekalan Kesehatan kemudian rangkap 1 disimpan di Dinas Kesehatan. SPMB diserahkan kepada UPTD Gudang Farmasi dan Perbekalan Kesehatan, kemudian UPTD Gudang Farmasi dan Perbekalan Kesehatan melakukan packing obat sesuai SPMB, setelah itu mengirimkan obat ke UPTD Puskesmas yang dituju.
5. Selanjutnya UPTD Gudang Faramsi dan Perbekalan Kesehatan menerbitkan Surat Bukti Barang Keluar (SBBK) yang dibuat 3 rangkap, yang asli disimpan di UPTD Gudang Farmasi dan Perbekalan Kesehatan, rangkap 1 untuk UPTD Puskesmas dan rangkap 2 untuk Dinas Kesehatan. Kemudian SBBK beserta obat akan dikirim ke UPTD Puskesmas.
A da
dikeluarkan UPTD Gudang Farmasi dan Perbekalan Kesehatan maka UPTD Puskesmas Harus melakukan klarifikasi ke UPTD Gudang Farmasi dan Perbekalan Kesehatan, dan jika sudah sesuai Bag.Obat akan inputkan data obat beserta stoknya yang diterima kedalam database Puskesmas.
4.2.4.1 Flow Map
Flow Map Pengeluaran Obat yang Diusulkan
Tidak
Bagian obat Kepala Puskesmas Dinas Kesehatan Gudang Farmasi dan Perbekalan Kesehatan TimP2BP = Tim Pemeriksa dan Penerimaan Barang Puskesmas
Cetak data LPO & Laporan
Flow Map Permintaan Obat yang Diusulkan
SBBK
Bagian obat Kepala Puskesmas Dinas Kesehatan Gudang Farmasi dan Perbekalan Kesehatan
BAP2O Asli BAP2O rangkap1
TimP2BP = Tim Pemeriksa dan Penerimaan Barang Puskesmas
Input data obat yang diterima
Flow Map Penerimaan Obat yang Diusulkan
SISTEM INFORMASI PENGELOAAN OBAT PASIEN
Kepala Puskesmas
Dinas Kesehatan Gdng Farmasi
& Perkes
Data Resep
Data Obat
SBBK2, BAP2O1,LPO & Lap.pengeluaran
SPMB SBBK
LPO1, BAP2O2, SPMB
BAP2O&SBBK1
LPO & Lap Pengeluaran
4.2.4.2 Diagram Konteks
Diagram Konteks yang sedang berjalan pada Sistem Informasi Pengelolaan Obat di UPTD Puskesmas Cimanggung Kab. Sumedang sebagai berikut :
Diagram Konteks
PASIEN
LPO & Lap.pengeluaran
LPLPO & SPMB
4.2.4.3 Data Flow Diagram (DFD)
Data Flow Diagram Sistem Informasi Pengelolaan Obat yang Diusulkan di UPTD Puskesmas Cimanggung Kab. Sumedang sebagai berikut :
Data Flow Diagram
PASIEN Cetak data LPO
&Laporan LPO & Lap.pengeluaran
Tidak
4.0 Pengisian
SPMB Ya LPO & Lap.pengeluaran
LPO & SPMB
a DFD Level 1 Untuk Proses pengeluaran 1.0
Gambar 4.10. DFD level 1 untuk proses Pengeluaran 1.0
b DFD Level 1 Untuk Proses permintaan 2.0
Gdng Farmasi
Input data obat yang diterima
6.2
Cetak BAP2O 6.3
a DFD Level 1 Untuk Proses Penerimaan 2.0
4.2.4.4 Kamus Data
Kamus data berasal dari diagram hubungan entity dan dokumen-dokumen sumber input dari sistem informasi pengolahan obat di UPTD Puskesmas Cimanggung Kab. Sumedang. Kamus data ini dapat digunakan untuk membuat suatu program aplikasi.
Kamus data yang dipakai untuk membantu jalannya program adalah sebagai berikut :
1. Nama Data : Resep
Aliran Data : Entitas Pasien – proses 1.0
Volume : Setiap pasien yang akan mengambil obat
Keterangan : Menyimpan data obat yang telah diberikan Dokter
Struktur data : No_resep, Tanggal_Resep, Diagnosa, Nama_Obat, Dosis, Dokter, Nama_Pasien, Jenis_Pasien, Umur, Alamat
2. Nama Data : Data Obat
Aliran Data : Proses1 - Database Puskesmas
Volume : -
Struktur data : Kode, Nama_Obat, Kemasan, Satuan, Isi, Golongan, Jenis, Qty1, Qty2, Status
3. Nama Data : Surat Bukti Barang Keluar ( SBBK )
Aliran Data : Entitas UPTD Gudang Farmasi – Proses 7.0
Volume : Setiap barang yang di keluarkan UPTD Gudang Farmasi
Keterangan : Sebagai bukti barang keluar dari UPTD Gudang Farmasi.
Struktur data : No.SBBK, Tanggal_Keluar, Kode, Nama_Obat, Satuan, Asal.
4. Nama Data : Pengeluaran Obat
Aliran Data : Proses2.2 – Entitas Dinas Kesehatan
Volume : Setiap Laporan yang di keluarkan UPTD Puskesmas untuk Dinas Kesehatan
Keterangan : Sebagai laporan Pengeluaran obat
5. Nama Data : Permintaan Obat
Aliran Data : Proses2.2 – Entitas Dinas Kesehatan-
Volume : Setiap Laporan yang di keluarkan UPTD Puskesmas untuk Dinas Kesehatan
Keterangan : Sebagai laporan Pengeluaran obat
Struktur data : No_Permintaan, Tanggal_Awal, Tanggal_Akhir, Kode, Nama_Obat, Satuan, Stock_Awal, Penerimaan, Persediaan, Pemakaian, Stock_Akhir, Permintaan,Asal, Ket
6. Nama Data : Berita Acara Penerimaan Obat
Aliran Data : Proses 7.0 – Entitas Kep.UPTD Puskesmas – Dinas Kesehatan – Gudang Farmasi
Volume : Setiap Penerimaan Obat yang datang ke UPTD Puskesmas
Keterangan : Sebagai bukti penerimaan obat
4.2.4 Perancangan Basis Data
Rancangan basis data merupakan proses untuk menentukan isi dan pengaturan yang dibutuhkan untuk mendukung berbagai perancangan sistem.
4.2.4.1Normalisasi
Proses normalisasi merupakan proses pengelompokan data kedalam bentuk table atau relasi untuk menyatakan entitas dan hubungan sehingga terwujud satu bentuk basis data. Tahap proses normalisasi unutk menghasilkan bentuk normal diperlukan beberapa langkah sebagai berikut:
1. Bentuk Normalisasi Tidak Normal
2. Bentuk Normalisai Pertama
={ No_Resep, Tanggal_Resep, Diagnosa, Dosis, Dokter, Jenis_Pasien, Kode, Nama_Obat, Kemasan, Satuan, Isi, Golongan, Jenis, Qty1, Qty2, Status, No.SBBK, Tanggal_Terima, Pemberian, Catatan_Keluar, Qty, No_Permintaan, Tanggal_Awal, Tanggal_Akhir, Stock_Awal, Penerimaan, Persediaan, Pemakaian, Stock_Akhir, Permintaan, Ket, Tanggal_Terima, QtySatuan, QtyKemasan, Asal, Catatan_Terima, Total_Qty}
3. Bentuk Normalisai Kedua
Obat = {Kode*, Nama_Obat, Kemasan, Satuan, Isi, Golongan, Jenis, Qty1, Qty2, Status}
Pengeluaran = {No_Resep*, Tanggal_Resep, Diagnosa, Dosis, Dokter, Jenis_Pasien, Qty, Catatan_Keluar}
Penerimaan = {No_SBBK*, Tanggal_Terima, Asal, Catatan_Terima, Jumlah }
Permintaan = {No_Permintaan*, Tanggal_Awal, Tanggal_Akhir}
4. Bentuk Normal Ketiga
Obat = {Kode*, Nama_Obat, Kemasan, Satuan, Isi, Golongan, Jenis, Qty1, Qty2, Status} Pengeluaran = {No_Resep*, Tanggal_Resep, Diagnosa,
Pengeluaran_Item = {No_Resep**, Kode**, Dosis, Qty} Penerimaan = {No_SBBK*, Tanggal_Terima, Asal,
Catatan_Terima}
Penerimaan_item = {No_SBBK**, Kode**,QtySatuan, QtyKemasan}
Permintaan = {No_Permintaan*, Tanggal_Awal, Tanggal_Akhir}
Permintaan
4.2.4.2. Relasi Tabel
Pengeluaran OBAT
Pengeluaran_Item
N
1
Penerimaan Pen
erim aan_Ite
m N
1
Permintaan Permintaan_Item
N 1
No_SBBK
Kode Kode
Kode
No_Resep
No_Permintaan
4.2.4.3Entity Relationship Diagram
Suatu alat dalam bentuk bagan yang menggambarkan relasi dan entitas suatu informasi. Entitas atas objek yang datanya dicetak atau direkam yang kemudian diolah.
4.2.4.4 Struktur File
Digunakan untuk peracangan system, karena struktur file ini dapat menentukan struktur file basis data yang menunjukan struktur dari elemen data yang mengatakan panjang elemen data dan jenis data.
Tabel 4.2. dbo.Obat
Tabel 4.3. dbo.Keluar
Tabel 4.4. dbo.Keluar_Item
Tabel 4.5. dbo.Permintaan
Tabel 4.6. dbo. Permintaan_Item
NO NAMA FIELD TYPE SIZE KET
Stock Awal Obat
Total Penerimaan
Total Persediaan
Total Pemakaian
Stock Akhir Obat
Tabel 4.7. dbo.Terima
Tanggal Terima Obat
Asal Obat
Catatan Terima Obat
Tabel 4.8. dbo.Terima_Item
4.2.5.4 Kodifikasi
Pengkodean digunakan untuk mengklasifikasikan data dan membantu dalam mengidenifikasi objek data.
1. No_Resep adalah 16 digit, yaitu 3 digit pertama di depan adalah untuk menentukan jenis pasien, 8 digit berikutnya adalah tanggal pengeluaran, 3 digit terakhir no urut pasien ;
Format : xxx/ddmmyyyy/XXX
Contoh : ASK/15032010/001
2. Kode_Obat adalah 5 digit, yaitu 2 digit pertama menunjukan golongan obat, 3 digit terakhir no obat ;
Format : Huruf awal – XXX
Contoh : AB-001 , OB-002, OD-004
3. No_SBBK adalah 27 digit, yaitu 2 digit pertama adalah no surat, 2 digit untuk institusi, 4 digit nama surat, 8 digit perihal, 2 digit untuk bulan dan 4 digit terakhir untuk menunjukan tahun ;
Format : XX/XX/XXXX/XXXXXXXX/MM/YYYY
4. No_Permintaan adalah 24 digit, yaitu 4 digit pertama adalah Kode surat, 2 digit untuk no surat, 4 digit nama surat, 7 digit untuk institusi , 2 digit untuk bulan dan 4 digit terakhir untu menunjukan tahun ; Format : XX/XX/XXXX/XXXXXXXX/XX/XXXX
Contoh : 442.1/35/PKM.CMG/03/2010
4.2.5 Perancangan Antar Muka
Perancangan Antarmuka merupakan pemaparan mengenai tampilan aplikasi dan kegunaan fungsi dari setiap Form yang ada. Untuk memperjelas bentuk dari perancangan antarmuka, berikut pemaparan dan fungsi dari setiap tampilan yang telah dibuat :
4.2.5.1 Struktur Menu
LOGIN
Adapun menu tersebut dapat dilihat pada gambar sebagai berikut:
Gambar 4.15. Struktur File
4.2.5.2 Perancangan Input
L O G IN A P L IK A S I
U n tu k M e n g a k s e s A p lik a s i, S ila h k a n Isi U s e r ID d a n P a ss w o rd
L e v e l N a m a U se r
P a ss w o rd
L O G I N B A T A L
1. Perancangan Login
Gambar 4.16. Login
Tabel 4.9. Fungsi dan Keterangan Perancangan Login
No Nama Objek Keterangan
1 Level Combo box Untuk Pilih Level Use 2 Nama User Textbox Untuk input nama user 3 Password Textbox Untuk input password
4 Login Button Untuk masuk ke aplikasi
:
H ap u s B a tal U b a h
S im p an U s er Id
N am a
A la m at
T elep o n
N am a U s er
P assw o rd
L ev el
D A T A P E N G G U N A
G a m ba r
R eset
2. Perancangan Data Pengguna
Gambar 4.17. Data Pengguna
Tabel 4.10. Fungsi dan Keterangan Perancangan Data Pengguna
No Nama Objek Keterangan
1 (…) Button Untuk mencari User Id
2 Simpan Button Untuk menyimpan data pengguna
3 Ubah Button Untuk mengubah data pengguna
4 Hapus Button Untuk menghapus data pengguna
5 Batal Button Untuk keluar dari form
Password Gambar
M asukan Perubahan Passw ord A nda Pada K olom yang tersedia di B aw ah ini
Passw ord Lam a
Passw ord B aru G am bar
Sim pan Perubahan Batal
3. Perancangan Perubahan Password
Gambar 4.18. Perubahan Password
Tabel 4.11. Fungsi dan Keterangan Perancangan Perubahan Password
No Nama Objek Keterangan
1 Password Lama TextBox Untuk input password lama 2 Password Baru TextBox Untuk input password baru 3 Simpan Perubahan Button Untuk menyimpan perubahan
4 Batal Button Untuk keluar dari form
4. Perancangan Kunci Sistem
Inp ut E dit D ata O bat T utup Form
K ode N am a G ol Jenis Status
D ata O bat R efresh D ata
Tabel 4.12. Fungsi dan Keterangan Perancangan Kunci Sistem
No Nama Objek Keterangan
1 Password TextBox Untuk input password
5. Perancangan Data Obat
Gambar 4.20. Data Obat
Tabel 4.13. Fungsi dan Keterangan Perancangan Data Obat
No Nama Objek Keterangan
1 Kode TextBox Untuk input kode obat
2 Nama TextBox Untuk input nama obat
3 Gol TextBox Untuk input gol obat
4 Jenis TextBox Untuk input jenis obat
K o d e O b a t
7 Input Edit Data Obat Toolbar Untuk menginput atau edit data obat 8 Tutup Form Toolbar Untuk keluar dari aplikasi
6. Perancangan Input Edit Data Obat
Gambar 4.21. Input Edit Data Obat
Tabel 4.14. Fungsi dan Keterangan Perancangan Input Edit Data Obat
No Nama Objek Keterangan
1 Kode Obat TextBox Untuk input kode obat
2 Nama TextBox Untuk input nama obat
3 Satauan ComboBox Untuk pilih satuan obat
4 Kemasan ComboBox Untuk pilih jenis obat
5 Isi TextBox Untuk input isi obat
6 Golongan ComboBox Untuk pilih golongan obat 7 Jenis ComboBox Untuk pilih jenis obat
