PARTISIPASI PEMUSTAKA DALAM SELEKSI BAHAN
PUSTAKA PADA PERPUSTAKAAN DPR RI
Skripsi
Diajukan untuk Memenuhi Persyaratan Memperoleh Gelar Sarjana Ilmu Perpustakaan (S.IP)
Oleh
Satria Adhi Wicaksono
NIM: 1110025000015
PROGRAM STUDI ILMU PERPUSTAKAAN
FAKULTAS ADAB DAN HUMANIORA
UNIVERSITAS ISLAM NEGERI SYARIF HIDAYATULLAH
JAKARTA
i
PARTISIPASI PEMUSAKA DALAM SELEKSI BAHAN PUSTAKA PADA PERPUSTAKAAN DPR RI
SKRIPSI
Diajukan kepada Fakultas Adab dan Humaniora Untuk Memenuhi Persyaratan Memperoleh
Gelar Sarjana Ilmu Perpustakaan (S.IP)
Oleh:
Satria Adhi Wicaksono
1110025000015
JURUSAN ILMU PERPUSTAKAAN FAKULTAS ADAB DAN HUMANIORA
UNIVERSITAS ISLAM NEGERI SYARIF HIDAYATULLAH JAKARTA
ii
SURAT PERNYATAAN
Saya yang bertanda tangan dibawah ini: Nama : Satria Adhi Wicaksono NIM : 1110025000015
Jurusan : Ilmu Perpustakaan
Dengan ini saya menyatakan bahwa skripsi yang berjudul “Partisipasi Pemustaka Dalam Seleksi Bahan Pustaka Pada Perpustakaan DPR RI” benar
merupakan karya sendiri dan tidak melakukan tindakan plagiat dalam penyusunan skripsi ini telah saya cantumkan sumber pengutipannya dalam daftar pustaka.
Saya bersedia untuk melakukan proses yang semestinya sesuai dengan undang-undang jika ternyata skripsi ini secara prinsip merupakan plagiat atau jiplakan dari karya orang lain.
iv ABSTRAK
Satria Adhi Wicaksono (1110025000015). Partisipasi Pemustaka Dalam Seleksi Bahan Pustaka Pada Perpustakaan DPR RI dibawah bimbingan Alfida, MLIS. Program studi Ilmu Perpustakaan dan Informasi Fakultas Adab dan Humaniora UIN Syarif Hidayatullah Jakarta 2015.
Tujuan penelitian ini ialah untuk mengetahui upaya pustakawan dalam melakukan pengembangan koleksi, untuk mengetahui partisipasi pemustaka dalam seleksi bahan pustaka pada, untuk mengetahui efek yang terjadi pasca pengembangan koleksi yang mengikutsertakan pemustaka pada Perpustakaan DPR RI. Jenis penelitian yang digunakan adalah analitis deskriptif, dengan menggunakan pendekatan kualitatif. Teknik yang digunakan untuk pengumpulan data adalah wawancara, observasi, dan dokumentasi, sedangkan teknik analisis data adalah melalui proses studi literatur, data hasil wawancara dibuatkan transkip, analisis data, reduksi data, penyederhanaan data agar mudah dibaca dan pembuatan laporan penelitian.
Hasil penelitian menunjukan bahwa Perpustakaan DPR RI melakukan pengembangan koleksi yaitu dengan menyertakan pemustaka sebagai acuan dalam pengadaan bahan pustaka dengan cara memberikan kuesioner kebutuhan kepada pemustaka, kliping, pembelian, serta deposit hasil karya yang dihasilkan oleh DPR. Partisipasi pemustaka adalah dengan mengisi kuesioner kebutuhan serta memberikan saran terkait kebutuhan yang diperlukan. Efek yang terjadi pasca pengembangan koleksi bersama pemustaka yaitu koleksi yang tersedia pada Perpustakaan DPR RI lebih terpakai dan relevan. Kesimpulan yang diperoleh dari penelitian ini adalah sebagai berikut: (1) Upaya yang dilakukan oleh pustakawan dalam kegiatan pengembangan koleksi Perpustakaan DPR RI ialah dengan mengikutsertakan pemustaka dalam seleksi bahan pustaka sebagai acuan utama pustakawan dalam melakukan pembelian buku. Selain itu pustakawan juga melihat visi misi dari tiap-tiap anggota komisi agar tercapainya tujuan pengadaan koleksi tersebut, (2) Pemustaka memiliki peran penting dalam menentukan koleksi yang ingin diadakan oleh pihak Perpustakaan DPR RI, (3) Efek yang terjadi pasca pengembangan koleksi bersama dengan pemustaka ialah koleksi yang tersedia pada Perpustakaan DPR RI menjadi lebih lengkap, terpakai, dan juga relevan dengan kebutuhan pemustaka.
v ABSTRACT
Satria Adhi Wicaksono (1110025000015). Library User Participation for Selection Library Collection in DPR RI Libraries under guidance of Alfida, MLIS. The study program of Library and Information Science Faculty of Adab and Humanities UIN Syarif Hidayatullah Jakarta 2015.
The purpose of this study was to know the effort of librarians doing developing library collections in DPR RI Libraries, to know library users participation for selection library collections in DPR RI Libraries, to know the effect after developing library collections with library users. Using a qualitative approach. The technique used for data collection were interviews, observation, and documentation, while the collection of analysis techniques is through the study of literature, interview data created transcript, mature data analysis, reduction, simplification of data that is easy to read and of a research report.
Research report show that DPR RI Libraries doing developing library collection is giving questionnaire needed, scrapbook, buy new books, and deposit works produced by DPR. User participation is give a suggest and fill the questionnaire needed. Effect that occur developing library collection with library users is the collection in DPR RI is relevant and useable. The conclusion from this research is: (1) Librarian effort in developing library collection is engage library users to developing library collection in the selection library collection for reference to librarians buy new books. And also see the vision and mission each commisioner to reach the purpose the developing library collections. (2) Library user have a role to choose the collections for added by DPR RI Libraries. (3) The effect after developing library collections with library user is collection in DPR RI Libraries is available, usefull, relevant, and also complete for library users.
vi
KATA PENGANTAR
Skripsi ini adalah buah dari ketulusan dan keikhlasan berbagai pihak oleh karena itu penulis mengucapkan terima kasih yang tak terhingga kepada:
1. Bapak Prof. Dr. Oman Fathurahman. Selaku Dekan Fakultas Adab dan Humaniora UIN Syarif Hidayatullah Jakarta
2. Bapak Pungki Purnomo, MLIS selaku Ketua Jurusan Ilmu Perpustakaan UIN Syarif Hidayatullah Jakarta
3. Ibu Alfida, MLIS selaku pembimbing skripsi yang telah meluangkan waktu di tengah kesibukannya berikut rasa sabar karena bimbingannya serta tak bosan-bosannya untuk menyemangati penulis.
4. Seluruh bapak dan ibu dosen jurusan ilmu perpustakaan yang telah memberikan banyak ilmu yang berharga.
5. Kepada seluruh pihak Perpustakaan DPR RI yang telah memberikan ijin kepada penulis yang telah mengijinkan untuk melakukan penelitian dan wawancara yang berhubungan dengan skripsi penulis.
6. Kedua orang tua serta keluarga besar yang senantiasa memberikan motivasi serta do’a sehingga terselesaikan karya yang sederhana ini.
7. Kepada Ria Herdiana selaku wanita yang selalu mendorong untuk selalu lebih baik dalam kedepannya, wanita yang selalu setia membantu dan mendukung penulis dalam penyusunan skripsi ini.
vii
9. Teman–teman IPI A 2010 yang tidak bisa disebutkan yang telah
membantu saya dalam mencari bahan serta literatur untuk menjadi acuan penelitian.
10.Ibu Nurul Hayati selaku Pembimbing Akademik UIN Syarif Hidayatullah.
Demikianlah, setelah sekian lama, pada akhirnya skripsi ini dapat dihadirkan kehadapan pembaca. Penulis menyadari bahwa dalam penulisan skripsi ini masih jauh dari kata sempurna dan masih ada kekurangan, hal ini karena ada
keterbatasan diri dari penulis sendiri. Semoga karya kecil ini dapat berguna bagi sekalian pihak, amin.
Ciputat, 22 April 2015
Penulis
viii DAFTAR ISI
LEMBAR PENGESAHAN ... i
SURAT PERNYATAAN ... ii
LEMBAR PENGESAHAN UJIAN SKRIPSI ... iii
ABSTRAK ... iv
ABSTRACT ... v
KATA PENGANTAR ... vi
DAFTAR ISI ... viii
DAFTAR TABEL ... xi
BAB I PENDAHULUAN A.Latar Belakang Masalah ... 1
B.Batasan dan Rumusan Masalah ... 6
C.Tujuan dan Manfaat Penelitian ... 7
D.Definisi Istilah ... 8
E. Sistematika Penulisan ... 8
BAB II TINJAUAN LITERATUR A.Perpustakaan Khusus 1. Definisi Perpustakaan Khusus ... 11
2. Ciri–Ciri Perpustakaan Khusus ... 12
3. Tujuan dan Fungsi Perpustakaan Khusus ... 13
4. Layanan Perpustakaan Khusus ... 14
1) Layanan Ruang Baca ... 14
ix
3) Layanan Kesiagaan Informasi ... 15
4) Layanan Referensi ... 15
5) Layanan Penelusuran Literatur ... 16
6) Layanan Bimbingan Pengguna ... 16
5. Sumber Daya Manusia Perpustakaan Khusus ... 16
B.Pemustaka ... 19
C.Koleksi ... 21
1. Jenis–Jenis Koleksi ... 22
1) Karya Cetak ... 22
2) Karya non Cetak ... 23
3) Bentuk Mikro ... 23
4) Karya dalam Bentuk Elektronik ... 23
2. Koleksi Perpustakaan Khusus ... 23
D.Pengembangan Koleksi ... 24
a. Seleksi Bahan Pustaka ... 24
b. Pengadaan ... 28
c. Penyiangan ... 31
d. Evaluasi ... 34
E. Penelitian Relevan ... 37
BAB III METODE PENELITIAN A.Jenis dan Pendekatan Penelitian ... 39
B.Sumber Data ... 40
C.Pemilihan Informan ... 40
D.Teknik Pengumpulan Data ... 41
E. Teknik Analisis Data ... 42
F. Tahapan Pelaksanaan Penelitian ... 44
x
BAB IV HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN
A.Profil dan Objek Penelitian
1. Sejarah Singkat Perpustakaan DPR RI ... 46
2. Visi dan Misi Perpustakaan DPR RI ... 48
3. Struktur Organisasi Perpustakaan DPR RI ... 49
4. Sumber Daya Manusia Perpustakaan DPR RI ... 50
5. Pemustaka Perpustakaan DPR RI ... 51
6. Sistem dan Jenis Layanan Perpustakaan DPR RI ... 52
7. Koleksi Perpustakaan DPR RI ... 53
8. Sarana Simpan dan Temu Kembali ... 55
9. Gedung atau Ruangan Perpustakaan DPR RI ... 56
10. Peraturan Peminjaman Perpustakaan DPR RI ... 57
11. Sarana dan Prasarana Perpustakaan DPR RI ... 58
B. Hasil Penelitian ... 59
C.Pembahasan ... 67
BAB V PENUTUP A.Kesimpulan ... 73
B.Saran ... 73
DAFTAR PUSTAKA ... 75 LAMPIRAN-LAMPIRAN
xi
DAFTAR TABEL
1.1 Jadwal Penelitian ... 45
1.2 Bagan Struktur Organisasi Perpustakaan ... 50
1.3 Sumber Daya Manusia Perpustakaan DPR RI ... 50
1 BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah
Perkembangan dunia perpustakaan yang semakin pesat saat sekarang ini menuntut pustakawan memiliki kemampuan lebih, tidak hanya dalam bidang perpustakaan tetapi juga dalam ilmu teknologi dan informasi. Berbagai macam cara dilakukan oleh kepala perpustakaan agar perpustakaannya diminati oleh para pemustaka, diantaranya dengan melengkapi koleksi yang tersedia sesuai dengan kebutuhan para pemustaka.
Kepala perpustakaan memerlukan tenaga para pustakawan untuk membantu memberikan masukan–masukan yang diperlukan oleh Kepala perpustakaan agar perpustakaan tersebut diminati oleh para pemustaka.
Perpustakaan merupakan salah satu pusat informasi, artinya perpustakaan menyediakan informasi yang diperlukan pengguna perpustakaan. Pemberian informasi ini dilakukan baik atas permintaan maupun tidak diminta. Dalam hal terakhir ini dilakukan bila perpustakaan menganggap bahwa informasi yang tersedia sesuai dengan minat dan keperluan pengguna.1
Informasi di perpustakaan tersebut tentunya sudah diseleksi, dihimpun, diolah, dipersiapkan dan dikemas dengan baik, sehingga “semua” informasi yang ada di perpustakaan benar-benar telah dikaji dan
dianalisis dan dipertimbangkan kegunaannya. Selanjutnya dengan
1
2
pengaturan yang demikian rupa akan memudahkan penggunanya, baik dalam mengakses maupun menggunakannya. Perpustakaan yang baik adalah yang dapat menyediakan dan memenuhi permintaan informasi secara cepat dan tepat.2
Perpustakaan khusus sebagai salah satu jenis perpustakaan di Indonesia, saat ini jumlahnya cukup banyak dan beragam baik ditinjau dari status perpustakaan, misi perpustakaan dan tingkat kewenangan dan tanggungjawabnya. Perpustakaan khusus, memberikan pelayanan kepada sekelompok khusus, dalam bidang yang khusus pula. Kelompok khusus ini antara lain perpustakaan departemen dan perpustakaan perusahaan, yang dilayani adalah mereka yang bekerja pada departemen dan perusahaan tersebut3.
Perpustakaan khusus berfungsi sebagai sarana penelitian untuk staf karyawan dalam memacu tercapainya tujuan, lembaga induk. Tugas ini dengan sendirinya memperkuat perpustakaan untuk terus meningkatkan kemampuan dalam mengelola informasi yang sifatnya khusus, yakni memenuhi kebutuhan pemakai perpustakaan yang bersangkutan berada di lembaga.
Perpustakaan khusus sering disebut perpustakaan kedinasaan, karena adanya pada lembaga-lembaga pemerintahan dan lembaga swasta. Perpustakaan tersebut diadakan sebagai sumber informasi dan ilmu pengetahuan yang berkaitan, baik langsung maupun tidak, dengan instansi
2
Sutarno NS, Tanggung Jawab Perpustakaan dalam Mengembangkan Masyarakat Informasi (Jakarta: Panta Rei, 2005), hal. 135.
3
3
induknya. Dengan adanya perpustakaan tersebut maka kebutuhan informasi dan bahan rujukan dapat dengan mudah diperoleh4. Koleksi perpustakaan khusus ialah koleksi yang sesuai dengan badan induknya atau instansi yang bersangkutan.
Pustakawan harus memiliki kompetensi personal yang diantara lain adalah
mempunyai komitmen tinggi pada pelayanan prima dan mencari tantangan dan
melihat peluang baru baik dalam maupun luar organisasi5. Pustakawan yang
bekerja di lingkungan manapun, terutama di lingkungan masyarakat yang sangat
aktif mencari berbagai informasi yang dibutuhkan seperti di perpustakaan khusus,
akan mempunyai komitmen yang tinggi untuk selalu dapat memenuhi kebutuhan
informasi. Sehingga koleksi yang telah dikembangkan dapat dimanfaatkan secara
maksimal.
Lingkungan informasi yang sangat menuntut adanya perkembangan penyajian informasi akan selalu berusaha untuk meningkatkan, memperluas dan mengembangkan khazanah dan cakrawala pemakainya. Hal ini bertujuan agar pemakainya mendapatkan inspirasi-inspirasi dalam mendorong, memperlancar dan bermanfaat bagi kepentingan organisasi induknya.
Informasi tentunya akan sangat berguna bagi seseorang apabila memberi nilai pengetahuan baru bagi pemakainya. Dengan banyaknya informasi yang muncul di dunia ilmu pengetahuan dan teknologi semakin sulit orang untuk memperoleh informasi yang tepat baginya bahkan yang dapat langsung dimanfaatkan.
4
Sutarno NS. Perpustakaan dan Masyarakat. (Jakarta: Sagung Seto, 2006). h. 50 5
4
Perpustakaan khusus memiliki peran sebagai penunjang penyelesaian program lembaga yang bersangkutan, yang tujuannya hanya diperuntukkan bagi para pegawai lembaga tersebut. Istilah perpustakaan khusus biasanya ditujukan bagi perpustakaan yang berada di bawah naungan suatu organisasi atau lembaga tertentu baik departemen, lembaga Negara, lembaga penelitian, organisasi massa, militer, industri ataupun perusahaan swasta.6 Bagi lembaga atau organisasi induk, pembentukkan perpustakaan adalah sebagai tempat untuk memperoleh dan memanfaatkan informasi atau data mutakhir yang bersifat khusus untuk kemajuan organisasi maupun lembaga induknya.
Beberapa kasus yang sering terjadi pada perpustakaan di dalam negeri diantaranya buku yang tersedia di perpustakaan tidak tepat atau tidak sesuai dengan kebutuhan para pemustaka, dari sekian banyak buku yang terdapat di perpustakaan buku yang sesuai dengan kebutuhan pemustaka jumlahnya lebih sedikit dibanding dengan jumlah buku yang terdapat di rak.
Berdasarkan kasus diatas, pustakawan merupakan profesi yang memiliki tanggung jawab dan peran yang besar untuk kemajuan perpustakaan. Hal tersebut didasarkan bahwa pustakawan memiliki pengetahuan di bidang perpustakaan dan kepustakawanan serta pengetahuan terhadap kebutuhan informasi yang dibutuhkan oleh pemustaka atau masyarakat penggunanya.
6
5
Kompetensi yang dimiliki pustakawan di bidang perpustakaan dan kepustakawanan akan meningkatkan kinerja pustakawan dalam mengelola perpustakaan yang akan berdampak pada kualitas perpustakaan dimana pustakawan tersebut bekerja. Kinerja pustakawan yang dapat langsung terlihat diantaranya menjadikan koleksi yang tersedia di perpustakaan sesuai dengan kebutuhan pemustaka sehingga pemustaka akan senang datang ke perpustakaan untuk memanfaatkan koleksi perpustakaan yang tersedia.
Pada awal survey, penulis bertanya kepada beberapa pengunjung di Perpustakaan DPR RI mengenai koleksi yang tersedia pada perpustakaan DPR RI. Dari hasil survey tersebut, penulis menemukan tidak sedikit pengunjung yang merasa kurang puas terhadap koleksi yang tersedia pada Perpustakaan DPR RI, karena tidak sedikit juga buku yang di butuhkan pemustaka tidak tersedia.
Dengan latar belakang tersebut, penulis tertarik untuk melakukan
penelitian dengan judul : “PARTISIPASI PEMUSTAKA DALAM
6 B. Batasan dan Rumusan Masalah
1. Batasan Masalah
Berdasarkan serangkaian penjelasan pada latar belakang masalah di atas, penulis dalam skripsi ini akan membatasi ruang penelitian sebagai berikut
1) Upaya pustakawan dalam melakukan pengembangan koleksi pada Perpustakaan DPR RI
2) Partisipasi pemustaka dalam seleksi bahan pustaka pada Perpustakaan DPR RI
3) Efek yang terjadi pada Perpustakaan DPR RI pasca pengembangan koleksi dengan mengikutsertakan pemustaka
2. Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang di atas untuk mengetahui mengenai bagaimana koleksi yang tersedia apakah sudah dapat memenuhi kebutuhan pemustaka, maka yang menjadi rumusan masalah dalam penelitian ini adalah:
1) Bagaimana upaya pustakawan dalam melakukan pengembangan koleksi pada Perpustakaan DPR RI?
2) Bagaimana partisipasi pemustaka dalam seleksi bahan pustaka Perpustakaan DPR RI?
7 C. Tujuan dan Manfaat Penelitian
1. Tujuan Penelitian
1) Tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengetahui bagaimana upaya pustakawan dalam melakukan pengembangan koleksi pada Perpustakaan DPR RI.
2) Untuk mengetahui bagaimana partisipasi pemustaka dalam seleksi bahan pustaka pada Perpustakaan DPR RI.
3) Untuk mengetahui efek yang terjadi pada Perpustakaan DPR RI pasca pengembangan koleksi dengan mengikutsertakan pemustaka.
2. Manfaat Penelitian
1) Manfaat Akademis:
a. Penelitian ini diharapkan dapat menambah khazanah ilmu pengetahuan bidang perpustakaan khususnya dalam hal partisipasi pemustaka terhadap seleksi bahan pustaka. b. Penelitian ini dapat menjadi rujukan untuk penelitian
selanjutnya yang memiliki kemiripan topik yang sama.
2) Manfaat Praktis:
a. Penelitian ini dapat dijadikan masukan untuk para pustakawan dan kepala perpustakaan terkait dengan partisipasi pemustaka terhadap seleksi bahan pustaka. b. Penelitian ini diharapkan dapat membuat pemustaka mampu
8 D. Definisi Isilah
Partisipasi Pemustaka merupakan bagian dari sebuah interaksi antara pengguna perpustakaan dengan perpustakaan itu sendiri, maksud dari partisipasi pemustaka ini adalah pemustaka yang memiliki andil dalam perpustakaan tersebut seperti misalkan dalam melakukan pengisian kuisioner dalam rangka pengembangan koleksi pada suatu perpustakaan.
Pengembangan Koleksi adalah kegiatan dimana sebuah perpustakaan melakukan penambahan jumlah koleksi yang berada di perpustakaan untuk memenuhi kebutuhan informasi pemustaka dengan melakukan beberapa seleksi berdasarkan kebutuhan pemustaka.
Perpustakaan DPR RI adalah perpustakaan khusus yang dinaungi oleh institusi induk yaitu Dewan Perwakilan Rakyat Republik Indonesia (DPR RI) yang mana sumber dana di tanggung oleh institusi induk itu sendiri dan perpustakaan bersifat khusus dalam arti koleksi yang tersedia di dalam perpustakaan ini hanya sesuai dengan lembaga induknya.
E. Sistematika Penulisan
Penulisan skripsi dibuat supaya lebih dipahami, terarah, berurutan dan memudahkan pembaca dalam mengikuti pembahasannya, maka penulis menggunakan sistematika sebagai berikut :
BAB I PENDAHULUAN
9
penelitian yang dilanjutkan dengan perumusan dan batasan masalah dalam penelitian, kemudian dijelaskan pula tentang tujuan penelitian, definisi istilah, dan terakhir sistematika penulisan.
BAB II TINJAUAN LITERATUR
Pada Bab ini penulis membahas tentang pengertian perpustakaan khusus, ciri-ciri perpustakaan khusus, tujuan dan fungsi perpustakaan khusus, koleksi dan layanan perpustakaan khusus, sdm perpustakaan khusus, jenis–jenis koleksi, pengertian pustakawan, dan pengertian pemustaka, dan pengembangan koleksi.
BAB III METODE PENELITIAN
Pada Bab ini penulis membahas tentang metode penelitian yang penulis gunakan yaitu jenis dan pendekatan penelitian, sumber data, pemilihan informan, teknik pengumpulan data, teknik analisis data, dan jadwal penelitian.
BAB IV HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN
10
koleksi Perpustakaan DPR RI, sistem & jenis layanan Perpustakaan DPR RI, fasilitas Perpustakaan DPR RI, serta jam layanan dan alamat Perpustakaan DPR RI, hasil penelitian tentang peran pemustaka dalam pengembangan koleksi pada perpustakaan DPR–RI, serta upaya–upaya yang dilakukan oleh pustakawan dalam melakukan pengembangan koleksi, dan efek yang terjadi pasca pengembangan koleksi yang mengikutsertakan pemustaka melalui wawancara yang dilakukan oleh penulis.
BAB V PENUTUP
11 BAB II
TINJAUAN LITERATUR
A. Perpustakaan Khusus
1. Definisi Perpustakaan Khusus
Perpustakaan khusus adalah perpustakaan yang memiliki kekhususan tertentu, misalnya dilihat dari tugas dan fungsinya, koleksi serta penggunanya.7 Menurut Sutarno NS perpustakaan khusus adalah perpustakaan yang berada pada suatu instansi atau lembaga tertentu, baik lembaga pemerintah maupun lembaga swasta yang sekaligus lembaga tersebut sebagai pengelola dan penanggung jawabnya. Istilah khusus yaitu bertugas melayani lembaga dan mereka yang bekerja pada instansi yang bersangkutan. Kekhususan perpustakaan terletak pada pengelolaan, koleksi dan pengguna yang cukup terbatas.8
Pengertian lainnya, perpustakaan khusus adalah perpustakaan yang dibentuk oleh suatu badan usaha atau instansi, sehingga koleksi pustaka dan sistem pelayanannya berkaitan erat dengan tugas dan fungsi organisasi induknya, serta dituntut memberikan jasa aktif dan selalu bekerja sama dengan perpustakaan lain melalui jaringan informasi.9
7
Hernandono, Perpustakaan dan Kepustakawanan (Jakarta: Universitas Terbuka, 1999), hal. 1.18.
8
Sutarno NS, Manajemen Perpustakaan: Suatu Pendekatan Praktik (Jakarta: Sagung Seto, 2006), hal. 38-39.
9 Saefudin dan Setiawan, “Pembinaan Perpusta
kaan Khusus Instansi Pertanian: Observasi
12
Sehingga perpustakaan khusus merupakan salah satu penyebar informasi di lingkungan instansi atau organisasi yang menaunginya dan memiliki fungsi penting bagi para penggunanya untuk mendapatkan informasi yang relevan sesuai dengan instansi atau organisasi yang bersangkutan. Oleh karena itu perpustakaan khusus harus benar-benar melaksanakan fungsinya tersebut demi tercapainya kesesuaian antara tujuan instansi atau organisasi dengan fungsi perpustakaan.
2. Ciri-ciri Perpustakaan Khusus
Perpustakaan khusus mempunyai beberapa ciri yang membedakannya dengan jenis perpustakaan-perpustakaan lainnya diantaranya dalam hal cakupan subjek koleksi, jenis koleksi, ruang lingkup pelayanan dan pengguna potensialnya. Ciri-ciri tersebut antara lain, yaitu memiliki koleksi yang terbatas pada satu atau beberapa disiplin ilmu. Kedua, keanggotaan terbatas pada sejumlah anggota yang ditentukan oleh perpustakaan. Ketiga, peran utama melakukan penelitian kepustakaan untuk anggota. Keempat, tekanan koleksi bukan pada buku, melainkan pada majalah, jurnal, laporan penelitian, abstrak, indeks, dan lain-lain.
Ciri-ciri tersebut juga dikemukakan Karmidi Martoatmodjo dalam bukunya Manajemen Perpustakaan Khusus adalah sebagai berikut :
13
2) Keanggotaan perpustakaan terbatas pada sejumlah anggota yang ditentukan oleh kebijakan perpustakaan atau kebijakan badan induk tempat perpustakaan tersebut bernaung.
3) Peran utama pustakawan ialah melakukan penelitian kepustakaan untuk anggota.
4) Tekanan koleksi pada buku (dalam arti sempit) melainkan majalah, pamflet, paten, laporan penelitian, abstrak atau indeks karena literatur dari jenis tersebut umumnya mengandung informasi yang lebih mutakhir dibandingkan dengan buku.
5) Jasa yang diberikan lebih mengarah kepada minat anggota perorangan. Karena itu perpustakaan khusus menyediakan jasa yang sangat berorientasi ke penggunanya dibandingkan jenis perpustakaan lain. Jasa yang diselenggarakan misalnya penyebaran informasi terpilih atau pengiriman fotokopi artikel sesuai dengan minat pengguna.10
3. Tujuan dan Fungsi Perpustakaan Khusus
Tujuan perpustakaan khusus di dalam Standar Nasional Indonesia (SNI) 7496:2009 adalah untuk memenuhi kebutuhan materi perpustakaan atau informasi di lingkungannya dalam rangka mendukung pencapaian misi instansi induknya.11 Pemenuhan kebutuhan informasi tidak hanya dengan cara menyediakan dokumen yang diperlukan tetapi juga secara
10
Karmidi Martoatmodjo, Manajemen Perpustakaan Khusus (Jakarta: Universitas Terbuka, 1997), hal. 1.4.
11
14
proaktif memberikan segala informasi yang terkait dengan bidang lembaga induk.
Fungsi perpustakaan khusus adalah suatu tempat penelitian dan pengembangan, pusat kajian serta penunjang pendidikan dan pelatihan sumber daya manusia/pegawai, maka fungsi dari perpustakaan khusus lebih ditekankan pada fungsi informatif dan penelitian artinya perpustakaan menyediakan sarana literatur yang menunjang program kegiatan lembaga induknya. Koleksinya sangat khusus sesuai dengan kebutuhan lembaga induk yang bersangkutan.12
4. Layanan Perpustakaan Khusus
Layanan perpustakaan merupakan salah satu kegiatan utama di setiap perpustakaan. Bagian layanan berhubungan secara langsung dengan pengguna dan sekaligus merupakan barometer keberhasilan penyelenggaraan perpustakaan. Baik buruknya citra perpustakaan ditentukan pada bagian layanan ini, sehingga seluruh kegiatan perpustakaan akan diarahkan dan terfokus kepada bagaimana memberikan layanan yang baik sebagaimana dikehendaki oleh masyarakat pengguna.
Layanan yang diberikan perpustakaan khusus di dalam Standar Nasional Indonesia (SNI) 7496:2009 meliputi:
1) Layanan ruang baca
Layanan ruang baca adalah layanan yang diberikan oleh perpustakaan berupa tempat untuk melakukan kegiatan membaca di
12
15
perpustakaan. Layanan ini diberikan untuk mengantisipasi pengguna perpustakaan yang tidak ingin meminjam untuk dibawa pulang, akan tetapi mereka cukup memanfaatkannya di perpustakaan.
2) Layanan sirkulasi
Layanan sirkulasi adalah kegiatan melayani pengguna jasa perpustakaan dalam pemesanan, peminjaman, dan pengembalian bahan pustaka beserta penyelesaian administrasinya. Layanan ini bertujuan memberikan keleluasaan kepada pengguna dalam memanfaatkan bahan pustaka yang tersedia di perpustakaan.
3) Layanan kesiagaan informasi
Menurut Karmidi Martoatmodjo, layanan ini adalah layanan perpustakaan kepada pengguna mengenai informasi yang baru datang ke perpustakaan. Ini adalah suatu cara yang baik untuk tetap berhubungan dengan pengguna. Bagi pengguna sendiri hal ini merupakan pemberitahuan bahwa sudah ada bahan atau koleksi baru yang perlu dibaca di perpustakaan.13
4) Layanan referensi
Layanan referensi diberikan untuk membantu pengguna perpustakaan atau masyarakat yang ingin menemukan informasi secara cepat dan tepat dari koleksi yang ada di perpustakaan. Kegiatan dilakukan dengan cara menjawab langsung pertanyaan pengguna perpustakaan atau dari masyarakat dengan menggunakan sumber/koleksi rujukan yang tersedia.
13
16 5) Layanan penelusuran literatur
Dalam Pedoman Umum Penyelenggaraan Perpustakaan Khusus, layanan penelusuran literatur adalah pencarian kembali bahan pustaka yang ada di perpustakaan atau di luar perpustakaan dengan cara menggunakan alat akses kartu katalog, literatur sekunder seperti indeks dan majalah abstrak atau pengkalan data (terpasang/online dan CD-ROM). Untuk melaksanakan layanan ini, perpustakaan perlu memiliki tenaga yang menguasai bidang tertentu (subject specialist) serta koleksi sumber-sumber akses informasi selengkap dan setepat mungkin.14
6) Layanan bimbingan pengguna
Layanan ini berupa kegiatan membimbing atau memberikan petunjuk kepada pengguna dan calon pengguna agar mampu memanfaatkan kemudahan dan pelayanan perpustakaan dengan efektif dan efisien.
5. Sumber Daya Manusia Perpustakaan Khusus
Sumber daya manusia dalam perpustakaan khusus meruapakan salah satu penentu keberhasilan perpustakaan. Mentalitas dan wawasan keilmuwan sumber daya manusia merupakan salah satu upaya untuk mewujudkan pelayanan prima. Oleh karena itu, kompetensi pustakawan/petugas perpustakaan dituntut agar profesional dalam melaksanakan tugas pokoknya, yaitu melayani kebutuhan informasi bagi penggunanya. Untuk memperoleh predikat profesional tersebut seseorang
14
17
pustakawan harus memiliki kompetensi sesuai standar yang sudah ditentukan. Seseorang yang dianggap profesional tidak cukup hanya dengan memiliki ijazah akademik saja, tetapi harus memenuhi standar kompetensi yang dapat dipertanggungjawabkan dan dapat diuji tingkat kompetensinya.15
Untuk standar kompetensi akademik di dalam Standar Nasional Indonesia (SNI) 7496:2009, perpustakaan dipimpin oleh seorang tenaga profesional yang sekurang-kurangnya harus berijazah formal Strata 1 (S1) di bidang ilmu perpustakaan atau S1 bidang lain ditambah pelatihan penyetaraan bidang perpustakaan.16 Sementara untuk kompetensi profesional seorang pustakawan khusus, Joanne Marshall, Linda Moulton dan Roberta Piccoli menguraikannya sebagai berikut:
1) Memiliki keahlian tentang sumber informasi, termasuk kemampuan untuk mengevaluasi secara kritis dan menyaringnya.
2) Memiliki pengetahuan khusus dalam bidang tertentu sesuai dengan kepentingan organisasi atau klien.
3) Mengembangkan dan mengelola layanan informasi yang nyaman, mudah diakses, efektif dari segi biaya yang sejalan dengan arahan strategi organisasi.
4) Menyediakan pengajaran dan dukungan yang baik untuk pengguna perpustakaan dan layanan informasi.
15
Supriyanto, dkk., Aksentuasi Perpustakaan dan Pustakawan (Jakarta: IPI Pengurus Daerah DKI Jakarta, 2006), hal. 78-79.
16
18
5) Menilai kebutuhan pengguna, merancang serta memasarkan produk layanan informasi.
6) Menggunakan teknologi informasi yang tepat untuk menjalankan fungsi-fungsi perpustakaan.
7) Menggunakan pendekatan bisnis dan manajemen yang tepat untuk mengkomunikasikan pentingnya layanan informasi kepada manajamen senior.
8) Mengembangkan produk informasi untuk pengguna dalam atau luar organisasi atau klien perorangan.
9) Mengevaluasi hasil penggunaan informasi dan melakukan penelitian yang berhubungan dengan solusi masalah-masalah manajemen informasi.
10) Secara terus menerus memperbaiki layanan informasi untuk merespon perubahan kebutuhan pengguna.
11) Menjadi anggota tim manajemen senior dan konsultan untuk organisasi dalam hal informasi yang efektif.17
Selain kompetensi profesional, pustakawan di perpustakaan khusus juga harus memiliki kompetensi personal (individu). Kompetensi personal adalah keterampilan atau keahlian, sikap dan nilai yang memungkinkan pustakawan bekerja secara efisien, menjadi komunikator yang baik, selalu mempunyai semangat untuk terus belajar sepanjang karirnya, dapat
17 Joanne Marshall [et. al.], “Kompetensi Pustakawan Khusus di Abad ke
19
mendemonstrasikan nilai tambah atas karyanya, dan selalu dapat bertahan terhadap perubahan dan perkembangan dalam dunia kerjanya.18
B. Pemustaka
Istilah pengguna perpustakaan atau pemakai perpustakaan lebih dahulu digunakan sebelum istilah pemustka muncul. Menurut Sutarno NS dalam Kamus Perpustakaan dan Informasi mendefinisikan bahwa pemakai perpustakaan adalah kelompok orang dalam masyarakat yang secara intensif mengunjungi dan memakai layanan dan fasilitas perpustakaan, sedangkan pengguna perpustakaan adalah pengunjung, anggota dan pemakai perpustakaan.19
Setelah Undang–Undang Nomor 43 Tahun 2007 tentang Perpustakaan disahkan, istilah pengguna atau pemakai perpustakaan diubah menjadi pemustaka, dimana pengertian pemustaka menurut Undang–Undang Nomor 43 Tahun 2007 pasal 1 ayat 9 adalah pengguna perpustakaan, yaitu perseorangan, kelompok orang, masyarakat, atau lembaga memanfaatkan fasilitas layanan perpustakaan, sedangkan menurut Wiji Sumarno bahwa pemustaka adalah pengguna fasilitas yang disediakan perpustakaan baik koleksi maupun buku.
Ada berbagai jenis pemustaka seperti mahasiswa, guru, dosen dan masyarakat bergantung pada jenis perpustakaan yang ada.20 Dari pengertian tersebut dapat disimpulkan bawa pemustaka adalah pengguna perpustakaan
18
Supriyanto, Aksentuasi Perpustakaan dan Pustakawan, hal. 79. 19
Sutarno NS, Kamus perpustakaan dan informasi, (Jakarta, 2008), hal. 150 - 156. 20
20
baik perseorangan atau kelompok yang memanfaatkan layanan dan koleksi perpustakaan.
Pemustaka juga dapat menjadi sumber informasi bagi pihak perpustakaan yang dalam hal ini pemustaka dijadikan sebagai subjek dalam melakukan pengembangan koleksi yang mana pemustaka berarti ditempatkan dalam bagian seleksi yang berarti memerlukan analisis kebutuhan pemustaka yang biasa disebut user studies.
Analisis kebutuhan pemustaka disini dijadikan acuan agar pengembangan koleksi yang dilakukan oleh perpustakaan sesuai dengan kebutuhan pemustakanya yang mana pemustaka menjadi subjek penentu koleksi yang ingin diadakan oleh perpustakaan yang dalam hal ini perpustakaan dimaksukan kedalam kategori seleksi pada proses pengembangan koleksi.
“User studies focus on the individuals or groups using the collection and
how they are using its various components. Use and user studies collect information about user expectations, how users approach the collections, and the materials users select from those available.”21 Yang diterjemahkan menjadi, analisis kebutuhan pemustaka berfokus pada individual atau kelompok yang menggunakan koleksi dan bagaimana mereka mereka menggunakan berbagai sumber. Analisis kebutuhan pengguna mengumpulkan informasi terhadap ekpektasi pengguna, bagaimana pengguna mendapatkan koleksinya, dan koleksi atau bahan yang dibutuhkan oleh penguna tersedia.
21
21
Analisis kebutuhan pemustaka ini juga memiliki metode sendiri dalam mencari informasi yang diperlukan yaitu salah satunya dengan metode kualitatif. Dalam hal ini perpustakaan mencari tahu kebutuhan apa yang diperlukan oleh si pemustaka melalui observasi pengguna, fokus kelompok, dan uji keterpakaian koleksi.
C. Koleksi
Salah satu unsur penting dari perpustakaan adalah koleksi perpustakaan. Perpustakaan adalah sebuah ruanganan, bagian dari sebuah gedung ataupun gedung itu sendiri yang digunakan untuk menyimpan buku dan terbitan lainnya yang biasanya disimpan menurut tata susunan tertentu untuk digunakan pembaca bukan untuk dijual.22
Koleksi adalah kumpulan (gambar, benda bersejarah, lukisan, dsb) yang sering dikaitkan dengan minat atau hobi objek, koleksi juga dapat di sebut kumpulan yang berhubungan dengan studi penelitian.23
1. Jenis – jenis koleksi24
1) Karya cetak
Karya cetak adalah hasil pikiran manusia yang dituangkan dalam bentuk cetak, seperti:
a. Buku
Bahan pustaka yang merupakan satu kesatuan yang utuh dan yang paling umum terdapat dalam koleksi perpustakaan.
22
Abdul Rahman Saleh, Materi pokok pengolahan terbitan berseri, (Jakarta, 1996), hal. 2. 23
Departemen Pendidikan Nasional, Kamus Besar Bahasa Indonesia Pusat Bahasa, (Jakarta, 2008), hal. 714
24
22
b. Terbitan berseri
Bahan pustaka yang direncanakan untuk diterbitkan terus dengan jangka waktu terbit tertentu. Yang termasuk bahan pustaka ini adalah harian (surat kabar) , mingguan dan bulanan (majalah), laporan yang diterbitkan dengan jangka waktu tertentu, seperti laporan tahunan, triwulanan, dan sebagainya. 2) Karya non cetak
Karya non cetak adalah hasil pikiran manusia yang dituangkan tidak dalam bentuk cetak seperti buku atau majalah, melainkan dalam bentuk lain seperti:
1. Rekaman suara, yaitu bahan pustaka dalam bentuk kaset dan piringan hitam
2. Rekaman hidup dan rekaman video, yang termasuk dalam bentuk ini adalah film dan kaset video.
3. Bahan grafik, ada dua tipe bahan grafik yaitu bahan pustaka yang dapat dilihat langsung (misalnya lukisan, bagan, foto, gambar teknik, dsb) dan yang harus dilihat dengan bantuan alat (misalnya, slide, transparansi, dan alat film strip).
4. Bahan kartografi, yang termasuk kedalam jenis ini adalah peta, atlas, bola dunia, foto udara, dan sebagainya.
3) Bentuk mikro
23
tersendiri, tidak dimasukan dalam bahan non cetak. Hal ini disebabkan informasi yang tercakup didalamnya meliputi bahan tercetak seperti majalah, surat kabar, dan sebagainya.
4) Karya dalam bentuk elektronik
Dengan adanya teknologi informasi, maka informasi dapat dituangkan kedalam media elektronik seperti pita magnetis dan cakram atau disk. Untuk membacanya diperlukan perangkat keras seperti komputer, CD-ROM Player, dan sebagainya.
2. Koleksi Perpustakaan Khusus
Koleksi perpustakaan sangat besar peranannya dalam menunjang pelayanan informasi yang diberikan pada pengguna perpustakaan. Koleksi perpustakaan khusus lebih difokuskan pada koleksi mutakhir di dalam subyek yang menjadi tujuan perpustakaan tersebut atau untuk mendukung kegiatan badan induknya. Koleksi suatu perpustakaan khusus adalah tidak terletak dalam banyaknya jumlah bahan pustaka atau jenis terbitan lainnya melainkan ditekankan kepada kualitas koleksinya, agar dapat mendukung jasa penyebaran informasi mutakhir serta penelusuran informasi.
24 D. Pengembangan Koleksi
Menurut ALA Glosaary of Library and Information Science, pengertian pengembangan koleksi adalah:
A term which encompasses a number of activities related to the development of the library collection, including the determination of the library collection, including the determination and coordination of the selection policy, assessment of needs of users and potential users, collection evaluation, identification of collection needs, selection of materials, planning for resource sharing, collection maintenance, and weeding.25
Jika pengertian pengembangan koleksi menurut ALA Glossary of Library and Information Science di atas diterjemahkan ke dalam bahasa Indonesia yaitu: sejumlah kegiatan yang berkaitan dengan penentuan dan kordinasi kebijakan seleksi, menilai kebutuhan pemakai, studi pemakaian koleksi, evaluasi koleksi, identifikasi kebutuhan koleksi, seleksi bahan pustaka, perencanaan kerjasama sumber daya koleksi, pemeliharaan koleksi dan penyiangan koleksi perpustakaan.
Pengembangan koleksi merupakan suatu proses dimana pustakawan membina koleksi untuk memenuhi kebutuhan pemakainya maka setidaknya ada lima aspek utama yang tidak dapat diabaikan dalam proses pengembangan koleksi yaitu selesi (selection), pengadaan (acquisition),
25
25
penyiangan (weeding), evaluasi (evaluation), kerjasama (cooperation), penyalur (supplier), dan penerbit.26
1. Seleksi Bahan Pustaka
Seleksi adalah kegiatan menyeleksi atau memilih bahan–bahan mana yang akan diadakan. Seleksi merupakan aktifitas penting untuk diperhatikan karena ini merupakan langkah awal dalam proses pengembangan koleksi. Pustakawan harus mendapatkan input dari komunitas perpustakaan untuk mendapat informasi mengenai bahan yang diperlukan.27
1) Prinsip-Prinsip Seleksi Bahan Pustaka
a. Permintaan (Demand)
Permintaan yang datang dari pemustaka adalah salah satu factor penting yang perlu dipertimbangkan ketika melakukan penyeleksian.
b. Mutu (Quality)
Koleksi sepatutnya memenuhi standar kualitas dari berbagai segi baik kualitas fisik maupun non fisik seperti kualitas kertas, kualitas cetakan, kualitas penjilidan, isi, pembahasan (cakupan), dan format (bentuk).
c. Koleksi Harus Sesuai Untuk Kebutuhan Pemustaka
Untuk mengetahui koleksi yang dikembangkan sesuai dengan kebutuhan pemakai atau tidak maka perlu dilakukan analisa komunitas pemakai (community analysis). Hal ini
26
Pungki Purnomo, Manajemen Pengembangan Koleksi Perpustakaan, (Jakarta: Lembaga Penelitian UIN Syahid Jakarta, 2010), h. 31-32.
27
26
berfungsi agar pihak perpustakaan mengetahui benar tentang para pemakai potensialnya sehingga hal tersebut bisa dijadikan pertimbangan. Begitu juga dalam penyeleksian subjek harus diusahakan untuk memperoleh bahan yang terikini, khususnya pada area subjek sains teknologi.
d. Seleksi Koleksi Harus Sesuai dengan Kebijakan
Jika seleksi koleksi sesuai dengan kebijakan tertulis maka kegiatan dalam seleksi koleksi akan berjalan dengan baik dan terarah.28
2) Kriteria Seleksi
Menurut McColvin sebagaimana dikutip Evans, criteria dalam seleksi, adalah:
a. Informasi harus seakurat mungkin, harus tepat.
b. Buku harus lengkap dan benar, sesuai dengan fakta dan pendapat. Sebuah buku harus dapat mempertanggung jawabkan kebenaranya.
c. Informasi terbaru juga merupakan faktor penentu. Informasi baru akan bisa mengubah dalam penyeleksian, misalnya ketika seorang seorang mahasiswa semester 1 (satu) telah melaksanakan UAS (Ujian Akhir Semester) tentu ia akan naik ke semester 2 (dua), dengan adanya informasi terbaru tentang kenaikan semester maka kebutuhan koleksi bagi
28
27
mahasiswa semester 2 (dua) akan berubah dan hal ini berpengaruh terhadap pengadaan koleksi yang akan di pilih. d. Penulis harus membedakan anatara fakta dan opini.
e. Gaya penulisan dan subjek harus sesuai.
f. Judul harus mencerminkan nilai–nilai budaya dari Negara asalnya yang menjadi suatu pilihan, yaitu ketika subjek yang diberikan berbeda di berbagai Negara, maka perlakuan dari Negara asalnya pun akan berbeda. Misalnya: Perpustakaan Nasional yang ada di Indonesia, pihak perpustakaan akan memprioritaskan terhadap koleksi mengenai kebudayaan yang ada di Indonesia dibandingkan dengan Negara lain, begitu pun sebaliknya. Karena disetiap Perpustakaan Nasional di suatu Negara mempunyai kewajiban yang sama dalam menyiman informasi mengenai budaya yang ada di Negara tersebut.
g. Karakteristik fisik dari buku umumnya kurang penting kecuali ada dua buku yang mirip dalam hal konten (isi), ketika hal ini terjadi, faktor–faktor seperti isi. Ilustrasi, penjilidan, kertas, indeks, bibliografi, dan lain–lain. Dapat membantu membuat keputusan akhir.29
29
28 2. Pengadaan
Menurut Evans, pengadaan merupakan proses memperoleh bahan–bahan untuk koleksi perpustakaan, baik dengan cara pembelian, hadiah, maupun tukar–menukar.
Pengadaan adalah suatu proses penyeleksian, pengadaan dan penerimaan bahan pustaka untuk perpustakaan, dan juga termasuk di dalamnya penganggaran dann kesepakatan dengan agensi perpustakaan dan penerbit.30
1) Melalui Pembelian dan Langganan
Pengadaan dengan cara membeli kepada penerbit atau toko buku, ada dua (2) sistem yang lazim dilakukan oleh pihak perpustakaan, yaitu: pengadaan melalui perantara dan pengadaan langsung. Pengadaan melalui perantara merupakan penyedian seluruh bahan pustaka tersebut di koordinir atau dilakukan oleh rekanan yaitu suatu perusahaan yang di tunjuk melalui proses tender. Sedangkan, pengadaan langsung yaitu pengadaan bahan pustaka yang dilakukan oleh perpustakaan tanpa melalui proses lelang. Ini artinya pengadaan atau proses pembelian bahan pustaka tersebut tidak dilakukan melalui proses tender.
30
29 2) Hadiah
Pengadaan yang didapat melalui hadiah bahan pustaka maka pihak perpustakaan dapat menghemat anggaran. Hadiah bahan pustaka hanya dapat diterima apabila memenuhi persyaratan yang telah ditetapkan perpustakaan. Apakah bidang ilmu dari koleksi yang di terima sesuai dengan bidang ilmu yang sedang dikembangkan perpustakaan tersebut atau tidak.31
Hadiah buku bisa didapatkan dari berbagai sumber baik dari instansi pemerintah , swasta, maupun pribadi.32
3) Pertukaran
Pertukaran bahan pustaka merupakan suatu usaha mengumpulkan bahan–bahan pertukaran dengan lembaga lain dan memperoleh bahan–bahan yang dapat dipertukarkan serta memelihara administrasi pertukaran termasuk cacatan lainnya. Pertukaran dapat dilakukan sepanjang bahan pustaka tersebut benar–benar sesuai dengan tujuan perpustakaan.33
4) Wajib Simpan (Deposit)
Deposit merupakan salah satu upaya pengadaan yang biasanya diterapkan pada jenis perpustakaan sekolah dan perguruan tinggi. Pada perpustakaan perguruan tinggi maka setiap karya yang dihasilkan oleh komunitasnya seperti dosen
31
Yuyu Yulia, Pengembangan Koleksi, (Jakarta: Universitas Terbuka, 2009), h. 21.
32
Yuyu Yulia, Pengembangan Koleksi, (Jakarta: Universitas Terbuka, 2009), h. 28.
33
30
atau guru, dan mahasiswa atau siswa akan lebih baik jika disimpan pada perpustakaan sebagai deposit.34
Deposit artinya penyimpanan, sedangkan dalam Ilmu Perpustakaan dan Informasi (IPI) deposit artinya penyerahan materi perpustakaan ke perpustakaan yang ditunjuk, lazimnya berdasarkan ketentuan perundang–undangan. Perpustakaan deposit ini menyakup perpustakaan perguruan tinggi, perpustakaan khusus, dan perpustakaan nasional. Untuk perpustakaan umum dan sekolah lazimnya tidak dikaitkan sebagai perpustakaan deposit.
5) Kerjasama
Kerjasama dengan perpustakaan ataupun suatu instansi merupakan salah satu upaya untuk mengatasi keterbatasan sumber informasi di suatu perpustakaan.35 Misalnya, seperti perpustakaan ataupun badan induk perpustakaan menjadi anggota sebuah himpunan atau organisasi. Biasanya anggota perhimpunan atau organisasi tersebut memperoleh terbitan perhimpunan atau organisasi secara cuma–cuma, terbitan organisasi dapat diperoleh anggota dengan harga yang sangat murah, jauh lebih murah daripada harga untuk bukan anggota. Sebagai contoh bila perpustakaan menjadi anggota IFLA, terbitan dapat diperoleh dengan harga yang sangat murah.36
34
Pungki Purnomo, Manajemen Pengembangan Koleksi Perpustakaan, h. 63.
35
Pungki Purnomo, Manajemen Pengembangan Koleksi Perpustakaan, h. 64.
36
31 3. Penyiangan
1) Pengertian Penyiangan
Penyiangan bahan pustaka atau weeding yaitu upaya mengeluarkan koleksi dari susunan rak karena tidak diminati terlalu banyak eksemplarnya, telah ada edisi terbaru maupun koleksi itu tidak relevan. Koleksi yang dikeluarkan ini dapat diberikan ke perpustakaan lain , atau dihancurkan untuk dibuat kertas lagi.
Menurut Lasa penyiangan (weeding) adalah upaya pengeluaran sejumlah koleksi dari perpustakaan karena dianggap tidak relevan lagi, terlalu banyak jumlah eksemplarnya, sudah ada edisi baru, atau koleksi itu termasuk terbitan yang dilarang. Koleksi ini dapat ditukarkan dengan koleksi perpustakaan lainnya, dihadiahkan, atau dihancurkan untuk pembuatan kertas lagi.37
Koleksi perpustakaan secara berkala perlu disiangi agar bahan pustaka yang sudah tidak sesuai lagi dapat diganti dengan bahan pustaka yang baru . pemilihan bahan pustaka yang dikeluarkan dari koleksi sebaiknya dilakukan oleh petugas perpustakaan dan guru, kemudian untuk dipisahkan atau dipindahkan, dihibahkan atau dimusnahkan. Keputusan tersebut berdasarkan pertimbangan kemuktakhiran, kesesuaian, dan kondisi fisik dokumen.
37
32 2) Kriteria Penyiangan
a. Subyek tidak sesuai lagi dengan kebutuhan pengguna perpustakaan.
b. Bahan pustaka yang sudah usang isinya.
c. Edisi baru sudah ada sehingga yang lama dapat dikeluarkan dari koleksi.
d. Bahan pustaka yang isinya sudah tidak lengkap lagi dan tidak dapat diusahakan gantinya.
e. Bahan pustaka yang jumlah duplikatnya banyak, tapi frekuensi pemakaian rendah.
f. Bahan pustaka yang sudah terlalu rusak dan tidak bisa diperbaiki lagi.
g. Hadiah yang diperoleh tanpa diminta, dan memang isinya tidak sesuai dengan kebutuhan pemustaka.
h. Bahan pustaka yang sudah tidak digunakan lagi, dan tidak dibutuhkan.38
3) Prosedur Penyiangan
Penyiangan bahan pustaka atau weeding yaitu upaya mengeluarkan koleksi dari susunan rak karena tidak diminati terlalu banyak eksemplarnya, telah ada edisi terbaru maupun koleksi itu tidak relevan. Koleksi yang dikeluarkan ini dapat diberikan ke perpustakaan lain, atau dihancurkan untuk dibuat kertas lagi. Koleksi perpustakaan secara berkala perlu disiangi
38
33
agar bahan pustaka yang sudah tidak sesuai lagi dapat diganti dengan bahan pustaka yang baru.
pemilihan bahan pustaka yang dikeluarkan dari koleksi sebaiknya dilakukan oleh petugas perpustakaan dan guru, kemudian untuk dipisahkan atau dipindahkan, dihibahkan atau dimusnahkan. Keputusan tersebut berdasarkan pertimbangan kemuktakhiran, kesesuaian, dan kondisi fisik dokumen.
Menurut Yuyu, prosedur penyiangan adalah sebagai berikut:
a. Pustakawan (bersama dengan dosen atau guru atau peneliti yang berwenang, tergantung dari jenis perpustakaannya) mengadakan pemilihan bahan pustaka yang perlu dikeluarkan dari koleksi berdasarkan pedoman penyiangan.
b. Pustakawan perlu mendata calon buku-buku yang akan disiangi, dalam tiga tahun terakhir buku-buku itu dipinjam oleh pengguna.
c. Apabila memungkinkan, sertakan juga data pemanfaatan buku itu di ruang baca. Data itu semua akan membuat keputusan penyiangan menjadi lebih akurat.
34
tapi harus juga melihat langsung bahan pustaka tersebut sebelum dikeluarkan dari koleksi perpustakaan.
e. Buku yang dikeluarkan dari koleksi, kartu bukunya dikeluarkan dari kantong buku yang bersangkutan. Begitu pula kartu katalognya, baik untuk katalog pengarang, judul, subyek, dan sebagainya dicabut dari jajaran katalog.
f. Buku-buku tersebut dicap “Dikeluarkan dari koleksi perpustakaan” sebagai bukti bahwa bahan pustaka
itu sudah bukan milik perpustakaan lagi.
g. Bahan pustaka yang dikeluarkan dari gedung perpustakaan harus dibuatkan berita acara, dan beberapa prosedur administrasi lainnya dengan memperhatikan peraturan yang berlaku tentang penghapusan barang milik negara, terutama untuk perpustakaan yang bernaung di bawah badan pemerintah.39
4. Evaluasi
1) Pengertian Evaluasi
Evaluasi adalah elemen terakhir dalam proses pengembangan koleksi. Weeding merupakan salah satu kegiatan yang termasuk dalam evaluasi. Mengevaluasi koleksi
39
35
dapat memberikan tujuan yang berbeda, baik di dalam maupun di luar perpustakaan. Misalnya, dapat membantu untuk meningkatkan dana untuk perpustakaan, mungkin membantu dalam perpustakaan mendapatkan beberapa bentuk pengakuan, membantu untuk menentukan kualitas pekerjaan yang dilakukan oleh perpustakaan. Agar evaluasi yang efektif terjadi, kebutuhan pemakai harus diperhatikan, yang membawa kita kembali ke analysis community (analisa pemakai). Dengan demikian, pengembangan koleksi adalah siklus dinamis berkelanjutan yang harus melibatkan baik perpustakaan dan komunitas pemakainya.40
Evaluasi sangat penting untuk dilakukan oleh pustakawan, karena dengan melakukan evaluasi tersebut maka pustakawan akan menemukan sebaik apa koleksi tersebut dan dari evaluasi tersebut akan dijadikan dasar pertimbangan untuk melakukan upaya peningkatan kualitas maupun kuantitas koleksi perpustakaan.41 Melalui evaluasi kita akan dapat melihat seberapa besar manfaat yang diberikan dari koleksi yang ada bagi pemakai perpustakaan.
Jadi, evaluasi merupakan suatu pengukuran atau penilaian terhadap sejauh mana suatu koleksi bahan pustaka memberikan manfaat dalam pemenuhan kebutuhan para pemustaka. Evaluasi akan menjadi suatu pertanggungjawaban terhadap
40
G. Edward Evans, Developing Library Collection, h. 22. 41
36
pengelolaan koleksi di perpustakaan. Apakah koleksi itu sudah tepat atau belum, karena dengan adanya evaluasi perpustakaan akan dapat mengetahui apa kekurangan maupun kelebihan terhadap pengembangan koleksi yang telah dilakukan oleh perpustakaan.
2) Metode Evaluasi Koleksi
Metode evaluasi secara prinsip terdiri atas dua jenis pendekatan. Yang pertama adalah user-centered, artinya bahwa konsentrasi dari kajian tersebut adalah pada individual pengguna sebagai unit analisis. Yang kedua, adalah collection-centered, artinya bahwa teknik–teknik pengevaluasian tersebut difokuskan pada pengujian koleksi dari segi ukurannya, cakupannya, kedalaman dan signifikannya.42
Evaluasi dengan user-centered dapat dilakukan dengan memeriksa daftar pengguna, bibliografi, katalog, pendapat ahli, perbandingan statistik pengguna, dan standar koleksi. Sedangkan, collection-centered dengan melakukan kajian sirkulasi, studi pengguna, analisis statistik Inter Library Loan (ILL), analisis sitiran, ketersediaan koleksi dirak, pengujian documentary delivery (penyampaian dokumen), dan kajian verifikasi.43
42
Pungki Purnomo, Manajemen Pengembangan Koleksi Perpustakaan, h. 82.
43
37 E. Penelitian Relevan
Beberapa penelitan yang dilakukan oleh penulis adalah sebagai berikut :
1. “Pendapat Pemustaka Tentang Etika Pustakawan Dalam
Memberikan Pelayanan di Perpustakaan Fakultas Kedokteran Gigi Universitas Indonesia” oleh Etika Khairunnisa mahasiswi ilmu
perpustakaan UIN Syarif Hidayatullah Jakarta tahun 2012. Persamaannya adalah variabel yang diteliti yaitu pemustaka dan perbendaanya adalah pada pembahasan dan dimensi penelitian. Jika dia meneliti tentang etika pustakawan berdasarkan pendapat pemustaka sedangkan penulis meneliti tentang figur pemustaka terhadap perkembangan koleksi berdasarkan pendapat pemustaka.
2. “Persepsi Pemustaka Terhadap Layanan Referensi pada
Perpustakaan Dewan Perwakilan Rakyat Republik Indonesia” oleh
Irvan Romadudin mahasiswa ilmu perpustakaan UIN Syarif Hidayatullah Jakarta tahun 2011. Persamaannya adalah tempat penelitian dilakukan di DPR RI yang sama dilakukan oleh peneliti dan perbedaannya adalah terhadap kekhususan pembahasan.
Jika dia meneliti tentang persepsi pemustaka terhadap layanan referensi sedangkan penulis meneliti tentang pengembangan koleksi pada perpustakaan DPR RI.
3. “Persepsi Pemustaka Terhadap Koleksi di Perpustakaan Fakultas
Psikologi UIN Syarif Hidayatullah Jakarta” oleh Amrihyani
38
Hidayatullah Jakarta tahun 2010. Persamaanya adalah pada dimensi yang diteliti yaitu pemustaka dan koleksi dan perbedaannya adalah tempat penelitiannya.
39 BAB III
METODE PENELITIAN
A. Jenis dan Pendekatan Penelitian
Dalam penelitian ini penulis menggunakan jenis penelitian analisis deskriptif, yakni penulis menjelaskan sesuatu seperti apa adanya (as it is).
Penelitian ini menggunakan penelitian dengan pendekatan kualitatif, yaitu penelitian dengan menganalisis objek alamiah dimana peneliti sebagai instrumen kunci dan menyajikan apa adanya. Peneliti menggunakan pendekatan kualitatif dimaksudkan untuk mengetahui lebih mendalam bagaimana Perpustakaan DPR RI melakukan pengembangan koleksi yang menyertakan pemustaka. Dengan Pendekatan Kualitatif ini peneliti diharapkan mampu menggali fakta-fakta yang tak nampak secara indrawi. Selain itu, karenanya kita dapat memahami alur peristiwa secara kronologis, menilai hubungan sebab-akibat dalam lingkup pemikiran serta memperoleh penjelasaan yang banyak sarat manfaat. Oleh karenanya, tujuan penelitian dapat tercapai. Proses penelitian kualitatif melibatkan upaya-upaya penting, berupa mengajukan pertanyaan-pertanyaan atau prosedur-prosedur, menganalisis data secara induktif, mulai dari tema-tema yang khusus kepada tema-tema yang umum dan menafsirkan makna data44.
44
40 B. Sumber Data
1. Data Primer, yaitu data yang diperoleh secara langsung dari sumber data atau dari hasil penelitian lapangan. Guna mendapat data primer, penulis mengadakan observasi (pengamatan) di lapangan, serta melakukan wawancara kepada pustakawan dan pemustaka Perpustakaan DPR RI.
2. Data Sekunder, yakni data yang diperoleh melalui literatur yang memiliki hubungan dengan materi skripsi ini. Dalam penelitian ini penulis melakukan studi kepustakaan (Library Research) yaitu dengan mempelajari buku kepustakaan, literatur-literatur, yang berkaitan dengan pengembangan koleksi.
C. Pemilihan Informan
Informan adalah orang yang dimanfaatkan untuk memberikan informasi tentang situasi dan kondisi latar penelitian. Informan yang digunakan dalam penelitian ini yang berhubungan dengan topik yang diteliti dan yang paling memahami objek penelitian yaitu berjumlah lima orang yang terdiri atas dua orang pustakawan bagian pengadaan dan 3 orang pemustaka yang merupakan 2 orang peneliti serta 1 orang staf. Penulis melakukan wawancara secara satu persatu terhadap informan yang diwawancarai.
41
Penelitian dilakukan di Perpustakaan DPR RI Jakarta informan yang penulis jadikan referensi ialah pustakawan bagian pengadaan koleksi perpustakaan yakni Ibu Rini Widiastuti sebagai Pengadministrasi Umum dan Ibu Tenny Rosanti sebagai Administrasi Publik.
D. Teknik Pengumpulan Data
Dalam memperoleh data yang diperlukan pada penelitian ini, penulis menggunakan beberapa teknik pengumpulan data yaitu:
1. Wawancara, yaitu memberikan pertanyaan langsung kepada pustakawan dan pemustaka (responden), dimana pertanyaan-pertanyaan tersebut nantinya menjadi penentu bagi penulis dalam membuat kesimpulan dari penelitian ini. “A meeting of
two person to exchange information and idea through question and responses, resulting in communication and join
construction of meaning about a particular topic”45 . Wawancara dilakukan secara mendalam (indept interview) dan dengan cara face-to-face interview atau saling berhadap-hadapan dengan informan.
2. Observasi, yaitu proses pengamatan atau merekam peristiwa. Observasi kualitatif ialah observasi yang di dalamnya peneliti
45
42
langsung turun ke lapangan untuk mengamati perilaku serta aktifitas-aktifitas individu di lokasi penelitian46.
3. Pengkajian dokumen, yaitu data yang diperoleh melalui buku– buku yang ditulis oleh para ahli yang ada hubungannya dengan penelitian ini. Dalam penelitian ini penulis juga melakukan studi kepustakaan dengan mempelajari kembali buku – buku mengenai kepustakaan, jurnal, buletin, peraturan daerah mengenai fungsi dan tugas perpustakaan
E. Teknik Analisis Data
“Data analysis is the process of systematically searching and
arranging the interview transcript, fieldnotes, and other materials that you accumulate to increase your own understanding of them and to
enable you to present what you have discovered to others”47 .
Pernyataan tersebut mengisyaratkan bahwa setelah data diperoleh melalui wawancara dengan informan, maka selanjutnya percakapan yang terekam dalam wawancara dicatat atau dibuatkan transkipnya. Seluruh data yang terkumpul selanjutnya dispesifikasikan ke dalam beberapa kelompok. Jawaban dari informan yang diberikan, kemudian dianalisis sehingga dapat ditarik kesimpulan mengenai tanggapan apa yang diberikan oleh informan, kemudian dari sini dapat diketahui sikap informan secara umum. Jadi, penarikan kesimpulan dilakukan secara induktif, yaitu menganalisis satu persatu pernyataan informan,
46
Creswell, John W. Research Design. Pendekatan Kualitatif, Kuantitatif, dan Mixed, h. 12.
47
43
kemudian diakurasikan dengan pernyataan-pernyataan lain dari pihak Perpustakaan DPR RI hingga dari semua pernyataan tersebut dapat ditarik kesimpulan umum. Analisis data secara induktif inilah yang sering dilakukan dalam penelitian kualitatif.48
Secara spesifik proses analisis data yang dilakukan oleh peneliti dalam hal ini adalah sebagai berikut:
1. Pengumpulan data penelitian melalui proses studi literatur, observasi dan wawancara
2. Sebelum dianalisis secara matang, data hasil wawancara dibuatkan transkip (salinan dalam bentuk tulisan)
3. Analisis data secara matang dimulai dengan menelah seluruh data yang tersedia dari berbagai sumber, yaitu wawancara, pengamatan, yang sudah ditulis dalam catatan lapangan, dokumen pribadi, dokumen resmi, gambar foto, dan sebagainya. Data tersebut banyak sekali, setelah dibaca, dipelajari, dan ditelah. 4. Reduksi data merupakan proses pemilihan, pemusatan perhatian
pada penyederhanaan, pengabstrakan. Langkah yang dilakukan adalah menajamkan analisis, menggolongkan atau pengkategorisasian kedalam tiap permasalahan melalui uraian singkat, mengarahkan, membuang yang tidak perlu.
5. Penyederhanaan data hasil analisis ke dalam bentuk yang mudah dibaca dan diinterpretasikan ketika ingin disajikan; dan
6. Pembuatan laporan penelitian
48
44 F. Tahapan Pelaksanaan Penelitian
Pada bab ini penulis akan menjelaskan hasil penelitian yang dilakukan di Perpustakaan Khusus DPR RI mengenai kegiatan peran pemustaka terhadap pengembangan koleksi pada Perpustakaan DPR RI. Hasil penelitian berupa observasi, dokumentasi dan wawancara dengan informan yang berkenaan dengan kegiatan pengembangan koleksi perpustakaan yang mengikutsertakan pemustaka. Informan dalam penelitian ini berjumlah 5 orang. Penulis memiliki kriteria dalam memilih informan. Kriteria tersebut adalah informan yang memiliki jabatan sebagai pustakawan bidang pengadaan koleksi.
Penelitian ini dilakukan di Perpustakaan DPR RI yang terletak di JL. Gatot Subroto Jakarta 21 Desember 2014. Letak gedung Perpustakaan DPR RI sangat mudah ditemukan apabila sudah berada dalam komplek DPR dan MPR yang mana terletak di gedung Nusantara II yang bersebrangan dengan Sekretariat Jendral DPR RI.
Sebelum terjadi wawancara penulis mengikuti prosedur yang ada. Yaitu menemui bagian personalia yang terdapat pada gedung Sekretariat Jendral DPR RI guna menyerahkan identitas agar mendapatkan kartu pengunjung sekaligus sebagai kartu yang digunakan sebagai pengenal.
45
Pada teknik wawancara, data-data yang penulis butuhkan adalah mengenai upaya pengembangan koleksi perpustakaan yang mengikutsertakan pemustaka dalam prosesnya pada Perpustakaan Khusus DPR RI dengan jumlah pertanyaan wawancara masing masing sebanyak 9 untuk pustakawan dan 8 pertanyaan untuk pemustaka.
G. Jadwal Penelitian
Penelitian ini dilakukan di Perpustakaan DPR RI yang terletak di JL. Jendral Gatot Subroto Jakarta pada 21 Desember 2014. Pelaksanaan wawancara dilakukan di Perpustakaan DPR RI Jakarta.
Tabel 1.1 Jadwal Penelitian
2014 2015
Kegiatan Okt Nov Des Jan Feb Mar Apr
Pengajuan Proposal
Bimbingan
Penelitian/Observasi
46 BAB IV
HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN
A. Profil dan Objek Penelitian
1. Sejarah Singkat Perpustakaan DPR
Dewan Perwakilan Rakyat Republik Indonesia (disingkat DPR RI) adalah lembaga tinggi Negara dalam sistem ketatanegaraan Indonesia yang merupakan lembaga perwakilan rakyat dan memegang kekuasaan membentuk undang-undang. DPR RI terdiri atas anggota partai politik peserta pemilihan umum yang dipilih berdasarkan hasil pemilihan umum. Untuk melaksanakan tugasnya lima tahun ke depan membentuk undang-undang sudah diagendakan dalam Proram Legislasi Nasional (Prolegas). Program Legislasi Nasional sebagaimana diatur dalam undang-undang nomor 10 tahun 2004 tentang pembentukan peraturan perundang-undangan merupakan bagian internal dari pembangunan hukum nasional. Dengan adanya prolegnas, diharapkan pembentukan undang-undang baik berasal dari DPR RI, Presiden, maupun DPD dapat dilaksanakan secara terencana, sistematis, terarah, terpadu, dan menyeluruh.
47
DPR RI pasal 6 menyebutkan bahwa salah satu tugas dan wewenang Dewan adalah membentuk undang-undang yang di bahas Presiden untuk mendapat persetujuan bersama.
Salah satunya bentuk dukungan kepada Dewan adalah memberikan layanan berupa penyediaan data dan informasi yang dibutuhkan oleh mereka. Dengan terbitnya undang-undang Keterbukaan Informasi Publik (KIP) juga membawa perubahan dalam tata kelola institusi terutama dalam hal mengelola informasi. Sesuai dengan pasal 7 UU KIP, sebagai badan publik Sekretariat Jendral DPR RI berkewajiaban menyediakan informasi yang bersifat terbuka, dapat di akses cepat, tepat waktu, biaya ringan, dan sederhana kepada pengguna informasi publik.
Untuk menjembatani kebutuhan anggota Dewan akan informasi yang mendukung suksesnya Program Legislasi Nasional, Perpustakaan DPR RI sebagai supporting system mempunyai tugas pokok dan fungsi dalam menyediakaan data dan informasi. Sebagai perpustakaan yang bernaung di bawah lembaga bernama Sekretariat Jendral DPR RI, Perpustakaan DPR RI merupakan sarana khusus yang bertugasmengelola sumber informasi khusus yang sesuai dengan program-program Sekretariat Jendral DPR RI.49
Perpustakaan Dewan Perwakilan Rakyat Republik Indonesia mulai berdiri sejak pemerintah Negara Indonesia masih berbentuk Negara Republik Indonesia Serikat (RIS) yang bertempat di daerah
49Qatriana Widiawati, “Pendapat Anggota Dewan Terhadap Layanan
Perpustakaan DPR
