SKRIPSI
Sebagai Salah Satu Syarat untuk Memperoleh Gelar Sarjana Komputer Fakultas Sains dan Teknologi
Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta
Rindu Asmara
103093029722
PROGRAM STUDI SISTEM INFORMASI
FAKULTAS SAINS DAN TEKNOLOGI
UNIVERSITAS ISLAM NEGERI SYARIF HIDAYATULLAH
JAKARTA
2010 / 1431 H
Skripsi
Sebagai Salah Satu Syarat Untuk Memperoleh Gelar Sarjana Komputer
Pada Fakultas Sains dan Teknologi
Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta
Oleh Rindu Asmara
103093029722
Menyetujui, Pembimbing I
Yusuf Abdurachman, MIT
NIP. 197105222006041002
Pembimbing II
Nur Aeni Hidayah, MMSI NIP. 197508182005012008
Mengetahui,
Ketua Program Studi Sistem Informasi
A’ang Subiyakto, M.Kom NIP. 150 411 252
Kasus : PT. Tridaya Sentra Elektrindo)” yang di tulis oleh Rindu Asmara, NIM 103093029722 telah diuji dan dinyatakan lulus dalam sidang munaqosyahFakultas Sains dan Teknologi UIN Syarif Hidayatullah Jakarta, pada hari Selasa 31 Agustus 2010. Skripsi ini telah diterima sebagai salah satu syarat untuk memperoleh gelar sarjana Strata Satu (S1) pada Program Studi Sistem Informasi .
Menyetujui, Penguji I
Aang Subiyakto, M.Kom NIP. 150411252
Penguji II
Viva Arifin, MMSI NIP. 197308102006042001
Pembimbing I
Yusuf Abdurachman, MIT
NIP. 197105222006041002
Pembimbing II
Nur Aeni Hidayah, MMSI NIP. 197508182005012008
Mengetahui, Dekan
Fakultas Sains dan Teknologi
Dr, Syopiansyah Jaya Putra, M.Sis NIP. 196801172001121001
Ketua
Program Studi Sistem Informasi
Aang Subiyakto, M.Kom NIP. 150411252
HASIL KARYA SENDIRI YANG BELUM PERNAH DIAJUKAN SEBAGAI SKRIPSI ATAU KARYA ILMIAH PADA PERGURUAN TINGGI ATAU LEMBAGA MANAPUN
Jakarta, Juli 2010
Rindu Asmara
103093029722
Yusuf Abdurachman dan Ibu Nur Aeni Hidayah).
PT. Tridaya Sentra Elektrino adalah perusahaan yang bergerak dalam bidang usaha perbengkelan untuk segala jenis elektromotor, generator dan motor penggerak lainya serta usaha perdagangan kawat dinamo. Pada saat ini persediaan barang yang ada di PT. Tridaya Sentra Elektrindo masih belum terlalu memanfaatkan teknologi informasi. Dari hasil penelitian penulis, perusahaain ini dalam menyelesaikan tugas-tugasnya masih dilakukan secara manual, salah satunya dalam mengendalikan persediaan barang yang ada di bagian persediaan perusahaan tersebut. Bagian persediaan juga mengalami kendala dalam menentukan stok barang yang ada di gudang, sehingga tidak dapat mengetahui stok akhir dari barang yang ada secara update. Tujuan dari sistem ini agar dapat meningkatkan produktivitas dan effesiensi kerja di perusahaan tersebut. Dalam membuat sistem informasi persediaan barang ini, penulis menggunakan metode siklus hidup pengembangan sistem (SDLC). Alasan penulis menggunakan metode ini, karena kemudahan dalam proses penelitian, karena setiap tahap dari penelitian dapat terkontrol secara sistematis, tahapan-tahapan pengembangan sistem dapat disesuaikan dengan kebutuhan. Bahasa pemrograman yang digunakan untuk pembuatan aplikasi ini adalah Personal home page (Php), untuk database nya menggunakan pogram Mysql. Hasil yang dicapai yaitu sebuah sistem informasi persediaan barang, yang menampilkan data barang, supplier, bpb (bon permintaan barang), po (purchase order), retur, pb (penerimaan barang), kb (pengeluaran barang) dan laporan mengenai persediaan. Sistem informasi persediaan yang telah dikembangkan diharapkan dapat mempermudah dan mempercepat proses pendataan persediaan khususnya meliputi bagian persediaan sampai dengan pembuatan laporan tentang data yang bersangkutan.
V Bab + xix Halaman +94 Halaman + Daftar Pustaka + Lampiran, 2010
Kata kunci : Sistem Informasi Persediaan Barang, bpb, po, retur, pb, kb, barang,
supplier
Alhamdulillah, segala puji dan syukur penulis panjatkan kepada Allah SWT atas segala karunia-Nya karena penulis dapat menyelesaikan penulisan skripsi ini dengan judul “Pengembangan Sistem Informasi Persediaan Barang (Studi Kasus : PT. Tridaya Sentra Elektrindo)” dengan baik. Shalawat serta salam penulis haturkan kepada Nabi Muhammad SAW, para sahabat dan keluarga beliau.
Setelah seluruh penulisan Skripsi ini terlaksana, penulis ingin mengucapkan banyak terimakasih kepada seluruh pihak yang telah membantu baik itu berupa motivasi, bimbingan, moril maupun materiil yang ditujukan kepada :
1. Bapak Dr. Syopiansyah Jaya Putra, M.Sis, selaku Dekan Fakultas Sains dan Teknologi, UIN Syarif Hidayatullah Jakarta.
2. Bapak A’ang Subiyakto, M.Kom selaku Ketua Program Studi Sistem Informasi dan Ibu Nur Aeni Hidayah, MMSI selaku Sekretaris Program Studi, sekaligus dosen pembimbing II yang telah memberikan motivasi, semangat, pengarahan dan membantu menyelesaikan penulisan skripsi ini.
3. Bapak Yusuf Abdurachman, MIT selaku dosen pembimbing I yang selalu memberikan arahan dan mau meluangkan waktunya walaupun sedang sibuk.
5. Kedua orang tua dan saudara-saudariku, yang telah memberikan do’a untuk membantu dalam penyelesaian skripsi ini.
6. Teman - teman kelas seperjuangan di Program Studi Sistem Informasi angkatan 2003 yang selalu ada untuk menemani, memberikan masukan dan inspirasi serta membantu penulisan skripsi ini.
Penulis sadar bahwa penyusunan skripsi ini masih jauh dari sempurna, oleh karena itu penulis mengharapkan kritik dan saran yang bersifat membangun agar penyusunan skripsi ini menjadi lebih baik lagi. Semoga skripsi ini bermanfaat khususnya kepada penulis sendiri dan bagi yang membacanya.
Jakarta, 23 Juli 2010
Rindu Asmara 103093029722
HALAMAN SAMPUL ………. ii
LEMBAR PENGESAHAN ….………. iii
LEMBAR PENGESAHAN UJIAN ………. iv
1.4 Tujuan dan Manfaat Penelitian ………. 4
1.5 Metodologi Penelitian ……….. 5
1.6 Sistematika Penulisan ……… 7
BAB II LANDASAN TEORI 2.1 Konsep Dasar Sistem, Informasi dan Sistem Informasi …… 9
2.1.1 Pengertian Sistem ……… 9
2.1.2 Pengertian Informasi ……… 10
2.1.3 Pengertian Sistem Informasi ……… 11
2.2 Arti dan Pengertian Persediaan ………. 13
2.2.1 Tujuan Pengawasan Persediaan ……….. 13
2.2.2 Jenis-jenis Persediaan Menurut Fungsinya …………. 14
2.2.3 Persediaan Menurut Jenis dan Posisi Barang ……….. 14
2.2.4 Fungsi-fungsi Persediaan ……… 15
2.4.2 Data Flow Diagram (DFD) ………. 22
2.4.3 Kamus Data ………. 23
2.4.4 Entity Relationship Diagram (ERD) ..………. 24
2.4.5 Normalisasi ………. 25
2.4.6 State Transaction Diagram (STD) ……….. 26
2.5 Basis Data ………. 26
2.5.1 Komponen Lingkungan Basis Data ……….. 27
2.5.2 Tipe Dari File ……… 28
2.6 Evaluasi Penelitian Sistem Terdahulu ……….. 29
2.7 Software Yang Digunakan Dalam Pengembagan Sistem …. 32 2.7.1 Personal Home Page (Php) ………. 32
2.7.2 My Structure Query Language (MySQL) ……… 32
BAB III METODOLOGI PENELITIAN 3.1 Metode Pengumpulan Data ……… 35
3.1.1 Studi Pustaka/Library Search ………... 35
3.1.2 Observasi Lapangan ……….. 35
3.1.3 Wawancara (interview) ………. 36
3.2 Metode Pengembangan Sistem ……….. 36
3.3 Kerangka Berfikir/Alur Kerja ………. 39
BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN 4.1 Survei Sistem …….……….. 41
4.1.1 Identifikasi Masalah ………. 41
4.1.2 Menentukan Masalah ………..…… 41
4.2 Analisa Sistem ……… 42
4.2.1 Uraian Sistem Yang Berjalan ……… 42
4.2.2 Permasalahan Sistem Berjalan …………...……….. 45
4.3.1 Perancangan Sistem Usulan ……….. 48
4.3.2 Perancangan Basis Data ……… 60
4.3.2.1 Kamus Data ………..……… 61
4.3.2.2 Entity Relationship Diagram (ERD) .…….. 61
4.3.2.3 Normalisasi Data ………..…… 63
4.3.2.4 Struktur Data ………..…….. 65
4.3.3 Perancangan Struktur Menu dan Aplikasi Layar ….. 70
4.3.3.1 Rancangan Struktur Menu ……….. 70
4.3.3.2 State Transaction Diagram (STD) …….…. 72
4.3.3.3 Rancangan Aplikasi Layar ………. 85
4.4 Pembuatan Sistem ……….………. 88
4.5 Implementasi Sistem ……….…………. 89
4.5.1 Spesifikasi Komputer ………..………….. 89
4.5.2 Pengujian ………..………. 90
BAB V PENUTUP 5.1 Kesimpulan ………..……… 93
5.2 Saran ………..……….. 94
DAFTAR PUSTAKA LAMPIRAN
Gambar 4.1 Diagram Alir Dokumen Sistem Berjalan ………..…... 44
Gambar 4.2 Diagram Alir Dokumen Sistem Usulan ……….... 47
Gambar 4.3 Diagram Konteks Sistem Usulan ………...…….. 49
Gambar 4.4 Diagram Zero Sistem Usulan ……….. 51
Gambar 4.5 Diagram Detail Proses 1.0 Isi BPB ………..………..…... 54
Gambar 4.6 Diagram Detail Proses 2.0 Input Supplier ………..……..…… 55
Gambar 4.7 Diagram Detail Proses 3.0 Buat PO …………..………..……. 56
Gambar 4.8 Diagram Detail Proses 4.0 Buat Retur ……….……..……….. 57
Gambar 4.9 Diagram Detail Proses 5.0 Buat PB …………..……..………. 58
Gambar 4.10 Diagram Detail Proses 6.0 Buat KB ……….………… 58
Gambar 4.11 Diagram Detail Proses 7.0 Update Data Barang ………. 59
Gambar 4.12 Diagram Detail Proses 8.0 Laporan ………. 60
Gambar 4.13 Rancangan ERD ……… 62
Gambar 4.14 Bentuk Tidak Normal (Unnormalized) ……… 63
Gambar 4.15 Bentuk Normal Pertama (1NF) ……… 63
Gambar 4.16 Bentuk Normal Kedua (2NF) ……….……….. 64
Gambar 4.27 STD Penerimaan Barang ……….… 78
Gambar 4.28 STD Pengeluaran Barang ………..…………... 79
Gambar 4.33 STD Laporan PO ………..………..…….. 82
Gambar 4.34 STD Laporan Retur ………..……… 82
Gambar 4.35 STD Laporan Penerimaan Barang …………..……...………. 83
Gambar 4.36 STD Laporan Pengeluaran Barang ……..………...………… 83
Gambar 4.37 STD Utility ………...………… 84
Gambar 4.38 STD Data User ……….… 84
Gambar 4.39 STD Ganti Password ……….…...……… 85
Gambar 4.40 Rancangan Layar Menu Login ………...………… 86
Gambar 4.41 Rancangan Layar Menu Utama ……….………… 86
Gambar 4.42 Rancangan Layar Laporan Data Barang ……….. 87
Gambar 4.43 Rancangan Layar laporan Data Supplier …….……...…….. 87
Gambar 4.44 Rancangan Layar Data User ………...…...…………. 88
Gambar 4.45 Rancangan Layar Ganti Password ………...…...……… 88
Tabel 4.3 Tabel barang ………....………. 66
Tabel 4.4 Tabel bpb ..………....… ..………. 66
Tabel 4.5 Tabel detil_bpb ..………. ..……… 67
Tabel 4.6 Tabel po ..………. …. ..……….……... 67
Tabel 4.7 Tabel detil_po …. ..………... …. ..……….……… 68
Tabel 4.8 Tabel retur …. ..… ………... ………... 68
Tabel 4.9 Tabel detil_retur ………... …….……... 68
Tabel 4.10 Tabel pb ………... ………... 69
Tabel 4.11 Tabel detil_pb ………... ………... 69
Tabel 4.12 Tabel kb ………... ………... 70
Tabel 4.13 Tabel detil_kb ………... ...…………... 70
Tabel 4.14 Hasil Pengujian ………... ……...……... 91
Kamus Data …... ………...…... xviii
Entity Relationship Diagram (ERD) …... xix
Simbol dokumen Menunjukkan dokumen input dan output baik proses manual, mekanik atau komputer
Simbol kegiatan manual Menunjukkan pekerjaan/kegiatan dilakukan secara manual
Simbol proses Menunjukkan kegiatan proses dari operasi program komputer
Simbol hardisk Menunjukkan input/output menggunakan harddisk
Simbol garis alir Menunjukkan arus dari proses
Simbol decission Menunjukkan pengambilan keputusan yang digunakan untuk
suatu kondisi didalam sistem
Simbol titik terminal Digunakan untuk menunjukkan awal dan akhir dari suatu proses
Simbol penghubung Menunjukkan penghubung ke halaman yang masih sama atau halaman lain
Entity Luar, dapat berupa orang/unit terkait yang berinteraksi dengan sistem tetapi diluar sistem
Orang, unit yang mempergunakan atau melakukan transformasi data, Komponen fisik tidak diidentiikasikan
Aliran Data Aliran data dengan arah khusus dari sumber ke tujuan
Aliran Data
Data Store
Penyimpanan data atau tempat data direfer oleh proses
Data Store Entity
Luar Entity Luar
Proses Proses
1 = Terdiri dari, mendefinisikan, diuraikan menjadi, artinya
2 + Dan
3 ( ) Opsional (boleh ada atau boleh tidak)
4 { } Pengulangan data
5 [ ] Memilih salah satu dari sejumlah alternative, seleksi
6 ** Komentar
7 @ Identifikasi attribut kunci
8 ! Pemisah sejumlah alternative pilihan antara simbol [ ]
Suatu objek yang dapat diidentifikasi dalam lingkungan pemakai
Menunjukkan adanya hubungan diantara sejumlah entitas yang berbeda
Berfungsi mendeskripsikan karakter entitas (atribut yang berfungsi sebagai key diberi aris bawah)
Sebagai penghubung anatara relasi dengan entitas, relasi dan entitas dengan atribut
Entitas
Relasi
Atribut
1.1 Latar Belakang
Di dalam dunia usaha dan dunia kerja, informasi merupakan bagian penting dan sangat berharga. Informasi yang akurat dan tepat waktu akan membantu para pemimpin perusahaan yang bersangkutan di dalam mengambil keputusan dan menentukan langkah-langkah yang harus dilakukan untuk mempertahankan dan mengembangkan organisasi dan usahanya (Sutanta, 1996 : 1).
Keberhasilan suatu sistem informasi di suatu perusahaan sangat dipengaruhi oleh sistem basis data yang dipakai oleh perusahaan tersebut. Semakin lengkap, akurat dan mudah untuk menampilkan kembali data-data di dalam sistem basis data maka semakin tinggi pula kualitas sistem informasi di perusahan tersebut.
pemesanan kembali dan sebaliknya barang telah kosong/habis belum dilakukan pemesanan.
Agar semua kegiatan dapat berjalan dengan sesuai maka perlu dilakukan dengan cara yang profesional antar bagian-bagian yang terkait dan diperlukannya adanya suatu sistem informasi yang dapat mengelola data-data barang yang ada sehingga menghasilkan informasi yang cepat dan akurat. Untuk itu diperlukan suatu program aplikasi database, penyedia data terkomputerisasi yang mampu memberikan informasi dalam waktu yang singkat dan mudah dibaca.
Dari uraian singkat diatas penulis memutuskan untuk melakukan penelitian yang berkaitan dengan sistem persediaan barang pada PT. Tridaya Sentra Elektrindo serta mencoba memberikan suatu alternatif solusi untuk menangani permasalahan yang ada dengan memberikan usulan rancangan sistem informasi persediaan barang yang penulis susun dalam tugas akhir ini yang berjudul “PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI PERSEDIAAN BARANG (Studi Kasus : PT. Tridaya Sentra Elektrindo) ”.
2.1 Perumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang permasalahan yang telah dikemukakan di atas, maka pokok-pokok masalah yang akan diteliti dalam penulisan ini dapat dirumuskan sebagai berikut :
2. Bagaimana merancang sistem informasi untuk dapat mencetak laporan yang diperlukan seperti laporan stok barang perminggu ataupun perbulan?
3. Bagaimana merancang sistem informasi untuk mengintegrasikan bagian gudang dengan bagian-bagian yang terkait lainnya?
4. Bagaimana merancang sistem informasi untuk membuat tanda peringatan atau warning, jika barang tersebut hampir mendekati limit stok?
3.1 Batasan Masalah
Dalam penulisan tugas akhir ini penulis membatasi lingkup permasalahan pada persediaan barang yang terkait dengan :
1. Pengolahan data stok barang yang ada dipusat, terkait dengan proses pengolahan data barang
2. Merancang sistem informasi untuk mengetahui stok akhir dari persediaan barang serta membuat laporan stok barang perhari, ataupun perbulan
3. Membuat aplikasi dengan menggunakan software Php dengan database menggunakan MySQL.
4.1 Tujuan dan Manfaat Penelitian
4.1.1 Tujuan Penelitian
Tujuan dari penelitian sistem informasi persediaan barang pada PT. Tridaya Sentra Elektrindo ialah :
a. Merancang suatu sistem informasi untuk menentukan stok barang pada gudang yang terupdate dan memudahkan dalam proses penyimpanan data barang
b. Merancang sistem informasi untuk dapat mencetak laporan yang diperlukan seperti laporan stok barang perhari ataupun perbulannya.
4.1.2 Manfaat Penelitian
Adapun manfaat yang diperoleh dari penulisan ini antara lain sebagai berikut :
a. Bagi Penulis
1) Mengetahui proses kerja persediaan barang dalam suatu organisasi (PT. Tridaya Sentra Elektrindo).
2) Mengaplikasikan teori pengembangan sistem yang didapat dibangku kuliah untuk diterapkan dikehidupan nyata ataupun dilapangan.
b. Bagi User (Perusahaan)
2) Meningkatkan produktivitas dan effesiensi kerja
c. Bagi Universitas
Untuk referensi bahan penelitian selanjutnya di bidang sistem informasi.
5.1 Metodologi Penelitian
Metode yang digunakan dalam penyusunan tugas akhir ini adalah :
5.1.1 Metode Pengumpulan Data
Metode pengumpulan data yaitu mendapatkan data dengan cara : a. Observasi
Menurut (Jogiyanto, 2001 : 623) Observasi merupakan salah satu teknik pengumpulan data dengan melakukan pengamatan langsung suatu kegiatan yang sedang dilakukan. Pada saat melakukan observasi, analis sistem dapat ikut serta berpartisipasi atau hanya mengamati saja orang-orang yang sedang melakukan suatu kegiatan tertentu yang diobservasi. b. Wawancara
c. Studi Kepustakaan
Studi kepustakaan merupakan pengumpulan data-data dengan cara mempelajari berbagai bentuk bahan-bahan tertulis seperti buku-buku penunjang kajian, majalah, catatan-catatan maupun referensi lain yang bersifat tertulis.
5.1.2 Metode Pengembangan Sistem
Dalam penyusunan tugas akhir ini, penulis menggunakan metode pengembangan sistem atau yang lebih dikenal dengan System
Development Life Cycle (SDLC) melalui pendekatan terstruktur.
6.1 Sistematika Penulisan
Dalam sub bab ini diberikan gambaran mengenai penyusunan tugas akhir ini. Penulisan ini dibagi menjadi beberapa bab yang secara ringkas dapat dijabarkan sebagai berikut :
BAB I PENDAHULUAN
Bab ini berisi pendahuluan yang terdiri dari latar belakang, perumusan masalah, batasan masalah, tujuan dan manfaat penulisan, metode penelitian serta sistematika penulisan.
BAB II LANDASAN TEORI
Dalam bab ini diuraikan mengenai dasar teori-teori yang diperlukan dan yang mendukung dalam penyusunan dan penulisan skripsi ini. Diantaranya penjelasan mengenai konsep dasar sistem informasi, arti dan peranan persediaan barang, serta teori-teori tentang pengembangan sistem.
BAB III METODOLOGI PENELITIAN
Dalam bab ini dipaparkan tentang metode yang penulis pakai dalam pencarian data maupun metode untuk pengembangan sistem yang dilakukan pada penelitian ini.
BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN
BAB V PENUTUP
2.1 Konsep Dasar Sistem, Informasi dan Sistem Informasi
2.1.1 Pengertian Sistem
Pada dasarnya, sistem adalah sekumpulan elemen yang saling terkait atau terpadu yang dimaksudkan untuk mencapai suatu tujuan. Jika sebuah sistem terdapat elemen yang tidak memberikan manfaat dalam mencapai tujuan yang sama, maka elemen tersebut dapat dipastikan bukanlah bagian dari sistem (Kadir, 2003 : 54).
Menurut (Jogiyanto, 2005 : 34) sistem dapat didefinisikan dengan pendekatan prosedur dan pendekatan komponen.
1. Pendekatan prosedur, sistem dapat diartikan sebagai kumpulan dari prosedur-prosedur yang mempunyai tujuan tertentu.
Contohnya : sistem akuntansi yang didefinisikan sebagai kumpulan dari prosedur-prosedur penerimaan kas, pengeluaran kas, penjualan, pembelian dan buku besar.
2. Pendekatan komponen, sistem merupakan kumpulan dari komponen yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya membentuk satu kesatuan untuk mencapai tujuan tertentu.
2.1.2 Pengertian Informasi
Menurut (Kadir, 2003 : 31), informasi adalah data yang telah diolah menjadi sebuah bentuk yang berarti bagi penerimanya dan bermanfaat dalam pengambilan keputusan saat ini atau saat mendatang.
Informasi (Jogiyanto, 2005 : 36) adalah data yang diolah menjadi bentuk yang berguna bagi para pemakainya. Untuk dapat berguna, maka informasi harus didukung oleh tiga pilar sebagai berikut :
1. Relevan (relevance)
Suatu informasi harus mempunyai manfaat bagi pemakainya karena relevansi informasi untuk tiap-tiap orang antara satu dengan yang lainnya berbeda-beda.
2. Tepat Waktu (timeliness)
Informasi yang datang pada penerima tidak boleh terlambat, karena informasi yang sudah usang atau telat tidak mempunyai nilai lagi.
3. Akurat (accurate)
Keluaran yang tidak didukung oleh ketiga pilar diatas tidak dapat dikatakan sebagai informasi yang berguna, tetapi merupakan sampah (garbage).
Gambar 2.1 Pilar-Pilar Informasi Yang Berguna (Jogiyanto, 2005 : 38)
2.1.3 Pengertian Sistem Informasi
Menurut (Jogiyanto, 2005 : 33) sistem informasi merupakan suatu sistem yang tujuannya menghasilkan informasi.
Sistem informasi terdiri dari komponen-komponen yang disebut dengan istilah blok bangunan (building block), yang terdiri dari (Sutabri, 2004 : 36) :
1. Blok Masukan (input block)
Input mewakili data yang masuk ke dalam sistem informasi.
2. Blok Model (model block)
Blok ini terdiri dari kombinasi prosedur, logika dan model matematik yang akan memanipulasi data input dan data yang tersimpan di basis data dengan cara yang sudah tertentu untuk menghasilkan keluaran yang diinginkan.
3. Blok Keluaran (output block)
Produk dari sistem informasi adalah keluaran yang merupakan informasi yang berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen serta semua pemakai sistem.
4. Blok Teknologi (technology block)
Teknologi merupakan tool box dalam sistem informasi. Teknologi digunakan untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan dan mengakses data, menghasilkan dan mengirimkan keluaran dan membantu pengendalian dari sistem secara keseluruhan.
5. Blok Basis Data (database block)
6. Blok Kendali (control block)
Komponen kendali digunakan untuk menjamin bahwa informasi yang dihasilkan oleh sistem informasi merupakan informasi yang akurat.
2.2 Arti dan Peranan Persediaan
Persediaan adalah barang-barang yang di miliki perusahaan untuk dijual kembali atau digunakan dalam kegiatan operasional perusahaan. Persediaan umumnya meliputi jenis barang yang cukup banyak dan merupakan bagian yang cukup berarti dari seluruh aktiva perusahaan. Disamping itu, transaksi yang berhubungan dengan persediaan merupakan aktivitas yang paling sering terjadi (Soemarso, 1999 : 411)
Kekurangan atau kelebihan persediaan merupakan gejala yang kurang baik. Kekurangan persediaan barang dapat berakibat larinya pelanggan, sedangkan kelebihan persediaan barang dapat berakibat pemborosan atau tidak efisien. Oleh karena itu, diperlukan suatu manajemen persediaan yang baik agar jumlah persediaan yang ada dapat menjamin kelancaran proses produksi (Rangkuti, 2004 : 11).
2.2.1 Tujuan Pengawasan Persediaan
Menurut Rangkuti (2004 : 7) tujuan pengawasan persediaan terdiri dari :
3. Menghindari pembelian kecil-kecilan 4. Pemesanan lebih ekonomis
2.2.2 Jenis-jenis Persediaan Menurut Fungsinya
Menurut Rangkuti (2004 : 7) jenis-jenis persediaan menurut fungsinya terdiri dari :
1. Batch Stock/Lot Size Inventory
Persediaan yang diadakan karena kita membeli atau membuat bahan-bahan atau barang-barang dalam jumlah yang lebih besar daripada jumlah yang dibutuhkan.
2. Fluctuation Stock
Persediaan yang diadakan untuk menghadapi fluktuasi permintaan konsumen yang tidak dapat diramalkan.
3. Anticipation Stock
Persediaan yang diadakan untuk menghadapi fluktuasi permintaan yang dapat diramalkan, berdasarkan pola musiman yang terdapat dalam satu tahun dan untuk menghadapi penggunaan, penjualan atau permintaan yang meningkat.
2.2.3 Persediaan Menurut Jenis dan Posisi Barang
1. Persediaan bahan mentah (raw material) yaitu persediaan barang-barang berwujud seperti besi, kayu serta komponen-komponen lain yang digunakan dalam proses produksi.
2. Persediaan komponen-komponen rakitan (purchased parts/ components), yaitu persediaan barang-barang yang terdiri dari komponen-komponen yang diperoleh dari perusahaan lain yang secara langsung dapat dirakit menjadi suatu produk.
3. Persediaan bahan pembantu/perlengkapan (supplies), yaitu persediaan barang-barang yang diperlukan dalam proses produksi, tetapi bukan merupakan bagian atau komponen barang jadi.
4. Persediaan barang dalam proses (working process), yaitu persediaan barang-barang yang merupakan keluaran dari tiap-tiap bagian dalam proses produksi atau yang telah diolah menjadi suatu bentuk, tetapi masih perlu diproses lebih lanjut menjadi barang jadi.
5. Persediaan barang jadi (finished goods), yaitu persediaan barang-barang yang telah selesai diproses atau diolah dalam pabrik dan siap dijual atau dikirim kepada pelanggan.
2.2.4 Fungsi-fungsi Persediaan
Persediaan dapat memiliki berbagai fungsi penting menambah
Selain fungsi dasar persediaan, ada beberapa fungsi persediaan yang lainnya yakni :
1. Fungsi Decoupling
Adalah persediaan yang memungkinkan perusahaan dapat memenuhi permintaan pelanggan tanpa tergantung pada
supplier.
2. Fungsi Economic Lot Sizing
Persediaan lot size ini perlu mempertimbangkan penghematan atau potongan pembelian, biaya pengangkutan per unit menjadi lebih murah dan sebagainya. Hal ini disebabkan perusahaan melakukan pembelian dalam kuantitas yang lebih besar dibandingkan biaya-biaya yang timbul karena besarnya persediaan (biaya sewa gudang, investasi, resiko dan sebagainya).
3. Fungsi Antisipasi
2.2.5 Macam-macam Biaya Persediaan
Untuk mengambil keputusan penentuan besarnya jumlah persediaan, biaya-biaya variabel berikut ini harus dipertimbangkan (Rangkuti, 2004 : 16) :
1. Biaya penyimpanan (holding costs atau carrying costs), yaitu terdiri atas biaya-biaya yang bervariasi secara langsung dengan kuantitas persediaan. Biaya-biaya yang termasuk sebagai biaya penyimpanan adalah :
a. Biaya fasilitas-fasilitas penyimpanan (termasuk penerangan, pendinginan ruangan dan sebagainya).
b. Biaya modal (opportunity cost of capital), yaitu alternatif pendapatan atas dana yang di investasikan dalam persediaan.
c. Biaya keusangan d. Biaya perhitungan fisik e. Biaya asuransi persediaan f. Biaya pajak persediaan
g. Biaya pencuriaan, pengrusakan atau perampokan. h. Biaya penanganan persediaan.
2. Biaya pemesanan atau pembelian (ordering costs atau procurement costs). Biaya-biaya ini meliputi :
c. Biaya telepon
d. Pengeluaran surat menyurat
e. Biaya pengepakan dan penimbangan f. Biaya pemeriksaan (inspeksi) penerimaan g. Biaya pengiriman ke gudang
h. Biaya utang lancar.
3. Biaya penyiapan (manufacturing) atau set-up cost. Hal ini terjadi apabila bahan-bahan tidak dibeli, tetapi diproduksi sendiri “dalam pabrik” perusahaan, perusahaan menghadapi biaya penyiapan (set-up costs) untuk memproduksi komponen tertentu. Biaya-biaya ini terdiri dari :
a. Biaya-biaya mesin menganggur b. Biaya persiapan tenaga kerja langsung c. Biaya penjadwalan
d. Biaya ekspedisi
4. Biaya kehabisan atau kekurangan bahan (shortage costs) adalah biaya yang timbul apabila persediaan tidak mencukupi adanya permintaan bahan. Biaya-biaya yang termasuk biaya kekurangan adalah sebagai berikut :
e. Selisih harga
f. Terganggunya operasi
g. Tambahan pengeluaran kegiatan manajerial.
2.3 Pengembangan Sistem
Pengembangan sistem dapat berarti menyusun suatu sistem yang baru untuk menggantikan sistem yang lama secara keseluruhan atau memperbaiki sistem yang telah ada (Sutabri, 2004 : 50).
Proses pengembangan sistem informasi, mulai dari konsep sampai dengan implementasinya disebut dengan istilah siklus hidup pengembangan sistem atau secara umum disebut System Development Life Cycle (SDLC). Siklus hidup pengembangan sistem merupakan suatu bentuk yang digunakan untuk menggambarkan tahapan utama dan langkah-langkah pada tahapan tersebut dalam proses pengembangan sistem.
Menurut (Jogiyanto, 2001 : 42) siklus hidup pengembangan sistem sebenarnya sudah ada sejak tahun 1970 yang diusulkan oleh beberapa penulis, yang pada intinya siklus pengembangan sistem terdiri dari beberapa tahapan seperti analisis sistem, desain sistem dan implementasi sistem.
Tahapan utama dalam proses pengembangan sistem informasi adalah sebagai berikut (Sutabri, 2004 : 63) :
2.3.1 Survei Sistem
pendefinisiaan awal terhadap kebutuhan detail atau target yang harus dicapai dari pembuatan sistem tersebut, penyusunan proposal dan penentuan metodologi. Tahap ini bertujuan untuk mengidentifikasi dan menentukan masalah, menetapkan ruang lingkup sistem dan rencana untuk study kelayakan guna memberikan gambaran mengenai bagaimana memperbaiki masalah yang ada tersebut.
2.3.2 Analisa Sistem
Tahap analisa merupakan tahap yang kritis dan sangat penting, karena kesalahan di dalam tahap ini akan menyebabkan juga kesalahan ditahap selanjutnya. Proses analisis sistem dalam pengembangan sistem informasi merupakan suatu prosedur yang dilakukan untuk pemeriksaan masalah dan penyusunan alternatif pemecahan masalah yang timbul serta membuat spesifikasi sistem yang baru atau sistem yang akan diusulkan dan dimodifikasi.
2.3.3 Desain Sistem
Untuk mencapai keinginan yang dimaksud maka perlu dilakukan suatu rancangan sistem. Tahap rancangan sistem ini merupakan prosedur untuk mengkonversi spesifikasi logis kedalam sebuah desain yang dapat diimplementasikan pada sistem komputer oganisasi. Rancangan sistem adalah penentuan proses dan data yang diperlukan oleh sistem baru. Jika sistem itu berbasis komputer, rancangan dapat menyertakan spesifikasi jenis peralatan yang akan digunakan.
2.3.4 Pembuatan Sistem
Berdasarkan desain yang telah dibuat, maka selanjutnya pada tahap ini akan dibuat konstruksi atau development sistem. Dimana pada tahap ini dilakukan pembuatan source code dari sistem yang dibangun. Dari semua tahapan yang ada, tahap pembuatan inilah yang paling banyak melibatkan sumber daya terbesar, terutama dalam hal SDM, biaya dan waktu. Akhir dari tahap pembuatan ini biasanya berupa uji coba sistem.
2.3.5 Implementasi Sistem
tujuan dari tahap implementasi ini adalah untuk melaksanakan uji coba atas konsep pengembangan sistem yang telah disusun.
2.4 Alat dan Teknik Pengembangan Sistem
Untuk dapat melakukan langkah-langkah sesuai dengan yang diberikan oleh metodologi pengembangan sistem yang terstruktur, maka dibutuhkan alat dan teknik untuk melaksanakannya. Beberapa alat yang digunakan antara lain :
2.4.1 Flowchart (Bagan Alir)
Menurut (Jogiyanto, 2001 : 795) Flowchart adalah bagan (chart) yang menunjukkan alir (flow) di dalam program atau prosedur sistem secara logika. Sistem flowchart digunakan untuk menunjukkan arus pekerjaan secara keseluruhan dari sistem, serta menunjukkan apa yang akan dikerjakan di sistem.
2.4.2 Data Flow Diagram (DFD)
Menurut (Kristanto, 2003 : 55) Data Flow Diagram (DFD) adalah suatu model logika data atau proses yang dibuat untuk menggambarkan dari mana asal data dan kemana tujuan data yang keluar dari sistem, dimana data disimpan, proses apa yang menghasilkan data tersebut dan interaksi antara data yang tersimpan dan proses yang dikenakan pada data tersebut.
Ada dua teknik dasar DFD yang umum dipakai yaitu Gane and Sarson dan Yourdon and De Marco (Kristanto, 2003 : 55).
Langkah-langkah didalam membuat data flow diagram dibagi menjadi 3 tahap atau tingkat konstruksi DFD, yaitu sebagai berikut : 1. Diagram Konteks
Diagram ini dibuat untuk menggambarkan sumber serta tujuan data yang akan diproses dengan kata lain diagram tersebut digunakan untuk menggambarkan sistem secara umum/global dari keseluruhan sistem yang ada.
2. Diagram Nol
Diagram ini dibuat untuk menggambarkan tahapan proses yang ada didalam diagram konteks, yang penjabarannya lebih terinci 3. Diagram Detail
Dibuat untuk menggambarkan arus data secara lebih detail lagi tahapan proses yang ada di dalam diagram nol.
2.4.3 Kamus Data
keluaran, dan penyimpanan. Dengan menggunakan kamus data seorang analis sistem dapat mendefinisikan data yang mengalir didalamnya dengan lengkap.
2.4.4 Entity Relationship Diagram (ERD)
Entity Relationship Diagram (ERD) adalah model data yang
menggunakan beberapa notasi untuk menggambarkan data dalam konteks entitas dan hubungan yang dideskripsikan oleh data tersebut (Whitten et al. 2004). ERD pertama kali dideskripsikan oleh Peter Chen yang dibuat sebagai bagian dari perangkat lunak CASE.
Derajat hubungan antar entitas dapat di katagorikan dalam tiga jenis, yaitu :
1. Derajat hubungan 1 : 1 (One to one)
Derajat hubungan antar entitas 1 : 1 terjadi bila entitas A hanya boleh berpasangan dengan satu anggota dari entitas B. Demikian pula sebaliknya.
2. Derajat hubungan 1 : m (One to many) atau m :1 (Many to one) Derajat hubungan ini terjadi bila tiap anggota entitas A boleh berpasangan dengan lebih dari satu anggota entitas B. Sebaliknya setiap anggota entitas B hanya boleh berpasangan dengan satu anggota entitas A.
3. Derajat hubungan m : n (Many to many)
2.4.5 Normalisasi
Menurut Kroenke pada Abdul Kadir (1999) Normalisasi adalah proses untuk mengubah suatu relasi yang memiliki masalah tertentu kedalam dua buah relasi atau lebih yang tidak memiliki masalah tersebut. Berikut adalah teknik normalisasi, diantaranya:
1. Bentuk Normal Pertama (1NF)
Tabel yang belum ternormalisasi adalah tabel yang memiliki atribut yag berulang, atau definisi bentuk normal pertama adalah suatu relasi dikatakan dalam bentuk normal pertama jika dan hanya jika setiap atribut bernilai tunggal untuk setiap baris.
Definisi lain 1NF adalah suatu hubungan yang tidak berisi pengulangan-pengulangan.
2. Bentuk Normal Kedua (2NF)
Bentuk nomal kedua di definisikan berdasarkan dependensi fungsional. Suatu relasi berada dalam bentuk normal kedua jika dan hanya jika:
a. Berada pada bentuk normal pertama.
b. Semua atribut bukan kunci memiliki dependensi sepenuhnya terhadap kunci primer.
3. Bentuk Normal Ketiga (3NF)
b. Setiap atribut bukan kunci tidak memiliki dependensi transitif terhadap kunci primer.
2.4.6 State Transaction Diagram (STD)
Menurut Pressman (2001 : 375) STD menggambarkan kebiasaan dari suatu sistem dengan menggambarkan kondisi dan kejadian yang menyebabkan perubahan suatu kondisi. Selain itu, dapat dikatakan STD menunjukan aksi apa yang diambil sebagai akibat dari suatu kejadian.
Ada dua macam simbol yang menggambarkan proses dalam STD, yaitu :
1. Gambar persegi panjang yang menunjukan kondisi (state) dari sistem
2. Gambar panah yang menunjukan transisi antar state. Tiap panah diberi label dengan ekspresi aturan. Label yang diatas menunjukan kejadian yang menyebabkan transisi terjadi. Label yang di bawah menunjukan aksi yang akan terjadi akibat dari kejadian tadi.
2.5 Basis Data
Untuk mengolah basis data diperlukan perangkat lunak yang disebut DBMS. DBMS adalah perangkat lunak sistem yang memungkinkan para pemakai membuat, memelihara, mengontrol dan mengakses basis data dengan cara yang praktis dan efesien. DBMS dapat digunakan untuk mengakomodasikan berbagai macam pemakai yang memiliki kebutuhan akses yang berbeda-beda.
2.5.1 Komponen Lingkungan Basis Data
Komponen-komponen yang menyusun lingkungan DBMS terdiri dari: 1. Perangkat Keras
Perangkat keras digunakan untuk menjalankan DBMS beserta aplikasi-aplikasinya. Perangkat keras berupa komputer dan
periferal pendukungnya. Komputer dapat berupa PC,
minikomputer, mainframe, dll. 2. Perangkat Lunak
Komponen perangkat lunak mencakup DBMS, program aplikasi, serta perangkat lunak pendukung untuk komputer dan jaringan. Program aplikasi dapat dibangun dengan menggunakan bahasa pemograman seperti C++, Pascal, Delphi atau Visual Basic.
3. Data
4. Prosedur
Prosedur adalah petunjuk tertulis yang berisi cara merancang hingga menggunakan basis data, seperti bagaimana masuk ke dalam DBMS, memulai dan menghentikan DBMS, bagaimana membuat data backup dari basis data.
5. Orang
Komponen terakhir adalah orang yang terlibat dengan sistem, termasuk di dalamnya adalah Database Administrator (DBA), perancangan basis data, pengembang aplikasi dan pemakai akhir.
2.5.2 Tipe Dari File
Database dibentuk dari kumpulan file. File di dalam pemrosesan aplikasi dapat dikategorikan ke dalam beberapa tipe, diantaranya (Jogiyanto, 2001 : 218) :
1. File Induk (master file)
a. File induk acuan (reference master file) : file induk yang recordnya relatif statis, jarang berubah nilainya. Misalnya
file daftar gaji, file mata pelajaran.
b. File induk dinamik (dynamic master file) : file induk yang nilai dari record-recordnya sering berubah atau sering dimuktakhirkan (update) sebagai hasil dari suatu transaksi. Misalnya file induk data barang, yang setiap saat harus di
2. File Transaksi (transaction file)
File ini bisa disebut file input. File ini digunakan untuk merekam data hasil dari transaksi yang terjadi. Misalnya file
penjualan yang berisi data hasil transaksi penjualan. 3. File Laporan (report file)
File ini bisa disebut output, yaitu file yang berisi informasi yang akan ditampilkan.
4. File Sejarah (history file)
File ini bisa disebut file arsip (archival file), merupakan file yang berisi data masa lalu yang sudah tidak aktif lagi, tetapi masih disimpan sebagai arsip.
2.6 Evaluasi Penelitian Sistem Terdahulu
2.6.1 Pendahuluan
2.6.2 Sistem Informasi Persediaan Barang
Hendra Novianto (2004) dengan judul “Rancangan Sistem Informasi Persediaan Barang Pada Koperasi Serba Usaha Guru dan Karyawan SLTPN 19”. Tujuan yang dibuat dari sistem ini adalah untuk mengubah sistem menjadi terkomputerisasi untuk meminimalisir terjadinya kesalahan sistem. Dan juga dapat menyajikan laporan dalam berbagai format dengan mudah, cepat dan akurat. Metode yang dipakai yaitu metode pengumpulan data dan pemrograman terstruktur.
Adapun kelemahan dari penelitian ini adalah :
1. Belum terintegrasinya bagian yang terkait menyebabkan proses persediaan terhambat.
2. Masih minimnya tools yang disediakan pada sistem tersebut. 3. Tidak adanya buffer stock pada sistem tersebut.
4. Tidak adanya aplikasi kemanan yang dibuat seperti user name
dan password security untuk mengakses sistem tersebut.
Kiki Zakiah (2005) dengan judul “Analisa dan Perancangan Sistem Informasi Inventory PT. Dharma Kridatama”. Tujuan dari perancangan sistem ini adalah merancang serta membuat kerangka sistem dan aplikasi yang berhubungan dengan data barang, data
dalam penelitian ini adalah metode pengumpulan data dan metode terstruktur.
Adapun kelemahan dari penelitian ini adalah :
1. Belum terintegrasinya bagian yang terkait menyebabkan proses persediaan terhambat.
2. Pengolahan laporan data tidak sistematis.
3. Antara metode pengembangan dan sistem yang dihasilkan tidak sesuai.
2.6.3 Kesimpulan
metode alternatif dari metode SDLC, sehingga disebut juga metode – metode alternatif (Alternative Methods) (Jogianto, 2005 : 433).
2.7 Software Yang Digunakan Dalam Pengembangan Sistem
2.7.1 Personal Home Page (Php)
Pertama kali PHP dibuat dan diperkenalkan oleh Rasmus Lerdorf pada tahun 1995 menggunakan nama PHP/FI. PHP/FI
(Personal Home Page / Form Interface) merupakan nama awal dari
PHP. PHP merupakan script untuk pemograman script web server-side. Dengan menggunakan Php maka maintenance suatu web menjadi lebih mudah. Proses update data dapat dilakukan dengan menggunakan aplikasi yang dibuat dengan menggunakan script PHP (Sidik, 2006 : 3). Kemampuan PHP yang paling diandalkan dan signifikan adalah dukungan kepada banyak database. Membuat halaman web yang menggunakan data dari database dengan sangat mudah dapat dilakukan. Database yang didukung oleh PHP antara lain adalah: Oracle, MySQL, Sybase, mSQL, Solid, PostgreSQL, Adabas, FilePro, Velocis, dBase, Unix dbm dan lain-lain.
2.7.2 MySQL
Language). MySQL pertama kali dirintis oleh seorang programmer database bernama Michael Widenius (Nugraho, 2005 : 1).
MySQL memiliki beberapa kelebihan dibanding database lain, diantaranya adalah :
1. MySQL adalah sebuah software database yang OpenSource, artinya program ini bersifat free atau bebas digunakan oleh siapa saja tanpa harus membeli dan membayar lisensi kepada pembuatnya.
2. MySQL merupakan sebuah database server, jadi dengan menggunakan database ini kita dapat menghubungkannya ke media internet sehingga dapat diakses dari jauh.
3. Selain menjadi server yang melayani permintaan, MySQL juga dapat melakukan query yang mengakses database pada server. Jadi MySQL dapat juga berperan sebagai Client.
4. Mampu menerima query yang bertumpuk dalam satu permintaan atau yang disebut Multi-Threading.
5. Mampu menyimpan data berkapasitas sangat besar hingga berukuran Gigabyte sekalipun.
6. Didukung oleh driver ODBC, artinya database MySQL dapat diakses menggunanakan aplikasi apa saja termasuk berupa visual seperti Delphi maupun Visul Basic.
8. Server database yang multi user, artinya database ini tidak hanya digunakan oleh sepihak orang akan tetapi merupakan database yang dapat digunakan oleh banyak pengguna.
3.1 Metode Pengumpulan Data
Untuk memperoleh data yang dibutuhkan dalam penelitian ini penulis menggunakan teknik pengumpulan data yang terdiri dari tiga tahapan meliputi studi pustaka, observasi lapangan dan wawancara.
3.1.1 Studi Pustaka/Library Search
Pada tahap ini kegiatan yang dilakukan adalah mempelajari dan meneliti berbagai sumber bacaan yang mempunyai hubungan dengan permasalahan yang dihadapi dan yang dapat digunakan sebagai dasar dalam penelitian ini, seperti buku-buku penunjang kajian, internet, catatan-catatan maupun referensi penelitian terdahulu.
3.1.2 Observasi Lapangan
Tempat : PT. Tridaya Sentra Elektrindo Waktu : Oktober 2007 – Desember 2007
3.1.3 Wawancara (interview)
Pada penelitian kegiatan ini merupakan serangkaian tanya jawab dan wawancara pada bagian-bagian yang berhubungan dengan masalah yang terkait, untuk mengetahui masalah-masalah yang menjadi kendala bagi para personil tersebut. Hasil wawancara dapat dilihat pada lampiran.
Berdasarkan obeservasi dan wawancara yang penulis lakukan, penulis mendapatkan informasi mengenai :
1. Gambaran umum PT. Tridaya Sentra Elektrindo
Menguraikan tentang profil perusahan seperti latar belakang, struktur organisasi, tugas dan tanggung jawab masing-masing pegawai.
2. Sistem yang berjalan di bagian-bagian terkait
Memuat tentang sistem dan prosedur yang bejalan pada saat ini dan permasalahan-permasalahan yang berhubungan dengan pengolahan data, pencatatan dan laporan persediaan.
3.2 Metode Pengembangan Sistem
menurut Sutabri (2004 : 63) yaitu : tahap survei sistem, analisa sistem, desain sistem, pembuatan sistem dan implementasi sistem.
Alasan penulis memilih metode SDLC, karena kemudahan dalam proses penelitian, setiap tahap dari penelitian dapat terkontrol secara sistematis, tahapan -tahapan pengembangan sistem dapat disesuaikan dengan kebutuhan.
Tahapan - tahapan SDLC untuk penelitian sistem informasi persediaan barang ini adalah sebagai berikut :
1. Survei Sistem
Tahap ini bertujuan untuk mengidentifikasi dan menentukan masalah, menetapkan ruang lingkup sistem dan rencana untuk study
kelayakan guna memberikan gambaran mengenai bagaimana memperbaiki masalah yang ada pada PT. Tridaya Sentra Elektrindo.
2. Analisa Sistem
Pada tahap analisa, penulis menganalisa prosedur dan masalah pada sistem yang sedang berjalan untuk kemudian memberikan solusi pemecahan masalah dengan mengusulkan penyusunan alternatif pemecahan masalah yang timbul serta membuat spesifikasi sistem yang baru atau sistem yang akan diusulkan.
3. Desain Sistem
a. Perancangan Sistem Usulan
Dalam melakukan perancangan sistem, penulis menggunakan alat
Data Flow Diagram (DFD) untuk menggambarkan suatu sistem
yang diusulkan. Sedangkan Data Dictionary (kamus data) digunakan untuk menjelaskan data yang ada pada DFD. Kamus data mempunyai fungsi untuk membantu pelaku sistem agar memiliki dasar pengertian yang sama tentang aliran data yang masuk dan keluar, serta penyimpanannya.
b. Perancangan Basis Data
Setelah dibuat perancangan sistem kemudian penulis merancang
database-nya dengan menggunakan alat bantu Entity Relationship
Diagram (ERD) yang menggambarkan hubungan antar entitas yang
ada pada DFD. Kemudian dilakukan normalisasi dengan tujuan membentuk tabel normal untuk menghindari redudansi data pada tahap normalisasi ini dilakaukan sampai bentuk ketiga.
c. PerancanganAplikasi
Setelah perancangan database maka dilakukan perancangan input
/output dengan membuat rancangan layar tampilan. Setelah
4. Pembuatan Sistem
Pada tahap ini dilakukan transfer hasil perancangan ke coding
bahasa pemograman. Tahap ini dilakukan dengan bahasa pemograman Php sebagai aplikasinya dan MySql sebagai database-nya. Setelah itu dilakukan uji coba sistem untuk mengetahui apakah sistem informasi persediaan barang ini dapat berjalan dengan baik atau tidak.
5. Implementasi Sistem
Pada tahap ini dilakukan installasi/pemasangan sistem secara utuh untuk dipergunakan pada bagian terkait. Tahap implementasi ini bertujuan untuk memastikan bahwa personil yang terlibat dapat mengoperasikan sistem baru dan memastikan bahwa konversi sistem lama ke sistem yang baru berjalan secara baik dan benar.
3.3 Kerangka Berfikir/Alur Kerja
4.1 Survei Sistem
4.1.1 Identifikasi Masalah
PT. Tridaya Sentra Elektrindo dalam menyelesaikan tugas-tugasnya masih dilakukan secara manual, salah satunya dalam mengendalikan persediaan barang yang ada di bagian persediaan perusahaan tersebut. Bagian persediaan juga mengalami kendala dalam menentukan stok barang yang ada di gudang , sehingga tidak dapat mengetahui stok akhir dari setiap barang yang ada secara update. Hal ini menyebabkan pemesanan barang tidak konsisten, terkadang barang masih mencukupi, tetapi sudah dilakukan pemesanan kembali dan sebaliknya barang telah kosong/habis belum dilakukan pemesanan.
4.1.2 Menentukan Masalah
Berdasarkan identifikasi masalah diatas, dapat diketahui masalah-masalah apa saja yang di hadapi PT. Tridaya Sentra Elektrindo diantaranya :
1. Sulitnya mengetahui stok barang yang ada
3. Pada proses pembuatan laporan persediaan barang, bagian gudang harus mengecek dan menghitung ulang jumlah barang yang ada.
4.2 Analisa Sistem
Analisa sistem adalah penelitian atas sistem yang telah ada dengan tujuan merancang sistem yang baru atau untuk memperbaharui sistem tersebut. Langkah pertama dari seorang sistem analis adalah mempelajari sistem yang berjalan pada perusahaan dimana user bekerja beserta dengan segala permasalahannya. Dalam penulisan tugas akhir ini penulis melakukan analisa pada bagian persediaan barang sebagai berikut :
4.2.1 Uraian Sistem Yang Berjalan
1. Persediaan
2. Pembelian
Kegiatan yang dilakukan pada bagian pembelian ialah memeriksa dokumen bpb yang telah di buat oleh bagian persediaan. Membuat po untuk proses pembelian barang berdasarkan dokumen bpb. Memberikan dokumen po tersebut ke pemasok (supplier). Memeriksa barang yang dikirim oleh pemasok (supplier) apakah sesuai dengan dokumen po. Apabila ada barang yang tidak sesuai dengan po atau rusak, segera dibuatkan retur.
3. Workshop
Melakukan permintaan barang untuk memenuhi kebutuhan di workshop ke bagian gudang.
4. Pimpinan
4.2.2 Permasalahan Sistem Berjalan
Dari hasil analisa sistem yang berjalan yang telah dilakukan, penulis menguraikan beberapa kelemahan yang terdapat pada sistem yang berjalan, diantaranya adalah :
a. Kesulitan dalam mengupdate data barang karena harus terlebih dulu mencari data-data tersebut di buku induk.
b. Sistem persediaan barang digudang yang sedang berjalan masih manual belum ada aplikasi terpadu pada sistem persediaan barang c. Belum adanya laporan yang disusun secara sistematis.
Di samping kelemahan juga terdapat kelebihan dari sistem yang berjalan, diantaranya adalah :
a. Tidak memerlukan biaya yang mahal untuk pembelian dan perawatan perangkat lunak maupun perangkat keras.
b. Tidak memerlukan biaya untuk pembelian program aplikasi.
c. Terdapat kontrol sistem karena setiap langkah dalam sistem persediaan bahan baku disesuaikan dengan prosedur yang ada
4.2.3 Analisa Masalah Sistem Berjalan
Berdasarkan hasil analisa terhadap sistem informasi persediaan barang yang sedang berjalan di PT. Tridaya Sentra Elektrindo, ada beberapa masalah yang dihadapi diantaranya :
b. Sulitnya dalam pencarian data barang, karena mencari data dari sekian banyak data yang ada dalam buku induk.
c. Pada proses pembuatan laporan persediaan barang, bagian persediaan harus mengecek dan menghitung ulang jumlah barang yang ada.
4.2.4 Alternatif Pemecahan Masalah
Atas dasar hasil analisa maka di perlukan suatu alternatif atau solusi pemecahan masalah untuk mengatasi kelemahan – kelemahan dan kendala yang di hadapi diatas. Adapun alternatif pemecahan masalahnya adalah :
a. Dengan memberikan sistem aplikasi persediaan barang yang terintegrasi dengan bagian pembelian (purchasing) dan persediaan. b. Di buatkan suatu fitur dalam program yang memudahkan dalam
pendataan barang, supplier, permintaan barang, po, penerimaan barang, pengeluaran barang dan bisa terhubung langsung ke
database untuk memudahkan pembuatan laporan.
c. Dibuatkan suatu program untuk digunakan sebagai basisdata persediaan.
4.2.5 Diagram Alir Dokumen Sistem Usulan
4.2 Desain Sistem
Tahap selanjutnya ialah desain sistem atau perancangan sistem yang bertujuan untuk mencari bentuk yang optimal dari aplikasi berbasis sistem informasi persediaan yang akan dibangun, diantaranya sebagai berikut :
4.3.1 Perancangan Sistem Usulan
Dalam perancangan sistem yang diusulkan bertujuan untuk memberikan suatu gambaran umum kepada user (pengguna) tentang sistem baru yang akan diusulkan agar dapat memenuhi kebutuhan pemakai sistem yang akan datang. Tahap perancangan ini meliputi perancangan DFD dari sistem informasi persediaan barang. Berikut adalah tahapan-tahapan dalam pembuatan DFD sistem informasi persediaan barang,
4.3.2.1 Perancangan Diagram Konteks Sistem Usulan
Sistem Informasi
Data barang di gudang Data pb
Data bpb
Data kb
Data barang yang diminta Data supplier
Data pengiriman barang
Gambar 4.3 Diagram Konteks Sistem Usulan
retur. Setelah seluruh barang tersebut dicek maka diberikan ke bagian persediaan untuk dibuatkan form penerimaan barang.
No proses : 1.0 Nama proses : Isi bpb
Input : Data bpb (bon permintaan barang) Output : Data bpb (bon permintaan barang)
Keterangan : Staf bagian persediaan mengisi data bon permintaan barang
No proses : 2.0
Nama proses : Input Supplier
Input : Data supplier
Output : Data supplier
Keterangan : Staf bagian pembelian membuat data supplier No proses : 3.0
Nama proses : Buat po
Input : Data po (purchase order) Output : Data po (purchase order)
Keterangan : Staf bagian pembelian membuat data po (purchase order)
No proses : 4.0
Nama proses : Buat retur Input : Data retur Output : Data retur
No proses : 5.0 Nama proses : Buat pb
Input : Data pb (penerimaan barang) Output : Data pb (penerimaan barang)
Keterangan : Staf bagian persediaan membuat data pb (penerimaan barang)
No proses : 6.0 Nama proses : Buat kb
Input : Data kb (pengeluaran barang) Output : Data kb (pengeluaran barang)
Keterangan : Staf bagian persediaan membuat data kb (pengeluaran barang)
No proses : 7.0
Nama proses : Update data barang Input : Data update barang Output : Data update barang
Keterangan : Staf bagian persediaan mengupdate data barang
No proses : 8.0 Nama proses : Laporan
Output : Laporan barang, bpb, po, supplier, retur, pb, kb
Keterangan : Staf persediaan, pembelian membuat laporan yang akan di serahkan kepada pimpinan.
3. Diagram Detail Proses 1.0 Isi BPB
Staf
4. Diagram detail Proses 2.0 Input Supplier
5. Diagram Detail Proses 3.0 Buat PO
6. Diagram Detail Proses 4.0 Buat Retur
7. Diagram Detail Proses 5.0 Buat PB
Gambar 4.9 Diagram Detail Proses 5.0 Buat PB
8. Diagram Detail Proses 6.0 Buat KB
6.1
9. Diagram Detail Proses 7.0 Update Data Barang
10.Diagram Detail Proses 8.0 Laporan
Data retur Cetak
Laporan
Gambar 4.12 : Diagram Detail Proses 8.0 Laporan
4.3.2 Perancangan Basis Data
4.3.2.1 Kamus Data
Berikut ini adalah kamus data yang digunakan pada sistem informasi persediaan :
Tabel 4.1 Kamus Data = *tabel supplier*
supplier
{@kd_sup + nm_sup + alamat + telepon + fax} = *tabel barang*
barang {@kd_barang + kd_sup + nm_barang + satuan + harsat + stok + batas}
= *tabel bpb*
bpb {@no_bpb + periode + kd_barang + jml_butuh + keterangan}
= *tabel po *
po {@no_po + tgl_po + kd_sup + no_bpb +
kd_barang + jml_butuh + keterangan + jml_hrg} = *tabel retur *
retur {@no_retur + tgl_retur + no_po + kd_barang + jml_retur + keterangan}
= *tabel pb *
pb {@no_pb + tgl_pb + penerima + no_po + kd_barang + jml_masuk + status}
= *tabel kb * kb
{@no_kb + tgl_kb + kd_barang + jml_keluar}
4.3.2.2 Entity Relationship Diagram (ERD)
4.3.2.3 Normalisasi Data
a. Bentuk Tidak Normal (Unnormalized)
Gambar 4.14 Bentuk Tidak Normal (Unnormalized) b. Normalisasi Tahap Pertama (1NF)
c. Normalisasi Tahap Kedua (2NF)
d. Normalisasi Tahap Ketiga (3NF)
Gambar 4.17 Bentuk Normal Ketiga (3NF)
4.3.2.4 Struktur Data
Berikut adalah rincian tabel-tabel hasil normalisasi : a. Tabel supplier
Tabel 4.2 Tabel supplier
Field Tipe Panjang Keterangan kd_sup Varchar 5 kode supplier nm_sup Varchar 20 nama supplier alamat Varchar 25 alamat supplier telepon Varchar 12 telepon supplier fax Varchar 12 fax supplier
b. Tabel barang
1) Nama File : barang 2) Primary Key : kd_barang
Tabel 4.3 Tabel barang
Field Tipe Panjang Keterangan
kd_barang Varchar 5 kode barang nm_barang Varchar 20 nama barang
satuan Varchar 5 satuan
harsat Int 7 harga satuan
stok Int 5 stok barang
batas Int 5 limit barang
kd_sup Varchar 5 kode supplier
c. Tabel bpb
1) Nama File : bpb 2) Primary Key : no_bpb
Tabel 4.4 Tabel bpb
Field Tipe Panjang Keterangan
no_bpb Varchar 5 no bpb
d. Tabel detil_bpb
1) Nama File : bpb 2) Primary Key : no_bpb 3) Foreign Key : kd_barang
Tabel 4.5 Tabel detil_bpb
Field Tipe Panjang Keterangan
no_bpb Varchar 5 no bpb
kd_barang Varchar 5 kode barang
jml_butuh Int 5 jumlah butuh
keterangan Varchar 20 keterangan
e. Tabel po
1) Nama File : po 2) Primary Key : no_po
Tabel 4.6 Tabel po
Field Tipe Panjang Keterangan
no_po Varchar 5 no po
tgl_po Date tanggal po
kd_sup Varchar 5 kode supplier
no_bpb Varchar 5 no bpb
f. Tabel detil_po
Tabel 4.7 Tabel detil_po
Field Tipe Panjang Keterangan
no_po Varchar 5 no po
kd_barang Varchar 5 kode barang
jml_butuh Int 5 jumlah butuh
keterangan Varchar 20 keterangan
jml_hrg Int 9 jumlah harga
g. Tabel retur
1) Nama File : retur 2) Primary Key : no_retur
Tabel 4.8 Tabel retur
Field Tipe Panjang Keterangan
no_retur Varchar 5 no retur tgl_retur Date tanggal retur
no_po Varchar 5 no po
h. Tabel detil_retur
1) Nama File : detil_retur 2) Primary Key : no_retur 3) Foreign Key : kd_barang
Tabel 4.9 Tabel detil_retur
Field Tipe Panjang Keterangan
no_retur Varchar 5 no retur kd_barang Varchar 5 kode barang
jml_retur Int 5 jumlah retur
i. Tabel pb
1) Nama File : pb 2) Primary Key : no_pb
Tabel 4.10 Tabel pb
Field Tipe Panjang Keterangan
no_pb Varchar 5 no penerimaan barang tgl_pb Date tanggal penerimaan barang penerima Varchar 15 penerima
no_po Varchar 5 no po
j. Tabel detil pb
1) Nama File : detil_pb 2) Primary Key : no_pb 3) Foreign Key : kd_barang
Tabel 4.11 Tabel detil_pb
Field Tipe Panjang Keterangan
no_pb Varchar 5 no penerimaan barang kd_barang Varchar 5 kode barang
jml_masuk Int 5 jumlah barang yang masuk
status Varchar 20 status
k. Tabel kb
Tabel 4.12 Tabel kb
Field Tipe Panjang Keterangan
no_kb Varchar 5 no pengeluaran barang tgl_kb Date tanggal pengeluaran
barang
l. Tabel detil_kb
1) Nama File : detil_kb 2) Primary Key : no_kb 3) Foreign Key : kd_barang
Tabel 4.13 Tabel detil_kb
Field Tipe Panjang Keterangan
no_kb Varchar 5 no pengeluaran barang kd_barang Varchar 5 kode barang
jml_keluar Int 5 jumlah barang yang keluar
4.3.3 Perancangan Struktur Menu dan Aplikasi Layar
4.3.3.1 Rancangan Struktur Menu
4.3.3.2 State Transition Diagram (STD)
Diagram ini menggambarkan transisi atau perubahan
statement yang merupakan keadaan sistem yang dipicu oleh
adanya aksi yang dilakukan oleh user dan juga mendeskripsikan reaksi sistem terhadap aksi tersebut. Dengan kata lain, STD dapat mendeskripsikan cara kerja fungsi-fungsi yang dimiliki oleh setiap menu. Dengan adanya STD, rancangan akan lebih terperinci karena fungsi-fungsi setiap objek yang diperlukan telah dideskripsikan melalui STD. a. STD Aplikasi Sistem Informasi Persediaan
b. STD Master
Gambar 4. 20 STD Master c. STD Data Barang
d. STD Data Supplier
Gambar 4.22 STD Data Supplier
e. STD Transaction
f. STD BPB Kembali ke layar
utama SIPB
Klik Submenu “BPB” Kembali ke Submenu
BPB Layar Utama
SIPB Tambah
g. STD PO Kembali ke layar
utama SIPB
Klik Submenu “PO” Kembali ke Submenu
h. STD Retur Kembali ke layar
utama SIPB
Klik Submenu “Retur” Kembali ke Submenu
Retur
i. STD Penerimaan Barang
j. STD Pengeluaran Barang
k. STD Report
Gambar 4.29 STD Report
l. STD Laporan Data Barang
m. STD Laporan Data Supplier
Gambar 4.31 STD Laporan Data Supplier
n. STD Laporan BPB
o. STD Laporan PO
Gambar 4.33 STD Laporan PO p. STD Laporan Retur
q. STD Laporan Penerimaan Barang
Klik di luar menu Kembali ke layar
Utama SIPB Kembali ke Submenu Lap.
Penerimaan Barang
Gambar 4.35 STD Laporan Penerimaan Barang r. STD Laporan Pengeluaran Barang
Klik
Klik di luar menu
Kembali ke layar Utama SIPB
Kembali ke Submenu Lap. Pengeluaran Barang
s. STD Utility
Gambar 4.37 STD Utility t. STD Data User
u. STD Ganti Password
Gambar 4.39 STD Ganti Password
4.3.3.3 Rancangan Aplikasi Layar
a. Rancangan Layar Menu Login
Gambar 4.40 Menu Login b. Rancangan Layar Menu Home
Sist em Informasi Persediaan Sist em Informasi Persediaan
SISTEM INFORMASI PERSEDIAAN BARANG PT. TRIDAYA SENTRA ELEKTRINDO LOGO
Date (dd/mm/yy) Jam (00:00)
MENU
PT. TRIDAYA SENTRA ELEKTRINDO
Jl. Dr. Krt. Rajiman Widyodiningrat No. 23 Rawa Badung – Jakarta Timur
Telp : 021 – 46833571, 9256018 Fax : 021 4600316, 86607587
Logout
HOME MASTER TRANSACTION
REPORT UTILITY
c. Rancangan Layar Laporan Data Barang
Gambar 4.42 Layar Laporan Data Barang d. Rancangan Layar Laporan Data Supplier
e. Rancangan Layar Data User (Utility)
Gambar 4.44 Layar Data User f. Rancangan Layar Ganti Password
Gambar 4.45 Layar Ganti Password
4.4 Pembuatan Sistem
pemograman yang penulis gunakan untuk membangun aplikasi sistem ini adalah Php dan MySQL sebagai basisdatanya.
4.5 Implementasi Sistem
Hasil dari tahap pembuatan sistem akan diimplementasikan kepada user
(pengguna). Selain itu, pada tahap ini juga akan membahas sarana pendukung lain yang diperlukan agar sistem yang telah dibuat dapat berjalan dengan baik.
4.5.1 Spesifikasi Komputer
Dalam hal ini akan di uraikan mengenai rekomendasi atau usulan spesifikasi komputer yang di butuhkan dari segi kebutuhan hardware
serta software.
1. Spesifikasi Hardware
Spesifikasi minimal hardware atau perangkat keras komputer yang dibutuhkan adalah:
a. Processor dengan kapasitas 1,8 GHz b. Hard disk berkapasitas 80 GB c. RAM 1 GB
2. Spesifikasi Software
Spesifikasi software atau perangkat lunak komputer yang dibutuhkan adalah :
a. Microsoft Windows XP b. Xampp
Aplikasi sistem ini dibangun dalam bentuk web dengan bahasa pemrograman PHP dan database MySQL serta Apache sebagai web server. Untuk memudahkan proses penginstalan, digunakan Xampp karena di dalamnya sudah terdapat PHP, database MySQL dan Apache.
c. Mozilla Firefox
Digunakan sebagai web browser untuk menampilkan informasi dari web server.
4.5.2 Pengujian
