BAB 1
PENGENALAN KEPADA PENGURUSAN OPERASI
OBJEKTIF
Setelah mengikuti pelajaran ini, anda seharusnya boleh:
1. Memahami definisi pengurusan operasi dan model pengeluaran produk dan perkhidmatan.
2. Menjelaskan perbezaan antara produk atau barangan dan perkhidmatan. 3. Menerangkan skop dan fungsi-fungsi pengurusan operasi
4. Menjelaskan perkembangan dan sejarah pengurusan operasi.
5. Menerangkan tren-tren perniagaan hari ini dan kaitannya dengan pengurusan operasi.
6. Mengira tahap produktiviti sesebuah organisasi.
PENDAHULUAN
Secara asasnya, organisasi perniagaan mempunyai tiga fungsian asas iaitu kewangan, operasi dan pemasaran. Pengurusan operasi merupakan fungsi terpenting atau teras kerana ia merupakan bahagian pengurusan yang bertanggungjawab terhadap pengeluaran produk atau perkhidmatan. Dengan kata lain, ia adalah bahagian di dalam organisasi yang menghasilkan output untuk ditawarkan atau dijual kepada pelanggan. Jualan ini pula akan menjadi pendapatan kepada organisasi tersebut.
DEFINISI PENGURUSAN OPERASI DAN PENGELUARAN
Pengurusan operasi boleh didefinisikan sebagai satu sistem pengurusan atau proses menghasilkan produk atau perkhidmatan. Proses penghasilan produk atau perkhidmatan ini akan melibatkan proses transformasi input kepada output. Jadi boleh disimpulkan bahawa pengurusan operasi melibatkan pengurusan aktiviti-aktiviti penukaran bahan mentah kepada barang siap.
Dalam sebuah sistem pengeluaran, pelbagai input seperti tanah, buruh, modal dan makluamt diperlukan untuk menghasilkan output tertentu. Input-input ini akan mengalami proses transformasi atau perubahan tertentu (contohnya, mengangkut dan memotong). Bagi memperolehi ciri-ciri output yang dihendaki atau dirancang, organisasi perlu melakukan pengukuran terhadap proses transformasi yang berlaku (maklumbalas). Kawalan dibuat untuk membandingkan output yang dihasilkan dengan standard atau piawaian yang telah ditetapkan. Ini bagi menentukan sama ada sebarang tindakan pembetulan diperlukan atau tidak.
Kawalan dan maklumbalas ini penting supaya operasi yang dijalankan akan menjadi cekap, berkesan, memaksimumkan produk serta mengurangkan kos. Fungsi-fungsi operasi pula akan menambahkan nilai (value-aded) ketika proses transformasi berlaku. Tambah nilai ini boleh dijelaskan sebagai perbezaan antara kos input dengan nilai atau harga sesuatu output.
PERBEZAAN PRODUK (BARANGAN) DENGAN PERKHIDMATAN
Pengurusan operasi bagi sebuah organisasi yang menghasilkan produk adalah berbeza berbanding organisasi yang menghasilkan perkhidmatan. Oleh itu adalah penting untuk membezakan antara ciri-ciri produk dan perkhidmatan. Jadual 1.1 di bawah menunjukkan perbezaan antara produk dan perkhidmatan.
JADUAL 1.1: Perbezaan Barangan dan Perkhidmatan
Produk (Barangan) Perkhidmatan
1. Bersifat ketara (nampak) 1. Bersifat tidak ketara (tidak nampak)
2. Boleh diinventorikan 2.Perkhidmatan tidak boleh diinventorikan
3. Beberapa aspek kualiti dapat diukur 3. Kebanyakan aspek kualiti sukar diukur
4. Produktiviti mudah diukur 4. Sukar untuk mengukur produktiviti
5.Jualan adalah berbeza dengan pengeluaran
5. Jualan selalunya sebahagian daripada perkhidmatan
6. Lokasi penting untuk meminimumkan kos
6. Lokasi penting untuk perhubungan dengan pelanggan
Walaupun terdapat perbezaan yang jelas antara produk dan perkhidmatan, namun terhadap juga organisasi yang mempunyai percampuran antara kedua-duanya. Misalnya bagi seorang tukang mengecat rumah menawarkan perkhidmatan mengecat rumah. Tetapi pada masa yang sama tukang cat juga memerlukan cat (produk) untuk memberikan perkhidmatan tersebut. Sebuah syarikat penerbangan pula menawarkan perkhidmatan penerbangan atau pengangkutan dan produk yang terlibat adalah kapal terbang. Percampuran antara perkhidmatan dan produk ini bergantung kepada ciri-ciri perkhidmatan dan barangan yang disediakan oleh organisasi.
Input Tanah Buruh Modal Maklumat
Transformasi / Proses
Perubahan
Output Produk Perkhidmatan
Kawalan
Tambah Nilai (Value-added)
Maklumbalas
Maklumbalas
SKOP PENGURUSAN OPERASI
Skop pengurusan operasi mencakupi pelbagai aspek dalam sesebuah organisasi. Ia merupakan fungsi-fungsi operasi yang merangkumi banyak aktiviti-aktiviti yang saling berkaitan antara satu sama lain. Aktiviti ini juga dikenali sebagai keputusan-keputusan penting yang perlu dibuat oleh seorang pengurus operasi. Aktiviti-aktiviti ini terdiri daripada 10 perkara berikut:
1. Rekabentuk produk atau perkhidmatan
Menjawab persoalan tentang apakah produk atau perkhidmatan yang ditawarkan kepada pelanggan. Pengurus operasi juga rekabentuk dan rupa produk yang akan dihasilkan. Organisasi perlu menilai kemampuan operasi, tahap teknologi dan kehendak pengguna sebelum merekabentuk sesuatu produk.
2. Pengurusan kualiti
Pengurusan operasi juga bertanggungjawab memastikan produk dan perkhidmatan juga dihasilkan mencapai tahap kualiti yang dijangkakan oleh pelanggan serta memenuhi standard yang ditetapkan oleh organisasi. Beberapa aspek pengurusan boleh diamalkan oleh organisasi seperti Pengurusan Kualiti Keseluruhan (TQM), Six Sigma, JIT (just-in-time) dan Kawalan Proses Berstatistik (SPC)
3. Rekabentuk proses dan kapasiti
Teknologi dan peralatan yang akan digunakan untuk menghasilkan produk juga perlu dirancang dan diuruskan dengan cekap. Ini juga berkaitan dengan proses yang dipilih bagi bagi menghasilkan produk dan perkhidmatan. Aktiviti-aktiviti ini akan memberi kesan kepada kualiti dan kecekapan operasi serta penjimatan kos.
4. Pemilihan Lokasi
Aspek pemilihan lokasi bukan sahaja fokus kepada kedudukan yang strategik. Pengurusan operasi juga menekankan lokasi yang boleh meminimumkan kos serta menyokong kecekapan operasi. Jadi, keputusan mengenai lokasi operasi perlu dilakukan berdasarkan teknik-teknik penilaian yang tepat.
5. Rekabentuk Susunatur
Aktiviti merekabentuk susunatur melibatkan persoalan bagaimanakah mesin dan fasiliti perlu disusun bagi tujuan operasi. Saiz fasiliti yang tepat juga perlu ditentukan supaya organisasi dapat mencapai matlamat yang telah ditetapkan. Perancangan ini penting agar organisasi dapat meningkatkan kecekapan dan tahap penggunaan peralatan serta mesin.
6. Sumber Manusia dan Rekabentuk Kerja
Seorang pengurus operasi juga perlu membuat keputusan mengenai persekitaran tempat kerja dan kadar produktiviti pekerja. Pelbagai faktor harus dipertimbangkan seperti faktor keselamatan di tempat kerja, alam sekitar, latihan dan kemahiran yang diperlukan untuk melakukan sesuatu kerja.
Hubungan yang baik dengan pembekal dan pengedar adalah antara kunci kejayaan operasi sesebuah organisasi. Oleh itu, pengurus operasi perlu memastikan organisasi mempunyai integrasi dengan kedua-dua pihak ini. Selain itu pengurus operasi mungkin pelru membuat keputusan sama ada perlu membeli atau menghasilkan sendiri bahan mentah yang diperlukan untuk menghasilkan barangan atau perkhidmatan.
8. Pengurusan Inventori, Perancangan Material dan JIT (just-in-time)
Pengurusan inventori yang cekap boleh menjadi kelebihan bersaingan terutamanya bagi sebuah syarikat pengilangan. Inventori perlu dirancang, dipesan dan distor dengan baik kerana ia mampu mengurangkan kos operasi serta meningkatkan kecekapan operasi organisasi.
9. Penjadualan (Scheduling)
Penjadualan pekerja dan kerja sangat penting untuk memastikan operasi dapat berjalan dengan lancar dan pada masa yang sama boleh meningkatkan kecekapan organisasi. Penjadualan juga dilakukan untuk meminimumkan kos serta menggalakkan penggunaan sumber ke tahap yang optimum.
10.Penyenggelaraan (Maintenance)
Syarikat pengilangan selalunya mempunyai operasi yang berterusan dan lancar. Jadi, pengurusan penyenggelaraan yang baik diperlukan untuk membolehkan penghasilkan produk yang berterusan, volum yang tinggi serta kurang gangguan. Penyenggelaraan yang efektif juga penting untuk menghasilkan produk yang berkualiti.
SEJARAH PENGURUSAN OPERASI
Sistem pengeluaran dan operasi wujud sejak zaman dahulu. Contohnya pembinaan piramid dan tembok besar China membuktikan bahawa manusia mempunyai kebolehan dalam bidang pengeluaran. Seperti bidang-bidang lain, pengurusan operasi juga merupakan satu bidang ilmu yang sentiasa berkembang dari masa ke semasa. Sejarah dan perkembangan pengurus operasi boleh dilihat berdasarkan evolusi-evolusi berikut:
1. Zaman Revolusi Industri
Revolusi industri bermula pada 1770an di England dan merebak hingga ke seluruh Eropah dan Amerika pada kurun ke-19. Kaedah pengeluaran pada zaman ini dipanggil sebagai Craft Production iaitu satu sistem pengeluaran berskala kecil, bergantung kepada kemahiran buruh yang tinggi dan menggunakan peralatan adalah ringkas dan fleksibel. Produk yang dihasilkan adalah mengikut kehendak pengguna yang unik dan tidak standard. Kelemahan sistem pengeluaran ini adalah kos yang tinggi, pengeluaran yang perlahan dan tidak wujud economy of scale. Contohnya, pengeluaran perabot dan kereta kuda (wagon). Dua orang tokoh penting pada zaman ini adalah:
a) Eli Whitney
b) Adam Smith
Pada tahun 1776, Adam Smith telah menulis sebuah buku yang terkenal iaitu The Wealth of Nation. Di dalam buku ini, beliau memperkenalkan konsep Division of Labor. Ia merupakan konsep yang menyarankan pemecahan proses pengeluaran kepada tugas-tugas yang lebih kecil dan setiap tugas ini akan dijalankan oleh pekerja yang berlainan.
2. Pengurusan Saintifik (Scientific Management)
Era Pengurusan Saintifik telah mengubah cara pengurusan operasi kilang. Tokoh yang bertanggungjawab menyebarkan fahaman ini adalah Frederick Winslow Taylor yang juga dikenali sebagai “bapa pengurusan saintifik”. Taylor berpegang kepada konsep sains pengurusan berasaskan kepada pemerhatian, pengukuran, analisis dan pembaikan kaedah kerja dan insentif ekonomi. Taylor juga telah mengkaji kaedah melakukan kerja dengan terperinci untuk mencari kaedah terbaik bagi melakukan kerja tersebut dan beliau amat mementingkan menghasilkan output yang maksimum. Selain itu, Taylor juga percaya bahawa pihak pengurusan bertanggungjawab untuk merancang, memilih dan melatih pekerja dengan teliti, mencari kaedah terbaik melakukan kerja, menggalakkan kerjasama antara pengurusan dan pekerja dan memisahkan pengurusan dengan aktiviti kerja.
Pada tahun 1911 beliau telah menulis sebuah buku berjudul “The Principles Of Scientific Management” untuk menerangkan prinsip-prinsip pengurusan saintifik kepada orang ramai.
Selain Taylor, beberapa tokoh lain yang penting adalah: a) Frank Gilbreth
Merupakan seorang jurutera yang dikenali sebagai father of motion study. Beliau memperkenalkan konsep motion economy yang boleh diaplikasikan pada bahagian-bahagian tugas yang kecil.
b) Henry Gantt
Beliau terkenal dengan konsep motivasi pekerja melalui ganjaran bukan berbentuk wang. Beliau juga membangunkan sistem penjadualan yang dipanggil sebagai Carta Gantt.
c) Harrington Emerson
Beliau telah mengaplikasikan idea Taylor yang iaitu struktur organisasi dan penggunaan pakar untuk meningkat kecekapan organisasi.
d) Henry Ford
3. The Human Relation Movement
Jika era pengurusan saintifik menekankan kepada aspek teknikal rekabentuk kerja, Human Relation Movement pula lebih menekankan kepentingan elemen-elemen manusia dalam rekabentuk kerja. Tokoh-tokoh penting dalam pergerakan ini adalah:
a) Frank dan Lillian Gilbreth
Sepasang suami isteri ini mengkaji faktor manusia dalam kerja seperti aspek kecederaan pekerja dan motivasi pekerja.
b) Elton Mayo
Pada tahun 1930, beliau memperkenalkan Hawthorne Studies. Dalam kajian beliau telah membuktikan bahawa selain aspek fizikal dan teknikal, faktor motivasi juga penting untuk meningkatkan produktiviti.
c) Abraham Maslow, Frederick Hertzberg, Douglas McGregor dan William Ouchi. Pada tahun 1940, Abraham Maslow telah memperkenalkan teori motivasi dan teori ini telah diubahsuai oleh Hertzberg pada tahun 1950. McGregor pula memperkenalkan teori X dan teori Y pada tahun 1960. Pada tahun 1970, William Ouchi mengemukakan teori Z.
4. Model Keputusan dan Sains Pengurusan
Model Keputusan dan Sains Pengurusan lebih mengutamakan penggunaan teknik kuantitatif dalam pengurusan operasi. F.W. Harris telah membangunkan model matematik untuk pengurusan inventori pada tahun 1915. Pada tahun 1930, tiga orang pekerja Bell Telephone Labs iaitu H. F. Dodge, H. G. Romig dan W. Shewhart telah menghasilkan prosedur-prosedur satistik untuk tujuan pensampelan dan kawalan kualiti.
5. Pengaruh Pengeluar Jepun
Pengilang-pengilang dari Jepun terutamanya dari Toyota juga telah membangunkan dan memperbaiki kaedah pengurusan bagi meningkatkan produktiviti operasi mereka serta meningkatkan lagi kualiti produk. Antara tokoh yang penting ialah Taiichi Ohno. Beliau banyak menyumbang kepada teknik-teknik peningkatan kualiti, fleksibiliti dan lean production.
TREN DALAM PERNIAGAAN
Tren-tren dalam perniagaan banyak mempengaruhi pengurusan operasi sesebuah organisasi. Tren-tren ini menjadi pendorong untuk pengurus operasi memperbaiki teknik pengeluaran supaya ia menjadi lebih cekap, dapat mengurangkan kos serta menghasilkan produk yang lebih berkualiti berbanding pesaing. Lima tren utama dalam perniagaan hari ini adalah:
1. Prestasi Just-in-Time
2. Pembangunan Produk Berterusan
Kepesatan komunikasi antarabangsa mengenai maklumat, hiburan dan gaya hidup menjadikan jangka hayat sesuatu produk menjadi semakin pendek. Jadi, pengurus operasi perlu bertindak balas dengan pantas terhadap perubahan yang berlaku dengan menggunakan teknologi dan struktur pengurusan yang berkesan.
3. Globalisasi
Organisasi perlu beroperasi di peringkat global untuk menjadi lebih kompetitif terutamanya untuk mencari sumber-sumber pada kos yang rendah atau kualiti yang lebih baik.
4. Pengurusan Rantaian Bekalan
Organisasi perlu menguruskan dan menkoordinasikan aktiviti-aktiviti dalam rantaian bekalan dengan baik. Selain itu organisasi perlu mewujudkan hubungan yang baik dan kukuh dengan semua pihak yang berada di dalam rantaian bekalannya.
5. Memberi kuasa kepada pekerja
Kepentingan terhadap maklumat/pengetahuan dan kemahiran teknikal dalam operasi menjadi suatu keutamaan. Jadi pengurus perlu memindahkan pembuatan keputusan terhadap pekerja.
6. Pengeluaran yang sensitif terhadap alam sekitar
Di samping mementingkan produktiviti, pengurus operasi juga perlu memastikan proses dan rekabentuk produk adalah mesra alam. Konsep-konsep seperti kitar semula, produk yang selamat serta pembungkusan yang efisien boleh diamalkan.
7. Nilai etika
Pengurus operasi juga perlu mementingkan dan mengamalkan amalan beretika dalam operasi mereka.
8. Mass Customization
Pengurus operasi perlu menitik beratkan perbezaan setiap individu pelanggan terutamanya jika beroperasi diperingkat antarabangsa. Jadi proses pengeluaran yang fleksibel perlu diwujudkan untuk memenuhi permintaan yang berbeza-beza.
Selain 5 tren-tren utama di atas, di bawah adalah beberapa tren-tren lain yang penting dan berkaitan dengan pengurusan operasi:
a) Penekanan strategi operasi sebagai strategi korporat b) Pengeluaran menggunakan sumber yang sedikit c) Kawalan kos dan peningkatan produktiviti
d) Peningkatan isu-isu dan peraturan berkaitan dengan liabiliti produk
e) Lean production iaitu menggunakan sumber yang minimum bagi menghasilkan produk
PRODUKTIVITI
Secara teorinya, produktiviti adalah nisbah output kepada input. Ia digunakan untuk mengukur tahap kecekapan sesebuah organisasi menggunakan input untuk menghasilkan output (barangan atau perkhidmatan). Sesebuah organisasi dianggap produktif jika dapat menukarkan output kepada output pada kos yang paling minimum. Produktiviti juga boleh dikaitkan dengan konsep keberkesanan dan kecekapan. Kecekapan bermaksud melakukan sesuatu kerja dengan cemerlang iaitu meminimumkan sumber dan pembaziran dalam operasi. Keberkesanan pula adalah memilih strategi atau taktik yang tepat atau betul untuk melakukan sesuatu kerja.
Produktiviti sesebuah organisasi dapat ditingkatkan melalui lima kaedah: a) Penetapan output dan pengurangan input organisasi.
b) Penetapan input dan pengurangan output.
c) Input ditingkatkan tetapi kadar peningkatan output adalah lebih tinggi. d) Output dikurangkan tetapi kadar pengurangan input adalah lebih tinggi. e) Output ditingkatkan tetapi input dikurangkan.
Ukuran Produktiviti dikira dalam unit peratusan dan boleh dibuat dengan membahagikan unit keluaran dengan input.
Ahamd Danial menghasilkan pasu bunga untuk dijual kepada kedai-kedai cenderamata di Pulau Langkawi. Dia telah meluangkan 10 jam setiap hari untuk menghasilkan 150 buah pasu bunga.
1. Berapakah tahap produktiviti Ahmad Danial?
2. Ahmad Danial bercadang untuk menggunakan mesin yang baru supaya dia dapat meningkatkan pengeluaran kepada 200 buah pasu bunga sehari. Berapakah produktiviti Ahmad Danial jika dia menggunakan jumlah jam yang sama?
3. Berapakah pertambahan dalam produktiviti Ahmad Danial?
Penyelesaian
1. Produktiviti = output / input
= 150 buah pasu / 10 jam = 15 buah pasu/ jam
2. Produktiviti = output/ input
= 200 buah pasu/ 10 jam
a) Kualiti boleh berubah tetapi kuantiti input dan output adalah konstan. b) Elemen-elemen luaran boleh menyebabkan perubahan dalam produktiviti. c) Wujud masalah kepada ketepatan unit ukuran.
d) Pengukuran produktivti adalah sukar dalam sektor perkhidmatan.
Produktiviti =
Syarikat PGK mahu menilai produktiviti dengan membandingan pencapaian tahun ini dengan pencapaian tahun lepas. Data di bawah menunjukkan input dan output bagi syarikat ini. Apakah tahap produktiviti bagi syarikat ini? Adakah syarikat PGK telah memperbaiki produktivitinya?
Pembolehubah Tahun lepas Tahun ini
Outptut 10,500 unit 12,500 unit
Upah pekerja RM12,000 RM13,200
Utiliti RM7,500 RM8,400
Modal RM83,000 RM88,000
Penyelesaian
Produktiviti tahun lepas = x100
RM83,000
Ya, Syarikat ADS telah memperbaiki produktivitinya pada tahun ini.
LATIHAN BAB 1
1. Jelaskan lima (5) perbezaan antara barangan dan perkhidmatan.
3. Jelaskankan konsep-konsep yang digunakan oleh Henry Ford bagi mewujudkan pengurusan operasi yang cekap dalam pengeluaran kereta Ford.
4. Jumlah keseluruhan jam bekerja En. Karim dan tiga orang pekerjanya adalah 40 jam sehari bagi menghasilkan 120 kotak.
a. Apakah tahap produktiviti mereka?
b. Mereka bercadang untuk melakukan penambahbaikan terhadap proses kerja mereka untuk meningkatkan output kepada 125 kotak sehari. Apakah tahap produktiviti baru mereka?
c. Kirakan peningkatkan produktiviti mereka?
5. Kedai Dobi Mutusamy mencuci 65 helai karpet pada bulan Ogos dengan menggunakan sumber-sumber berikut:
Buruh 520 jam, RM13 per jam
Pencuci 100 gelen, RM5 per gelen Mesin (sewa) 20 hari, RM50 sehari
a. Apakah produktiviti buruh per ringgit?
