STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR BIAYA PERJALANAN DINAS DALAM NEGERI

(1)

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR

BIAYA PERJALANAN DINAS DALAM NEGERI

FAKULTAS EKONOMIKA DAN BISNIS UNIVERSITAS DIPONEGORO

TAHUN 2019

(2)

LEMBAR PENGESAHAN

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR

BIAYA PERJALANAN DINAS DALAM NEGERI

Semarang, 27 Oktober 2019 Dekan

Fakultas Ekonomika dan Bisnis Universitas Diponegoro

Dr. Suharnomo, S.E., M.Si.

NIP. 197007221998021002

(3)

2

DAFTAR ISI

LEMBAR PENGESAHAN ……….………… 1

DAFTAR ISI ………...…… 2

I. Tujuan ……… 3

II. Ruang Lingkup dan Unit Yang Terkait ………. 3

III. Standar Mutu Yang Terkait ………... 4

IV. Istilah dan Definisi ………. 4

V. Urutan Prosedur ………. 4

VI. Diagram Alur ...……….. 6

VII. Referensi ……… 7

VIII. Lampiran ……… -

(4)

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR / MANUAL PROSEDUR FAKULTAS EKONOMIKA DAN BISNIS

UNIVERSITAS DIPONEGORO

PENGAJUAN BIAYA PERJALANAN DINAS DALAM NEGERI

Kode : 07 Tanggal Dikeluarkan : 27 Oktober 2019

Sub Bag : Keuangan No. Revisi :

I. TUJUAN

Standar Operasional Prosedur / Manual Prosedur Pengajuan Biaya Perjalanan Dinas Dalam Negeri ini bertujuan untuk :

1. Memenuhi kebutuhan perjalanan dinas yang dibiayai dari dana selain APBN di lingkungan Fakultas Ekonomika dan Bisnis Universitas Diponegoro;

2. Memperlancar kegiatan yang sifatnya kedinasan di lingkungan Fakultas Ekonomika dan Bisnis Universitas Diponegoro;

3. Menciptakan kelancaran proses perencanaan, pelaksanaan, dan pertanggungjawaban Perjalanan Dinas Dalam Negeri yang efektif dan efisien di lingkungan Fakultas Ekonomika dan Bisnis Universitas Diponegoro;

4. Meningkatkan kerjasama dan pengembangan SDM Tenaga Pendidik dan Kependidikan.

II. RUANG LINGKUP DAN UNIT YANG TERKAIT

Ruang Lingkup Standar Operasional Prosedur / Manual Prosedur Pengajuan Biaya Perjalanan Dinas Dalam Negeri adalah Perjalanan dinas baik dalam negeri yang dibiayai dengan dana selain APBN yang diberikan kepada Tenaga Pendidik maupun Kependidikan di lingkungan Fakultas Ekonomika dan Bisnis Univeritas Diponegoro

(5)

4 Unit yang terkait adalah :

1. Dekan Fakultas Ekonomika dan Bisnis Universitas Diponegoro

2. Wakil Dekan Sumber Daya Fakultas Ekonomika dan Bisnis Universitas Diponegoro

3. Kasubag Keuangan dan Kepegawaian Fakultas Ekonomika dan Bisnis Universitas Diponegoro

4. Tenaga Pendidik (Dosen) dan Tenaga Kependidikan (Tendik) Fakultas Ekonomika dan Bisnis Universitas Diponegoro

III. STANDAR MUTU TERKAIT

Standar Mutu Terkait dengan adanya Pengajuan Biaya Perjalanan Dinas Dalam Negeri tersebut supaya kegiatan yang bersifat kedinasan berjalan lancar, meningkatkan kerjasama dan meningkatkan SDM Tenaga Dosen dan Tenaga Pendidikan di Fakultas Ekonomika dan Bisnis Undip.

IV. ISTILAH DAN DEFINISI

1. Perjalanan Dinas Dalam Negeri adalah perjalanan keluar tempat kedudukan yang dilakukan dalam wilayah Republik Indonesia untuk kepentingan Negara;

2. Surat Perintah Perjalanan Dinas (SPPD) adalah dokumen yang diterbitkan oleh Pejabat Pembuat Komitmen dalam rangka melaksanakan Perjalanan Dinas Pejabat Negara, Pegawai Negeri, Pegawai Tidak Tetap dan Pihak Lain.

3. Tempat kedudukan adalah lokasi kantor/satuan kerja dan tempat tujuan adalah tempat/Kota yang menjadi tujuan Perjalanan Dinas.

4. Satuan Biaya Uang Harian Perjalanan Dinas Dalam Negeri adalah uang harian yang digunakan sebagai uang makan, uang saku, dan transportasi lokal.

V. URUTAN PROSEDUR

Peoses Pengajuan Biaya Perjalanan Dinas Dalam Negeri adalah sebagai berikut : 1. Prosedur penugasan secara langsung oleh Pimpinan :

a. Adanya surat/undangan masuk dari pihak luar instansi untuk mengikuti atau menghadiri suatu kegiatan;

(6)

b. Pimpinan menugaskan tenaga pendidik atau kependidikan untuk mengikuti atau menghadiri suatu kegiatan dengan memberikan Surat Tugas dan SPPD serta menentukan pembiayaan;

c. Penentuan besarnya biaya sesuai dengan Standar Biaya Umum.

2. Prosedur Perjalanan Dinas melalui pengajuan dari pihak yang berkepentingan : a. Tenaga Pendidik dan Kependidikan mengajukan surat ke Pimpinan untuk

mengikuti atau menghadiri suatu kegiatan;

b. Pimpinan memverifikasi kegiatan yang akan diikuti dengan memperhatikan relevansi kebutuhan fakultas, baik sebagai pengembangan SDM maupun Peningkatan Kerjasama dengan memperhatikan anggaran;

c. Pimpinan menerbitkan Surat Tugas dan SPPD serta menentukan pembiayaan (Penentuan besarnya biaya sesuai dengan Standar Biaya Umum).

3. Tanggungjawab pengguna biaya perjalanan dinas :

a. Melaksanakan tugas sesuai dengan jadwal penugasan;

b. Menyerahkan Surat Tugas dan SPPD yang sudah disahkan oleh instansi yang dituju serta bukti riil atas penggunaan biaya perjalanan dinas (tiket, boarding pass, airport tax, bill hotel, bukti pendaftaran).

4. Pertanggungjawaban oleh bagian keuangan (SPJ)

a. Tenaga Pendidik atau Kependidikan yang telah melaksanakan perjalanan dinas dalam negeri wajib melaporkan hasil perjalanan dinas secara tertulis dan mempertanggungjawabkan biaya perjalanan dinas paling lambat 3 (tiga) hari kerja sejak perjalanan dinas selesai dilaksanakan;

b. Pertanggungjawaban sebagaimana yang dimaksud poin a) meliputi Surat perjalanan dinas (SPD) yang telah ditandatangani oleh Pejabat yang dikunjungi, tiket, boardingpass, kwitansi biaya penginapan, dan biaya transportasi lain yang digunakan;

c. Dalam hal biaya-biaya tidak dapat dibuktikan dengan tanda terima, kwitansi, atau bukti lain sebagaimana yang dimaksud poin b) pertanggungjawaban dilakukan dengan Daftar Pengeluaran Riil yang

(7)

6

ditandatangani oleh pelaksana perjalanan dinas dan mengetahui Pejabat Pelaksanan dan Pengendali Kegiatan;

d. Dalam hal pembayaran biaya perjalanan dinas, jika terdapat kelebihan atau kekurangan, Pelaksana perjalanan dinas dalam negeri maupun luar negeri wajib mengembalikan kelebihan atau menerima kekurangan biaya perjalanan dinas kepada/dari Bendahara Pengeluaran.

VI. DIAGRAM ALUR

Diagram Alur untuk Biaya Perjalanan Dinas Dalam Negeri adalah sebagai berikut :

Tenaga Pendidik &

Kependidikan

Pengajuan ST Perjalanan Dinas (mengikuti SOP Penerbitan ST)

Mulai

Pengesahan Perjalanan Dinas (1 hari)

Pengesahan Proses Administrasi Keuangan (1 hari)

Pencairan Dana UH dan Taksi sebesar 100% + Blanko SPD (1 hari)

Pertanggungjawaban dana setelah kegiatan (Maksimal 3 hari)

Dokumen (ST, SPPD, Laporan Keg, Tiket, Boarding Pass, Invoice

Hotel, Invoice Biaya Kontribusi)

Selesai Dekan

Wakil Dekan Sumber Daya

Subbag. Keuangan

Tenang Pendidik &

Kependidikan

(8)

VII. REFERENSI

a. Peraturan Menteri Keuangan Republik Indonesia Nomor : 113/PMK.05/2012 Tentang Perjalanan Dinas Dalam Negeri Bagi Pejabat Negara, Pegawai Negeri, dan Pegawai Tidak Tetap;

b. Peraturan Menteri Keuangan Republik Indonesia Nomor : 32/PMK.02/2018 Tentang Standar Biaya Masukan Tahun Anggaran 2019;

c. Peraturan Rektor Nomor 25 Tahun 2018 Tentang Standar Biaya Universitas Diponegoro Tahun Anggaran 2019.

VIII. LAMPIRAN 1. Form SPPD 2. Surat Tugas

(9)

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR

BIAYA PERJALANAN DINAS LUAR NEGERI

TAHUN 2019

(10)

LEMBAR PENGESAHAN

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR

BIAYA PERJALANAN DINAS LUAR NEGERI

NIP. 197007221998021002

(11)

2

DAFTAR ISI

(12)

UNIVERSITAS DIPONEGORO

PENGAJUAN BIAYA PERJALANAN DINAS LUAR NEGERI

I. TUJUAN

Standar Operasional Prosedur / Manual Prosedur Pengajuan Biaya Perjalanan Dinas Luar Negeri ini bertujuan untuk :

1. Memenuhi kebutuhan perjalanan dinas Luar Negeri yang dibiayai dari dana selain APBN di lingkungan Fakultas Ekonomika dan Bisnis Universitas Diponegoro;

2. Memperlancar kegiatan yang sifatnya kedinasan di lingkungan Fakultas Ekonomika dan Bisnis Universitas Diponegoro;

3. Menciptakan kelancaran proses perencanaan, pelaksanaan, dan pertanggungjawaban Perjalanan Dinas Luar Negeri yang efektif dan efisien di lingkungan Fakultas Ekonomika dan Bisnis Universitas Diponegoro;

4. Meningkatkan kerjasama dan pengembangan SDM Tenaga Pendidik dan Kependidikan.

Ruang Lingkup Standar Operasional Prosedur / Manual Prosedur Pengajuan Biaya Perjalanan Dinas Luar Negeri adalah Perjalanan luar negeri yang dibiayai dengan dana selain APBN diberikan kepada Tenaga Pendidik maupun Kependidikan di lingkungan Fakultas Ekonomika dan Bisnis Univeritas Diponegoro.

(13)

4 Unit yang terkait adalah :

4. Tenaga Pendidik (Dosen) dan Tenaga Kependidikan (Tendik) Fakultas Ekonomika dan Bisnis Universitas Diponegoro

Standar Mutu Terkait dengan adanya Pengajuan Biaya Perjalanan Dinas tersebut supaya kegiatan yang bersifat kedinasan berjalan lancar, meningkatkan kerjasama dan meningkatkan SDM Tenaga Dosen dan Tenaga Pendidikan di Fakultas Ekonomika dan Bisnis Undip.

1. Perjalanan Dinas adalah perjalanan keluar tempat kedudukan yang dilakukan dalam wilayah Republik Indonesia untuk kepentingan Negara, termasuk perjalanan dari tempat kedudukan ke tempat meninggalkan Indonesia untuk bertolak ke Luar Negeri dan dari tempat tiba di Indonesia dari luar.

2. Surat Perintah Perjalanan Dinas (SPPD) adalah dokumen yang diterbitkan oleh Pejabat Pembuat Komitmen dalam rangka melaksanakan Perjalanan Dinas Pejabat Negara, Pegawai Negeri, Pegawai Tidak Tetap dan Pihak Lain.

3. Tempat kedudukan adalah lokasi kantor/satuan kerja dan tempat tujuan adalah tempat/Kota yang menjadi tujuan Perjalanan Dinas.

4. Satuan Biaya Uang Harian Perjalanan Dinas Dalam Negeri adalah uang harian yang digunakan sebagai uang makan, uang saku, dan transportasi lokal. Satuan Biaya Uang Harian Perjalanan Dinas Luar Negeri adalah uang harian yang digunakan sebagai uang makan, uang saku, transport lokal dan uang penginapan.

5. Prinsip Umum Perjalanan Dinas Luar Negeri adalah sebagai berikut :

a. PDLN terlebih dahulu memerlukan ijin Presiden atau pejabat yang ditunjuk;

(14)

b. Ijin presiden atau pejabat yang ditunjuk diterbitkan melalui sekretariat negara;

c. Permohonan PDLN melalui sekretariat negara memerlukan persetujuan dari unit utama (dalam hal ini adalah Kemenristekdikti);

d. Permohonan PDLN diajukan 1 bulan sebelum keberangkatan;

e. PDLN harus selektif, mempertimbangkan ketersediaan dana dan kesesuaian dengan pencapaian kinerja fakultas, efisien, efektif, transparan dan akuntabel.

Peoses Pengajuan Biaya Perjalanan Dinas baik Dalam Negeri maupun Luar Negeri adalah sebagai berikut :

1. Prosedur penugasan secara langsung oleh Pimpinan :

- Adanya surat/undangan masuk dari pihak luar instansi untuk mengikuti atau menghadiri suatu kegiatan;

- Pimpinan menugaskan tenaga pendidik atau kependidikan untuk mengikuti atau menghadiri suatu kegiatan dengan memberikan Surat Tugas dan SPPD serta menentukan pembiayaan;

- Penentuan besarnya biaya sesuai dengan Standar Biaya Umum.

2. Prosedur Perjalanan Dinas melalui pengajuan dari pihak yang berkepentingan : - Tenaga Pendidik dan Kependidikan mengajukan surat ke Pimpinan untuk

mengikuti atau menghadiri suatu kegiatan;

- Pimpinan memverifikasi kegiatan yang akan diikuti dengan memperhatikan relevansi kebutuhan fakultas, baik sebagai pengembangan SDM maupun Peningkatan Kerjasama dengan memperhatikan anggaran;

- Pimpinan menerbitkan Surat Tugas dan SPPD serta menentukan pembiayaan (Penentuan besarnya biaya sesuai dengan Standar Biaya Umum).

3. Tanggungjawab pengguna biaya perjalanan dinas :

- Melaksanakan tugas sesuai dengan jadwal penugasan;

(15)

6

- Menyerahkan Surat Tugas dan SPPD yang sudah disahkan oleh instansi yang dituju serta bukti riil atas penggunaan biaya perjalanan dinas (tiket, boarding pass, airport tax, bill hotel, bukti pendaftaran).

4. Pertanggungjawaban oleh bagian keuangan (SPJ)

- Tenaga Pendidik atau Kependidikan yang telah melaksanakan perjalanan dinas dalam negeri maupun luar negeri wajib melaporkan hasil perjalanan dinas secara tertulis dan mempertanggungjawabkan biaya perjalanan dinas paling lambat 3 (tiga) hari kerja sejak perjalanan dinas selesai dilaksanakan;

- Pertanggungjawaban sebagaimana yang dimaksud poin a) meliputi Surat perjalanan dinas (SPD) yang telah ditandatangani oleh Pejabat yang dikunjungi, tiket, boardingpass, kwitansi biaya penginapan, dan biaya transportasi lain yang digunakan;

- Dalam hal biaya-biaya tidak dapat dibuktikan dengan tanda terima, kwitansi, atau bukti lain sebagaimana yang dimaksud poin b) pertanggungjawaban dilakukan dengan Daftar Pengeluaran Riil yang ditandatangani oleh pelaksana perjalanan dinas dan mengetahui Pejabat Pelaksanan dan Pengendali Kegiatan;

- Dalam hal pembayaran biaya perjalanan dinas, jika terdapat kelebihan atau kekurangan, Pelaksana perjalanan dinas dalam negeri maupun luar negeri wajib mengembalikan kelebihan atau menerima kekurangan biaya perjalanan dinas kepada/dari Bendahara Pengeluaran.

(16)

5. DIAGRAM ALUR

Diagram Alur untuk Biaya Perjalanan Dinas Dalam Negeri adalah sebagai berikut :

Tenaga Pendidik &

Kependidikan

Pengajuan ST Perjalanan Dinas (mengikuti SOP Penerbitan ST)

Mulai

Pengesahan Perjalanan Dinas (1 hari)

Pengesahan Proses Administrasi Keuangan (1 hari)

Pencairan Dana UH dan Taksi sebesar 100% + Blanko SPD (1 hari)

Pertanggungjawaban dana setelah kegiatan (Maksimal 3 hari)

Dokumen (ST, SPPD, Laporan Keg, Tiket, Boarding Pass, Invoice

Hotel, Invoice Biaya Kontribusi)

Selesai Dekan

Wakil Dekan Sumber Daya

Subbag. Keuangan

Tenang Pendidik &

Kependidikan

(17)

8

Diagram Alur untuk Biaya Perjalanan Dinas Luar Negeri adalah sebagai berikut :

6. REFERENSI

a. Peraturan Menteri Keuangan Republik Indonesia Nomor : 113/PMK.05/2012 Tentang Perjalanan Dinas Dalam Negeri Bagi Pejabat Negara, Pegawai Negeri, dan Pegawai Tidak Tetap;

b. Peraturan Menteri Keuangan Republik Indonesia Nomor 164/PMK.05/2015 Tentang Tata Cara Pelaksanaan Perjalanan Dinas Luar Negeri;

c. Permenkeu No. 227/PMK.05/2016 tentang Perubahan atas Permenkeu No.164/PMK.05/2015

d. Surat Edaran Sekretaris Kementerian Setneg No. B-410/Kemensetneg/

Ses/LN.00/02/2017 tgl. 28 Feb 2017 tentang Penetapan Jangka Waktu PDLN dalam Surat Persetujuan PDLN dari Kementerian Setneg

e. Peraturan Menteri Keuangan Republik Indonesia Nomor : 55/PMK.05/2014 Tentang Perubahan Kedua Atas Peraturan Menteri Keuangan Nomor

(18)

97/PMK.05/2010 Tentang Perjalanan Dinas Luar Negeri Bagi Pejabat Negara, Pegawai Negeri, dan Pegawai Tidak Tetap;

f. Peraturan Pemerintah No. 18 Th 1955 Tentang Peraturan Perjalanan Dinas Luar Negeri (Lembaran Negara Republik Indonesia Th 1955 No. 39, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia No. 820);

g. Instruksi Presiden No. 11 Th. 2005 tentang Perjalanan Dinas Luar Negeri;

h. Peraturan Menteri Keuangan Republik Indonesia Nomor : 32/PMK.02/2018 Tentang Standar Biaya Masukan Tahun Anggaran 2019;

i. Peraturan Rektor Nomor 25 Tahun 2018 Tentang Standar Biaya Universitas Diponegoro Tahun Anggaran 2019.

(19)

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR

PEMBAYARAN PENGGANTIAN KARTU FLAZZ

TAHUN 2019

(20)

LEMBAR PENGESAHAN

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR

PEMBAYARAN PENGGANTIAN KARTU FLAZZ

NIP. 197007221998021002

(21)

2

DAFTAR ISI

(22)

UNIVERSITAS DIPONEGORO PEMBAYARAN PENGGANTIAN KARTU FLAZZ

1. TUJUAN

Standar Operasional Prosedur / Manual Prosedur Pembayaran Penggantian Kartu Flazz adalah untuk mempermudah penggantian kartu Flazz yang hilang.

2. RUANG LINGKUP DAN UNIT YANG TERKAIT

Ruang Lingkup Standar Operasional Prosedur / Manual Prosedur ini ditujukan untuk semua mahasiswa FEB Undip yang kehilangan kartu Flazz.

Unit yang terkait adalah :

1. Mahasiswa Fakultas Ekonomika dan Bisnis Universitas Diponegoro 2. Bagian Keuangan Fakultas Ekonomika dan Bisnis Universitas Diponegoro 3. Bagian Akademik Cetak kartu Flazz Fakultas Ekonomika dan Bisnis

Universitas Diponegoro 4. Kepolisian / Polsek

3. STANDAR MUTU TERKAIT

Standar Mutu Terkait dengan adanya pembayaran penggantian kartu Flazz ini diharapkan mahasiswa lebih berhati hati dalam menyimpan dan menggunakan Kartu Flazz

(23)

4 4. ISTILAH DAN DEFINISI

Kartu Flazz adalah kartu yang digunakan untuk proses belajar mengajar di Fakultas Ekonomika dan Bisnis Universitas Diponegoro dan bisa digunakan untuk kepentingan yang lain.

5. URUTAN PROSEDUR

Prosedur Pembayaran Penggantian Kartu Flazz adalah sebagai berikut :

a. Mahasiswa yang kehilangan Kartu Flazz melaporkan kehilangan ke Pos Kepolisian terdekat;

b. Dengan membawa Surat Kehilangan dari Kantor Polisi, mahasiswa membayar penggantian kartu Flazz di Bagian Keuangan;

c. Dari Bagian Keuangan dibuatkan kuitansi pembayaran sebagai bukti bahwa mahasiswa tersebut sudah membayar;

d. Dengan membawa kuitansi pembayaran tersebut, mahasiswa ke bagian Akademik untuk dibuatkan Kartu Flazz;

e. Bagian Keuangan Fakultas menyetorkan uang penggantian kartu Flazz tersebut ke Rekening Penerimaan Universitas Diponegoro

(24)

6. DIAGRAM ALUR

Diagram Alur untuk prosedur pembayaran penggantian kartu Flazz adalah sebagai berikut :

FLAZZ

SRT KEHILANGAN

^{CETAK BARU}

7. REFERENSI

1. Peraturan Fakultas Ekonomika dan Bisnis Universitas Diponegoro HILANG

RUSAK

POLSEK / KEPOLISAN

BAG.

KEUANGAN

KUITANSI + FLAZZ LAMA / SRT KEHILANGAN

AKADEMIK

SETOR KE BANK

(25)

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR

PERBAIKAN/PEMELIHARAAN GEDUNG

TAHUN 2019

(26)

LEMBAR PENGESAHAN

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR

PERBAIKAN/PEMELIHARAAN GEDUNG

NIP. 197007221998021002

(27)

2

DAFTAR ISI

II. Ruang Lingkup dan Unit Yang Terkait ………. 3 III. Standar Mutu Yang Terkait ………... 4

VI. Referensi ...……….. 6

VII. Diagram Alur ………... 6

(28)

UNIVERSITAS DIPONEGORO PERBAIKAN/PEMELIHARAAN GEDUNG

Kode : 10 Tanggal Dikeluarkan : 27 Oktober 2019 Sub Bag : Umum dan Pengelola Aset No. Revisi :

I. TUJUAN

Standard Operating Procedure (SOP) perbaikan/pemeliharaan gedung bertujuan untuk menyeragamkan prosedur perbaikan/pemeliharaan gedung di lingkungan Fakultas Ekonomika dan Bisnis Undip.

Perbaikan/Pemeliharaan yang dilaksanakan adalah untuk semua Gedung di Fakultas Ekonomika dan Bisnis Universitas Diponegoro

3. Kabag Fakultas Ekonomika dan Bisnis Universitas Diponegoro

5. Kasubag Umum dan Pengelolaan Aset (UPA) Fakultas Ekonomika dan Bisnis Universitas Diponegoro

6. Unit Kerja yang bersangkutan di dalam Fakultas Ekonomika dan Bisnis Universitas Diponegoro

(29)

4

7. Pejabat/Pokja Pengadaan Barang/Jasa Fakultas Ekonomika dan Bisnis Universitas Diponegoro

8. Pejabat/PanitiaPenerima Hasil Pekerjaan Barang/Jasa Fakultas Ekonomika dan Bisnis Universitas Diponegoro

Standar Mutu Terkait dengan adanya Perbaikan/ Pemeliharaan Gedung adalah terlaksananya Proses Belajar Mengajar dan pelaksanaan Operasional Perkantoran yang maksimal dan nyaman.

Perbaikan/pemeliharaan gedung adalah kerusakan pada lantai, kebocoran pada atap, kerusakan pada plafon, kerusakan kamar mandi, dan kerusakan gedung lainnya di lingkungan Fakultas Ekonomika dan Bisnis Universitas Diponegoro. Gedung yang akan diperbaiki masuk dalam kategori rusak ringan, rusak sedang dan rusak berat. Unit kerja adalah fakultas, departemen, dan program studi.

1. Unit kerja yang bersangkutan membuat surat permohonan perbaikan/pemeliharaan gedung kepada Wakil Dekan II Fakultas Ekonomika dan Bisnis dengan tembusan ditujukan kepada Kabag. Tata Usaha.

2. Subbag. Umum dan Pengelolaan Aset mensurvei lokasi dengan membuat dokumentasi berupa photo dan laporan tingkat kerusakan

3. Subbag. Umum dan Pengelolaan Aset akan melakukan penghitungan RAB dan melihat ketersediaan anggaran.

4. Wakil Dekan II melalui Kabag. Tata Usaha akan memberikan surat jawaban kepada unit kerja yang bersangkutan tentang kemungkinan akan diperbaiki, ditunda atau ditolak usulan tersebut.

5. Apabila disetujui, maka Kabag. Tata Usaha akan menindaklanjuti dan apabila tidak disetujui akan membuat surat balasan kepada pemohon.

(30)

6. Proses pengadaan perbaikan/pemeliharaan gedung akan dilaksanakan dengan cara :

a. Nilai paket pengadaan sampai dengan Rp. 1.000.000.000,- akan dilaksanakan oleh Pejabat Pengadaan Barang/Jasa Fakultas dengan tahapan:

a.1 Menyusun Kerangka Acuan Kerja (KAK) paket pengadaan.

a.2 Mengentry paket melalui SiRenbang (Sistem Rencana dan Pengembangan) Undip dan SIRUP (Sistem Informasi Rencana Umum Pengadaan) secara online

a.3 Menyusun rencana pemilihan penyedia barang/jasa a.4 Menetapkan dokumen pengadaan

a.5 Menilai kualifikasi penyedia barang/jasa a.6 Evaluasi administrasi, teknis dan harga a.7 Klarifikasi dan negosiasi

a.8 Penetapan hasil pengadaan

b. Nilai paket pengadaan diatas Rp. 1.000.000.000,- akan dilaksanakan oleh Pokja Pengadaan Barang/Jasa Undip dengan tahapan:

b.1 Menyusun dokumen lelang dan mengupload jadwal lelang.

b.2 Mengumumkan lelang

b.3 Memberikan penjelasan lelang

b.4 Membuka dan mengevaluasi dokumen penawaran b.5 Pembuktian kualifikasi penyedia barang/jasa b.6 Menetapkan dan mengumumkan pemenang

7. PPK menandatangani Surat Perjanjian Kerja (SPK) atau Kontrak dengan Penyedia Barang sebagai dasar pelaksanaan pekerjaan

8. Pejabat Penerima Hasil Pengadaan Barang/Jasa melakukan pemeriksaan hasil pekerjaan dan menandatangani Berita Acara Serah Terima Pekerjaan.

9. Hasil dari pekerjaan perbaikan/pemeliharaan gedung tersebut akan diberitahukan kepada unit kerja yang bersangkutan (salinan Berita Acara Serah Terima Pekerjaan).

10. Mengajukan Dokumen Pembayaran untuk proses SPM dengan melampiri dokumen :

(31)

6

- Satu set kontrak/SPK lengkap dengan SPMK, Berita Acara Hasil Pengadaan, Berita Acara Klarifikasi dan Negosiasi, Berita Acara Evaluasi, SDP, Permintaan Informasi Harga, HPS serta dokumen Penawaran dan Kualifikasi Penyedia.

- Berita Acara Pemeriksaan dan Serah Terima Pekerjaan - Berita Acara Pembayaran

- Ringkasan Kontrak

11. Pencatatan ke dalam aplikasi SIMAK BMU jika memenuhi nilai kapitalisasi

VI. REFERENSI

1. Peraturan Presiden No. 16 Tahun 2018 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah;

2. Peraturan Rektor Universitas Diponegoro No. 20 Tahun 2017 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah dengan anggaran non APBN;

3. Undang-Undang Nomor 1 Tahun 2004 tentang Perbendaharaan Negara;

4. Peraturan Pemerintah Nomor 27 Tahun 2014 tentang Pengelolaan Barang Milik Negara/Daerah;

5. Peraturan Menteri Keuangan Nomor 181/PMK.06/2016 tentang Penatausahaan Barang Milik Negara.

II. DIAGRAM ALUR

Diagram Alur untuk Perbaikan / Pemeliharaan Gedung adalah sebagai berikut :

(32)

ALUR

PERBAIKAN/PEMELIHARAAN

GEDUNG

(33)

8

ALUR PERBAIKAN/PEMELIHARAAN GEDUNG

UNIT KERJA WAKIL DEKAN II KABAG. TATA USAHA

KASUBAG

UMUM DAN PENGELOLA ASET

KASUBAG KEU DAN KEPEG

Surat jawaban diterima

Berita Acara Hasil Pekerjaan Menerima surat

permohonan (1 hari)

Mengeluarkan disposisi

(2 hari)

Menerima tembusan surat permohonan

(1 hari)

Membuat surat jawaban

(1 hari) Disposisi Ya

(1 hari)

Disposisi Tidak (1 hari)

Disposisi diterima untuk ditindaklanjuti:

1. Proses pengadaan 2. Kontrak

3. Penerimaan pekerjaan Membuat surat

permohonan Survey lapangan,

dokumentasi, laporan, RAB

Dokumen

Pembayaran Proses

Pembayaran

Berita Acara Hasil Pekerjaan

diterima

(34)

(35)

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR

PERBAIKAN/PEMELIHARAAN KENDARAAN

TAHUN 2019

(36)

LEMBAR PENGESAHAN

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR

PERBAIKAN/PEMELIHARAAN KENDARAAN

NIP. 197007221998021002

(37)

2

DAFTAR ISI

(38)

UNIVERSITAS DIPONEGORO PERBAIKAN/PEMELIHARAAN KENDARAAN

I. TUJUAN

Standard Operating Procedure (SOP) perbaikan/pemeliharaan kendaraan bertujuan untuk menyeragamkan prosedur perbaikan/pemeliharaan kendaraan di lingkungan Fakultas Ekonomika dan Bisnis Undip.

Perbaikan/Pemeliharaan yang dilaksanakan adalah untuk semua kendaraan di Fakultas Ekonomika dan Bisnis Universitas Diponegoro

7. Koordinator Sopir Fakultas Ekonomika dan Bisnis Universitas Diponegoro

(39)

4 III. STANDAR MUTU TERKAIT

Standar Mutu Terkait dengan adanya Perbaikan/ Pemeliharaan Kendaraan adalah agar semua kegiatan yang dilaksanakan di Fakultas Ekonomika dan Bisnis Universitas Diponegoro yang memerlukan kendaraan bisa berjalan dengan baik dan lancar.

Perbaikan/pemeliharaan kendaraan dinas adalah pemeliharaan kendaraan dinas yang digunakan oleh pejabat dan kendaraan operasional di lingkungan Fakultas Ekonomika dan Bisnis Undip (Kendaraan yang akan diperbaiki masuk dalam kategori rusak ringan dan sedang). Unit kerja adalah fakultas, departemen, dan program studi.

1. Unit kerja yang bersangkutan membuat surat permohonan perbaikan/pemeliharaan kendaraan kepada Wakil Dekan II Fakultas Ekonomika dan Bisnis dengan tembusan ditujukan kepada Kabag. Tata Usaha;

2. Subbag. Umum dan Pengelolaan Aset mensurvei kendaraan dengan membuat dokumentasi berupa photo dan laporan tingkat kerusakan;

3. Subbag. Umum dan Pengelolaan Aset akan melakukan klaim asuransi apabila kerusakan tersebut ditanggung asuransi;

4. Apabila tidak ditanggung asuransi maka Subbag. Umum dan Pengelolaan Aset akan menghubungi Bengkel Resmi ATPM (Agen Tunggal Pemegang Merk);

5. Melihat ketersediaan anggaran setelah mendapatkan detail pekerjaan dan estimasi biaya dari Bengkel Resmi ATPM;

6. Wakil Dekan II melalui Kabag. Tata Usaha akan memberikan surat jawaban kepada unit kerja yang bersangkutan tentang kemungkinan akan diperbaiki, ditunda atau ditolak usulan tersebut;

7. Apabila disetujui, maka Kabag. Tata Usaha akan menindaklanjuti dan apabila tidak disetujui akan membuat surat balasan kepada pemohon;

8. Koordinator Sopir melakukan pemeriksaan hasil pekerjaan dan menandatangani Berita Acara Serah Terima Pekerjaan;

(40)

9. Hasil dari pekerjaan perbaikan/pemeliharaan kendaraan tersebut akan diberitahukan kepada unit kerja yang bersangkutan (salinan Berita Acara Serah Terima Pekerjaan);

10. Mengajukan Dokumen Pembayaran untuk proses SPM;

11. Pencatatan ke dalam buku agenda perbaikan/service kendaraan.

VI. REFERENSI

1. Petunjuk Operasional (PO) 2. Kebijakan pimpinan fakultas

VII. DIAGRAM ALUR

Diagram Alur untuk Perbaikan / Pemeliharaan Gedung adalah sebagai berikut :

(41)

6

ALUR PERBAIKAN/PEMELIHARAAN KENDARAAN

KASUBAG

permohonan (1 hari)

(2 hari)

(1 hari)

1. Asuransi

2. Bengkel Resmi ATPM Membuat surat

Dokumen

Pembayaran Proses

Pembayaran

diterima

(42)

(43)

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR

PERBAIKAN/PEMELIHARAAN PERALATAN

TAHUN 2019

(44)

LEMBAR PENGESAHAN

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR

PERBAIKAN/PEMELIHARAAN PERALATAN

NIP. 197007221998021002

(45)

2

DAFTAR ISI

(46)

UNIVERSITAS DIPONEGORO PERBAIKAN/PEMELIHARAAN PERALATAN

I. TUJUAN

Standard Operating Procedure (SOP) perbaikan/pemeliharaan peralatan bertujuan untuk menyeragamkan prosedur perbaikan/pemeliharaan peralatan di lingkungan Fakultas Ekonomika dan Bisnis Undip.

Perbaikan/Pemeliharaan yang dilaksanakan adalah untuk semua peralatan di Fakultas Ekonomika dan Bisnis Universitas Diponegoro

7. Teknisi Fakultas Ekonomika dan Bisnis Universitas Diponegoro

(47)

4 III. STANDAR MUTU TERKAIT

Standar Mutu Terkait dengan adanya Perbaikan/ Pemeliharaan peralatan adalah agar semua kegiatan yang dilaksanakan di Fakultas Ekonomika dan Bisnis Universitas Diponegoro yang memerlukan peralatan bisa berjalan dengan baik dan lancar.

Perbaikan/pemeliharaan peralatan adalah kerusakan pada peralatan elektronik, listrik, audio, komputer, mebelair dan peralatan lainnya di lingkungan Fakultas Ekonomika dan Bisnis Undip. Peralatan yang akan diperbaiki masuk dalam kategori rusak ringan dan sedang.

Unit kerja adalah fakultas, departemen, dan program studi.

1. Unit kerja yang bersangkutan membuat surat permohonan perbaikan/pemeliharaan peralatan kepada Wakil Dekan II Fakultas Ekonomika dan Bisnis dengan tembusan ditujukan kepada Kabag. Tata Usaha.

2. Subbag. Umum dan Pengelolaan Aset mensurvei peralatan dengan membuat dokumentasi berupa photo dan laporan tingkat kerusakan

3. Apabila peralatan hanya mengalami kerusakan ringan akan dilakukan perbaikan oleh Teknisi.

4. Apabila peralatan mengalami kerusakan berat:

a. Subbag. Umum dan Pengelolaan Aset akan memberikan peralatan cadangan sebagai pengganti sementara waktu.

b. Subbag. Umum dan Pengelolaan Aset akan melakukan penghitungan RAB dan melihat ketersediaan anggaran.

5. Wakil Dekan II melalui Kabag. Tata Usaha akan memberikan surat jawaban kepada unit kerja yang bersangkutan tentang kemungkinan akan diperbaiki, ditunda atau ditolak usulan tersebut.

(48)

7. Pejabat Pengadaan Barang/Jasa melakukakan pengadaan pemeliharaan sesuai peraturan (Perpres No. 16 Tahun 2018 dan Perek Undip No. 20 Tahun 2017) dengan tahapan sbb:

a. Menyusun Kerangka Acuan Kerja (KAK) paket pengadaan.

b. Mengentry paket melalui SiRenbang (Sistem Rencana dan Pengembangan) Undip dan SIRUP (Sistem Informasi Rencana Umum Pengadaan) secara online

c. Menyusun rencana pemilihan penyedia barang/jasa d. Menetapkan dokumen pengadaan

e. Menilai kualifikasi penyedia barang/jasa f. Evaluasi administrasi, teknis dan harga g. Klarifikasi dan negosiasi

h. Penetapan hasil pengadaan

8. Pejabat Penerima Hasil Pengadaan Barang/Jasa melakukan pemeriksaan hasil pekerjaan dan menandatangani Berita Acara Serah Terima Pekerjaan.

9. Hasil dari pekerjaan perbaikan/pemeliharaan peralatan tersebut akan diberitahukan kepada unit kerja yang bersangkutan (salinan Berita Acara Serah Terima Pekerjaan).

10. Mengajukan Dokumen Pembayaran untuk proses SPM dengan melampiri dokumen sebagai berikut :

a. Satu set kontrak/SPK lengkap dengan SPMK, Berita Acara Hasil Pengadaan, Berita Acara Klarifikasi dan Negosiasi, Berita Acara Evaluasi, SDP, Permintaan Informasi Harga, HPS serta dokumen Penawaran dan Kualifikasi Penyedia.

b. Berita Acara Pemeriksaan dan Serah Terima Pekerjaan c. Berita Acara Pembayaran

d. Ringkasan Kontrak

11. Pencatatan ke dalam buku agenda perbaikan/service peralatan

(49)

6 VI. REFERENSI

Diagram Alur untuk Perbaikan /Pemeliharaan Peralatan adalah sebagai berikut :

(50)

ALUR PERBAIKAN/PEMELIHARAAN PERALATAN

KASUBAG

permohonan (1 hari)

(2 hari)

(1 hari)

Dokumen Pembayaran

Proses Pembayaran Berita Acara

Hasil Pekerjaan diterima

(51)

(52)

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR

PENGADAAN BARANG HABIS PAKAI

TAHUN 2019

(53)

1

LEMBAR PENGESAHAN

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR

PENGADAAN BARANG HABIS PAKAI

NIP. 197007221998021002

(54)

DAFTAR ISI

(55)

3

UNIVERSITAS DIPONEGORO PENGADAAN BARANG HABIS PAKAI

I. TUJUAN

Standard Operating Procedure (SOP) Pengadaan Barang Habis Pakai adalah untuk menjamin pengadaan barang/jasa yang efisien, efektif, terbuka dan akuntabel dalam pemenuhan kebutuhan fasilitas akademik dan non-akademik,Fakultas Ekonomika dan Bisnis Universitas Diponegoro.

Pengadaan Barang Habis Pakai dilaksanakan untuk memenuhi kebutuhan fasilitas akademik dan non-akademik Fakultas Ekonomika dan Bisnis Universitas Diponegoro.

(56)

7. Pejabat/Pokja Pengadaan Barang/Jasa Fakultas Ekonomika dan Bisnis Universitas Diponegoro

8. Pejabat/PanitiaPenerima Hasil Pekerjaan Barang/Jasa Fakultas Ekonomika dan Bisnis Universitas Diponegoro

Standar Mutu Terkait dengan adanya Pengadaan Barang Habis Pakai yang dilaksanakan adalah untuk memenuhi kebutuhan fasilitas akademik dan non-akademik Fakultas Ekonomika dan Bisnis Universitas Diponegoro

Belanja Barang adalah pembelian barang dan/atau jasa yang habis pakai yang dipergunakan dalam rangka pemenuhan kebutuhan dasar suatu satuan kerja dan umumnya pelayanan yang bersifat internal seperti belanja pakai habis (alat tulis kantor dan alat listrik) dan belanja bahan untuk pemeliharaan (bahan kebersihan). Unit kerja adalah fakultas, departemen, dan program studi.

1. Permintaan usulan rencana kebutuha/pengadaan barang habis pakai dari Wakil Dekan II ke unit kerja di lingkungan Fakultas Ekonomika dan Bisnis

2. Unit kerja yang bersangkutan membuat surat permohonan pengadaan barang habis pakai kepada Wakil Dekan II dengan tembusan ditujukan kepada Kabag.

Tata Usaha.

3. Subbag. Umum dan Pengelolaan Aset melakukan inventarisasi dan kompilasi usulan rencana kebutuhan/pengadaan barang habis pakai

4. Subbag. Umum dan Pengelolaan Aset menyusun RAB dan melihat ketersediaan anggaran.

5. Wakil Dekan II melalui Kabag. Tata Usaha akan memberikan surat jawaban kepada unit kerja yang bersangkutan tentang kemungkinan akan ditunda atau ditolak usulan tersebut.

(57)

5

7. Proses pengadaan barang habis pakai akan dilaksanakan dengan cara:

a. Nilai paket pengadaan sampai dengan Rp. 500.000.000,- akan dilaksanakan oleh Pejabat Pengadaan Barang/Jasa Fakultas dengan tahapan:

a.1 Menyusun Kerangka Acuan Kerja (KAK) paket pengadaan.

a.2 Mengentry paket melalui SiRenbang (Sistem Rencana dan Pengembangan) Undip dan SIRUP (Sistem Informasi Rencana Umum Pengadaan) secara online

a.3 Menyusun rencana pemilihan penyedia barang/jasa a.4 Menetapkan dokumen pengadaan

a.5 Menilai kualifikasi penyedia barang/jasa a.6 Evaluasi administrasi, teknis dan harga a.7 Klarifikasi dan negosiasi

a.8 Penetapan hasil pengadaan

b. Nilai paket pengadaan diatas Rp. 500.000.000,- akan dilaksanakan oleh Pokja Pengadaan Barang/Jasa Undip dengan tahapan:

b.1 Menyusun dokumen lelang dan mengupload jadwal lelang.

b.2 Mengumumkan lelang

b.3 Memberikan penjelasan lelang

b.4 Membuka dan mengevaluasi dokumen penawaran b.5 Pembuktian kualifikasi penyedia barang/jasa b.6 Menetapkan dan mengumumkan pemenang

8. Pejabat/Pokja Penerima Hasil Pengadaan Barang/Jasa melakukan pemeriksaan hasil pekerjaan dan menandatangani Berita Acara Serah Terima Pekerjaan.

9. Hasil dari pekerjaan pengadaan barang habis pakai tersebut akan diberitahukan kepada unit kerja yang bersangkutan (salinan Berita Acara Serah Terima Pekerjaan).

10. Mengajukan Dokumen Pembayaran untuk proses SPM dengan melampiri dokumen :

(58)

a. Satu set kontrak/SPK lengkap dengan SPMK, Berita Acara Hasil Pengadaan, Berita Acara Klarifikasi dan Negosiasi, Berita Acara Evaluasi, SDP, Permintaan Informasi Harga, HPS serta dokumen Penawaran dan Kualifikasi Penyedia.

b. Berita Acara Pemeriksaan dan Serah Terima Pekerjaan c. Berita Acara Pembayaran

d. Ringkasan Kontrak

11. Pencatatan ke dalam aplikasi SIMAK BMU.

VI. REFERENSI

Diagram Alur untuk Pengadaan Barang Habis Pakai adalah sebagai berikut :

(59)

7

ALUR PENGADAAN BARANG HABIS PAKAI

KASUBAG

permohonan (1 hari)

(2 hari)

(1 hari)

permohonan

Inventarisasi dan kompilasi usulan, RAB

Dokumen Pembayaran

Proses Pembayaran

diterima

Surat Permintaan Usulan Barang Surat Permintaan

diterima

(60)