SKRIPSI
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR ADMINISTRASI KEPENDUDUKAN PADA DINAS KEPENDUDUKAN DAN
CATATAN SIPIL KABUPATEN ENREKANG
MUH ALFIAN USMAN
105611110216
PROGRAM STUDI ILMU ADMINISTRASI NEGARA FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK
UNIVERSITAS MUHAMMADIAH MAKASSAR
2022
i
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR ADMINISTRASI KEPENDUDUKAN PADA DINAS KEPENDUDUKAN DAN
CATATAN SIPIL KABUPATEN ENREKANG
Sebagai salah Satu Syarat Untuk Menyelesaikan Studi Dan Memperoleh Gelar Sarjana Ilmu Administrasi Negara (S.Ap)
Disusun dan Diajukan Oleh :
MUH ALFIAN USMAN
Nomor Induk Mahasiswa : 105611110216
Kepada
PROGRAM STUDI ILMU ADMINISTRASI NEGARA FAKULTASI LMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH MAKASSAR
2022
ii
HALAMAN PERSETUJUAN SEMINAR HASIL
Judul Skripsi : Standar Operasional Prosedur Administrasi Pelayanan Kependudukan Pada Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kabupaten Enrekang
Nama Mahasiswa : Muh Alfian Usman Nomor Induk Mahasiwa : 105611110216
Program Studi : Ilmu Administrasi Negara Menyetujui:
Pembimbing I
Dr. Abdi, M.Pd
Pembimbing II
Sitti Rahmawati Arfah, S.Sos., M.Si
Mengetahui:
Dekan Plt. Ketua Program Studi
Dr. Hj. Ihyani Malik, S.Sos., M.Si.
NBM: 730727
Dr. Nur Wahid, S.Sos., M.Si.
NBM: 991742
iii
iv
HALAMAN PERNYATAAN
Saya yang bertanda tangan di bawah ini:
Nama Mahasiswa : Muh Alfian Usman
Nomor Induk Mahasiswa : 105611110216
Program Studi : Ilmu Administrasi Negara
Menyatakan bahwa benar proposal penelitian ini adalah karya saya sendiri dan bukan hasil plagiat dari sumber lain. Pernyataan ini saya buat dengan sesungguhnya dan apabila dikemudian hari pemyataan ini tidak benar, maka saya bersedia menerima sanksi akademik sesuai aturan yang berlaku di Universitas Muhammadiyah Makassar.
Makassar, 01 Maret 2022
Yang Menyatakan,
Muh Alfian Usman
v
ABSTRAK
Muh Alfian Usman, 105611110216, “Standar Operasional Prosedur Administrasi Kependudukan pada Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kabupaten Enrekang” dibimbing oleh Abdi dan Siti Rahmawati Arfah)
Tujuan dalam penelitian ini yaitu Untuk mengetahui Standar Operasional Prosedur (SOP) Administrasi Pelayanan Kependudukan pada Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kabupaten Enrekang, Penelitian ini menggunakan jenis penelitian kualitatif, Adapun tipe penelitian ini adalah penelitian deskriptif , Sumber data dalam penelitian ini ada dua, yaitu: Data primer dan Data sekunder, Teknik pengumpulan data dalam penelitian ini yaitu:
Observasi, Wawancara, Dokumentasi, Teknik Analisis Data dalam penelitian ini yaitu Reduksi data, Penyajian data dan Penarikan kesimpulan
Adapaun inplementasi SOP yangtelah di terapkan yaitu Para pegawai telah mengkompirmasi kepada masyarakat baik melalui pamplet yang terpasang didalam maupun diluar ruangan serta diinformasikan melalui website resmi kemduian menunjukkan waktu penyelesaian 1 hari kerja dan tidak ada pungut biaya selanjutnya para pegawai dapat mengikuti aturan telah di tetapkan seperti cara pelayanan dan penergetan dalam melakukan pelayanan sehingga dapat mengurangi resiko para masayrakat mengeluh atas pelayanan yang dilakukan Kemudian beroeientasi kepada pengguna layanan dengan memberikan kesempatan kepada masyarakat atau pengguna layanan untuk memberikan masukan ataupun kritikan tentang prosedur pelayanan yang diberikan dan yang telah di tetapkan sampai sejaui ini saat melakukan antrian dalam pengurusan maka dalam aturang yang di gunakan harus melakukan antrian tanpa memandang status seseorang agar antrian yang di lakukan tetap terjaga
Adapun hasil dari penelitian ini tentang Standar Operasional Prosedur Administrasi Kependudukan pada Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kabupaten Enrekang dengan menggunakan 7 idikator yaitu Kemudahan dan kejelasan, Efisiensi dan efektivitas, Keselarasan dalam , Keterukunan dalam , Dinamis, Berorientasi, Kepatuhan hukum dan kepastian hukum, dimana dari hasil penelitian menunjukan Inflementasi SOP telah di terapkan dengan baik dan para pegawai telah menjalankan tugasnya sessuai dengan SOP yang telah di terapkan Kata Kunci : , SOP
vi
KATA PENGANTAR
Assalamualaikum Warahmatullahi Wabarakatuh
Dengan memanjatkan puji syukur atas kehadirat Allah SWT berkat rahmat dan hidayah-Nya lah sehingga penulis dapat menyelesaiakn skripsi ini. Adapun judul skripsi yaitu “Standar Operasional Prosedur Administrasi Kependudukan pada Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kabupaten Enrekang” yang merupakan salah satu syarat untuk lulus dari departemen Ilmu Administrasi Negara, Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik di Universitas Muhammadiyah Makassar dan mendapatkan gelar sarjana.
Penulis menyadari dalam penyusunan skripsi ini tentunya tidak lepas dari hambatan-hambatan namun dengan adanya bantuan, bimbingan dan motivasi dari berbagai pihak sehingga kesulitan yang dilalui dapat dilalui dengan baik. Dalam penyususnan skripsi ini tentunya tidak lepas dari doa-doa yang selama ini telah dipanjatkan untuk penulis, serta jasa-jasa yang tak terhingga, terutama kepada kedua orang tua penulis, ayahanda Usman dan Ibunda Ramlah terimah kasih atas doa-doa yang tidak ada hentinya serta bantuan, dukungan dan kasih saying yang terus diberikan serta dukungan moral dan material yang telah diberikan kepada ananda selama ini.
Dalam penyususnan skripsi ini penulis dengan segala kerendahan hati menyadari bahwa skripsi ini dapat disusun dengan baik karena adanya dorongan dan bantuan dari segala pihak, oleh karena itu pada kesempatan ini penulis menyampaikan rasa terimah kasih kepada:
vii
1. Bapak Prof. Dr. H. Ambo Asse. M.Ag. Sebagai Rektor Universitas Muhammadiyah Makassar, yang membina Universitas ini dengan sebaik- baiknya.
2. Bapak Dr. Abdi, M.Pd selaku pembimbing I dan Siti Rahmawati S.Sos., M.Si selaku pembimbing II yang senantiasa meluangkan waktunya membimbing dan mengarahkan penulis sehingga skripsi ini dapat diselesaikan.
3. Ibu Dr. Ihyani Malik, S.Sos., M.Si selaku Dekan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik, para wakil Dekan beserta seluruh staffnya atas syarat administrasi yang diberikan sehingga penulis dapat melaksanakan penelitian.
4. Bapak Nasrul Haq. S.Sos.,M.Pa selaku ketua jurusan Ilmu Administrasi Negara Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Muhammadiyah Makassar.
5. Segenap Dosen Jurusan Ilmu Administrasi Negara Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Muhammadiyah Makassar yang telah memberi bekal ilmu kepada penulis selama menempuh pendidikan dilembaga ini.
6. Bapak Kepala Dinas Harwan Sawati. SE dan para staf Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kabupaten Enrekang, terimah kasih telah meluangkan waktu dan senantiasa membantu memberikan kelengkapan data yang diperlukan penulis.
7. Teman-teman kelas seperjuangan Ilmu Administrasi Negara terimah kasih untuk segala cerita, kenangan dan kebersamaan selama ini.
Penulis menyadari tidak ada potensi sedikitpun bahwa skripsi ini sempurna dan bersifat final, untuk itu kritik dan saran masih terbuka untuk semua
viii
pihak. Semoga skripsi ini dapat menambah wacana ilmu pengetahuan dan semoga bermanfaat bagi penulis khususnya dan pembaca pada umumnya atau bagi pihak yang berkepentingan. Akhir kata semoga Allah SWT memberikan imbalan bagi piahak yang telah memberikan bantuannya kepada penulis dan semoga bermanfaat untuk kita semua.
Makassar, 1 maret 2022
Muh Alfian Usman
ix DAFTAR ISI
HALAMAN SAMPU ... i
HALAMAN JUDUL ... ii
HALAMAN PERSETUJUAN ... iii
HALAMAN PENERIMAAN TIM ... iv
HALAMAN PERNYATAAN ... v
ABSTRAK ... vi
KATA PENGANTAR ... vii
DAFTAR ISI ... ix
BAB I. PENDAHULUAN ... 1
A. Latar Belakang ... 1
B. Rumusan Masalah ... 5
C. Tujuan Penelitian ... 5
D. Manfaat Penelitian ... 5
BAB II. TINJAUAN PUSTAKA ... 7
A. Penelitian Terdahulu ... 7
B. Konsep Administrasi ... 8
C. Konsep Standar Operasional Prosedur ... 10
D. Konsep Pelayanan Publik ... 11
E. Kerangka Pikir ... 15
F. Fokus Penelitian ... 16
G. Deskripsi Fokus Penelitian ... 16
BAB III. METODE PENELITIAN ... 19
A. Waktu dan Lokasi ... 19
B. Jenis dan Tipe Penelitian ... 19
x
C. Sumber Data ... 19
D. Informan ... 20
E. Teknik Pengambilan Data ... 21
F. Teknik Analisis Data ... 21
G. Teknik Pengabsahan Data ... 22
BAB IV. HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN ... 24
A. Deskripsi Lokasi Penelitian... 24
B. Hasil Penelitian ... 50
C. Pembahasan ... 71
BAB V. PENUTUP ... 78
A. Kesimpulan ... 78
B. Saran ... 79
DAFTAR PUSTAKA ... 81 LAMPIRAN
BAB 1 PENDAHULUAN A. Latar Belakang
Instansi Pemerintah memiliki peran penting sebagai salah satu aktor strategis untuk mewujudkan kesejahteraan masyarakat. Peran pemerintah diperlukan untuk melaksanakan fungsi regulasi, alokasi, distribusi, pelayanan, dan pemberdayaan masyarakat. Fungsi-fungsi tersebut harus dilaksanakan oleh pemerintah secara optimal. Namun kenyataannya keberadaan birokrasi pemerintah seringkali dipandang secara dikotomi, selain dibutuhkan untuk melaksanakan urusan pemerintah sehari-hari, birokrasi sering juga dianggap sebagai sistem yang menyebabkan jalannya pemerintah dan layanan public tersendat atau bertele-tele.
Seluruh kegiatan dalam organisasi harus langsung tertuju dan mendukung pencapaian tujuan dan sasaran organisasi berdasarkan strategi yang telah ditetapkan sebelumnya (Sondang P Siagian, 2006). Tantangan utama yang ada dalam organisasi pemerintah adalah bagaimana mengolah sumber daya manusia yang ada dalam organisasi dengan efektif dan dan menghapuskan praktek yang tidak efektif (Sedarmayanti, 2010). Oleh karena itu perlu dilakukan dibirokrasi untuk membebaskan penyakit inefesiensi dalam lembaga-lembaga pemerintah.
Salah satu aspek penting sebagai tolak ukur dalam menilai kerja instansi pemerintah yang profesional, efektif dan efisien, dalam melaksanakan program kerjanya adalah dengan menerapkan Standar Operasional Prosedur Administrasi
Pemerintah (SOP-AP) diseluruh proses penyelenggaraan administrasi pemerintah.
SOP adalah dokumen yang berisi serangkaian instruksi tertulis yang dibakukan mengenai berbagai proses penyelenggaraan administrasi perkantoran yang berisi cara melakukan pekerjaan, waktu pelaksanaan, tempat penyelenggaraan dan actor yang berperan dalam kegiatan.
Berdasarkan Insani (2016) standar operasional prosedur (SOP) adalah suatu pedoman dalam pelaksanaan administrasi perkantoran dalam rangka peningkatan pelayanan. Standar operasional prosedur (SOP) juga diartikan sebagai suatu standar tertulis yang digunakan untuk mendorong dan menggerakkan suatu individu ataupun kelompok dalam mencapai suatu tujuan.
Penerapan SOP dalam proses penyelenggaraan administrasi pemerintah dinilai penting karena Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintah (SOP-AP) dapat menjadi pedoman atau acuan untuk melaksanakan tugas pekerjaan sesuai fungsinya. SOP dijadikan sebagai alat penilaian kinerja instansi pemerintah.
Penerapan SOP administrasi pemerintah dalam lembaga pemerintah diharapkan dapat mengubah citra lembaga pemerintah yang selama ini dianggap selalu lamban dan berbelit-belit dalam hal pelayanan pada masyarakat. Selain itu diharapkan juga dapat memperbaiki kinerja jajaran birokrasi pemerintah yang ada di Indonesia agar tidak tertinggal dengan Negara lain dalam berbirokrasi.
Setiap instansi pemerintah dibuatkan standar operasional prosedur, sebagaimana pada Peraturan Bupati Nomor 43 Tahun 2016 Tentang Kedudukan, Tugas Pokok, Fungsi Uraian Tugas dan Tata Kerja Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Enrekang. Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil merupakan instansi
yang bertugas memberikan pelayanan seperti pelayanan pembuatan E-ktp, akta kelahiran, akta perkawinan, akta perceraian, pengangkatan anak dan pengesahan anak.
Standar operasional prosedur (SOP) adalah dokumen yang berisi serangkaian instruksi tertulis yang dibakukan tentang proses-proses penyelenggaraan administrasi perkantoran yang berisi cara melakukan pekerjaan, waktu pelaksanaan, tempat penyelenggaraan, dan aktor yang berperan dalam kegiatan (Istyadi Insani, 2010). Standar operasional prosedur (SOP) adalah suatu panduan yang digunakan untuk memastikan kegiatan operasional organisasi atau perusahaan berjalan dengan lancar (Silendra, 2015).
Dalam melaksanakan tugas sehari-hari, aparatur harus bekerja sesuai dengan Standar Operasional Prosedur agar memperoleh hasil kerja yang efektif.
Penggunaan standar operasional prosedur dalam organisasi bertujuan untuk memastikan organisasi beroperasi secara konsisten, efektif, efisien, sistematis, dan terkelola dengan baik, untuk menghasilkan pelayanan yang memiliki mutu konsisten sesuai dengan standar yang telah ditetapkan (Soemohadiwidjojo, 2014).
Hasil penelitian (Nurhayatun Nupus, 2017). Pelayanan pengurusan kartu tanda penduduk pada Disduk Capil Kabupaten Kampar masih menggunakan sistem kekerabatan yang tidak professional, adil, dan merata dalam memberikan pelayanan kepada masyarakat.
Standar Operasional Prosedur (SOP) dapat dilihat pada Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kabupaten Enrekang yaitu mengatur tentang
gambaran atau langkah-langkah dan alur tentang pelayanan kependudukan.
Walaupun dalam meningkatkan kualitas pelayanan publik menjadi tolak ukur keberhasilan suatu instansi pemerintah, namun masih ada kinerja pelayanan publik di organisasi atau instansi pemerintah yang masih kurang baik dalam menerapkan standar operasional prosedur (SOP) seperti yang terjadi pada Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kabupaten Enrekang, dengan adanya masyarakat yang mengeluhkan pelayanan karena dalam melakukan pelayanan belum maksimal. Pada Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kabupaten Enrekang masih ada pegawai yang bekerja tidak konsisten, demikian halnya dengan pengguna layanan yang tidak mengetahui langkah-langkah layanan sehingga pelayanan terkesan kurang maksimal dan alur yang terkesan berbelit- belit.
Penelitian ini penting dilakukan oleh peniliti agar dapat dijadikan rekomendasi bagi Dinas Kependudukan dan Catatan Sipul Kabupaten Enrekang untuk mengetahui apakah Standar Operasional Prosedur sudah diterapkan dengan baik, sekaligus dapat dijadikan sebagai pedoman dalam meningkatkan kualitas pelayanan penduduk pada Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kabupaten Enrekang.
Berdasarkan latar belakang yang telah dikemukakan maka judul yang akan diteliti yaitu, “ Standar Operasional Prosedur Administrasi Pelayanan Kependudukan Pada Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kabupaten Enrekang”.
B. Rumusan Masalah
Berdasarkan uraian latar belakang yang telah dikemukakan diatas, maka rumusan masalah dalam penelitian ini adalah:
1. Bagaimana Standar Operasional Prosedur (SOP) Administrasi Pelayanan Kependudukan Pada Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kabupaten Enrekang?
2. Apakah faktor penghambat dalam Standar Operasional Prosedur (SOP) Administrasi Pelayanan Kependudukan pada Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kabupaten Enrekang?
C. Tujuan Penelitian
Berdasarkan rumusan masalah diatas maka adapun tujuan penelitian ini adalah:
1. Untuk mengetahui Standar Operasional Prosedur (SOP) Administrasi Pelayanan Kependudukan pada Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kabupaten Enrekang.
2. Untuk mengetahui faktor penghambat dalam Standar Operasional Prosedur (SOP) Administrasi Pelayanan Kependudukan dan Catatan Sipil Kabupaten Enrekang.
D. Manfaat Penelitian
Berdasarkan tujuan penelitian yang telah dikemukakan, maka manfaat penelitian ini adalah:
1. Manfaat teoritis
Hasil penelitian ini secara teoritis diharapkan dapat memberikan sumbangan pemikiran tentang pentingnya mengkan Standar Operasional Prosedur di setiap instansi.
2. Manfaat Praktis
Hasil Penelitian ini secara praktis diharapkan dapat menyumbangkan pemikiran terhadapan pemecahan masalah dalam mengkan Standar Operasional Prosedur.
7
Penelitian terdahulu digunakan sebagai acuan dalam melakukan penelitian sehingga penulis dapat memperkaya teori yang digunakan untuk mengkaji penelitian yang dilakukan. Berikut penelitian yang relevan dengan penelitian ini:
1. Meiffa Herfianti dan Ida Anggriani (2017) dengan judul penelitian “ Standar Operasional Prosedur (SOP) Pelayanan Akta Kelahiran pada Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Bengkulu”. Dengan menggunakan konsep dari Daft (1992) yang menyatakan bahwa standar operasional prosedur merupakan bagian dari empat subsistem pengawasan manajemen dan fokus dari pengawasan.
2. Ighfar Hidayatullah (2018) dengan judul penelitian “ Standar Operasional Prosedur (SOP) dalam Pelayanan Pembatalan Ibadah Haji di Kementerian Agama Kota Semarang”. Dengan menggunakan indikator Tanjung dan Subagjo (2012) yaitu, kemudahan dan kejelasan, efisiensi dan efektifitas, keselarasan, keterukunan, dinamis, berorientasi kepada pengguna atau pihak yang dilayani, kepatuhan hukum, dan kepastian hukum.
3. Lulu Shobihatun Naqibah, Yaqub Cikusin dan Agus Sainal Abidin (2021) dengan judul “ Kebijakan Pelayanan Administrasi Kependudukan Berbasis E- Service. Dengan menggunakan indikator Fitzsimmons (dalam Rusli, 2004) yaitu, reliability, tangibles, responsiveness, assurance dan empati.
No. Nama/Tahun/Judul penelitian Persamaan Perbedaan 1. Meifa Herfianti dan Ida Anggriani
(2017) Standar Operasional Prosedur (SOP) Pelayanan Akta Kelahiran Pada Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Bengkulu.
Jenis
penelitian dan teknik analisis data.
Indikator penelitian dan lokus
penelitian.
2. Ighfar Hidayatullah (2018) dengan judul penelitian Standar Operasional Prosedur (SOP) dalam Pelayanan Pembatalan Ibadah Haji di Kementerian Agama Kota Semarang.
Jenis
penelitian dan teknik
pengumpulan data.
Indikator penelitian dan lokus
penelitian.
3. Lulu Shobihatun Naqibah, Yaqub Cikusin dan Agus Sainal Abidin (2021) dengan judul “ Kebijakan
Pelayanan Administrasi
Kependudukan Berbasis E-Service.
Jenis penelitiam dan teknik analisis data.
Indikator penelitian dan lokus
penelitian.
Tabel 1. Persamaan dan perbedaan dengan penelitian terdahulu.
B. Konsep Administrasi
Istilah administrasi secara etimologi berasal dari bahasa latin (Yunani) yang terdiri atas dua kata yaitu “ad” dan “ministrate” yang berarti “to serve”
yang dalam bahasa Indonesia berarti melayani atau memenuhi. Sedangkan menurut A Dunsire yang di kutip ulang oleh Keban (2008) administrasi diartikan sebagai arahan pemerintah, kegiatan , kegiatan pengarahan, penciptaan prinsip-
prinsip kebijakan public, kegiatan melakukan analisis, menyeimbangkan dan mempresentasikan keputusan, pertimbangan-pertimbangan kebijakan, sebagai pekerjaan individual dan kelompak dalam menghasilkan barang dan jasa public, dan sebagai arena bidang kerja akademik dan teoritik.
Teori administrasi menjelaskan upaya-upaya untuk mendefinisikan fungsi universal yang dilakukan oleh pimpinan dan asas-asas yang menyusun praktik kepemimpinan yang baik. Hendry Fayol melahirkan tiga sumbangan besar bagi administrasi atau manajemen yaitu:
1. Aktivitas organisasi.
2. Fungsi atau tugas pimpinan.
3. Prinsip-prinsip administrasi atau manajemen.
Administrasi adalah keseluruhan proses pelaksanaan dari keputusan-keputusan yang telah diambil dan diselenggarakan oleh dua orang atau lebih untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya (Siagian, 2009). The lianggie dalam Pasolong (2011) mendefinisikan administrasi adalah rangkaian kegiatan terhadap pekerjaan yang dilakukan oleh sekelompok orang didalam kerjasama untuk mencapai tujuan tertentu. Selanjutnya ia menyatakan administrasi mempunyai dua dimensi yaitu dimensi karakteristik dan dimensi unsur-unsur. Dimensi karakteristik yang melekat pada administrasi yaitu efisien, efektif dan rasional.
Sedangkan dimensi unsur-unsur yaitu:
1. Adanya tujuan atau sasaran yang ditentukan sebelum melaksanakan suatu pekerjaan.
2. Adanya kerjasama baik sekelompok orang atau lembaga pemerintah maupun lembaga swasta.
3. Adanya sarana yang digunakan oleh sekelompok atau lembaga dalam melaksanakan tujuan yang hendak dicapai.
C. Konsep Standar Operasional Prosedur
Standar operasional Prosedur adalah sistem yang disusun untuk memudahkan, merapikan, dan menertibkan pekerjaan kita. Sistem ini merupakan suatu proses yang berurutan untuk pekerjaan dari awal sampai akhir (Ekotama, 2011). Standar operasional prosedur dibuat untuk menyederhanakan suatu pekerjaan supaya berfokus pada intinya agar cepat dan tepat. Standar operasional prosedur pada dasarnya adalah pedoman yang berisi prosedur-prosedur operasional yang ada dalam suatu organisasi yang digunakan untuk memastikan bahwa semua keputusan dan tindakan, serta penggunaan fasilitas dan proses yang dilakukan oleh orang dalam organisasi berjalan efektif, efisien, konsisten, standar dan sistematis (Tambunan, 2013).
Menurut Moekijat (2008) standar operasional prosedur adalah urutan langkah-langkah atau pelaksanaan pekerjaan, dimana pekerjaan dilakukan, berhubungan dengan apa yang dilakukan, bagaimana melakukannya, dimana melakukannya dan siapa yang melakukannya. Standar operasional prosedur adalah dokumen yang berisi serangkaian instruksi tertulis yang dibakukan mengenai berbagai proses penyelenggaraan administrasi perkantoran yang berisi cara melakukan pekerjaan, waktu pelaksanaan, tempat penyelenggaraan dan aktor yang berperan dalam kegiatan.
D. Konsep Pelayanan Publik 1. Pelayanan publik
Pada dasarnya semua manusia membutuhkan pelayanan, bahkan dapat dikatakan bahwa pelayanan tidak dapat dipisahkan dengan kehidupan manusia (Sinambela, (2010). Pelayanan publik menurut Sinambela (dalam Harbani Pasolong, 2013) adalah setiap kegiatan yang dilakukan oleh pemerintah terhadap sejumlah manusia yang memiliki kegiatan yang menguntungkan dalam suatu kumpulan atau kesatuan dan menawarkan kepuasan meskipun hasilnya tidak terikat pada suatu produk secara fisik. Agung Kurniawan (dalam Harbani Pasolong, 2013) mengatakan bahwa pelayanan publik adalah pemberian pelayanan atau melayani keperluan orang lain atau masyarakat yang mempunyai kepentingan pada organisasi atau sesuai dengan aturan pokok dan tata cara yang telah ditetapkan.
Defenisi pelayanan publik menurut UU Nomor 25 Tahun 2009nadalah kegiatan atau rangkaian kegiatan dalam rangka pemenuhan kebutuhan pelayanan sesuai dengan peraturan perundang-undangan bagi setiap warga Negara dan penduduk atas barang, jasa dan atau pelayanan administrative yang disediakan penyelenggara pelayanan publik. Ratminto mendefinisikan bahwa pelayanan publik adalah segala bentuk jasa pelayanan baik dalam bentuk barang publik maupun jasa publik yang pada prinsipnya menjadi tanggung jawab dan dilaksanakan oleh instansi pemerintah di pusat, daerah, dan di lingkungan BUMD dan BUMD dalam rangka upaya pemenuhan kebutuhan masyarakat maupun dalam rangka pelaksanaan ketentuan peraturan perundang-undangan.
Dalam (Bilgah, 2018) pelayanan publik merupakan tanggung jawab pemerintah dan dilaksanakan oleh instansi pemerintah baik itu pusat, daerah, maupun lingkungan Badan Usaha Milik Negara atau suatu barang, jasa atau pelayanan administrasi yang disediakan oleh penyelenggara pelayanan yang terkait dengan kepentingan publik. Menurut (Hayat, 2017) pelayanan publik adalah kepercayaan publik. Pelayanan publik dilaksanakan secara tanggung jawab dan sesuai dengan ketentuan peraturan yang ada.
Pelayanan publik adalah pemberian jasa baikoleh pemerintah, pihak swasta atas nama pemerintah, ataupun pihak swasta kepada masyarakat dengan atau tanpa pembayaran guna memenuhi kebutuhan atau kepentingan masyarkat (Panji Santoso). Menurut Thoha (dalam Sedarmayanti, 2010) pelayanan masyarakat adalah usaha yang dilakukan oleh seseorang dan sekelompok orang atau instansi tertentu untuk memberi bantuan dan kemudahan.
Standar pelayanan adalah tolak ukur yang dipergunakan sebagai pedoman penyelenggara pelayanan dan acuan penilaian kualitas pelayanan sebagai kewajiban dan janji penyelenggara kepada masyarakat dalam rangka pelayanan yang berkualitas, cepat, mudah, terjangkau, dan teratur. Adanya Undang-Undang No 25 Tahun 2009 Tentang Pelayanan Publik tentunya memberikan arahan kepada seluruh penyelenggara, baik penyelenggara BUMN, BUMD, maupun swasta.
Standar pelayanan harus dipahami oleh setiap pemberi pelayanan kemudian dipublikasikan sehingga kepastian dalam penyelenggaraan pelayanan
terjamin. Hal tersebut dimaksudkan agar pelayanan publik memberikan jaminanan kepastian penerima pelayanan, sehingga masyarakat sebagai penerima layanan akan merasa puas pada pelayanan yang diberikan. Standar pelayanan publik berfungsi untuk memberikan arah bertindak bagi institusi penyedia pelayanan publik dan masyarakat sebagai penerima layanan dapat dengan mudah memahami apa yang telah ditentukan pada standar pelayanan.
2. Prinsip standar pelayanan publik
Menurut Tanjung dan Subagjo (2012), terdapat beberapa indikator dalam penerapan standar operasional prosedur, diantaranya yaitu:
1. Kemudahan dan Kejelasan
Prosedur-prosedur yang distandarkan harus dapat dengan mudah dimengerti dan diterpakan oleh semua aparatur bahkan bagi seseorang yang sama sekali baru dalam pelaksanaan.
2. Efisiensi dan efektifitas
Prsedur-prosedur yang distandarkan harus merupakan prosedur yang paling efisien dan efektif dalam proses pelaksanaan tugas.
3. Keselarasan
Prosedur-prosedur yang distandarkan harus selaras dengan prosedur-prosedur standar lain terkait prosedur yang distandarkan mengandung standar kualitas dan mutu baku tertentu yang dapat diukur pencapaian keberhasilannya.
4. Keterukuran
Output dari prosedur-prosedur yang distandarkan mengandung standar kualitas atau mutu baku tertentu yang dapat diukur pencapaian keberhasilannya.
5. Dinamis
Prosedur-prosedur yang distandarkan harus dengan cepat dapat disesuaikan dengan kebutuhan peningkatan kualitas pelayanan yang berkembang dalam penyelenggaraan pelayanan publik.
6. Berorientasi kepada pengguna atau pihak yang dilayani
Prosedur-prosedur yang distandarkan harus mempertimbangkan kebutuhan pihak yang dilayani sehingga dapat memberikn kepuasan kepada pengguna.
7. Kepatuhan hukum
Prosedur-prosedur yang distandarkan harus memenuhi ketentuan dan peraturan-peraturan pemerintah yang berlaku.
8. Kepastian hukum
Prosedur-prosedur yang distandarkan harus ditetapkan oleh pimpinan sebagai sebuah produk hukum yang ditaati, dilaksanakan dan menjadi instrument untuk melindungi aparatur dari kemungkinan tuntutan hukum.
E. Kerangka Pikir
Penelitian ini nantinya akan mendeskripsikan tentang Standar Operasional Prosedur Administrasi Pelayanan Kependudukan pada Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kabupaten Enrekang yang akan dianalisis berdasarkan indikator (Tanjung dan Subagjo, 2012): (1) Kemudahan dan kejelasan; (2) Efisiensi dan
efektifitas; (3) Keselarasan; (4) Keterukuran; (5) Dinamis; (6) Berorientasi kepada pengguna atau pihak yang dilayani; (7) Kepatuhan hukum; (8) kepastian hukum.
Gambar 1. Bagan kerangka pikir
F. Fokus Penelitian
Fokus penelitian ini, penulis pada Standar Operasional Prosedur (SOP) Administrasi Pelayanan Kependudukan pada Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kabupaten Enrekang meliputi: (1) Kemudahan dan kejelasan; (2) Efisiensi dan efektifitas; (3) Keselarasan; (4) Keterukuran; (5) Dinamis; (6) Berorientasi
Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil (DISDUKCAPIL)
Implementasi Standar Operasional Prosedur (SOP) Administrasi Pelayanan Kependudukan
1. Kemudahan dan kejelasan 2. Efisiensi dan efektivitas 3. Keselarasan
4. Keterukunan 5. Dinamis
6. Berorientasi kepada pengguna atau pihak yang dilayani
7. Kepatuhan hukum 8. Kepastian hukum
Tercapainya kinerja pelayanan publik
faktor penghambat
kepada pengguna atau pihak yang dilayani; (7) Kepatuhan hukum; (8) kepastian hukum.
G. Deskripsi Fokus Penelitian
Dalam Standar Operasional Prosedur (SOP) Administrasi Pelayanan Kependudukan pada Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kabupaten Enrekang, meliputi:
1. Kemudahan dan Kejelasan
Standar Operasional Prosedur di Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kabupaten Enrekang dikatakan mudah dan jelas ketika pegawai dapat memahami dan menerapkan standar opersional prosedur sehingga dalam pelaksanaan tugas pegawai dapat memberikan pelayanan sesuai dengan tugasnya masing-masing.
2. Efisiensi dan efektifitas
Standar Operasional Prosedur di Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kabupaten Enrekang dikatakan efektif pada saat pegawai dapat mencapai tujuan dengan waktu yang telah ditetapkan, dan dikatan efisien pada saatpegawai bekerja dengan penggunaan sumber daya secara minimal dengan pencapaian hasil yang maksimal.
3. Keselarasan
Standar Operasional Prosedur di Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kabupaten Enrekang dikatakan selaras ketika prosedur-prosedur standar lain yang terkait mengandung standar mutu baku tertentu sehingga dalam pelaksanaan tugas para pegawai dapat di ukur tingkat keberhasilannya.
4. Keterukuran
Output dari prosedur-prosedur yang distandarkan pada Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kabupaten Enrekang mengandung standar kualitas atau mutu tertentu yang dapat diukur pencapaian keberhasilannya.
5. Dinamis
Prosedur-prosedur yang distandarkan pada Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kabupaten Enrekang dikatakan dinamis pada saat prosedur yang distandarkan dapat dengan cepat disesuaikan dengan kebutuhan peningkatan kualitas pelayanan yang berkembang dalam penyelenggaraan pelayanan public di Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kabupaten Enrekang.
6. Berorientasi kepada pengguna atau pihak yang dilayani
Prosedur-prosedur yang distandarkan pada Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kabupaten Enrekangdikatakan berorientasi kepada pengguna atau pihak yang dilayani ketika pegawai di Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil mempertimbangkan kebutuhan pihak yang dilayani sehingga dapat memberikn kepuasan kepada pengguna.
7. Kepatuhan hukum
Prosedur-prosedur yang distandarkan pada Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kabupaten Enrekangdikatan mematuhi hokum ketika pegawai maupun pihak yang dilayani memenuhi ketentuan dan peraturan-peraturan pemerintah yang berlaku.
8. Kepastian hukum
Prosedur-prosedur yang distandarkan pada Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kabupaten Enrekang harus ditetapkan oleh pimpinan sebagai sebuah produk hukum yang ditaati, dilaksanakan dan menjadi instrument untuk melindungi aparatur dari kemungkinan tuntutan hukum.
BAB III
METODE PENELITIAN A. Waktu dan Lokasi
Peneliti akan melakukan penelitian pada bulan Oktober-DesemberAdapun lokasi penelitian ini berada di Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kabupaten Enrekang. Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil kabupaten Enrekang merupakan salah satu instansi pemerintah yang menangani administrasi kependudukan seperti penerbitan kartu tanda penduduk (KTP), kartu keluarga (KK), dan administrasi kependudukan lainnya.
B. Jenis dan Tipe Penelitian
Penelitian ini menggunakan jenis penelitian kualitatif, yang artinya mengumpulkan data bukan dalam bentuk angka-angka melainkan data tersebut melalui pengamatan langsung, wawancara, serta dokumen-dokumen terkait.
Adapun tipe penelitian ini adalah penelitian deskriptif salah satu jenis penelitian dengan mengumpulkan data yang bukan dalam bentuk angka-angka tetapi dengan memahami suatu fenomena atau kenyataan sosial dengan mendalam, dengan mendeskripsikan suatu variable dengan masalah yang akan diteliti.
C. Sumber Data
Sumber data dalam penelitian ini ada dua, yaitu:
1. Data primer
Data primer merupakan data yang diperoleh secara langsung dari informan yang bersangkutan dengan cara wawancara untuk mendapatkan jawaban yang
berkaitan dengan standar operasional prosedur administrasi pelayanan kependudukan.
2. Data sekunder
Data sekunder merupakan data yang diperoleh dari dokumen dan benda-benda yang memperkaya data primer.
D. Informan
Adapun informan dalam penelitian ini:
Tabel 2. Informan penelitian
No. Informan Jabatan Inisial
1. Drs. H. Andi Hmazah, M.Si Kepala Dinas
Kependudukan dan Catatan Sipil Kabupaten Enrekang
AH
2. Iwan Ardiant, D, S STP Sekretaris IA
3. Drs. Jalil Bidang Pelayanan
Pedaftaran Penduduk
Jl
4. Nurbaena, S.Sos Bidang Pelayanan
Pencatatan Sipil
Na 5 Dra. H. Faidah Ismail, MM Bidang Pengelolaan
Informasi Administrasi kependudukan
FI
6 Dr. Hj. Fausiah Bidang Pemanfaatan data Inovasi pelayanan
Fh
7 Budiman Masyarakat Bd
8 Rara Masyarakat Ra
E. Teknik Pengumpulan Data
Teknik pengumpulan data dalam penelitian ini yaitu:
1. Observasi
Observasi merupakan bagian dari mengumpulkan data yang langsung dapat diperoleh dari lapangan. Observasi difokuskan pada standar operasional prosedur administrasi pelayanan administrasi kependudukan pada Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kabupaten Enrekang.
2. Wawancara
Melakukan kegiatan wawancara terhadap orang-orang yang terlibat langsung dalam standar operasional prosedur, dan masyarakat sebagai pengguna layanan yang dapat menilai kinerja pelayanan publik sesuai standar yang ditetapkan di Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kabupaten Enrekang.
3. Dokumentasi
Dokumentasi merupakan cara yang digunakan peneliti untuk memperoleh data dan informasi dalam bentuk arsip, dokumen, gambar yang dapat mendukung penelitian.
F. Teknik Analisis Data
Teknik analisis data yang digunakan dalam penelitian ini adalah teknik analisis data interaktif dari Miles dan Huberman (1992) yaitu:
1. Reduksi data
Reduksi data dilakukan dengan merangkum, memfokuskan pada hal-hal yang penting, menggolongkan data, membuang hal-hal yang tidak perlu sehingga
data dapat menghasilkan informasi yang bermakna dan memudahkan dalam penarikan kesimpulan.
2. Penyajian data
Menyajikan data dalam bentuk uraian singkat, bagan, serta hubungan antar kategori yang mudah diraih.
3. Penarikan kesimpulan
Tahap ini bertujuan untuk mencari makna data yang dikumpulkan dengan mencari hubungan, persamaan atau perbedaan untuk ditarik kesimpulan sebagai jawaban dari permasalahan yang ada.
G. Teknik Pengabsahan Data
Dalam penelitian kualitatif data dikatakan valid atau sah ketika tidak ada perbedaan terhadap data yang dilaporkan peneliti dengan apa yang terjadi pada obyek penelitian. Untuk menetapkan keabsahan penelitian dibutuhkan teknik pemeriksaan, uji keabsahan penelitian ini meliputi:
1. Kredibilitas data (Credibility)
Uji kredibilitas data mempertunjukan hasil-hasil penemuan dapat dibuktikan dengan cara peneliti melakukan pengecekan dalam berbagai sumber, yaitu dengan mewawancarai informan lebih dari satu yang berasal dari elemen berbeda, untuk menguji kredibilitas peneliti melakukan teknik triangulasi.
Teknik triangulasi yaitu peneliti menggunakan teknik pengumpulan data yang berbeda untuk mendapatkan data dari sumber yang sama.
2. Teknik pengujian keteralihan data (Transferability)
Pengujian ini berkaiatan dengan sampai mana hasil penelitian ini dapat diterapkan atau digunakan dalam situasi lain. Transferability akan tercapai bila pembaca memperoleh gambaran yang jelas. Oleh karena itu penelitian akan menunjukan laporan yang sedemikian rinci, jelas, sistematis, dan dapat dipercaya.
3. Teknik pemeriksaan kebergantungan (Dependability)
Dalam penelitian kualitatif, uji dependability dilakukan dengan melakukan audit terhadap keseluruhan proses penelitian. Sering peneliti tidak melakukan proses penelitian kelapangan akan tetapi bisa memberikan data, peneliti ini perlu di uji dependability-nya dan mengecek apakah hasil penelitian yang dilakukannya benar atau tidak.
4. Teknik kepastian data (Confirmability)
Teknik pengujian kepastian data dilakukan untuk mengetahui proses penelitian, sehingga tidak memunculkan penelitian yang hanya ada hasilnya tetapi tidak ada proses penelitiannya. Apabila hasil penelitian merupakan merupakan fungsi dari penelitian yang dilakukan maka penelitian tersebut sudah memenuhi standar kepastian.
BAB IV
HASIL PENELITAN DAN PEMBAHASAN
A. Deskripsi Lokasi Penelitian
1. Gambaran Umum Dinas Kependudukan dan Catatn Sipil Kabupaten Enrekang
Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kabupaten Enrekang terletak dijalan pasar baru no.7 Juppandang kecamatan Enrekang, Kabupaten Enrekang, Sulawesi Selatan. Dinas Kependudukan dan catatan Sipil merupakan unsur pelaksana otonomi yang melaksanakan urusan Pemerintahan Daerah yang dipimpin oleh seorang Kepala Dinas yang berkedudukan di bawah dan bertanggung jawab kepada Bupati melalui Sekretaris Daerah. Fungsi dan tugas Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil yaitu pelayanan dalam mengurus persuratan seperti membuat kartu keluarga, surat dokumen kependudukan, surat keterangan pindah, akta kelahiran dan pembuatan KTP elektronik.
2. Visi dan Misi Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kabupaten Enrekang
Visi:
Terwujudnya pelayanan prima serta tertib administrasi kependudukan dan pencatatan sipil berbasis teknologi.
Misi:
Adapun misi Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kabupaten Enrekang adalah sebagai berikut:
a. Meningkatkan pelayanan di bidang administrasi kependudukan dan pencatatan sipil, cepat, tepat, gratis dan sesuai prosedur.
b. Meningkatkan kesadaran masyrakat untuk memiliki dokumen kependudukan dan pencatatan sipil dan pemanfaatan data organisasi perangkat daerah (OPD) dan badan usaha yang berbadan hukum.
3. Struktur Organisasi Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kabupaten Enrekang
Struktur organisasi sebagai suatu garis hirarki yang mendeskripsikan berbagai komponen yang menyusun instansi, dimana sumber daya manusia atau setiap individu diberikan peran yang ada dalam organisasi untuk menjalankan kegiatan dan mencapai tujuan karena struktur oganisasi merupakan salah satu syarat yang penting agar suatu organisasi/instansi dapat berjalan dengan baik.
Dengan adanya struktur organisasi maka kita dapat mengetahui pembagian kerja, fungsi dan tanggung jawab pegawainya.
Gambar 2. Bagan stuktur organisasi Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kabupaten Enrekang
4. Uraian Tugas Dinas Kependudukan Dan Pencatatan Sipil a. Kepala Dinas
Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil dipimpin oleh kepala dinas yang mempunyai tugas membantu Bupati dalam dan melaksanakan urusan
pemerintahan di bidang Kependudukan dan Pencatatan Sipil yang menjadi kewenangan daerah dan tugas pembantuan yang ditugaskan kepada daerah sesuai dengan peraturan perundang-undangan dan pedoman yang berlaku untuk kelancaran tugas. Adapun fungsi Kepala Dinas dalam melaksanakan tugas perumusan kebijakan urusan pemerintahan di bidang Kependudukan dan Pencatatan Sipil:
Mengkoordinasikan kegiatan bawahan dalam rangka memadukan rencana kegiatan masing-masing bidang agar terjalin kerjasama dan kesatuan tindakan dalam pelaksanaan tugas.
Pelaksanaan evaluasi dan pelaporan urusan pemerintahan bidang kependudukan dan pencatatan sipil.
Pelaksanaan administrasi dinas dan pelaksanaan fungsi lain yang diberikan oleh Bupati terkait tugas dan fungsinya.
b. Sekretariat
Sekretariat terdiri dari sub bagian perencanaan, sub bagian keuangan, sub bagian umum dan kepegawaian. Sekretariat dipimpin oleh oleh Sekretaris yang mempunyai tugas membantu Kepala Dinas dalam melaksanakan koordinasi kegiatan, memberikan pelayanan teknis dan administrasi penyususnan perencanaan, keungan, umum dan kepegawaian berdasarkan pedoman yang berlaku untuk kelancaran pelaksanaan tugas. Dalam melaksanakan tugasnya sekretaris menyelengarakan fungsi:
Merumuskan rencana kerja sekretariat berdasarkan program kerja Dinas serta program kerja tahun lalu sebagai pedoman kerja
Pengoordinasian penyusunan perencanaan.
Pengoordinasian urusan umum dan kepegawaian.
Pengoordinasian pengelolaan administrasi keungan dan pelaksanaan tugas kedinasan lain sesuai bidang dan tugasnya.
c. Bidang Pelayanan Pendaftaran Penduduk
Bidang pelayanan pendaftaran penduduk terdiri dari tiga seksi yaitu, seksi identitas penduduk, seksi pindah datang penduduk dan seksi pendataan penduduk.
Kepala Bidang Pelayanan Pendaftaran Penduduk mempunyai tugas memimpin dan melaksanakan perumusan kebijakan teknis dalam rangka penyelenggaraan dan koordinasi pelaksanaan program dan kegiatan dibidang Pelayanan Pendaftaran Penduduk sesuai perundang-undangan dan pedoman yang berlaku.
Dalam melaksanakankan tugas sebagaimana dimaksud, Kepala Bidang Pelayanan Pendaftaran Penduduk mempunyai fungsi:
Perumusan kebijakan teknis bidang pendaftaran penduduk.
Pelaksanaan kebijakan teknis bidang pendaftaran penduduk.
Pelaksanaan evaluasi dan pelaporan kebijakan teknis bidang pendaftaran penduduk.
d. Bidang Pelayanan dan Pencatatan Sipil
Bidang pelayanan dan pencatatan sipil terdiri dari, seksi kelahiran, seksi perkawinan dan perceraian, dan seksi perubahan status anak, pewarganegaraan, kematian. Kepala bidang pelayanan dan pencatatan sipil mempunyai tugas:
Menyusun program, mengatur dan mengevaluasi pelaksanaan kegiatan seksi sesuai prosedur untuk kelancaran pelaksanaan tugas.
Mengkoordinasikan kegiatan bawahan dalam rangka memadukan rencana kegiatan masing-masing seksi agar terjalin kerjasama dan kesatuan dalam pelaksanaan tugas.
Melaksanakan tugas lainnya yang diberikan Kepala Dinas sesuai bidang tugas.
e. Bidang Pengelolaan Informasi Administrasi Kependudukan
Bidang pengelolaan informasi administrasi kependudukan terdiri dari, seksi sistem informasi administrasi kependudukan, seksi pengolahan dan penyajian data kependudukan, serta seksi tata kelola dan sumber daya manusia, teknologi informasi dan komunikasi. Kepala bidang pengelolaan informasi administrasi kependudukan mempunyain fungsi:
Perumusan kebijakan teknis bidang pengelolaan informasi administrasi kependudukan.
Melaksanakan kebijakan teknis bidang pengelolaan informasi administrasi kependudukan.
Melaksanakan evaluasi dan pelaporan bidang pengelolaan informasi administrasi kependudukan.
Melaksanakan tugas lain yang diberikan Kepala Dinas sesuai bidang tugas.
f. Bidang Pemanfaatan Data dan Inovasi Pelayanan
Bidang pemanfaatan data dan inovasi pelayanan terdiri dari, seksi kerjasama, seksi pemanfaatan data dan dokumen kependudukan, serta seksi inovasi pelayanan. Kepala bidang pemanfaatan data dan inovasi pelayanan memiliki fungsi:
Menyusunan perencanaan pemanfaatan data dan dokumen kependududukan, kerja sama serta inovasi pelayanan administrasi kependudukan.
Pelaksanaan inovasi pelayanan administrasi kependudukan.
Evaluasi pelaksanaan pemanfaatan data dan dokumen kependudukan, kerjasama serta inovasi pelayanan administrasi kependudukan.
Melaksanakan tugas lain yang diberikan Kepala Dinas sesuai bidang tugas.
5. Kependudukan
Kependudkan merupakan hal yang berhubungan dengan jumlah, jenis kelamin, kelahiran, umur, struktur, perkawinan, kehamilan, kematian, persebaran, mobilitas dan kualitas serta ketahanannya yang menyangkut ekonomi, politik, sosial dan budaya. Pengelolaan kependudukan yaitu upaya untuk mengarahkan perkembangan penduduk untuk mewujudkan penduduk tumbuh seimbang dan mengembangkan kualitas penduduk pada seluruh dimensi penduduk.
Penduduk kabupaten Enrekang dari tahun ke tahun tercatat mengalami kenaikan yang cukup pesat, penyebaran penduduk terpadat berada di kecamatan Alla dengan kepadatan penduduk sebesar 708.80 jiwa/km2, sedangkan wilayah dengan kepadatan terendah berada di kecamatan Bungin dengan kepadatan 0.24 jiwa/km2.
Jika ditinjau dari proyeksi jumlah penduduk menurut kecamatan dapat digambarkan sebagai berikut:
Tabel 4.1 Jumlah penduduk berdasarkan kecamatan kabupaten Enrekang.
NO KECAMATAN JUMLAH
PENDUDUK
PERSENTASE (%) 1
2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
Maiwa Enrekang Baraka Anggeraja Alla Bungin Cendana Curio Malua Buntu Batu Masalle Baroko
28.149 37.435 23.820 28.631 24.567 5.575 10.176 17.915 9.194 15.561 14.855 11.947
12.36%
16.43%
10.46%
12.57%
10.78%
2.45%
4.47%
7.86%
4,04%
6.83%
6.52%
5.24%
JUMLAH 227.825 100.00%
Sumber: DISDUKCAPIL KABUPATEN ENREKANG.
Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kabupaten Enrekang mengajak masyarakat tentang pentingnya administrasi penduduk berdasarkan Undang- Undang No 23 Tahun 2006 Tentang Administrasi Kependudukan adalah rangkaian kegiatan penataan dalam penerbitan dokumen dan data kependudukan melalui pendaftaran penduduk, pencatatan sipil, pengelolaan sipil, pengelolaan informasi administrasi kependudukan serta pendayagunaan hasilnya untuk pelayanan public dan pembangunan sector lain. Ditinjau dari komposisi kepemilikan kartu keluarga yang sudah terdaftar berdasarkan kecamatan dapat dilihat pada table berikut.
Tabel 4.2. Jumlah kepemilikan kartu keluarga kabupaten Enrekang
NO KECAMATAN JUMLAH KEPEMILIKAN
KARTU KELUARGA
PERSENTASE (%) 1
2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
Maiwa Enrekang Baraka Anggeraja Alla Bungin Cendana Curio Malua Buntu Batu Masalle Baroko
8.629 11.278
6.885 8.314 7.065 1.524 3.190 4.747 2.666 4.377 4.208 3.475
13.00 17.00 10.38 12.53 10.65 2.30 4.81 7.15 4.02 6.60 6.34 5.24
JUMLAH 66.358 100
Sumber: DISDUKCAPIL KABUPATEN ENREKANG B. Hasil Penelitian
1 Imlementasi Standar Operasional Prosedur Administrasi Pelayanan Kependudukan pada Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kabupaten Enrekang
standar operasional prosedur adalah pedoman atau acuan yang memudahkan, merapikan dan menertibkan dalam pelaksanaan tugas. standar operasional prosedur merupakan salah satu peranan penting dalam pelayanan karena menyebabkan urusan yang terkait dengan administrasi pelayanan kependudukan pada dinas kependudukan dan catatan sipil kabupaten Enrekang berjalan dengan baik.
Pelayanan yang diberikan oleh suatu instansi pemerintah harus dirasakan baik oleh masyarakat dengan pelayanan yang tidak berbelit-belit, persyaratan
pelayanan yang jelas dan waktu penyelesaian tepat waktu serta pegawai dalam instansi harus besikap ramah dalam memberikan pelayan. Adapun menurut Tanjung dan Subagjo (2012) mengemukakan indikator standar operasional prosedur dengan menekankan pada, kemudahan dan kejelasan, efisiensi dan efektifitas, keselarasan, keterukuran, dinamis, berorientasi kepada pengguna atau pihak yang dilayani, kepatuhan hukum, serta kepastian hukum.
Dalam penelitian ini peneliti mengumpulkan data dengan 3 metode di antaranya yaitu: Observasi, Wawancara, Dokumentasi Setelah melakukan beberapa peninjauan secara ilmiah dilapangan tentang Standar Operasional Prosedur Administrasi Pelayanan Kependudukan diperoleh informasi mengenai standar pelayanan dokumen kependudukan dan pencatatan sipil kabupaten Enrekang sebagai berikut:
1. Kartu Keluarga
Adapun persyaratan dalam pengurusan kartu keluarga adalah sebagai berikut:
Kartu keluarga asli yang akan dipecah atau diubah.
Fotokopi surat nikah (legalisir KUA bagi yang baru nikah).
Fotokopi akta/ijazah (untuk pembentukan data).
Fotokopi surat kelahiran (bagi anak baru lahir).
Fotokopi akta kematian (bagi keluarga yang meninggal)
Asli surat keterangan pindah yang dikeluarkan Disdukcapil Kab. Enrekang (bagi yang pindah dari luar kota).
Prosedur pembuatan kartu keluarga yaitu, pemohon menyerahkan berkas persyaratan ke petugas penerima berkas, petugas memeriksa kelengkapan dan kevalidan berkas, pengentrian data dan pencetakan draf dokumen, verifikasi draf dokumen, pencetakan dokumen, penandatanganan dokumen oleh KADIS, penyerahan dokumen ke pemohon.
2. E-KTP
Adapun persyaratan pengurusan E-KTP adalah sebagai berikut:
Fotokopi kartu keluarga (KK).
Surat keterangan kehilangan dari kepolisian (jika E-KTP hilang).
E-KTP lama (bagi yang melakukan perubahan elemen data).
Prosedur pembuatan E-KTP yaitu, pemohon menyerahkan berkas persyaratan ke petugas penerima berkas, petugas memeriksa kelengkapan dan kevalidan berkas, pengentrian data dan pencetakan draf dokumen, konsolidasi data oleh pusat, pencetakan dokumen, aktivasi ktp dan penyerahan dokumen ke pemohon.
3. Persyaratan Pembuatan Kartu Identitas Anak
Adapun persyaratan pengurusan kartu identitas anak yaitu sebagai berikut:
Fotokopi akta kelahiran.
Pas foto warna ukuran 2x3 = 2 lembar (bagi anak usia 5-17 tahun kurang 1 hari).
Prosedur pembuatan kartu identitas anak yaitu, pemohon menyerahkan berkas persyaratan ke petugas penerima berkas, petugas memeriksa kelengkapan
dan kevalidan berkas, pengentrian data pencetakan draf dokumen, pencetakan dokumen, penyerahan dokumen ke pemohon.
4. Surat Keterangan Pindah Datang Antar Provinsi Kab/Kota
Adapun persyaratan pengurusan surat keterangan pindah datang antar Provinsi Kab/Kota yaitu:
Surat keterangan pindah dari domisili asal.
Fotokopi kartu keluarga (bagi yang menumpang kartu keluarga).
Fotokopi surat menikah (bagi yang sudah menikah).
Prosedur pembuatan surat keterangan pindah datang antar provinsi kab/kota yaitu, pemohon menyerahkan berkas persyaratan ke petugas penerima berkas, petugas memeriksa kelengkapan dan kevalidan berkas, pengentrian data dan pencetakan draf dokumen, verifikasi draf dokumen, pencetakan dokumen, penandatanganan dokumen oleh KADIS, penyerahan dokumen ke pemohon.
5. Akta Kelahiran
Adapun persyaratan pengurusan akta kelahiran yaitu:
Surat keterangan kelahiran dari Dokter/Bidan/Penolong kelahiran atau STPJM data kelahiran bagi masyarakat yang tidak bias menunjukkan keterangan kelahiran dari Bidan.
Fotokopi akta nikah/akta perkawinan (dilegalisir untuk anak pertama).
Fotokopi kartu keluarga.
Fotokopi KTP orang tua (untuk yang berusia 19 tahun kebawah diganti dengan fotokopi KTP yang bersangkutan).
Data pendukung lainnya seperti ijazah/ SK PNS jika ada.
Prosedur pembuatan akta kelahiran yaitu, pemohon menyerahkan berkas persyaratan ke petugas penerima berkas, petugas memeriksa kelengkapan dan kevalidan berkas, pengentrian data dan pencetakan draf dokumen, verifikasi draf dokumen, pencetakan dokumen, penandatanganan dokumen oleh KADIS, penyerahan dokumen ke pemohon.
6. Akta Kematian
Adapun persyaratan pengurusan akta kematian sebagai berikut:
Surat kematian dari Lurah (jika meninggal dirumah).
Surat keterangan kematian ( jika meninggal dirumah sakit).
Fotokopi KTP yang bersangkutan.
Fotokopi kartu keluarga (jika kartu keluarga tidak ada anggota lain maka lampirkan kartu keluarga asli)
Data pendukung lainnya seperti ijazah, SK PNS jika ada.
Prosedur pembuatan akta kematian yaitu, pemohon menyerahkan berkas persyaratan ke petugas penerima berkas, petugas memeriksa kelengkapan dan kevalidan berkas, pengentrian data dan pencetakan draf dokumen, verifikasi draf dokumen, pencetakan dokumen, penandatanganan dokumen oleh KADIS, penyerahan dokumen ke pemohon.
7. Akta Perkawinan
Adapun persyaratan pengurusan akta perkawinan yaitu:
Formulir F2.12.
Fotokopi surat keterangan perkawinan dari Pemuka Agama/Pendeta/Penghayat Kepercayaan (legalisir).
Fotokopi kartu keluarga.
Fotokopi KTP suami-istri.
Fotokopi akta kelahiran suami-istri.
Pas foto gandeng/berdampingan suami-istri berwarna ukuran 4x5: 3 lembar
Data pendukung lainnya seperti: fotokopi passport suami-istri (bagi WNA) dan fotokopi kartu keluarga Orang Tua/Wali kedua belah pihak.
Prosedur pembuatan akta perkawinan yaitu, pemohon menyerahkan berkas persyaratan ke petugas penerima berkas, petugas memeriksa kelengkapan dan kevalidan berkas, pengentrian data dan pencetakan draf dokumen, verifikasi draf dokumen, pencetakan dokumen, penandatanganan dokumen oleh KADIS, penyerahan dokumen ke pemohon.
8. Akta Perceraian
Adapun persyaratan pengurusan akta perceraian yaitu:
Formulir F2.12.
Penetapan pengadilan negeri tinggi/MA.
Kutipan akta perkawinana suami-istri.
Fotocopi KTP suami-istri.
Fotocopi kartu keluarga.
Prosedur pembuatan akta perceraian yaitu, pemohon menyerahkan berkas persyaratan ke petugas penerima berkas, petugas memeriksa kelengkapan dan kevalidan berkas, pengentrian data dan pencetakan draf dokumen, verifikasi draf
dokumen, pencetakan dokumen, penandatanganan dokumen oleh KADIS, penyerahan dokumen ke pemohon.
9. Legalisir
Adapun persyaratan legalisir adalah sebagai berikut:
Fotokopi kartu keluarga/KTP yang akan dilegalisir.
Kartu keluarga/KTP yang akan dilegalisir.
Prosedur legalisir yaitu, pemohon menyerahkan berkas persyaratan ke petugas penerima berkas, penandatangan dokumen oleh KADIS, penyerahan dokumen ke pemohon.
10 Manfaat SOP
Persyaratan pelayanan ini merupakan rangkaiaan kegiatan yang perlu disiapkan pengguna layanan sebelum melakukan kegiatan pengurusan administrasi kependudukan. Pada dasarnya tujuan pelayanan publik adalah memberikan layanan yang memuaskan kepada pengguna layanan atau masyarkat, untuk mencapai kepuasan itu maka Standar operasional prosedur perlu dilakukan agar tercipta kualitas pelayanan yang baik dan teratur. Berdasrakan Tanjung dan Subagjo (2012) mengemukakan indikator standar operasional prosedur dengan menekankan pada: selain hal tersebu dalam penelitian ini peneliti juga mengambil beberapa data sekuder yang dari SOP secara langsung tentang manfaat SOP yang di terapkan adapun manfaat dari SOP yang di terapkan sebagai berikut :
Tabel 4.3 Manfaat SOP
No MANFAAT STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR ADMINISTRASI PEMERINTAHAN
1 Sebagai standarisasi cara yang dilakukan aparatur dalam menyelesaikan pekerjaan yang menjadi tugasnya;
2 Mengurangi tingkat kesalahan dan kelalaian yang mungkin dilakukan oleh seorang aparatur atau pelaksana dalam melaksanakan tugas;
3 Meningkatkan efisiensi dan efektivitas pelaksanaan tugas dan tanggung jawab individual aparatur dan organisasi secara keseluruhan;
4 Membantu aparatur menjadi lebih mandiri dan tidak tergantung pada intervensi manajemen, sehingga akan mengurangi keterlibatan pimpinan dalam pelaksanaan proses sehari-hari;
5 Meningkatkan akuntabilitas pelaksanaan tugas;
6 Menciptakan ukuran standar kinerja yang akan memberikan aparatur cara konkrit untuk memperbaiki kinerja serta membantu mengevaluasi usaha yang telah dilakukan;
7 Memastikan pelaksanaan tugas penyelenggaraan pemerintahan dapat berlangsung dalam berbagai situasi;
8 Menjamin konsistensi pelayanan kepada masyarakat, baik dari sisi mutu, waktu, dan prosedur;
9 Memberikan informasi mengenai kualifikasi kompetensi yang harus dikuasai oleh aparatur dalam melaksanakan tugasnya;
10 Memberikan informasi bagi upaya peningkatan kompetensi aparatur;
11 Memberikan informasi mengenai beban tugas yang dipikul oleh seorang aparatur dalam melaksanakan tugasnya;
12 Sebagai instrumen yang dapat melindungi aparatur dari kemungkinan tuntutan hukum karena tuduhan melakukan penyimpangan;
13 Menghindari tumpang tindih pelaksanaan tugas
14 Membantu penyelesaian terhadap kesalahan-kesalahan prosedur dalam memberikan pelayanan;
15 Membantu memberikan informasi yang diperlukan dalam penyusunan standar pelayanan, sehingga sekaligus dapat memberikan informasi bagi kinerja pelayanan.
11 Jenis Pelayanan SOP
Dari beberapa data yang dapat kan oleh peneliti berkaitan dengan SOP di kabupaten enrekang dimana terdapat beberapa jeni pelayanan yang dilakukan oleh petugas dinas kependudukan dan adapun jenis pelayanan yang dilakukan sebagai berikut :
Table 4.4 SOP Jenis Pelayanan Dikabupaten Nerkang
NO SOP BENTUK PELAYANAN DI DINAS KEPENDUDUKAN YANG ADA DI KABUPATEN ENREKANG
1 Pelayanan Pendaftaran Penduduk
a SOP Pelayanan Penerbitan Biodata Penduduk;
b SOP Pelayanan Penerbitan Kartu Keluarga (KK);
c SOP Pelayanan Penerbitan Kartu Tanda Penduduk Elektronik (KTP-el) d SOP Pelayanan Penerbitan Kartu Identitas Anak (KIA);
e SOP Pelayanan Penerbitan Surat Keterangan Pindah (SKP);
f SOP Pelayanan Penerbitan Surat Keterangan Pindah Luar Negeri (SKPLN);
g SOP Pelayanan Penerbitan Surat Keterangan Tempat Tinggal (SKTT).
2 Pelayanan Pencatatan Sipil:
a SOP Pelayanan Pencatatan Kelahiran;
b SOP Pelayanan Pencatatan Kematian;
c SOP Pelayanan Pencatatan Perkawinan;
d SOP Pelayanan Pencatatan Perceraian;
e SOP Pelayanan Pencatatan Pengangkatan Anak;
f SOP Pelayanan Pencatatan Pengakuan Anak;
g SOP Pelayanan Pencatatan Pengesahan Anak;
h SOP Pelayanan Pencatatan Perubahan Nama.
12 Tujuan, Sasaran
Selain data sekuder yang di atas yang didpatkan oleh peneliti peneliti juga mencatumkna tujuan dan sasaran SOP yang di terapkan di dinas kependudukan di kabupaten nerekang adapaun tujuan sarsaranya sebagai berikut
Tabel 4.5
Tujuan, Sasaran, Slogan
Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten ENREKANG Tujuan Meningkatkan kualitas penyelenggaraan
administrasi kependudukan
Sasaran 1. Meningkatnya kualitas penyelenggaraan administrasi kependudukan.
2. Meningkatnya akuntabilitas kinerja Perangkat Daerah Slogan/Motto
Pelayanan
Melayani Sepenuh Hati Dengan Hati-hati dan Tidak Sesuka Hati
Adapun kedudukan, susunan organisasi, tugas dan fungsi serta tata kerja dinas daerah diatur lebih lanjut dalam Peraturan Bupati Enrekang Nomor 29 Tahun 2016 tentang Kedudukan, Susunan Organisasi, Tugas Dan Fungsi Serta
Tata Kerja Dinas Daerah Kabupaten Enrekang . Di dalam Bab VIII Pasal 151 s.d pasal 178 mengatur tentang kedudukan, susunan organisasi, tugas dan fungsi serta tata kerja Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten enrekang .
1. Kemudahan dan Kejelasan
Kemudahan dan kejelasan artinya prosedur-prosedur yang distandarkan dapat dengan mudah dimengerti dan diterapkan. Dengan kejelasan prosedur dan persyaratan dalam penyelenggaraan pelayanan administrasi kependudukan sehingga dapat dengan mudah diakses oleh semua piahak yang membutuhkan.
Dalam hal ini standar operasional prosedur dan persyaratan dalam pelayanan administrasi kependudukan yang ada di Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kabupaten Enrekang yang diinformasikan baik melalui papan pengumuman serta website resmi ataupun petugas pelayanan memberikan arahan langsung kepada masyarakat. Berdasarkan dari uraian diatas maka wawancara yang dilakukan penulis kepada informan berinisial AH mengatakan bahwa:
“SOP kita sosialisasikan kepada masyarakat, disamping kami memiliki pamplet yang dipasang baik dalam ruangan maupun diluar rungan serta terdapat website resmi, itu semua untuk mempermudah atau membantu masyarakat dalam pengurusan dokumen” (wawancara, AH, 30 desember 2021).
Hal senada juga dikatakan oleh salah satu informan yang mengatakan:
“Iya yang saya lihat prosedur dan persyaratan sudah diinformasikan melalui poster yang dipasang didalam ruangan kantor Disdukcapil” (wawancara, IA, 30 desember 2021).
Berdasarkan hasil wawancara diatas bahwa Standar Operasional Prosedur Administrasi Pelayanan Kependudukan pada Dinas Kependudukan dan Catatan
Sipil Kabupaten Enrekang sudah diinformasikan baik kepada masyarakat baik melalui pamplet yang terpasang didalam maupun diluar ruangan serta diinformasikan melalui website resmi Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kabupaten Enrekang.
Adapun kejelasan waktu, kejelasan waktu yang dimaksud dalam Standar Operasional Prosedur Administrasi Pelayanan Kependudukan adalah jangka waktu yang dibutuhkan untuk proses penyelesaian administrasi kependudukan.
Waktu penyelesaian administrasi kependudukan di Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kabupaten Enrekang disesuaikan standar pelayanan yaitu 1 hari proses penyelesaian, dan telah diinformasikan melalui penyelenggara pelayanan di Kependudukan Dan Catatan Sipil Kabupaten Enrekang. Berdasarkan kejelasan waktu, adapun salah satu informan yang mengatakan bahwa:
“Waktu penyelesaian berdasarkan SOP maksimal 1 hari kerja dan bisa selesai dalam waktu 1 jam tergantung dari dokumen yang dibuat misalnya pembuatan kartu keluarga, jika tidak ada kendala dan itu sudah diinformasikan sebelumnya” (wawancara, Jl, 30 desember 2021).
Hal senada juga dikatakan oleh informan berinisial BD yang membenarkan hal ini dengan mengatakan bahwa:
“ya waktu penyelesaian memang selesai 1 hari, kalau sudah menyerahkan persyaratan dan diberi resi pengambilan besoknya kita disuruh datang lagi ke kantor untuk mengambilnya”
(wawancara, Na, 30 desember 2021).
Berdasarkan hasil wawancara dan pengamatan yang dilakukan penulis bahwa kejelasan waktu penyelesaian administrasi kependudukan berdasarkan SOP yaitu 1 hari kerja dan bisa selesai dalam beberapa jam tergantung dari dokumen yang dibuat seperti pembuatan kartu keluarga, sudah diinformasikan oleh
penyelenggara pelayanan. Tetapi akan lama jika ada kendala teknis dan itu semua sudah diinformasikan sebelumnya dan tersebut telah menunjukan hal baik karna para petugas dapat meyelesaikan tugasnya dengan cepat.
Adapaun hasil obesrvasi yang didapatkan oleh peneliti berkaiatan dengan hasil penelitian peneliti memanfaatkan data sekuder yaitu SOP sebagai batokan dalam penuilsan skripsi ini yang mengatakan bahwa BAB I pendahuluan tentang Standar Operasional Prosedur (SOP) Administrasi Kependudukan Di Dinas Kependudukan Dan Pencatatan Sipil Kabupaten Enrekang yang terdapat di Undang-Undang Nomor 23 Tahun 2006 tentang Administrasi Kependudukan, dijelaskan bahwa administrasi kependudukan adalah rangkaian kegiatan penataan dan penertiban dalam penerbitan dokumen dan data kependudukan melalui pendaftaran penduduk, pencatatan sipil, pengelolaan informasi administrasi kependudukan dengan memberikan pelayanan kepada publik.
Dimana isi tersebut menjelaskan bahwa Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil sebagai instansi pelaksana yang diberi kewenangan melaksanakan pelayanan Administrasi Kependudukan dengan memanfaatkan teknologi informasi dalam pengelolaan pendaftaran penduduk dan pencatatan sipil dengan online secara nasional, diharapkan Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Enrekang dapat memberikan pelayanan informasi kependudukan yang tepat waktu, tepat administrasi, tepat aturan dan tepat sasaran serta terpadu sehingga dapat memenuhi kebutuhan masyarakat dalam memacu terselenggaranya tertib administrasi kependudukan. Pemanfaatan teknologi informasi untuk memperlancar, mempermudah dan mempercepat proses pembuatan KTP-el, Kartu
