2.1. Landasan Teori 2.1.1. Persediaan
“Inventory is the stock of any item or resource used in an organization”
(Aquilano 1998: 582). Artinya, bahwa persediaan adalah cadangan barang ataupun sumber daya lainnya yang akan digunakan dalam sebuah perusahaan
Dalam definisi yang lain, persediaan juga diartikan sebagai suatu aktiva yang meliputi seluruh barang yang dimiliki perusahaan dengan maksud untuk dijual dalam suatu periode yang normal, atau persediaan barang-barang yang masih dalam pengerjaan atau proses produksi, ataupun persediaan bahan baku yang menunggu untuk digunakan dalam proses produksi. (Sofjan Assauri 1999:169).
Dari pengertian di atas, dapat disimpulkan bahwa persediaan merupakan sejumlah barang-barang atau bahan-bahan yang disediakan oleh perusahaan, baik berupa bahan mentah, barang dalam proses, ataupun barang jadi yang disediakan untuk menjaga kelancaran operasional perusahaan dalam usahanya untuk dapat memenuhi permintaan pelanggan setiap hari.
2.1.2. Jenis-Jenis Persediaan
Secara konvensional, persediaan yang ada dalam setiap perusahaan manufaktur umumnya berkaitan dengan barang atau bahan yang memberikan kontribusi atau bahkan menjadi bagian dari hasil produksi. Jenis-jenis persediaan dalam perusahaan manufaktur pada umumnya antara lain meliputi: (Aquilano 1998:
582).
1. Persediaan Bahan Baku (Raw Materials)
Merupakan persediaan bahan-bahan yang akan digunakan atau diolah atau dikonversi oleh perusahaan menjadi barang jadi melalui serangkaian proses produksi.
2. Persediaan Bahan Pembantu (Supplies)
Merupakan bahan-bahan yang diperlukan untuk menunjang jalannya proses produksi, tetapi tidak merupakan komponen atau bagian dari barang jadi yang diproduksi.
3. Persediaan Barang Dalam Proses (Work In Process)
Merupakan barang-barang yang telah dimasukkan dan menjalani proses produksi, hanya saja pengolahan atau proses produksinya pada akhir periode belum terselesaikan, sehingga barang-barang tersebut masih memerlukan pemrosesan yang lebih lanjut untuk menyelesaikannya, dan nilai barang yang masih belum selesai diproduksi ini, pada neraca di akhir periode juga tetap dilaporkan sebagai aktiva dengan nama persediaan barang dalam proses.
4. Persediaan Barang Jadi (Finished Goods)
Merupakan barang-barang yang telah selesai menjalani proses produksi secara keseluruhan dalam pabrik, dan siap untuk dijual atau didistribusikan kepada konsumen.
2.1.3. Biaya-Biaya Persediaan
Dalam pembuatan keputusan yang akan mempengaruhi besarnya (jumlah) persediaan, maka biaya-biaya yang harus dipertimbangkan antara lain sebagai berikut ini: (Aquilano 1998: 584).
1. Biaya Penyimpanan (Holding or Carrying Costs)
Merupakan biaya yang terjadi selama penyimpanan persediaan. Biaya ini bervariasi secara langsung dengan kuantitas persediaan yang disimpan. Biaya penyimpanan ini meliputi biaya fasilitas penyimpanan, opportunity cost of capital (biaya karena kehilangan pendapatan alternatif yang dapat diperoleh dengan dana yang diinvestasikan dalam persediaan), biaya keusangan, biaya asuransi persediaan, biaya penanganan bahan, dan biaya lainnya yang timbul berkaitan dengan bahan yang disimpan ini.
2. Biaya Pemesanan/ Pembelian (Ordering or procurement Costs)
Merupakan biaya-biaya yang berhubungan dengan penempatan dan penerimaan suatu pesanan atau pembelian. Biaya ini akan muncul setiap kali perusahaan melakukan pesanan atau pembelian bahan, sehingga besar kecilnya biaya
pemesanan ini tergantung pada frekuensi pemesanan yang dilakukan oleh perusahaan, dimana hubungannya berbanding lurus, yaitu semakin sering frekuensi pemesanan, maka semakin besar pula biaya pemesanan yang harus ditanggung perusahaan. Biaya-biaya pemesanan dapat berupa biaya ekspedisi atau pengiriman, biaya bongkar muat barang, biaya inspeksi penerimaan, dan sebagainya.
3. Biaya Penyiapan (Setup Costs)
Merupakan biaya-biaya yang timbul untuk menyiapkan mesin ataupun fasilitas lainnya untuk dapat digunakan untuk memproduksi suatu produk. Biaya ini berkaitan dengan perencanaan kapasitas produksi, dimana biaya ini merupakan salah satu pertimbangan untuk menentukan berapa jumlah ekonomis barang jadi yang harus diproduksi agar setup costs dapat seminimal mungkin. Jadi biaya ini tidak berkaitan dengan perencanaan pembelian bahan baku, namun berkaitan dengan perencanaan kapasitas produksi, sehingga dalam penulisan skripsi yang mengenai perencanaan bahan baku ini, jenis biaya ini tidak akan dipakai.
4. Biaya Kehabisan/ Kekurangan Bahan (Stock out or Shortage Costs)
Merupakan biaya yang terjadi karena tidak mempunyai persediaan yang cukup untuk memenuhi permintaan atau kebituhan. Biaya ini dapat berupa biaya pemesanan khusus, kehilangan penjualan, terganggunya operasi, dan sebagainya.
Dalam penelitian ini, biaya ini tidak muncul karena pada kenyataannya memang perusahaan tidak pernah mengalami stock out, justru perusahaan selalu mengalami penumpukan bahan baku yang berlebihan.
2.1.4. Manajemen Persediaan Bahan Baku
Pengelolaan bahan (materials management) yang efektif sangatlah penting untuk mendukung kemampuan perusahaan untuk dapat memberikan pelayanan yang terbaik bagi konsumen, untuk dapat melakukan aktivitas produksi se-efisien mungkin, dan juga untuk mengatur serta mengendalikan investasi atau dana yang tertanam pada persediaan bahan baku. Manajemen persediaan yang dimaksud di sini adalah meliputi costing, planning, dan controlling terhadap persediaan bahan baku.
2.1.5. Materials Costing (Kalkulasi Biaya Bahan Baku) 2.1.5.1. Biaya Untuk Memperoleh Bahan Baku
Kalkulasi biaya bahan baku menimbulkan beberapa masalah penting yang cukup rumit, dan bahkan kadang-kadang sangat kontroversial dalam kaitannya dengan kalkulasi biaya bahan yang digunakan untuk produksi dan biaya persediaan yang akan digunakan dalam periode mendatang. Masalah pokok dalam kalkulasi biaya bahan baku ini adalah penentuan biaya dari berbagai bahan yang digunakan dalam produksi dan pembebanan yang tepat kepada harga pokok penjualan.
Permasalahan utama yang seringkali terjadi dalam kalkulasi biaya yang dilakukan oleh perusahaan adalah kesalahan dalam mengidentifikasi elemen-elemen harga perolehan bahan baku, sehingga harga perolehan yang dicatat besarnya tidak tepat. Prinsip yang menjadi pedoman dalam akuntansi biaya bahan baku adalah bahwa semua biaya yang terjadi akibat penggunaan satu unit bahan baku dalam proses produksi harus diperhitungkan. Biaya atau harga perolehan , seperti harga yang tertera pada faktur penjual dan biaya pengiriman, jelas merupakan biaya barang yang dibeli. Sedangkan biaya dalam perolehan bahan baku yang kurang jelas adalah biaya pembelian, penerimaan, pembongkaran muatan, pemeriksaan, asuransi, gudang, dan akuntansi.
Konsep-konsep yang kontroversial dan keterbatasan praktis tertentu mengakibatkan penerapan prinsip-prinsip kalkulasi biaya bahan baku menjadi beraneka ragam, bahkan untuk biaya perolehan yang mudah dikenali sekalipun.
Kalkulasi sejumlah biaya tambahan dan penyesuaian biaya faktur menimbulkan beban klerikal yang lebih besar ketimbang manfaat yang diperoleh dari bertambahnya ketepatan perhitungan. Oleh sebab itu, pada umumnya bahan baku dinilai menurut harga faktur yang dibayarkan kepada penjual, meskipun semua biaya perolehan dan penyesuaian harga akan mempengaruhi biaya bahan baku. Akibatnya, biaya-biaya perolehan lainnya dan penyesuaian harga faktur umumnya dibebankan pada overhead pabrik apabila tidak praktis untuk mengikuti prosedur kalkulasi biaya yang lebih akurat. Adapun biaya perolehan dan penyesuaian faktur yang umumnya muncul adalah sebagai berikut:
1. Potongan Pembelian
Penanganan potongan harga atau potongan pembelian merupakan suatu masalah dalam akuntansi biaya bahan baku. Potongan dagang dan potongan kuantitas (rabat) biasanya tidak terdapat dalam catatan-catatan akuntansi, tetapi diperlakukan sebagai pengurangan harga, sehingga pembayaran kepada supplier dicatat neto terhadap pengurangan harga tersebut. Sedangkan untuk potongan tunai atau kas memang diperlakukan sebagai penyesuaian harga, tetapi kadang- kadang dihitung sebagai pendapatan lain-lain, walaupun pendapatan tidak dihasilkan oleh pembelian melainkan oleh penjualan.
Walaupun sifat potongan pembelian telah diketahui, namun untuk praktisnya, biaya atau harga perolehan bahan baku per unit dicatat secara bruto sesuai harga yang tertera dalam faktur dan dicatat dalam perkiraan bahan baku, kemudian untuk potongan tunai dicatat sebagai pengurang pada sisi kredit. Pencatatan ini dilakukan untuk menghindari kerepotan untuk menghitung potongan tunai untuk tiap-tiap bahan baku.
2. Ongkos Angkut/ Biaya Pengiriman
Ongkos angkut atau beban transportasi lainnya untuk memasukkan bahan baku, jelas merupakan biaya bahan baku, namun akan timbul perbedaan apabila ongkos angkut tersebut dibayarkan untuk mengangkut beberapa jenis bahan baku atau hanya untuk mengangkut satu jenis bahan baku saja. Apabila ongkos angkut yang dibayarkan hanya untuk mengangkut satu jenis bahan baku saja, maka ongkos angkut tersebut langsung ditambahkan pada harga perolehan bahan baku dan dicatat sebagai perkiraan bahan baku pada sisi debet. Namun apabila ongkos angkut tersebut untuk mengangkut lebih dari satu jenis bahan baku, maka ada 2 perlakuan yang dapat dipilih. Perlakuan pertama adalah semua ongkos angkut untuk bahan baku dan perlengkapan yang masuk dapat dicatat pada perkiraan ongkos angkut atau biaya pengiriman pada sisi debet, dan ketika bahan baku dikeluarkan untuk produksi, ongkos angkut tersebut dapat ditambahkan pada harga per unit bahan baku dalam kartu bahan baku berdasarkan tarif yang diterapkan, dimana atas jumlah tersebut didebet pada perkiraan barang dalam proses atau overhead pabrik (untuk bahan tidak langsung) dan perkiraan ongkos angkut dikredit.
Metode lain untuk menghitung ongkos angkut bahan baku yang masuk adalah dengan mengestimasi jumlah total ongkos angkut untuk suatu periode akuntansi dan memasukkan jumlah ini dalam perhitungan tarif overhead pabrik. Dengan demikian, perkiraan ongkos angkut akan menjadi salah satu perkiraan yang dikendalikan oleh perkiraan biaya overhead pabrik. Untuk bahan atau perlengkapan yang digunakan di departemen pemasaran dan administrasi, ongkos angkut, biaya transportasi, atau biaya pengiriman harus dibebankan pada perkiraan non-pabrikasi yang sesuai.
2.1.5.2. Metode Kalkulasi Biaya Bahan Baku
Jika persediaan disimpan dalam jumlah yang besar, satu tujuan penting bagi akuntansi biaya adalah angka yang tepat bagi harga pokok produksi. Angka-angka ini dapat digunakan untuk pengendalian serta analisis, dan akhirnya dapat ditandingkan (matched) dengan pendapatan yang dihasilkan untuk menentukan laba operasi. Setelah menentukan pencatatan harga perolehan bahan baku yang tepat, maka langkah selanjutnya adalah menghitung biaya bahan baku yang dikeluarkan dari gudang dan dimasukkan dalam proses produksi. Metode yang umumnya digunakan untuk melakukan kalkulasi biaya bahan yang dikeluarkan dari gudang dan dimasukkan dalam proses produksi antara lain:
1. First In-First Out
Dalam metode ini, diasumsikan bahan baku yang dibeli atau masuk terlebih dahulu ke dalam gudang penyimpanan yang akan dikeluarkan terlebih dahulu untuk digunakan dalam proses produksi.
2. Weighted Average (Biaya Rata-Rata)
Dalam metode ini, nilai barang yang masuk ke dalam gudang penyimpanan dirata-ratakan semua, sehingga setiap bahan baku yang dikeluarkan mencerminkan rata-rata dari semua bahan baku yang ada di gudang penyimpanan.
3. Last In-First Out
Dalam metode ini, diasumsikan bahan baku yang dibeli atau masuk terakhir kali ke dalam gudang penyimpanan yang akan dikeluarkan terlebih dahulu untuk digunakan dalam proses produksi.
Metode-metode ini berkaitan dengan asumsi tentang aliran biaya. Arus atau pergerakan fisik unit-unit bahan baku bisa serupa dengan metode arus biaya, namun kondisi seperti itu bukan merupakan syarat yang perlu, atau dengan kata lain bahwa pengambilan fisik tidak benar-benar harus mengikuti urutan atau aliran tersebut.
Walaupun pembahasan ini berkaitan dengan persediaan bahan baku, namun metode kalkulasi biaya ini dapat juga diterapkan untuk persediaan barang jadi.
2.1.5.3. Sistem Pencatatan
Dalam akuntansi, dikenal 2 macam sistem pencatatan untuk mencatat persediaan yang dimiliki, yaitu:
1. Sistem Pencatatan Perpetual
Dalam sistem ini, pengawasan terhadap persediaan sangat mudah dilakukan, karena dalam sistem perpetual ini, setiap pembelian maupun pemakaian persediaan langsung dicatat sebagai penambahan atau pengurangan terhadap saldo persediaan tersebut, sehingga catatan buku besar persediaan tetap mencerminkan kondisi terakhir yang terjadi (up to date).
2. Sistem Pencatatan Periodik atau Fisik
Dalam sistem ini, saldo persediaan hanya diperbaharui atau disesuaikan pada akhir periode, dengan cara melakukan perhitungan fisik setiap akhir periode untuk dapat mengetahui persediaan akhir yang masih terdapat di gudang penyimpanan.
2.1.6. Materials Planning (Perencanaan Bahan Baku)
Tujuan dasar dari dilaksanakannya perencanaan bahan baku ini adalah untuk menentukan kapan saat yang tepat bagi perusahaan untuk melakukan pembelian agar bahan baku tidak menumpuk berlebihan di gudang serta jangan sampai perusahaan kekurangan bahan baku. Tujuan dasar lainnya adalah untuk menentukan seberapa banyak kuantitas bahan yang harus dibeli oleh perusahaan.
2.1.6.1. Independent Demand dan Dependent Demand
Sebelum melakukan perencanaan terhadap persediaan bahan baku, maka perlu dilihat terlebih dahulu, apakah pola bahan baku tersebut saling tergantung satu sama lain (dependent) ataukah tidak saling tergantung (independent). Dalam pola
permintaan independent, beragam bahan baku yang digunakan untuk proses produksi tidak saling terkait satu sama lain, jadi saat akan melakukan produksi semua bahan baku langsung digunakan secara bersamaan. Sedangkan untuk pola permintaan yang dependent, antar bahan baku terdapat ketergantungan secara langsung, maksudnya adalah bahan baku yang akan digunakan untuk proses produksi harus dihasilkan oleh bahan baku lainnya terlebih dahulu.
Untuk menyusun perencanaan bahan baku yang independent, maka langkah utama yang harus dilakukan adalah dengan melakukan proyeksi mengenai kondisi yang akan terjadi pada periode mendatang, dimana perencanaan disusun untuk mengatur kondisi yang akan datang tersebut. Sistem atau model perencanaan bahan baku dalam pola permintaan yang independent dibedakan lagi menjadi 2 macam, yaitu:
1. Model Fixed Order Quantity
Model ini disebut juga model Economic Order Quantity (EOQ). Dalam model perencanaan ini, intinya adalah jumlah yang akan dibeli selalu sama setiap kali melakukan pembelian. Langkah perencanaan yang dilakukan adalah dengan menentukan Economic Order Quantity (EOQ), kemudian dengan jumlah pembelian sebesar EOQ tersebut dihitung berapa kali harus dilakukan pembelian untuk dapat memenuhi kebutuhan, dan langkah yang terakhir adalah menentukan kapan saat untuk melakukan pembelian (ROP).
2. Model Fixed Time Period
Dalam model perencanaan ini, intinya adalah saat untuk melakukan pembelian telah ditentukan di muka dan waktu pemesanan ini adalah tetap tanpa memperhatikan persediaan di gudang, sehingga yang harus disesuaikan adalah berapa unit jumlah yang harus dibeli untuk dapat memenuhi kebutuhan sampai melakukan pembelian kembali.
Perbedaan utama antara model Fixed Order Quantity dengan Fixed Time period akan dirangkum sebagai berikut:
Perbedaan Model Fixed Order Quantity Model Fixed Time Period Kuantitas yang
dipesan
Jumlah pesanan tetap setiap kali setiap kali melakukan pembelian
Jumlah yang dipesan berubah-ubah setiap kali pembelian
Saat melakukan pemesanan
Saat persediaan mencapai tingkat Re-Order Point
Berdasarkan waktu pemesanan yang telah ditentukan di muka Pencatatan Pencatatan dilakukan setiap kali
terjadi penambahan ataupun pengurangan bahan baku
Pencatatan dilakukan jika diadakan perhitungan fisik bahan baku pada periode tertentu
(Aquilano 1998: 587)
Dalam Landasan Teori dan pembahasan selanjutnya akan menggunakan model Fixed Order Quantity.
2.1.6.2. Economic Order Quantity (EOQ)
Model EOQ ini digunakan untuk menentukan kuantitas bahan baku yang ekonomis yang harus dibeli setiap melakukan pembelian yang dapat meminimumkan biaya penyimpanan persediaan bahan baku dan biaya pemesanannya. merupakan jumlah ekonomis yang harus dibeli setiap kali melakukan pembelian.
EOQ merupakan model perencanaan persediaan yang akan membantu perusahaan agar investasi yang ditanamkan dalam persediaan bahan baku tidak berlebihan, dimana perusahaan juga tidak akan mengalami kekurangan persediaan yang akan mengakibatkan produksi terhenti, penundaan pemenuhan pesanan, dan bahkan sampai kehilangan laba.
EOQ dapat dihitung dengan menghubungkan antara biaya penyimpanan per unit bahan baku, biaya pemesanan untuk setiap kali melakukan pemesanan, jumlah kebutuhan bahan baku untuk suatu periode, dan harga beli bahan baku per unit.
Rumus EOQ yang biasa digunakan adalah:
EOQ = (2.1)
(Hammer 1994: 218) Keterangan:
• RU (Required Unit) merupakan perkiraan jumlah unit bahan baku yang dibutuhkan dalam tiap periode waktu
2
x RU x CO CU x CC
• CO (Cost to Order) merupakan biaya pemesanan untuk setiap kali melakukan pemesanan
• CU (Cost per Unit) merupakan harga bahan baku per unit
• CC (Carying Cost) merupakan persentase biaya penyimpanan untuk menyimpan setiap unit bahan baku
Setelah diketahui jumlah kuantitas pembelian yang ekonomis, selanjutnya dapat dihitung berapa kali sebaiknya perusahaan melakukan pembelian dalam setahun untuk memenuhi kebutuhan bahan bakunya. Perhitungan frekuensi ekonomis ini dapat dirumuskan sebagai berikut:
(2.2)
Frekuensi ekonomis ini penting untuk dihitung, karena ditujukan agar perusahaan dapat menekan biaya pemesanan bahan baku menjadi seminimal mungkin.
Model EOQ di atas dapat diterapkan apabila asumsi berikut ini dapat dipenuhi:
1. Permintaan akan produk adalah konstan, seragam, dan dapat diketahui;
2. Harga per unit produk adalah konstan;
3. Biaya penyimpanan per unit per tahun adalah konstan 4. Biaya pemesanan adalah konstan
5. Waktu tunggu dari sejak pemesanan sampai bahan baku diterima (Lead Time) adalah konstan;
6. Tidak terjadi kekurangan pengiriman barang pesanan.
2.1.6.3. Safety Stock
Terjadinya kekurangan bahan baku (stock out) dapat disebabkan karena penggunaan bahan baku yang lebih besar daripada kebutuhan yang semula diperkirakan ataupun karena keterlambatan dalam penerimaan bahan baku yang dipesan, karena itulah diperlukan adanya safety stock atau persediaan pengaman.
Safety stock atau persediaan pengaman ini merupakan kuantitas tambahan yang harus disimpan oleh perusahaan untuk mengantisipasi terjadinya kenaikan kebutuhan akan
Perkiraan Total Pembelian Bahan Baku Economic Order Quantity (EOQ) Frekuensi =
bahan baku ataupun terjadinya keterlambatan jangka waktu penerimaan bahan baku, jadi dengan adanya safety stock ini, perusahaan akan menyimpan persediaan bahan baku lebih besar daripada jumlah perkiraan kebutuhan. Jumlah safety stock ini juga sekaligus merupakan tingkat persediaan minimum yang harus dimiliki oleh perusahaan, sedangkan tingkat persediaan maksimum yang seharusnya dipegang oleh perusahaan agar biaya penyimpanan menjadi minimum adalah sebesar jumlah kuantitas EOQ ditambah dengan jumlah safety stock. Dengan adanya safety stock ini, perusahaan akan dapat memperkecil kemungkinan terjadinya kerugian akibat kekurangan bahan baku, akan tetapi konsekuensinya perusahaan harus mengeluarkan biaya penyimpanan yang lebih besar, jadi dalam menentukan tingkat safety stock harus diusahakan agar biaya penyimpanan tetap serendah mungkin.
Untuk dapat menentukan tingkat safety stock yang optimum dan ekonomis, maka harus dipertimbangkan faktor-faktor berikut ini:
1. Penggunaan bahan baku rata-rata
Karena adanya ketidak-pastian dalam proses produksi, maka harus dicari terlebih dahulu penggunaan bahan baku rata-rata untuk setiap harinya.
2. Faktor waktu pengiriman atau Lead Time
Lead Time adalah jangka waktu yang dibutuhkan dari sejak melakukan pemesanan bahan baku sampai diterimanya bahan baku tersebut.
Dari kedua faktor yang disebutkan di atas, maka dapat dirumuskan cara untuk menghitung safety stock adalah sebagai berikut:
(2.3)
2.1.6.4. Re-Order Point (ROP)
Re-Order Point adalah “saat atau titik dimana harus diadakan pemesanan kembali sedemikian rupa, sehingga kedatangan atau penerimaan material yang dipesanitu adalah tepat waktu, dimana persediaan di atas safety stock sama dengan nol.” (Bambang Riyanto 1995: 83).
Jadi, dapat disimpulkan bahwa ROP ini dihitung untuk mentukan kapan saat yang tepat untuk kembali melakukan pembelian. Penghitungan ROP ini sangat penting bagi perusahaan, karena apabila tidak tepat dalam menentukan tingkat ROP, maka berarti akan terjadi pula ketidak-tepatan waktu kedatangan bahan baku, dimana
Kebutuhan Bahan Selama 1 Tahun Safety Stock = Lead Time x
Hari Kerja Dalam 1 Tahun
ada 2 kemungkinan akibat yang dapat terjadi apabila bahan baku datang pada waktu yang tidak tepat, yaitu:
1. Apabila datangnya bahan baku lebih awal atau terlalu cepat, maka akan terjadi penumpukan persediaan bahan baku yang berlebihan, sehingga akan memperbesar biaya penyimpanan.
2. Apabila datangnya bahan baku terlambat, maka akan mengakibatkan terhentinya proses produksi karena bahan baku telah habis sebelum pesanan tiba, sehingga akan memperbesar stock out costs.
Rumusan yang dapat dipakai untuk menghitung tingkat Re-Order Point adalah sebagai berikut:
(Aquilano 1998: 595) (2.4)
2.1.7. Materials Controlling (Pengendalian Bahan Baku)
Pengendalian terhadap bahan baku dibedakan menjadi 2 tingkatan, yaitu pengendalian atas unit dan pengendalian atas nilainya. Untuk keperluan pembelian dan produksi, tingkatan pengendaliannya lebih mengutamakan pada pengendalian atas satuan unit, dimana tujuan utamanya adalah untuk memikirkan, melakukan pemesanan, dan mengajukan permintaan bahan dalam satuan unit bukan dalam nilai uangnya. Sedangkan untuk level eksekutif lebih berminat pada pengendalian persediaan dari segi finansial, dimana dasar pemikirannya adalah bahwa uang yang diinvestasikan pada persediaan harus dimanfaatkan secara efisien dan efektif.
Pengendalian bahan baku yang dilakukan harus dapat memenuhi 2 kebutuhan yang bertentangan, yaitu harus dapat menjaga persediaan dalam kuantitas dan keragaman yang memadai untuk operasional yang efisien, serta harus dapat menjaga persediaan yang menguntungkan secara finansial
2.1.7.1. Metode Pengendalian Bahan Baku
Metode pengendalian bahan baku adalah berbeda-beda, terutama dalam hal tingkat kehati-hatian dan biaya yang dikeluarkan. Bahan yang rawan atau langka dan bernilai tinggi menuntut perhatian yang lebih besar ketimbang bahan yang bernilai rendah. Beberapa macam metode pengendalian yang ada antara lain:
Perkiraan Kebutuhan Produksi 1 Tahun Perkiraan Hari Kerja Dalam 1 Tahun x
ROP = Lead Time + Safety Stock
1. Metode Siklus Pemesanan (Order Cycling Method)
Metode ini dilakukan dengan memeriksa secara periodik (misalnya setiap 30, 60, atau 90 hari) keadaan kuantitas setiap jenis atau golongan persediaan yang ada.
Jenis bahan yang bernilai tinggi dan jenis bahan yang merupakan unsur utama dalam operasi yang normal, biasanya memerlukan siklus peninjauan dalam jangka pendek. Sedangkan untuk jenis bahan yang bernilai rendah dan bersifat tidak rawan, umumnya siklus peninjauan lebih panjang, karena bahan-bahan ini akan dipesan dalam jumlah yang besar dan kekurangan bahan tidak akan menimbulkan banyak biaya.
2. Metode Min-Max
Dalam metode ini, kuantitas maksimum dan minimum untuk setiap jenis bahan baku telah ditentukan. Tingkatan minimum merupakan marjin pengaman yang diperlukan untuk mencegah terjadinya kekurangan bahan baku, dan tingkat minimum ini sekaligus merupakan titik untuk melakukan pemesanan kembali, dimana kuantitas bahan baku yang dipesan adalah sebesar kebutuhan untuk menjadikan persediaan pada tingkat yang maksimum. Pelaksanaan prosedur Min- Max ini didasarkan pada observasi fisik atau melalui pencatatan dalam sistem akuntansi.
3. Metode Two-Bin
Dalam metode ini, persediaan bahan baku dipisahkan ke dalam dua peti (tempat penyimpanan). Peti yang pertama berisi kuantitas persediaan yang cukup untuk pemakaian antara penerimaan suatu pesanan dan pengadaan pesanan berikutnya, sedangkan peti yang kedua berisi kuantitas normal yang dipakai dari tanggal pemesanan sampai tanggal penerimaan ditambah dengan safety stock. Prosedur pelaksanaannya adalah, apabila peti pertama yang berisi kuantitas bahan baku untuk aktivitas produksi normal telah habis, maka peti kedua mulai dibuka dan persediaan bahan baku yang ada di dalamnya mulai digunakan, pada saat persediaan bahan baku yang ada dalam peti kedua ini mulai digunakan, perusahaan harus segera melakukan pemesanan barang kembali.
4. Metode Just-In-Time
Metode ini menekankan penghematan investasi pada persediaan bahan baku dan penghematan biaya penyimpanan, yang dilakukan dengan meminimumkan
persediaan bahan baku atau bahkan yang paling ekstrim adalah tanpa persediaan bahan baku sama sekali, apabila hendak melakukan produksi baru melakukan pemesanan bahan baku yang secukupnya untuk kebutuhan produksi saat itu saja.
Prosedur ini memerlukan koordinasi yang baik dengan pemasok sehingga bahan baku dapat segera tiba tepat sebelum digunakan.
5. Metode Rencana ABC (ABC Plan)
Dalam metode ini semua jenis bahan baku dikelompokkan ke dalam 3 kelas atau kelompok, yaitu kelompok A yang merupakan bahan baku yang penting dan bernilai tinggi, kelompok B yang merupakan bahan baku yang tidak terlalu penting, dan nilainya cukup tinggi, serta kelompok C yang merupakan bahan baku yang tidak penting dan tidak bernilai tinggi.
2.1.7.2. Pengendalian Bahan Baku Dengan ABC Plan
ABC Plan ini sering disebut juga pengendalian bahan baku berdasarkan tingkat kepentingan. Dalam ABC Plan ini menganggap sangat tidak praktis apabila memberikan tingkat perhatian yang sama pada semua jenis persediaan bahan baku, sehingga jenis-jenis persediaan bahan baku diklasifikasikan dan disusun dalam peringkat dari urutan terbesar sampai yang terkecil berdasarkan nilai setiap jenis bahan yang digunakan setiap tahun, sehingga diperoleh analisis terhadap nilai yang proporsional. Berikut ini merupakan saran mengenai kebijakan yang dapat diambil untuk penanganan bahan yang bernilai tinggi, sedang, dan rendah untuk mencapai pengendalian yang efektif:
Jenis Bahan Bernilai Tinggi
Jenis Bahan Bernilai Sedang
Jenis Bahan Bernilai Rendah
A B C
Mutu Personel Terbaik Sedang Rendah
Pencatatan Lengkap Sederhana Tidak Penting
Titik Pemesanan dan Kuantitas Yang Dipakai
Merupakan Pedoman, dan Sering Ditinjau
Jarang Ditinjau Digunakan Begitu Saja
Kekerapan Pemesanan Dalam Setahun
Umumnya Tinggi
Sedang Rendah
Waktu Penggantian Secepat Mungkin
Normal Bisa Lama
Jumlah Safety Stock Rendah Sedang Tinggi Perputaran Persediaan Tinggi Sedang Rendah
(Sumber: Hammer 1994: 225)
Prosedur pemisahan bahan baku yang selektif terdiri dari enam langkah, yaitu:
1. Menentukan jumlah unit pemakaian di masa mendatang selama satu periode perkiraan peninjauan (satu tahun);
2. Menentukan proyeksi harga per unit untuk setiap jenis bahan;
3. Mengalikan proyeksi harga per unit dengan proyeksi unit kebutuhan untuk menentukan total biaya bahan tersebut selama periode tersebut;
4. Menyusun urutan jenis bahan menurut besarnya total biaya, dimana urutan pertama adalah jenis bahan baku dengan total biaya terbesar;
5. Menghitung untuk semua jenis bahan baku persentase dari keseluruhan untuk:
• Jumlah unit setiap jenis bahan dibagi total unit semua jenis bahan, dan
• Total biaya setiap jenis bahan dibagi total biaya semua jenis bahan.
6. Menggambarkan persentasenya pada sebuah grafik untuk menunjukkan pemisahan kelompoknya.
Pada umumnya berdasarkan pemikiran praktis, dipilih pedoman untuk penggolongan sebagai berikut: (Heizer 1991: 565)
• 15 % dari jenis bahan baku mencerminkan 70 % dari seluruh nilai bahan baku, baik jumlah total yang dibutuhkan maupun jumlah total nilai pembelian;
• 30 % dari jenis bahan baku mencerminkan 25 % dari seluruh nilai bahan baku, baik jumlah total yang dibutuhkan maupun jumlah total nilai pembelian;
• 55 % dari jenis bahan baku mencerminkan 5 % dari seluruh nilai bahan baku baik jumlah total yang dibutuhkan maupun jumlah total nilai pembelian.
Pengelompokkan berdasarkan pedoman persentase tersebut tidaklah selalu tepat jumlah persentasenya, namun inti utamanya, hanyalah untuk memisahkan antara bahan baku yang penting dengan bahan baku yang tidak penting, yang bertujuan untuk menentukan tingkat pengendalian yang sesuai bagi setiap jenis bahan baku.
