“SISTEM INFORMASI MANAJEMEN PROYEK”
Dosen : Ir.Pieter F.Kaming,M.eng.Phd
Oleh : Kelompok 14
IKBAL Hi.MUSTAFA SUDIRMAN Hi.UMAR
MEGISTER TEKNIK SIPIL
UNIVERSITAS ATMAJAYA YOGYAKARTA
TAHUN 2014/2015
1.1. Latar Belakang
Sebuah pelaksanaan proyek konstruksi tentunya akan terbantu dengan adanya
sistem informasi. Keterlambatan pekerjaan dapat langsung diketahui sehingga
proses pengendalian jadi lebih mudah. Tidak hanya dalam proses pengendalian
tetapi juga dalam proses penyimpanan dokumen dan data-data proyek, karena
dengan penggunaan sistem informasi proses penyimpanan dokumen dan data-data
proyek menjadi lebih mudah dan ringkas.
Pengendalian suatu proyek yang merupakan salah satu kegiatan manajemen
sangat penting keberadaanya mengingat masalah proyek merupakan masalah yang
sangat kompleks. Sehingga membutuhkan suatu manajemen yang baik untuk
mengelolanya, termasuk di dalamnya kegiatan pengendalian proyek agar proyek
tersebut dapat berjalan sesuai dengan jadwal yang telah disepakati dengan
anggaran yang ada
Hakekat pembangunan untuk mengubah sesuatu ke arah yang lebih baik.
Pembangunan harus mempunyai arah dan tujuan yang jelas sehingga hasil yang
direncanakan dan dana yang digunakan untuk melaksanakan pekerjaan pada kurun
waktu tertentu.
Tujuan dari penulisan ini adalah untuk mengenal lebih dekat dan
mengaplikasikan Sistem Informasi Manajemen Proyek (SIMP) itu sendiri,
sistem informasi yang telah dibuat ini memiliki tampilan yang user-friendly
yang berhubungan erat dengan metode-metode Ghant Chart, CPM, WBS dan
sebagainya. Sehingga akan memudahkan pelaku proyek khususnya kontraktor
dalam melakukan analisa kinerja dengan menggunakan metode diatas dan
juga diharapkan dangan program ini dapat memperoleh hasil yang tepat dan
mengurangi resiko ketidaktelitian dalam perhitungan tersebut.
2.1. Definisi Proyek
Proyek adalah usaha yang komplek, tidak rutin, yang dibatasi oleh waktu, anggaran, sumber dana, spesfikasi kinerja yang dirancang untuk memenuhi kebutuhan pelangan. (Clifford F : 2007)
Seperti kebanyakan usaha organisasi, tujuan utama sebuah proyek adalah untuk memuaskan kebutuhan seorang pelanggan. Karaktersitik sebuah proyek membantu membedakan proyek dari berbagai usaha lainnya yang dilakukkan organisasi. Karakteristik utama sebuah proyek adalah sebagai berikut :
1. Sasaran
2. Ada rentang waktu tertentu, ada awal dan akhirnya.
3. Biasanya melibatakan beberapadepartemendan profesional.
4. Umumnya melakukan sesuatu yang sebelumnya tidak pernah dilakukkan.
5. Waktu, biaya, dan persyaratan kinerja yang spesifik.
2.2. Siklus Hidup Proyek
Siklus hidup proyek umumnya melewati empat tahapan berurutan, yakni penentuan (defining), perencanaan (planning), eksekusi (executing), dan pengiriman (delivering). Titik awal (starting point) mengawali dimulainya proyek. Usaha proyek memulai dengan lambat, mulai meningkat, dan kemudian turun saat pengiriman proyek kepada pelanggan.
1. Tahap Penentuan : menentukan sepesifikasi proyek, menetepakan sasan proyek, membentuk tim, dan menentukan berbagai tanggung jawab utama
2. Tahap Perencanaan :tingkat usaha bertambah, mengembangkan rencana, untuk menentukan proyek apa yang akan bertahan, kapan proyek akan dijadwalkan, siapa yang akan memetik, tingkat kualitas apa yang harus dijaga dan anggaran apa yang diperlukan.
program perangkat lunak). Waktu, biaya, ukuran-ukuran spefikasi digunakan untuk pengendalian. Apakah proyek sesuai jadwal, anggaran, dan memenuhi spesifikasi? Perkiraan (forecast) apa yang diperlukan di masing-masing ukuran tersebut? Perubahan/revisi apa yang diperlukan?
4. Tahap pengiriman mencakup dua aktivitas yakni mengirim produk proyek kepada pelanggan dan menyebarkan sumber daya proyek. Pengiriman proyek dapat mencakup pelatihan pelanggan dan transfer dokumen. Penyebaran biasanya melibatkan penyerahan perlengkapan/material proyek kepada proyek lain dan menetapkan berbagai penugasan baru kepada para anggota tim.
Dalam praktik, siklus hidup proyek digunakan oleh berapa kelompok proyek untuk menggambarkan timing tugas-tugas utama yang ada pada proyek, sebagai contoh tim desain mungkin merencanakan sebuah komitmen utama dari berbagai sumber daya pada tahap penentuan, sementara tim kualitas memperkirakan bahwa tugas-tugas utama mereka meningkat ditahap berikutnya dari siklus hidup proyek. Karena kebanyakan organisasi punya portofolio proyek yang akan berjalan/dikerjakan, maka disetiap tahap dari siklus hidup proyek, perencanaan yang cermat dan manajemen ditingkat proyek dan organisasi merupakan hal yang impreatif.
2.3. Tahapan Proses Proyek
Dalam pelaksanaannya, pelaksanaan proyek membutuhkan pedoman atau pendekatan untuk melaksanakan proyek yang telah ditentukan. Untuk itu ada beberapa pendekatan atau metodogi yang dapat digunakan dalam melakukan manajemen proyek antara lain : agile, extreme, interactive, incremental, dan phases. Berdasarkan pendektakan tradisional ini ada urutan yang harus dilalui dalam manajemen proyek sejak dimulai sampai selesai. Tahap-tahap dalam urutan ini sebagai berikut :
a. Faseinisialisasi
Sebelum suatu proyek didefinisikan, tentu diperlu diadakan studi kelayakan (feasibility study). Biasanya hal ini dilakukan oleh pemilik dan sponsor proyek. Suatu proyek bisa dikatakan layak untuk dilaksanakan jika memenuhi syarat kelayakan seperti :
1. Memberikan manfaat bagi klien
2. Memberi solusi pada masalah yang dihadapi oleh pemilik proyek 3. Dapat dilaksanakan sesuai dengan waktu yang diharapkan, anggaran
yang tersedia. Dan akativitas serta sumberdaya yang terukur,
b. Fase Perencanaan
Dalam fase ini sering terjadi revisi terhadap hasil analis. Hal ini umum terjadi karena mungkin saja informasi yang didapatkan dari suatu depertemen dengan departemen lain saling bertentangan atau bahkan tidak saling berhubungan akibat dari buruknya arus kerja dan standar operasional prosedur organisasi/persuhaan tersebut. Oleh karena itu, dalam beberapa proyek sekala besar, misalnya dalam penerapan ERP, diperlukan rekayasa ulang terhadap prosedur bisnis organisasi/perusahaan. Dalam rekayasa ulang ini akan dilakukan sebagai pembenahan secara menyeluruh, baik dari sisi struktru organisasi, sumber daya manusia, arus kerja dan SOP. Birokrasi akan dikurangi, fungsi-fungsi yang tumpah tindih diperbaiki, format dokumen dan pelaporan diseragamkan.
c. Fase Pelaksanaan dan Pengembangan
Dalam fase ini aktivitas yang dilakukan akan melaksanakan tugas-tugas yang telah didefinisikan dalam fase sebelumnya untuk menghasilkan software sesuai requirements. Aktivitas dalam lingkup manajemen proyek sistem informasi adalah:
1. Pemograman 2. Testing
3. Quality assurance (QA) 4. Dokumetasi
Umunya fase dilaksanakan dalam jangka waktu yang lebih panjang dibanding fase lain. Berbeda dengan fase lain, fase ini juga menghasilkan produk berupa software yang nantinya akan digunakan oleh klien, yang artinya akan digunakan oleh pihak diluar tim pelaksana proyek. Oleh karena itu, dalam proyek sistem informasi yang besar dan kompleks, aktivitas testing dan QA harus ada.
Fase ini terdiri atas proses yang dilakukan untuk observasi pelaksanaan proyek untuk menghindari masalah yang bisa segera diindentifikasi dan jika diperlukan, tindakan koreksi dapat segera dilakukan. Manfaatnya adalah kinerja proyek dapat diamati dan diukur secara rutin jika terjadi penyimpangan pelaksaan proyek terhadap rencana dan desain dapat segera diantisipasi. Pengawasan dan pengendalian ini terjadi atas.
1. Mengukur aktivitas proyek yang tengah dilaksanakan (menentukan posisi pelaksanaan proyek saat ini)
2. Mengawasi fariabel (biaya, waktu, sumberdaya dan sebagainya) 3. Proyek terhadap rencana dan desain yang telah disepakati (posisi
yang seharusnya dicapai)
4. Mengarahkan pengendalian terpusat agar hanya setiap perubahan terhadap rencana proyek yang telah disetujui saja yang bisa diimplementasikan
e. Fase akhir
Dalam fase ini proyek telah memasuki tahap dimana produk software telah diinstalasikan, dioperasikan dan dimanfaatkan oleh klien. sebagai penanda berakirnya proyek maka diperlukan serta terima secara resmi sebagai bukti SPK atau kontrak telah ditutup. Sebelum serah terima dilakukan, stakeholder melaksanakan evalusi akhir yang bisa berlangsung singkat apabila sistem pengawasan dan pengendalian dilakukan dengan baik di sepanjang pelaksanaan proyek. Ada dua aktivitas yang dilakukan dalam fase ini :
1. Penutupan proyek. Seperti yang dijelaskan di atas, yaitu stakeholder melakukan evaluasi, serah terima secara resmi dan berakhirnya SPK atau kontrak
2. Mamasuki masa maintenance yang dapat dilanjutkan dengan SPK atau kontrak baru. Maintenance penting mengingat produk software tidak bisa 100% bebas dari kemungkinan error dan bugs
1. PERT
Program Evluation and Review Technique (Teknik Evaluasi dan Peninjauan Ulang Program), yang dirujuk secara luas dan selanjutnya secara eksklusif disebut PERT, memberikan tingkat pengendalian yang benar-benar menjadi penting bagi banyak proyek. Dengan menggunakan PERT, seorang manajer proyek dapat mengidentifikasi sebuah tugas atau sekumpulan tugas yang menggambarkan suatu aliran penting yang ditetapkan bagi keberhasilan proyek.
Teknik manajemen proyek kedua yang pendekatan fundamentalnya hampir sama dengan PERT adalah Critical Path Method (Metode Jalur Kritis), yang untuk selanjutnya disingkat CPM. Jalur kritis dalam suatu proyek adalah jalur yang memerlukan waktu paling lama untuk menyelesaikan proyek. Jadi, jalur kritis tidak pernah memiliki suatu slack (kekenduran/kelonggaran).
PERT dikembangkan oleh Booz – Allan Hamilton dan Lockheed Coorporation dalam suatu kerja sama dengan U.S. Navy pada proyek pembuatan rudal Polaris pada tahun 1958. CPM dikembangkan oleh dupont Incorporated pada tahun yang sama. Walaupun masing-masing pendekatan memiliki karakteristik-karakteristik individual, namun keduanya, untuk tujuan kita, sebenarnya cukup dekat untuk diperlakukan satu hal dan sama, sehingga untuk seterusnya kita akan memperlakukan PERT/CPM sebagai kesatuan pendekatan bagi manajemen proyek.
PERT/CPM memungkinkan manajer proyek membahas masalah-masalah seperti :
Apa yang terjadi selama proyek, bila suatu tugas non-kritis menyimpang dua minggu?
Apa yang akan terjadi jika suatu tugas kritis menyimpang beberapa hari dan akhirnya dimulai pada saat yang sama dengan tugas kritis lainnya?
Berikut ditampilkan bagaimana membuat jaringan PERT/CPM ini, yang diambil berdasarkan contoh dari WBS dibawah :
Jaringan PERT/CPM
Hubungan antara kotak-kotak ditunjukkan dengan garis-garis tebal atau halus. Misalkan, “Menyiapkan makanan penutup (buah-buahan) dan “Menyiapkan tempat makanan/keranjang” dihubungkan dengan garis tipis. Tugas Bill “membuat minuman” dihubungkan ke “mengisi keranjang makanan” dengan suatu garis tebal. Baik tugas Bill maupun tugas Erika, keduanya mengarah pada “Mengisi keranjang makanan”.
Karena membuat minuman memerlukan waktu 30 menit dan tugas erika secara berturut-turut memerlukan waktu 20 menit dan 4 menit, maka “membuat minuman” menggambarkan jalur kritis dalam proyek tersebut – yaitu garis tebal antara aktivitas bill yang pertama dan kedua. Sesuai dengan definisinya, jalur kritis selalu menggambarkan jalur yang membutuhkan waktu paling lama untuk selesai. Jadi, jalur kritis tidak pernah mengandung suatu slack (kelonggaran). Penundaan sepanjang jalur kritis mempengaruhi keseluruhan proyek. Dan tugas-tugas yang tidak berada pada jalur kritis, lagi-lagi berdasarkan definisinya, selalu memiliki beberapa slack pada waktu penyelesainnya.
menit ke masing-masing tugas dan masih dapat selesa sebelum bill, dan jika waktu longgarnya sama dengan enam menit, dia akan selesai pada waktu yang sama dengan bill.
Jalur kritis untuk keseluruhan proyek seperti digambarkan di atas dapat dicari dengan cara :
1. Melihat tugas-tugas mana yang terjadi secara bersamaan. 2. Melihat tugas-tugas mana yang memerlukan waktu lebih lama. 3. Menelusuri jalur kritis.
4. Jumlahkan keseluruhan panjang dari jalur kritis.
Dalam kasus sebelumnya, keseluruhan proyek akan membutuhkan waktu 100 menit.
2. GANT CHART
Henry L. Gantt, seorang yang menjadi asal nama bagan Gantt, bekerja di Aberdeen Proving Grounds (bagian dari yang sekarang bernama Departemen Perang) di Aberdeen, Maryland – sebagai seorang insinyur selama Perang Dunia Pertama. Walaupun hampir satu abad telah berlalu, namun bagan Gantt memungkinkan seorang manajer proyek untuk melohat saat mulai dan saat mengakhiri tugas-tugas dan subtugas-subtugas proyek proyek secara mudah.
Detail lebih rinci dapat ditambahkan jika bermaksud menambahkan subtugas-subtugas. Kode warna memungkinkan untuk menunjukkan pekerja-pekerja proyek mana yang sedang menangani tugas dan subtugas yang mana. Bagan yang ditunjukkan diatas memberikan sebuah rencana sederhana untuk menggambarkan urutan kejadian-kejadian yang direncanakan dibandingkan kejadian-kejadian yang sesungguhnya (balok-balok yang di hitamkan). Adalah suatu proyek yang langka dimana bagian terberatdari kejadian-kejadian atau tugas-tugas yang direncanakan dicerminkan oleh kinerja dan penyelesaian sesungguhnya dari tugas-tugas.
2.5. WBS (Work Breakdown Structure)
pekerjaan tersebut digabung menjadi satu kesatuan pekerjaan yang harus dilakukan dalam sebuah proyek.
Ketika ruang lingkup dan sasaran telah diidentifikasi, pekerjaan proyek dapat dibagi dalam unsur-unsur pekerjaan yang lebih kecil dan lebih keci lagi. Hasil dari proses hierarki ini disebut dengan work breakdown strucure (WBS). WBS ibarat peta yang digunakan dalam proyek. Penggunaan WBS dapat membantu manajer proyek didalam mengidentifikasi, mengintegrasikan proyek dengan organisasi yang digunakan, dan penetapan basis kendali. Pada dasarnya, WBS adalah garis besar proyek yang berisi tahapan pelaksanaan proyek secara menyeluruh.
WBS dimulai dari tahap proyek. Langkah yang dilakukan yaitu menidefikasi deliverables utama yang perlu digunakan agar proyek dapat dilaksanakan. Lalu dilanjutkan dengan mengidentifikasi subdeliverables agar deliverables utama dapat diselesaikan.proses tersebut dilakukan berulang-ulang sampai sedetail mungkin sehingga dapat diarahkan dan siapa pekerja yang akan bertanggung jawab terhadap pekerjaan tersebut. Subdeliverables ini dibagi kedalam paket-paket karena level terendah dari subdeliverables berisi berupa paket perkerjaan. Paket-paket perkerjaan tersebut dikelompoklan berdasarkan tipe perkerjaan yang dilakukan. Sebagai contoh pengelompokan deliverables berdasarkan biaya pengerluaran. Pengelompakan ini menfasilitasi suatu sistem untuk memantau kemajuan proyek berdasarkan perkerjaan, biaya dan tanggung jawab.
2.6. Kegunaan WBS didalm pelaksanaan proyek
WBS mengambarkan semua unsur-unsur dari proyek suatu krangka hierarkis dan menetapkan hubungannya hingga akhir proyek.Kegunaan WBS dilaksanakan didalam pelaksaan proyek adalah sebagai berikut:
2. Memudahkan untuk melakukan evaluasi biaya, waktu dan pencapaian teknis pada semua tinggkat organisasi selama proyek berlangsung.
3. Tersedianya manajemen dengan informasi yang sesuai bagi masing-masing tingkatan. Sebagi contoh, manajemen puncak akan berhadapan dengan deliverables utama, sedang mandor lini pertama berhadapaandengan paket perkerjaan dan subdeliverables yang lebih kecil.
Pengembangan WBS ini terkait dengan unit organisasi yang telah ada. Setiap personil yang ditunjuk dalam organisasi tersebut bertanggung jawab terhadap penyelesaian paket pekerjaan sehingga terjadi integrasi antara pekerjaan dengan organisasi. Dalam praktik ini kadang-kadang disebut organization breakdown structure (OBS).
WBS juga digunakan untuk merencanakan, menjadwalkan, dan membuat anggaran. Akan diperoleh gambaran kebutuhan biaya dan performansi kerja. Struktur tersebut menunjukkan keterkaitan antara pekerjaan dengan personil yang bertanggung jawab didalam organisasi tersebut dan memberikan arahan komunikasi tertulis kepada pihak terkait. Permasalahan dapat langsung diketahui penyebab dan siapa penanggung jawabnya sehingga memudahkan koordinasi. Hal ini disebabkan struktur merupakan integrasi antara tanggung jawab dan pekerjaan.
Contoh menciptakan suatu struktur perincian pekerjaan (WBS) untuk proyek.
Struktur perincian pekerjaan (work breakdown structure) untuk Pesiar
No Tugas Durasi (menit) Pelaksana
1 Mulai 6
2 Membuat minuman 30 Bill
4 Menyiapkan buah-buahan 4 Erika
5 Menyiapkan keranjang 4 Erika
6 Mengumpulkan selimut-selimut 4 Bill
7 Mengumpulkan alat olahraga 6 Erika
8 Memasukkan barang ke mobil 8 Bill
9 Mengisi bensin 12 Bill
10 Mengemudi ketempat pesiar 40 Erika
11 selesai 0
No Tugas Durasi (menit) Pelaksana
1 Mulai 6
2 Membuat minuman 30 Bill
3 Menyipakan Sandwich 20 Erika
4 Menyiapkan buah-buahan 4 Erika
5 Menyiapkan keranjang 4 Erika
6 Mengumpulkan selimut-selimut 4 Bill
7 Mengumpulkan alat olahraga 6 Erika
8 Memasukkan barang ke mobil 8 Bill
9 Mengisi bensin 12 Bill
10 Mengemudi ketempat pesiar 40 Erika
11 selesai 0
3. PENUTUP
3.1. Kesimpulan
Dari makalah Yang kami susun maka dapat kami simpulkan bahwa
Pengendalian suatu proyek yang merupakan salah satu kegiatan manajemen
sangat penting keberadaanya mengingat masalah proyek merupakan masalah yang
sangat kompleks. Sehingga membutuhkan suatu manajemen yang baik untuk
mengelolanya, termasuk di dalamnya kegiatan pengendalian proyek agar proyek
tersebut dapat berjalan sesuai dengan jadwal yang telah disepakati dengan
untuk memiliki sistem informasi yang baik dan memadai untuk kelancaran
penyelesaian suatu proyek.
3.2. Saran
Demi kemajuan dan pengembangan sistem informasi ini, diperlukan beberapa
saran sebagai berikut:
o Aplikasi ini (Gant chart, PERT,CPM) bisa dikembangkan ke sistem
informasi berbasis web.
o Lebih diharapkan kepada seluruh pelaksana priyek agar dapat
menggunakan system informasi manajemen proyek.
o Program-program ini dapat dikembangkan dalam sistem informasi
proyek secara keseluruhan yang melibatkan seluruh stakeholder.
DAFTAR PUSTAKA
Gray, Clifford F. 2007. Manajemen Proyek Proses Manajerial. Jurnal Teknik Sipil : Yogyakarta
Tantra, Rudy. 2012. Manajemen Proyek Sistem Informasi. Penerbit Andi : Yogyakarta
Husen, Abrar. 2009. Manajemen Proyek. Penerbit Andi : Yogyakarta
Wiryana, I Made. 2002. Pengantar Manajemen Proyek Berbasis Internet. Penerbit PT Elex Media Komputindo : Jakarta
