1
WALIKOTA MATARAM
PERATURAN WALIKOTA MATARAM NOMOR : 7 TAHUN 2014
TENTANG
TATA KEARSIPAN DI LINGKUNGAN PEMERINTAH KOTA MATARAM
DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESA
WALIKOTA MATARAM,
Menimbang : a. bahwa dalam rangka meningkatkan dan memperlancar penyelenggaraan Tata Kearsipan di lingkungan Pemerintah Kota Mataram, perlu dilakukan penataan kearsipan sesuai dengan perkembangan dan teknologi;
b. bahwa untuk melaksanakan ketentuan Pasal 3 Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 78 Tahun 2012 tentang Tata Kearsipan Di Lingkungan Kementerian Dalam Negeri dan Pemeritah Daerah, perlu diatur ketentuan tentang Tata Kearsipan di lingkungan Pemerintah Kota Mataram;
c. bahwa berdasarkan pertimbangan sebagaimana dimaksud pada huruf a dan huruf b, perlu menetapkan Peraturan Walikota Mataram tentang Tata Kearsipan Di Lingkungan Pemerintah Kota Mataram.
Mengingat : 1. Undang–Undang Nomor 4 Tahun 1993 tentang Pembentukan Kotamadya Daerah Tingkat II Mataram (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 1993 Nomor 66, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 3531);
2. Undang-Undang Nomor 32 Tahun 2004 tentang Pemerintahan Daerah (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2004 nomor 125, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia nomor 4437) sebagaimana telah diubah beberapa kali terakhir dengan Undang- Undang Nomor 12 Tahun 2008 tentang Perubahan Kedua atas Undang-Undang Nomor 32 Tahun 2004 tentang Pemerintahan Daerah (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2008 Nomor 59, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4844);
2 3. Undang-Undang Nomor 33 Tahun 2004 tentang Perimbangan Keuangan Antara Pemerintah Pusat dan Pemerintahan Daerah (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2004 Nomor 126, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4438);
4. Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2009 Nomor 152, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5071);
5. Peraturan Pemerintah Nomor 38 Tahun 2007 tentang Pembagian Urusan Pemerintahan Antara Pemerintah, Pemerintahan Daerah Provinsi dan Pemerintahan Daerah Kabupaten/Kota (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2007 Nomor 82, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4737);
6. Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2012 Nomor 53, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5286);
7. Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 54 Tahun 2009 tentang Tata Naskah Dinas di lingkungan Pemerintah Daerah;
8. Peraturan Menteri Dalam Negeri Republik Indonesia Nomor 78 Tahun 2012 Tentang Tata Kearsipan Di Lingkungan Kementerian Dalam Negeri dan Pemerintah Daerah;
9. Peraturan Daerah Kota Mataram Nomor 4 Tahun 2008 tentang Urusan Pemerintahan yang menjadi Kewenangan Pemerintahan Daerah Kota Mataram (Lembaran Daerah Kota Mataram Tahun 2008 Nomor 1 Seri D);
10. Peraturan Daerah Kota Mataram Nomor 5 Tahun 2008 tentang Pembentukan Susunan Organisasi Perangkat Daerah Kota Mataram (Lembaran Daerah Kota Mataram Tahun 2008 Nomor 3 Seri D) sebagaimana telah diubah beberapa kali terakhir dengan Peraturan Daerah Kota Mataram Nomor 8 Tahun 2013 tentang Perubahan Kedua Atas Peraturan Daerah Kota Mataram Nomor 5 Tahun 2008 tentang Pembentukan Susunan Organisasi Daerah Kota Mataram (Lembaran Daerah Kota Mataram Tahun 2013 Nomor 1 Seri D);
3 11. Peraturan Daerah Kota Mataram Nomor 19 Tahun 2011 tentang Pembentukan Susunan Organisasi dan Tata Kerja Lembaga Lain sebagai Bagian dari Perangkat Daerah Kota Mataram (Lembaran Daerah Kota Mataram Tahun 2011 Nomor 2 Seri D) sebagaimana telah diubah dengan Peraturan Daerah Kota Mataram no 9 Tahun 2013 tentang Perubahan Atas Peraturan Daerah Kota Mataram Nomor 19 Tahun 2011 tentang Pembentukan Susunan Organisasi dan Tata Kerja Lembaga Lain (Lembaran Daerah Kota Mataram Tahun 2013 Nomor 2 Seri D).
MEMUTUSKAN :
Menetapkan : PERATURAN WALIKOTA MATARAM TENTANG TATA KEARSIPAN DI LINGKUNGAN PEMERINTAH KOTA MATARAM
BAB I
KETENTUAN UMUM Pasal 1
Dalam Peraturan Walikota ini, yang dimaksud dengan : 1. Pemerintahan Daerah adalah penyelenggaraan urusan
pemerintahan oleh Pemerintah Daerah dan Dewan Perwakilan Rakyat Daerah menurut asas otonomi dan tugas pembantuan dengan prinsip otonomi seluas- luasnya dalam sistem dan prinsip Negara Kesatuan Republik Indonesia sebagaimana dimaksud dalam Undang-Undang Dasar Republik Indonesia Tahun 1945.
2. Daerah adalah Kota Mataram.
3. Pemerintah Daerah adalah Pemerintah Kota Mataram.
4. Walikota adalah Walikota Mataram.
5. Sekretariat Daerah adalah Sekretariat Daerah Kota Mataram.
6. Satuan Kerja Perangkat Daerah selanjutnya di singkat SKPD adalah Satuan Kerja Perangkat Daerah Kota Mataram.
7. Kearsipan adalah hal-hal yang berkenaan dengan arsip.
8. Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan
4 dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara.
9. Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu.
10. Arsip vital adalah arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbaharui dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang.
11. Arsip aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus menerus.
12. Arsip inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun.
13. Arsip statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia dan/atau lembaga kearsipan.
14. Lembaga kearsipan adalah lembaga yang memiliki fungsi, tugas dan tanggung jawab di bidang pengelolaan arsip statis dan pembinaan kearsipan.
15. Arsip Daerah Kota adalah lembaga kearsipan berbentuk satuan kerja perangkat daerah yang melaksanakan tugas pemerintahan dibidang kearsipan pemerintahan daerah kota yang berkedudukan di ibukota.
16. Pencipta arsip adalah pihak yang mempunyai kemandirian dan otoritas dalam pelaksanaan fungsi, tugas dan tanggung jawab di bidang pengelolaan arsip dinamis.
17. Unit pengolah adalah satuan kerja pada pencipta arsip yang mempunyai tugas dan tanggung jawab mengolah arsip yang berkaitan dengan kegiatan penciptaan arsip di lingkungannya.
18. Unit kearsipan adalah satuan kerja pada pencipta arsip yang mempunyai tugas dan tanggung jawab dalam penyelenggaraan kearsipan.
19. Naskah dinas penting adalah naskah dinas yang isinya mengikat, memerlukan tindak lanjut, memuat informasi penting, mengandung konsepsi kebijaksanaan mempunyai nilai arsip.
20. Naskah dinas biasa adalah naskah dinas yang isinya tidak mengikat.
.
5 21. Klasifikasi adalah penggolongan naskah dinas berdasarkan masalah yang termuat didalamnya dan merupakan pedoman untuk pengaturan penataan dan penemuan kembali arsip.
22. Daftar Arsip adalah sarana penemuan kembali arsip.
23. Penyusutan arsip adalah kegiatan pengurangan jumlah arsip dengan cara pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan, pemusnahan arsip yang tidak memiliki nilai guna, dan penyerahan arsip statis kepada lembaga kearsipan.
24. Penyelenggaraan kearsipan adalah keseluruhan kegiatan meliputi kebijakan, pembinaan kearsipan dan pengelolaan arsip dalam suatu sistem kearsipan nasional yang didukung oleh sumber daya manusia, prasarana dan sarana, serta sumber daya lainnya.
25. Pengelolaan arsip dinamis adalah proses pengendalian arsip dinamis secara efisien, efektif dan sistematis meliputi penciptaan, penggunaan dan pemeliharaan, serta penyusutan arsip.
BAB II RUANG LINGKUP
Pasal 2
Ruang lingkup penyelenggaraan tata kearsipan Pemerintah Kota Mataram meliputi :
a. Pengurusan surat;
b. Pemberkasan arsip; dan c. Penyusutan arsip.
Pasal 3
Walikota melalui Sekretaris Daerah bertanggungjawab terhadap penyelenggaraan tata kearsipan dilingkungan Pemerintah Kota Mataram.
Pasal 4
Penyelenggaraan tata kearsipan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2, bertujuan untuk :
a. Menjamin terciptanya arsip dari kegiatan yang dilakukan oleh unit kerja dilingkungan Pemerintah Kota Mataram;
b. Menjamin ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya sebagai alat bukti yang sah;
c. Menjamin terwujudnya pengelolaan arsip yang andal dan pemanfaatan arsip sesuai dengan ketentuan;
d. Menjamin perlindungan kepentingan negara dan hak- hak keperdataan rakyat melalui pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang autentik dan terpercaya; dan e. Mendinamiskan penyelenggaraan kearsipan
dilingkungan Pemerintah Kota Mataram.
6 Pasal 5
(1) Arsip Pemerintah Kota Mataram terdiri dari arsip dinamis dan arsip statis.
(2) Arsip dinamis sebagaimana dimaksud pada ayat (1) terdiri dari arsip dinamis aktif dan arsip dinamis in aktif.
Pasal 6
Penyelenggaraan tata kearsipan di lingkungan pemerintahan Kota Mataram sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2 dilaksanakan oleh Unit Kearsipan di setiap SKPD.
Pasal 7
(1) Pelaksanaan tata kearsipan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 6, menggunakan sarana dan peralatan kearsipan.
(2) Sarana sebagaimana dimaksud pada ayat (1) terdiri dari:
a. Kartu kendali sarana pengurusan naskah /surat dinas /arsip aktif diperuntukan SKPD yang volume surat masuk keluar banyak (contoh terlampir);
b. Agenda surat sarana pengurusan naskah /surat dinas/arsip aktif diperuntukan SKPD yang volume surat mauk keluar tidak banyak (contoh terlampir);
c. Lembar disposisi sarana pengurusan naskah /surat dinas/arsip aktif yang menggunakan agenda surat;
d. Pola klasifikasi untuk pemberkasan arsip; dan e. Jadwal retensi arsip untuk penyusutan arsip.
(3) Peralatan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) terdiri dari:
a. Kotak penyimpanan kartu kendali;
b. Buku Agenda;
c. Filling Kabinet;
d. Lemari arsip;
e. Rak arsip;
f. Rak arsip bergerak / roll o’pack; dan g. Meja sortir.
Pasal 8
(1) Pola klasifikasi sebagaimana dimaksud dalam Pasal 7 ayat (2) huruf d disusun berdasarkan klasifikasi bidang tugas:
000 umum
100 pemerintahan 200 politik
300 keamanan dan ketertiban 400 kesejahteraan
500 perekonomian
600 pekerjaan umum dan ketenagakerjaan 700 pengawasan
800 kepegawaian 900 keuangan
7 (2) Klasifikasi pada masing-masing bidang tugas sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dapat ditambahkan sesuai kebutuhan (lihat lampiran rincian klasifikasi).
Pasal 9
Jadwal Retensi Arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 7 ayat (2) huruf e memuat daftar yang berisi sekurang- kurangnya:
a. Jangka waktu penyimpanan atau retensi;
b. Jenis arsip; dan
c. Keterangan yang berisi rekomendasi tentang penetapan suatu jenis arsip dimusnahkan, dinilai kembali atau dipermanenkan.
BAB III
PENGURUSAN NASKAH/SURAT DINAS/ARSIP AKTIF Pasal 10
(1) Pengurusan naskah/surat dinas/arsip aktif dilakukan dengan menggunakan kartu kendali/Agenda surat.
(2) Kartu kendali/Agenda Surat sebagaimana dimaksud pada ayat (1) digunakan untuk:
a. Pengurusan naskah dinas masuk;
b. Pengurusan naskah dinas keluar;
c. Penyimpanan arsip; dan d. Penemuan kembali arsip.
Bagian Kesatu Sekretariat Daerah
Pasal 11
(1) Pengurusan naskah/surat dinas/arsip aktif masuk sebagaimana dimaksud dalam Pasal 10 ayat (2) huruf a dilakukan oleh Kepala Bagian Umum selaku Kepala Unit Kearsipan melalui Kepala Sub Bagian Tata Usaha, Keuangan dan Rumah Tangga Pimpinan.
(2) Kepala Sub Bagian Tata Usaha,Keuangan dan Rumah Tangga Pimpinan menentukan klasifikasi naskah dinas penting dan naskah dinas biasa untuk disampaikan kepada Kepala Bagian Umum.
(3) Kepala Bagian Umum melalui Sekretaris Daerah menyampaikan kepada Walikota, naskah dinas sebagaimana dimaksud pada ayat (2) yang ditujukan kepada Walikota dan membutuhkan kebijakan Walikota.
(4) Walikota melalui Sekretaris Daerah mendisposisikan naskah dinas sebagaimana dimaksud pada ayat (3).
(5) Kepala Bagian Umum menyampaikan kepada Bagian – Bagian di Lingkungan Sekretariat Daerah sebagai unit pengolah naskah dinas sebagaimana dimaksud pada ayat (2) yang tidak membutuhkan kebijakan Walikota sesuai dengan bidang tugas.
8 Pasal 12
(1) Pengurusan naskah/surat dinas/arsip aktif keluar sebagaimana dimaksud dalam Pasal 10 ayat (2) huruf b dilakukan oleh Bagian-Bagian di Lingkungan Sekretariat Daerah sebagai unit pengolah naskah dinas.
(2) Naskah/surat dinas/arsip aktif sebagaimana dimaksud pada ayat (1) yang ditandatangani oleh Walikota dan Sekretaris Daerah disampaikan kepada Kepala Bagian Umum melalui Kepala Sub Bagian Tata Usaha,Keuangan dan Rumah Tangga Pimpinan untuk mendapatkan penomoran.
Pasal 13
(1) Penyimpanan arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 10 ayat (2) huruf c di lingkungan Pemerintah Kota Mataram dilakukan oleh unit pengolah di lingkungan Sekretariat Daerah untuk arsip aktif.
(2) Penyimpanan arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 10 ayat (2) huruf c di lingkungan Sekretariat Daerah Kota Mataram dilakukan oleh Kepala Bagian Umum untuk arsip inaktif.
(3) Penyimpanan arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 10 ayat (2) huruf c di lingkungan Sekretriat Daerah Kota Mataram dilakukan oleh Kepala Bagian Umum untuk arsip statis.
Pasal 14
Unit pengolah dan unit kearsipan di lingkungan Sekretariat Daerah Kota Mataram melakukan penemuan kembali arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 10 ayat (2) huruf d, melalui:
a. indeks;
b. kode klasifikasi;
c. nomor urut; dan
d. asal surat, tanggal dan nomor surat.
Bagian Kedua Sekretariat DPRD
Pasal 15
(1) Pengurusan naskah/surat dinas masuk/arsip aktif sebagaimana dimaksud dalam Pasal 10 ayat (2) huruf a dilakukan oleh Kepala Bagian Tata Usaha selaku Kepala unit kearsipan melalui Kepala Sub Bagian Umum dan Kepegawaian.
(2) Kepala Sub Bagian Umum dan Kepegawaian menentukan klasifikasi naskah/surat dinas/ arsip aktif penting dan naskah dinas biasa untuk disampaikan kepada Kepala Bagian Tata Usaha.
9 (3) Kepala Bagian Tata Usaha menyampaikan kepada Sekretariat DPRD, naskah/surat dinas/arsip aktif sebagaimana dimaksud pada ayat (2) yang ditujukan kepada Sekretaris DPRD dan membutuhkan kebijakan Sekretaris DPRD.
(4) Sekretaris DPRD mendisposisikan naskah/surat dinas/arsip aktif sebagaimana dimaksud pada ayat (3).
(5) Kepala Bagian Tata Usaha menyampaikan kepada Bagian dan Sub Bagian di Lingkungan Sekretariat DPRD sebagai unit pengolah naskah/surat dinas/arsip aktif sebagaimana dimaksud pada ayat (2) yang tidak membutuhkan kebijakan Sekretaris sesuai dengan bidang tugas.
Pasal 16
(1) Pengurusan naskah/surat dinas/arsip aktif keluar sebagaimana dimaksud dalam Pasal 10 ayat (2) huruf b dilakukan oleh Bagian dan Sub Bagian di Lingkungan Sekretariat DPRD sebagai unit pengolah naskah/surat dinas/arsip aktif.
(2) Naskah/surat dinas/arsip aktif sebagaimana dimaksud pada ayat (1) yang ditandatangani oleh Sekretaris DPRD disampaikan kepada Kepala Bagian Tata Usaha melalui Kepala Sub Bagian Umum dan Kepegawaian untuk mendapatkan penomoran.
Pasal 17
(1) Penyimpanan arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 10 ayat (2) huruf c di lingkungan Sekretariat DPRD Kota Mataram dilakukan oleh unit pengolah di lingkungan Sekretariat DPRD untuk arsip aktif.
(2) Penyimpanan arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 10 ayat (2) huruf c di lingkungan Sekretariat DPRD Kota Mataram dilakukan Kepala Bagian Tata Usaha untuk arsip inaktif.
(3) Penyimpanan arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 10 ayat (2) huruf c di lingkungan Sekretriat DPRD Kota Mataram dilakukan oleh Kepala Bagian Tata Usaha untuk arsip statis.
Pasal 18
Unit pengolah dan unit kearsipan di lingkungan Sekretariat DPRD Kota Mataram melakukan penemuan kembali arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 10 ayat (2) huruf d, melalui:
a. indeks;
b. kode klasifikasi;
c. nomor urut; dan
d. asal surat, tanggal dan nomor surat.
10 Bagian ketiga
Dinas dan Badan Daerah Pasal 19
(1) Pengurusan naskah/surat dinas/arsip aktif masuk sebagaimana dimaksud dalam Pasal 10 ayat (2) huruf a dilakukan oleh Sekretaris selaku Kepala unit kearsipan melalui Kepala Sub Bagian Umum dan Kepegawain.
(2) Kepala Sub Bagian Umum dan Kepegawaian menentukan klasifikasi naskah/surat dinas /arsip aktif penting dan naskah/surat dinas/arsip aktif biasa untuk disampaikan kepada Sekretaris.
(3) Sekretaris menyampaikan kepada Kepala Dinas/Badan , naskah /surat dinas/arsip aktif sebagaimana dimaksud pada ayat (2) yang ditujukan kepada Kepala Dinas/Badan dan membutuhkan kebijakan Kepala Dinas/Badan.
(4) Kepala Dinas/Badan mendisposisikan naskah/surat dinas /arsip aktif sebagaimana dimaksud pada ayat (3).
(5) Sekretaris menyampaikan kepada Bidang dan SubBagian di Lingkungan Dinas/Badan Daerah sebagai unit pengolah naskah/surat dinas/arsip aktif sebagaimana dimaksud pada ayat (2) yang tidak membutuhkan kebijakan Kepala Dinas/Badan sesuai dengan bidang tugas.
Pasal 20
(1) Pengurusan naskah/surat dinas/arsip aktif keluar sebagaimana dimaksud dalam Pasal 10 ayat (2) huruf b dilakukan oleh Bidang dan SubBagian di Lingkungan Dinas/Badan Daerah sebagai unit pengolah naskah/surat dinas/arsip aktif.
(2) Naskah/surat dinas/arsip aktif sebagaimana dimaksud pada ayat (1) yang ditandatangani oleh Kepala Dinas/Badan disampaikan kepada Sekretaris Dinas/Badan melalui Kepala Sub Bagian Umum dan Kepegawaian untuk mendapatkan penomoran.
Pasal 21
(1) Penyimpanan arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 10 ayat (2) huruf c di lingkungan Dinas/Badan Pemerintah Kota Mataram dilakukan oleh unit pengolah di lingkungan Dinas/Badan Daerah untuk arsip aktif.
(2) Penyimpanan arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 10 ayat (2) huruf c di lingkungan Dinas/Badan Pemerintah Daerah Kota Mataram dilakukan Sekretaris untuk arsip inaktif.
(3) Penyimpanan arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 10 ayat (2) huruf c di lingkungan Dinas/Badan Pemerintah Daerah Kota Mataram dilakukan oleh Sekretaris untuk arsip statis.
11 Pasal 22
Unit pengolah dan unit kearsipan di lingkungan Dinas/Badan Daerah Kota Mataram melakukan penemuan kembali arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 10 ayat (2) huruf d, melalui:
a. indeks;
b. kode klasifikasi;
c. nomor urut; dan
d. asal surat, tanggal dan nomor surat.
Bagian keempat Inspektorat Kota
Pasal 23
(1) Pengurusan naskah/surat dinas/arsip aktif masuk sebagaimana dimaksud dalam Pasal 10 ayat (2) huruf a dilakukan oleh Sekretaris selaku Kepala unit kearsipan melalui Kepala Sub Bagian Umum dan Kepegawaian.
(2) Kepala Sub Bagian Umum dan Kepegawaian menentukan klasifikasi naskah/surat dinas/arsip aktif penting dan naskah/surat dinas/arsip aktif biasa untuk disampaikan kepada Sekretaris.
(3) Sekretaris menyampaikan kepada Inpektur, naskah/surat dinas/arsip aktif sebagaimana dimaksud pada ayat (2) yang ditujukan kepada Inspektur dan membutuhkan kebijakan Inspektur.
(4) Sekretaris mendisposisikan naskah/surat dinas/arsip aktif sebagaimana dimaksud pada ayat (3).
(5) Sektretaris menyampaikan kepada Inspektur Pembantu Wilayah di Lingkungan Inspektorat Kota sebagai unit pengolah naskah/surat dinas/arsip aktif sebagaimana dimaksud pada ayat (2) yang tidak membutuhkan kebijakan Inspektur sesuai dengan bidang tugas.
Pasal 24
(1) Pengurusan naskah/surat dinas/arsip aktif keluar sebagaimana dimaksud dalam Pasal 10 ayat (2) huruf b dilakukan oleh Inspektur Pembantu Wilayah di Lingkungan Inspektorat Kota sebagai unit pengolah naskah /surat dinas/arsip aktif.
(2) Naskah/surat dinas/arsip aktif sebagaimana dimaksud pada ayat (1) yang ditandatangani oleh Inspektur disampaikan kepada Sekretaris melalui Kepala Sub Bagian Umum dan Kepegawaian untuk mendapatkan penomoran.
12 Pasal 25
(1) Penyimpanan arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 10 ayat (2) huruf c di lingkungan Inspektorat Kota dilakukan oleh unit pengolah di lingkungan Inspektur Kota untuk arsip aktif.
(2) Penyimpanan arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 10 ayat (2) huruf c di lingkungan Inspektorat Kota dilakukan oleh Sekretaris untuk arsip inaktif.
(3) Penyimpanan arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 10 ayat (2) huruf c di lingkungan Inspektorat Kota dilakukan oleh Sekretaris untuk arsip statis.
Pasal 26
Unit pengolah dan unit kearsipan di lingkungan Inspektur Kota Mataram melakukan penemuan kembali arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 10 ayat (2) huruf d, melalui:
a. indeks;
b. kode klasifikasi;
c. nomor urut; dan
d. asal surat, tanggal dan nomor surat.
Bagian kelima
Kantor dan Satuan Kerja Pasal 27
(1) Pengurusan naskah/surat dinas/arsip aktif masuk sebagaimana dimaksud dalam Pasal 10 ayat (2) huruf a dilakukan oleh Kepala Sub Bagian Tata Usaha selaku Kepala unit kearsipan.
(2) Kepala Sub Bagian Tata Usaha menentukan klasifikasi naskah/surat dinas/arsip aktif penting dan naskah /surat dinas/arsip aktif biasa untuk disampaikan kepada Kepala Kantor/Satuan Kerja.
(3) Kepala Sub Bagian Tata Usaha menyampaikan kepada Kepala Kantor/Satuan Kerja naskah/surat dinas/arsip aktif sebagaimana dimaksud pada ayat (2) yang ditujukan kepada Kepala Kantor/Satuan Kerja dan membutuhkan kebijakan Kepala Kantor/Satuan;
(4) Kepala Kantor/Satuan Kerja mendisposisikan naskah/surat dinas/arsip aktif sebagaimana dimaksud pada ayat (3).
(5) Kepala Sub Bagian Tata Usaha menyampaikan kepada Seksi-Seksi di Lingkungan Kantor/Satuan Kerja Pemerintah Kota Mataram sebagai unit pengolah naskah/surat dinas/arsip aktif sebagaimana dimaksud pada ayat (2) yang tidak membutuhkan kebijakan Kepala Kantor/Satuan Kerja sesuai dengan bidang tugas.
13 Pasal 28
(1) Pengurusan naskah/surat dinas/arsip aktif keluar sebagaimana dimaksud dalam Pasal 10 ayat (2) huruf b dilakukan oleh Seksi-seksi di Lingkungan Kantor/Satuan Kerja Pemerintah Daerah Kota Mataram sebagai unit pengolah naskah/surat dinas/arsip aktif.
(2) Naskah/surat dinas/arsip aktif sebagaimana dimaksud pada ayat (1) yang ditandatangani oleh Kepala Kantor/Satuan Kerja melalui Kepala Sub Bagian Tata Usaha untuk mendapatkan penomoran.
Pasal 29
(1) Penyimpanan arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 10 ayat (2) huruf c di lingkungan Kantor/Satuan Kerja Pemerintah Kota Mataram dilakukan oleh unit pengolah di lingkungan Kantor/Satuan Kerja Pemerintah Daerah Kota Mataram untuk arsip aktif.
(2) Penyimpanan arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 10 ayat (2) huruf c di lingkungan Kantor/Satuan Kerja Pemerintah Daerah Kota Mataram dilakukan oleh Kepala Sub Bagian Tata Usaha untuk arsip inaktif.
(3) Penyimpanan arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 10 ayat (2) huruf c di lingkungan Kantor/Satuan kerja Pemerintah Daerah Kota Mataram dilakukan oleh Kepala Sub Bagian Tata Usaha untuk arsip statis.
Pasal 30
Unit pengolah dan unit kearsipan di lingkungan Kantor/Satuan Kerja Pemerintah Daerah Kota Mataram melakukan penemuan kembali arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 10 ayat (2) huruf d, melalui:
a. indeks;
b. kode klasifikasi;
c. nomor urut; dan
d. asal surat, tanggal dan nomor surat.
Bagian keenam Kecamatan
Pasal 31
(1) Pengurusan naskah/surat dinas/arsip aktif masuk sebagaimana dimaksud dalam Pasal 10 ayat (2) huruf a dilakukan oleh Sekretaris Camat selaku Kepala unit kearsipan melalui Kepala Sub Bagian Umum dan Kepegawaian.
(2) Kepala Sub Bagian Umum dan Kepegawaian menentukan klasifikasi naskah/surat dinas /arsip aktif penting dan naskah/surat dinas/arsip aktif biasa untuk disampaikan kepada Sekretaris.
14 (3) Sekretaris Camat menyampaikan kepada Camat , naskah /surat dinas/arsip aktif sebagaimana dimaksud pada ayat (2) yang ditujukan kepada Camat dan membutuhkan kebijakan Camat.
(4) Camat mendisposisikan naskah/surat dinas /arsip aktif sebagaimana dimaksud pada ayat (3).
(5) Sekretaris Camat menyampaikan kepada Seksi dan Sub Bagian di Lingkungan Kecamatan Pemerintah Daerah Kota Mataram sebagai unit pengolah naskah/surat dinas/arsip aktif sebagaimana dimaksud pada ayat (2) yang tidak membutuhkan kebijakan Camat sesuai dengan bidang tugas.
Pasal 32
(1) Pengurusan naskah/surat dinas/arsip aktif keluar sebagaimana dimaksud dalam Pasal 10 ayat (2) huruf b dilakukan oleh Seksi dan Sub Bagian di Lingkungan Kecamatan Pemerintah daerah Kota Mataram sebagai unit pengolah naskah/surat dinas/arsip aktif.
(2) Naskah/surat dinas/arsip aktif sebagaimana dimaksud pada ayat (1) yang ditandatangani oleh Camat disampaikan kepada Sekretaris Camat melalui Kepala Sub Bagian umum dan Kepegawaian untuk mendapatkan penomoran.
Pasal 33
(1) Penyimpanan arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 10 ayat (2) huruf c di lingkungan Kecamatan Pemerintah Kota Mataram dilakukan oleh unit pengolah di lingkungan Kecamatan Pemerintah Daerah Kota Mataram untuk arsip aktif.
(2) Penyimpanan arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 10 ayat (2) huruf c di lingkungan Kecamatan Pemerintah Daerah Kota Mataram dilakukan Sekretaris Camat untuk arsip inaktif.
(3) Penyimpanan arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 10 ayat (2) huruf c di lingkungan Dinas/Badan Pemerintah Daerah Kota Mataram dilakukan oleh Sekretaris Camat untuk arsip statis.
Pasal 34
Unit pengolah dan unit kearsipan di lingkungan Kecamatan Pemerintah Daerah Kota Mataram melakukan penemuan kembali arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 10 ayat (2) huruf d, melalui :
a. indeks;
b. kode klasifikasi;
c. nomor urut; dan
d. asal surat, tanggal dan nomor surat.
15 Bagian ketujuh
Kelurahan Pasal 35
(1) Pengurusan naskah/surat dinas/arsip aktif masuk sebagaimana dimaksud dalam Pasal 10 ayat (2) huruf a dilakukan oleh Sekretaris Lurah selaku Kepala unit kearsipan.
(2) Sekretaris Lurah menentukan klasifikasi naskah/surat dinas/arsip aktif penting dan naskah /surat dinas arsip aktif biasa untuk disampaikan kepada Lurah.
(3) Sekretaris Lurah menyampaikan kepada Lurah naskah/surat dinas/arsip aktif sebagaimana dimaksud pada ayat (2) yang ditujukan kepada Lurah dan membutuhkan kebijakan Lurah.
(4) Lurah mendisposisikan naskah/surat dinas/arsip aktif sebagaimana dimaksud pada ayat (3).
(5) Sekretaris Lurah menyampaikan kepada Seksi-Seksi di Lingkungan Kelurahan Pemerintah Kota Mataram sebagai unit pengolah naskah/surat dinas/arsip aktif sebagaimana dimaksud pada ayat (2) yang tidak membutuhkan kebijakan Lurah sesuai dengan bidang tugas.
Pasal 36
(1) Pengurusan naskah/surat dinas/arsip aktif keluar sebagaimana dimaksud dalam Pasal 10 ayat (2) huruf b dilakukan oleh Seksi-seksi di Lingkungan kelurahan Pemerintah Daerah Kota Mataram sebagai unit pengolah naskah/surat dinas/arsip aktif.
(2) Naskah/surat dinas/arsip aktif sebagaimana dimaksud pada ayat (1) yang ditandatangani oleh Lurah melalui Sekretaris Lurah untuk mendapatkan penomoran.
Pasal 37
(1) Penyimpanan arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 10 ayat (2) huruf c di lingkungan Kelurahan Pemerintah Kota Mataram dilakukan oleh unit pengolah di lingkungan Kelurahan Pemerintah Daerah Kota Mataram untuk arsip aktif.
(2) Penyimpanan arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 10 ayat (2) huruf c di lingkungan Kelurahan Pemerintah Daerah Kota Mataram dilakukan oleh Sekretaris Lurah untuk arsip inaktif.
(3) Penyimpanan arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 10 ayat (2) huruf c di lingkungan Kelurahan Pemerintah Daerah Kota Mataram dilakukan oleh Sekretaris lurah untuk arsip statis.
16 Pasal 38
Unit pengolah dan unit kearsipan di lingkungan Kelurahan Pemerintah Daerah Kota Mataram melakukan penemuan kembali arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 10 ayat (2) huruf d, melalui:
a. indeks;
b. kode klasifikasi;
c. nomor urut; dan
d. asal surat, tanggal dan nomor surat
BAB IV PEMBERKASAN
Pasal 39
(1) Unit pengolah dan unit kearsipan di lingkungan Pemerintah Kota Mataram melakukan pemberkasan arsip.
(2) Pemberkasan arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilaksanakan dengan sistem:
a. abjad a sampai dengan z sebagai indeks untuk menata pemberkasan arsip yang disusun secara berurut berdasarkan satuan organisasi dan/atau perorangan;
b. subjek atau masalah untuk menata pemberkasan arsip dengan menggunakan subjek atau pokok masalah;
c. geografi untuk menata pemberkasan arsip berdasarkan pada lokasi/ wilayah;
d. nomor untuk menata pemberkasan arsip berdasarkan urutan angka/nomor; dan
e. kronologis untuk menata pemberkasan arsip berdasarkan urutan tanggal.
(3) Pemberkasan arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilaksanakan dengan menggunakan :
a. folder/map;
b. guide/sekat;
c. indeks;
d. kode klasifikasi.
Pasal 40
(1) Folder/map sebagaimana dimaksud dalam Pasal 39 ayat (3) huruf a memperlihatkan daftar masalah.
(2) Guide/sekat sebagaimana dimaksud dalam Pasal 39 ayat (3) huruf b sebagai pembatas masalah.
(3) Indeks sebagaimana dimaksud dalam Pasal 39 ayat (3) huruf c sebagai kata tangkap yang dominan dalam surat.
(4) Kode Klasifikasi sebagaimana dimaksud dalam Pasal 39 ayat (3) huruf d sebagai inventaris masalah.
17 BAB V
PENGELOLAAN ARSIP INAKTIF Pasal 41
(1) Unit Kearsipan di Lingkungan Pemerintah Kota Mataram melakukan pengeloaan arsip inaktif.
(2) Pengelolaan Arsip Inaktif sebagaimana dimaksud pada ayat (1) menggunakan sarana dan peralatan kearsipan.
(3) Sarana sebagaimana dimaksud pada ayat (2) terdiri dari : a. Kartu pieces untuk mendiskripsikan arsip;
b. Pola klasifikasi untuk pemberkasan arsip;
c. Daftar Arsip untuk penemuan arsip; dan
d. Jadwal Retensi Arsip untuk penyusutan arsip.
(4) Peralatan sebagaimana dimaksud pada ayat (2) terdiri dari:
a. Tali rafia;
b. Kertas pembungkus arsip (kertas jagung);
c. Kertas Cd;
d. Lem perekat;
e. Boks Arsip;
f. Label boks;
g. Meja pengolah/sortir; dan h. Rak Arsip.
BAB VI
PEMELIHARAAN, PENGAMANAN DAN PEMINJAMAN ARSIP
Pasal 42
Unit kearsipan di lingkungan Pemerintah Kota Mataram melakukan pemeliharaan, pengamanan dan peminjaman arsip.
Pasal 43
Peminjaman arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 42 dapat dilakukan terhadap copy arsip inaktif atas permohonan tertulis dari pihak yang meminjam arsip.
BAB VII PENYUSUTAN
Pasal 44
(1) Unit Pengolah dan Unit Kearsipan melakukan penyusutan arsip.
(2) Penyusutan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilakukan dengan cara:
a. pemindahan;
b. pemusnahan; dan c. penyerahan.
18 Pasal 45
(1) Pemindahan arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 44 ayat (2) huruf a dilakukan terhadap arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan.
(2) Pemusnahan arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 44 ayat (2) huruf b dilakukan terhadap arsip yang tidak memiliki nilai guna.
(3) Penyerahan arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 44 ayat (2) huruf c dilakukan terhadap arsip statis kepada lembaga kearsipan.
Pasal 46
Ketentuan lebih lanjut tentang tata kearsipan di lingkungan Pemerintah Kota Mataram tercantum dalam Lampiran Peraturan Walikota ini.
BAB VIII
PEMBINAAN DAN PENGAWASAN Pasal 47
Walikota melakukan pembinaan dan pengawasan atas penyelenggaraan tata kearsipan di wilayahnya.
BAB IX PENDANAAN
Pasal 48
Pendanaan penyelenggaraan tata kearsipan di lingkungan Pemerintah Kota Mataram dibebankan kepada Anggaran Pendapatan dan Belanja Daerah Kota Mataram.
19 BAB X
KETENTUAN PENUTUP Pasal 49
Peraturan Walikota ini mulai berlaku pada tanggal diundangkan.
Agar setiap orang mengetahuinya, memerintahkan pengundangan Peraturan Walikota ini dengan penempatannya dalam Berita Daerah Kota Mataram.
Diundangkan di Mataram pada tanggal
SEKRETARIS DAERAH KOTA MATARAM
H. L. MAKMUR SAID
BERITA DAERAH KOTA MATARAM TAHUN 2014 NOMOR
Ditetapkan di Mataram pada tanggal WALIKOTA MATARAM,
H. AHYAR ABDUH
