ANALISA DAN DESAIN SISTEM INFORMASI AKTIVA TETAP DAN PERSEDIAAN PADA PDAM KABUPATEN MAGETAN

(1)

ANALISA DAN DESAIN

SISTEM INFORMASI AKTIVA

TETAP DAN PERSEDIAAN PADA

PDAM KABUPATEN MAGETAN

Tesis

Heri Sufriana - 9105205305

(2)

Bab 1 Pendahuluan



Latar Belakang



Kinerja PDAM Magetan baik;



Kinerja aspek keuangan meningkat;



Kinerja aspek administrasi menurun:

• Penerbitan laporan keuangan tidak tepat waktu

• Rincian data aktiva tetap tidak valid

• Pos persediaan masih selisih antara saldo

pembukuan, saldo menurut catatan gudang dan

saldo berdasarkan hasil opname fisik

• Pekerjaan dilakukan secara manual

• Belum memiliki SOP

(3)

Bab 1 Pendahuluan



Informasi Umum



PDAM adalah unsur pelaksana Pemda dengan

tugas pokok melaksanakan pelayanan

pembinaan pengembangan upaya pengadaan

air bersih dalam memupuk pendapatan daerah



Proses bisnis berdasarkan SK Bupati terdiri

dari 9 prosedur.



Pedoman pelaksanaan pembukuan

menggunakan Kepmen Otda No 8/2000

(4)

Bab 1 Pendahuluan



Rumusan Masalah



Spesifikasi kebutuhan apa saja yang

diperlukan bagi pengembangan sistem

informasi akuntansi pada PDAM Kabupaten

Magetan;



Desain sistem seperti apakah yang dapat

memenuhi spesifikasi kebutuhan sistem

informasi akuntansi tersebut.

(5)

Bab 1 Pendahuluan



Batasan Penelitian



Sistem akuntansi yang diteliti dibatasi pada

proses pengelolaan aktiva tetap dan

persediaan



Prosedur pendaftaran pelanggan, prosedur

pengelolaan persediaan, prosedur pengelolaan

aktiva tetap seluruhnya akan diuraikan



Sub sistem pembukuan: hanya proses-proses

yang berkaitan dengan pengelolaan aktiva

tetap dan persediaan

(6)

Bab 1 Pendahuluan



Tujuan Penelitian



Mendapatkan desain sistem informasi aktiva

tetap dan persediaan pada PDAM Kabupaten

Magetan



Dapat tersusun sebuah panduan atau

dokumentasi yang dapat dijadikan acuan dalam

menerapkan desain tersebut ke dalam bentuk

aplikasi sesungguhnya



Diharapkan dapat menjadi acuan bagi PDAM

dalam menyusun Rencana Kerja dan

Syarat-Syarat (RKS) pada proses pengadaan software.

(7)

Bab 2 Tinjauan Pustaka



Perusahaan Daerah Air Minum



Sistem Informasi Aktiva Tetap dan Persediaan



Sistem Flow Diagram



Framework for the Application Systems Thinking

(FAST)

(8)

Bab 3 Metodologi Penelitian



Problem Analysis



Untuk mendapatkan gambaran kondisi sistem

berjalan beserta permasalahannya



Sumber Data: Wawancara (Direksi dan Petugas

Pelaksana Kegiatan), Studi Literatur, Observasi



Hasil

• System Flow Diagram kondisi eksisting

• Analisa terhadap sistem berjalan

• Pernyataan permasalahan yang dihadapi

• Saran-saran terhadap perbaikan sistem

(9)

Bab 3 Metodologi Penelitian



Requirement Analysis



Sumber Data: Berasal dari tahapan

Problem Analysis



Hasil

• Functional Requirement

• Non Functional Requirement

(10)

Bab 3 Metodologi Penelitian



Physical Design and Integration



Sumber Data: Berasal dari tahapan

Requirement Analysis



Kegiatan dan Hasil

• Analisa Proses : Data Flow Diagram dan

Process Specification

• Analisa Data : CDM, PDM, Database Schema

• Perancangan Desain: Rancangan Keluaran

dan Rancangan Masukan

(11)

Bab 3 Metodologi Penelitian



Verification



Untuk memastikan bahwa desain sistem

yang dibuat telah memenuhi requirement,

spesification design dan interface design yang

dihasilkan dari tahapan sebelumnya



Hasil: Tabel check-list hasil verifikasi atas

desain sistem yang telah dibuat

(12)

Bab 4 Analisa dan Desain



Analisa Permasalahan



Kondisi Eksisting



Pertanyaan wawancara

1. Apakah setiap proses dikerjakan oleh

petugas tertentu, atau dapat dilakukan

oleh petugas lainnya?

2. Dari manakah data-data yang digunakan

sebagai masukan proses?

3. Apakah terdapat kesulitan untuk

mendapatkan data tersebut?

(13)

Bab 4 Analisa dan Desain



Analisa Permasalahan

4. Apakah keluaran yang dihasilkan?

5. Adakah kesulitan untuk menyediakan

keluaran tersebut?

6. Adakah standar waktu penyelesaian?

Bagaimana pelaksanaannya?

7. Adakah mekanisme kontrol/verifikasi?

8. Apakah terdapat kendala dalam

pelaksanaan pekerjaan secara umum?

9. Saran-saran pengembangan sistem

(14)

Bab 4 Analisa dan Desain



Analisa Permasalahan



Hasil Analisa:

1. Tidak ada mekanisme otorisasi dalam

pemrosesan data.

2. Diperoleh data-data masukan yang diperlukan

dan keluaran yang dihasilkan.

3. Proses lanjutan sangat tergantung pada

penyerahan dokumen dari proses sebelumnya

4. Kondisi pada latar belakang, terbukti.

5. Diperoleh saran-saran utk pengembangan

sistem.

(15)

Bab 4 Analisa dan Desain



Analisa Kebutuhan



Functional Requirement

1. Sistem harus memiliki sistem otorisasi pemakai.

2. Sistem dapat melakukan proses penambahan,

perubahan, penghapusan, dan penyimpanan

data-data.

3. Sistem harus dapat melakukan proses

pencetakan dokumen.

4. Sistem harus dapat menyederhanakan beberapa

proses yang terjadi berulang;

(16)

Bab 4 Analisa dan Desain



Analisa Kebutuhan



Non-Functional Requirement

1. Berkaitan dengan kecepatan, kehandalan,

kemudahan dalam pengoperasian, kapasitas

memory, dan efisiensi sistem yang akan

dibangun.

2. Berkaitan dengan keseragaman proses

pengelolaan aktiva tetap dan persediaan

(17)

Bab 4 Analisa dan Desain



Physical Design & Integration

Pendaftaran

Pelanggan Pencatatan Meter Pelanggan PelangganRekening

Penagihan Pembukuan

Pembuatan Laporan Keuangan dan Laporan

Manajemen Kepegawaian dan Penggajian Pengelolaan Persediaan Pengelolaan

Aktiva Tetap Pengaduan Pelanggan Data Pembayaran

Data Pelanggan

Data Tagihan Rekening Air Data Perubahan Rekening Data Pembatalan Rekening

Data Penambahan

Data Pemakaian Data Pembayaran Rekening Air

Data Pengaduan Tindak Lanjut Pengaduan Data Penambahan

Data Penghapusan

Data Penyusutan _{Data Penggajian} Potongan-Potongan Gaji

Iuran Pegawai

Data Stand Meter

Data Permintaan Persediaan

Sistem Informasi Aktiva Tetap dan Persediaan

(18)

Bab 4 Analisa dan Desain



Physical Design & Integration



Analisa Proses



Tujuan: memberikan gambaran secara

umum mengenai ruang lingkup alur data

yang terjadi dari keseluruhan entitas yang

terlibat



Hasil analisa : Data Flow Diagram dan

Process Specification



Notisi yang digunakan untuk membuat

DFD : Yourdan dan De Marco.

(19)

Diagram Konteks

Informasi Pelang g an DRD Bukti Pembayaran Pembayaran Laporan Jurnal Transaksi Ikhtisar Pencatatan Ang garan

Perubahan Status Aktiva Penambahan Aktiva Pemakaian Persediaan

Penambahan Persediaan

Peng g ajian

Informasi Peg awai

RAB & RKP Kamus

Data Meter

Peng aduan Pelangg an Data Pelang g an Perhitung an Rekening

Perubahan Rekening Laporan

Laporan

0

Sistem Informasi Akuntansi PDAM

+ Group Manajemen Bag ian Umum Bag ian Hubung an Lang ganan Bag ian Rekening Bag ian Pembaca Meter Bag ian Perencanaan Teknik Bag ian Pembukuan Kepegawaian dan Keuangan Pelang g an

8/19

(20)

Referensi [Pemakaian Persediaan] [Penambahan Aktiva] Referensi Referensi Referensi Referensi Referensi Referensi Referensi Laporan Jurnal Mutasi Aktiva

[Penambahan Aktiva] [Pemakaian Persediaan]

Penambahan Persediaan

Perubahan Status Aktiva

Laporan Aktiva Tetap dan Persediaan

[Jurnal Transaksi]

[Laporan] Ang garan

Jurnal Pembukuan Jurnal Penerimaan Kas Jurnal Rekening

Jurnal Mutasi Persediaan

Jurnal Peng gajian Informasi Pelang g an

Peng aduan Pelangg an

Ikhtisar Pencatatan Informasi Pelang g an Informasi Pelang g an Informasi Pelang g an Bukti Pembayaran Pembayaran RAB & RKP

Data Pelang g an Data Meter

Bag ian Umum

Bag ian Hubung an Lang ganan Bag ian Pembaca Meter Bag ian Perencanaan Teknik Bag ian Pembukuan Pelang g an 1 Pendaftaran Pelang g an 2 Perhitung an Rekening 3 Peng elolaan Persediaan 4 Kepegawaian dan Peng g ajian 5 Peng elolaan Aktiva Tetap 6 Informasi Pelang g an dan Gangg uan 7 Pembukuan Data Pelang g an 8 Pelaporan Group Manajemen Kamus : 1 Kamus : 2 Kamus : 3 Kamus : 4

Diagram Level 0

9/19

(21)

Bab 4 Analisa dan Desain



Physical Design & Integration



Analisa Data



Tujuan : Menentukan data yang diperlukan dalam

pengembangan sistem informasi dengan cara membuat

suatu permodelan data untuk mendukung analisis dan

desain yang akan dilakukan dalam tahapan selanjutnya



Hasil :



Conceptual data model, digunakan untuk menggambarkan

kebutuhan data secara konseptual.



Physical data model, digunakan untuk menggambarkan desain fisik

data yang telah ditentukan



Database schema, adalah penjelasan dari masing-masing tabel yang

digunakan beserta contoh SQL-statement untuk membuat

(create) tabel dengan menggunakan database MySQL Server

(22)

Conceptual Data Model

Kode Rekening Supplier Unit Pengelola Kode Tarif Status Aset Kamus Status Aset Kd_Stat

Ur_Stat <pi> Characters (1)Characters (30) <M> Identifier_1 <pi> Kamus tarif kd_tarif tarif Ur_tarif <pi> Characters (3) Decimal (18,2) Characters (50) <M> Identifier_1 <pi> Kamus Rekanan kd_supplier nm_supplier alm_supplier <pi> Characters (3) Characters (40) Characters (50) <M> Identifier_1 <pi> Kamus Unit Kd_Unit

Nm_Unit <pi> Characters (4)Characters (40) <M> Identifier_1 <pi>

Kamus Kode Rekening kd_rek ur_rek kd_dcf <pi> Characters (8) Characters (50) Characters (3) <M> Identifier_1 <pi> Aktiva Tetap kode_aset sub_kode lokasi Ur_Aset tgl_beli harga_unit jumlah satuan <pi>

<pi> Characters (5)Characters (2) Characters (4) Characters (256) Date Decimal (18,2) Decimal (18,2) Characters (20) <M> <M> Identifier_1 <pi>

11/19

(23)

Physical Data Model

FK_KODE_REKENING

FK_KD_REKANAN _{FK_UNIT} FK_KODE_TARIF

FK_STATUS_ASET Kamus Status Aset Kd_Stat

Ur_Stat char(1)char(30) <pk> Kamus tarif kd_tarif tarif Ur_tarif char(3) decimal(18,2) char(50) <pk> Kamus Rekanan kd_supplier nm_supplier alm_supplier char(3) char(40) char(50) <pk> Kamus Unit Kd_Unit

Nm_Unit char(4)char(40) <pk> Kamus Kode Rekening

kd_rek ur_rek kd_dcf char(8) char(50) char(3) <pk> Aktiva Tetap kode_aset sub_kode kd_tarif Kd_Unit Kd_Stat kd_supplier kd_rek referensi lokasi Ur_Aset tgl_beli harga_unit jumlah satuan char(5) char(2) char(3) char(4) char(1) char(3) char(8) char(30) char(4) char(256) date decimal(18,2) decimal(18,2) char(20) <pk> <pk> <fk5> <fk4> <fk6> <fk3> <fk2> <fk1>

12/19

(24)

Tabel Aktiva Tetap

drop table if exists AKTIVA;

create table AKTIVA (

KODE_ASET char(5) not null, SUB_KODE char(2) not null, KD_TARIF char(3) not null, KD_UNIT char(4) not null, KD_STAT char(1) not null, KD_SUPPLIER char(3) not null, KD_REK char(8) not null, REFERENSI char(30) not null, LOKASI char(4), UR_ASET char(256), TGL_BELI date, HARGA_UNIT decimal(18,2), JUMLAH decimal(18,2), SATUAN char(20),

primary key (KODE_ASET, SUB_KODE) );

alter table AKTIVA add constraint FK_KD_REKANAN foreign key (KD_SUPPLIER) references MT_REKANAN (KD_SUPPLIER) on delete restrict on update restrict; alter table AKTIVA add constraint FK_KD_REK_ASET foreign key (REFERENSI)

references JURNAL (REFERENSI) on delete restrict on update restrict;

alter table AKTIVA add constraint FK_KODE_REKENING foreign key (KD_REK) references MT_REKENING (KD_REK) on delete restrict on update restrict; alter table AKTIVA add constraint FK_KODE_TARIF foreign key (KD_TARIF)

references MT_TARIF (KD_TARIF) on delete restrict on update restrict; alter table AKTIVA add constraint FK_STATUS_ASET foreign key (KD_STAT)

references MT_STATASET (KD_STAT) on delete restrict on update restrict; alter table AKTIVA add constraint FK_UNIT foreign key (KD_UNIT)

references MUNIT (KD_UNIT) on delete restrict on update restrict;

(25)

Field Name Data Type Length Description

KODE_ASET Character 5 Kode identifikasi masing-masing aktiva, kode ini juga dapat difungsikan sebagai nomor urut pengadaan aktiva tetap

SUB_KODE Character 2 Kode turunan dari aktiva tetap, untuk

mengidentifikasikan adanya perubahan terhadap nilai buku

KD_TARIF Character 3 Kode golongan tarif penyusutan KD_UNIT Character 4 Kode unit pengelola aktiva tetap KD_STAT Character 1 Kode status aktiva tetap

KD_SUPPLIER Character 3 Kode rekanan pengadaan

KD_REK Character 8 Kode yang digunakan untuk mengidentifikasi jenis aktiva tetap pada Laporan Keuangan

REFERENSI Character 30 Nomor bukti pengadaan LOKASI Character 4 Kode lokasi aktiva tetap UR_ASET Character 256 Uraian aktiva tetap

TGL_BELI Date - Tanggal pengadaan aktiva tetap HARGA_UNIT Decimal 18,2 Harga perolehan aktiva tetap JUMLAH Decimal 18,2 Jumlah aktiva tetap