1 1.1 Latar Belakang
PT. Kintetsu Logistics Indonesia adalah sebuah perusahaan jasa logistik dan pergudangan. PT. Kintetsu Logistics Indonesia merupakan anak perusahaan dari PT. Kintetsu World Express Indonesia sebuah perusahaan Jepang yang bergerak dalam bidang Forwarding. PT. Kintetsu Logistics Indonesia yang disingkat KLID baru berdiri awal tahun 2012. Salah satu cabang perusahaan ini adalah cabang Pulogadung beroprasi pada awal Desember 2012, dengan tugas mengelola produk-produk elektronik dari PT. Hewlett Packard (HP) seperti: Tinta, Printer, Scanner, PC, Monitor, Notebook dll.
Staff KLID Pulogadung melakukan proses kerja dari entri data, pengolahan data dan penyimpanan data masih menggunakan sistem manual yaitu dengan menggunakan Microsoft Excel, hal ini meyebabkan proses entri data terjadi berulang-ulang yaitu data yang sama akan dientri dibanyak staff. Selain itu dari sistem manual yang dipakai ada banyak lagi kendala yang dijumpai dan belum bisa diselesaikan, hal ini berdampak pada proses pembuatan billing dimana data-data yang dibutuhkan tidak tersedia secara realtime dan dalam kondisi benar.
Proses kerja mengalir pada enam staff yang ada, dimana satu dengan yang lainnya saling terkait. Ada staff CS (customer service) yang bertanggung jawab entri container list update staging report dan berkomunikasi dengan sales patner. Selanjutnya adalah staff transport, staff yang bertanggung jawab menyediakan dokumen untuk penerimaan dan pengeluaran barang serta mengelola kebutuhan unit truk untuk pengiriman barang pada sales patner. Selanjutnya adalah ceker
inbound yang bertanggung jawab melakukan pengecekan atas barang yang masuk.
Berikutnya adalah ceker outbound yaitu staff yang bertanggung jawab untuk melakukan pengcekan dan melakukan pengiriman barang. Selanjutnya adalah
staff inventory yaitu staff yang bertugas untuk melakukan entri barang masuk dan
yaitu staff yang bertugas untuk membuat summary volume handling in dan
handling out dan delivery unit.
Untuk dapat membuat billing yang sesuai/benar dibutuhkan data-data atas semua aktifitas yang berjalan, guna menunjang kebutuhan tersebut maka proses kerja dari staff pertama sampai staff terakhir harus berjalan benar dan akurat karena data-data yang dihasilhan oleh masing-masing staff adalah acuan yang akan digunakan. Kesalahan-kesalahan diawal proses akan berdampak juga kepada kesalahan billing yang dibuat, yang bisa menyebabkan kerugian pada perusahaan akibat ketidaksesuaian antara nilai jasa dan nilai yang ditagihkan atau komplen dari pelanggan karena ketidak sesuaian tersebut.
1.2 Perumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang masalah diatas, maka penulis dapat merumusakan beberapa masalah yang ada di PT. Kintetsu Logistics Indonesia sebagai berikut:
1. Bagaimanakah sebuah informasi bisa didapatkan dengan cepat dan akurat kapanpun informasi itu dubutuhkan.
2. Bagaimanakah sebuah aplikasi billing bisa bekerja untuk menghilangkan kebiasaan entri data yang berulang-ulang agar proses kerja bisa berjalan lebih efektif dan efisien.
3. Bagaimanakah menjaga agar rumus-rumus yang dibutuhkan dalam proses pembuatan billing bisa selalu berfungsi benar. Diantaranya rumus untuk menghitung CBM (Cubic meter) dalam satuan cm yaitu: (P x L x T / 1000000 = CBM).
1.3 Batasan Masalah
Dari perumusan masalah yang diuraikan diatas, maka penulis akan mambatasi permasalahan sebagai berikut:
1. Aplikasi ini berbasis Web.
2. Aplikasi billing ini hanya untuk penanganan barang masuk Container. 3. Aplikasi ini akan dibangun secara offline atau localhost.
4. Sistem ini bisa berjalan di platform Torch, Mozilla & Internet Explorer. 5. Sistem tidak menyiapkan proses pembuatan jadwal pengiriman.
6. Sistem tidak menyiapkan proses kalkulasi kebutuhan truk untuk pengiriman.
7. Sistem tidak menyiapkan proses klaim penerimaan barang cacat.
1.4 Tujuan dan Manfaat Penelitian a. Tujuan Penelitian
Secara umum tujuan penelitian ini adalah untuk membangun sistem kerja yang lebih tersetruktur dan terkontrol, sehingga didapat sistem informasi yang lebih baik, proses kerja yang lebih cepat yang akan berimbas kepada kepercayaan dan pencitraan atas perusahaan yang lebih baik.
b. Manfaat Penelitian
Berdasarkan dari masalah yang telah didefinisikan diatas maka dapat disimpulkan manfaat penelitian di PT. Kintetsu Logistikcs Indonesia dengan dibuatnya aplikasi billing adalah sebagai beikut:
1. Membangun alur kerja yang lebih baik, terkontrol dan terorganisir sehingga entri data yang berulang dan duplikasi data yang ada bisa dihilangkan.
2. Menghilangkan resiko-resiko kesalahaan dari rumus-rumus yang dipakai dalam pembuatan billing karena hilang atau tidak berfungsi benar.
3. Membangun sistem informasi barang yang cepat dan mudah diperoleh.
1.5 Metodologi Penelitian
Metode penelitian yang dipakai adalah metode Waterfall yaitu suatu proses pengembangan perangkat lunak berurutan, di mana kemajuan dipandang sebagai terus mengalir ke bawah (seperti air terjun) melewati fase-fase perencanaan, pemodelan, implementasi (konstruksi), dan pengujian.
1.5.1 Teknik Pengumpulan Data
Pengumpulan data yang akan digunakan dalam merealisasikan tujuan dan target pemecahan masalah di atas adalah dengan mengunakan langka-langkah sebagai berikut:
a. Metode Observasi
Pada tahap awal penulis melakukan pengamatan secara langsung di lingkungan kerja PT. Kintetsu Logustics Indonesia cabang Pulogadung. Tujuan dilakukannya observasi ini untuk mengatahui sejauh mana sistem pengelolaan gudang logistik yang sedang berjalan saat ini.
b. Studi Litelatur
Tujuan dari studi litelatur adalah untuk memperoleh referensi yang dibutuhkan dalam proses pengerjaan dan metode untuk menyelesaikan permasalahan pada saat pengerjaan. Pada tahap ini dilakukan pengumpulan berbagai dokumen dari perusahaan, jurnal, sumber-sumber dari internet, dan teori yang berhubungan dengan permasalahan yang ada dalam berbagai buku.
c. Mengumpulkan Dokumen
Setelah instrumen penelitian diperoleh, selanjutna dilakukan pengumpulan data. Dalam proses mengumpulan data mungkin melibatkan petugas, maka harus dijelaskan kualifikasi dan jumlahnya. Petugas pengumpul data perlu dilakukan koordinasi dan penjelasan teknis pengumpulan data. Kemudian tetapkan jadwal waktu pelaksanaan pengumpulan data.
d. Wawancara
Pada tahap ini penulis melakukan wawancara tatap muka dengan staff PT. Kintetsu Logistics Indonesia termasuk didalamnya adalah penulis sendiri.
1.5.2 Pengembangan Perangkat Lunak
Tahap pengembangan dan pembuatan aplikasi ini penulis mengunakan metode
waterfall. Tahapan-tahapan yang terdapat dalam metode waterfall ini adalah
sebagai berikut:
a. Sitem Engineering (Rekayasa Perangkat Lunak)
Merupakan tahapan yang pertama kali dilakukan yaitu dengan cara merumuskan sistem yang akan dibangun. Hal ini bertujuan agar pengembang memehami sistem yang akan kita bangun dan langkah-langkahnya serta kebijakan apa saja yang berkaitan dengan pengembangan sistem tersebut.
b. Requirement Analisis
Melakukan analisis terhadap permasalahan yang ada dan akan dihadapi, selanjutnya dapat menetapkan kebutuhan perangkat lunak.
Menghasilkan rancangan yang memenuhi kebutuhan yang ditentukan selama tahapan requirements analisis. Hasil akhirnya berupa spesifikasi rancangan yang sangat rinci sehingga mudaah diwujudkan pada saat pemograman.
d. Coding (Implementasi)
Merupakan pengkodean yang mengimplementasikan hasil desain ke dalam kode atau bahasa yang dimengerti oleh mesin komputer dengan mengunakan bahasa pemrograman tertentu.
e. Testing (Pengujuan)
Melakukan pengujian yang menghasilkan kebenaran program. Proses pengujian berfokus pada logika internal perangkat lunak, memastikan bahwa semua pernyataan sudah diuji dan memastikan apakah hasil yang diinginkan sudah tercapai atau belum.
f. Maintenance (Perawatan)
Melakukan perawatan terhadap perangkat lunak dari yang sudah selesai dibuat agar dapat berjalan lancar dan terhindar dari gangguan-gangguan yang dapat menyebabkan kerusakan.
Gambar 1.1 Metode Waterfall
1.6 Sistematika Penulisan
Sistematika untuk penulisan tugas akhir ini akan disusun sebagai berikut: BAB I PENDAHULUAN
Menjelaskan latar belakang dibuatnya Tugas Akhir, perumusan masalah, batasan masalah, tujuan pembahasan, metode penelitian dan sistematika penulisan.
BAB II LANDASAN TEORI
Pada bab ini akan dikemukakan tentang teori-teori yang terkait yang meliputi penjelasan program aplikasi yang dipakai.
BAB III ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM
Pada bab ini berisis tentang bagaimana menganalisa dan merancang sistem yang hendak dibangun.
BAB IV IMPLEMENTASI DAN PENGUJIAN
Pada bab ini berisi tentang implementasi dan pengujian sistem yang dibangun.
BAB V KESIMPULAN DAN SARAN
Pada bab ini berisi tentang kesimpulan dan saran untuk mendukung sistem yang dibangun ini.
