BAB III PEMBAHASAN
A. GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN
1. Sejarah Perusahaan PT. Indofarma Global Medika
PT. Indofarma Global Medika (IGM) merupakan distributor atau anak cabang dari PT. Indofarma selaku induk dari perusahaan, PT. IGM sendiri bergerak dibidang distribusi obat dan alat kesehatan. Didirikan tanggal 4 januari 2000 dengan kepemilikan saham 99,99% oleh PT. Indofarma (persero) Tbk, dan sisanya oleh koperasi pegawai Indofarma. PT. IGM sendiri telah berusia lebih dari 15 tahun dan telah memiliki lebih dari 300 kantor cabang yang tersebar diIndonesia. berikut sejarah berdirinya PT. Indofarma Global Medika yang dimulai dari induk Perusahaannya.
PT. Indofarma (Persero), Tbk. Merupakan Badan Usaha Milik Negara (BUMN) yang berada dibawah Kementrian Negara BUMN, berdiri pada tahun 1918 dengan nama pabrik obat Manggarai. Pada zaman kolonial belanda perusahaan ini mempunyai kegiatan mebuat salep dan pemotongan kain kasa pembalut yang dilakukan di Centrale Burgelijke Zienkeninriching (CBZ), yang sekarang dikenal dengan Rumah Sakit Dr. Cipto Mangunkusumo Jakarta. Kemudian lokasi pabrik dipindahkan ke Jalan Tambak No. 2 Manggarai, Jakarta sehingga dikenal dengan sebutan “Pabrik Obat Manggarai”.
Tanggal 14 Febuari 1967, melalui Surat Keputusan Menteri Kesehatan RI No.008/III/Ad.Am/67, nama Pabrik Obat Manggarai diubah menjadi Pusat Produksi Farmasi Departemen Kesehatan Republik Indonesia dan ditetapkan sebagai unit operatif setingkat Direktorat dibawah Direktur Jendral Farmasi. Tugas pokok dari pabrik ini adalah memproduksi obat-obatan berdasarkan pesanan dari Departemen Kesehatan RI.
Pusat Produksi Farmasi Departemen Kesehatan RI bertugas membantu usaha pemerintah dalam meningkatkan kesejahteraan masyarakat dalam bidang kesehatan, yaitu memproduksi obat-obatan untuk rumah sakit pemerintah dan Pusat Kesehatan Masyarakat (PUSKESMAS). Obat-obatan yang dimaksud bersifat essensial, artinya obat tersebut banyak dibutuhkan oleh masyarakat. Untuk memenuhi kebutuhan tersebut, maka didirikan sebuah pabrik sebagai pengganti yang sekaligus untuk memperluas pelayanan Pusat Produksi Farmasi Departemen Kesehatan RI. Pada tahun 1980 mulai dilakukan studi kelayakan untuk pembangunan produk farmasi. Berdasarkan PP No. 20 tanggal 11 juni 1981, Pusat Produksi Farmasi diubah menjadi Perusahaan Umum dengan nama Indonesia Farma (Perum Indofarma). Pada tanggal 1 April 1983, pelaksanaan PP tersebut baru direalisasikan. Kemudian pada tahun 1988, mulai di bangun pabrik baru yang modern sesuai dengan konsep dan persyaratan CPOB (Cara Pembuaatan Obat yang Baik) seluas 20 hektar yang berlokasi didesa Gandasari, Cibitung, Bekasi dengan bantuan alat dan teknologi dari pemerintah Italia. Kemudian pada tahun 1990 pembangunan tersebut dapat
diselesaikan dan seluruh fasilitas produksi telah menempati lokasi di Cibitung, Jakarta (kecuali keseterdiaan steril). Pada tahun 1993, pabrik baru tersebut dilengkapi dengan fasilitas produksi steril dan injeksi sefalosporin. Bangunan pabrik yang baru dirancang sesuai dengan konsep CPOB yang dilengkapi dengan mesin, peralatan laboratorium serta instalansi pabrik yang modern dan selesai pada tahun 1994. Fasilitas produk steril diresmikan oleh Meteri Kesehatan RI pada tanggal 31 Januari 1995, dimana seluruh pembangunan dapat terselesaikan dengan seluruh (100%) dana ditanggung oleh Perum Indofarma.
Tanggal 2 Januari 1996 Perum Indonesia Farma berubah status menjadi Perseroan Terbatan Indofarma (PT. Indofarma) melalui PP No. 34 tanggal 20 september 1995 untuk mengantisipasi perubahan dan meningkatkan keunggulan daya saing. Pada tahun tersebut juga dilakukan akuisisi dengan PT. Riasima Abadi Farma yang merupakan produsen bahan baku obat Paracetamol. Pada tahun 1999 dibangun Pusat Ekstrak (Extract Center) dan selesai pada tahun 2000. Pada tahun ini juga didirikan anak perusahaan dengan nama PT. Indofarma Global Medika (PT. IGM) sebagai distributor dan pemasar produk farmasi termasuk alat kesehatan dengan 28 cabang diseluruh indonesia saat ini. Tahun 2000 dibangun pabrik makanan bayi pendamping air susu ibu (MP-ASI) di Lippo Cikarang Industrial Estate, Jawa Barat.
Bulan Mei 2001 PT. Indofarma memperoleh sertifikat ISO 9002. Unit produk steril yang pada tahun 2002 ditingkatkan lagi menjadi ISO 9001
versi 1994 untuk seluruh produksi termasuk unit produksi Herbal Medicine dan Litbang. Kemudian pada produk makanan, memperoleh sertifikat ISO 9001 versi 2000. Sejak tanggal 17 April 2001 untuk seluruh unit produksi termasuk unit Direktorat Produksi, Direktorat Umum, Direktorat Pemasaran, dan IT. Selain itu, sejak tanggal 17 April 2001, PT. Indofarma, Tbk. mulai melakukan penawaran saham perdana kepada masyarakat dan mendaftarkan seluruh saham di Bursa Efek Jakarta dan Bursa Efek Surabaya dan Status Pt. Indofarma selanjutnya berubah menjadi PT. Indofarma (Persero), Tbk.
2. Visi dan Misi PT. Indofarma Global Medika Cabang Surakarta a. Visi :
"Menjadi Pilihan Utama Pelanggan." b. Misi :
1) Memperkuat dan Memperluas Jaringan. 2) Menyediakan Layanan Inovatif.
3) Meningkatkan Produktifitas secara Efisien dan Efektif. c. Nilai-Nilai : ICFAIR I = Integrity C = Collaboration F = Fast A = Accountability I = Innovation
R = Responsibility d. Meaning :
“Senang dan Ikhlas Melayani Pelanggan” e. Tag Line :
“CEPAT DAN TERPERCAYA”
3. Jenis Produk pada PT. Indofarma Global Medika Cabang Surakarta PT. Indofarma Global Medika memiliki dua jenis kategori produk yang didistribusikan, anatara lain :
a. Produk Reguler
Produk reguler meliputi : obat-obatan yang kebanyakan adalah obat generik yang diambil dari PT. Indofarma sebesar 70% dan sisanya diambil dari perusahaan seperti Ikhapharmindo, Sampharindo, Mersi Farma, Graha Farma, selain obat-obatan ada juga produk cairan infus yang didapat dari Otsuka, dan Widatra. Dalam memasarkan produknya PT. IGM menargetkan pangsa pasarnya antara lain : rumah sakit, klinik, apotek, toko obat yang berada diwilayah Karisidenan Surakarta, seperti Boyolali, Klaten, Sragen, Solo Kota, Karanganyar, Sukoharjo, dan Wonogiri.
b. Produk Tender
Produk tender meliputi : alat-alat kesehatan yang didapat dari produsen dalam negeri dan luar negeri sesuai dengan permintaan dari konsumen, dan juga produk seperti makanan bayi pengganti ASI, dan
produk farmasi lainnya dalam jumlah yang besar. Dalam memasarkan produk tender PT. IGM sepenuhnya menggunakan sistem dengan internet melalui situs yang telah disediakan dan untuk menunjang keberhasilannya disini selaku supervisor trading melakukan pendekatan seperti menunbuhkan rasa kepercayaan dengan mitra bisnis, dengan kelengkapan data, dan harga. Pangsa pasarnya meliputi dinas kesehatan, RSUD, RSD, dan Poltekes yang berada pada wilayah Karisidenan Surakarta meliputi : Boyolali, Klaten, Solo Kota, Sragen, Karanganyar, Sukoharjo, dan Wonogiri.
4. Struktur Organisasi PT. Indofarma Global Medika Cabang Surakarta
Sumber : PT. Indofarma Global Medika Cabang Surakarta. Gambar III.1 Struktur Organisasi Kepala Cabang Supervisor Adm OS (Office Support) Supervisor Trading 2 Supervisor Sales Kepala Logistic Sales Fakturis Supervisor Trading 1 P. Gudang Kolektor Satpam Office Boy Pengirim Barang Adm Akuntansi Inkaso
Dari table struktur organisasi diatas, Dalam melakukan tugas dan fungsinya PT. Indofarma Global Medika Cabang Surakarta dipimpin oleh Kepala Cabang yang membawahi Supervisor Adm, Supervisor Sales, Supervisor Trading 1, Supervisor Trading 2, dan Kepala Logistik.
a. Supervisor Adm membawahi Fakturis, Inkaso, Akuntansi, dan dibantu oleh Staf Adm Penjualan, Office Boy, Pengirim Barang, Satpam, Kolektor, P. Gudang. Supervisor Adm beserta stafnya bertugas untuk mengawasi laju keluar masuknya barang dari PT. IGM hingga sampai ketangan otlet, bagian ini juga mengurusi pemasukan dan pengeluaran dari perusahaan, mengurusi arus distribusi produk reguler mulai dari pemfakturan yang diwujudkan dengan Packing List, dan bagian gudang yang mengeluarkan Packing Slip, hingga dibawa oleh Pengantar barang yang mengantarkan hingga ke otlet dengan membawa faktur, setelah itu diberikan pada bagian inkaso untuk menagih saat jatuh tempo disini penagih disebut dengan kolektor, setelah penagihan kolektor melaporkan dan menyetorkan uang pada bagian akutansi.
b. Supervisor Sales dibantu Sales bertugas untuk menentukan strategi apa yang harus dilakukan agar bisa mencapai target penjualan. Produk yang dipasarkan adalah produk Reguler yang berupa obat-obatan dan cairan infus, area pemasarannya adalah wilayah Karisidenan Surakarta, yaitu Boyolali, Klaten, Sragen,
Solo Kota, Karanganyar, Sukoharjo, dan Wonogiri. Pangsa pasarnya atau otletnya adalah Rumah Sakit, Apoti, Toko Obat, dan Klinik.
c. Supervisor Trading 1 dan Trading 2 bertugas untuk memasarka Produk Tender yang berupa Alat Kesehatan dan Makanan Bayi. Dalam menjalankan tugasnya Supervisor Trading dibantu oleh OS (office Suport) berupa sistem. Pangsa pasarnya adalah Dinas Kesehatan, RSUD, RSD, dan Poltekes diwilayah Karisidenan Surakarta.
d. Kepala logistik atau Kepala gudang bertugas melihat posisi stok digudang, mengontrol dan mengawasi penyimpanan persediaan digudang.
Setiap Supervisor mempunyai tugas masing-masing dan dibantu oleh masing-masing divisi.Dari masing-masing Divisi yang melakukan pengawasan lalu melaporan adalah Supervisor masing-masing Divisi dan Kepala Gudang lalu diteruskan kepada Kepala cabang PT. Indofarma Global Medika Cabang Surakarta.
Tabel III.1
Jumlah Karyawan Pada PT. Indofarma Global Medika Cabang Surakarta
Jabatan Jumlah (Orang) Kepala Cabang 1 Supervisor Adm 1 Supervisor Sales 1 Supervisor Trading 2 Kepala Gudang 1 Sales 9 Fakturis 1 Inkaso 1 Akuntansi 1 Adm 1 Pengantar Barang 3 Office Boy 1 Satpam 1 Kolektor 2 Pegawai Gudang 1 Total Karyawan 27
Sumber : PT. Indofarma Global Medika Cabang Surakarta.
5. Jam Kerja Karyawan PT. Indofarma Global Medika Cabang Surakarta
Hari Senin – Jumat Jam : 08:00 – 16:00 WIB.
Istirahat 1 jam kecuali hari Jumat ditambah 30 Menit. Hari Sabtu Jam : 08:00 – 13:00 WIB.
B. LAPORAN MAGANG KERJA 1. Pengartian Magang Kerja
Program magang kerja adalah suatu upaya mengarahkan mahasiswa agar dapat merasakan situasi dunia kerja, melihat dan melakukan pekerjaan
yang berhubungan dengan program studinya. Magang kerja merupakan kegiatan penunjang perkuliahan yang sifatnya wajib, dengan berorientasi pada dunia usaha. Mahasiswa program Diploma III Fakultas Ekonomi Universitas Sebelas Maret Surakarta diharapkan dapat mengamati permasalahan yang ada di dunia kerja.
2. Tujuan Magang Kerja
a. Mencoba untuk belajar menerapkan ilmu yang diperoleh dari bangku perkuliahan dengan realita yang ada dilapangan.
b. Mahasiwa dapat melakukan adaptasi sebelum memasuki dunia kerja yang sesungguhnya, sehingga dapat menciptakan tenaga tarampil yang siap kerja serta mampu mengembangkan diri secara profesional sesuai dengan bidangnya.
c. Digunakan sebagai syarat untuk melengkapi dan memenuhi dalam menempuh ujian Tugas Akhir.
3. Tempat dan Waktu Pelaksanaan Magang Kerja
Magang kerja dilakukan di PT. Indofarma Global Medika Cabang Surakarta Jl. Slamet Riyadi No. 234, Gumpang, Kartosuro, Sukoharjo-Surakarta. Telp. (0271) 7890207-08. Fax (0271) 744135. Tanggal pelaksanaaan magang kerja 18 Januari – 18 Febuari 2016. Jam masuk saat magang, senin – jumat jam 08:00 – 16:00 WIB, istirahat 1 jam kecuali hari jumat ditambah 30 menit.
4. Jadwal dan Rincian Kegiatan Magang Kerja
Berikut adalah rincian laporan kegiatan selama melakukan magang kerja dan penelitian di PT. Indofarma Global Medika Cabang Surakarta :
Tabel III.2
Laporan Kegiatan Mingguan Peserta Kuliah Magang Kerja PT. Indofarma Global Medika Cabang Surakarta Tahun 2016
No Waktu Kegiatan
1. Minggu Per-I a. Perkenalan dengan seluruh 18 Januari - 22 Januari staf dan karyawan
2016 b. Membaca Standar
Operasional Prosedur
c. Pengenalan setiap divisi 2. Minggu Ke-II a. Menbaca Job Description
25 Januari – 29 Januari b. Membantu Supervisor adm 2016 c. Mengurutkan faktur pajak
d. Mengecek ulang buku
ekspedisi faktur
3. Minggu Ke-III a. Mengamati divisi fakturis 1 Februari – 5 Februari b. Belajar membuat faktur 2016 c. Mengenal surat pesanan
d. Membuat Picking List
4. Minggu Ke-IV a. Mengantar barang ke outlet 8 Februari – 12 Februari seperti : Sukoharjo,
2016 Karanganyar, Boyolali, dan
Solo kota.
b. Membuat Picking List
d. Mengecek stok digudang,
dan membantu menyiapkan
barang yang akan diantar
5. Minggu Ke-V a. Mengenal divisi Inkaso dan 15 Februari – 18 Februari dan Akuntansi
2016 b. Menginput data pemasukan dan pengeluaran
c. Mengecek ulang buku ekspedisi faktur dan faktur pajak
dengan foto bersama dan memberikan cindera mata Sumber : Observasi Lapangan di PT. Indofarma Global Medika Cabang Surakarta, Tahun 2016.
C. Profil Narasumber
Penulis pada penelitian ini mengajukan wawancara kepada dua karyawan PT. Indofarma Global Medika Cabang Surakarta. Alasan mengapa penulis memilih dua karyawan tersebut sebagai narasumber karena untuk masalah prosedur pendistribusian pengiriman produk regular ke outlet merupakan tanggung jawab dari bagian gudang dan pengantar barang. Pengumpulan data dilakukan pada tanggal 13 juni 2016. Berikut profil narasumber dapat dilihat pada tabel III.3
Tabel III.3 Profil Narasumber
Narasumber Jabatan Tanggung Jawan Narasumber 1 Pegawai a. Menyiapkan prosedur Gudang pengiriman barang dan
Proses picking
b. Memastikan keterseediaan stok digudang
c. Mengecek stok digudang Narasumber 2 Pengantar a. Mengirim barang hingga
Barang ke outlet
b. Melaporkan atau menyerahkan bukti pengiriman barang pada fakturis sebagai bukti penerimaan barang dari outlet
Tabel III.3 menunjukkan bahwa penelitian ini ditunjukkan kepada karyawan bagian pendistribusian prosedur pengiriman barang yang berhubungan langsung dengan pengiriman barang. Artinya narasumber memenuhi kriteria penulis untuk menjadi responden karena responden menangani masalah pengiriman barang. Dilihat dari tanggung jawab narasumber memenuhi kriteria untuk menjawab pertanyaan yang berhubungan dengan pengiriman barang.
D. Analis Data
Penulis mengajukan pertanyaan terbuka yang berkaitan dengan proses dan alur barang distribusi produk regular, serta hambatan yang muncul pada distribusi PT. Indofarma Global Medika Cabang Surakarta sehingga terjadi komplain dari outlet. Berikut hasil wawancara yang telah dilakukan penulis untuk mendapatkan jawaban atas proses barang distribusi dan hambatan yang menyebabkan outlet komplain.
1. Proses dan Alur Barang Distribusi Produk Reguler pada PT. Indofarma Global Medika Cabang Surakarta
Gambar III.2
Alur Barang Distribusi ( Produk Reguler ) Sumber : Data Primer yang diolah, 2016. Keterangan :
a. Sales di PT. Indofarma Global Medika Cabang Surakarta bertugas memasarkan produk bisa dengan cara mendatangi outlet secara langsung, bisa lewat telepon jika outlet merupakan outlet langganan. Disini sales dapat secara langsung memperkenalkan produk-produk dan juga digunakan sebagai sarana promosi jika terdapat produk baru dari PT. Indofarma Global Medika kepada calon konsumennya, mulai dari jenis barang, kualitas produk, serta harga dan discount yang ditawarkan. Outlet Surat Pesanan (SP) Salesman Fakturis / Adm Penjualan Gudang Pengantar Barang Salesman
b. Outlet adalah calon pelanggan dari PT. Indofarma Global Medika, dan yang menjadi target pemasarannya ialah rumah sakit, apotek, dan toko obat.
c. Surat pesanan (SP) adalah dokumen resmi pemesanan barang dari pelanggan atau outlet ( rumah sakit, apotek, toko obat) yang berisikan nomor dan tanggal pemesanan, informasi produk yang dipesan, tanda tangan serta nama jelas apoteker penanggung jawab dan stempel, berdasarkan kesepakatan atau negoisasi.
d. Salesman adalah sales yang mengambil Surat Pesanan dari Outlet sesuai pembagian perwilayah sales masing-masing. Setelah itu jika outlet mengingingkan tambahan discount maka sales melaporkan untuk memperoleh discount atau untuk mendapatkan discount tambahan pada team prisipal dari masing-masing supplier berupa Proposal Discount Outlet (PDO) dan konfirmasinya paling lambat satu hari setelah proposal dikirim ke pusat lewat sistem dengan jaringan internet.
e. Setelah ada kesepakatan dari outlet dan sales, maka dilanjutkan ke fungsi dari fakturis atau Adm penjualan. Fungsi dari penjualan disini adalah menerima semua Surat Pesanan (SP) dari pelanggan atau outlet, melakukan pendaftaran Sales Order (SO) atas pesanan tersebut dengan menerbitkan Picking List (PL) untuk diserahkan ke fungsi gudang. Sales Order (SO) adalah pesanan penjualan yang diterbitkan berdasarkan pesanan pembelian dari pelanggan atau outlet yang
berisikan informasi produk, jenis barang, dan potongan penjualan, serta hari kredit pembayaran pada periode tertentu. Picking List (PL) adalah dokumen perintah kerja untuk fungsi gudang untuk mengabil barang, berdasarkan gudang, lokasi, yang berisikan kode barang, nama barang, nomor batch, dan ED barang.
f. Fungsi Gudang adalah menerima Picking List (PL) dari fungsi penjualan untuk dilanjutkan penyiapan barang dan dilanjutkan dengan prosedur pemfakturan dan pengiriman barang dagang. Faktur adalah hasil yang dikeluarkan dari pihak gudang yang berisikan tanda tangan dari kepala gudang dan penerima tanda bukti dari gudang yang isinya lengkap tentang nama outlet, barang yang dipesan, harga, dan nantinya akan dibawa ke outlet.
g. Pengirim Barang adalah orang yang bertugas mengantarkan barang hingga sampai ke outlet dengan membawa faktur penjualan, daftar-daftar kiriman barang, serta sales order packing slip. Faktur sendiri ada lima rangkap yang putih untuk outlet ketika sudah lunas membayar tagihannya, kuning untuk keuangan atau inkaso digunakan untuk menagih outlet saat jatuh tempo yang diserahkan pada kolektor, merah dan hijau untuk fakturis digunakan sebagai arsip atau sebagai dokumen, biru untuk outlet (oulet yang boleh mengajukan pembayaran secara kredit atau dengan jatuh tempo hanyalah olet yang sudah berlangganan dengan PT. Indofarma Global Medika Cabang Surakarta minimal tiga kali order barubisa. Keterangan tanggal jatuh temponya
untuk rumah sakit 45 hari setelah barang dikirim, sedangkan untuk apotek 30 hari setelah barang dikirim tanggal jatuh temponya).
2. Hambatan yang menyebabkan Outlet Komplain pada PT. Indofarma Global Medika Cabang Surakarta
Tabel III.4
Hambatan yang Menyebabkan Outlet Komplain pada PT. Indofarma Global Medika Cabang Surakarta
No Penyebab Keterangan
1. Keterlambatan a. Kurangnya pegawai gudang Pengiriman barang b. Stok barang digudang tidak Ke outlet mencukupi untuk dikirim atau
Kurang
c. Pendistribusian terlambat atau telat
d. Pegawai digudang kurang cekatan Sumber : Data Primer yang diolah, 2016
Tabel III.4 merupakan jawaban narasumber mengenai faktor penyebeb terjadinya komplain dari outlet.
a. Kurangnya pegawai gudang
Mengingat karyawan dibagian gudang pada PT. Indofarma Global Medika Cabang Surakarta hanya satu orang, Menyebabkan pegawai gudang keteteran saat menyiapkan dan packing barang yang siap diantar khususnya saat banyak orderan yang masuk.
b. Stok barang digudang tidak mencukupi untuk dikirim atau kurang Stok barang digudang tidak mencukupi saat hari pengiriman barang, hanya tersedia beberapa jumlah obat dari sekian jumlah obat yang
dipesan. Stok barang yang akan dikirim kurang jarang sekali terjadi tetapi pernah terjadi diperusahaan walaupun hanya sesekali saja. Misalnya saat hari pengiriman outlet memesan tiga dus obat ranitidin tetapi stok obat diperusahaan hanya dua dus obat ranitidin ( obat tersebut bukan dari supplier PT. Indofarma ).
c. Pendistribusian atau pengiriman terlambat atau telat
Jumlah pengantar barang di PT. Indofarma Global Medika Cabang Surakarta ada tiga orang, mereka dibagi perwilayah pengiriman. Ketika banyaknya jadwal pengiriman barang, kebetulan salah satu pengantar barang sedang sakit dan tidak bisa masuk kerja sedangkan kedua pengirim barang tidak bisa membantu karena saat jadwal pengiriman dan jumlah barang yang dikirim sedang banyak-banyaknya. Dari situ pengiriman barang ke outlet jatah pengantar barang yang sedang sakit tadi menjadi telat atau terjadi penundaan pengiriman misalnya sehari atau dua hari. Tetapi hal tersebut jarang sekali terjadi. Menurut pendapat yang lain keterlambatan pengiriman juga bisa terjadi karena mobil pengantar barang mogok saat proses pengiriman barang ke outlet.
d. Pegawai gudang kurang cekatan
Sumber daya manusia yang kurang terlatih akan menghambat proses pendistribusian produk perusahaan ke outlet, khususnya saat proses packing barang yang akan diantar.
3. Cara untuk menangani keterlambatan pengiriman barang pada PT. Indofarma Global Medika Cabang Surakarta
Tabel III.5
Cara Menangani Keterlambatan Pengiriman pada PT. Indofarma Global Medika Cabang Surakarta No Cara Menanganinya
1. Penambahan Pegawai Gudang
2. Pelatihan-pelatihan atau traning untuk pegawai gudang 3. Lebih mendekati dan mempertahankan hubungan baik
Dengan supplier guna ketersediaan stok digudang Sumber : Data Primer yang diolah, 2016
Tabel III.5 merupakan jawaban narasumber mengenai upaya yang dilakukan perusahaan untuk menangani keterlambatan pengiriman barang. a. Penambahan pegawai gudang
Penambahan pegawai digudang dilakukan oleh perusahaan karena orderan yang semakin bertambah dan membludak dari outlet. Jika orderan semakin bertambah maka pegawai digudang juga harus ditambah mengingat pegawai digudang hanya satu orang.
b. Pelatihan-pelatihan atau traning untuk pegawai gudang
Pelatihan atau traning untuk pegawai gudang ini bertujuan agar sumber daya manusia khususnya pada bagian gudang lebih cekatan dalam pekerjaannya. Sehingga proses pendistribusian atau pengiriman barang menjadi lancar.
c. Lebih mendekati dan mempertahankan hubungan baik dengan supplier guna ketersediaan stok digudang
Untuk menjaga hubungan yang baik dan sebagai bahan instropeksi ketersedian stok digudang, kepala gudang harus bisa menjaga hubungan yang baik dengan supplier perusahaan. Jika sewaktu-waktu terjadi stok kosong digudang, supplier akan lebih mudah membantu perusahaan dengan mengirimkan stok obat yang kosong.
E. Pembahasan
Berdasarkan penelitian yang telah dilakukan dengan menggunakan metode wawancara maka akan dibahas lebih detail sesuai hasil yang didapatkan. Pertanyaan yang diajukan peneliti kepada pegawai gudang dan pengirim barang yaitu mengenai proses dan alur barang distribusi produk reguler pada PT. Indofarma Global Medika Cabang Surakarta dan hambatan apa yang muncul sehingga outlet mengajukan komplain pada perusahaan.
Dari narasumber kunci yang telah memberikan respon tersebut peneliti mendapatkan data yang akurat, hasi yang didapatkan peneliti :
1. Proses dan alur barang distribusi produk reguler pada PT. Indofarma Global Medika Cabang Surakarta
Gambar III.2
Alur Barang Distribusi ( Produk Reguler ) Sumber : Data Primer yang diolah, 2016. Keterangan :
a. Salesman bertugas memasarkan dan mempromosikan produk dari PT. Indofarma Global Medika pada outlet seperti : rumah sakit, apotek, dan toko obat yang berada diwilayah Karisidenan Surakarta.
b. Outlet adalah pelanggan dari perusahaan seperti rumah sakit, apotek, dan toko obat diwilayah Karisidenan Surakarta.
Outlet Surat Pesanan (SP) Salesman Fakturis / Adm Penjualan Gudang Pengantar Barang Salesman
c. Surat Pesana (SP) adalah bukti outlet telah memesan yang diterbitkan oleh outlet yang berwenang untuk diserahkan ke perusahaan.
d. Salesman bertugas mengecek ulang pesanan dari outlet dan melaporkan atau menyerahkan surat pesanan ke bagian fakturis.
e. Fakturis bertugas mendaftarkan sales order dari surat pesanan yang telah diterima dan menerbitkan picking list (PL) yang diserahkan kebagian gudang.
f. Gudang meneriman picking list (PL) sebagai perintah untuk prosedur pemfakturan dan pengiriman barang.
g. Pengantar barang bertugas mengantarkan barang hingga ke outlet. 2. Hambatan yang menyebabkan outlet komplain
Yang menyebabkan outlet komplain diantaranya : a. Keterlambatan pengiriman barang ke outlet
Keterlambatan pengiriman barang dikarenakan jumlah barang yang harus diantarkan oleh pengirim barang biasanya 40 sampai 50 outlet meningkat hingga 70an perharinya. Keterlambatan juga terjadi karena adanya pengirim barang yang sakit sehingga menyebabkan pengunduran jadwal pengiriman barang ke outlet. Setiap pelanggan atau outlet pasti menuntut kerja yang profesional dari perusahaan, yang akan berdampak pada kepuasan outlet atau pelanggan. Salah satu alasan outlet menjadi pelanggan setia atau tetap diperusahaan yaitu dengan membuat outlet puas dan nyaman dengan pelayanan khususnya pada pelayanan pengiriman barang dari perusahaan.
b. Kurangnya pegawai gudang dan keterampilannya
Pegawai gudang pada PT. Indofarma Global Medika Cabang Surakarta berjumlah satu orang, biasanya dibebankan tugas untuk prosedur pemfakturan dan packing barang yang akan dikiririm ke outlet sekitar 100 sampai 135 perharinya. Pegawai gudang akhir-akhir ini mengalami kesulitan karena mereka perharinya hanya melakukan prosesur pemfakturan dan picking 120 outlet perhari sekarang meningkat menjadi 170 sampai 200 perharinya. Semua perusahaan pasti menginginkan untuk memiliki pegawai yang cekatan, ulet, serta bekerja keras demi menjadi perusahaan yang solid. Jika perusahaan memiliki pegawai yang cekatan dalam melakukan tugasnya, pasti perusahaan akan lebih mudah untuk mendapatkan kepercayaan dari pelanggan atau outlet. Karena kepercayaan dari pelanggan merupakan awal dari hubungan yang berkesinambungan bahkan bisa menjadi pelanggan tetap diperusahaan.
3. Cara untuk menangani keterlambatan pengiriman barang pada PT. Indofarma Global Medika Cabang Surakarta
Cara-cara menanganinya, antara lain :
a. Menambah sumber daya manusia pada bagian gudang
Menambah pegawai gudang adalah salah satu cara perusahaan meyakinkan pelanggannya bahwa mereka siap untuk melayani orderan pelanggan dalam jumlah yang besar.
b. Mengadakan pelatihan-pelatihan atau traning untuk karyawan gudang agar mereka lebih cekatan saat mempersiapkan proses, packing, hingga pengiriman barang.
Perusahaan mengadakan pelatihan-pelatihan untuk karyawan bertujuan untuk mendapatkan sumber daya manusia yang bisa bekerja secara maksimal pada bagiannya masing-masing karena karyawan mengetahui betul peran mereka diperusahaan.
c. Menjalin hubungan yang baik dengan supplier agar tetap menjadi suatu hubungan yang berkesinambungan untuk ke depannya dengan perusahaan.
Perusahaan yang berpengalaman pasti tahu keterkaitan antara supplier dengan ketersediaan stok barang, dengan mengetahuinya perusahaan bisa lebih menjaga hubungan dengan supplier.
