1 A. Latar Belakang
Perkembangan ilmu dan teknologi yang pesat berpengaruh terhadap kemajuan dunia bisnis sekarang. Setiap perusahaan swasta, instansi pemerintah maupun industri didirikan untuk melakukan berbagai macam kegiatan dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Sumber daya manusia merupakan salah satu faktor pendukung sekaligus penentu keberhasilan suatu instansi. Bagaimanapun baiknya sebuah perusahaan/instansi, lengkapnya sarana dan fasilitas kerja, semuanya tidak akan mempunyai arti tanpa kehadiran sosok manusia yang menjadi pusat sumber inspirasi dari aktivitas suatu perusahaan/instansi pemerintahan.
Dalam sebuah perusahaan/instansi, sekretaris merupakan suatu profesi yang telah berkembang dengan baik sehingga menjadi suatu profesi yang sangat penting dan selalu diperlukan oleh perusahaan atau organisasi. Baik dalam ruang lingkup kegiatan yang masih sederhana sampai kepada perusahaan atau industri raksasa
ada agar sekretaris dapat menyesuaikan dengan lingkungan kerja dan lebih efektif dan efisien dalam mendukung kelancaran tugas.
Sekretaris dituntut tidak hanya untuk membantu tugas pimpinan, namun turut berpartisipasi dalam membantu kelancaran aktivitas organisasi serta meningkatkan efisiensi kerja atas perusahaan/instansi.Seketaris harus mampu menjadi sumber informasi yang diperlukan pimpinan dalam memenuhi fungsi, tugas, tanggung jawab, pelanjut keinginan pimpinan kepada bawahan dalam pelaksanaan tugas dan alternatif pemikiran dari pimpinan dalam ide-ide. Seketaris juga harus mampu menjadi faktor penunjang dalam keberhasilan pekerjaan dan cerminan pimpinan bagi bawahan.
Untuk meningkatkan efisiensi kerja, seorangseketaris harus mampu memberikan motivasi kerja kepada pegawai bawahan sehingga pekerjaan dapat berjalan lancar dan berhasil baik, memberikan rasa bangga dan puas kepada pegawai bawahan dalam menjalankan pekerjaannya, menerima pendapat dan usul bawahan dalam berbagai masalah dan mampu melakukan pendekatan kepada pegawai bawahan untuk mengerahkan dan mengetahui kelemahan dan kehendak pegawai bawahan.
Dengan menggunakan cara kerja yang sederhana, penggunaan alat yang dapat membantu mempercepat penyelesaian tugas serta menghemat gerak dan tenaga, maka seorang sekretaris dapat dikatakan bekerja dengan efisiensi dan memperoleh hasil yang memuaskan. Sekretaris yang efisien tidak akan mengeluh walaupun banyak yang harus dikerjakannya, akan tetapi pegawai yang tidak efisien akan mengeluh walaupun sedikit yang dikerjakannya. Oleh karena itu, penerapan tata kerja yang efisien hendaknya diterapkan secara terus-menerus agar jiwa efisiensi benar-benar terbentuk dalam diri seorang sekretaris profesional.
Bagian tata usaha Kantor Kejaksaan Tinggi sumut merupakan salah satu tempat umum yang melayani masyarakat, segala sesuatu atau urusan yang menyangkut masyarakat bahkan segala persuratan harus melalui tata usaha. Disanalah peran sekertaris tata usaha melayani masyarakat dengan baik, dan harus menggunakan etika yang sudah ditetapkan di kantor tersebut. Selain itu diterapkan juga jadwal untuk tamu berkunjung ke Bagian Tata Usaha Kantor Kejaksaan Tinggi Sumut yaitu pada hari senin sampai Hari Jumat, untuk menjaga kedisiplinan bagi tamu yang berkunjung pada instansi. Kemudian pada ruangan AC tidak diperbolehkan untuk merokok guna menjaga kenyamanan dan kebersihan ruangan.
1.2 Perumusan Masalah
Dari uraian latar belakang diatas, dapat dirumuskan masalah yang akan di bahas dalam penelitian ini adalah “Bagaimana Peran Sekertaris Dalam Menciptakan Efisiensi Kerja pada Bagian Tata Usaha di Kantor Kejaksaan Tinggi Sumut?”
1.3 Tujuan Penelitian
Tujuan penelitian ini adalah untuk mengetahui :
1. Mengetahui peran sekertaris dalam menciptakan efisiensi kerja pada Bagian Tata Usaha Kantor Kejaksaan Tinggi Sumut
2. Untuk memenuhi salah satu syarat menyelesaikan pendidikan pada Program Diploma III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara
1.4 Manfaat Penelitian
Adapun manfaat penelitian ini adalah sebagai berikut: 1. Bagi Tata Usaha Kejaksaan Tinggi Sumut
Untuk memberi saran dan masukan yang bermanfaat bagi perusahaan/instansi dalam menjaga disiplin untuk mempertahankan prestasi kerja
2. Bagi penulis
3. Bagi Universitas
Dapat memberikan sumbangan berupa bahan pustaka yang berguna bagi program studi (prodi) sekrtari khususnya para pembaca pada umumnya.
1.5 Sistematika Penelitian 1.5.1 Jadwal Penelitian
Rencana penulisan terdiri dari jadwal survei/observasi dan rencana isi yang dibuat untuk mempermudah bagi peneliti dalam menyusun tugas akhir ini. Penelitian ini dilakuksan sejak bulan Mei sampai dengan bulan Juni 2016. Penelitian dilakukan di Kantor Kejaksaan Tinggi Sumut.
Tabel 1.1 Jadwal Kegiatan
No. Kegiatan April Mei Juni Juli
IV I II III IV I II III IV I 1. Persiapan Judul
Tugas Akhir
2. Pengumpulan data
3. Penulisan Laporan
1.5.2 Sistematika Penulisan
Tugas Akhir ini dibagiatas 4 (empat) bab dan tiap bab dibagi atas beberapa sub bab antara lain:
BAB I : PENDAHULUAN
Bab ini berisikan Latar Belakang Masalah, Perumusan Permasalahan, Tujuan Penelitian, Manfaat Penelitian, Jadwal Penelitian dan Sistematika Penulisan.
BAB II : PROFIL INSTANSI
Bab ini berisikan Sejarah Instansi , Struktur Organisasi, Job Description, Kegiatan Organisasi, Kinerja Usaha Terkini dan Rencana Kegiatan.
BAB III : PEMBAHASAN
Bab ini berisikan pembahasan tentang penelitian yang dilakukan penulis pada Kantor Kejaksaan Tinggi Sumut Medan yang berkaitan dengan Peran Sekertaris Dalam Menciptakan Efisiensi Kerja Di Bagian Tata Usaha.
BAB IV : KESIMPULAN DAN SARAN
