Prosedur

(1)

No

P-02

Berlaku 01 Desember 2016

PENGABDIAN

Revisi

4 Hlm

1

Unit

LPPM

No Revisi

Bagian Yang Diubah

Disetujui

01

1. Penambahan jenis kegiatan pengabdian, dengan

memasukkan pengabdian penugasan dan

pengabdian lembaga / institusi

Ka. LPPM,

1 Januari 2014

02

1. Perubahan kalimat pada sub bagian ruang lingkup

2. Penambahan definisi pada pengabdian lembaga

3. Penambahan identitas mitra pada form F-12

4. Perubahan komponen penggunaan dana

5. Perubahan formulir monev

6. Penambahan keterangan kelengkapan pelaporan

kegiatan pada prosedur penyelesaian kegiatan

pengabdian

7. Penambahan format poster

Ka. LPPM, Januari

2015

03

1. Penambahan nomor halaman pada header

2. Perubaha

Jurusan

e jadi Progra “tudi

3. Perubahan aturan pada hibah pengabdian bagi

penerapan teknologi

4. Perubahan formulir pengajuan

5. Penambahan proses revisi / menanggapi hasil

review proposal pengabdian tim dosen

6. Penambahan WRII dan WRIV sebagai reviewer

pengabdian penugasan dan lembaga

7. Perubahan format proposal F-10

8. Perubahan form F-12 menjadi F-12 A dan F-12B

(2)

(3)

PROSEDUR

No

P-02

Berlaku 01 Desember 2016

PENGABDIAN

Revisi

4 Hlm

3

Unit

LPPM

1. TUJUAN

Prosedur pengadian kepada masyarakat ini bertujuan untuk: - Menerangkan skema-skema pengabdian,

- Menerangkan cara pengajuan proposal pengabdian,

- Menerangkan pelaksanaan kegiatan dan pelaporan keuangan kegiatan pengabdian, - Menerangkan cara pelaporan dan pengumpulan laporan pengabdian.

2. RUANG LINGKUP

Prosedur ini berlaku untuk semua skema pengabdian dengan dana internal yang dikelola oleh Lembaga Penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat (LPPM), Universitas Katolik Parahyangan.

Jenis pengabdian yang dikelola oleh LPPM terdiri dari: a) Pengabdian usulan tim dosen,

b) Pengabdian penugasan, c) Pengabdian lembaga/institusi.

Dosen yang sudah dua kali berturut-turut mendapatkan persetujuan hibah penelitian reguler / pengabdian tim dosen diwajibkan untuk menghasilkan proposal hibah penelitian / pengabdian sebagai ketua dengan sumber pendanaan eksternal. Perkecualian dapat diberikan untuk dosen yang belum memiliki kualifikasi untuk mengakses berbagai hibah eksternal yang tersedia, maka yang bersangkutan dapat menunjukkan keikutsertaannya sebagai anggota dalam penelitian dengan sumber pendanaan eksternal.

3. REFERENSI

(4)

PROSEDUR

No

P-02

Berlaku 01 Desember 2016

PENGABDIAN

Revisi

4 Hlm

4

Unit

LPPM

3.2. Peraturan Rektor Universitas Katolik Parahyangan Nomor: III/PRT/2013-01/013 tentang

Skema Dan Tata Laksana Hibah Penelitian dan Pengabdian Kepada Masyarakat, Universitas Katolik Parahyangan.

3.3. Surat edaran LPPM nomor: III/LPPM/2016-11/413-I tentang Revisi Prosedur Desember 2016

2. ISTILAH DAN DEFINISI

2.1. Pengabdian adalah kegiatan yang didasarkan atas kebutuhan, tantangan, persoalan masyarakat baik secara langsung maupun tidak langsung untuk pemenuhan martabat kemanusiaan.

2.2. Pengabdian tim dosen adalah kegiatan pengabdian yang diajukan oleh seorang dosen dengan jabatan fungsional minimal asisten ahli, yang didukung dengan dosen-dosen lain sebagai anggota tim pengabdian, dengan waktu pengajuan proposal mengikuti jadwal reguler yang dibuat oleh LPPM.

2.3. Pengabdian penugasan adalah kegiatan pengabdian berdasarkan penugasan dari Rektor / Dekan / Ketua LPPM yang bertujuan memenuhi permintaan dari lembaga / instansi luar sesuai dengan misi UNPAR. Waktu pengajuan proposal pengabdian oleh tim dosen yang ditugaskan tersebut paling lambat pada akhir bulan September tahun berjalan (jika dana masih tersedia).

2.4. Pengabdian lembaga / institusi adalah kegiatan pengabdian yang rutin dilakukan oleh suatu fakultas / program studi / pusat studi dan diajukan atas nama fakultas / program studi / pusat studi tersebut. Penanggung jawab kegiatan adalah dekan / ketua program studi / ketua pusat studi yang menunjuk ketua pengabdi dosen di lingkungan kerja yang bersangkutan. Karena merupakan rencana kerja dari fakultas / program studi / pusat studi, kegiatan pengabdian ini harus dimasukkan pada Rencana Kerja dan Anggaran Program Studi/Fakultas. Waktu pengajuan proposal pengabdian lembaga / institusi adalah setiap awal semester mengikuti jadwal kegiatan LPPM.

(5)

PROSEDUR

No

P-02

Berlaku 01 Desember 2016

PENGABDIAN

Revisi

4 Hlm

5

Unit

LPPM

a) Memberikan dampak langsung bagi mitra dan merupakan kegiatan yang berkelanjutan, hal ini dibuktikan dengan rekam kegiatan yang telah dilakukan. b) Total waktu yang dialokasikan dalam kegiatan pengabdian masyarakat minimum

50 jam, dengan alokasi terbesar didedikasikan pada kegiatan tatap muka dengan penerima manfaat.

Alokasi 50 jam dapat termasuk persiapan pelaksanaan, kegiatan tatap muka dengan penerima manfaat, dan pelaporan. Alokasi ini tertulis / tergambarkan jelas dalam timeline di proposal kegiatan pengabdian.

c) Kontribusi yang jelas dari mitra pengabdian (in kind / in cash)

d) Menyertakan bukti perjanjian kerja sama / MOU, atau TOR (term of reference)

2.5. Pengabdian usulan tim dosen dikelompokkan berdasarkan skema hibah menjadi (1) pengabdian bagi pembangunan masyarakat dan (2) pengabdian bagi penerapan teknologi (kegiatan pengabdian ini didasarkan pada hasil penelitian yang sudah terlebih dahulu dilakukan dosen bersangkutan).

2.6. Pimpinan universitas adalah Rektor atau Wakil Rektor Universitas Katolik Parahyangan.

2.7. Pengabdi adalah dosen tetap dan dosen kontrak dengan kualifikasi minimal 24 jam per minggu yang membentuk kelompok pengabdian dengan dosen lain untuk melakukan kegiatan pengabdian kepada masyarakat.

2.8. Seorang pengabdi hanya dapat menjadi ketua pada 1 judul penelitian atau pengabdian kepada masyarakat (pengabdian usulan tim dosen).

2.9. Persyaratan jabatan fungsional untuk keperluan skema hibah internal adalah setelah dinyatakan lolos Senat Fakultas (untuk lektor) dan lolos Senat Universitas (untuk lektor kepala)

2.10. Terdapat 2 macam kegiatan seminar untuk pengabdian tim dosen, yaitu:

a. Seminar proposal, adalah seminar yang dikelola oleh Kaprodi dengan tujuan untuk menilai kelayakan proposal pengabdian,

(6)

PROSEDUR

No

P-02

Berlaku 01 Desember 2016

PENGABDIAN

Revisi

4 Hlm

6

Unit

LPPM

seminar nasional atau seminar internasional yang diselenggarakan oleh instansi di luar UNPAR, b) seminar nasional atau seminar internasional yang diselenggarakan oleh UNPAR, c) seminar yang dikelola oleh LPPM dan Program Studi khusus untuk mendiseminasikan hasil pengabdian.

3. TANGGUNG JAWAB DAN WEWENANG

3.1. Ketua LPPM bertanggung jawab atas ketaatan pada prosedur, pelaksanaan pelayanan dan tersedianya pendanaan untuk terjaminnya pelaksanaan hingga penyelesaian kegiatan pengabdian sesuai dengan target pengabdian yang telah ditetapkan dalam kontrak pengabdian.

3.2. Reviewer bertanggung jawab atas mutu proposal dan kegiatan pengabdian yang akan didanai, dan berwenang untuk: 1) memberikan rekomendasi apakah suatu proposal layak untuk didanai atau tidak, 2) memberikan rekomendasi pendanaan.

3.3. Dekan bertanggung jawab atas tersedianya sumber daya pengabdi dan peralatan pengabdian yang dimiliki oleh pusat dan/atau laboratorium di lingkungan fakultas sehingga pengabdian dapat berjalan sesuai dengan target yang telah ditetapkan. 3.4. Ketua Program Studi dan pemberi tugas bertanggung jawab pada:

- Pelaksanaan evaluasi proposal pengabdian, mencakup kelengkapan administrasi, kesesuaian format proposal dengan panduan, dan evaluasi proposal pengabdian melalui seminar ilmiah, untuk menjamin mutu proposal pengabdian sesuai ketentuan yang ditetapkan oleh LPPM,

- Pelaksanaan monitoring dan evaluasi (monev) pelaksanaan kegiatan pengabdian, mencakup kelengkapan administrasi, kesesuaian format monev dengan panduan, dan evaluasi kesesuaian antaran luaran yang ditargetkan dan capaian,

(7)

PROSEDUR

No

P-02

Berlaku 01 Desember 2016

PENGABDIAN

Revisi

4 Hlm

7

Unit

LPPM

3.5. Ketua Pengabdi bertanggung jawab akan substansi dan mutu pengabdian sesuai dengan target yang telah ditetapkan kepada Ketua Program Studi, Dekan, dan Ketua LPPM.

3.6. Anggota Pengabdi bertanggung jawab akan keberhasilan kegiatan pengabdian sesuai dengan target yang telah ditetapkan kepada Ketua Pengabdi.

3.7. Biro Keuangan bertanggung jawab atas pencairan, pengawasan pemanfaatan dana pengabdian dan bukti-bukti pendukungnya.

4. RINCIAN PROSEDUR

Terdapat tiga prosedur untuk kegiatan pengabdian ini, yaitu prosedur pengajuan proposal pengabdian, prosedur pelaksanaan dan monev (monitoring dan evaluasi) pengabdian, serta prosedur penyelesaian kegiatan pengabdian.

6.1PROSEDUR PENGABDIAN USULAN TIM DOSEN

6.1.1 Prosedur Pengajuan Proposal Usulan Tim Dosen

6.1.1.1 Ketua LPPM mengeluarkan surat edaran berisi kalender kegiatan pengabdian mencakup jadwal pengajuan proposal, proses review proposal, penandatanganan perjanjian pelaksanaan pengabdian, pelaksanaan pengabdian, pelaksanaan monev dan laporan kemajuan, serta laporan pengabdian.

6.1.1.2 Ketua Pengabdi mengajukan proposal pengabdian yang ditulis sesuai dengan format proposal pengabdian (F-10) dengan sampul muka proposal (F-11) kepada Ketua Program Studi disertai dengan Formulir Pengajuan Proposal Pengabdian (F-12A atau F-12B) yang sudah diisi dan ditandatangani.

F-12A adalah formulir pengajuan kegiatan pengabdian bagi pembangunan masyarakat.

F-12B adalah formulir pengajuan kegiatan pengabdian bagi penerapan teknologi. 6.1.1.3 Ketua Program Studi menjadwalkan dan melaksanakan presentasi proposal

(8)

PROSEDUR

No

P-02

Berlaku 01 Desember 2016

PENGABDIAN

Revisi

4 Hlm

8

Unit

LPPM

dalam suatu seminar ilmiah internal di tingkat KBI / Pusat / Laboratorium / Program Studi.

6.1.1.4 Jika proposal pengabdian dinilai memerlukan perbaikan, Ketua Pengabdi harus melakukan penyempurnaan proposal pengabdian sebelum dikembalikan kepada Ketua Program Studi.

6.1.1.5 Untuk proposal pengabdian yang lolos evaluasi proposal pengabdian, Ketua Program Studi menandatangani Formulir F-12A / F-12B dan Formulir F-13. Bukti Pelaksanaan Seminar.

6.1.1.6 Ketua Pengabdi memproses ke Dekan untuk mendapatkan persetujuan (penugasan pengabdi dan ketersedian sarana pengabdian) terhadap proposal pengabdiannya.

6.1.1.7 Dekan menandatangani Formulir F-12A / F-12B sebagai persetujuan terhadap proposal pengabdiannya.

6.1.1.8 Ketua Pengabdi menyerahkan Formulir F-12A / F-12B, Formulir F-13, beserta 2 jilid proposal pengabdian kepada ketua LPPM untuk mendapatkan persetujuan penggunaan dana pengabdian. Untuk pengabdian skema Pembangunan Masyarakat proposal dilengkapi dengan surat persetujuan dari mitra.

6.1.1.9 LPPM memeriksa semua kelengkapan pengajuan proposal pengabdian sesuai dengan prosedur yang sudah ditetapkan.

6.1.1.10 Kepala LPPM mengkoordinasi proses review untuk menilai kelayakan proposal, baik aspek substansi maupun pendanaan kegiatan pengabdian, dengan menugaskan 2 reviewer untuk setiap proposal pengabdian secara desk evaluation

dengan menggunakan Formulir F-14. Penilaian Proposal Pengabdian.

6.1.1.11 Kepala LPPM mengumumkan hasil pemeriksaan proposal pengabdian baik yang didanai maupun tidak didanai kepada komunitas akademik Universitas Katolik Parahyangan sesuai dengan jadwal yang telah ditentukan.

(9)

PROSEDUR

No

P-02

Berlaku 01 Desember 2016

PENGABDIAN

Revisi

4 Hlm

9

Unit

LPPM

6.1.1.13 LPPM mengadakan pertemuan dengan semua Ketua Pengabdi, yang disetujui proposalnya. Dalam kegiatan ini LPPM membagikan hasil review kepada dosen bersangkutan dan diadakan juga penandatanganan Perjanjian Pelaksanaan Pengabdian.

6.1.1.14 LPPM membuat rekapitulasi semua proposal pengabdian.

6.1.1.15 LPPM mengirimkan data kegiatan pengabdian dosen ke setiap fakultas. 6.1.1.16 Ketua pengabdi membuat revisi proposal atau tanggapan hasil review.

6.1.1.17 Ketua pengabdi menyerahkan revisi proposal atau tanggapan hasil review ke LPPM.

6.1.1.18 PROSES SELESAI. 6.1.1.19 Dokumen terkait:

 F-10 Format Proposal Pengabdian

 F-11 Format Sampul Muka Proposal Pengabdian

 F-12A Formulir Pengajuan Proposal Pengabdian Tim Dosen (Pengabdian bagi

Pembangunan Masyarakat)

 F-12B Formulir Pengajuan Proposal Pengabdian Tim Dosen (Pengabdian bagi

Penerapan Teknologi)

(10)

PROSEDUR

No

P-02

Berlaku 01 Desember 2016

PENGABDIAN

Revisi

4 Hlm

10

Unit

LPPM

Bagan P-02-01

Prosedur Pengajuan Proposal Pengabdian Tim Dosen di Fakultas

LPPM

proposal dan form F-12A / F-12B

Tidak

Menandatangani form 12A / 12B dan

F-13

Menyerahkan 2 proposal, F-12A / F-12B, dan F-13 dokumen ke ketua

(11)

PROSEDUR

No

P-02

Berlaku 01 Desember 2016

PENGABDIAN

Revisi

4 Hlm

11

Unit

LPPM

Lanjutan

Prosedur Pengajuan Proposal Pengabdian Tim Dosen di

LPPM

Menugaskan 2 orang reviewer proposal / tanggapan hasil review ke LPPM

Setuju?

Melaksanakan prosses review sesuai

form F-14

Mengirimkan data ke fakultas

Menyerahkan hasil review dan proposal ke LPPM

Setuju? Tidak Ya

Menyusun revisi proposal / tanggapan

hasil review

Tidak

Lanjut ke proses pengabdian

Ya

Menyerahkan 2 proposal, F-12A / F-12B, dan F-13

(12)

PROSEDUR

No

P-02

Berlaku 01 Desember 2016

PENGABDIAN

Revisi

4 Hlm

12

Unit

LPPM

6.1.2 PROSEDUR PELAKSANAAN DAN MONEV PENGABDIAN

6.1.2.1 Berdasarkan Perjanjian Pelaksanaan Pengabdian, LPPM memproses pencairan dana pengabdian Tahap Pertama ke Biro Keuangan sebesar 70% dari total pagu dana yang disetujui.

6.1.2.2 Ketua Pengabdi menyerahkan revisi proposal / tanggapan terhadap hasil review ke LPPM.

6.1.2.3 LPPM memberikan info kepada ketua pengabdi tentang pencairan dana. 6.1.2.4 Ketua Pengabdi mengambil dana pengabdian Tahap Pertama ke LPPM.

6.1.2.5 Kegiatan pengabdian dilaksanakan sesuai dengan tahapan dan jadwal kegiatan pengabdian untuk menghasilkan target yang dicantumkan di dalam proposal pengabdian.

6.1.2.6 Ketua Program Studi melaksanakan proses monitoring dan evaluasi pelaksanaan kegiatan pengabdian dengan mengisi Formulir F-15. Monev Pelaksanaan Pengabdian yang terlebih dahulu disiapkan oleh Ketua Pengabdi.

6.1.2.7 Ketua Pengabdi menyerahkan ke LPPM Laporan tahap I berupa Laporan Kemajuan Pengabdian tahap I, yaitu Formulir F-15 Monev Pelaksanaan Pengabdian yang sudah ditandatangani Ketua Program Studi & disertai bukti-bukti pendukung, pada waktu yang ditetapkan dalam Perjanjian Pelaksanaan Pengabdian. Jika laporan tahap I dinilai memerlukan perbaikan, Ketua Peneliti harus melakukan penyempurnaan laporan tahap I sebelum dikembalikan ke LPPM.

6.1.2.8 Jika Ketua Pengabdi tidak menyerahkan laporan kemajuan sesuai dengan jadwal, kepala LPPM berhak untuk melakukan perubahan perjanjian berupa addendum

yang ditandatangani oleh kepala LPPM dan ketua peneliti.

Jika Ketua Peneliti tidak menyerahkan laporan kemajuan sesuai dengan jadwal,

maka layanan LPPM untuk perjalanan dinas dan insentif karya tulis ilmiah

terhadap ketua peneliti tersebut akan dihentikan sampai laporan kemajuan

(13)

PROSEDUR

No

P-02

Berlaku 01 Desember 2016

PENGABDIAN

Revisi

4 Hlm

13

Unit

LPPM

6.1.2.9 Jika laporan keuangan pengabdi kurang dari 70%, maka sisanya akan dilaporkan sebagai honor pengabdi, dan pencairan tahap ke 2 sebesar sisa honor

pengabdian atau sebesar maks 30% (disesuaikan dengan pelaporan bon

tambahan).

Contoh:

Total dana pengabdian yang diperoleh = Rp 10.000.000,-

Honor maksimal yang boleh diambil (30%) = Rp 3.000.000,-

Dana tahap 1 yang diterima = Rp 7.000.000,-

Laporan keuangan tahap 1 dengan bukti-bukti terlampir = Rp 5.000.000,-

Maka Rp 7.000.000,- - Rp 5.000.000,- = Rp 2.000.000,- akan dilaporkan sebagai honor

pengabdian.

Pencairan dana tahap 2 (Maksimal Rp 3.000.000,-) = Sisa honor + total pelaporan

keuangan dengan bukti-bukti terlampir

6.1.2.10 Jika jumlah laporan keuangan dengan bon-bon terlampir dan honor pengabdi

kurang dari 70% maka sisa dana yang masih ada harus dikembalikan ke LPPM

dan tidak ada pencairan tahap ke 2 kecuali pengabdi melaporakan laporan

keuangan dengan bon-bon terlampir (maksimal 30%).

Contoh:

Total dana pengabdian yang diperoleh = Rp 10.000.000,-

Honor maksimal yang boleh diambil (30%) = Rp 3.000.000,-

Dana tahap 1 yang diterima = Rp 7.000.000,-

Laporan keuangan tahap 1 dengan bukti-bukti terlampir = Rp 2.000.000,-

Maka Rp 3.000.000,- akan dilaporkan sebagai honor pengabdian,

Sisa dana = Rp 7.000.000 – Rp 2.000.000 – Rp 3.000.000 = Rp 2.000.000 harus

dikembalikan ke LPPM

Pencairan dana tahap 2 (Maksimal Rp 3.000.000,-) = Pelaporan keuangan dengan

(14)

PROSEDUR

No

P-02

Berlaku 01 Desember 2016

PENGABDIAN

Revisi

4 Hlm

14

Unit

LPPM

6.1.2.11 LPPM akan melaporkan laporan keuangan pengabdian ke Biro Keuangan.

6.1.2.12 Biro keuangan memeriksa laporan keuangan pengabdian dan bila masih ada yang

perlu diperbaiki maka Biro Keuangan akan mengembalikannya ke LPPM yang akan meneruskan informasi tersebut kepada Ketua Pengabdi.

6.1.2.13 Pengabdi mengumpulkan revisi laporan keuangan kepada LPPM.

6.1.2.14 LPPM akan mencatat monev pengabdian.

6.1.2.15 PROSES SELESAI.

6.1.2.16 Dokumen terkait:

(15)

PROSEDUR

No

P-02

Berlaku 01 Desember 2016

PENGABDIAN

Revisi

4 Hlm

15

Unit

LPPM

Bagan P-02-02

Prosedur Pelaksanaan Kegiatan Pengabdian Tim Dosen

Biro Keuangan

Pencairan dana tahap I sesuai prosedur biro

keuangan Pencairan dana tahap

I ke ketua pengabdi

Pemeriksaan laporan tahap I (proses

monev)

tahap I (F-15) Pemeriksaan laporan _{tahap I} Ya

(16)

PROSEDUR

No

P-02

Berlaku 01 Desember 2016

PENGABDIAN

Revisi

4 Hlm

16

Unit

LPPM

6.1.3 PROSEDUR PENYELESAIAN LAPORAN PENGABDIAN

6.1.3.1 LPPM bekerja sama dengan Kaprodi membuat jadwal seminar laporan

pengabdian secara terpusat di Universitas.

6.1.3.2 Ketua Pengabdi mengumpulkan laporan pengabdian yang ditulis sesuai dengan

format laporan pengabdian (F-16) dengan sampul muka laporan pengabdian dituliskan sesuai dengan format sampul muka (F-17) kepada Ketua Program Studi disertai dengan Formulir F-18 Penyelesaian Kegiatan Pengabdian yang sudah diisi dan ditandatngani, serta bukti-bukti pendukung penggunaan dana .

6.1.3.3 Ketua Program Studi menandatangani Formulir F-18. Penyelesaian Kegiatan

Pengabdian dan Formulir F-13. Bukti Pelaksanaan Seminar.

6.1.3.4 Ketua Pengabdi memproses ke Dekan untuk mendapatkan persetujuan terhadap

laporan pengabdiannya.

6.1.3.5 Dekan menandatangani Formulir F-18. Penyelesaian Kegiatan Pengabdian sebagai

persetujuan terhadap laporan pengabdiannya.

6.1.3.6 Ketua Pengabdi menyerahkan Formulir F-18 Penyelesaian Kegiatan Pengabdian

dan Formulir F-13 Bukti Pelaksanaan Seminar beserta laporan pengabdian dan

disertai bukti-bukti pendukung keuangan ke LPPM.

Laporan Pengabdian yang diserahkan ke LPPM berupa:

- 1 (satu) file memuat keseluruhan laporan pengabdian (format pdf) - 1 (satu) file poster memuat hasil pengabdian (format sesuai ketentuan) - 1 (satu) laporan pengabdian dijilid softcover

6.1.3.7 LPPM memeriksa semua kelengkapan Penyelesaian Laporan Pengabdian sesuai

dengan prosedur yang sudah ditetapkan ini.

6.1.3.8 Jika laporan dinilai masih memerlukan perbaikan atau belum lengkap, maka

Ketua Pengabdi harus melakukan penyempurnaan laporan pengabdian sebelum dikembalikan kepada LPPM.

6.1.3.9 Setelah disetujui Kepala LPPM, LPPM akan memproses pencairan dana

pengabdian Tahap Kedua ke Biro Keuangan.

(17)

PROSEDUR

No

P-02

Berlaku 01 Desember 2016

PENGABDIAN

Revisi

4 Hlm

17

Unit

LPPM

6.1.3.11 LPPM membuat rekapitulasi semua laporan pengabdian.

6.1.3.12 PROSES SELESAI.

6.1.3.13 Dokumen terkait:

6.1.3.13.1 F-13 Bukti Pelaksanaan Seminar 6.1.3.13.2 F-16 Format laporan Pengabdian

(18)

PROSEDUR

No

P-02

Berlaku 01 Desember 2016

PENGABDIAN

Revisi

4 Hlm

18

Unit

LPPM

Bagan P-02-03

Proses Penyelesaian Kegiatan Pengabdian Tim Dosen

LPPM KETUA PENGABDI KAPRODI DEKAN

Melengkapi berkas (F-18) & lembar bukti

seminar (F-13)

Menyerahkan berkas ke LPPM (1 hardcopy laporan,softcopy laporan

& poster, F-18, F-13)

Menyimpan data

Menyusun laporan dan menyiapkan Form

F-18

jadwal seminar dan melakukan proses

(19)

PROSEDUR

No

P-02

Berlaku 01 Desember 2016

PENGABDIAN

Revisi

4 Hlm

19

Unit

LPPM

6.2 Prosedur Pengabdian Penugasan

6.2.1 Prosedur Pengajuan Proposal Pengabdian Penugasan

6.2.1.2 Berdasarkan surat permintaan dari instansi luar, Rektor / Dekan / KLPPM menerbitkan surat penugasan kepada tim dosen dengan tembusan / pemberitahuan kepada pimpinan unit.

6.2.1.3 Ketua pengabdi menyusun proposal pengabdian yang ditulis sesuai dengan format proposal pengabdian (F-10) dengan sampul muka proposal (F-11) kepada Pemberi Tugas disertai dengan Formulir Pengajuan Proposal Pengabdian penugasan (F-23),

6.2.1.4 Pemberi Tugas memeriksa dokumen, jika dokumen sudah lengkap Pemberi Tugas menandatangani F-23. Jika dokumen perlu direvisi, maka ketua pengabdi melakukan revisi dan menyerahkannya kembali kepada pemberi Tugas.

6.2.1.5 Ketua Pengabdi mengajukan proposal dan F-23 yang disertai dokumen Surat Tugas dan Surat Permintaan dari Instansi Luar ke Dekan.

6.2.1.6 Dekan menandatangani Form F-23.

6.2.1.7 Ketua Pengabdi menyerahkan berkas pengajuan kegiatan pengabdian penugasan ke LPPM. Berkas tersebut terdiri dari:

a. 2 Hardcopy Proposal

b. Form F-23 yang sudah ditandatangani c. Surat Tugas dari pemberi tugas d. Surat permintaan dari Instansi luar

(20)

PROSEDUR

No

P-02

Berlaku 01 Desember 2016

PENGABDIAN

Revisi

4 Hlm

20

Unit

LPPM

6.2.1.9 Kepala LPPM berkoordinasi dengan WR II dan WR IV (sebagai reviewer) untuk menilai kelayakan proposal, baik aspek substansi maupun pendanaan kegiatan pengabdian, untuk setiap proposal pengabdian secara desk

evaluation dengan menggunakan Formulir F-14

6.2.1.10 Kepala LPPM mengumumkan hasil pemeriksaan proposal pengabdian penugasan.

6.2.1.11 LPPM membuatkan Perjanjian Pelaksanaan Pengabdian yang akan ditandatangani oleh Ketua LPPM dan Ketua Pengabdi.

6.2.1.12 LPPM menyimpan data pengabdian.

6.2.1.13 LPPM mengirimkan data pengabdian ke setiap fakultas 6.2.1.14 Proses Selesai

6.2.1.15 Dokumen terkait:

F-10 Format Proposal Pengabdian

F-11 Format Sampul Muka Proposal Pengabdian

(21)

PROSEDUR

No

P-02

Berlaku 01 Desember 2016

PENGABDIAN

Revisi

4 Hlm

21

Unit

LPPM

Bagan P-02-04

Prosedur Pengajuan Proposal Penungasan di Fakultas

Dekan / KAPRODI Pemberi Tugas

Ketua Pengabdi

Mengembalikan dokumen ke ketua

pengabdi Ya

Menandatangani form F-23

Menyerahkan 2 proposal, F-23, surat tugas, surat permintaan kerja sama ke

LPPM

Menandatangani form F-23 Menyerahkan

proposal dan form F-23 Menugaskan dosen untuk mengkoordinasikan kegiatan

pengabdian dengan memberikan surat tugas Menerima permintaan

(22)

PROSEDUR

No

P-02

Berlaku 01 Desember 2016

PENGABDIAN

Revisi

4 Hlm

22

Unit

LPPM

Lanjutan

Prosedur Pengajuan Proposal Pengabdian Penugasan di

LPPM

WR II dan WR IV LPPM

Ketua Pengabdi

Membagikan hasil review

Ya

form F-14 Lanjut ke proses

pengabdian Penyimpangan dengan WRII dan WR

IV

Mengumu mkan hasil

review Menyerahkan 2 proposal,

F-23, Surat tugas, Surat permohonan dari instansi luar

(23)

PROSEDUR

No

P-02

Berlaku 01 Desember 2016

PENGABDIAN

Revisi

4 Hlm

23

Unit

LPPM

6.2.2 Prosedur Pelaksanaan dan Monev Pengabdian Penugasan

Prosedur pelaksanaan dan monev ini mengikuti prosedur pelaksanaan dan monev pengabdian tim dosen.

Khusus untuk pelaporan keuangan, laporan harus berdasarkan pagu UNPAR. Pengeluaran untuk kegiatan ke luar kota dihitung berdasarkan perhitungan perjalanan dinas.

a) Jika pengabdian adalah penugasan oleh Dekan, maka:

- Apabila terdapat perjalanan dinas, ketua pengabdi membuat permohonan pembuatan surat tugas kepada KLPPM.

KLPPM akan membuatkan surat tugas sesuai dengan permohonan dan staf keuangan fakultas membuatkan form 211 M untuk panduan penggunaan dana pengabdian. (Surat tugas dan Form 211 M dilampirkan dalam laporan keuangan).

- Staf keuangan fakultas menyusun / memeriksa laporan keuangan pengabdian berdasarkan pagu UNPAR dan menyerahkannya ke staf keuangan LPPM.

a) Jika pengabdian adalah penugasan oleh Pimpinan Universitas / KLPPM, maka: - Apabila terdapat perjalanan dinas, ketua pengabdi membuat

permohonan pembuatan surat tugas kepada KLPPM.

KLPPM akan membuatkan surat tugas sesuai dengan permohonan dan staf keuangan LPPM membuatkan form 211 M untuk panduan penggunaan dana pengabdian. (Surat tugas dan Form 211 M dilampirkan dalam laporan keuangan).

- Staf keuangan LPPM menyusun / memeriksa laporan keuangan pengabdian berdasarkan pagu UNPAR.

6.2.3 Prosedur Penyelesaian Kegiatan Pengabdian Penugasan

(24)

PROSEDUR

No

P-02

Berlaku 01 Desember 2016

PENGABDIAN

Revisi

4 Hlm

24

Unit

LPPM

pengabdian sesuai dengan format sampul muka (F-17) serta Formulir F-24 Penyelesaian Kegiatan Pengabdian penugasan kepada pemberi tugas.

6.2.3.2 Pemberi tugas memeriksa kelengkapan dokumen.

6.2.3.3 Jika pemberi tugas menilai bahwa laporan pengabdian tersebut masih memerlukan perbaikan, maka ketua pengabdi harus melakukan penyempurnaan laporan tersebut.

6.2.3.4 Jika pemberi tugas menilai bahwa laporan pengabdian sudah cukup, maka pemberi tugas menandatangani formulir F-24 Penyelesaian Kegiatan Pengabdian penugasan.

6.2.3.5 Ketua pengabdi menyerahkan formulir F-24 yang telah ditandatangani pemberi tugas, 1 jilid laporan pengabdian (dijilid softcover), bukti-bukti pengeluaran (jika ada) kepada Ketua LPPM.

Laporan Pengabdian yang diserahkan ke LPPM berupa:

- 1 (satu) file memuat keseluruhan laporan pengabdian (format pdf) - 1 (satu) file poster memuat hasil pengabdian (format sesuai ketentuan) - 1 (satu) laporan pengabdian dijilid softcover

6.2.3.6 LPPM memeriksa kelengkapan Penyelesaian Laporan Pengabdian sesuai dengan prosedur yang sudah ditetapkan.

6.2.3.7 Setelah disetujui Kepala LPPM, LPPM akan memproses pencairan dana pengabdian tahap ke -2 ke Biro Keuangan.

6.2.3.8 Ketua pengabdi mengambil dana pengabdian tahap ke-2 ke LPPM. 6.2.3.9 LPPM membuat rekapitulasi semua laporan pengabdian.

6.2.3.10 Proses Selesai 6.2.3.11 Dokumen terkait:

 F-24 Formulir Penyelesaian Kegiatan Penugasan Penelitian  F-16 Format Laporan Pengabdian

(25)

PROSEDUR

No

P-02

Berlaku 01 Desember 2016

PENGABDIAN

Revisi

4 Hlm

25

Unit

LPPM

Bagan P-02-05

Proses Penyelesaian Kegiatan Pengabdian Penugasan

DEKAN/KAPRODI

laporan ke pemberi tugas dan menyiapkan Form

F-24

Menyerahkan berkas ke LPPM (1 hardcopy laporan,softcopy laporan

& poster, F-24)

Tidak

Menyimpan data Melakukan proses pencairan dana sesuai

prosedur

Menerima pencairan dana

(26)

PROSEDUR

No

P-02

Berlaku 01 Desember 2016

PENGABDIAN

Revisi

4 Hlm

26

Unit

LPPM

6.3 Prosedur Pengabdian Lembaga / Institusi

6.3.1 Prosedur Pengajuan Proposal Pengabdian Lembaga

6.3.1.2 Ketua Program Studi / Dekan menunjuk seorang dosen untuk menjadi ketua pengabdi dan mengajukan proposal pengabdian yang ditulis sesuai dengan format proposal pengabdian (F-10) dengan sampul muka proposal (F-11) kepada ketua LPPM disertai dengan Formulir Pengajuan Proposal Pengabdian (F-33)

6.3.1.3 LPPM memeriksa semua kelengkapan pengajuan proposal pengabdian sesuai dengan prosedur yang sudah ditetapkan.

6.3.1.4 Ketua LPPM berkoordinasi dengan WR II dan WR IV sebagai reviewer untuk melakukan review setiap proposal pengabdian secara desk evaluation dengan menggunakan Formulir F-14

6.3.1.5 Ketua LPPM mengumumkan hasil pemeriksaan proposal pengabdian penugasan.

6.3.1.6 LPPM membuatkan Perjanjian Pelaksanaan Pengabdian yang akan ditandatangani oleh Ketua LPPM dan Ketua Pengabdi.

6.3.1.7 LPPM menyimpan data pengabdian.

(27)

PROSEDUR

No

P-02

Berlaku 01 Desember 2016

PENGABDIAN

Revisi

4 Hlm

27

Unit

LPPM

Bagan P-02-06

Prosedur Pengajuan Proposal Pengabdian Lembaga di

Fakultas

Dekan / KAPRODI Pemberi Tugas

(KAPRODI / DEKAN) Ketua Pengabdi

Menugaskan dosen untuk mengkoordinasikan kegiatan dokumen ke ketua

pengabdi Menyerahkan 2 proposal,

F-33 ke LPPM Menyerahkan proposal dan form

(28)

PROSEDUR

No

P-02

Berlaku 01 Desember 2016

PENGABDIAN

Revisi

4 Hlm

28

Unit

LPPM

Lanjutan

Prosedur Pengajuan Proposal Pengabdian Lembaga di

LPPM

Lanjut ke proses pengabdian

Mengumu dengan WRII dan WR

IV

Penyimpangan data proposal Memeriksa hasil

review

Menyerahkan 2 proposal, F-33 ke LPPM

(29)

PROSEDUR

No

P-02

Berlaku 01 Desember 2016

PENGABDIAN

Revisi

4 Hlm

29

Unit

LPPM

6.3.2 Prosedur Pelaksanaan dan Monev Pengabdian Lembaga

Prosedur pelaksanaan dan monev ini mengikuti prosedur pelaksanaan dan monev pengabdian dosen.

Khusus untuk pelaporan keuangan, laporan harus berdasarkan pagu UNPAR. Pengeluaran untuk kegiatan ke luar kota dihitung berdasarkan perhitungan perjalanan dinas.

a) Jika pengabdian adalah Pengabdian Fakultas / Pengabdian Program Studi, maka: - Apabila terdapat perjalanan dinas, ketua pengabdi membuat

permohonan pembuatan surat tugas kepada KLPPM.

KLPPM akan membuatkan surat tugas sesuai dengan permohonan dan staf keuangan fakultas membuatkan form 211 M untuk panduan penggunaan dana pengabdian. (Surat tugas dan Form 211 M dilampirkan dalam laporan keuangan).

- Ketua pengabdi membuat dan menyusun laporan penggunaan anggaran. - Staf Keuangan Fakultas memeriksa laporan penggunaan anggaran dan

menyerahkannya ke Staf Keuangan LPPM. a) Jika pengabdian adalah pengabdian Pusat Studi, maka:

- Apabila terdapat perjalanan dinas, ketua pengabdi membuat permohonan pembuatan surat tugas kepada KLPPM.

KLPPM akan membuatkan surat tugas sesuai dengan permohonan dan staf keuangan LPPM membuatkan form 211 M untuk panduan penggunaan dana pengabdian. (Surat tugas dan Form 211 M dilampirkan dalam laporan keuangan).

(30)

PROSEDUR

No

P-02

Berlaku 01 Desember 2016

PENGABDIAN

Revisi

4 Hlm

30

Unit

LPPM

6.3.3 Prosedur Penyelesaian Kegiatan Pengabdian

Prosedur penyelesaian kegiatan pengabdian mengikuti prosedur penyelesaian kegiatan Pengabdian penugasan.

6.4. Prosedur Pencairan Dana

6.4.1. Prosedur Permohonan dan Pencairan Keuangan Untuk Kegiatan Pengabdian

Tahap I (70%)

6.4.1.1. Staf Keuangan LPPM menerima berkas proposal, Form pengajuan (F-12A / F-12B / F-23 / F-33) yang sudah ditandatangani Kepala LPPM

6.4.1.2. Staf Keuangan LPPM membuat Permohonan di Aplikasi SIK sesuai dengan CoA Kegiatan dan mencetaknya

6.4.1.3. Staf Keuangan LPPM menandatangani berkas permohonan 6.4.1.4. KTU LPPM menandatangani berkas permohonan

6.4.1.5. Staf Keuangan LPPM mengirimkan lembar SIK Permohonan (Asli+Kopi) beserta berkas permohonan pendukung ke Biro Keuangan

6.4.1.6. Biro Keuangan melakukan proses verifikasi di Aplikasi SIK

6.4.1.7. Staf Keuangan LPPM membuat pengajuan Pencairan dan Pesan Dana di Aplikasi SIK dan mencetaknya

6.4.1.8. Staf Keuangan LPPM menandatangani berkas pencairan 6.4.1.9. KTU LPPM menandatangani berkas pencairan

6.4.1.10. Staf Keuangan LPPM membuat slip permohonan transfer

6.4.1.11. Staf Keuangan LPPM mengirimkan lembar SIK Pencairan (Asli+Kopi) dan Slip permohonan transfer ke Biro Keuangan

6.4.1.12. Biro Keuangan mencocokkan berkas pencairan dengan berkas permohonan 6.4.1.13. Biro Keuangan melakukan pencairan sesuai dengan slip permohonan

transfer

(31)

PROSEDUR

No

P-02

Berlaku 01 Desember 2016

PENGABDIAN

Permohonan dan Pencairan Keuangan Pengabdian 70% KTU LPPM

Staf Keuangan LPPM Biro Keuangan

Ph

as

e

Terima berkas proposal, F-12 / F-23 / F33 yang

sdh disetujui KLPPM

Membuat permohonan di SIK

Mencetak berkas dari SIK dan menandatanganinya

Menandatangani berkas dari SIK

Mengirimkan berkas ke

Biro Keuangan Melakukan proses _{verifikasi pada SIK}

Mengajukan pencairan dan pesan dana pada SIK

Mengirimkan berkas pencairan dan slip permohonan transfer ke

(32)

PROSEDUR

No

P-02

Berlaku 01 Desember 2016

PENGABDIAN

Revisi

4 Hlm

32

Unit

LPPM

6.4.2. Prosedur Penyelesaian Keuangan Untuk Kegiatan Pengabdian Tahap I (70%)

6.4.2.1. Staf Keuangan Fakultas menyusun laporan keuangan berdasarkan pagu UNPAR dan menyerahkannya ke Staf Keuangan LPPM (khusus untuk pengabdian lembaga dan pengabdian penugasan)

6.4.2.2. Staf Keuangan LPPM menerima Form F-15 beserta bukti-bukti pengeluaran. 6.4.2.3. Staf Keuangan LPPM menyesuaikan pengelompokkan yang sudah dilakukan

oleh ketua pengabdi dengan pengelompokkan pada SIK.

6.4.2.4. Staf Keuangan LPPM membuat Penyelesaian sesuai sumber daya dan Input Debu (apabila diperlukan) di Aplikasi SIK

6.4.2.5. Staf Keuangan LPPM menandatangani berkas penyelesaian 6.4.2.6. KTU LPPM Menandatangani berkas penyelesaian

6.4.2.7. Staf Keuangan mengirimkan lembar SIK Penyelesaian (Asli+Kopi) beserta berkas penyelesaian pendukung ke Biro Keuangan

(33)

PROSEDUR

No

P-02

Berlaku 01 Desember 2016

PENGABDIAN

Penyelesaian Keuangan untuk Pencairan Pengabdian 70%

Staf Keuangan LPPM KTU LPPM

Staf Keuangan Fakultas dan realisasi perjalanan

dinas pada SIK dan bukti pendukungnya

ke biro keuangan

PROSES SELESAI Menerima F-15 dan bukti-bukti pengeluaran keuangan ke Staf

(34)

PROSEDUR

No

P-02

Berlaku 01 Desember 2016

PENGABDIAN

Revisi

4 Hlm

34

Unit

LPPM

6.4.3. Prosedur Permohonan dan Pencairan Keuangan Untuk Kegiatan Pengabdian

Tahap II (30%)

6.4.3.1. Staf Keuangan menerima Laporan dan Form F-18 / F-24 yang sudah ditandatangani Kepala LPPM

6.4.3.2. Staf Keuangan LPPM membuat Permohonan di Aplikasi SIK sesuai dengan CoA Kegiatan dan mencetaknya

6.4.3.3. Staf Keuangan LPPM menandatangani berkas permohonan 6.4.3.4. KTU LPPM menandatangani berkas permohonan

6.4.3.5. Staf Keuangan LPPM mengirimkan lembar Permohonan (Asli+Kopi) beserta berkas permohonan pendukung ke Biro Keuangan

6.4.3.6. Biro Keuangan melakukan proses verifikasi di Aplikasi SIK

6.4.3.7. Staf Keuangan LPPM membuat pengajuan Pencairan dan Pesan Dana di Aplikasi SIK dan mencetaknya

6.4.3.8. Staf Keuangan LPPM menandatangani berkas pencairan 6.4.3.9. KTU LPPM menandatangani berkas pencairan

6.4.3.10. Staf Keuangan LPPM mengirimkan lembar Pencairan (Asli+Kopi) ke Biro Keuangan

6.4.3.11. Biro Keuangan mencocokkan berkas pencairan dengan berkas permohonan 6.4.3.12. Biro Keuangan melakukan pencairan ke Staf Keuangan LPPM

6.4.3.13. Staf Keuangan LPPM menyerahkan dana ke Dosen pemohon (Ketua Pengabdi)

(35)

PROSEDUR

No

P-02

Berlaku 01 Desember 2016

PENGABDIAN

Permohonan dan Pencairan Keuangan Pengabdian 30% KTU LPPM

Staf Keuangan LPPM Biro Keuangan

Ph

as

e

Terima berkas laporan dan F-18 / F-24 yang sdh

disetujui KLPPM

Membuat permohonan di SIK

Mengirimkan berkas ke

Biro Keuangan Melakukan proses _{verifikasi pada SIK}

Mengajukan pencairan dan pesan dana pada SIK

Mengirimkan berkas pencairan dan slip permohonan transfer ke

(36)

PROSEDUR

No

P-02

Berlaku 01 Desember 2016

PENGABDIAN

Revisi

4 Hlm

36

Unit

LPPM

6.4.4. Prosedur Penyelesaian Keuangan Untuk Kegiatan Pengabdian Tahap II (30%)

6.4.4.1. Staf Keuangan LPPM menerima bukti-bukti penggunaan dana 30%

6.4.4.2. Staf Keuangan LPPM merekap penggunaan dana tahap II sesuai dengan pengelompokkan pada SIK

6.4.4.3. Staf Keuangan LPPM membuat penyelesaian sesuai sumber daya dan Input Debu (apabila diperlukan) di Aplikasi Web SIK

6.4.4.4. Staf Keuangan LPPM menandatangani berkas penyelesaian 6.4.4.5. KTU LPPM Menandatangani berkas penyelesaian

6.4.4.6. Staf Keuangan mengirimkan lembar SIK Penyelesaian (Asli+Kopi) beserta berkas penyelesaian pendukung ke Biro Keuangan

(37)

PROSEDUR

No

P-02

Berlaku 01 Desember 2016

PENGABDIAN

Revisi

4 Hlm

37

Unit

LPPM

Bagan P-02-10

Diagram Alir

Penyelesaian Keuangan untuk Pencairan Pengabdian 30%

Staf Keuangan LPPM KTU LPPM

P

h

as

e

Menginput penyelesaian dan realisasi perjalanan

dinas pada SIK

Mencetak dan menandatangani berkas

penyelesaian

Menandatangani berkas penyelesaian

Menyerahkan berkas dan bukti pendukungnya

ke biro keuangan

PROSES SELESAI Menerima bukti-bukti

pengeluaran

Menyesuaikan pengelompokan penggunaan pendanaan

sesuai dengan pengelompokan pada

(38)

PROSEDUR

No

P-02

Berlaku 01 Desember 2016

PENGABDIAN

Revisi

4 Hlm

38

Unit

LPPM

7. KRITERIA KEBERHASILAN

7.4. Pengajuan dan evaluasi proposal pengabdian berjalan sesuai dengan jadwal kegiatan pengabdian.

7.5. Proposal pengabdian dinyatakan berhasil apabila sudah ditesetujui dan ditanda-tangani Perjanjian Pelaksanaan Pengabdian.

7.6. Kegiatan pengabdian dilaksanakan sesuai dengan Perjanjian Pelaksanaan Pengabdian dalam Proposal Pengabdian.

7.7. Laporan Kemajuan dan Laporan pengabdian dikumpulkan sesuai dengan waktu yang ditetapkan dalam Perjanjian Pelaksanaan Pengabdian.

7.8. Laporan Keuangan untuk pemanfaatan dana pengabdian Tahap Pertama dapat dipertanggungjawabkan dengan bukti-bukti pendukungnya dan Laporan Keuangan Tahap Kedua dikumpulkan sesuai dengan waktu yang ditetapkan dalam Perjanjian Pelaksanaan Pengabdian.

7.9. Laporan Pengabdian diproses dan dikumpulkan sesuai dengan waktu yang ditetapkan dalam perjanjian pelaksanaan pengabdian.

7.10. Kegiatan pengabdian dinyatakan berhasil apabila telah menghasilkan capaian sesuai dengan rencana luaran yang dituliskan pada proposal pengabdian.

8. Lampiran

8.1. Formulir F-10 Format Proposal Pengabdian.

8.2. Formulir F-11 Format Sampul Muka Proposal Pengabdian.

8.3. Formulir F-12A Formulir Pengajuan Proposal Pengabdian Tim Dosen (Pengabdian bagi Pembangunan Masyarakat).

8.4. Formulir F-12B Formulir Pengajuan Proposal Pengabdian Tim Dosen (Pengabdian bagi Penerapan Teknologi).

8.5. Formulir F-13 Formulir Bukti Pelaksanaan Seminar Pengabdian.

8.6. Formulir F-14 Formulir Penilaian Proposal Pengabdian (Proses Review). 8.7. Formulir F-15 Formulir Monev Pelaksanaan Pengabdian.

(39)