ANALISIS DAN DESAIN PENGEMBANGAN SISTEM
INFORMASI UNTUK AKSES E-JOURNAL DI BADAN LITBANG
KEMKOMINFO
Putri Pradnyawidya Sari dan Aries Tjahyanto Program Studi Magister Manajemen Teknologi Institut Teknologi Sepuluh Nopember Surabaya
ABSTRAK
Sementara ini jurnal yang dihasilkan dari Balitbang dan BPPKI Kemenkominfo sudah cukup banyak, pendistribusiannya pun juga cukup memakan banyak biaya karena pengiriman dilakukan via pos. Sistem informasi yang ada saat ini masih belum terlihat adanya efektifitas dan efisiensi yang optimal dalam mendistribusikan hasil kajian ke Balitbang SDM pusat maupun antar BPPKI didaerah, sehingga perlu adanya sebuah sistem informasi yang dapat mendesiminasikan hasil kajian yang berupa jurnal tersebut kedalam sebuah digital jurnal atau yang biasa disebut dengan e-journal.
Dalam merancang aplikasi e-journal pada penelitian ini menggunakan metode rekayasa web (web engineering) yang merupakan gabungan antara web publishing dan aktifitas rekayasa perangkat lunak. Aplikasi e-journal yang akan dibangun menggunakan jenis software Open source electronic publishing system yaitu Open
Journal System (OJS) karena bersifat multiple platform.
Hasil dari analisa dan desain e-journal adalah berupa document design yang diharapkan dapat ditindak lanjuti oleh Balitbang SDM Kemenkominfo untuk mewujudkannya menjadi sebuah sistem informasi e-journal yang terintegrasi dengan situs www.kemenkominfo.go.id.
Kata kunci: e-journal, web engineering, open journal system
PENDAHULUAN Latar Belakang
Kementerian Komunikasi dan Informatika (Kemkominfo) memiliki situs website dengan alamat www.kemkominfo.go.id, content dari website tersebut adalah situs pemerintah yang terdapat fasilitas pelayanan elektronik berbasis web. Pelayanan tersebut berupa layanan informasi dan layanan operasional bagi masyarakat. Namun dari fasilitas layanan elektronik tersebut masih ada layanan elektronik yang belum dimiliki oleh kemkominfo, layanan tersebut adalah e-journal. Kemkominfo perlu memiliki e-journal karena didalam struktur organisasinya terdapat sebuah lembaga penelitian yaitu Badan Penelitian dan Pengembangan Sumber Daya Manusia (Balitbang SDM) yang tugasnya adalah melaksanakan penelitian dan pengembangan di bidang komunikasi, informatika dan sumber daya manusia. Penelitian yang dikerjakan oleh Balitbang SDM adalah policy riset dengan output berupa jurnal ilmiah.
Sementara ini jurnal yang dihasilkan dari Balitbang dan BPPKI sudah cukup banyak dan pendistribusiannya pun juga cukup memakan banyak biaya, karena pengiriman dilakukan via pos. Sistem informasi yang ada saat ini masih belum terlihat adanya efektifitas dan efisiensi yang optimal dalam mendistribusikan hasil kajian ke Balitbang SDM maupun antar BPPKI, sehingga perlu adanya sebuah sistem informasi
yang dapat mendesiminasikan hasil kajian yang berupa jurnal tersebut kedalam sebuah digital journal.
Untuk itu, makalah ini mencoba menganalisa dan mendesain bagaimana proses pengembangan situs web kemkominfo dengan menghadirkan portal e-journal didalamnya dengan melibatkan partisipasi dari unit kerja dan unit pelaksana teknis balitbang sdm kemkominfo.
Rumusan Masalah
Dari uraian yang telah dikemukakan di atas, maka dapat dirumuskan permasalahan, yaitu :
1. Bagaimana menganalisa kebutuhan sistem e-journal yang sesuai dengan kebutuhan sebuah badan penelitian di kemkominfo?
2. Bagaimana membuat desain sistem e-journal berdasarkan analisa kebutuhan sistem e-journal?
3. Bagaimana sistem e-journal dapat terintegrasi dengan website yang sudah ada (www.kemkominfo.go.id) ?
Manfaat Penelitian
Dengan adanya e-journal maka diharapkan dapat membantu memberikan kemudahan bagi Balitbang SDM Kemkominfo dan BPPKI dalam mendistribusikan dan mempublikasikan hasil jurnal penelitian secara efektif dan efisien. Selain itu e-journal dapat digunakan sebagai data storage jurnal sehingga mengurangi penggunaan kertas.
E-journal mempermudah dalam sharing informasi antar instansi serta salah satu cara
bagi peneliti untuk mempublikasikan dan mengkomunikasikan hasil penelitiannya. Tujuan Penelitian
Tujuan dari penelitian ini dimaksudkan untuk mengintegrasikan, menganalisa dan mendesain e-journal sehingga dapat:
a) Membuat e-journal dengan tepat dan jelas sesuai dengan kebutuhan kemkominfo. b) Menyediakan fasilitas e-journal yang terintegrasi dengan website kemkominfo
yang sudah tersedia.
c) Mendapatkan desain/rancangan sistem e-journal sehingga menjadi kontribusi bagi kemkominfo dalam mengimplementasikan sistem e-journal di badan litbang. Batasan Masalah
Fokus pembahasan dari penelitian ini adalah :
1. Analisa kebutuhan dan spesifikasi sistem journal khusus untuk kebutuhan e-journal intern Badan Litbang SDM Kemkominfo dan UPT BPPKI Kemkominfo. 2. Desain dengan menggunakan diagram arus data (data flow diagram) dan
terintegrasi dengan sumber data dan sistem yang sudah ada.
METODOLOGI PENELITIAN
Untuk merancang aplikasi e-journal pada penelitian ini menggunakan metode rekayasa web (web engineering). Rekayasa web mengadaptasi rekayasa perangkat lunak dalam hal konsep dasar yang menekankan pada aktifitas teknis dan manajemen. Rekayasa web gabungan antara web publishing (suatu konsep yang berasal dari printed
1. Customer Communication (Analysis / Formulation)
2. Planning (Schedulling) 3. Modelling
4. Kesimpulan dan saran
Tahap-tahap proses web application tersebut dapat diilustrasikan pada bagan diagram seperti pada gambar berikut ini :
Gambar 1. WebApp Process Framework
Implementasi sistem e-journal menggunakan software yang disebut dengan
Open Journal System (OJS). OJS ditulis dengan PHP, menggunakan basis data MySQL
ANALISA DAN DESAIN Analisa
Untuk menghasilkan sistem e-journal yang tepat untuk Badan Litbang Kominfo dibuat penggabungan antara analisa workflow jurnal badan litbang kominfo saat ini dengan analisa workflow e-journal dari Open Journal System (OJS) sehingga menghasilkan workflow e-journal yang baru. Workflow e-journal yang baru terdapat pada gambar dibawah ini :
Gambar 1. Alur Kerja E-Journal Desain
review jurnal penyunting
searching non anggota tampilan statistik
searching anggota login lap kritik saran
data review penyunting
layout ejournal
backup data
data mitra bestari data penyunting data penulis
kritik saran
kritik saran anggota laporan naskah jurnal
Abstrak Jurnal data jurnal
data jadwal
comment proofreader comment review jurnal
naskah jurnal data anggota Laporan_review_jurnal
data review Jadwal Penerbitan Admin Redaksi 0 E_JOURNAL + Penulis Penyunting Anggota Non Anggota Mitra Bestari System Admin
Gambar 2. DFD Level Konteks
Dari DFD level konteks dapat dijelaskan bahwa dalam proses sistem e-journal memerlukan beberapa data, seperti data penulis, penyunting, mitra bestari dan beberapa data artikel jurnal, data-data tersebut diperoleh dari entitas yang berhubungan dengan sistem. Proses sistem e-journal pada Data Flow Diagram level konteks perlu dijabarkan kembali. Gambar dibawah ini menggambarkan penjabaran dari Data Flow Diagram level konteks yakni DFD Level 1.
tampilan statistik anggota
backup datalayout ejournal data backup anggota data edit anggota
data edit mitra bestari
data edit penyunting data edit penulis
edit penulis edit penyunting edit mitra bestari
data penulis data penyunting data mitra bestari
data penyunting data mitra bestari
data penulis
data review penyunting
searching non anggota
searching anggota data login anggota
password lap kritik saran
tampilan statistik
login
data backup mitra bestari
data backup penyunting
data backup penulis
data backup arsip jurnal tgl penerbitan edit data anggota
kritik saran
laporan naskah jurnal kritik saran anggota
hak akses download naskah jurnal antrian data anggota
naskah abstrak nama penulis data judul
Abstrak Jurnal
comment review jurnal comment proofreader naskah jurnal Jadwal Penerbitan data jadwal data anggota Pengukuran statistik arsip jurnal naskah jurnal Laporan_review_jurnal data review data jurnal data jadwal
download naskah jurnal review jurnal penyunting
Anggota Penyunting Penulis Admin Redaksi Mitra Bestari 1 MAINTENANCE USER + 2 JADWAL PENERBITAN 5 penerbitanjadwal 3 PROSES JURNAL +
6 data antrianjurnal
7 arsip jurnal 5 PROSES SEARCHING 6 PROSES AUTOTENTIFIKASI 7 DOWNLOAD 8 STATISTIK 9 KRITIK & SARAN Non Anggota 9 Data Mitra Bestari 10 Data Penyunting 11 Data Anggota 12 Data Penulis 4 MAINTENANCE SYSTEM + 17 Data Login System Admin Gambar 3. DFD Level 1
CDM merupakan fase perencanaan awal dari hubungan antar entitas. Antar entitas akan dihubungkan dengan menggunakan kardinalitas yaitu one-to-one relationship, one-to-many relationship, dan many-to-many relationship. Berikut adalah
Gambar 4. ERD-Conceptual Data Model (CDM)
Pada desain interface akan dijelaskan mengenai tampilan halaman e-journal sebagai interaksi antara sistem dengan user. Desain interface berikut menggunakan
open source OJS. Dibawah ini adalah tampilan index atau home pada e-journal. download login Proof reading review menyimpan mengupload jurnal
email penyunt ing
email mit ra best ari
email penulis j adwal penerbi tan
N umber Vol ume Year
Issues per volume Vol umes per year tgl penerbi tan
data antrian jurnal N umber queue Submi t date T ittle Abstrac t ars ip j urnal ID T ittle D i vis i Abstrac t Keyword F ul ltext
D ata Mi tra Bestari ID M F irs t name Mi ddle name Last name Ini ti al s Gender Affi li ati on Emai l U R L Phone F ax Mail i ng Address C ountry Bio Statement R eg i ster As D ata Penyunting ID PG F irs t name Mi ddle name Last name Ini ti al s Gender Affi li ati on Emai l U R L Phone F ax Mail i ng Address C ountry Bio Statement R eg i ster As
D ata Ang gota ID A F irs t name Mi ddle name Last name Ini ti al s Gender Affi li ati on Emai l U R L Phone F ax Mail i ng Address C ountry Bio Statement R eg i ster As D ata Penuli s ID P F irs t name Mi ddle name Last name Ini ti al s Gender Affi li ati on Emai l U R L Phone F ax Mail i ng Address C ountry Bio Statement R eg i ster As D ata Logi n ID Log in U serN ame Pass word C onceptual D ata M odel
Proj ect : T ESIS PU TR I Model : JU R N AL
Gambar 5. Desain Interface Halaman Index KESIMPULAN
Kesimpulan yang didapatkan dalam penelitian tesis ini adalah :
1. Dalam menganalisa kebutuhan dari sistem e-journal yang sesuai dengan kebutuhan sebuah badan penelitian di kemkominfo memerlukan interview dan observasi. Dari hasil interview dan observasi maka diperoleh analysis requirement dari penerbitan jurnal yang ada di badan litbang kemkominfo.
2. Perlu menganalisa kebutuhan dan alur kerja OJS tersebut, hasil analisa tersebut digabungkan dengan analisa kebutuhan yang ada di badan litbang kemkominfo, penggabungan tersebut menghasilkan kebutuhan dan alur kerja yang baru sesuai dengan sistem e-journal yang diperlukan oleh balitbang sdm kemkominfo.
3. Desain dibuat berdasarkan hasil analisa, desain tersebut meliputi desain arsitektur
menggunakan Data Flow Diagram (DFD), desain database menggunakan ERD yang terdiri dari 2 kategori yaitu CDM (Conceptual Data Model) dan PDM (Physical Data Model). Terakhir adalah desain interface dengan menginstal OJS sehingga dapat terlihat interface dari penggunaan e-journal.
DAFTAR PUSTAKA
Pressman, Roger.S. "Software Engineering : A Practioner's Approach." 5th. McGrawHill. 2001.
Powell, Thomas A.“ Web Site Engineering”.Prentice Hall. 1998.
Basuki, S., 1991. Pengantar Ilmu Pengantar, Gramedia Pustaka Utama. Jakarta.
Hoffer, A.J., George, F.J., Valacich, S.Y., 1999. Modern System Analysis and Design
(2ᴺᵈ), Addison-Wesley Longman.Inc., Massachusetts.
O’Brien, J.A., 2004, Management Information Systems: Managing Information
