Sistem Akuntansi Pembelian Kredit Perusahaan Distribusi Minuman Ringan
Setiap perusahaan yang memproduksi minuman ringan menggunakan sistem yang berbeda dalam memasarkan produknya ke pelanggan. Ada yang membentuk divisi pemasaran atau mendirikan anak perusahaan yang bidang usahanya khusus
memasarkan produk yang dihasilkan.
Atau pilihan ketiga adalah bekerjasama dengan perusahaan distribusi, sehingga perusahaan hanya fokus pada produksi dan kualitas produk.
Apa pun sistem yang akan digunakan, setiap pilihan ada konsekuensinya dan selalu ada kekurangan dan kelebihan!
Tugas utama dari perusahaan adalah memilih sistem yang tepat dan
mengoptimalkan sistem tersebut agar bisa membantu mencapai visi dan misi perusahaan.
Ketiga tema pembahasan ini sengaja penulis pilih karena ketiganya memasarkan produk kebutuhan pokok dan kebetulan penulis pernah bekerja di perusahaan sejenis itu
Untuk menjaga privasi penulis tidak akan menyebutkan nama produk dan nama perusahaan. Nama yang tertera dalam contoh formulir-formulir di sini bukanlah nama perusahaan yang dimaksud.
Langsung saja, yuk kita mulai membahas sistem akuntansi pembelian pada perusahaan distribusi minuman ringan...
Aktivitas utama perusahaan dagang adalah melakukan penjualan dan pembelian produk baik secara tunai maupun kredit. Umumnya mereka tidak melakukan perubahan bentuk produk.
Atas produk yang dijual oleh perusahaan tersebut maka akan dikenakan PPN. Perusahaan akan membukukan pajak tersebut sebagai PPN Keluaran. Bila diilustrasikan dalam sebuah gambar adalah seperti di bawah ini :
Bila barang di toko dan gudang stoknya tinggal sedikit maka perusahaan akan melakukan pembelian ke supplier.
Untuk menjaga keberlangsungan usahanya, perusahaan memerlukan jumlah tertentu yang harus selalu tersedia di gudang.
Batas minimum biasanya ditetapkan oleh perusahaan sendiri, misalnya 20% dari jumlah persediaan yang seharusnya. Penetapan batas itu biasanya berdasarkan pada pengalaman waktu-waktu sebelumnya.
Bila persediaan produk sudah mendekati atau menyentuh batas minimum, maka perusahaan akan melakukan pembelian produk ke produsen. Prosedur dan siklus pembelian bisa digambarkan sebagai berikut:
Ilustrasi dari gambar di atas adalah perusahaan akan mengisi kembali produk-produk di gudang dengan melakukan pembelian ke suplier, prinsipal atau produsen. Saat melakukan pembelian, ada PPN atas produk yang dibeli tersebut. Dan
perusahaan akan mencatatnya sebagai PPN masukan.
Dengan menerapkan sistem pembelian kredit yang baik maka perusahaan akan memiliki data-data yang valid mengenai pembelian, yaitu informasi mengenai asal produk, produk mana yang persediaannya kurang, faktur pembelian yang sudah jatuh tempo, analisis hutang piutang, dan penjadwalan pembayaran.
Sehingga masalah seperti persediaan yang menumpuk, masalah penjadwalan pembayaran hutang dan giro yang dibayarkan, karena kurangnya informasi dapat dihindari.
Bagian yang terkait dalam sistem akuntansi pembelian kredit adalah : 1. Pembelian
2. Penerimaan 3. Gudang 4. Akuntansi
Yuk kita bahas prosedur apa saja yang dilakukan di tiap bagian...
Bagian #1. Pembelian
Bagian pembelian bertanggung jawab untuk memperoleh informasi mengenai supplier dan harga produk, menentukan supplier, dan mengeluarkan order pembelian kepada supplier yang dipilih.
Prosedur yang dilakukan di bagian pembelian pada sistem pembelian kredit adalah sebagai berikut :
1. Menerima surat permintaan pembelian barang dari bagian gudang
2. Membuat surat order pembelian ( SOP ) untuk supplier, contoh surat order pembelian bisa dilihat di paragraf berikutnya.
3. Mendistribusikan surat order pembelian untuk supplier, bagian gudang, akuntansi, dan bagian penerimaan.
4. Mengisi surat jalan dan mengirimkan ke bagian penerimaan
5. Menerima faktur penjualan dari supplier melalui bagian penerimaan 6. Memeriksa faktur penjualan dari supplier untuk memastikan sudah sesuai
dengan surat order pembelian.
7. Menerima laporan penerima barang dari bagian gudang
8. Mengirimkan faktur penjualan dan laporan penerimaan barang ke bagian akuntansi.
Bagan alir atau contoh flowchart pembelian kredit yang menjelaskan prosedur di bagian pembelian atau logistik adalah sebagai berikut :
Bagian #2. Penerimaan
Prosedur yang dilakukan di bagian penerimaan pada sistem pembelian kredit adalah sebagai berikut :
1. Menerima Surat Jalan dari bagian pengadaan.
2. Mengambil produk yang dibeli dari gudang prinsipal, produsen, atau suplier. 3. Memeriksa produk yang akan diterima dari prinsipal.
4. Mengirimkan produk ke gudang dan menyerahkan produk dengan dilampiri copy Surat Jalan.
5. Setelah memeriksa produk dan kelengkapannya, bagian gudang menandatangi Surat Jalan saat menerima produk.
6. Menyerahkan copy surat jalan dan faktur penjualan ke bagian logistik dan bagian akuntansi.
Bagian #3. Gudang
Bagian gudang bertanggung jawab untuk mengajukan permintaan pembelian sesuai dengan posisi persediaan yang ada di gudang dan untuk menyimpan produk yang telah diterima oleh bagian penerimaan.
Prosedur yang dilakukan di bagian gudang adalah sebagai berikut :
1. Membuat surat permintaan pembelian (SPP) berdasarkan informasi tentang re-order point yang tercantum dalam kartu gudang dan daftar penerimaan isi. 2. Mengirimkan surat permintaan pembelian ke bagian pembelian
barang/logistik.
3. Mengarsipkan surat permintaan pembelian.
4. Menerima surat order pembelian dari bagian pembelian/logistik sebagai pemberitahuan mengenai pesanan yang telah dilaksanakan dan sebagai pemberitahuan untuk menerima barang dari supplier.
5. Mengarsipkan surat order pembelian.
6. Menerima barang beserta laporan penerimaan barang dari supplier. 7. Mencatat laporan penerimaan barang ke dalam kartu gudang
8. Mengirimkan laporan penerimaan barang ke bagian pembelian/logistik diteruskan ke bagian akuntansi.
Flowchart yang menjelaskan prosedur sistem akuntansi pembelian di bagian gudang adalah sebagai berikut :
Bagian #4. Akuntansi
Bagian akuntansi yang terkait dalam transaksi pembelian adalah bagian pencatat hutang dan bagian pencatat persediaan.
Bagian pencatat utang bertanggung jawab untuk mencatat transaksi pembelian ke dalam register bukti kas keluar dan untuk menyelenggarakan arsip dokumen sumber (bukti kas keluar) yang berfungsi sebagai catatan hutang atau
menyelenggarakan kartu utang sebagai buku pembantu hutang.
Dan kabar baiknya pembahasan tentang pengelolaan hutang piutang secara berseri dan lengkap ada di artikel berikut ini :
1. Cara pengelolaan hutang piutang usaha
Sedangkan bagian pencatat persediaan bertanggung jawab untuk mencatat harga pokok persediaan barang yang dibeli ke dalam kartu persediaan.
Prosedur yang dilakukan di bagian akuntansi adalah sebagai berikut :
1. Menerima laporan penerimaan produk dari bagian penyimpanan/gudang. 2. Menerima faktur pembelian dari prinsipal melalui bagian pengadaan produk 3. Membandingkan laporan penerimaan produk, surat-surat order pembelian
dan faktur pembelian.
4. Mencatat pembelian kredit tersebut ke kartu hutang. 5. Mencatat produk yang dibeli ke kartu persediaan
6. Membuat jurnal pembelian kredit berdasarkan bukti-bukti tersebut. Contoh jurnal pembelian nya :
Persediaan xxx
PPN xxx
Hutang dagang xxx
Bila dilihat bagan alir sistem akuntansi pembelian atau flowchart pembelian pada bagian akuntansi adalah sebagai berikut :
Jadi dokumen yang digunakan dalam prosedur sistem pembelian kredit adalah sebagai berikut :
1. Surat Permintaan Pembelian 2. Surat Order Pembelian 3. Laporan Penerimaan Barang 4. Daftar Persedian Isi
5. Surat Jalan
Demikianlah pembahasan tentang sistem akuntansi pembelian kredit pada perusahaan distribusi minuman ringan.
Profil penulis
As seasoned professional who has 13+ years solid hands-on
experience in handling Finance and Accounting of various industry
in Indonesia, and 3+ years in IT.
Pengelola blog http://manajemenkeuangan.net/
Anda bisa menghubungi saya melalui :
wadiyo@gmail.com
