EKMA4116 Manajemen

(1)

Modul XI

Komunikasi dan Motivasi dalam

Organisasi Organisasi (Ancilla K Kustedjo) (Ancilla K Kustedjo)

(2)

KEGIATAN BELAJAR 1

KOMUNIKASI DALAM

ORGANISASI

(3)

Komunikasi Dalam Organisasi



 Komunikasi (Charles Cooley)Komunikasi (Charles Cooley) mekanisme yang mekanisme yang

menyebabkan adanya hubungan antar manusia dan menyebabkan adanya hubungan antar manusia dan yang mengembangkan semua lambang pikiran,

yang mengembangkan semua lambang pikiran,

bersama-sama dengan saran untuk menyiarkan dalam bersama-sama dengan saran untuk menyiarkan dalam ruangan dan merekamnya dalam waktu

ruangan dan merekamnya dalam waktu



 Stoner, Freeman, dan gilbert (1996)Stoner, Freeman, dan gilbert (1996) proses yang proses yang

digunakan oleh individu untuk mencari kesamaan arti digunakan oleh individu untuk mencari kesamaan arti melalui transmisi pesan simbolik

melalui transmisi pesan simbolik Makna

Makna Melibatkan orang; kesamaan arti; simbol yang Melibatkan orang; kesamaan arti; simbol yang hanya dapat mewakili/mendekati ide yang mereka

hanya dapat mewakili/mendekati ide yang mereka maksudkan untuk dikomunikasikan.

(4)

Proses Komunikasi

Coutland L. Bovee dan John V. Thill (1993), 5 tahap Coutland L. Bovee dan John V. Thill (1993), 5 tahap Komunikasi:

Komunikasi:

1.

1. Pengirim memiliki ide/gagasanPengirim memiliki ide/gagasan

2.

2. Ide tersebut dibentuk menjadi sebuah pesan, denganIde tersebut dibentuk menjadi sebuah pesan, dengan

mempertimbangkan subjek apa yang ingin disampaikan; mempertimbangkan subjek apa yang ingin disampaikan; maksud penyampaian pesan; karakteristik

maksud penyampaian pesan; karakteristik pendengar/penerima

pendengar/penerima

3.

3. Pesan tersebut dipindahkPesan tersebut dipindahkan/ditransfer mengunakanan/ditransfer mengunakan

sebuah

sebuah saluran/medisaluran/mediaa 4.

4. Pesan dikirimkan kepada penerima dianggap suksesPesan dikirimkan kepada penerima dianggap sukses

apabila pesan tersebut dipahami penerima apabila pesan tersebut dipahami penerima

5.

5. Penerima memberikan umpan balik/feedback kepadaPenerima memberikan umpan balik/feedback kepada

pengirim pengirim

(5)

Unsur Komunikasi

1.

Manusia sebagai komunikator (orang yang

menyampaikan pesan)

2.

Pesan yang akan dikomunikasikan

3.

Saluran Komunikasi

4.

Metode Komunikasi

5.

Komunikan atau penerima pesan

6.

Gangguan atau distorsi

7.

Konteks

8.

Umpan balik

9.

Pengaruh

10.

(6)

Fungsi Komunikasi

Robins (1996)

Robins (1996) 4 fungsi utama dalam komunikasi: 4 fungsi utama dalam komunikasi:

1.

1. PengendalianPengendalian usaha organisasi melalui proses komunikasiusaha organisasi melalui proses komunikasi dalam menghadapi perilaku karyawannya dengan cara

dalam menghadapi perilaku karyawannya dengan cara

keharusan mematuhi peraturan yang berlaku dalam organisasi keharusan mematuhi peraturan yang berlaku dalam organisasi

2.

2. Pengembangan KomunikasiPengembangan Komunikasi memberikan penjelasanmemberikan penjelasan

tentang setiap hal yang harus dilakukan karyawan, cara bekerja tentang setiap hal yang harus dilakukan karyawan, cara bekerja dengan sebaik-baiknya, dan hal-hal apa saja yang

dengan sebaik-baiknya, dan hal-hal apa saja yang harusharus dilakukan untuk memperbaiki prestasi kerjanya jika belum dilakukan untuk memperbaiki prestasi kerjanya jika belum memenuhi standar.

memenuhi standar.

3. Sarana ungkapan emosional

3. Sarana ungkapan emosional ssaluran tercepat yang bisaaluran tercepat yang bisa menampung berbagai perasaan, keluhan; kekecewaan, dan menampung berbagai perasaan, keluhan; kekecewaan, dan perasaan puas terhadap organisasi dan pekerjaan mereka. perasaan puas terhadap organisasi dan pekerjaan mereka. 4. Pemberian Informasi

4. Pemberian Informasi memberikan informasi kepada seluruhmemberikan informasi kepada seluruh karyawan tentang suatu keputusan melalui saluran komunikasi karyawan tentang suatu keputusan melalui saluran komunikasi yang benar

(7)

Pola jaringan Komunikasi



 Komunikasi Formal:Komunikasi Formal: 1.

1. Komuniaksi dari atas ke bawah (Komuniaksi dari atas ke bawah (downwarddownward

communication

communication))  berhubungan dengan masalah berhubungan dengan masalah tanggung jawab dan wewenang karyawan dalam tanggung jawab dan wewenang karyawan dalam organisasi

organisasi

2.

2. Komunikasi dari bawah ke atas (Komunikasi dari bawah ke atas (bottom-upbottom-up

communication

communication))  dibangun untuk menyalurkan aspirasi dibangun untuk menyalurkan aspirasi dan membuka partisipasi bawahan kepada atasan

dan membuka partisipasi bawahan kepada atasan

3.

3. Komunikasi horizontal (Komunikasi horizontal (horizontal communicationhorizontal communication)) yang yang

terjadi diantar rekan sejawat dalam posisi yang sederajat terjadi diantar rekan sejawat dalam posisi yang sederajat

4.

4. Komunikasi diagonalKomunikasi diagonal  komunikasi yang biasanya komunikasi yang biasanya

melibatkan dua tingkat yang berbeda dalam

melibatkan dua tingkat yang berbeda dalam organisasiorganisasi



 Komunikasi InformalKomunikasi Informal jaringan komunikasi yang jaringan komunikasi yang

biasanya digunakan para manajer untuk mengontrol biasanya digunakan para manajer untuk mengontrol bawahannya ketika mereka bekerja.

(8)

Pola jaringan Komunikasi



Komunikasi Internal



komunikasi yang terjadi

antara manajer dengan komunikan yang beada

didalam organisasi



Komunikasi eksternal



komunikasi yang terjadi

antara manajer dengan komunikan yang beada

diluar organisasi

(9)

Manfaat Komunikasi

1.

Mengurangi Ketidakpastian

2.

Mendapatkan Informasi

3.

Menguatkan keyakinan

4.

(10)

Penghalang & Kendala dalam Komunika

si

1.

Perlindungan ( protectiveness

Perlindungan (

protectiveness))

2.

Pertahanan (defensiveness

Pertahanan (

defensiveness))

3.

Kecenderungan menghakimi (

Kecenderungan menghakimi (tendency to judge

tendency to judge))

4.

Perspektif yang sempit (

Perspektif yang sempit (Narrow Perspectives

Narrow Perspectives))

5.

Ekspektasi yang tidak sesuai (

Ekspektasi yang tidak sesuai (Mismatched

Mismatched

expectation

expectation))

6.

(11)

Peranan Komunikasi dalam fungsi

organisasi

1.

Komunikasi dan perumusan kebijaksanaan

2.

Komunikasi dan pengambilan keputusan

3.

Komunikasi dan perencanaan

4.

Komunikasi dan pengorganisasian

5.

Komunikasi dan penggerakan

6.

Komunikasi dan perlaksanaan kegiatan

operasional

7.

Komunikasi dan pengawasan

8.

(12)

Keberhasilan Komunikasi dalam

organisasi

Untuk mencapai keberhasilan dalam komunikasi, Untuk mencapai keberhasilan dalam komunikasi,

maka hal-hal yang harus dilakukan organisasi adalah: maka hal-hal yang harus dilakukan organisasi adalah:

1.

1. Penetapan tujuanPenetapan tujuan

2.

2. Pembuatan dan pelaksanaan keputusanPembuatan dan pelaksanaan keputusan

3.

3. Perekrutan dan pengembangan stafPerekrutan dan pengembangan staf

4.

4. Pengukuran hasilPengukuran hasil

5.

5. Komunikasi dengan stakeholderKomunikasi dengan stakeholder

6.

6. Proses negosiasi dengan pemasok dan penyediaProses negosiasi dengan pemasok dan penyedia

dana investasi dana investasi

7.

7. Proses produksi produk Proses produksi produk perusahaanperusahaan

8.

8. Penerapan komunikasi dua arahPenerapan komunikasi dua arah

dsb (modul 11 hal 11.23-11.25) dsb (modul 11 hal 11.23-11.25)

(13)

KEGIATAN BELAJAR 2

MOTIVASI DALAM

ORGANISASI

(14)

Motivasi dalam Organisasi (definisi)



 W.J stanton (1981)W.J stanton (1981) Suatu kebutuhan yang Suatu kebutuhan yang distimulasi yangdistimulasi yang

berorientasi kepada tujuan individu dalam mencapai rasa puas berorientasi kepada tujuan individu dalam mencapai rasa puas



 Handoko (1989)Handoko (1989) keadaan dalam pribadi seseorang keadaan dalam pribadi seseorang menjadimenjadi

pendorong munculnya perilaku untuk mewujudkan

pendorong munculnya perilaku untuk mewujudkan keinginankeinginan yang dapat memuaskan dirinya

yang dapat memuaskan dirinya



 Gibson (1996)Gibson (1996) berbagai dorongan yang timbul pada atau di berbagai dorongan yang timbul pada atau di

dalam diri individu yang menggerakan dan mengarahkan dalam diri individu yang menggerakan dan mengarahkan perilakunya.

perilakunya.



 Motivasi: kondisi Motivasi: kondisi yang myang menggerakan inenggerakan individu adividu agar mampugar mampu

mencapai tujuan dari motifnya mencapai tujuan dari motifnya



 Motif: suatu bentuk dorongan kebutuhan Motif: suatu bentuk dorongan kebutuhan dalam diri individudalam diri individu

yang harus dipenuhi agar individu tersebut dapat yang harus dipenuhi agar individu tersebut dapat menyesuaikan diri terhadap lingkungannya.

(15)

Motivasi Kerja



 Motivasi merupakan unsur yang penting dalam dunia Motivasi merupakan unsur yang penting dalam dunia kerja,kerja,

sebab dapan menyebabkan karyawan bekerja keras dan sebab dapan menyebabkan karyawan bekerja keras dan antusias mencapai hasil maksimal.

antusias mencapai hasil maksimal.

Hubungan Motivasi dan kerja Hubungan Motivasi dan kerja

Drive

Drive Incentive Incentive GoalGoal Unstisfied

Unstisfied need need Satisfied Satisfied NeedNeed



Jika suatu kebutuhan tidak terpuaskan, maka Jika suatu kebutuhan tidak terpuaskan, maka akan timbulakan timbul

dorongan (

dorongan (drivedrive) dan aktivitas individu untuk ) dan aktivitas individu untuk meresponmerespon rangsangan dalam tujuan yang

rangsangan dalam tujuan yang diinginkan. Pencapaiandiinginkan. Pencapaian tujuan akan menjadikan individu merasa puas

tujuan akan menjadikan individu merasa puas



 Motivasi kerja: rangsangan bertindak yang menimbulkanMotivasi kerja: rangsangan bertindak yang menimbulkan

dorongan atau semangat kerja dalam

dorongan atau semangat kerja dalam rangka mencapairangka mencapai tujuan organisasi

(16)

Jenis Motivasi



 FeFear ar mm oti votiv ati on ation 

motivasi yang didasarkan atas

ketakutan contoh: patuh pada pimpinan



 A cA c h i eh i ev e m e n t mv e m e n t m o t i v ao t i v at i o n t i o n 

Motivasi ingin

mencapai sesuatu contoh: seseorang melakukan

sesuati karena ingin berprestasi



 IIn nn n e r e r mm o t i v a t i o n o t i v a t i o n 

motivasi yang didorong oleh

kekuatan dari dalam, karena adanya misi atau

tujuan hidupnya

(17)

Teori Motivasi

1.

1. TTeori Pemuasan eori Pemuasan Kebutuhan (Content Kebutuhan (Content Theory)Theory)  seseorang seseorang

memiliki semangat bekerja agar dapat memenuhi kebutuhannya memiliki semangat bekerja agar dapat memenuhi kebutuhannya (inner needs)

(inner needs) Teori Kebutuhan

Teori Kebutuhan Abraham MaslowAbraham Maslow 1.

1. KebKebutuutuhan han FisiFisioloologis : ugis : untuntuk mempk mempertertahaahankankann

kelangsungan hidup, (makan, minum, bernapas dll) kelangsungan hidup, (makan, minum, bernapas dll) 2.

2. KebKebutuutuhan rhan rasa aasa aman : Keman : Kebutbutuhauhan akan akan pern perlinlindundungangan untuk menjauhkan diri dari berbagai bahaya,

untuk menjauhkan diri dari berbagai bahaya, ancaman,ancaman, dan pertentangan.

dan pertentangan. 3.

3. KebKebutuutuhan pshan psikolikologiogis: Kebs: Kebutuutuhan unhan untuk distuk disayaayangi dangi dann diperhitungkan sebagai pribadi; diterima oleh kelompok, diperhitungkan sebagai pribadi; diterima oleh kelompok, mitra dan sahabat

mitra dan sahabat 4.

4. KebKebutuutuhan phan pengengharhargaagaan: kebn: kebutuutuhan ahan akan hkan hargarga diria diri dihargai, dihormati dan diakui oleh orang lain

dihargai, dihormati dan diakui oleh orang lain 5.

5. KebKebutuutuhan han AktAktualualisaisasi disi diri : keri : kebutbutuhauhan untn untukuk memaksimalkan menggunakan kemampuan, memaksimalkan menggunakan kemampuan,

keterampilan dan potensi yang dimiliki individu melalui keterampilan dan potensi yang dimiliki individu melalui berbagai kegiatan serta k

berbagai kegiatan serta kebutuhan untuk berpendapat,ebutuhan untuk berpendapat, memberikan kritik, dan penilaian

(18)

Teori Motivasi

T

Teori eori X X & & Y Y Douglas Mc. Douglas Mc. GregorGregor



 Teori X: manusia didorong oleh faktor eksternal agar mauTeori X: manusia didorong oleh faktor eksternal agar mau

bekerja dan manusia pada dasarnya memilih tidak bekerja dan manusia pada dasarnya memilih tidak bekerja

bekerja



 Teori Y: manusia bekerja karena memerlukan kepuasanTeori Y: manusia bekerja karena memerlukan kepuasan

dalam bekerja dalam bekerja

Kelemahan: banyaknya kesalahan yang dilakukan Kelemahan: banyaknya kesalahan yang dilakukan manajer dalam usaha meningkatkan motivasi

manajer dalam usaha meningkatkan motivasi

karyawannya sebab semua karyawan diasumsikan karyawannya sebab semua karyawan diasumsikan memiliki kebutuhan yang sama

(19)

Teori Motivasi

Teori Contingency

Teori Contingency  Morse & Lorsch Morse & Lorsch Asumsi:

Asumsi:



 Pola kebutuhan dan motivasi setiap individu beragam danPola kebutuhan dan motivasi setiap individu beragam dan

keduanya akan terbawa dalam perilaku ditempat kerjanya keduanya akan terbawa dalam perilaku ditempat kerjanya



 Motif memiliki kemampuan ini terdapat dalam diri setiapMotif memiliki kemampuan ini terdapat dalam diri setiap

individu dan mungkin bisa dipenuhi dengan cara yang individu dan mungkin bisa dipenuhi dengan cara yang berbeda-beda oleh orang yang berbeda

berbeda-beda oleh orang yang berbeda



 Pemenuhan motivasi untuk memiliki rasa berkompeten,Pemenuhan motivasi untuk memiliki rasa berkompeten,

seringkali terjadi di saat situasi sedang harmonis antara seringkali terjadi di saat situasi sedang harmonis antara tugas dan organisasi

tugas dan organisasi



 Pemenuhan motivasi untuk memiliki rasa berkompeten, jikaPemenuhan motivasi untuk memiliki rasa berkompeten, jika

terjadi secara berulang-ulang akan menjadi motivasi yang terjadi secara berulang-ulang akan menjadi motivasi yang baik

(20)

Teori Motivasi

Teori Kebutuhan

Teori Kebutuhan  David Mc. Cleeland (1961) David Mc. Cleeland (1961)

1.

1. Kebutuhan akan prestasi (Kebutuhan akan prestasi (need for achievement need for achievement ),),

dorongan untuk menjadi unggul dari orang lain dorongan untuk menjadi unggul dari orang lain

2.

2. Kebutuhan akan afiliasi (Kebutuhan akan afiliasi (need for affiliationneed for affiliation), yaitu), yaitu

dorongan untuk berinteraksi dengan orang lain, dan dorongan untuk berinteraksi dengan orang lain, dan berkumpul dengan orang lain

berkumpul dengan orang lain

3.

3. Kebutuhan akan kekuasan (Kebutuhan akan kekuasan (need for power need for power ), dorongan), dorongan

untuk memiliki pengaruh yang kuat. untuk memiliki pengaruh yang kuat.

(21)

Teori Motivasi

T

Teori eori Dua Dua faktofaktor r MotivaMotivasisi  Higiene & Frederick Herzberg Higiene & Frederick Herzberg 

Motivasi kerja bisa dipertahankan dengan cara Motivasi kerja bisa dipertahankan dengan cara melihat 2melihat 2 macam situasi yang mempengaruhi individu terhadap macam situasi yang mempengaruhi individu terhadap

pekerjaannya (faktor motivator (satisfier) dan faktor higienis pekerjaannya (faktor motivator (satisfier) dan faktor higienis (dissatisfier)

(dissatisfier)



 Kelemahan: faktor-faktor yang dikemukanan oleh HerzbergKelemahan: faktor-faktor yang dikemukanan oleh Herzberg berjalan sendiri-sendiri dan tidak saling melengkapi

berjalan sendiri-sendiri dan tidak saling melengkapi

Faktor

Faktor Motivator Motivator Faktor Faktor HigienisHigienis 1

1.. KeKebbeerhrhaasisilalann Pelaksannaan Pelaksannaan (achievement) (achievement) 2.

2. PePengngakakuauan Prn Presestatasisi 3.

3. PePekekerjrjaaaan n ititu u sesendndiririi 4.

4. TTananggggunung g JaJawwabab 5

5.. PePennggemembbanangagann

1

1.. KeKebibijajakakan n ddanan Administrasi Administrasi 2

2.. SSuuppeerrvviissii 3

3.. UUppaahh//ggaajjii 4.

4. HuHububungngan Ian Intntererpepersrsononalal 5

(22)

Teori Motivasi

Teori kebutuhan ERG (Exixtence, Relatedness, and Teori kebutuhan ERG (Exixtence, Relatedness, and Growth)

Growth)  Clyton Alderfer (1997) Clyton Alderfer (1997)



 Existence needsExistence needs  berkaitan dengan masalah fisik dan berkaitan dengan masalah fisik dan

keberadaan karyawan keberadaan karyawan



 Relatedness NeedsRelatedness Needs  Kebutuhan hubungan antar Kebutuhan hubungan antar

pribadi (kepuasan berinteraksi dalam lingkungan kerja) pribadi (kepuasan berinteraksi dalam lingkungan kerja)



 Growth NeedGrowth Need  kebutuhan meningkatkan kemampuan kebutuhan meningkatkan kemampuan

diri pribadi diri pribadi



 Kelemahan: Kelemahan: kurang kurang menekankan menekankan pada pada susunansusunan

hierarki; perubahan orientasi bisa merupakan hierarki; perubahan orientasi bisa merupakan

kegagalan dan kebutuhan yang lebih tinggi serta dapat kegagalan dan kebutuhan yang lebih tinggi serta dapat menunjukan regresi dengan penambahan pada

menunjukan regresi dengan penambahan pada jenjangjenjang kebutuhan yang lebih rendah

(23)

Teori Motivasi

2. Teori Motivasi Proses (

2. Teori Motivasi Proses (Proc ess T heory Pr ocess Theor y ))

Teori Pengharapan (

Teori Pengharapan (Ex pec tation Theory Ex pec tation Theory ) ) Victor Victor VVroomroom

1.

1. Harapan (Harapan (expectancy expectancy )) kemungkinan yang dirasakan oleh kemungkinan yang dirasakan oleh

seseorang bahwa apabila ia melakukan sejumlah usaha seseorang bahwa apabila ia melakukan sejumlah usaha tertentu maka ia akan menjurus pada tingkatan kinerja tertentu maka ia akan menjurus pada tingkatan kinerja tertentu

tertentu

2.

2. Nilai atau daya tarik imbalan (Nilai atau daya tarik imbalan (valencevalence))  akibat dan perilaku akibat dan perilaku

tertentu akan memilki nilai bagi individu tertentu tertentu akan memilki nilai bagi individu tertentu

3.

3. Pertautan (Pertautan (instrumentality instrumentality )) persepsi individu bahwa hasil persepsi individu bahwa hasil

pertama berhubungan dengan hasil

(24)

Teori Motivasi

Teori keadilan atau Kesetaraan (

E q u i t y T h e o r y E q u i t y T h e o r y

))



Berasumsi bahwa setiap individu ingin

diperlakukan secara adil dan

diperlakukan secara adil dan mereka cenderung

mereka cenderung

membandingkan kontribusi imbalan yang mereka

terima dengan kontribusi dan imbalan yang di

terima orang lain.

T

Teori Pe

eori Pengukuhan

ngukuhan ((

R e i n f o r c e m e n t R e i n f o r c e m e n t

))



Menjelaskan bahwa jika keinginan perilaku

disertai dengan imbalan maka seseorang akan

termotivasi untuk mengulangi perilaku tersebut

(25)

Prinsip Memotivasi Kerja

Karyawan

a.

Prinsip Partisipasi

b.

Prinsip Komunikasi

c.

Prinsip mengakui adanya perbedaan individu

d.

Prinsip menyesuaikan individu dengan pekerjaan

e.

Prinsip mengakui andil bawahannya

f.

Prinsip pendelegasian wewenang

g.

Prinsip memberi perhatian

h.

(26)

Syarat manajer untuk menjadi motivator

yang baik

a.

Memotivasi kepada diri sendiri

b.

Kecerdasan emosi

c.

Empati

d.

Memberikan harapan terbaik kepada bawahan

yang dipimpin

e.

Pelajari secara serius hal-hal pokok yang

dibutuhkan bawahan

f.

Tetapkan Standar keunggulan yang tinggi

g.

Ciptakan suasana di mana kegagalan bukanlah

suatu yang fatal

h.

(27)

Faktor yang mempengaruhi motivasi



Memahami apa kebutuhan karyawan dalam

bentuk kategori Abraham Maslow



Mengidentifikasi tentang apa yang mereka

butuhkan dan juga yang mereka inginkan



Pengakuan, pujian, promosi, kesempatan untuk

mencapai prestasi yang lebih tinggi membuat

karyawan bisa termotivasi



Pemanfaatan imbalan jasa uang sebagai

kesejahteraan hidup bawahan

(28)

Teori Motivasi dalam Aplikasi

1.

1. Manajemen berdasarkan sasaranManajemen berdasarkan sasaran  cara menggunakan cara menggunakan

tujuan untuk memotivasi orang-orang, bukan untuk tujuan untuk memotivasi orang-orang, bukan untuk mengawasi mereka

mengawasi mereka

2.

2. Modifikasi perilakuModifikasi perilaku  penerapan teori penguatan kepada penerapan teori penguatan kepada

individu-individu dalam situasi kerja. Program dimana para individu-individu dalam situasi kerja. Program dimana para manajer

manajer mengidentifikasi mengidentifikasi perilaku perilaku karyawan karyawan yangyang

dihubungkan dengna kinerja dan kemudian menjadi suatu dihubungkan dengna kinerja dan kemudian menjadi suatu strategi intervensi untuk memperkuat perilaku kinerja yang strategi intervensi untuk memperkuat perilaku kinerja yang diinginkan

diinginkan

3.

3. Program pelibatan karyawanProgram pelibatan karyawan  suatu proses partisipasi suatu proses partisipasi

yang menggunakan seluruh kapasitas karyawan dan yang menggunakan seluruh kapasitas karyawan dan didesain untuk mendorong peningkatan komitment bagi didesain untuk mendorong peningkatan komitment bagi sukses organisasi

sukses organisasi

4.

(29)

Referensi



Modul Manajemen Universitas Terbuka



Slide Tutorial Manajemen



 Widita RarasatiWidita Rarasati

