BAB IV ANALISA DAN HASIL

(1)

33

ANALISA DAN HASIL

4.1 Pengumpulan Data

Pengumpulan data dari 3 perusahan kurir dimana tiap bulan dalam periode 6 bulan dan karakteristik perusahaan.

Bulan Jumlah Pengiriman Perusahaan Kurir A Perusahaan Kurir B Perusahaan Kurir C Maret 177.515 139.931 125.998 April 162.087 141.739 126.886 Mei 175.607 140.885 124.527 Juni 170.120 141.739 126.886 Juli 175.607 140.885 124.527 Agustus 174.803 138.560 123.497 Total 1.035.739 843.739 752.321

Tabel 4.1.1 Jumlah Data pada Tahun 2008 dalam Periode 6 Bulan

Karakteristik Perusahaan Kurir A Perusahaan Kurir B Perusahaan Kurir C

Ada IT support Tidak Ya Ya

Ada Perangkat pendukung IT Tidak Ya Ya

Pendidikan Kurir Min. SMU Ya Ya Ya

Charge Baterai oleh kurir sendiri Ya Ya Ya

Mengharuskan menulis waybill

pada saat di tempat pengiriman

Tidak Tidak Tidak

Mengharuskan menulis kode GPS pada saat pengiriman

Tidak Tidak Tidak

(2)

Gambar 4.1.1 Jumlah Data pada Tahun 2008 dalam Periode 6 Bulan

Perusahaan Kurir Jumlah Rata - Rata Perusahaan Kurir A 172623.2 Perusahaan Kurir B 140623.2 Perusahaan Kurir C 125386.8

Tabel 4.1.3 Jumlah Data Rata – Rata pada Tahun 2008 dalam Periode 6 Bulan

0 20000 40000 60000 80000 100000 120000 140000 160000 180000 200000

Maret `08 April `08 Mei `08 Juni `08 Juli `08 Agustus

`08

Perusahaan Kurir A Perusahaan Kurir B Perusahaan Kurir C

(3)

4.2 Kategori Kesalahan pada SOP

Pengumpulan data menggunakan sistem komputerisasi. Berdasarkan data tersebut dapat dikategorikan menjadi 6 kategori kesalahan yaitu :

o Kategori 1 : Pengoperasian alat salah apabila alat GPS tidak merekam seluruh perjalanan dari awal hari pengiriman sampai akhir hari pengiriman.

o Kategori 2 : Isi informasi waybill tidak sesuai dengan informasi pengiriman yang sebenarnya.

o Kategori 3 : Pengetikan informasi waybill dalam program waybill tidak sesuai dengan format program waybill sehingga data tetap terhitung tetapi dianggap error.

o Kategori 4 : Catatan waybill tidak diketik dalam program waybill. o Kategori 5 : Rekaman alat GPS tidak sesuai dengan alamat pengiriman. o Kategori 6 : Catatan waybill dalam satu hari pengiriman tidak ter-rekam

seluruh perjalanannya dengan alat GPS.

Dalam periode 6 bulan telah didapat data kesalahan tiap kategori kesalahan. Kemudian tiap kategori kesalahan tersebut diurutkan dari persentase terbesar ke persentase terkecil. Dengan menggunakan pendekatan pareto (Mengambil 20% dari 6 kategori kesalahan), fokus kategori yang dianalisa adalah dua kategori kesalahan dengan persentase terbesar/dominan.

(4)

Periode Maret 2008 Kategori Perusahaan Kurir A Perusahaan Kurir B Perusahaan Kurir C Q % Q % Q % Kategori 1 4806 4.80% 0 0.00% 628 1.00% Kategori 2 6749 6.70% 1072 3.60% 4517 7.00% Kategori 3 4 0.00% 103 0.30% 23742 36.80% Kategori 4 37291 37.10% 0 0.00% 1869 2.90% Kategori 5 31087 30.90% 9496 31.80% 11934 18.50% Kategori 6 20661 20.50% 19228 64.30% 21883 33.90% Total 100598 100% 29899 100% 64573 100%

Tabel 4.2.1 Data Kategori Kesalahan Periode Maret 2008

Gambar 4.2.1 Diagram Kategori Kesalahan Periode Maret 2008

0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70%

Kategori 1 Kategori 2 Kategori 3 Kategori 4 Kategori 5 Kategori 6

(5)

Bulan Maret menunjukan bahwa perusahaan kurir A banyak melakukan kesalahan terbesar pada kategori 4 (37,1%) dan kategori 5 (30,9%) . Pada kategori 4 merupakan waybill yang tidak diketik pada program. Banyak waybill

yang tidak diketik oleh operator sehingga data perbandingan rekaman alat GPS menjadi tidak ada. Pada kategori 5, GPS merekam bahwa kurir perusahaan tersebut tidak berada pada alamat pengiriman yang sebenarnya.

Perusahaan kurir B juga banyak melakukan kesalahan terbesar pada kategori 6 (64,3%) dan kategori 5 (31,8 %). Alat GPS dioperasikan dengan tidak baik, pengisian baterai tidak penuh dan alamat pengiriman tidak cocok dengan alamat

waybill.

Sedangkan perusahaan kurir C banyak melakukan kesalahan terbesar pada kategori 3 (36,8%) dan kategori 6 (33,9%). Perusahaan kurir C banyak melakukan kesalahan pada saat pengetikan format data pada program waybill.

(6)

Periode April 2008 Kategori Perusahaan Kurir A Perusahaan Kurir B Perusahaan Kurir C Q % Q % Q % Kategori 1 5144 5.70% 6902 24.40% 25838 43.40% Kategori 2 5795 6.40% 1648 5.80% 2894 4.90% Kategori 3 131 0.10% 0 0.00% 1048 1.80% Kategori 4 48357 53.40% 2519 8.90% 6902 11.60% Kategori 5 14980 16.50% 5594 19.80% 7588 12.70% Kategori 6 16157 17.80% 11652 41.20% 15285 25.70% Total 90564 100% 28315 100% 59555 100%

Tabel 4.2.2 Data Kategori Kesalahan Periode April 2008

Gambar 4.2.2 Diagram Kategori Kesalahan Periode April 2008

0% 10% 20% 30% 40% 50% 60%

(7)

Pada bulan April ini terlihat bahwa perusahaan kurir A banyak melakukan kesalahan terbesar pada kategori 4 (53,4%) dan kategori 6 (17,8). Perusahaan kurir A melakukan kesalahan yang sama pada bulan Maret 2008.

Perusahaan kurir B juga banyak melakukan kesalahan terbesar pada kategori 6 (41,2%) dan kategori 1 (24,4%). Perusahaan kurir B melakukan kesalahan pada pengoperasian alat GPS sehingga alat GPS tidak ada rekaman.

Sedangkan perusahaan kurir C banyak melakukan kesalahan terbesar pada kategori 1 (43,4%) dan kategori 6 (25,7 %). Perusahaan kurir C ternyata dapat mengurangi kategori 5 (12,7%) pada bulan April ini.

Periode Mei 2008 Kategori Perusahaan Kurir A Perusahaan Kurir B Perusahaan Kurir C Q % Q % Q % Kategori 1 15712 12.30% 0 0.00% 192 0.30% Kategori 2 1619 1.30% 2923 8.30% 4416 8.00% Kategori 3 84 0.10% 0 0.00% 1126 2.00% Kategori 4 99903 78.00% 4134 11.70% 8398 15.30% Kategori 5 4268 3.30% 8430 23.90% 9547 17.40% Kategori 6 6489 5.10% 19845 56.20% 31338 57.00% Total 128075 100% 35332 100% 55017 100%

(8)

Gambar 4.2.3 Diagram Kategori Kesalahan Periode Mei 2008

Pada bulan Mei ini terlihat bahwa perusahaan kurir A banyak melakukan kesalahan terbesar pada kategori 4 (78%) dan kategori 1 (12,3 %) .Ternyata perusahaan kurir A melakukan kesalahan yang berbeda pada bulan Mei ini , terlihat kategori 4 dan kategori 1 terbesar. Kategori 4 mempunyai kenaikan yang sangat signifikan, sehingga menghilangkan kesalahan pada kategori 5 dan kategori 6. Waybill tidak diketik mengakibatkan kesalahan dikedua kategori tersebut menyusut.

Perusahaan kurir B juga banyak melakukan kesalahan terbesar pada kategori 6 (56,2%) dan kategori 5 (23,9 %). Perusahaan kurir B berhasil menghilangkan kesalahan pada kategori 1 pada bulan Mei ini.

0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90%

(9)

Sedangkan perusahaan kurir C banyak melakukan kesalahan terbesar pada kategori 6 (57%) dan kategori 5 (17,4%) . Perusahaan kurir C ternyata dapat dilihat dalam 3 bulan tidak menunjukan konsistensi kesalahan.

Periode Juni 2008 Kategori Perusahaan Kurir A Perusahaan Kurir B Perusahaan Kurir C Q % Q % Q % Kategori 1 1485 1.30% 0 0.00% 405 1.00% Kategori 2 2418 2.10% 2586 15.90% 4694 11.20% Kategori 3 0 0.00% 1 0.00% 1192 2.80% Kategori 4 106899 91.10% 3155 19.40% 5069 12.10% Kategori 5 571 0.50% 2695 16.60% 11157 26.50% Kategori 6 5965 5.10% 7810 48.10% 19524 46.40% Total 117338 100% 16247 100% 42041 100%

(10)

Gambar 4.2.4 Diagram Kategori Kesalahan Periode Juni 2008

Pada bulan Juni ini terlihat bahwa perusahaan kurir A melakukan kesalahan yang sangat dominan pada kategori 4 (91,1%) dan kategori 6 (5.1%). Setelah mengadakan investigasi diketahui bahwa perusahaan kurir A mengganti sebagian pekerjanya (divisi entry data) sehingga banyak melakukan kesalahan pengoperasian komputer. Kesalahan ini mengakibatkan data hilang sehingga dianggap tidak diketik..

Kurir B mempunyai kinerja sangat baik pada periode Juni ini karena kesalahan terbesar masih hanya terjadi pada kategori 6 (48,1%) dan kategori 4 (19,4%) .Perusahaan kurir B berhasil mengurangi kategori 5 yang terjadi pada bulan lalu. 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100%

(11)

Kurir C pada bulan Juni melakukan kesalahan tebesar pada kategori 6 (46,9%) dan kategori 5 (26,8%) sama seperti bulan lalu hanya dapat mengurangi kategori 4 menjadi 12,2%. Periode Juli 2008 Kategori Perusahaan Kurir A Perusahaan Kurir B Perusahaan Kurir C Q % Q % Q % Kategori 1 1723 1.40% 0 0.00% 805 1.20% Kategori 2 3010 2.50% 2040 9.50% 4913 7.50% Kategori 3 1 0.00% 0 0.00% 109 0.20% Kategori 4 105184 87.60% 5399 25.20% 9852 15.00% Kategori 5 2526 2.10% 4543 21.20% 11551 17.60% Kategori 6 7651 6.40% 9408 44.00% 38345 58.50% Total 120095 100% 21390 100% 65575 100%

(12)

Gambar 4.2.5 Diagram Kategori Kesalahan Periode Juli 2008

Pada bulan Juli ini terlihat perusahaan kurir A masih banyak melakukan kesalahan pada kategori 4 (87,6%). Perusahaan kurir A masih mengalami kendala teknis dalam divisi entry data.

Seperti bulan lalu perusahaan kurir B masih dominan pada kategori 6 (44%) dan kategori 4 (25,2%). Tidak ada perubahan dalam dominasi melakukan kesalahan.

Perusahaan kurir C masih sama seperti 2 bulan lalu banyak melakukan kesalahan pada kategori 6 (58,5%) dan kategori 5 (17,6%).

0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100%

(13)

Periode Agustus 2008 Kategori Perusahaan Kurir A Perusahaan Kurir B Perusahaan Kurir C Q % Q % Q % Kategori 1 4606 4.40% 1550 7.40% 8546 20.40% Kategori 2 4083 3.90% 2824 13.40% 2396 5.70% Kategori 3 0 0.00% 1290 6.10% 1100 2.60% Kategori 4 67938 65.10% 3279 15.60% 4184 10.00% Kategori 5 5558 5.30% 2772 13.20% 3977 9.50% Kategori 6 22205 21.30% 9285 44.20% 21705 51.80% Total 104390 100% 21000 100% 41908 100%

Tabel 4.2.6 Data Kategori Kesalahan Periode Agustus 2008

Gambar 4.2.6 Diagram Kategori Kesalahan Periode Agustus 2008

0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70%

(14)

Pada Bulan Agustus ini perusahaan kurir A masih paling dominan pada kategori 4 (65.1%) dan kategori 6 (21,3%) sebagai posisi kedua. Sejalan dengan perbaikan dalam perusahaan kurir A maka kategori 4 dapat dikurangi dan berpindah ke kategori 6.

Perusahaan kurir B masih sama dalam dua bulan terakhir yaitu kesalahan terbesar pada kategori 6 (44,2%) dan diikuti kategori 4 (15,6%).

Pada perusahaan kurir C dominasi kategori 6 (51,8%) masih berada pada posisi pertama, lalu diikuti oleh kategori 1 (20,4%).

(15)

4.3 Analisa Data

Kurir A

Kategori Maret 2008 April 2008 Mei 2008 Juni 2008 Juli 2008 Agustus 2008 Average

Q % Q % Q % Q % Q % Q % Q % Kategori 1 4806 5% 5144 6% 15712 12% 1485 1% 1723 1% 4606 4% 5579.3 5.0% Kategori 2 6749 7% 5795 6% 1619 1% 2418 2% 3010 3% 4083 4% 3945.7 3.8% Kategori 3 4 0% 131 0% 84 0% 0 0% 1 0% 0 0% 36.7 0.0% Kategori 4 37291 37% 48357 53% 99903 78% 106899 91% 105184 88% 67938 65% 77595 68.7% Kategori 5 31087 31% 14980 17% 4268 3% 571 0% 2526 2% 5558 5% 9831.7 9.8% Kategori 6 20661 21% 16157 18% 6489 5% 5965 5% 7651 6% 22205 21% 13188 12.7% Total 100598 100% 90564 100% 128075 100% 117338 100% 120095 100% 104390 100% 110177 100%

Tabel 4.3.1 Kesalahan Perusahaan Kurir A

Gambar 4.3.1 Diagram Jumlah Kesalahan Perusahaan Kurir A

Tabel 4.3.1 menunjukan bahwa perusahaan kurir A melakukan kesalahan terbesar pada kategori 4 dengan rata – rata 77595,3.

0 20000 40000 60000 80000 100000 120000 Maret '08

April '08 Mei '08 Juni '08 Juli '08 Agustus

'08 Kategori 1 Kategori 2 Kategori 3 Kategori 4 Kategori 5 Kategori 6

(16)

Gambar 4.3.2 Diagram Kontribusi Kesalahan Perusahaan Kurir A

Menurut pendekatan Pareto, kategori kesalahan yang dianalisa hanya dua kategori yang terbesar persentasenya dari enam kategori kesalahan yang ada. Berikut dua kategori kesalahan yang terbesar pada perusahaan kurir A:

No Kategori % Jumlah 1 Kategori 4 68.7% 68.7% 2 Kategori 6 12.7% 81.4% 3 Kategori 5 9.8% 91.2% 4 Kategori 1 5.0% 96.2% 5 Kategori 2 3.8% 100.0% 6 Kategori 3 0.0% 100.0%

Tabel 4.3.2 Analisis Pareto Perusahaan Kurir A

0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100%

Maret '08 April '08 Mei '08 Juni '08 Juli '08 Agustus

'08 Categori 6 Categori 5 Categori 4 Categori 3 Categori 2 Categori 1

(17)

Gambar 4.3.3 Diagram Pareto Perusahaan Kurir A

Berdasarkan gambar 4.3.3 dapat disimpulkan kategori kesalahan terbesar perusahaan kurir B adalah kategori 4 (69%) dan kategori 6 (13%).

0% 20% 40% 60% 80% 100% 120%

(18)

Kurir B

Q % Q % Q % Q % Q % Q % Q % Kategori 1 0 0% 6902 24% 0 0% 0 0% 0 0% 1550 7% 1408.7 5.3% Kategori 2 1072 4% 1648 6% 2923 8% 2586 16% 2040 10% 2824 13% 2182.2 9.4% Kategori 3 103 0% 0 0% 0 0% 1 0% 0 0% 1290 6% 232.3 1.1% Kategori 4 0 0% 2519 9% 4134 12% 3155 19% 5399 25% 3279 16% 3081 13.5% Kategori 5 9496 32% 5594 20% 8430 24% 2695 17% 4543 21% 2772 13% 5588.3 21.1% Kategori 6 19228 64% 11652 41% 19845 56% 7810 48% 9408 44% 9285 44% 12871 49.6% Total 29899 100% 28315 100% 35332 100% 16247 100% 21390 100% 21000 100% 25364 100%

Tabel 4.3.3 Kesalahan Perusahaan Kurir B

Gambar 4.3.4 Diagram Jumlah Kesalahan Perusahaan Kurir B

Tabel 4.3.3 menunjukan perusahaan kurir B melakukan kesalahan terbesar pada kategori 6 dengan rata – rata 12871,3.

0 5000 10000 15000 20000 25000 Maret '08

(19)

Gambar 4.3.5 Diagram Kontribusi Kesalahan Perusahaan Kurir B

Menurut pendekatan Pareto, kategori kesalahan yang dianalisa hanya dua kategori yang terbesar persentasenya dari enam kategori kesalahan yang ada. Berikut dua kategori kesalahan yang terbesar pada perusahaan kurir B:

Tabel 4.3.4 Analisis Pareto Perusahaan Kurir B

0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100%

'08 Categori 6 Categori 5 Categori 4 Categori 3 Categori 2 Categori 1

(20)

Gambar 4.3.6 Diagram Pareto Perusahaan Kurir B

Berdasarkan gambar 4.3.6 dapat disimpulkan kategori kesalahan terbesar perusahaan kurir B adalah kategori 6 (50%) dan kategori 5 (21%).

0% 20% 40% 60% 80% 100% 120%

(21)

Kurir C

Q % Q % Q % Q % Q % Q % Q % Kategori 1 628 1% 12919 28% 192 0% 405 1% 805 1% 8546 20% 3915.8 8.6% Kategori 2 4517 7% 2894 6% 4416 8% 4694 11% 4913 7% 2396 6% 3971.7 7.6% Kategori 3 23742 37% 1048 2% 1126 2% 1192 3% 109 0% 1100 3% 4719.5 7.8% Kategori 4 1869 3% 6902 15% 8398 15% 5069 12% 9852 15% 4184 10% 6045.7 11.7% Kategori 5 11934 18% 7588 16% 9547 17% 11157 27% 11551 18% 3977 9% 9292.3 17.6% Kategori 6 21883 34% 15285 33% 31338 57% 19524 46% 38345 58% 21705 52% 24680 46.7% Total 64573 100% 59555 100% 55017 100% 41636 100% 65575 100% 41908 100% 54711 100%

Tabel 4.3.5 Kesalahan Perusahaan Kurir C

Gambar 4.3.7 Diagram Jumlah Kesalahan Perusahaan Kurir C

Tabel 4.3.5 menunjukan bahwa perusahaan kurir C banyak melakukan kesalahan terbesar pada kategori 6 dengan rata – rata 24680.

0 5000 10000 15000 20000 25000 30000 35000 40000 45000 Maret '08

(22)

Gambar 4.3.8 Diagram Kontribusi Kesalahan Perusahaan Kurir C

Menurut pendekatan Pareto, kategori kesalahan yang dianalisa hanya dua kategori yang terbesar persentasenya dari enam kategori kesalahan yang ada. Berikut dua kategori kesalahan yang terbesar pada perusahaan kurir C:

Tabel 4.3.6 Analisis Pareto Perusahaan Kurir C

0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100%

(23)

Gambar 4.3.9 Diagram Pareto Perusahaan Kurir C

Berdasarkan gambar 4.3.9 dapat disimpulkan kategori kesalahan terbesar perusahaan kurir B adalah kategori 6 (46%), dan kategori 5 (17%).

Kesimpulan Data

Kategori 6 merupakan kategori kesalahan paling dominan dari ketiga perusahaan kurir, diikuti dengan kategori 5 lalu kategori 4.

0% 20% 40% 60% 80% 100% 120%

(24)

4.4 Analisa Sebab dan Akibat

Hasil kesimpulan analisa data adalah tiga kategori kesalahan harus dianalisa. Kategori tersebut adalah kategori 6, kategori 5 dan kategori 4. Cara analisa pemecahan masalah tersebut menggunakan cause and effect diagram (fish bone diagram). Tiap kategori dianalisa menggunakan empat faktor cause and effect. Empat faktor tersebut adalah :

• Personel : Kesalahan pekerja melaksanakan sistem GPS ini mulai dari pengiriman sampai pengetikan data waybill.

• Prosedur : Relevansi SOP dalam menggunakan sistem GPS ini.

• Peralatan : Alat GPS itu sendiri dan segala perlengkapan pendukung serta komputer untuk melakukan pengetikan data waybill.

• Lingkungan : faktor – faktor pendukung lainnya di sekitar lingkungan saat melaksanakan sistem GPS.

(25)

4.4.1 Analisa Sebab Kategori 4

Gambar 4.4.1.1 Cause and Effect Diagram Kategori 4

Berdasarkan sebab dan akibat gambar 4.4.1.1, didapatkan besar kontribusi tiap faktor sebagai berikut :

Faktor Jumlah % Personel 135435 29.1% Prosedur 69629 15.0% Peralatan 259849 55.8% Lingkungan 659 0.1% Total 465572 100.0%

Tabel 4.4.1.1 Kontribusi Faktor pada Kategori 4

Data komputer rusak Kategori 4 Personel

Peralatan

Prosedur

Lingkungan

Listrik padam

Tidak ada IT support

Waybill tidak diketik Hilang/ terselip

Prosedur pengetikan

waybill

Tidak ada standar prosedur

pengetikan waybill

Tidak teliti

Batas waktu

pengetikan waybill

Tidak ada tempat

khusus penyimpanan waybill

Hardware

(26)

Gambar 4.4.1.2 Perbandingan Perusahaan Kurir pada Kategori 4

Kategori 4 ini terbesar pada perusahaan kurir A. Hanya perusahaan kurir A membuat kesalahan paling banyak pada kategori ini. Berikut analisa sebab akibat kategori 4 berdasarkan kontribusi tiap faktor:

• Peralatan (55,8%)

o Data komputer rusak

Akibat data komputer rusak mempunyai kontribusi paling besar terjadinya kategori 4 (55,8%). Faktor penyebab data komputer rusak adalah kerusakan pada perangkat komputer atau listrik padam pada saat kegiatan pengetikan waybill

dilaksanakan. Rusaknya data tersebut membuat hasil pengetikan waybill menjadi hilang. Adanya batas waktu 0 20000 40000 60000 80000 100000 120000 Perusahaan Kurir A Perusahaan Kurir B Perusahaan Kurir C

(27)

laporan pengiriman membuat masalah ini penting karena tidak ada waktu untuk melakukan pengetikan ulang.

Solusi permasalahan listrik padam adalah penggunaan UPS (Uninterruptible Power Supply) sebagai alat sumber listrik sementara. Bila sumber listrik sedang padam maka UPS membuat kompter akan tetap hidup untuk sementara waktu. Waktu ini cukup untuk menonaktifkan komputer secara normal.

Solusi permasalahan kerusakan pada perangkat komputer adalah penggunaan perangkat bakup data. Perangkat bakup

data dapat membuat duplikasi data pada sistem yang berbeda. Bila sistem utama mengalami kerusakan maka masih ada sistem penyimpanan data cadangan sebagai duplikasi data utama.

• Personel (29.1%)

o Waybill tidak diketik

Penyebab waybill tidak diketik adalah fisik waybill hilang atau petugas pengetikan waybill tidak teliti. Hilangnya fisik waybill

bisa terjadi pada kurir perusahaan atau petugas pengetikan

waybill.

Solusi dari permasalahan ini adalah menggunakan sistem kode

waybill. Sistem kode waybill adalah pemberi kode pada sejumlah waybill. Misal satu kode berisi 100 waybill, dengan

(28)

demikian setiap kali pengetikan satu kodeharus berjumlah 500

waybill. Bila tidak sejumlah 100 waybill maka ada waybill

yang kurang. Sistem seperti ini diterapkan oleh perusahaan kurir B & perusahaan kurir C.

o Tidak ada IT support

IT support adalah orang yang bertanggung jawab akan kinerja dari komputer untuk kelancaran pemasukan data. Bila terjadi masalah aplikasi atau komputer untuk pengetikan waybill maka masalah tersebut tidak dapat langsung diperbaiki. Masalah ini diatasi dengan cara perusahaan kurir memanggil pihak vendor aplikasi atau komputer untuk melakukan perbaikan. Pihak vendor membutuhkan waktu untuk sampai ke lokasi perusahaan kurir. Pihak vendor juga tidak siaga pada waktu malam hari atau hari libur sedangkan pengiriman tetap dilakukan pada malam hari atau hari libur (batas waktu pengetikan adalah dua hari setelah pengiriman dokumen dilakukan).

Solusi dari permasalahan ini adalah mempekerjakan IT support

yang handal. Bila ada permasalahan komputer maka masalah tersebut dapat dibenarkan dengan cepat oleh IT support.

• Prosedur (15.0%)

(29)

Batas pemasukan data memang sangat ketat yaitu dua hari setelah pengiriman dokumen dilakukan. Akibatnya masih ada

waybill yang belum sempat diketikan.

Solusi dari permasalahan ini dengan penambahan jam pekerja pengetikan waybill atau menambah jumlah komputer untuk pengetikan waybill.

o Prosedur pengetikan waybill

Prosedur pengetikan waybill dibuat oleh tiap perusahaan kurir. Pada perusahaan kurir A ternyata tidak mempunyai SOP untuk pengetikan waybill. Solusi pembuatan prosedur tambahan untuk mengatur pengetikan data ini.

• Lingkungan (0,1%)

o Tidak ada tempat penyimpanan khusus waybill

Tidak ada tempat penyimpanan khusus waybill mengakibatkan

waybill hilang atau terselip di tempat lain sehingga waybill

yang hilang tersebut tidak diketik. Melihat dari kontribusi faktor lingkungan yang sangat kecil yaitu 0,1%, faktor ini dapat diabaikan.

Dapat disimpulkan SOP sistem GPS harus ditambahkan requirement untuk menjalankan sistem ini dengan baik.

Requirement sistem GPS:

(30)

2. Peralatan untuk Bakup data.

3. Adanya personel IT support dalam divisi pengetikan waybill untuk memastikan kelancaran komputer pengetikan waybill (software & hardware).

Tambahan SOP untuk operator pengetikan data untuk mengurangi waybill yang tidak terketik:

(31)

4.4.2 Analisa Sebab Kategori 6

Tidak ada tempat

khusus untuk charge

baterai

Tidak ada indikator

penuh

Tidak ada penjelasan

indikator baterai

Charger baterai

Kurang detail‐nya

SOP Pengisian baterai Alat GPS tidak merekam Penulisan informasi waybill tidak sesuai

Kategori 6

Peralatan

Prosedur

Lingkungan

Tanggal Kode GPS

indikator GPS

Posisi

GPS

salah

(32)

Kategori 6 ini terbesar pada perusahaan kurir A, perusahaan kurir B dan perusahaan kurir C kesalahan paling banyak pada tiap perusahaan kurir terdapat pada kategori ini. Berikut analisa sebab akibat dari kategori 6 :

• Personel (48,5%)

Faktor personel harus mendapat perhatian khusus karena faktor ini memberikan kontribusi terbesar penyebab kategori 6 ini.

o Alat GPS tidak merekam

Ada dua penyebab alat GPS tidak merekam. Penyebab pertama adalah baterai habis atau menyala sebentar. Akibatnya alat GPS tidak merekam perjalanan kurir perusahaan pada hari tersebut. Penyebab kedua adalah penggunaan alat GPS tidak 0 5000 10000 15000 20000 25000 30000 35000 40000 45000 Perusahaan Kurir A Perusahaan Kurir B Perusahaan Kurir C

(33)

benar. Posisi alat GPS pada sisi “this side up” tidak menghadap ke langit.

Gambar 4.4.2.3 Alat GPS dengan Tas GPS

Solusi dari permasalahan ini adalah diadakan rapat evaluasi. Rapat evaluasi ini menjelaskan sebab dan akibat alat GPS tidak merekam. Kurir perusahaan wajib mematuhi SOP yang ada, terutama pada penggantian baterai dan penggunaan alat GPS. Akibat tidak menjalankan SOP adalah pengiriman dianggap tidak valid.

o Penulisan informasi waybill tidak sesuai

Ada dua sebab dari penulisan informasi waybill tidak sesuai pada kategori 6 ini. Penyebab pertama adalah penulisan waktu. Banyak kurir perusahaan yang mengakui penulisan waybill

dilakukan setelah selesai pengiriman dokumen. Penulisan

(34)

penerima pengiriman dokumen. Hal ini mengakibatkan informasi waybill ditulis tidak akurat waktu pengiriman dokumennya.

Penyebab kedua adalah kode GPS tidak dituliskan pada sebagian besar waybill. Kode GPS tersebut hanya diisi pada

waybill pertama saja. Pengisian tersebut terjadi pada saat kurir perusahaan menerima waybill. Hal ini menyebabkan dua kasus. Kasus pertama adalah bila ada pergantian kurir perusahaan yang mengirim dan kurir tersebut tidak mengganti kode GPS maka kode GPS menjadi salah. Kasus kedua adalah bila

waybill tidak ada kode GPS terselip maka kode GPS tidak diketahui.

Akibat dari berbedanya kode GPS pada waybill adalah rekaman alat GPS menjadi tidak cocok dengan waybill

sehingga pengiriman dokumen dianggap tidak valid.

Solusi dari permasalahan ini adalah diadakan rapat evaluasi. Rapat evaluasi ini menjelaskan sebab dan akibat kesalahan penulisan informasi waybill. Kurir perusahaan wajib mematuhi SOP yang ada, terutama pada pengisian informasi waybill. Akibat tidak menjalankan SOP adalah pengiriman dianggap tidak valid.

• Prosedur (26,0%)

(35)

SOP yang ada kurang menjelaskan tentang keadaan indikator yang terdapat pada alat GPS ini, sehingga banyak kurir perusahaan yang tidak mengerti maksud indikator alat GPS.

Gambar 4.4.2.4 Alat GPS

Solusi pemasalahan ini memberikan prosedur tambahan penjelasan indikator lampu alat GPS pada SOP. Penjelasan indikator alat GPS sebagai berikut:

Indikator baterai menyala hijau berarti baterai dalam keadaan penuh

indikator baterai menyala merah berarti baterai susah mulai lemah.

indikator device menyala berarti signal GPS masih dalam tahap pencarian

(36)

indikator device menyala berkedip – kedip berarti alat GPS sudah mendapat signal GPS.

• Peralatan (21,4%) o Charger Baterai

Charger baterai yang dipakai tidak mempunyai indikator penuhnya baterai. Para kurir perusahaan menjadi bingung apakah baterai sudah terisi penuh atau belum. Solusi untuk permasalahan ini dengan menambahkan informasi pada SOP bahwa baterai akan terisi penuh dalam 12 jam pengisian.

o Tidak ada tempat khusus untuk charge baterai

Dengan tidak adanya tempat khusus untuk charge baterai membuat kurir saling bergantian dalam men-charge baterai dan bertumpuk penempatannya. Faktor ini dapat diabaikan karena penyebab paling kecil hanya sebesar 3,9%.

Kesimpulan dari analisa sebab dan akibat kategori 6 adalah perlu diadakan rapat evaluasi untuk penjelasan kembali kepada kurir perusahaan agar lebih mengerti sebab dan akibat tidak mematuhi SOP yang ada.

Adanya penambahan SOP untuk kurir perusahaan agar mengerti keterangan indikator lampu pada alat GPS dan baterai terisi penuh :

(37)

(38)

4.4.3 Analisa Sebab Kategori 5

Tidak ada indikator

penuh

Pengisian

baterai

indikator baterai

Kurang detail‐nya

SOP Pengiriman tidak sesuai Kategori 5 Peralatan Lingkungan Kode GPS

indikator GPS

Personel Prosedur

Alamat jalan yang

tidak jelas

Penulisan informasi waybill tidak sesuai

Posisi GPS salah Alat GPS tidak merekam Charger baterai

(39)

Kategori 5 ini terbesar pada perusahaan kurir B dan perusahaan kurir C. Berikut analisa sebab akibat dari kategori 5 :

• Personel (39,8%)

Faktor personel harus mendapat perhatian khusus karena faktor ini memberikan kontribusi terbesar penyebab kategori 5 ini.

o Alat GPS tidak merekam

Ada dua penyebab alat GPS tidak merekam. Penyebab pertama adalah baterai habis atau menyala sebentar. Akibatnya alat GPS tidak merekam perjalanan kurir perusahaan pada hari tersebut. Penyebab kedua adalah penggunaan alat GPS tidak benar. Posisi alat GPS pada sisi “this side up” tidak menghadap ke langit. 0 5000 10000 15000 20000 25000 30000 35000 Perusahaan Kurir A Perusahaan Kurir B Perusahaan Kurir C

(40)

Gambar 4.4.3.3 Alat GPS dengan Tas GPS

Solusi dari permasalahan ini adalah diadakan rapat evaluasi. Rapat evaluasi ini menjelaskan sebab dan akibat alat GPS tidak merekam. Kurir perusahaan wajib mematuhi SOP yang ada, terutama pada penggantian baterai dan penggunaan alat GPS. Akibat tidak menjalankan SOP adalah pengiriman dianggap tidak valid.

o Penulisan informasi waybill tidak sesuai

Penyebab informasi waybill tidak sesuai pada kategori 5 adalah kode GPS tidak dituliskan pada sebagian besar waybill. Kode GPS tersebut hanya diisi pada waybill pertama saja. Pengisian tersebut terjadi pada saat kurir perusahaan menerima waybill. Hal ini menyebabkan dua kasus. Kasus pertama adalah bila ada pergantian kurir perusahaan yang mengirim dan kurir tersebut tidak mengganti kode GPS maka kode GPS menjadi salah.

(41)

Kasus kedua adalah bila waybill tidak ada kode GPS terselip maka kode GPS tidak diketahui.

Akibat dari berbedanya kode GPS pada waybill adalah rekaman alat GPS menjadi tidak cocok dengan waybill

sehingga pengiriman dokumen dianggap tidak valid.

Solusi dari permasalahan ini adalah diadakan rapat evaluasi. Rapat evaluasi ini menjelaskan sebab dan akibat kesalahan penulisan informasi waybill. Kurir perusahaan wajib mematuhi SOP yang ada, terutama pada pengisian informasi waybill. Akibat tidak menjalankan SOP adalah pengiriman dianggap tidak valid.

o Pengiriman tidak sesuai

Penyebab pengiriman tidak sesuai adalah kurir perusahaan tidak sampai ke alamat yang dituju oleh waybill. Dengan kata lain kurir perusahaan tidak mengirim dokumen tersebut.

• Prosedur (37,6%)

o Kurang detailnya SOP

SOP yang ada kurang menjelaskan tentang keadaan indikator yang terdapat pada alat GPS ini, sehingga banyak kurir perusahaan yang tidak mengerti maksud indikator alat GPS.

(42)

Gambar 4.4.3.4 Alat GPS

Solusi pemasalahan ini memberikan prosedur tambahan penjelasan indikator lampu alat GPS pada SOP. Penjelasan indikator alat GPS sebagai berikut:

Indikator baterai menyala hijau berarti baterai dalam keadaan penuh

indikator baterai menyala merah berarti baterai susah mulai lemah.

indikator device menyala berarti signal GPS masih dalam tahap pencarian

indikator device menyala berkedip – kedip berarti alat GPS sudah mendapat signal GPS.

• Peralatan (19,8%) o Charger Baterai

(43)

Charger baterai yang dipakai tidak mempunyai indikator penuhnya baterai. Para kurir perusahaan menjadi bingung apakah baterai sudah terisi penuh atau belum. Solusi untuk permasalahan ini dengan menambahkan informasi pada SOP bahwa baterai akan terisi penuh dalam 12 jam pengisian.

o Alamat jalan yang tidak jelas

Alamat pengiriman tidak jelas membuat kurir perusahaan bingung. Pada akhirnya kurir perusahaan kemungkinan salah melakukan pengiriman dokumen. Solusi masalah ini dengan menanyakan kebenaran alamat pengiriman kepada orang dari alamat yang dituju, setelah itu membetulkan alamat database pelanggan. Tetapi kontribusi persentase hanya 2,8% faktor ini dapat diabaikan.

Kesimpulan dari analisa sebab dan akibat kategori 56 adalah perlu diadakan rapat evaluasi untuk penjelasan kembali kepada kurir perusahaan agar lebih mengerti sebab dan akibat tidak mematuhi SOP yang ada.

Adanya penambahan SOP untuk kurir agar mengerti keterangan indikator lampu pada alat GPS dan pengisian baterai :

(44)

Gambar 4.4.3.5 Perbaikan SOP Kategori 5

4.5 Solusi untuk Perbaikan SOP

Kesalahan kategori 4 hanya terjadi pada perusahaan kurir A sehingga solusi untuk kategori 4 ini ada pada perusahaan kurir B dan perusahaan kurir C. Hal yang berbeda terjadi pada kategori 6, kategori ini terjadi pada semua perusahaan kurir membuat kategori ini penting untuk diatasi. Kategori 5 ternyata mempunyai solusi yang mirip dengan kategori 6 karena kedua kategori ini mempunyai kesalahan paling besar pada faktor personel. Kategori 5 tidak dapat mengambil

(45)

solusi dari perusahaan kurir A karena perusahaan kurir A melakukan kesalahan pada kategori 4. Bila karakteristik perusahaan kurir A dikaitkan dengan kategori 4 maka dapat disimpulkan hanya perusahaan kurir A yang tidak mempunyai IT support dan perangkat pendukung IT. Kesalahan pada kategori pada diselesaikan maka akan berpindah kesalahannya pada kategori 6 dan kategori 5. Hal ini dapat dilihat dari karakteristik perusahaan yang menjadi sama dengan perusahaan kurir C dan perusahaan kurir B (kecuali dalam hal outsourcing) bila IT support dan perangkat pendukung IT sudah ada. Perusahaan kurir B dan perusahaan kurir C melakukan kesalahan pada kategori 6 dan kategori 5.

Solusi dari analisa penyebab terjadinya kategori 4 adalah perlu ada pada sistem GPS. Requirements telah dipenuhi oleh perusahaan kurir B dan perusahaan kurir C tetapi tidak pada perusahaan kurir A.

berikut requirements sistem GPS :

• Perangkat pendukung IT : o UPS

o Perangkat bakup data

• IT support.

Dengan Adanya solusi ini maka diharapkan dapat menghilangkan masalah mengenai data rusak sampai kelancaran pemasukan data.

Solusi untuk kategori 6 dan kategori 5 adalah perubahan SOP. Bila karakteristik perusahaan dikaitkan dengan kategori 6 dan kategori 5 maka dapat disimpulkan karakteristik perusahaan kurir yang tidak mengharuskan menulis

(46)

waybill pada saat pengiriman (informasi waybill salah), tidak mengharuskan menulis kode GPS pada saat pengiriman (informasi waybill salah) dan charge

baterai oleh kurir sendiri (tidak ada penjelasan charge baterai sudah penuh atau tidak) merupakan penyebab terjadinya kategori 6 dan kategori 5. Karakteristik perusahaan lainnya dapat tidak dianggap karena tidak terkait dengan kesalahan yang terjadi.

Rapat evaluasi ini menjelaskan sebab dan akibat kesalahan isi informasi

waybill. Kurir perusahaan wajib mematuhi SOP yang ada sehingga pengiriman dianggap valid. SOP yang penting dilaksanakan adalah sebagai berikut :

• Penulisan informasi waktu pada waybill pada saat serah terima dokumen.

• Penulisan informasi kode GPS pada waybill pada saat serah terima dokumen dan sesuai dengan kode GPS (alat GPS) yang dibawa.

• Baterai harus terisi penuh.

• Penggunaan GPS harus benar dengan sisi “this side up” menghadap ke langit.

• Pengiriman dilakukan sesuai dengan alamat waybill.

Sedangkan dari SOP perlu ditambahkan beberapa prosedur. Prosedur tersebut bersifat timbal balik sehingga kesalahan dapat mencapai 0%.

(47)

Charge baterai sampai 12 jam

Pasang Baterai ke Alat GPS

Bawa Alat GPS pada pengantaran, dengan “posisi this up” menghadap ke langit

Tulis kode GPS, tanggal dan jam saat pengiriman diserahkan pada waybill

Kumpulkan Waybill

KURIR

Lakukan Pengiriman sesuai dengan alamat pada waybill

Pengiriman selesai pada hari ini? ya tidak Cek indikator Battery berwarna hijau? Cek indikator device berkedip kedip? tidak ya tidak

Masukan informasi waybill

pada program yang disediakan pada hari yang sama dengan pengantaran

per kode kelompok OPERATOR

Cek jumlah pemasukan data bila berpindah kode

kelompok Pengecekan jumlah waybill

dan pengelompokan per x

waybill dengan memberikan kode unik Jumlah sesuai ya Cari kekurangan waybill tidak

(48)

Gambar 4.5.1 merupakan SOP baru hasil analisa dari permasalahan yang terjadi. SOP baru ini bermulai pada kurir yang harus menngisi baterainya sampai 12 jam lalu pasang ke alat GPS. Periksa indikator alat GPS sampai indikator

battery menyala hijau bila indikator battery tidak menyala hijau maka charge

kembali baterai. Periksa indikator device menyala berkedip bila indikator device tidak menyala berkedip maka tunggu sampai indikator ini menyala berkedip pada tempat terbuka. Setelah itu pastikan saat membawa alat GPS, posisi “this side up”

menghadap ke langit. Kurir perusahaan melakukan pengiriman dokumen seperti biasa. Waybill ditulis dengan informasi yang akurat dengan menuliskan kode GPS, tanggal dan jam pada saat serah terima dokumen. Bila pengiriman selesai maka waybill dikumpulkan dan diberikan ke petugas pengetikan waybill. Baterai kembali diisi selama 12 jam untuk pengiriman hari selanjutnya.

Setelah itu merupakan pekerjaan petugas pengetikan waybill. Pertama waybill

diberikan kode dalam jumlah tertentu (jumlah terntu ini x). Tiap kode mempunyai jumlah yang konstan dan berbeda satu dengan yang lainnya. Pengetikan informasi

waybill dilakukan dengan baik. Tiap kali satu kode selesai diketik, lakukan pengecekan jumlah yang diketik dengan jumlah satu kode tersebut. Bila tidak sama maka waybill harus dicari yang belum terketik. Demikian SOP baru ini dibuat agar dapat memperbaiki beberapa kesalahan yang terjadi.

Dengan melihat kriteria kesalahan tiap kategori, dapat disimpulkan kategori 1, kategori 2, kategori 5 dan kategori 6 mempunyai kesamaan. Kategori 1 mempunyai kesamaan pada kategori 6 dan kategori 5 dalam penggunaan alat GPS harus benar. Kategori 2 mempunyai kesamaan pada kategori 6 dan kategori 5

(49)

dalam penulisan waybill harus akurat. Bila masalah kategori 6 dan kategori 5 menjadi 0% maka otomatis kategori 1 dan kategori 2 menjadi 0%. Sedangkan kategori 3 dan kategori 4 mempunyai kesamaan. Kategori 3 mempunyai kesamaan pada kategori 4 dalam masalah pengetikan waybill. Bila masalah kategori 4 menjadi 0% maka otomatis kategori 3 menjadi 0%.