Saya orangnya fair, cengli, dan adil

(1)

73

(2)

74

1. Angket Pernyataan

Personality Test

DISC

Nama

:

Jenis Kelamin : L / P

Usia

:

Jabatan

:

Lama Bekerja :

Instruksi

Pilih salah satu dari empat kelompok kata dibawah ini yang paling mewakili sifat

anda. Lingkari “M” (Most) yang artinya paling menggambarkan diri anda. Dan

lingkari “L” (Least) untuk yang paling tidak

menggambarkan diri anda.

Contoh:

M L

Saya baik, berhati lembut, dan manis

0 M L

Saya pintar mempengaruhi orang lain, dan meyakinkan

M L

Saya tidak suka berasumsi, tenang, dan bisa mengendalikan diri

M L

Saya tidak bergantung kepada orang lain, banyak akal, dan berani

M L

Saya baik, berhati lembut, dan manis

1 M L

Saya pintar mempengaruhi orang lain dan meyakinkan

M L

Saya tidak suka berasumsi, tenang, dan bisa mengendalikan diri

M L

Saya tidak bergantung kepada orang lain, banyak akal, dan berani

M L

Saya disukai banyak orang, menarik banyak orang, dan

menyenangkan

2 M L

Saya orangnya fair, cengli, dan adil

M L

Saya bertekad baja, kokoh, dan pembuat keputusan

M L

Saya suka mendukung/menolong, menyenangkan, dan hangat

M L

Saya senang/cepat untuk mengamati dan tidak ceroboh

3 M L

Saya berani, tidak takut, dan menyukai tantangan

M L

Saya setia, tabah, dan teguh

(3)

75 M L

Saya obyektif, seimbang/mendengarkan dari semua sisi, dan

berpikiran terbuka

4 M L

Saya bersedia membantu, pengertian, dan bijaksana

M L

Saya bertekad baja, tidak mudah dibengkokkan, dan keras kepala

M L

Saya ceria, tidak kekhawatiran, dan optimis

M L

Saya penuh dengan humor dan lucu

5 M L

Saya spesifik, cepat, dan akurat

M L

Saya menunjukkan keberanian, nekad, dan berani mengambil resiko

M L

Saya santai, tidak khawatir, merasa cukup/bahagia, dan tidak mudah _antusias

M L

Saya agresif, mengendalikan, dan ingin selalu menang

6 M L

Saya memenuhi kebutuhan dan mempertimbangkan orang lain,

serta peduli

M L

Saya mudah untuk antusias dan mencari hal-hal yang menyenangkan

M L

Saya mengikuti peraturan dan mau bekerjasama

M L

Saya memastikan hal-hal detil dan sangat berhati-hati dalam _memilih

7 M L

Saya setia dan memberikan yang terbaik dalam menjalankan tugas

M L

Saya kuat menghadapi kenyataan, tidak mudah digoncang, dan _{bertekad baja}

M L

Saya penuh dengan semangat dan kehidupan, asyik dan senang _melucu

M L

Saya percaya diri, berani, dan tidak takut

8 M L

Saya senang menginspirasi, mempengaruhi, antusias

M L

Saya tidak menentang dan mudah untuk tunduk

M L

Saya tidak mau menjadi pusat perhatian dan bermain aman

M L

Saya terbuka, percaya diri dan mudah berteman

9 M L

Saya sabar, toleran, menunjukkan belas kasihan, dan stabil

M L

Saya tidak membutuhkan bantuan orang lain dalam mencapai tujuan

M L

Saya senang dengan privasi, lebih suka berpikir, dan harus yang

(4)

76 M L

Saya suka mengambil risiko, mecari yang membuat adrenalin

mengalir, dan nekad

10 M L

Saya mudah/mau diajar dan bersedia untuk diyakinkan

M L

Saya senang bersosialisasi, berjiwa besar, dan bersikap

menyenangkan

M L

Saya orangnya asyik-asyik saja, mudah mengalir, dan tidak seriusan

M L

Saya ekspresif dan senang berbicara

11 M L

Saya moderat/sedang/tidak ekstrim dan mudah

diombang-ambingkan

M L

Saya mengikuti rutinitas dan mengambil keputusan dengan hati-hati

M L

Saya percaya diri, mudah dan cepat dalam mengambil keputusan

M L

Saya persuasif, tidak ada gesekan, dan mudah bergaul dengan orang

lain

12 M L

Saya suka mencoba hal baru dan tidak takut menghadapi kesukaran

M L

Saya sopan, menjaga tingkah laku, dan memperhatikan sikap jaim

M L

Saya bahagia, merasa puas, dan mudah untuk disenangkan

M L

Saya menikmati persaingan, gigih, dan berjiwa pengusaha

13 M L

Saya dapat menggairahkan sebuah pesta, menghibur, dan menarik

perhatian

M L

Saya rentan, mudah percaya kalau diyakinkan, dan mudah dipengaruhi

M L

Saya mudah khawatir, takut sesuatu yang buruk akan terjadi, dan _{tidak yakin}

M L

Saya senang mengamati, berhati-hati, menghindari masalah, dan

mengukur risiko

14 M L

Saya ambisius, cepat mengambil keputusan, dan mengambil _{tanggung jawab}

M L

Saya meyakinkan orang lain dengan sepenuh hati dan

mempengaruhi orang

M L

Saya membuat orang lain merasa nyaman, baik hati, bersahabat, dan sabar

M L

Saya siap untuk membantu, mudah menyesuaikan diri, dan mudah

percaya

15 M L

Saya mudah antusias dan mudah kecewa

M L

Saya mengikuti peraturan atau ketentuan

(5)

77 M L

Saya percaya dengan kemampuan diri sendiri, positif, dan optimis

16 M L

Saya baik hati, main perasaan, reaksi cepat dan positif terhadap

orang

M L

Saya mengevaluasi, menguji dan mengajukan pertanyaan

M L

Saya blak-blakan, pemaksa, dan cepat tanggap terhadap situasi

darurat

M L

Saya memiliki disiplin pribadi kuat, terkendali, dan melakukan _{sesuai prosedur}

17 M L

Saya tidak egois dan peduli terhadap orang lain

M L

Saya menunjukkan keluar perasaan dan emosi

M L

Saya berkomitmen dan tidak mudah dikalahkan atau hilang semangat

M L

Saya senang dipuji dan menginginkan penghargaan

18 M L

Saya berusaha menyenangkan orang lain, berbagi dan murah hati

M L

Saya selektif dan berhati-hati dalam memilih

M L

Saya tegas, ngotot, dan menuntut

M L

Saya senang dengan sesuatu yang resmi, bertingkah sopan, dan jaim _{(jaga image)}

19 M L

Saya inovatif, pelopor, dan senang mencoba hal-hal baru

M L

Saya bahagia dan mengharapkan hal-hal baik terjadi

M L

Saya harmonis, senang melayani, dan senang membantu orang lain

M L

Saya berani konfrontasi dengan orang lain dan menantang orang

lain

20 M L

Saya bisa disesuaikan dan mempunyai kemampuan untuk berubah

M L

Saya tenang/cuek, tidak ambil pusing, dan santai

M L

Saya ceria, tidak ada kekhawatiran, dan senang bermain-_{main/bersenang-senang}

M L

Saya percaya kepada orang lain, terbuka, dan mudah percaya

21 M L

Saya cenderung senang damai, mudah merasa puas, dan bahagia

(6)

78 M L

Saya mudah bergaul dan menikmati hubungan dengan orang-orang

popular

22 M L

Saya memiliki banyak informasi, elegan, dan sensitif/cepat mengerti

M L

Saya dinamis/suka perubahan, berkuasa, dan penuh dengan energy

M L

Saya toleran, penuh empati/belas kasihan, dan belas kasih

M L

Orang lain senang bersama saya dan jago bersosialisasi

23 M L

Saya melakukan pekerjaan dengan tepat, akurat, dan sesuai fakta

M L

Saya berbicara langsung pada pembicaraan, bicara terus terang

M L

Saya berbicara dengan suara kecil dan halus serta tidak terlalu

ekspresif

M L

Saya tidak bisa diam, bergerak terus, dan jago bersosialisasi

24 M L

Saya menghindari konflik, menolong orang lain, dan ramah

M L

Saya disenangi, suka melakukan sesuatu yang mendadak, dan mempesona

(7)

(8)

80

3. Grafik I

adapted style

dan Grafik II

natural style

(9)

81

4. Job Description

Citradream Hotel Semarang

a.

General Affair

CITRADREAM HOTEL Page : 1 – 2

JOB DESCRIPTION

Index No. :

Issued by : General & Admin Dept Effective Date : 1 July 2014

Position : General Affair Officer Date of Revision :

Department : General & Administration

Report To : Hotel Manager

Basic Functions : This position is responsible for general affairs of the office, employee house management (if applicable), employee education, adoption labor management, Responsible for various HR generalist and administrative tasks.

Primary Duties :

1. _{Assist Hotel Manager in running business, especially in related with staffing,} personnel administration, and any relevant issues as well as to provide management with required reports on time and accurately.

2. _{Manage the appointment of vendors for contracted work such as security,} gardening & cleaning services, pest control, drinking water and office machinery. Recommend options for improvement, value-add and cost savings.

3. _{Administers HR&GA vendors such as Security invoice, drinking water, office} machinery, catering, and any other administration that are related to general affair.

4. _{Taking care of company administration affair, including travel arrangement,} Hotel & air tickets booking, allowance, etc.

5. _{Review and improve the security procedures for the site; the screening and search} practices at the gate-house sign-in and improve the procedures for sign-in at the front desk.

6. _{Any matters directly and indirectly relating to HR & GA matters.} 7. _{Other task assigned by superior from time to time}

8. _{Assist the Controller and Assistant Controller in the preparation of whatever} special projects and reports are required.

(10)

82 HOTEL CITRADREAM

Halaman

: 1 - 120

DESKRIPSI PEKERJAAN

No. Indeks

:

Diterbitkan

oleh

:

Bagian Umum &

Administrasi

Berlaku

Tanggal

: 1 Juli 2014

Posisi

:

Pegawai Bagian Umum

Tanggal Revisi :

Bagian : Umum & Administrasi

Bertanggung Jawab kepada : Manajer Hotel

Fungsi Dasar : Tanggung jawab posisi ini mencakup

urusan umum kantor, manajemen

rumah karyawan (jika ada), pendidikan

karyawan, manajemen pekerjaan

adopsi, bertanggung jawab

melaksanakan tugas-tugas umum dan

administratif tata gerha.

Tugas Utama:

1. Membantu Manajer Hotel menjalankan bisnis, terutama yang berkaitan dengan

administrasi kepegawaian, personalia, dan berbagai isu-isu terkait serta

menyerahkan laporan yang diperlukan kepada manajemen secara tepat waktu dan

akurat.

2. Mengelola penunjukan vendor untuk pekerjaan kontrak seperti keamanan, urusan

kebun & pelayanan kebersihan, pengendalian hama, air minum dan mesin-mesin

kantor. Merekomendasikan opsi untuk perbaikan, nilai tambah dan penghematan

biaya.

3. Mengurus vendor-vendor SDM & masalah umum seperti faktur Keamanan, air

minum, mesin kantor, katering, dan segala administrasi lain yang terkait dengan

(11)

83

4. Menyelesaikan urusan administrasi perusahaan, termasuk hal-hal yang berkaitan

dengan perjalanan, pemesanan tiket pesawat & Hotel, tunjangan, dll

5. Mengkaji dan meningkatkan prosedur keamanan lokasi; kegiatan penyaringan

dan pencarian pada saat masuk melalui pos jaga dan memperbaiki prosedur

masuk melalui meja depan.

6. Semua persoalan yang langsung yang berkaitan dan tidak berkaitan dengan

persoalan SDM dan umum.

7. Tugas lain yang diberikan oleh atasan dari waktu ke waktu

8. Membantu Pengawas dan Asisten Pengawas mempersiapkan semua hal yang

dibutuhkan untuk mempersiapkan sejumlah proyek serta laporan khusus.

9. Melakukan semua tugas tambahan yang diperintahkan oleh Manajer Hotel atau

Pengawas Keuangan guna menjamin bahwa Pembukuan dicatat secara

profesional.

Dokumen ini telah diterjemahkan dari bahasa Inggris ke dalam bahasa Indonesia oleh tim penerjemah JOGJATRANSLATE.COM

Yogyakarta, 10 November 2016

(12)

84 b.

Room Division Coordinator

CITRADREAM HOTEL Page : 84 - 120 JOB DESCRIPTION Index No. :

Issued by : Housekeeping Department Effective Date : 1 July 2014

Position : Guest Service Leader Date of Revision :

Department : Housekeeping

Report To :Hotel Manager

Basic Functions : Planning, Organizing, Recruiting and Controlling thefunction of the Housekeeping Department Responsible for directing, supervising and coordinating the activities of Housekeeping and ensuring of the smooth operation which includes Engineering, Rooms, Public area, Laundry and Linen. To maintain the entire hotel to highest standard of cleanliness, presentation and efficiency while achieving while achieving guest satisfaction.

1. _{To Select, hire, train employees to meet Hotel's Standard of service.}

2. _{Responsible for setting and conduct the Housekeeping training tools such as job} description, standards and procedures, training plans as a guideline for the Housekeeping operation.

3. _{To spot check all employees within the department, ensuring that the correct} standards and methods of service are maintained as stated in the department's Job Description and Task Breakdown Manual.

4. _{To co-ordinate effectively Inter-Departmental Communication as well as within} the department. Keeps all employees informed on significant aspects of the hotel, communicating with all level of staffs.

5. _{To make rounds of the hotel at any time of the day performing random checks on} Housekeeping Department to assure the continuing expected hotel’s set standard. 6. _{To develop standard procedures for routine tasks to enable employees to develop}

consistent work habits.

7. _{To check the attendance, appearance and discipline of the staff} 8. _{To evaluate the staff performance.}

9. _{To establish inventory records and controls of cleaning supplies, chemicals,} guest supplies, bed-linens, F&B linens and etc. in order to control expenses and minimize waste. To carry out monthly inventory on the above items.

10. _{To involve employee in planning, effective use of manpower and guiding new} methods, mechanical aids & products to ease and simplify Housekeeping work 11. _{To check on all equipment of Housekeeping Department is well maintained so as}

(13)

85

12. _{To allocate daily work and any special assignment to the workers. Check the} daily occupancy according to maids report.

13. _{To conduct daily briefing to HK attendants. To assist them with special requests} from the guests and action any complaints that have arisen.

14. _{To check the cleanliness and maintenance of the following :}

 vacant rooms according to reception’s report and to check / report on the variance.

 the occupied and checked out rooms are cleaned on time and within the standards required.

 all corridors, stores, pantries, exit doors and cleaning equipment’s, trolley and etc.

 public area include gardening

15. _{To ensure that all out of order rooms to be ready and released as soon as possible.} 16. _{To report all maintenance defects through the correct procedures and ensure that}

they are rectified immediately.

17. _{To help and handle lost and found items according to policies and procedures.} 18. _{To ensure that all messages from other shifts are noted down and messages for}

other shifts are conveyed on the log book.

19. _{To establish system in the Linen and Laundry. To ensure laundry services of high} quality for hotel guests .

20. _{To ensure the floral decorations are in order}

21. _{To follow the hotel rules and regulations and policies.}

22. _{To perform all duties other than above requested by the hotel management /} direct Supervisor.

This Job Description is not exhaustive of all the job tasks but a guide and tasks maybe added or removed by your immediate Supervisor according to the pressure of work.

HOTEL CITRADREAM

Halaman

: 85 - 120

DESKRIPSI PEKERJAAN

No. Indeks :

Diterbitkan

oleh

: Tata Gerha

Berlaku

Tanggal

: 1 Juli

2014

Posisi

:

Kepala Bagian Pelayanan

Tamu

Tanggal Revisi

:

Bagian

:

Tata Gerha

Bertanggung Jawab kepada :

Manajer Hotel

Fungsi Dasar :Merencanakan,

mengorganisir,

merekrut

dan

mengawasi fungsi pada Bagian Tata Gerha yang

bertanggung

jawab

untuk

mengarahkan,

(14)

kegiatan-86

kegiatan tata gerha dan memastikan bahwa

kegiatan-kegiatan tersebut berjalan lancar yang

meliputi Teknik, Kamar, Area Publik, Binatu dan

Linen. Mempertahankan agar hotel senantiasa

mencapai standar kebersihan, presentasi dan

efisiensi tertinggi sambil tetap mempertahankan

kepuasan dari para tamu yang menginap.

Tugas Utama:

1. Menyeleksi, merekrut, melatih karyawan-karyawan yang sesuai dengan standar

pelayanan Hotel.

2. Bertanggung jawab mengatur dan menunjukkan peralatan pelatihan tata gerha

seperti deskripsi pekerjaan, standar dan prosedur, rencana pelatihan sebagai

panduan kegiatan operasian pada Bagian Tata Gerha.

3. Melakukan pemeriksaan singkat kepada seluruh karyawan pada bagian tersebut

guna memastikan bahwa standar dan metode pelayanan yang benar terus

dijalankan sebagaimana tercantum dalam Manual Deskripsi Pekerjaan dan

Pembagian Tugas di bagian tersebut.

4. Mengkoordinasikan komunikasi antar bagian dan di dalam bagian tersebut secara

efektif. Memastikan bahwa seluruh karyawan telah mengetahui tentang

aspek-aspek penting dari hotel, berkomunikasi dengan staf dari berbagai tingkatan.

5. Berbicara dengan banyak orang di hotel kapan pun guna melakukan pemeriksaan

secara acak mengenai Bagian Tata Gerha untuk menjamin kelanjutan standar

yang telah ditetapkan oleh pihak hotel.

6. Mengembangkan prosedur standar untuk tugas-tugas rutin agar karyawan

memiliki kebiasaan kerja yang konsisten.

(15)

87

8. Mengevaluasi kinerja para staf.

9. Membuat catatan persediaan dan pengendalian perlengkapan pembersih, bahan

kimia, perlengkapan yang disediakan untuk tamu, seprei, sarung bantal dan

guling, taplak meja, dan lain-lain untuk mengendalikan pengeluaran dan menekan

pengeluaran yang tidak perlu. Melaksanakan inventarisasi bulanan untuk

item-item di atas.

10. Melibatkan karyawan dalam merencanakan, menggunakan tenaga kerja secara

efektif dan memberikan panduan terkait metode, alat bantu mekanik & produk

baru untuk memudahkan dan menyederhanakan pekerjaan Bagian Tata Gerha

11. Memeriksa apakah semua peralatan pada Bagian Tata Gerha terawatt dengan

baik sehingga dapat mengurangi biaya.

12. Mengalokasikan pekerjaan sehari-hari dan tugas khusus kepada karyawan.

Memeriksa tingkat hunian harian berdasarkan laporan pelayan.

13. Mengadakan pertemuan harian untuk pelayan Bagian Tata Gerha. Membantu

mereka yang mendapatkan permintaan khusus dari tamu dan menindaklanjuti

setiap keluhan yang muncul.

14. Memeriksa kebersihan dan pemeliharaan hal-hal berikut:

 kamar yang kosong sesuai laporan dari bagian penerimaan dan

memeriksa/melaporkan izin.

 kamar-kamar yang dihuni dan ditinggalkan tamu dibersihkan tepat waktu

dan sesuai standar yang diminta.

 semua koridor, persediaan, pantry, pintu keluar dan peralatan kebersihan,

troli dan lain-lain

(16)

88

15. Memastikan bahwa semua kamar rusak siap dan dapat digunakan secepatnya.

16. Melaporkan segala bentuk kekurangan terkait pemeliharaan melalui prosedur

yang benar dan memastikan bahwa kekurangan-kekurangan tersebut segera

diperbaiki.

17. Membantu dan menangani barang-barang yang hilang dan ditemukan sesuai

dengan kebijakan dan prosedur.

18. Memastikan bahwa semua pesan dari shift lain dicatat dan pesan untuk shift lain

dituliskan pada buku log.

19. Membangun sistem pada Bagian Linen dan Binatu. Memastikan pelayanan binatu

yang berkualitas tinggi untuk para tamu hotel.

20. Memastikan bahwa hiasan bunga pada tempatnya

21. Mematuhi aturan dan regulasi serta kebijakan hotel.

22. Melakukan semua tugas selain dari yang diminta oleh manajemen hotel/Penyelia

langsung.

Deskripsi Pekerjaan ini tidak menjelaskan seluruh tugas-tugas untuk pekerjaan

tersebut. Penyelia yang langsung membawahi Anda dapat menambahkan atau

menghapuskan panduan serta tugas-tugas sesuai dengan tekanan pekerjaan.

Yogyakarta, 10 November 2016 JOGJATRANSLATE.COM Email: [email protected]

(17)

89 c.

Account Officer

CITRADREAM HOTEL Page : 89 - 120

JOB DESCRIPTION

Index No. :

Issued by : Accounting Department Effective Date : 1 July 2014

Position : Account Officer Date of Revision :

Department : Accounting

Report To : Chief Accounting

Basic Functions : Responsible for the checking, Processing

and timely payment of all hotel’s

disbursements, preparation of certain expense analysis and other reports and

information’s, maintains proper filing of

Account Payable records.

The supervisor has to establish an efficient Account Payable system, ensuring that related polices and procedures with regards to e.g. purchasing, Receiving and Storage and Credit Facilities, etc. are strictly adhered.

1. _{Establishment of timely flow of information to Accountant/Controller with} matters related to Account Payable i.e. adherence of related policies and procedures, account payable aging analysis and its movement from previous month.

2. _{Establishment of proper filing system, to allow easy to required documents for} disbursement, audit purpose and reference, etc.

3. _{Well verse in the hotel chart of accounts to ensure proper account, allocation of} expenses.

4. _{Review and check all invoice, matches them with purchase orders and receiving} slips, which is prepared by his/her clerk, performed test check and verifies pricing, extensions and additions on all invoices including counter checking against accepted supplier quotations.

5. _{Prepare vouchers, including cost distributions for all supplier invoices and credit} memos.

6. _{Prepare cash disbursement/cheques for suppliers and other and forward the} cheques, vouchers and all supporting document to the Accountant/Financial Controller for approval and signature.

7. _{Submits figure for estimated disbursement to the Accountant on monthly basis.} 8. Balance/Reconcile Supplier’s monthly statements to the hotel’s accounts payable

records.

9. _{Prepares and balance voucher register monthly.} 10. _{Performs Bank Reconciliation on monthly basis.}

(18)

90

13. _{Supervise the work of his staff.}

14. _{Perform other jobs as requested by his Supervisor.}

HOTEL CITRADREAM

Halaman

: 90 - 120

DESKRIPSI PEKERJAAN

No. Indeks :

Diterbitkan

oleh

:

Bagian Pembukuan

Berlaku Tanggal

: 1 Juli

2014

Posisi

:

Petugas Pembukuan

Tanggal Revisi

:

Bagian

:

Pembukuan

Bertanggung Jawab kepada

:

Kepala Bagian Pembukuan

Fungsi Dasar

:

Bertanggung jawab memeriksa,

memproses,

dan

melakukan

pembayaran

untuk

seluruh

pengeluaran hotel secara tepat

waktu, mempersiapkan analisis

pengeluaran tertentu serta laporan

dan

informasi

lainnya,

dan

menjaga agar catatan utang dicatat

dengan benar.

Penyelia harus membuat sebuah

sistem untuk Utang yang efisien,

yang menjamin bahwa kebijakan dan

prosedur

yang

terkait

dengan,

misalnya,

pembelian,

Fasilitas

Penerimaan dan Penyimpanan serta

Kredit, dll benar-benar dipatuhi.

Tugas Utama:

(19)

91

2. Terbentuknya sistem pencatatan yang benar, untuk memudahkan

dokumen-dokumen yang diperlukan untuk melakukan pembayaran,

pengauditan, dan referensi, dll

3. Mempelajari dengan baik bagan akun hotel guna memastikan akun yang

benar, alokasi biaya.

4. Mengkaji dan memeriksa semua faktur; mencocokkannya dengan pesanan

pembelian dan slip penerimaan, yang dibuat oleh resepsionis; melakukan

tes, pemeriksaan dan verifikasi harga, perpanjangan dan penambahan pada

semua faktur termasuk memeriksa kembali harga dari pemasok yang

disetujui.

5. Mempersiapkan voucher, termasuk distribusi biaya untuk semua faktur

pemasok dan memo kredit.

6. Mempersiapkan pembayaran secara tunai/cek untuk para pemasok dan

lainnya serta meneruskan cek, voucher dan semua dokumen pendukung

kepada Akuntan/Pengawas Keuangan untuk mendapatkan persetujuan dan

tanda tangan mereka.

7. Menyerahkan angka estimasi pengeluaran kepada Akuntan setiap bulan.

8. Menyeimbangkan/ mengakurkan laporan bulanan pemasok dengan catatan

utang hotel.

9. Membuat dan menyeimbangkan daftar voucher setiap bulan.

10. Melakukan Rekonsiliasi Bank setiap bulan.

11. Melakukan Penyeimbangan Pembelian dengan Pengendalian Biaya setiap

10 hari.

12. Melakukan penutupan utang akhir bulan sesuai kebutuhan.

13. Mengawasi pekerjaan stafnya.

14. Melakukan pekerjaan lain sesuai permintaan dari Penyelianya.

(20)

92 d. Front Office Assistance

CITRADREAM HOTEL Page : 92 - 120 JOB DESCRIPTION Index No. :

Issued by : Front Office Department Effective Date : 02 April 2014

Position : Front Desk Agent Date of Revision :

Department : Front Office

Reports To : Front Office Leader

Basic Functions : To provide efficiently, courteously, expediently and accurately service to all guest such as:

o _{Provide telephone service to the guests and caller,} to create a favourable public image as part of the hotel service has to offer.

o _{Accept and process all reservation ( offline and} online ) in accordance with established standards and procedures.

o _{Welcome the guest, handle check in, cashiering} related with all transaction, and check out process..

o _{Handle all guest luggage and escort them if} required, assist the guest on secretarial service with a polite and friendly manner.

o _{Provide information and maintain good relation all} the time and bid farewell for the guest ensuring their comfort and satisfaction adhering to the hotel standard operating procedures.

Primary Duties :

1. _{To handle all inter-Hotel, Local and IDD calls.}

2. _{To be patient, attentive, polite and sympathetic to caller's request}

3. _{To be discreet, all conversation overheard must be treated strictly} confidential and never divulge guest room numbers over telephone.

4. _{To remember and use guest surnames as much as possible.}

5. _{Answer all incoming calls promptly and pleasantly and ensure that the} appropriate connection is made.

6. _{Perform all tasks assigned according to established standards and} procedures : take messages upon request; handle guest wake-up calls; operate paging system as needed

7. _{Be familiar with all hotel emergency and fire procedures as well as with city} emergency telephone numbers and services; ensure that efficient and effective communications are maintained during emergency situations. 8. _{To handle Fire Alarm and Bomb Threat Calls.}

9. _{To handle guest lift breakdown calls}

(21)

93

11. _{Welcome guests upon arrival and check-in according to established} standards and procedures.

12. _{Adhere to all credit procedures and accounting procedures as they pertain to} the registration process.

13. _{Maintain good guest relations with in-house guests at all times.} 14. _{Post all charges without delay and update the folios.}

15. _{Check out guest courteously and accurately} 16. _{Balancing of credit card, charges and cash.} 17. _{Accurate handling of cash float.}

18. _{File registration cards for arriving guest.} 19. _{Post advance deposits.}

20. _{Be familiar with all room types and rates in the hotel and their availability} status; up-sell whenever possible.

21. _{Handle guest complaints promptly according to established procedures and} then report to Front Office Leader for further follow up when necessary. 22. _{Develop a professional and courteous working relationship with colleagues}

within the Front Office and maintain an effective flow of communication with all hotel personnel.

23. _{Maintain a well groomed appearance and a tidy work area.}

24. _{Check room and rate availability and accept / reject booking accordingly.} 25. _{Complete and administer all tasks as assigned and in accordance with}

established standards and procedures.

26. _{To deal with all correspondence and use all forms relating to front office} and be able to type.

27. _{To handle amendments or cancellations of bookings.}

28. _{Have thorough knowledge of all room types and rates, their location and} amenities; be familiar with all hotel facilities and services.

29. _{To accurately record company/travel agent account codes, guest types, and} package plan.

30. _{Be knowledgeable of city streets, locations, restaurants and major} attractions as well as city-wide events and activities.

31. _{To collect general stock requisition for Front Office.}

32. _{Provide an up to date list of services or equipment for rent, including their} rates.

33. _{Ensure that all equipments are maintained from time to time to ensure that} they are in top condition.

34. _{To take over duties from previous shift.}

35. _{Perform other duties related or unrelated to Front Office Department or as} assigned by Superior.

(22)

94

HOTEL CITRADREAM Halaman : 94– 4

DESKRIPSI PEKERJAAN No. Indeks :

Diterbitkan oleh

: Bagian Kantor Depan Berlaku Tanggal : 02 April 2014

Posisi : Pegawai Bagian Kantor Depan

Tanggal Revisi :

Bagian

:

Kantor Depan

Bertanggung Jawab kepada :

Kepala Bagian Kantor Depan

Fungsi Dasar

:

Memberikan pelayanan secara efisien, sopan, tepat

dan akurat kepada semua tamu, seperti:

o

_{Memberikan layanan telepon untuk para tamu dan penelepon, guna}

menciptakan citra yang baik di mata publik sebagai bagian dari layanan yang

harus ditawarkan oleh pihak hotel.

o

_{Menerima dan memproses setiap reservasi (baik secara}

_{offline dan}

_online)

sesuai dengan standar dan prosedur yang telah ditetapkan.

o

_{Menyambut tamu dan melayani prosedur pada saat tamu datang (check in),}

pembayaran terkait transaksi apapun, serta prosedur pada saat tamu pergi

(check-out).

o

_{Menangani semua barang bawaan tamu dan membawakannya jika}

diperlukan, membantu tamu terkait layanan kesekretariatan secara sopan dan

ramah.

o

_{Memberikan informasi dan menjaga hubungan baik sepanjang waktu dan}

mengucapkan selamat tinggal kepada tamu guna memastikan kenyamanan

(23)

95 Tugas Utama:

1. Menjawab semua panggilan dari dalam hotel, panggilan lokal dan

panggilan SLI.

2. Bersikap sabar, memperhatikan, sopan dan mengerti permintaan dari

penelepon

3. Bersikap hati-hati, setiap percakapan yang tidak sengaja didengar

harus dirahasiakan dan jangan pernah memberitahukan nomor kamar

tamu melalui telepon.

4. Mengingat dan menggunakan nama keluarga tamu sesering mungkin.

5. Menjawab semua panggilan masuk dengan segera dan ramah dan

memastikan bahwa koneksi telepon tidak terhambat.

6. Melakukan semua tugas yang diberikan sesuai dengan standar dan

prosedur yang telah ditetapkan: memahami pesan berdasarkan

permintaan; melakukan panggilan untuk membangunkan tamu sesuai

permintaan tamu; mengoperasikan sistem pemanggilan (paging)

sesuai kebutuhan.

7. Mengetahui seluruh prosedur yang diterapkan pihak hotel jika terjadi

keadaan darurat dan kebakaran serta layanan dan nomor telepon

darurat di kota di mana hotel tersebut dibangun; memastikan bahwa

komunikasi dilakukan secara efisien dan efektif selama situasi

darurat.

8. Merespon alarm kebakaran dan panggilan menyebutkan adanya

ancaman bom.

(24)

96 mengalami kerusakan.

10. Menetapkan kamar dan menyiapkan kunci/folder untuk semua tamu

yang datang, baik perseorangan maupun kelompok.

11. Menyambut tamu yang datang dan melakukan prosedur

check-in

sesuai dengan standar dan prosedur yang telah ditetapkan.

12. Mematuhi seluruh prosedur pembayaran dan prosedur pembukuan

yang berhubungan dengan proses pendaftaran.

13. Selalu menjaga hubungan baik dengan tamu.

14. Pasang semua biaya tanpa menunda-nunda dan perbarui data pada

buku.

15. Periksa tamu dengan sopan dan akurat

16. Menyeimbangkan antara kartu kredit, tagihan dan uang tunai.

17. Mengurusi cash float secara akurat.

18. Menyimpan kartu pendaftaran untuk tamu yang datang.

19. Membayarkan

advance deposits

(pembayaran minimal yang

dibayarkan di muka).

20. Mengetahui semua tipe kamar hotel yang ada beserta harganya dan

status ketersediaannya; lakukan strategi

upselling

setiap kali ada

kesempatan.

21. Merespon keluhan yang disampaikan tamu dengan cepat sesuai

dengan prosedur yang telah ditetapkan dan kemudian melaporkan

kepada Kepala Bagian Kantor Depan untuk mendapatkan tindak

lanjut jika diperlukan.

(25)

97 rekan kerja dalam di Bagian Kantor Depan dan mempertahankan

komunikasi yang efektif dengan semua pegawai hotel.

23. Menjaga penampilan dan area kerja agar tetap rapi.

24. Memeriksa

ketersediaan

kamar

dan

harganya

serta

menerima/menolak pemesanan sesuai dengan informasi ketersediaan

kamar dan harganya tersebut.

25. Menyelesaikan dan melakukan semua tugas yang diberikan dan

sesuai dengan standar dan prosedur yang telah ditetapkan.

26. Menangani semua surat-menyurat dan menggunakan semua formulir

yang berkaitan dengan kantor depan dan bisa mengetik.

27. Menangani semua atau pembatalan perubahan pemesanan.

28. Memiliki pengetahuan yang menyeluruh mengenai semua jenis

kamar dan harganya, lokasi serta fasilitasnya; mengetahui semua

fasilitas dan layanan hotel.

29. Mencatat secara akurat kode-kode akun perusahaan/ agen perjalanan,

tipe tamu, dan rencana paket.

30. Memiliki pengetahuan seputar jalan-jalan, tempat-tempat,

restoran-restoran dan tempat-tempat wisata utama di kota tersebut serta acara

dan kegiatan yang diselenggarakan di tingkat kota.

31. Mengumpulkan daftar permintaan pasokan umum untuk Bagian

Kantor Depan.

32. Menyediakan daftar layanan atau peralatan terbaru yang disewakan,

termasuk tarif yang dikenakan.

(26)

98 untuk menjamin bahwa peralatan tersebut berada dalam kondisi

prima.

34. Mengambil alih tugas shift sebelumnya.

35. Melakukan tugas lain baik yang berkaitan atau tidak dengan Bagian

Kantor Depan atau yang ditugaskan oleh Atasan.

Deskripsi Pekerjaan ini tidak menjelaskan seluruh

tugas-tugas untuk pekerjaan tersebut. Penyelia yang langsung

membawahi Anda dapat menambahkan atau menghapuskan

panduan serta tugas-tugas sesuai dengan tekanan pekerjaan.

JOGJATRANSLATE.COM Email: [email protected] http://www.jogjatranslate.com

5. Hasil Kesesuaian Responden

a.

Responden 1

No Karakteristik Pekerjaan Karakteristik Individu

Kesesuaian

Keterangan Tipe Most Least Most Least

1 Membutuhkan ketelitian dan ketepatan waktu.

C

S – C Tinggi

C – S Tinggi

Sesuai Sesuai 2 Membutuhkan detail, ketelitianl

dan perincian biaya.

C

Sesuai Sesuai

3 Membutuhkan detail, ketelitian dan perincian biaya.

C

Sesuai Sesuai

C

Sesuai Sesuai

5 Memeriksa apakah pekerjaan sudah sesuai dengan prosedur yang ada.

C

(27)

99

Sumber : Data yang telah diperoleh dan diolah, 2016

b.

Responden 2

6 Membantu dalam menyelesaikan pekerjaan kelompok.

Sesuai Sesuai

7 Membutuhkan kesiapan lebih di dalam berkerja.

C

Sesuai Sesuai

S

Sesuai Sesuai

C

Sesuai Sesuai

No

Karakteristik Pekerjaan Karakteristik Individu

Kesesuaian

1 Bertanggung jawab menyeleksi, merekrut dan melatih karyawan.

D

D – C Tinggi

Sesuai Sesuai

2 Bertanggung jawab mengatur kegiatan pada bagian tata gerha.

D

Sesuai Sesuai

3 Bertanggung jawab memeriksa dan memastikan kinerja karyawan pada bagian tata gerha.

D

Sesuai Sesuai

4 Membutuhkan koordinasi yang baik terkait dengan komunikasi dengan seluruh karyawan.

I Tidak

Sesuai

Tidak Sesuai

5 Berkomunikasi dengan orang banyak dalam bekerja.

I Tidak

Sesuai

Tidak Sesuai

6 Bertanggung jawab

mengembangkan prosedur kerja karyawan.

D

Sesuai Sesuai

7 Memeriksa dan menilai staf karyawan.

D

Sesuai Sesuai

8 Memeriksa dan menilai staf karyawan.

D

Sesuai Sesuai

C

Sesuai Sesuai

10 Melibatkan orang banyak dalam mengambil keputusan guna kepentingan pekerjaan.

I Tidak

Sesuai

Tidak Sesuai

C

(28)

100 c.

Responden 3

12 Bertanggung jawab mengatur pekerjaan pada bagian tata gerha.

D

D – C Tinggi

Sesuai Sesuai

13 Bertanggung jawab mengatur pekerjaan pada bagian tata gerha dan menindaklanjuti keluhan.

D

Sesuai Sesuai

14 Memeriksa apakah pekerjaan sudah sesuai dengan prosedur yang ada.

C

Sesuai Sesuai

15 Memeriksa kamar hotel sesuai dengan standar kamar yang ditetapkan.

C

Sesuai Sesuai

16 Membutuhkan ketelitian dan mengikuti prosedur yang ada.

C

Sesuai Sesuai

S

Sesuai Sesuai

18 Membutuhkan ketelitian dalam bekerja.

C

Sesuai Sesuai

19 Bertanggung jawab mengatur pekerjaan pada bagian linen dan binatu.

D

Sesuai Sesuai

20 Membutuhkan ketelitian. C Sesuai Sesuai

21 Bekerja sesuai dengan sistem dan kebijakan yang sudah ada.

S Tidak

Sesuai

Tidak Sesuai

Kesesuaian

C

C Tidak

Sesuai

Tidak Sesuai

C Tidak

Sesuai

Tidak Sesuai

C Tidak

Sesuai

Tidak Sesuai

C Tidak

Sesuai

(29)

101 d.

Responden 4

C

C Tidak

Sesuai

Tidak Sesuai

C Tidak

Sesuai

Tidak Sesuai

C Tidak

Sesuai

Tidak Sesuai

C Tidak

Sesuai

Tidak Sesuai

C Tidak

Sesuai

Tidak Sesuai

C Tidak

Sesuai

Tidak Sesuai

13 Betanggung jawab pada pekerjaan staf karyawan.

D Tidak

Sesuai

Tidak Sesuai

14 Membantu dalam

menyelesaikan pekerjaan lain.

S Sesuai Sesuai

No Karakteristik Pekerjaan Karakteristik Individu

Kesesuaian

1 Membutuhkan kemampuan berkomunikasi yang baik.

I 2 Membutuhkan kemampuan

berkomunikasi yang baik.

I Sesuai Tidak

Sesuai

I Sesuai Tidak

Sesuai

I Sesuai Tidak

Sesuai

I Sesuai Tidak

Sesuai

6 Melakukan pekerjaan sesuai dengan prosedur yang ada, menangani permintaan tamu, dan mengoperasikan paging

sesuai kebutuhan.

S Tidak

Sesuai

(30)

102

7 Mengetahui semua nomor

layanan jika terjadi keadaan darurat, dan memastikan komunikasi tetap lancar disaat terjadi keadaan darurat.

I

8 Merespon adanya kebakaran dan ancaman, dan

berkomunikasi dengan seluruh orang jika terjadi kebakaran atau panggilan.

I Sesuai Tidak

Sesuai

9 Berkomunikasi dan merespon panggilan tamu yang terjebak di dalam lift.

I Sesuai Tidak

Sesuai

10 Memberikan informasi mengenai kamar dan memberikan kunci kamar kepada tamu.

I Sesuai Tidak

Sesuai

I Sesuai Tidak

Sesuai

12 Melakukan pekerjaan sesuai dengan prosedur yang ada.

S Tidak

Sesuai

Tidak Sesuai

I Sesuai Tidak

Sesuai

14 Membutuhkan ketepatan waktu dan ketelitian.

C Tidak

Sesuai

I Sesuai Tidak

Sesuai

C Tidak

Sesuai

C Tidak

Sesuai

18 Menyimpan kartu pendaftaran dan formulir data tamu.

S Tidak

Sesuai

Tidak Sesuai

19 Berkomunikasi dan menerima pembayaran reservasi yang dibayarkan oleh tamu.

I Sesuai Tidak

Sesuai

20 Berkomukasi dengan tamu dan melakukan strategi upselling

dengan menawarkan kelas kamar yang lebih tinggi jika tersedia.

I Sesuai Tidak

Sesuai

21 Merespon dan berkomunikasi dengan tamu mengenai keluhan yang ada.

I Sesuai Tidak

Sesuai

I Sesuai Tidak

(31)

103 e.

Responden 5

23 Menaati standar penampilan

sesuai dengan peraturan yang ada.

24 Berkomunikasi dengan tamu tentang ketersediaan kamar beserta harganya.

I Sesuai Tidak

Sesuai

S Tidak

Sesuai

Tidak Sesuai

26 Menyiapkan seluruh surat dan formulir guna kepentingan pekerjaan bagian kantor depan.

S Tidak

Sesuai

Tidak Sesuai

27 Berkomunikasi dengan tamu mengenai pembatalan atau perubahan pemesanan.

I Sesuai Tidak

Sesuai

28 Mengetahui pengetahuan menyeluruh tentang fasilitas yang ditawarkan oleh hotel.

S Tidak

Sesuai

Tidak Sesuai

29 Membutuhkan detail dalam bekerja.

C Tidak

Sesuai

30 Memiliki pengetahuan tentang pariwisata yang ada di kota dimana hotel berada.

I Sesuai Tidak

Sesuai

31 Membantu dalam

mengkoordinasi permintaan

32 Menyiapkan semua data terbaru untuk menggantikan data yang lama.

S Tidak

Sesuai

Tidak Sesuai

33 Membutuhkan ketelitian di dalam bekerja.

C Tidak

Sesuai

34 Melanjutkan pekerjaan dari shift sebelumnya.

S Tidak

Sesuai

Tidak Sesuai

35 Membantu dalam menyelesaikan pekerjaan

Kesesuaian

I

I Tidak

Sesuai

(32)

104

3 Membutuhkan kemampuan

berkomunikasi yang baik.

I

I Tidak

Sesuai

Tidak Sesuai

I Tidak

Sesuai

Tidak Sesuai

sesuai kebutuhan.

S Tidak

Sesuai

Tidak Sesuai

7 Mengetahui semua nomor layanan jika terjadi keadaan darurat, dan memastikan komunikasi tetap lancar disaat terjadi keadaan darurat.

I Tidak

Sesuai

Tidak Sesuai

I Tidak

Sesuai

Tidak Sesuai

I Tidak

Sesuai

Tidak Sesuai

I Tidak

Sesuai

Tidak Sesuai

I Tidak

Sesuai

Tidak Sesuai

S Tidak

Sesuai

Tidak Sesuai

I Tidak

Sesuai

Tidak Sesuai

C Tidak

Sesuai

Tidak Sesuai

I Tidak

Sesuai

Tidak Sesuai

C Tidak

Sesuai

Tidak Sesuai

C Tidak

Sesuai

Tidak Sesuai

S Tidak

Sesuai

(33)

105

I

I Tidak

Sesuai

Tidak Sesuai

I Tidak

Sesuai

Tidak Sesuai

I Tidak

Sesuai

Tidak Sesuai

23 Menaati standar penampilan sesuai dengan peraturan yang ada.

S Tidak

Sesuai

Tidak Sesuai

I Tidak

Sesuai

Tidak Sesuai

S Tidak

Sesuai

Tidak Sesuai

S Tidak

Sesuai

Tidak Sesuai

I Tidak

Sesuai

Tidak Sesuai

S Tidak

Sesuai

Tidak Sesuai

C Tidak

Sesuai

Tidak Sesuai

I Tidak

Sesuai

Tidak Sesuai

31 Membantu dalam

mengkoordinasi permintaan

S Tidak

Sesuai

Tidak Sesuai

C Tidak

Sesuai

Tidak Sesuai

S Tidak

Sesuai

Tidak Sesuai

(34)

106 f.

Responden 6

No

Kesesuaian

I

I Tidak

Sesuai

Tidak Sesuai

I Tidak

Sesuai

Tidak Sesuai

I Tidak

Sesuai

Tidak Sesuai

I Tidak

Sesuai

Tidak Sesuai

sesuai kebutuhan.

S Tidak

Sesuai

7 Mengetahui semua nomor layanan jika terjadi keadaan darurat, dan memastikan komunikasi tetap lancar disaat terjadi keadaan darurat.

I Tidak

Sesuai

Tidak Sesuai

I Tidak

Sesuai

Tidak Sesuai

I Tidak

Sesuai

Tidak Sesuai

I Tidak

Sesuai

Tidak Sesuai

I Tidak

Sesuai

Tidak Sesuai

S Tidak

Sesuai

I Tidak

Sesuai

Tidak Sesuai

(35)

107

16 Membutuhkan ketelitian dalam

bekerja.

Sesuai Sesuai

C Sesuai Sesuai

S Tidak

Sesuai

I Tidak

Sesuai

Tidak Sesuai

I Tidak

Sesuai

Tidak Sesuai

I Tidak

Sesuai

Tidak Sesuai

I Tidak

Sesuai

Tidak Sesuai

23 Menaati standar penampilan sesuai dengan peraturan yang ada.

S Tidak

Sesuai

I Tidak

Sesuai

Tidak Sesuai

S Tidak

Sesuai

S Tidak

Sesuai

I Tidak

Sesuai

Tidak Sesuai

S Tidak

Sesuai

C Sesuai Sesuai

I Tidak

Sesuai

Tidak Sesuai

31 Membantu dalam

mengkoordinasi permintaan pasokan.

S Tidak

Sesuai

S Tidak

Sesuai

(36)

108

C

C – D Tinggi

S – C Tinggi

Sesuai Sesuai

S Tidak

Sesuai

S Tidak

Sesuai