• Tidak ada hasil yang ditemukan

BAB II MAIL MERGE. A. TUJUAN PEMBELAJARAN Mahasiswa mampu membuat mail merge (surat gabungan) pada surat dinas dan niaga.

N/A
N/A
Protected

Academic year: 2022

Membagikan "BAB II MAIL MERGE. A. TUJUAN PEMBELAJARAN Mahasiswa mampu membuat mail merge (surat gabungan) pada surat dinas dan niaga."

Copied!
22
0
0

Teks penuh

(1)

BAB II MAIL MERGE

A. TUJUAN PEMBELAJARAN

1. Mahasiswa mampu membuat mail merge (surat gabungan) pada surat dinas dan niaga.

2. Mahasiswa mampu membuat mail merge pada sampul (envelopes) dari mail marge.

3. Mahasiswa mampu mengaplikasikan konsep mail marge pada sertifikat.

B. KONSEP MAIL MERGER PADA SURAT

Dalam berbagai bidang administrasi pada instansi, lembaga perusahaan, dan berbagai bidang lain profit maupun non profit tidak akan terlepas dengan surat menyurat. Mail merge merupakan salah satu bentuk surat menyurat yang mempunyai isi senada dan dikirimkan pada beberapa orang atau tujuan yang berbeda-beda. Mail merge ini umumnya dikenal dengan surat massal.

Beberapa contoh aplikasi mail merge yang banyak memanfaatkan fasilitas mail merge ini antara lain undangan rapat, penawaran barang, surat tagihan, surat pemberitahuan, panggilan test, perjanjian kerja, pembuatan sertifikat, piagam penghargaan dan sebagainya.

Umumnya isi surat dibuat dengan microsoft word, sedangkan sumber data diperolah dari tabel pada word, tabel pada excel, table access, microsoft outlook dan lain sebagainya. Sebelum melakukan proses mail merge, terlebih dahulu Anda mempersiapkan dokumen utama dan sumber data.

(2)

2. Data Source

Data source merupakan sumber data sebagai data tujuan yang berisi data-data yang berbeda antara satu dengan yang lain. Misalnya nama, alamat, kota dan lain sebagainya. Sumber data tersebut dapat berasal dari tabel pada word, excel, database acces maupun outlook contact.

C. MERANCANG DOKUMEN UTAMA (MAIN DOKUMEN)

1. Klik menu home  pilih customize quick access toolbar pilih new dan terlihat

Gambar Pilihan Dokumen Baru

2. Klik sehingga akan mumcul lembar kerja baru yang masih kosong.

3. Ketik isi surat dan informasi lainnya pada dokumen tersebut. Misal :

(3)

PT GUNA WIJAYA KUSUMA JALAN GAJAH MADA RAYA NO. 198A

JAKARTA

Nomor : ... 12 September 2012 Lampiran : 1 helai brosur

Hal : Pesanan Tuan No. :213/PB-V/94

Yth. ...

...

Dengan hormat,

Kami sangat menghargai surat Tuan No. : 213/PB-V/94 tanggal 9 September 2012 untuk 5 buah mesin tik IBM dan 10 buah mesin hitung merk OLIVETTI. Tetapi kami sangat menyesal karena barang-barabg tersebut sudah satu bulan ini tidak ada dalam persediaan kami sedangkan yang masih tersedia adalah jenis mesin tik MBM dan mesin tik merk OLYMPIA, sedang mesin hitung yang tersediapun adalah merk Optima.

Sehubungan dengan hal tersebut diatas bila Tuan tidak keberatan sudilah Tuan menggantikan pesanan Tuan menggantikan peesanan Tuan dengan barang-barang yang masih ada dalam persediaan kami.

Bersama ini kami lampirkan satu helai brosur untuk mesin tik dan mesin hitung yang masih ada dalam persediaan kami, dengan maksud agar lebih jelas bagi Tuan. Dalam brosur ini Tuan dapat melihat dan memilih model-model yang menurut anggapanTuan baik.

Bila Tuan setuju dengan saran kami, harap Tuan segera memberi kabar supaya

(4)

4. Titik-titik pada surat tersebut di atas (Nomor, Yth, dan di bawah Yth.) tidak perlu dibuat dan posisi titik tersebut akan diisi dengan data tujuan.

5. Simpan dokumen tersebut dengan (Cntrl +S) atau klik ikon File  pada toolbar standar dengan nama “MAIL MARGE_1”

6. Di layar terlihat kotak dialog Save As

Gambar Korak Dialog Save As 7. Klik Save di sebelah kanan (dropdown) My Data (D).

8. Klik pilihan folder yang akan disimpan pada folder Aplikom.

D. MEMBUAT DOKUMEN TUJUAN

Setelah membuat dokumen utama seperti hal tersebut di atas, langkah berikutnya adalah dokumen tujuan. Dalam pembuatan dokumen tujuan data itu ada cara yang cepat dan cara lama. Cara tercepat dengan langsung menekan pada select recipiens dan cara lama dengan start mail merge. Kedua cara tersebut pada intinya sama yaitu untuk membuat dokumen tujuan. Adapun pada buku ini langkah-langkah yang digunakan adalah cara lama. Adapun langkah-langkahnya adalah :

(5)

Gambar Menu Mailing 2. Pilih step by step mail merge wizard

Gambar Menu Step By Step Mail Wizard

(6)

Gambar Pilihan yang akan Dibuat Merger

3. Pada pilihan tersebut ada beberapa pilihan yang akan dibuat merger terdiri dari letter, email, envelopes, label, dan direcory. Pilihlah letter dan diikuti step 1 of 6.

4. Klik next starting document sampai pada langkah ketiga maka akan ditemukan gambar sebagai berikut :

(7)
(8)

Gambar Tahap Tiga dari Dokumen Tujuan

Pada tahap ini merupakan tahap di mana ketika cara cepat dimulai. Jika cara cepat, maka tampilan yang akan muncul sebagaimana di atas. Jadi tahap ini merupakan tahap awal untuk cara cepat. Pilihlah create, maka akan muncul gambar berikut ini :

Gambar New Address List

Cutomize columns diklik, kemudian OK, maka akan muncul sebagaimana gambar di bawah ini. Setelah itu klik rename berdasarkan kebutuhan data tersebut seperti title direname menjadi nomor, first name menjadi nama, dan last name menjadi kota. Sedangkan Company Name, Address Line 1, Address Line 2, City, State, ZIP Code, dan lainnya pilih Delete. Hal ini dilakukan untuk memudahkan dalam pembuatan data.

(9)

Gambar Penamaan Data yang akan dibuat

Setelah nama-nama tersebut diklik maka akan muncul penamaan sebagaimana gambar di bawah ini.

Gambar Penamaan setelah Dibuat

(10)

Jika penamaan tersebut telah dibuat sebagaimana gambar di atas maka klik OK, diisi masing-masing nama tersebut. Berikut gambar setelah pengisian data dari nama-nama tersebut :

Gambar Pengisian Data

Dari pengisian Data tersebut, maka muncul new entry untuk mengetik data baru, delete entry untuk menghapus data, find untuk menemukan data, customize columns untuk membuat colum data baru, kemudian klik OK, kemudian disimpan pada folder/ data (D) yang telah dibuat dengan nama “DATA BASE MAIL

(11)

MARGE_1” klik save. Setelah itu muncul gambar berikut ini :

Penyimpanan Database yang telah dibuat pada Folder

Pada tahap selanjutnya yaitu tahap keempat (step 4 of 6) yaitu tahap meletakkan nama-nama akun yang telah dibuat ke dokumen utama berupa surat yang telah dibuat. Caranya dengan mengklik next : write yout letter, pada bagian sebelah kiri atas terlihat beberapa komponen address blok, greeting line, electronic postage, dan more item. Pilih more item maka akan muncul gambar sebagaimana terlihat di bawah ini.

(12)

Gambar Pilihan More Item

Pada dokumen surat kursor mouse diletakkan pada titik nomor sedangkan insert marge field pada posisi nomor, hal ini dilakukan untuk penempatan dokumen-dokumen tersebut tepat sesuai dengan peletakan. Demikian juga Yth.

maka dikursor mose diletakkan setelah kata Yth karena insert marge field Nama akan diletakkan setelah Yth. Di bawah kata Yth akan diisi dengan nama kota.

Setelah insert merge fild diletekkan pada dokumen, maka akan tampak gambar sebagai berikut ini :

Gambar Insert Merge Filed

(13)

Gambar setelah Insert Merge Field

Sebagai penanda, jika pekerjaan tersebut benar maka penamaan yang diletakkan tersebut akan memiliki gambar agak gelap, kemudian klik next preview yours letters, maka akan keluar tahap kelima (step 5 of 6). Untuk memperlihatkan dokumen yang telah dibuat maka pada recipient tekan tombol klik sehingga akan bergeser data yang telah dibuat sesuai dengan databasenya.

(14)

Gambar Pengecekan Data

Seletah step 5 of 6, tahap terakhir adalah mencetak dokumen tersebut sebagaimana gambar berikut ini :

(15)

E. KONSEP MAIL MERGE PADA DOKUMEN LAIN

Mail merge dapat digunakan juga pada sampul surat. Pada hakekatnya sama sebagaimana mail marge pada surat. Perbedaan pada pilihannya dokumen jika mail merge pada surat maka letters yang dipilih, sedangkan jika sampul maka envelopes yang dipilih. Tahapannya sama sebagaimana pada mail, hanya saja pada dokumen yang dituju pada alamat sampul lebih lengkap daripada alamat yang ada di dalam surat, seperti

Alamat dalam surat Alamat dalam sampul

Yth. Rektor Universitas Agungbae Yth Universitas Agungbae Jalan Pahlawan 112 Semarang Semarang

Jawa Tengah

Dengan demikian, maka yang dibutuhkan pada mail merge sampul meliputi nama yang dituju, alamat lengkap, dan nama kota sebagaimana gambar berikut ini :

(16)

mail merge. Pekerjaan membuat sertifikat dapat menggunakan mail merge, terlebih sekarang ada kertas khusus sertifikat maka akan lebih mempermudahkan dalam pembuatannya, cukup dengan membuat konsep sertifikat saja. Pada hakekatnya fungsi mail merge sama sebagaimana pada surat dan sampul, hanya pada pilihan dokumen yang dipilih. Pilihan dokumen yang digunakan adalah letters karena konsep surat dan ijasah hampir sama dan pilihan dokumen letters lebih fleksibel digunakan. Berikut contoh sertifikat :

SURAT KETERANGAN SERTIFIKAT

SEMINAR CARA MEMBAYAR HUTANG TANPA BEBAN Menerangkan bahwa :

Nama :«Nama»

Jabatan :«jabatan»

Intitusi :«institusi»

Telah mengikuti Seminar “ Cara Membayar Hutang Tanpa Beban

“ yang dilaksanakan di Hotel Horizon pada tanggal 10 September 2012.

Semarang, 10 September 2012

Ana Mariska Wulansari Pembicara

(17)

Databasenya adalah

Gambar Database Sertifikat

(18)

G. LATIHAN SOAL

UNIVERSITAS NEGERI SEMARANG FAKULTAS EKONOMI

PANITIA POPEI HMJ PENDIDIKAN EKONOMI 2012

Sekretariat : Komplek Pusat Kegiatan Mahasiswa (PKM) Joglo Fakultas Ekonomi Unnes Sekaran,Gunungpati, Semarang 50229.

himapefeunnes@gmail.com CP. 085643264930

No : «No» 7 September 2012

Hal : Undangan Yth. «Nama»

«Alamat»

Dengan hormat,

Sehubungan akan diselenggarakannya POPEI oleh HMJ Pendidikan Ekonomi FE UNNES yang akan dilaksanakan pada

hari, tanggal : Senin-Minggu, 1-14 Oktober 2012

waktu : 14.30-selesai

tempat : Lapangan Fakultas Ekonomi

Maka kami selaku panitia kegiatan memohon kepada bapak untuk berkenan hadir dalam acara tersebut. Demikian permohonan dari kami, atas perhatian dan kerjasamanya, kami mengucapkan terima kasih.

Hormat kami,

Ketua Panitia, Sekretaris,

Andri Herdyanto Lilis Yunani

NIM 7101411312 NIM 7101410194

Mengetahui,

Ketua HMJ Pendidikan Ekonomi

(19)

NIM 7101409124

Databasenya (pada alamat dalam) adalah

Gambar Database soal mail merger Dari data tersebut, buatlah juga sampul dengan tambahan

Nama Alamat Alamat Sampul

Agung K, S.Pd, M.Pd FE Unnes-Semarang Gedung C6 Lantai 1 Kampus Sekaran, Semarang, 50229

Tommy Kurniawan, S.Pd, M.Hum

FIK Unnes-Semarang Gedung G6 Lantai 3 Kampus Sekaran, Semarang, 50229

Drs. Marimin, M. Pd FE Unnes-Semarang Gedung C6 Lantai 1 Kampus Sekaran, Semarang, 50229

Dra. Nanik Suryani, M.Pd

FE Unnes-Semarang Gedung C6 Lantai 1 Kampus Sekaran, Semarang, 50229

Ismiyati, S.Pd, M.Pd FE Unnes-Semarang Gedung C6 Lantai 1 Kampus Sekaran, Semarang, 50229

Dr. S. Martono, M.Si FE Unnes-Semarang Gedung C6 Lantai 1 Kampus Sekaran, Semarang, 50229

Henki P, S.Pd, M.Pd FE Unnes-Semarang Gedung C6 Lantai 1 Kampus Sekaran, Semarang, 50229

Lila Khoirina FE Unnes-Semarang Gedung C6 Lantai 1 Kampus

(20)
(21)
(22)

Databasenya adalah

Gambar Database Soal Sertifikat

Gambar

Gambar  Pilihan Dokumen Baru
Gambar Korak Dialog Save As 7. Klik Save di sebelah kanan (dropdown) My Data (D).
Gambar Menu Mailing 2. Pilih step by step mail merge wizard
Gambar Pilihan yang akan Dibuat Merger
+7

Referensi

Dokumen terkait

ANALISIS PENGARUH TINGKAT KESEHATAN BANK DENGAN METODE RISK BASED BANK RATING (RBBR) TERHADAP RETURN SAHAM BANK KONVENSIONAL YANG TERDAFTAR DI BURSA EFEK.. INDONESIA (BEI)

Pour examiner à quel point le tchumbuli est encore utilisé par les Tchumbuli et Cobecha, nous avons enquêté sur la langue utilisée dans divers domaines sociaux.. Voici un tableau

dilakukan baik oleh perusahaan maupun negara, yang lebih memilih anggota keluarga, negara, yang lebih memilih anggota keluarga, kerabat, suku, kelompok, dan sejenisnya dari

Memilih Menu Perbandingan Kriteria pada sidebar website Menampilkan data kriteria yang selanjutnya akan dilakukan perbandingan kriteria √ 6 Perbandin gan Alternatif

Berdasarkan latar belakang di atas, selanjutnya dibuat rumusan masalah.Rumusan masalah merupakan pertanyaan penelitian, yang jawabannya dicari melalui penelitian.Jadi

dosen pembimbing I dan II yang selalu meluangkan waktu dan tidak pernah lelah memberikan bimbingan, bantuan, sumbangan pemikiran secara arif, terbuka, dan bijaksana serta

Hasil penelitian tentang penerapan modifikasi pembelajaran bola basket mini terhadap motivasi belajar siswa dalam pendidikan jasmani, olahraga, dan kesehatan pada siswa kelas