Badan POM
PENGAWASAN MUTU
DIREKTORAT INSPEKSI DAN SERTIFIKASI OBAT TRADISIONAL, KOSMETIK
DAN PRODUK KOMPLEMEN
Semua upaya pemeriksaan dan pengujian yang
dilakukan selama pembuatan OT untuk menjamin
produk OT memenuhi persyaratan.
Pengawasan mutu merupakan bagian penting dari CPOTB, untuk memastikan setiap
produk yang dihasilkan memenuhi
persyaratan mutu.
Sebaiknya Bagian Pengawasan Mutu di
Industri merupakan bagian yang tersendiri.
Badan
Badan POMPOM
Pengadaan bahan awal/Penyiapan BB Pengolahan Pengemasan Pengawasan Mutu Distribusi Penimbangan BB Produk antara Produk ruahan Produksi Pembuatan
Proses
Meliputi :
• KETENTUAN UMUM
• LABORATORIUM PENGUJIAN • VALIDASI
• PENGAWASAN TERHADAP BAHAN AWAL, PRODUK ANTARA, PRODUK RUAHAN DAN PRODUK JADI
• PENGOLAHAN ULANG
• EVALUASI BAGIAN PENGAWASAN MUTU TERHADAP PROSEDUR PRODUKSI
• PENINJAUAN CATATAN BATCH PRODUKSI • PENELITIAN STABILITAS
• KELUHAN TERHADAP PRODUK JADI • PRODUK KEMBALIAN
• PENILAIAN TERHADAP PEMASOK
Badan
Badan POMPOM
A. KETENTUAN UMUM
1. Sistem Pengawasan Mutu
2. Ruang Lingkup Pengawasan Mutu
3. Sistem Dokumentasi dan Prosedur Pelulusan
4. Bagian Pengawasan Mutu
Ketentuan umum dalam pengawasan
mutu meliputi
:
Badan
A.1. Sistem Pengawasan Mutu
• Mengandung bahan alami yang benar dan bersih,
• Sesuai dengan jumlah yang telah ditetapkan,
• Dibuat dalam kondisi yang tepat serta meng-ikuti prosedur tetap,
• Tidak mengandung bahan kimia dan bahan baku obat.
Sistem pengawasan mutu harus dirancang dengan tepat, untuk menjamin setiap OT yang diproduksi:
Sehingga OT tersebut senantiasa memenuhi spesifikasi yang telah ditetapkan untuk
khasiat, mutu dan keamanannya.
Badan
A.2. Ruang Lingkup Pengawasan Mutu
1. Semua fungsi analisis yang dilakukan di laboratorium, termasuk :
Pengambilan contoh,
Pemeriksaan dan pengujian :
- Bahan awal,
- Produk antara,
- Produk ruahan, dan - Produk jadi.
Badan
• Program dan kegiatan lain yang terkait
dengan mutu produk:
• program uji stabilitas,
• pemantauan lingkungan kerja,
• pengkajian dokumen batch,
• program penyimpanan contoh pertinggal,
• penyusunan dan penyimpanan spesifikasi yang berlaku dari tiap bahan dan produk, termasuk metode pengujian.
Badan
A.3. Sistem Dokumentasi dan Prosedur Pelulusan
• Pemeriksaan dan pengujian yang diperlukan telah dilaksanakan;
• Bahan awal, produk antara, produk ruahan tidak digunakan sebelum dari hasil
pemeriksaan dan pengujian mutu dinilai memenuhi spesifikasi yang ditetapkan;
• Produk jadi tidak didistribusikan atau dijual
sebelum hasil pemeriksaan dan pengujian mutu dinilai memenuhi spesifikasi yang ditetapkan.
Sistem dokumentasi dan prosedur pelulus-an dilakukpelulus-an oleh Bag. Pengawaspelulus-an Mutu. Hendaknya menjamin:
Badan
Badan POMPOM
A.4. Bagian Pengawasan Mutu
• Bagian Pengawasan Mutu merupakan bagian yang berdiri sendiri, bukan subbagian dari Bagian Produksi.
• Meluluskan/menolak Bahan awal yang akan digunakan untuk produksi;
• Meluluskan/menolak Produk antara dan produk ruahan untuk diproses lebih lanjut;
• Meluluskan/menolak Produk jadi yang akan distribusikan.
•
• WewenangWewenang BagianBagian PengawasanPengawasan MutuMutu ::
Badan
• Di lab : Menyelenggarakan fungsi analisis. • Di luar lab : Berperan dalam pengambilan
keputusan terhadap hal-hal yg mempengaruhi mutu produk
• Bagian Pengawasan Mutu juga bertanggung jawab:
- memastikan apakah bahan awal telah
memenuhi spesifikasi;
- memastikan apakah tahapan produksi telah
dilaksanakan sesuai prosedur dan divalidasi sebelumnya;
•
•
Tanggung
Tanggung
jawab
jawab
Bagian
Bagian
Pengawasan
Pengawasan
Mutu
Mutu
:
:
Badan
- Apakah pengawasan selama proses dan
pengujian laboratorium telah dilaksanakan,
- Apakah bets produk yang dihasilkan telah memenuhi spesifikasi sebelum didistribu-sikan;
- Apakah produk diperedaran tetap meme-nuhi syarat mutu selama waktu yang telah ditetapkan.
Tanggung
Tanggung
jawab
jawab
Bagian
Bagian
Pengawasan
Pengawasan
Mutu
Mutu
:
:
(
Menyusun dan merevisi:
- Prosedur pengawasan dan spesifikasi, - Rancangan dan prosedur tertulis
pengambilan contoh untuk pemeriksaan, - Instruksi tertulis yg rinci untuk
pemeriksaan, pengujian dan analisis,
Meluluskan/menolak setiap batch bahan
awal, produk antara, produk ruahan dan produk jadi.
Tugas
Meneliti semua dokumen yang berkaitan
dengan produk jadi sebelum meluluskannya;
Menyimpan contoh pertinggal untuk
rujukan,
Menyimpan catatan pemeriksaan dan
pengujian semua contoh;
Mengevaluasi stabilitas bahan awal dan
produk jadi
Menetapkan batas waktu penggunaan bahan
awal dan tanggal kadaluwarsa produk jadi;
Tugas
Tugas
Pokok
Pokok
Bagian
Bagian
Pengawasan
Pengawasan
Mutu
Mutu
(
Tugas Pokok Bagian Pengawasan Mutu (lanjutan)
• Menyediakan simplisia standar dan bahan baku pembanding sekunder;
• Mengevaluasi dan menetapkan produk kembalian, apakah dapat langsung digunakan, diproses ulang atau dimusnahkan
• Mengevaluasi keluhan/ kekurangan yang diterima dan menetapkan tindakan perbaikan;
• Berperan dalam program inspeksi diri;
• Menyetujui penunjukan pemasok bahan baku dan
bahan pengemas
• Memberikan rekomendasi untuk maklon
Badan
B. LABORATORIUM PENGUJIAN
Laboratorium Pengujian Bagian Pengawasan Mutu harus memiliki:
1. Bangunan
2. Personalia
3. Peralatan
4. Pereaksi dan Media Pembiakan
5. Spesifikasi dan Prosedur Pengujian
6. Catatan Analisis
7. Contoh Pertinggal
Badan
B.1. Bangunan Laboratorium
1. Syarat Laboratorium :
Memiliki ukuran dan tata ruang yang memadai untuk terlaksananya semua kegiatan;
Terpisah dari ruang produksi;
Ada tempat untuk sampah, sisa bahan yang akan dibuang, bahan beracun dan bahan
mudah terbakar yang sesuai dan aman. 2. Rancangan lab harus memperhatikan:
Kecocokan bahan bangunan yang digunakan; Aliran ke luar gas dan asap yang berbahaya; Unit pengendali udara pada masing-masing
lab.
3. Ruang lab biologi, mikrobiologi dan kimia agar terpisah satu sama lainnya. Untuk menghindari kontaminasi.
Badan
Badan POMPOM
B.1. Bangunan Laboratorium (lanjutan)
4. Ruang instrumen harus terpisah agar tidak
terjadi gangguan listrik, getaran, kelembaban dan gangguan dari luar. Hidarkan dari cahaya
matahari langsung
5. Perpipaan dalam lab harus diberi penanda yang jelas, untuk gas/cairan berbahaya tersedia
sambungan/adator pipa yang jelas sehingga tidak dapat saling ditukarkan.
6. Lab harus memiliki ruang untuk: penimbangan bahan;
penyimpanan pelarut, pereaksi/media; penyimpanan contoh pertinggal;
penyimpanan simplisia standar, bahan baku pembanding sekunder dan bahan pengemas standar.
Badan
B.2.
Personalia
1. Memiliki kualifikasi pendidikan, pelatihan dan pengalaman yang sesuai untuk
pelaksanaan tugas dengan baik.
2. Memiliki uraian tugas yang jelas dan sesuai.
3. Dalam melaksanakan tugasnya selalu
dilengkapi dengan pakaian pelindung dan alat pengaman yang sesuai. Disediakan prosedur tetap pemakaian peralatan
tersebut.
Badan
B.3. Peralatan
1. Peralatan laboratorium pengujian harus cocok
untuk pelaksanaan prosedur pengujian yang ada: a. Alat gelas.
b. Alat analisis volumetri (buret, Karl Fisher dsb) c. Alat analisis spektroskopi (Spektrofotometri
UV-Vis, IR, Fluorometer, dsb.)
d. Alat analisis kromatografi (KLT, GC, HPLC, dsb.) e. Alat ukur (timbangan analitik, viskometer,
polarimeter, pengukur BJ, waktu hancur, kekerasan dsb.)
f. Peralatan analisis mikrobiologi (laminair air flow, inkubator, autoklaf dsb.)
g. Alat analisis biologi
h. Peralatan penunjang (oven, centrifuge, alat pengocok, refrigerator, penangas air dsb.
2. Harus tersedia prosedur tetap pengoperasian setiap peralatan di dekat peralatan tersebut;
Badan
Badan POMPOM
3. Alat ukur dan instrumen harus dirawat dan dikalibrasi secara berkala sesuai jadwal yang ditetapkan.
Tanggal perawatan dan kalibrasi/kalibrasi ulang harus tertera pada setiap peralatan tersebut.
4. Peralatan yang tidak berfungsi atau sedang diperbaiki harus diberi penandaan yang jelas dan tidak diguna-kan sebelum diperbaiki dan dikalibrasi ulang;
5. Harus tersedia peralatan keamanan kerja yang di-tempatkan di lokasi-lokasi yang diperlukan serta strategis letaknya.
B.3. Peralatan (lanjutan)
Badan
B.4. Pereaksi dan Media Pembiakan
1. Pereaksi dan media pembenihan yang diterima dan digunakan harus dicatat, meliputi :
- Kemurnian (Spectral grade, HPLC grade, PA dsb),
- Bobot/volume yang diukur, pembacaan volume buret, pH dsb
2. Pembuatan larutan pereaksi dan media pembenihan harus mengikuti prosedur tertulis. Wadah diberi penandaan yang sesuai, meliputi:
• Kadar pereaksi,
• Batas waktu penggunaan
• Tanggal standardisasi ulang,
• faktor standardisasi,
• tanggal pembuatan,
• kondisi penyimpanan,
• tanda tangan pembuat.
3. Dilakukan kontrol positif dan kontrol negatif untuk
memastikan kecocokan media pembiakan yang digunakan.
Badan
B.5. Spesifikasi dan Prosedur Pengujian
1. Spesifikasi dan prosedur pengujian untuk bahan awal, produk antara, produk ruahan dan produk jadi harus memuat ketentuan dan parameter
pengujian, seperti:
- Identitas - Mikroskopik - Makroskopik - Kadar zat aktif
2. Spesifikasi merupakan daftar parameter pengujian yang mengacu pada metode analisis dan kriteria penerimaan serta memuat frekuensi pemeriksaan ulang.
3. Hasil uji diluar spesifikasi adalah analisis yang menyatakan hasil terletak di luar spesifikasi atau kriteria penerimaan termasuk hasil yang
meragukan.
Badan
B.5. Spesifikasi dan Prosedur Pengujian
(lanjutan)
4. Prosedur pengujian harus valid; prosedur
pengujian dalam farmakope atau kompendia
resmi harus diikuti, kecuali jika dianggap tidak praktis, dapat digunakan prosedur lain yang
telah divalidasi.
5. Prosedur pengujian hendaknya memuat:
• banyaknya contoh yang diperlukan,
• banyaknya pereaksi, larutan dapar dan lain-lain yang diperlukan,
• peralatan yang diperlukan untuk pengujian,
• rumus perhitungan yang digunakan,
• nilai sasaran dan toleransi.
Badan
6. Semua pekerjaan dalam pengujian harus
dilakukan mengikuti prosedur pengujiannya dan hasil pengujian harus diperiksa oleh
supervisor sebelum disimpulkan.
7. Setiap penyimpangan dari prosedur pengujian yang telah ditetapkan harus dilaporkan dan disetujui oleh Penanggungjawab Pengawasan Mutu sebelum dilaksanakan.
B.5. Spesifikasi dan Prosedur Pengujian
B.6. Catatan Analisis
1. Catatan analisis mencakup:
nama dan nomor batch contoh, nama petugas pengambil contoh, metode analisis yang digunakan, semua data analisis,
perhitungan dalam unit ukuran dan rumus yang
digunakan,
pernyataan memenuhi/tidak memenuhi persyarat-an, tanggal dan tandatangan petugas yang melakukan
pengujian dan petugas yang memeriksa perhitungan,
Badan
B6. Catatan Analisis (lanjutan)
Pernyataan diluluskan/ditolak dan saran tindak lanjut,
yang ditandatangani dan diberi tanggal oleh petugas yang berwenang,
Nama pemasok, jumlah keseluruhan dan jumlah
bahan awal yang diterima,
Jumlah keseluruhan dan jumlah wadah, bahan baku,
bahan pengemas, produk antara, produk ruahan dan produk jadi serta batch/lot yang dianalisis.
Badan
2. Catatan analisis tiap pengujian yang telah
dilakukan dibuat dalam bentuk lembaran atau dalam buku yang diberi nomor urut halaman catatan.
3. Laporan analisis (sertifikat analisis) harus disimpan dan dipelihara dengan baik agar mudah dan cepat diperoleh kembali.
B7. Contoh Pertinggal
Contoh pertinggal digunakan untuk keperluan penelusuran kembali atau untuk studi stabilitas, dengan memperhatikan ketentuan:
1. Contoh pertinggal dengan identitas jelas, mewakili setiap
batch bahan baku berkhasiat yang diterima, harus disimpan dalam jangka waktu paling sedikit satu tahun setelah tanggal kadaluwarsa produk jadi terakhir yang menggunakan bahan baku tersebut.
2. Contoh pertinggal dengan identitas jelas, mewakili setiap
batch produk jadi dalam kemasan lengkap seperti yang
dipasarkan, harus disimpan selama paling sedikit satu tahun
setelah tanggal kadaluwarsa dalam kondisi seperti yang tertera pada label.
3. Jumlah contoh pertinggal sekurang-kurangnya dua kali jumlah contoh untuk pengujian lengkap.
Badan
Badan POMPOM
C. VALIDASI
Bagian pengawasan mutu melakukan validasi terhadap:
1. Prosedur penetapan kadar.
2. Spesifikasi bahan baku, produk ruahan, produk antara dan produk jadi.
3. Instrumen, yaitu dengan mengkalibrasi secara berkala.
Selain itu, juga memberikan bantuan dalam pelaksanaan validasi berkala yang dilakukan oleh bagian lain.
Badan
D. PENGAWASAN TERHADAP BAHAN AWAL, PRODUK ANTARA, PRODUK RUAHAN DAN PRODUK JADI
1. Spesifikasi:
• Spesifikasi ditetapkan oleh pabrik berdasarkan data pengembangan produk dan minimal memenuhi
spesifikasi dalam farmakope nasional/kompendia resmi,
• Spesifikasi untuk produk antara dan produk ruahan harus ada jika data yang diperoleh dari produk antara
digunakan dalam penilaian produk jadi,
Badan
2.
Pengambilan sampel:
(p. 166)
Keabsahan kesimpulan mengenai mutu produk
didasarkan pada pengujian terhadap contoh yang mewakili satu batch, sehingga pengambilan contoh harus tepat dengan memperhatikan:
• Petugas pengambilan, sudah dilatih
• Contoh harus mewakili bets bahan yang diambil, dan pengambilan dilakukan sesuai prosedur.
• Agar contoh yang diambil (bahan awal, produk
antara, produk ruahan dan bahan awal dan produk jadi), mewakili seluruh produk tersebut digunakan
pedoman sebagai berikut :
Badan
- Bahan awal, produk antara dan produk ruahan diambil secara acak, bag. Atas, tengah dan bawah wadah.
- Produk jadi diambil pada permualaan,
pertengahan dan akchir proses pengemasan
• Adanya rencana pengambilan contoh bahan pengemas,
• Pelaksanaan pengambilan contoh (adanya instruksi kerja pengambilan contoh, penan-daan/label wadah contoh dan peralatan).
Badan
3. Pengujian: (p.168)
Pengujian dilakukan terhadap:
• bahan baku,
• bahan pengemas,
• produk antara dan produk ruahan,
• produk jadi
4. Pengawasan lingkungan : (p. 169)
Pengawasan lingkungan kerja meliputi :
√ Pemantauan mutu kimiawi dan mikrobiologi dari air untuk produksi,
√ Pemantauan berkala cemaran mikroba lingkungan produksi,
Badan
√ Pengujian berkala lingkungan sekitar ruangan
produksi (cemaran debu) dan cemaran udara sekitar.
√ Pengawasan terhadap pencemaran udara
5.
5.
Pengawasan
Pengawasan
selama
selama
proses
proses
√ Prosedur tertulis pengambilan contoh,
pengawasan dan pengujian/ pemeriksaan
terhadap produk selama proses harus ditetapkan dan diikuti Untuk menjamin kesergaman bets
dan keutuhan produk jadi
√ Pengawasan selama proses harus konsisten
dengan spesifikasi produk jadi
√ Produk diuji terhadap identitas, kualitas pada
tahap yang tepat dan dinyatakan lulus atau ditolak selama proses produksi.
Badan
6.
6.
Pengawasan
Pengawasan
pada
pada
pengemasan
pengemasan
:
:
√ Hanya produk ruahan yang memenuhi
persyaratan yang boleh dikemas,
√ Jalur pengemasan diperiksa ulang sebelum
kegiatan pengemasan dilaksanakan;
√ Selama pengemasan diambil contoh
produk yg dikemas permulaan, pertengahan dan akhir.
√ Produk akhir yg sdh dikemas dikarantina
sampai diluluskan oleh Bagian Pengawasan Mutu.
Badan
7
7. Pengujian ulang bahan/produk yang telah
disetujui:
√ Batas waktu penyimpanan yang sesuai untuk
suatu bahan atau produk harus ditetapkan dan setelah batas waktu dicapai, bahan atau
produk tersebut harus diuji ulang,
√ Bahan yang disimpan pada kondisi yang tidak
tepat harus diuji ulang sebelum digunakan.
Badan
E. PENGOLAHAN ULANG
1. Pengolahan ulang tidak boleh dilakukan sebelum prosedur pengolahan divalidasi (diperiksa dan
disetujui oleh Bagian Pengawasan Mutu)
2. Pengolahan ulang dapat dipertimbangkan hanya apabila resiko yang mungkin sekali terjadi telah dievaluasi secara meyakinkan dan dinilai dapat diabaikan.
3. Metode pengolahan ulang harus disahkan oleh
Penanggungjawab Produksi dan Penanggungjawab Pengawasan Mutu serta didokumentasikan.
4. Pengujian tambahan yang sesuai dilakukan terhadap produk jadi hasil pengolahan ulang hendaknya
dilakukan sesuai ketentuan
5. Dilakukan uji stabilitas lanjut terhadap produk hasil pengolahan ulang bila diperlukan.
Badan
F. EVALUASI BAGIAN PENGAWASAN
MUTU TERHADAP PROSEDUR PRODUKSI
1. Bagian Pengawasan Mutu ikut serta dalam pembuat-an prosedur pengolahpembuat-an induk dpembuat-an prosedur penge-masan induk untuk setiap ukuran bets suatu produk; 2. Setiap perubahan/penyesuaian pada prosedur
tersebut harus disetujui oleh Penanggung-jawab Bagian Produksi dan Penanggungjawab Bagian Pengawasan Mutu.
3. Prosedur pembersihan dan sanitasi peralatan poduksi hendaklah mendapatkan persetujuan Bagian
Pengawasan Mutu.
Badan
G. PENINJAUAN CATATAN BETS PRODUKSI
1. Semua catatan produksi dan pengawasan mutu harus diteliti oleh Bagian Penga-wasan Mutu.
2. Tiap bets yang menyimpang/gagal dalam pemenuhan spesifikasi harus diselidiki secara tuntas dan dilanjutkan terhadap
bets lain dari produk yang sama dan
produk lain yang mugkin ada hubungan dengan penyimpangan/kegagalan
tertentu.
Badan
H. PENELITIAN STABILITAS
1. Program penelitian stabilitas harus dirancang untuk mengetahui sifat stabilitas produk jadi dan untuk menentukan kondisi penyimpanan yang sesuai serta tanggal kadaluwarsa.
2. Program pengujian stabilitas agar dipatuhi
3. Penelitian stabilitas agar dilakukan terhadap : - Produk baru
- Kemasan baru dengan standar yang berbeda - Perubahan formula, cara pengolahan, sumber
bahan baku
- Bets diluluskan dengan pengecualian (produk olah ulang)
- Produk yang beredar di pasaran.
4. Pengamanan lanjut terhadap contoh pertinggal produk jadi harus dilakukan.
Badan
I. KELUHAN TERHADAP PRODUK JADI
1. Sistem penanganan keluhan terhadap produk jadi harus berupa prosedur tetap dan penunjukan petugas yang bertanggungjawab menerima keluhan;
2. Semua keluhan hendaklah diteliti dengan cermat.
3. Bagian Pengawasan Mutu bekerjasama dengan Bagian Produksi dan/atau Bagian Pemasaran meneliti penyebab keluhan dan mengambil tindakan pencegahan yang
tepat.
4. Keluhan terhadap produk jadi dan penanganannya dicatat, yang mencakup informasi antara lain:
isi keluhan,
• hasil penelitian,
• evaluasi hasil penelitian,
• tindak lanjut yang dilakukan,
dan semua catatan keluhan disimpan untuk jangka waktu tertentu
Badan
J. PRODUK KEMBALIAN
Bagian pengawasan mutu bertanggungjawab atas pemeriksaan produk yang dikembalikan karena adanya keluhan, kerusakan,
kadaluwarsa atau hal lain:
Langkah-langkah yang dilakukan :
1. Produk kembalian diberi identitas yang jelas dan disimpan di daerah terpisah di gudang.
2. Dilakukan pemeriksaan fisik dan diteliti secara kritis perlu/ tidaknya dilakukan pengujian terhadap semua produk
kembalian.
Badan
3. Produk kembalian yang dikemas ulang diberi kode baru sesuai prosedur yang ditetapkan.
4. Produk kembalian yang dikarenakan kondisi penyimpanan yang tidak wajar harus dimusnahkan. Pemusnahan harus dilakukan secara benar.
5. Penanganan produk kembalian dicatat dan catatan disimpan.
Badan
K. PENILAIAN TERHADAP PEMASOK
1. Bagian Pengawasan Mutu dan bagian lain yang relevan bertanggungjawab memilih pemasok yang dapat dipercaya dalam penyediaan bahan awal.
2. Dilakukan evaluasi Calon pemasok dan jika perlu dilakukan inspeksi akan kemampuan
pemasok (bersama Bagian Produksi dan Bagian Pembelian).
3. Menilai kualifikasi teknis pemasok bersama dengan Bagian Produksi dan Bagian
Pembelian.
4. Dibuat daftar pemasok terpilih dan dievaluasi secara berkala.
Badan
Badan
