School of Communication Inspiring Creative Innovation. Kesebelas ANALISIS DAN RANCANGAN ATURAN PENGEMBANGAN SDM PERUSAHAAN

(1)

Kesebelas

Penempatan Pegawai

School of Communication & Business

Inspiring Creative Innovation

ANALISIS DAN RANCANGAN ATURAN PENGEMBANGAN SDM PERUSAHAAN

(2)

Di dalam sebuah organiasi/perusahaan, pembuatan surat keputusan (SK) menjadi bagian yang sangat penting untuk melegalkan setiap keputusan yang diambil oleh pimpinan organisasi/perusahaan tersebut.

Tidak terkecuali bidang pengembangan SDM merupakan sub sistem dalam peraturan perusahaan harus juga ada peraturan khusus yang mengaturnya disahkan oleh pimpinan perusahaan.

Pembuatan Surat Keputusan HRD

Membuat surat keputusan tidak sesederhana membuat surat biasa. Dibutuhkan teknik tertentu dan paham berbagai macam aturan maupun regulasi yang melandasi pengambilan kebijakan dalam pengambilan keputusan/peraturan tersebut.

(3)

Secara sederhana pengertian surat keputusan adalah

surat yang berisi suatu keputusan yang dibuat oleh

pimpinan suatu organisasi/perusahaan atau lembaga

pemerintahan

berkaitan

dengan

kebijakan

organisasi/perusahaan

atau

lembaga

tersebut.

Sebuah surat keputusan berisi tiga hal pokok, yaitu

konsiderans, desideratum dan diktum.

(4)

Analisis dan Rancangan Aturan

Pengembangan SDM

(5)

5

Manajemen SDM dan pengembangan SDM dalam suatu Organisasi merupakan suatu sistem yang terintegrasi.

Pengembangan SDM merupakan faktor kunci keberhasilan

suatu organisasi dalam mencapai tujuan secara efisien dan efektif.

Keberhasilan organisasi sangat ditentukan oleh mutu SDM sebagai modal utama (Human capital) organisasi

(6)

6

Perubahan lingkungan internal dan eksternal organisasi

yang cepat dan kompleks, menuntut kompetensi setiap karyawan mampu mengantisipasi /merespon positif perubahan di dunia bisnis antara lain :

1. Mampu menangkap fenomena perubahan yg terjadi 2. Mampu menganalisis dan mengantisipasi dampaknya

terhadap organisasi

3. Mampu menyiapkan orang-orang yang tepat untuk menghadapi perubahan yg terjadi.

(7)

7

Pengembangan SDM dalam organisasi tidak sekedar mengelola karyawan, melainkan pada upaya mengembangkan potensi karyawan, yang lebih kreatif dan inovatif serta memiliki daya saing yang tinggi.

Agar pelaksanaan pengembangan dapat terlaksana secara efisien dan efektif, perlu ada aturan yang ditetapkan oleh manajemen perusahaan yang mengatur tentang pedoman Pengembangan SDM Perusahaan.

Pertanyaan :

Kenapa perlu ada peraturan, untuk apa

peraturan …???

(8)

8

Peraturan berasal dari kata aturan, aturan sendiri memiliki arti perintah dan larangan. Peraturan berisikan pedoman untuk mencapai norma dan nilai baik. Peraturan sendiri dibuat oleh seorang atau banyak orang dan telah disepakati bersama.

Pengertian Peraturan

Kenapa peraturan dilanggar ?, hal ini terjadi karena ada sebagian orang beranggapan peraturan terkadang mengekang, membatasi kebebasan,

membatasi hak-hak pribadi, sehingga timbul dorongan untuk

melawan/melanggar.

Tujuan dibuatnya peraturan adalah untuk mencapai ketentraman, ketertiban, kedamaian, keamanan dan keadilan, dengan kata lain tujuan dibuatnya peraturan untuk menyelamatkan, menuntun dan membimbing manusia ke jalan yang tertib, aman dan sejahtera.

(9)

Pokok Pikiran dalam Penyusunan

Peraturan Pengembangan SDM

Organisasi dipandang sebagai suatu sistem, maka dalam suatu organisasi tersebut akan ada sub sistem-sub sistem.

Contoh Hierarkhi urutan peraturan per per-uu-an di Indonesia : UUD 1945

TAP MPR UU

Peraturan Pemerintah Pengganti UU Peraturan Pemerintah

Keppres

(10)

Pokok Pikiran dalam Penyusunan

Peraturan Pengembangan SDM

Peraturan Induk Perusahaan

Sub Sistem

(11)

11

Untuk mengkoordinasikan setiap bagian dari sistem yang ada diperlukan suatu penghubung, batasan, atau jalur yang memungkinkan setiap bagian dari sistem tersebut bekerja atau berfungsi sesuai sesuai kebutuhan dan tujuannya.

Penghubung, batasan atau jalur tersebut, didalam suatu organisasi dimanifestasikan dalam bentuk kebijakan organisasi dan dalam skala yang lebih sempit,dalam hal ini Sumber Daya Manusia (SDM) sebagai bagian dari sistem organisasi,

Penghubung, batasan atau jalur tersebut dimanifestasikan dalam bentuk kebijakan MSDM ( Peraturan Pengembangan SDM).

(12)

Sebagai sebuah sistem/peraturan dalam

perusahaan, agar dapat berfungsi dengan baik,

maka setiap bagian dari sistem didalam tubuh

organisasi ini harus dikoordinasikan dengan

baik sehingga tercipta suatu keteraturan.

(13)

1. Undang-undang/peraturan pemerintah terkait.

2. Anggaran Dasar dan Anggaran Rumah Tangga Perusahaan 3. Peraturan Induk Perusahaan

4. Sub Sistem :

a. peraturan bidang keuangan, b. peraturan bidang marketing, c. peraturan bidang logistik, d. peraturan bidang SDM,

(1) Sub-sub sistem SDM : peraturan bidang Pengembangan SDM

Contoh Tata Urut Peraturan di

Perusahaan

(14)

Contoh Tata Cara Pembuatan

Peraturan Perusahaan

Landasan Hukum :

Peraturan Menteri Tenaga Kerja dan

Transmigrasi No. 16 tahun 2011

(15)

Contoh Tata Cara Pembuatan Peraturan

Perusahaan

Harus memenuhi persyaratan (pasal 8 ayat 2 Permenakertrans No. 16 tahun 2011

Permohonan pengesahan dilengkapi dengan :

1. Naskah Peraturan Perusahaan (PP) yang dibuat dalam rangkap tiga (3) dan ditandatangani oleh pimpinan

perusahaan/pengusaha

2. Bukti telah dimintakan saran dan pertimbangan dari serikat pekerja/buruh dan/atau wakil pekerja/buruh, apabila di perusahaan tidak ada serikat pekerja.buruh.

(16)

Contoh Tata Cara Pembuatan Peraturan

Perusahaan

Memperhatikan Saran dan Pertimbangan dari :

1. Wakil Pekerja/buruh jika belum terbentuk serikat

pekerja/serikat buruh atau

2. Seriakat Pekerja/Karyawan/buruh, jika sudah

terbentuk.

3. Perusahaan minimal mempekerjakan 10 orang

pekerja/buruh.

(17)

Contoh Tata Cara Pembuatan

Peraturan Perusahaan

Naskah Rancangan Peraturan Perusahaan

Disampaikan kepada Wakil pekerja/buruh atau

SP/SB/SK Mengajukan permohonan Pengesahan kepada instansi yg berwenang di bidang ketenagakerjaan

Jangka waktu penyampaian saran dan pertimbangan

14 (empat belas) hari

Mulai berlaku selama 2 (dua) Tahun sejak disahkan

(18)

Beberapa Pertimbangan dalam

Menyususn kebijakan Peraturan

Perusahaan.

Beberapa hal yang perlu dipikirkan/dipertimbangkan pada saat membuat aturan bisnis untuk membuat peraturan yang sederhana, mudah dimengerti, menjaga peraturan diterima semua karyawan sehingga setiap orang dapat memiliki

interpretasi yang sama.

Aturan perusahaan harus dibuat secara tertulis dan terus up to date.

(19)

Lanjutan pertimbangan dalam

menyusun kebijakan Perusahaan.

Sumber daya manusia sebagai individu-individu didalam organisasi memiliki keunikan masing-masing yang tidak dapat disamaratakan sehingga kebijakan yang diterapkan dalam suatu organisasi selayaknya mampu mewadahi bahkan menjembatani beragam keunikan tersebut.

Individu dalam organisasi adalah unik karena setiap individu memiliki tingkat kebutuhan yang berbeda, karakteristik yang berbeda, cara pandang atau perspektif yang berbeda terhadap suatu peristiwa atau permasalahan, persepsi yang berbeda, dan kepribadian yang berbeda.

(20)

Lanjutan pertimbangan menyusun

keijakan

Hal yang dijelaskan dalam slide sebelumnya merupakan hal yang sifatnya intangible, tidak dengan mudah dapat dilihat, diraba, dan dipahami karena bukan sesuatu fisikal.

Selain hal-hal intangible, individu juga berbeda dan unik secara fisikal, diantaranya bentuk tubuh secara fisik, ras/etnis, dan

gender/seks yang tentunya akan melahirkan suatu kebutuhan yang berbeda.

Keunikan-keunikan tersebut perlu diakomodir dengan baik dalam menyusun kebijakan/aturan sehingga tujuan dari organisasi dapat terpenuhi.

(21)

Lanjutan pertimbangan menyusun

kebijakan

Kebijakan yang ditetapkan dalam organisasi beserta praktiknya mempengaruhi perilaku kelompok maupun individu didalam

tubuh organisasi. Setiap individu dan kelompok akan memiliki persepsi dan penilaian yang berbeda terhadap suatu bentuk kebijakan dan praktik MSDM.

Kekecewaan maupun tekanan yang mungkin timbul akibat persepsi dan penilaian terhadap suatu bentuk kebijakan akan memunculkan bentuk-bentuk perilaku yang akan berpengaruh terhadap penurunan kinerja organisasi yang diantaranya

tercermin dari meningkatnya ketidakhadiran, meningkatnya turnover, dan penurunan produktivitas individu atau kelompok.

(22)

Lanjutan pertimbangan menyusun

kebijakan

Berdasarkan pertimbangan sebelumnya maka, kebijakan maupun praktek MSDM ini perlu mendapatkan perhatian secara khusus agar dapat berjalan dan berfungsi secara efektif.

Untuk dapat menciptakan kebijakan/peraturan dan praktek yang efektif tentu perlu adanya suatu pemahaman tentang kebijakan dan praktek MSDM.

(23)

Beberapa manfaat membuat peraturan

yang tepat/baik :

1. Memungkinkan perusahaan bisa berkembang lebih dinamis 2. Penciptaan dan pengelolaan kebijakan perusahaan yang efektif

3. Peningkatan kualitas dan efektivitas melalui aplikasi yang lebih konsisten, akurat dan tepat waktu kebijakan

perusahaan di seluruh organisasi.

4. Peluang untuk menetapkan proses formal dan

berkelanjutan atas kebijakan perusahaan dan perbaikan 5. Menciptakan suasana kerja yang lebih baik

6. Membangun hubungan baik perusahaan dengan

karyawan dan juga karyawan satu dengan karyawan lainnya 7. Menciptakan keadilan dalam perusahaan

(24)

Membangun loyalitas Karyawan

Untuk membuat peraturan perusahaan, pimpinan harus mempertimbangkan kebutuhan karyawan.

Peraturan tidak boleh merugikan siapapun yang ada dalam perusahaan tersebut, apalagi jika peraturan tersebut

memberatkan karyawan.

Bukannya karyawan bisa disiplin dan bekerja dengan baik tapi justru mereka akan tertekan dan ini bisa membahayakan

(25)

Membangun loyalitas Karyawan

Beberapa karyawan potensial mungkin akan hengkang dari perusahaan karena peraturan yang dibuat dianggap

merugikan mereka.

Karena itu, saat membuat peraturan sebaiknya perusahaan juga mempertimbangkan hak karyawan sehingga tercipta suasana kerja yang benar-benar membuat mereka betah di perusahaan.

Membuat peraturan perusahaan bukan hanya untuk perusahaan tapi juga untuk membantu karyawan untuk mencapai kesuksesan mereka.

(26)

Teknik Penyusunan peraturan

Teknik perundang-undangan/peraturan organisasi bertujuan membuat atau menghasilkan peraturan

undangan/organisasi yang baik. Suatu peraturan perundang-undangan yang baik dapat dilihat dari berbagai segi sbb :

1) Ketetapan struktur, ketetapan pertimbangan, ketetapan dasar hukum, ketetapan bahasa (peristilahan), ketetapan pemakaian huruf dan tanda baca

2) Kesesuaian isi dengan dasar yuridis, sosiologis dan filosofis.

Kesesuaian yuridis menunjukkan adanya kewenangan,

kesesuaian bentuk dan jenis peraturan perundang-undangan, diikuti cara-cara tertentu, tidak ada pertentangan antara

peraturan perundang-undangan yang satu dengan yang lain, dan tidak bertentangan dengan asas-asas hukum umum yang

(27)

Teknik Penyusunan peraturan

Kesesuaian sosiologis menggambarkan bahwa peraturan perundang-undangan/peraturan organisasi yang dibuat sesuai dengan kebutuhan, tuntutan, dan perkembangan masyarakat.

Kesesuaian filosofis menggambarkan bahwa peraturan perundang-undangan dibuat dalam rangka mewujudkan, melaksanakan, atau memelihara cita/tujuan hukum

(28)

Teknik Penyusunan peraturan

3) Peraturan perundang-undangan tersebut dilaksanakan (applicable) dan menjamin kepastian.

Suatu peraturan perundang-undangan harus

memperhitungkan daya dukung baik lingkungan pemerintahan/perusahaan/organisasi yang akan

melaksanaan maupun masyarakat/karyawan tempat peraturan perundang-undangan itu akan berlaku.

(29)

Teknik Penyusunan peraturan

Prof. Van der Vlies menyebutkan, untuk membuat peraturan perundang-undangan yang baik setidaknya, harus ada dua asas yaitu asas formal dan asas material.

Asas formal mencakup: ”asas tujuan yang jelas, asas

organ/lembaga yang tepat, asas perlunya peraturan, asas dapat dilaksanakan, dan asas konsensus”.

Sedangkan asas material mencakup: “asas terminologi dan sistematika yang benar, asas dapat dikenali, asas perlakuan yang sama dalam hukum, asas kepastian hukum dan asas pelaksanaan hukum sesuai dengan keadaan individual

(30)

Teknik Penyusunan peraturan

Kerangka Aturan :

Setiap peraturan perundang-undangan dapat dikenali dengan melihat pada kerangka atau bentuk luar peraturan perundang-undangan tersebut, yang secara umum dapat terdiri atas:

a. Judul.

b. Pembukaan. c. Batang Tubuh. d. Penutup.

e. Penjelasan (jika diperlukan). f. Lampiran (jika diperlukan).

(31)

Teknik Penyusunan peraturan

Sebuah surat keputusan berisi tiga hal pokok, yaitu konsiderans, desideratum dan diktum.

Konsiderans :

Konsiderans adalah bagian surat keputusan yang berisi hal-hal terutama landasan hukum yang menjadi pertimbangan

pembuatan surat keputusan, yang terdiri sub topik : menimbang, mengingat, membaca, mendengar dan memperhatikan

(32)

Teknik Penyusunan peraturan

Keberadaan konsiderans bagi sebuah surat keputusan bersifat wajib karena dalam konsiderans itulah tertera landasan hukum (statuta) setiap surat keputusan.

Isi konsiderans minimal dua, maksimal lima. Dari kelima sub topik tersebut diatas, yang paling penting dan harus dipakai dalam setiap keputusan adalah sub topik menimbang dan mengingat.

(33)

Mengingat : wajib dipakai karena di dalam bagian inilah

dituliskan nomor surat pengangkatan pemimpin tertinggi organisasi/perusahaan sehingga memungkinkan baginya mengeluarkan surat keputusan.

Surat keputusan pengangkatan pemimpin tertingi itulah yang menjadi salah satu statuta bagi surat keputusan yang akan dikeluarkan itu disamping statuta yang lain, misalnya surat keputusan dan undang-undang yang berkaitan secara langsung dengan topik atau permasalahan yang akan diputuskan. Semua statuta surat keputusan ditempatkan dalam subtopik konsiderans “mengingat”.

(34)

Contoh konsideran sebuah SK/Peraaturan

Menimbang :

a. bahwa untuk memperlancar Proses Pengembangan…..SDM dstnya

b. Bahwa untuk efektifitas pelaksanaan mengembangan SDM….

Mengingat :

1. Undang-Undang Nomor 20 Tahun 2003

2. Peraturan Pemerintah Nomor 20 Tahun 1999

3. Peraturan Pemerintah dstnya cantumkan perauran terkait dengan landsan hukum peusahaan….dstnya

Memperhatikan : Hasil rapat dewan direksi tanggal …. Tentang

(35)

Contoh konsideran sebuah SK/Peraaturan

Diktum :

Diktum adalah bagian surat keputusan yang berisi butir-butir ketetapan.

Diktum merupakan isi inti sebuah surat keputusan. Apa saja yang akan ditetapkan oleh pengambil keputusan, semuanya dihimpun dalam diktum.

(36)

Contoh konsideran sebuah SK/Peraaturan

Rangkaian diktum diawali oleh subtopik “memutuskan” yang ditempatkan ditengah kertas (centering).

Subtopik memutuskan harus selalu diikuti oleh kata

“menetapkan” yang merupakan penanda untuk memasuki isi diktum.

Kata “penanda” menetapkan tidak ditempatkan ditengah, tetapi dimargin kiri. Setelah itu, barulah dituliskan isi

diktum. Bila isi diktum akan dirinci, butir-butirnya diberi kode urutan

(37)

Teknik Penyusunan peraturan

Contoh keputusan : (Judul Keputusan) Judul : Keputusan Rektor Universitas Telkom

Nomor : 001 /……./Tel-U/XI/2016 TENTANG

PEDOMAN PENGEMBANGAN SUMBER DAYA MANUSIA UNIVERSITAS TELKOM

(38)

Teknik Penyusunan peraturan

Konsideran Keputusan :

Menimbang: a. bahwa……….. b. bahwa………. Mengingat : 1. Peraturan Pemerintah No……. 2. SK ketua YPT No……… dstnya

Memperhatikan : Surat Edaran Menteri ……..

Diktum keputusan

Memutuskan;

Menetapkan : Pasal 1……… Pasal 2 dstnya

(39)

Teknik Penyusunan peraturan

“Penutup Keputusan”.

Ditetapkan di : Bandung

Pada tanggal : … Oktober 2016 Rektor Universitas Telkom

(40)