• Tidak ada hasil yang ditemukan

BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN. Apotek Newton merupakan salah satu sarana kesehatan yang bertujuan untuk

N/A
N/A
Protected

Academic year: 2022

Membagikan "BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN. Apotek Newton merupakan salah satu sarana kesehatan yang bertujuan untuk"

Copied!
19
0
0

Teks penuh

(1)

54 BAB 3

ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN

3.1 Sejarah Perusahaan

Apotek Newton merupakan salah satu sarana kesehatan yang bertujuan untuk menciptakan dan mewujudkan derajat kesehatan yang baik bagi masyarakat. Apotek Newton didirikan oleh dr. Lydia Widjaja dan dr. Hari Tanudjaja pada bulan Februari tahun 2011. Modal yang digunakan untuk mendirikan Apotek Newton merupakan modal pribadi dari Ibu Lydia dan Bapak Hari. Apotek Newton beralokasi di Ruko Newton Timur NWT 15, Kelurahan Curung Sangereng, Kecamatan Kelapa Dua, Tangerang. Pada awal berdirinya Apotek Newton adalah sebuah toko obat, setelah memiliki modal yang cukup, Ibu Lydia dan Bapak Hari mendirikan sebuah Apotek Newton. Apotek Newton bekerja sama dengan para apotek grosir di daerah Tangerang dalam menyediaan persediaan barang seperti obat-obat dan kosmetik.

Apotek Newton bergerak dalam penjualan obat resep, obat tanpa resep, dan menyediakan jasa pemeriksaan yang dilakukan oleh dokter. Dokter di apotek Newton merupakan dokter umum, sehingga anak-anak maupun orang dewasa dapat memeriksa kesehatan di apotek. Selain melayani kesehatan, seperti pemeriksaan dokter apotek newton juga menyediakan berbagai macam obat seperti obat resep dan obat tanpa resep. Obat resep terdiri dari obat bebas terbatas dan obat keras. Obat terbatas ditunjukan dengan gambar lingkaran biru dengan garis tepi sedangkan obat keras ditunjukan dengan gambar lingkaran merah dengan garis tepi hitam terdapat huruf K di tengah lingkaran. Obat tanpa resep biasanya ditunjukan dengan gambar lingkaran hijau dengan garis tepi hitam, obat tanpa resep seperti OTC (obat bebas) yang didapat tanpa harus menggunakan resep dokter. Berikut penjelasan masing-

(2)

masing kategori obat:

Tabel 3.1 Kategori obat

Kategori Obat Penjelasan

Gambar disamping merupakan gambar kategori obat keras. Obat keras harus menggunakan resep dokter, pemakaiannya harus menggunakan dosis yang diberikan oleh dokter.

Gambar disamping merupakan gambar kategori obat bebas terbatas yang ditunjukan dengan lingkaran biru. Obat bebas terbatas digunakan untuk mengobati penyakit ringan, obat bebas terbatas memiliki jumlah batasan konsumsi yang harus diperhatikan oleh pasien.

Gambar disamping merupakan gambar kategori obat bebas yang ditandai dengan lingkaran hijau.

Obat bebas merupakan obat yang dapat dibeli tanpa dengan resep dokter. Dalam kemasan isi obat bebas disertakan brosur yang berisikan isi zat, indikasi, dosis, aturan pakai, efek samping, nomor batch, nomor registrasi, nama dan alamat pabrik, dan cara penyimpanannya.

Pasien atau pelanggan yang sering melakukan pembelian barang (obat dan kosmetik) atau melakukan pemeriksaan merupakan masyarakat disekitar daerah Tangerang. Di apotek Newton pasien dapat melalukan pemeriksaan dokter, baik itu pemeriksaan pada saat sakit atau pemeriksaan tekanan darah yang akan dilayani oleh dokter yang sedang bertugas. Di apotek Newton pasien dapat menembus resep obat, pasien dapat membeli obat atau kosmetik, apotek Newton belum memiliki labolatorium oleh karena itu apabila ada pasien yang ingin melakukan tes darah,

(3)

pihak apotek akan membuat surat ajuan pemeriksaan kepada pasien. Diharapkan Apotek Newton dapat menjadi salah satu sarana pelayanan kesehatan bagi masyarakat luas.

3.2 Visi dan Misi

Setiap perusahaan memiliki visi dan misi yang ingin dicapai, visi dan misi penting karena menjadi landasan dasar bagi sebuah perusahaan. Visi merupakan jangka panjang yang akan dicapai perusahaan sedangkan misi adalah kegiatan atau aktivitas yang dilakukan untuk mencapai tujuan perusahaan.

Visi Apotek Newton adalah menjadi sarana kesehatan di lingkungan gading serpong dan menjadi salah satu pusat distribusi obat.

Misi Apotek Newton adalah :

1. Melaksanakan pelayanan dengan cepat, ramah dan profesional.

2. Menyediakan obat, dan alat kesehatan yang bermutu, berkualitas dan bermanfaat bagi masyarakat.

3. Meningkatkan kesejahteraan dan taraf hidup seluruh karyawan.

4. Menyediakan laboratorium untuk meningkatkan fasilitas dalam memberikan pelayanan kesehatan yang dibutuhkan oleh masyarakat.

(4)

3.3 Struktur Organisasi Perusahaan

Gambar 3.1 Struktur Organisasi Apotek Newton (Sumber : Dokumentasi Apotek Newton)

Pembagian Tugas, Tanggung Jawab dan wewenang Pembagian tugas dan tanggung jawab :

1. Manajer

Tugas dan tanggung jawab manajer :

• Melaksanakan visi, misi dan tujuan apotek.

• Mengarahkan dan mengelolah kegiatan penjualan apotek untuk mencapai target yang ditetapkan.

• Melakukan pemesanan barang jika persediaan barang menipis.

• Mengatur, melaksanakan dan mengawasi administrasi.

• Melakukan kegiatan-kegiatan pengembangan apotek.

• Memimpin seluruh kegiatan apotek.

Wewenang manajer :

• Menentukan sistem terhadap seluruh kegiatan apotek.

• Mengevaluasi kinerja karyawan pada apotek.

• Memutuskan pemecahan masalah yang dihadapi bawahan untuk memastikan adanya peningkatan kemampuan dan kompetensi

(5)

bawahan.

• Memutuskan pengambilan keputusan operasional.

2. Apoteker

Tugas dan tanggung jawab apoteker :

• Melakukan penelitian terhadap semua obat dan bahan obat yang dibeli.

• Menyelenggarakan sterilisasi jika diperlukan.

• Mengawasi pembuatan obat racikan.

• Mengadakan pengontrolan dan pengecekan terhadap pelayanan atas

resep yang telah dibuat dan diserahkan kepada pasien.

Wewenang apoteker :

• Memberikan perintah kerja kepada asisten apoteker.

• Memberhentikan atau melaporkan asisten apoteker apabila melakukan kesalahan yang disengaja atau tidak disengaja yang dapat merugikan pasien.

3. Asisten apoteker

Tugas dan tanggung jawab asisten apoteker :

• Melakukan pelayanan terhadap pasien dari mulai menerima resep sampai menyerahkan obat kepada pasien.

• Memeriksa ketersediaan obat dan perbekalan farmasi lainnya berdasarkan resep yang diterima.

• Membuat, mengelola, meracik, mengubah bentuk, mencampurkan, menyimpan, dan menyerahkan obat atau bahan obat.

(6)

Wewenang asisten apoteker :

• Berwewenang dalam menjaga rahasia kedokteran dan rahasia kefarmasian dan hanya memberikan kepada pihak yang berhak.

• Berwewenang dalam memberikan pelayanan kepada pasien secara profesional.

4. Kasir

Tugas dan tanggung jawab kasir :

• Melakukan pelayanan transaksi penjualan pada pasien atau pelanggan.

• Mendaftarkan pasien yang ingin melakukan pemeriksaan dokter.

• Menerima dan mengeluarkan uang sesuai dengan fisiknya.

• Mengerjakan pembuatan laporan-laporan atau pembukuan.

• Memelihara dan menjaga keamanan dari resiko kehilangan dan kerusakan uang.

Wewenang kasir :

• Berwewenang untuk mengeluarkan uang dalam jumlah kecil untuk keperluan apotek.

• Bewewenang dalam menjaga data identitas diri pasien.

5. Dokter

Tugas dan tanggung jawab dokter :

• Melayani pasien yang melakukan pemeriksaan

• Memberikan informasi tentang kesehatan pasien.

• Membuat resep obat sesuai dengan keluhan yang dialami pasien.

• Memberikan informasi yang benar kepada pasien.

(7)

• Memberikan pelayanan kedokteran secara aktif kepada pasien pada saat sehat dan sakit.

Wewenang dokter :

• Dokter berwewenang dalam menjaga informasi tentang kesehatan pasien kepada orang lain.

• Dokter berwewenang menetapkan dosisi obat.

• Dokter berwewenang menentukan jenis obat atau obat yang akan diberikan kepada pasien.

6. Pembantu umum

Tugas dan tanggung jawab pembantu umum :

• Menyediakan fasilitas seperti tempat duduk, meja dan lain sebagainya.

• Membantu apoteker dalam melaksanakan tugas.

• Menyediakan alat-alat penunjang kinerja apotek.

Wewenang pembantu umum :

• Berwewenang menetapkan peraturan-peraturan untuk menjaga kenyamanan apotek.

• Berwewenang dalam pengadaan fasilitas yang dibutuhkan dokter, apoteker atau asisten apoteker dan kasir untuk meningkatkan pelayanan kepada pasien.

(8)

3.4 Prosedur yang sedang berjalan Front end

Pasien yang sakit dan ingin melakukan pemeriksaan dokter mendatangi apotek, bagian kasir akan menanyakan kepada pasien apakah pasien pernah melakukan pemeriksaan sebelumnya. Jika belum, kasir akan mendata diri pasien dan mencatatnya ke dalam memo daftar pasien. Dokter akan melakukan pemeriksaan kepada pasien dan membuat resep obat. Resep obat tersebut diberikan kepada apoteker. Kasir akan membuat bukti pembayaran dan bukti pembayaran akan diberikan kepada pasien beserta obat yang dibeli setelah pasien melakukan pembayaran. Bukti pembayaran akan dibuat dua rangkap, rangkap satu diberikan kepada pasien dan rangkap satunya akan di arsip.

Pasien yang tidak melakukan pemeriksaan dokter dapat langsung membeli obat yang diinginkan. Kasir akan membuat bukti pembayaran dan bukti pembayaran akan diberikan kepada pasien beserta obatnya setelah pasien melakukan pembayaran.

Bukti pembayaran akan dibuat dua rangkap, rangkap satu akan diarsip dan rangkap satunya akan diberikan kepada pasien.

Back end

Pemasok yang ingin bekerja sama dengan pihak apotek akan didata oleh manajer apotek. Data pemasok berisikan nama pemasok, nomor telepon, email, alamat, dan nomor fax pemasok.

Manajer akan mengecek persediaan barang di gudang, jika persediaan barang menipis, manajer apotek akan menghubungi pemasok dan melakukan pemesanan.

Pemasok akan membuatkan faktur pemesanan barang dan akan mengirimkan barang yang dipesan beserta faktur pemesanannya.

(9)

Setelah manajer menerima barang yang dipesan beserta faktur pemesanan, manajer akan melakukan pemeriksaan terhadap barang yang diterima apakah barang yang diterima sesuai dengan apa yang dipesan atau tidak. Jika barang yang diterima tidak sesuai dengan faktur pemesanan atau ada barang yang dikirim rusak maka manajer apotek akan melakukan retur. Pemasok akan menerima barang retur dari manajer apotek dan kemudian pemasok akan mengganti barang retur tersebut dengan barang yang sesuai atau baik. Jika barang yang diterima sesuai dan tidak ada barang yang rusak, manajer apotek akan melakukan pembayaran. Pemasok akan membuat bukti pembayaran pembelian dan mengirimkannya kepada manajer apotek. Bukti pembayaran yang telah diterima akan diarsipkan untuk pembuatan laporan pembelian barang dan laporan persediaan barang.

(10)

Activity Diagram

act Activ ity Diagram Before

InterruptibleActiv ityRegion1

Pasien Dokter Kasir

Mendatangi apotek

Mendata pasien

Memeriksa pasien

Membuat Resep Obat

Melakukan Pembelian Obat

Membuat Bukti Pembayaran

Menerima Obat dan bukti Pembayaran Obat

Apoteker

Menerima resep obat Resep Obat

Bukti pembayaran rangkap 1 Bukti pembayaran

rangkap 2

No

Yes Melakukan pemeriksaan?

[No]

[Yes]

melakukan pemeriksaan ?

Gambar 3.2 Activity Diagram Front End

(11)

act Activ ity Diagram Before 2

Manaj er Pemasok

Memberikan data diri

Mengecek persediaan barang

Melakukan pemesanan

Membuat Faktur Pemesanan

Mengirim Barang

Menerima Barang &

Faktur Pemesanan

Melakukan Retur

Menerima laporan retur Melakukan

Pembayaran

Membuat Bukti Pembayaran

Pembelian

M enerima Bukti Pembayaran

Pembelian

Membuat Laporan Persediaan Barang M embuat Laporan

Pembelian Melayani pendaftaran

pemasok

Mendaftarkan pemasok

[No]

[Yes]

Apakah barang tidak sesuai / ada yg rusak ?

[Yes]

Apakah persedi aan sudah menipis ?

[No]

Gambar 3.3 Activity Diagram Back End

(12)

3.5 Permasalahan yang Dihadapi

Setelah melakukan analisis terhadap proses bisnis yang berjalan, maka ditemukan beberapa permasalahan yang dihadapi oleh Apotek Newton, yaitu:

1. Kebutuhan informasi yang belum terpenuhi karena pencatatan transaksi yang masih dalam bentuk dokumen di mana Apotek Newton membutuhkan waktu yang lama untuk mengetahui stok barang yang tersisa dan stok barang yang telah mencapai batas minimum. Hal ini dapat menghambat transaksi operasional bisnis apabila terjadi kekosongan pada stok barang.

2. Pencatatan transaksi baik transaksi pembelian, persediaan, dan penjualan barang masih dalam bentuk dokumen sehingga menyebabkan kurangnya integrasi pada data.

3. Kurangnya sistem keamanan atau akses kontrol, sehingga karyawan memiliki otoritas yang sama seperti manajer, yaitu dapat mengakses seluruh data apotek, kemungkinan di antaranya adalah data rahasia apotek yang dapat dimanipulasi oleh karyawan seperti data harga barang dan data pendapatan apotek.

4. Kesulitan dalam membuat laporan bulanan seperti laporan penjualan barang, laporan penjualan barang pemeriksaan, laporan surat tanda terima barang, laporan catatan hutang, dan laporan persediaan barang yang dikarenakan belum menerapkan sistem berbasiskan aplikasi.

(13)

3.6 Usulan Pemecahan Masalah

Berdasarkan masalah-masalah yang diterjadi pada Apotek Newton, maka ada beberapa masukan untuk mengatasi masalah tersebut, yaitu :

1. Membangun sistem ROP (Reorder Point) agar sistem dapat memberikan notifikasi jika jumlah stok persediaan barang telah mencapai titik minimnya.

2. Merancang sistem basis data pada apotek Newton, yang dapat mengintegrasikan proses pembelian, penjualan dan persediaan barang sehingga apabila ada barang yang masuk berdasarkan surat tanda terima barang atau barang yang keluar berdasarkan penjualan barang atau catatan barang pemeriksaan maka stok dapat ter-update secara langsung dan jumlah persediaan barang yang terkini dapat diketahui dengan mudah.

3. Merancang proteksi keamanan yaitu user password untuk aplikasi dan permissions (hak akses) bagi basis data. Hal ini untuk membatasi hak

aksese bagi karyawan sesuai dengan job desk-nya masing-masing.

4. Merancang aplikasi program dengan menggunakan Visual Studio C#

dalam pencatatan transaksi operasional, seperti transaksi penjualan, persediaan dan pembelian. Program aplikasi juga dapat menghasilkan laporan penjualan barang, laporan penjualan barang pemeriksaan, laporan surat tanda terima barang, laporan catatan hutang, dan laporan persediaan barang dengan menggunakan query data yang dapat digunakan untuk memonitor proses bisnis dalam pengambilan keputusan operasional.

(14)

3.7 Perencanaan Basis Data

Tahap pertama dalam merancang sistem basis data adalah perencanaan basis data (Database). Perencanaan basis data ini didefinisikan mission statement dan mission objective. Mission statement merupakan tujuan utama dalam pembuatan

sistem basis data, langkah selanjutnya adalah membuat mission objective yang mengidentifikasikan tugas-tugas apa yang harus dilakukan oleh sistem basis data.

3.7.1 Mission Statement

Misi dari sistem basis data pada Apotek Newton adalah untuk mengintegrasikan data agar dapat mempermudah dalam mengontrol dan memonitor seluruh data seperti data-data pembelian, persediaan dan penjualan. Dengan data yang terintegrasi, dapat mempermudah dalam pembuatan laporan, agar laporan yang dihasilkan lebih akurat serta mempermudah dalam melakukan pencarian data.

3.7.2 Mission Objective

Tujuan dari sistem basis data pada Apotek Newton adalah : 1. Untuk mengelola (insert, update, save) data barang.

2. Untuk mengelola (insert, update, save) data pemasok.

3. Untuk mengelola (insert, update, save) data karyawan.

4. Untuk mengelola (insert, update, save) data pasien.

5. Untuk mengelola (insert, update, save) data catatanPemeriksaan.

6. Untuk mengelola (insert, update, save) data suratAjuanPemeriksaan.

7. Untuk mengelola (insert, update, save) data jenisPemeriksaan.

8. Untuk mengelola (insert, update, save) data pembayaranPenjualan.

9. Untuk mengelola (insert, update, save) data penjualanBarang.

(15)

10. Untuk mengelola (insert, update, save) data KategoriBarang.

11. Untuk mengelola (insert, update, save) data jenisSatuan.

12. Untuk mengelola (insert, update, save) data PersediaanBarang.

13. Untuk mengelola (insert, update, save) data purchaseOrder.

14. Untuk mengelola (insert, update, save) data suratTandaTerimaBarang.

15. Untuk mengelola (insert, update, save) data returPembelian.

16. Untuk mengelola (insert, update, save) data pembayaranPembelian.

17. Untuk mengelola (insert, update, save) data catatanHutang.

18. Untuk mengelola (insert, update, save) data persediaanBarang 19. Untuk mencari data barang.

20. Untuk mencari data pemasok.

21. Untuk mencari data karyawan.

22. Untuk mencari data pasien.

23. Untuk mencari data catatanPemeriksaan.

24. Untuk mencari data suratAjuanPemeriksaan.

25. Untuk mencari data jenisPemeriksaan.

26. Untuk mencari data pembayaranPenjualan.

27. Untuk mencari data penjualanBarang.

28. Untuk mencari data kategoriBarang.

29. Untuk mencari data jenisSatuan.

30. Untuk mencari data persediaanBarang.

31. Untuk mencari data purchaseOrder.

32. Untuk mencari data suratTandaTerimaBarang.

33. Untuk mencari data returPembelian.

34. Untuk mencari data pembayaranPembelian.

(16)

35. Untuk mencari data catatanHutang.

36. Untuk mencari data persediaanBarang 37. Untuk melaporkan penjualan.

38. Untuk melaporkan suratTandaTerimaBarang.

39. Untuk melaporkan catatanHutang.

40. Untuk melaporkan persediaanBarang.

(17)

3.8 System Definition

Gambar 3.4 System Definition

Gambar diatas, menggambarkan proses-proses yang terjadi di dalam ruang lingkup sistem basis data Apotek Newton dan bagian-bagian yang termasuk didalamnya sebagai system boundary meliputi proses pendaftaran, pemeriksaan, penjualan, pembayaran, persediaan, pembelian, retur, catatan hutang, barang, karyawan, surat ajuan pemeriksaan, dan retur. Karyawan dan manager ikut terlibat sebagai user di dalamnya karena mempunyai keterlibatan peranan dalam penggunaan terhadap apa yang menjadi batasan dalam sistem basis data ini, sedangkan untuk pemasok dan pasien berada di luar system boundary, dikarenakan mereka tidak terlibat dalam pemakaian sistem basis data.

(18)

3.9 Pengumpulan Kebutuhan dan Informasi

Setelah melakukan teknik fact-finding yaitu wawancara dan observasi di Apotek Newton, maka informasi yang dibutuhkan oleh Apotek Newton adalah:

Tabel 3.2 Tabel Kebutuhan dan Informasi

Data Tipe Akses Kasir Manajer Apoteker Dokter

Barang Query X X X X

View X X X X

Surat X X

Laporan

Pemasok Query X

View X X

Surat X X

Laporan

Pasien Query X X

View X X X

Surat X X

Laporan CatatanPemeriksa

an

Query X X

View X X

Surat X X X

Laporan Pembayaran

penjualan

Query X

View X

Surat X X X

Laporan

Penjualan Barang Query X

View X

Surat X X

Laporan X

PersediaanBarang Query X X

View X X X

Surat X X X

Laporan X

PurchaseOrder Query X

View X X

Surat X X

Laporan

Retur pembelian Query X

View X X X

Surat X X X

Laporan

Pembayaran Query X X

(19)

pembelian

View X X

Surat X X X

Laporan

Catatan hutang Query X X

View X X

Surat X X X

Laporan X

SuratTandaTerim a barang

Query X X

View X X

Surat X X X

Laporan X

SuratAjuan Pemeriksaan

Query X X

View X X

Surat X X X

Laporan

Gambar

Tabel 3.1 Kategori obat
Gambar 3.1 Struktur Organisasi Apotek Newton  (Sumber : Dokumentasi Apotek Newton)
Gambar 3.2 Activity Diagram Front End
Gambar  diatas,  menggambarkan  proses-proses  yang  terjadi  di  dalam  ruang  lingkup  sistem  basis  data  Apotek  Newton  dan  bagian-bagian  yang  termasuk  didalamnya  sebagai  system  boundary  meliputi  proses  pendaftaran,  pemeriksaan,  penjualan
+2

Referensi

Dokumen terkait

Tuberkulosis merupakan salah satu penyakit infeksi yang dapat menimbulkan dampak pada status kesehatan dan perkembangan anak, hal ini diakibatkan karena

Berdasarkan hasil uji statistik menggunakan uji beda t, terdapat perbedaan yang signifikan an- tara rata-rata tingkat kecukupan protein sebelum dan sesudah pemberian sarapan

Perbandingan gula dengan sorbitol memberikan pengaruh yang berbeda sangat nyata (P<0,01) terhadap kekuatan selai lembaran yang dihasilkan seperti pada Tabel 2..

 Dari hasil penelitian dan pengujian yang sudah dilakukan oleh peneliti diperoleh hasil bahwa tingkat ketebalan tertinggi didapat pada campuran Varnish Galaxy HS 2800

Bila suhu ruangan lebih rendah dari suhu yang disetel : Pengeringan udara akan bekerja pada suhu yang disetel sedikit lebih rendah dari suhu ruangan.. Fungsi ini akan berhenti

Dengan ergonomi akan dapat meningkatkan produktivitas dan di isisi lain akan memberikan kenyamanan dan keamanan dalam bekerja sehingga karyawan bisa bekerja dengan

Berdasarkan hasil identifikasi faktor, aktor, sasaran dan kebijakan maka strategi pengembangan sistem produksi pupuk organik pada UPPO di Desa Bangunsari adalah pengelola UPPO bersama

Produk yang akan kami buat cocok dengan iklim relatif di Yogyakarta karena Iklim di Yogyakarta cenderung panas sehingga para penduduk akan sangat memerlukan minuman