Jalan Jenderal Sudirman, Pintu I Senayan Jakarta 10270
DIREKTORAT JENDERAL PENDIDIKAN TINGGI
PENGENDALIAN LAYANAN
PERPANJANGAN IJIN PADA PTN
DAN KOPERTIS WILAYAH I - XII
KEMENTERIAN PENDIDIKAN NASIONAL
PEN GEN D ALI AN LAYAN AN PERPAN JAN GAN I JI N PAD A PTN D AN KOPERTI S W I LAYAH I - X I I
Layanan perpanj angan ij in yang diaj ukan oleh set iap perguruan t inggi dilakukan oleh st af adm in i-st rasi ( operat or) yang dit ugaskan, baik yang berada di Perguruan Tinggi Negeri m aupun di Kopert is Wilayah I - XI I . Dalam m elaksanakan t ugasny a, operat or t ersebut difasilit asi dengan akun (userid
dan passw ord) khusus yang hanya dapat digunakan unt uk m em beri layanan perpanj angan ij in pr o-gram st udi.
Sej ak April 2010, layanan perpanj angan ij in program st udi yang dikerj akan secara on line m engg u-nakan lam an baru dengan URL ht t p: / / evaluasi.dikt i.go.id. Sem ent ara it u, sej ak April 2010 berd a-sarkan surat Direkt ur Akadem ik, Dit j en Dikt i No. 0855/ D2.5/ 2010 t ert anggal 5 April 2010, lam an yang beralam at ht t p: / / w w w .evaluasi.or.id t idak digunakan lagi sebagai m edia inform asi pelaporan program st udi m aupun perpanj angan ij in program st udi.
Agar proses layanan t ersebut dapat t erlaksana secara efekt if, para pengguna akun perpanj angan ij in program st udi m engikut i prosedur k erj a y ang t erdiri at as t ahapan kerj a yang berikut :
1. Login
2. Mem ulai kegiat an layanan
3. Tabulasi program st udi yang m engaj ukan / m elakukan perpanj angan ij in 4. Mengerj akan perpanj angan ij in program st udi m elanj ut kan keput usan kerj a pada langkah berikut nya.
Sepert i yang t elah dit et apkan oleh Dit j en Dikt i, sej ak bulan Pebruari 2010 kew enangan perpanj
an-Gam bar 1. Fasilit as pem asukan akun perpanj angan ij in (Userid dan Passw ord)
Gam bar 2. Tam pilan m enu bagi akun yang m enggunakan fasilit as akun perpanj angan ij in.
2 . M EM ULAI KEGI ATAN LAYAN AN
Kegiat an layanan perpanj angan ij in program st udi dim ulai dengan m engklik m enu ‘Adm inist rasi’ pada halam an ut am a, yang t erlet ak pada urut an paling kanan pada Gam bar 2 di at as. Terdapat sat u sub m enu adm inist rasi pada saat m enu t ersebut diklik. Unt uk akun perpanj angan ij in di Ko-pert is Wilayah I - XI I ak an t am pil sub m enu seKo-pert i yang t er dapat pada Gam bar 3a dan unt uk akun perpanj angan ij in PTN akan t am pil sub m enu sepert i yang t erdapat pada Gam bar 3b.
Gam bar 3a. Tam pilan sub m enu adm inist rasi unt uk akun perpanj angan ij in di Kopert is Wilayah I - XI I
Gam bar 3b. Tam pilan sub m enu adm inist rasi unt uk akun perpanj angan ij in di PTN
Perlu diket ahui bahw a sesuai dengan yang t elah disebut kan di at as t er dapat p erbedaan prosedur layanan perpanj angan ij in di Kopert is Wilayah I - XI I dengan yang berada di PTN. Sehingga, pada saat m asing- m asing sub m enu t ersebut diklik, t am pilan yang dim unculkan dan langkah selan-j unya selan-j uga berbeda.
3 . TABULASI PROGRAM STUD I YAN G M EN GAJUKAN / M ELAKU KAN PERPAN JAN GAN
Kegiat an t abulasi adalah m endaft ar program st udi t ert ent u yang m em erlukan layanan perpa n-j angan in-j in. Sesuai dengan yang t elah disebut kan di at as t erdapat perbedaan prosedur layanan perpanj angan ij in di Kopert is Wilayah I - XI I dengan yang berada di PTN. Sehingga, pada saat m asing- m asing sub m enu t ersebut diklik, t am pilan yang dim unculkan dan langkah selanj unya j uga berbeda.
M e n u pa da a k u n Kop e r t is W ila y a h I - XI I
Pada Gam bar 3a di at as bila sub m enu ‘Pem rosesan Aj uan Perpanj angan I j in Program St udi’ dik-lik, m aka akan dit am pilkan daft ar program st udi yang diaj ukan oleh set iap PTS, sepert i yang t e r-lihat pada Gam bar 4.
I nform asi program st udi yang m engaj ukan perpanj angan ij in sepert i yang t erlihat pada Gam bar 4 di at as adalah nam a perguruan t inggi dan program st udi, j enj ang pendidikan, nom or dan t anggal surat pengaj uan oleh PTS, st at us pr oses layanan, dokum en y ang dikirim , dan langkah pem r osesannya. Unt uk set iap dokum en surat perpanj angan yang dikirim oleh PTN, ber kas yang t ersim pan dalam lam an ini diberi nam a file yang t erdiri kode PT, t anggal pengirim an, dan nam a file yang dikirim , sepert i yang t erlihat pada kolom 8.
Perlu diket ahui bahw a daft ar program st udi yang t erdapat pada Gam bar 4 di at as, sem uanya t e-lah m em enuhi syarat unt uk diperpanj ang. Hal ini disebabkan karena pada sist em pengaj uan perpanj angan ij in progr am st udi oleh perguruan t inggi, hanya progr am st udi yang m em enuhi syarat saj a yang bisa m engaj ukan perpanj angan ij innya.
M e n u pa da Ak u n PTN kat or yang perlu dilihat dalam rangka perpanj angan ij in program st udi adalah yang berikut : a. Unt uk program st udi yang ber st at us ‘kadaluarsa’ at au habis m asa perij inannya, pada kolom
d. Unt uk pogram st udi yang ber st at us kadaluarsa at au akan habis m asa perij inannya sekurang -kurangnya 6 bulan; nam un, program st udi t ersebut belu m m em enuhi per syar at an pelaporan, t ulisan kode pr ogram st udi t ersebut be r w a r n a h it a m dan t idak bisa diklik (non clickable) . Unt uk diket ahui bahw a dat a pada kolom ‘Jum lah Waj ib Lapor’ dit uliskan angka konst an berd a-sarkan kew aj iban yang harus dipenuhi unt uk proses perpanj angan pada m asing - m asing progr am st udi berdasarkan j enj ang pendidikannya. Program Sarj ana ( S- 1) at au Diplom a I V ( D- I V) diw a-j ibkan m elapor sebanyak 8 kali pelaporan ( sem est er) ; dan, pr ogram Diplom a I I I ( D- 3) , Magist er ( S- 2) , dan Dokt or ( S- 3) diw aj ibkan m elapor sebanyak 6 kali pelaporan ( sem est er) .
Melalui brow sing t erhadap set iap program st udi yang dikelola oleh set iap PTN, oper at or perpa n-j angan akan dapat m engident ifikasi program st udi m ana yang in-j innya t elah habis at au akan ha-bis dalam w akt u dekat . Dalam brow sing t er sebut j uga dapat diket ahui program st udi m ana yang sudah siap unt uk diperpanj ang at au m asih m em erlukan t am bahan pelaporan EPSBED.
4 . M EN GERJAKAN PERPAN JAN GAN I JI N PROGRAM STUD I
Unt uk m em perpanj ang ij in program st udi, sepert i yang disebut kan di at as t erdapat sedikit per-bedaan prosedur. Prosedur m engerj akan perpanj angan ij in bagi akun Kopert is Wilayah I - XI I dan PTN diuraikan sebagai berikut .
M e n u pa da a k u n Kop e r t is W ila y a h I - XI I
Unt uk m em proses perpanj angan ij in program st udi, akun perpanj angan Kopert is Wilayah I - XI I cukup hanya m engklik ‘Proses Perpanj angan’ pada Gam bar 4 di at as. Nam un, sebelum m engklik proses perpanj angan t ersebut set iap operat or perpanj angan Kopert is Wilayah I - XI I perlu m em e-riksa surat aj uan PTS y ang t erdapat k olom ‘Dokum en Penunj ang’ dengan m engklik file yang di-upload oleh PTS pada Gam bar 4 di at as.
I nform asi surat PTS dalam pengaj uan perpanj angan ij in program st udi t er sebut yang perlu d i-cerm at i adalah:
a. Nom or dan t anggal surat ,
b. I si surat adalah benar m engaj ukan perpanj angan ij in program st udi, c. Kebenaran nam a pr ogram st udi yang diaj ukan unt uk perpanj angan, d. Surat t elah dit andat angani oleh pim pinan perguruan t inggi sw ast a.
Bila surat pengaj uan perpanj angan ij in t elah m em enuhi syarat , m aka operat or perpanj angan ij in Kopert is Wilayah I - XI I m engklik ‘Proses Perpanj angan’ dan t am pilan proses perpanj angan unt uk program st udi t erkait dapat dilihat pada Gam bar 6.
Gam bar 6. Tam pilan program st udi dan inform asi persyarat an perpanj angan ij in
-Langkah selanj ut nya, ad sisi kiri baw ah pada Gam gram st udi t erkait di laya pada Gam bar 7 di baw ah
-Gam bar 7. Cont oh t am pi di Kopert is Wi
adalah m engklik t om bol ‘Pr eview Surat Pe m bar 6 di at as unt uk m elihat t am pilan s yar. Tipologi surat perpanj angan pada p ah ini.
dst
-pilan preview surat per panj angan progr Wilayah I I I Jakart a
t Perpanj angan’ yang t erlet ak pada n surat perpanj angan ij in unt uk pr o-a preview sepert i yo-ang do-apo-at diliho-at
Pada preview surat per panj angan di at as, nom or surat m asih belum t ercet ak dan diberi t anda ‘xxx x’. Oper at or perpanj angan Kopert is Wi layah I - XI I perlu m em baca isi surat t ersebut secara t elit i, khususnya m engam at i kebenaran isi surat unt uk hal- hal berikut :
a. Tanggal penerbit an surat yang didasarkan at as set t ing penanggalan pada kom put er unt uk m encet ak surat perpanj angan ini.
b. Nam a Koordinat or Kopert is Wilayah I - XI I yang m enandat angani surat perpanj angan ini. c. Nom or dan t anggal surat pengaj uan perpanj angan PTS yang digunakan sebagai konsideran
penerbit an surat .
d. Masa berlakunya surat perpanj angan ij in program st udi sepert i yang t er cant um dalam but ir ket ent uan perpanj angan No. 1.
Bila sem uanya sudah benar, m aka sur at perpanj angan ij in program st udi siap unt uk dicet ak.
M e n u pa da a k u n PTN
Unt uk m em pr oses perpanj angan ij in program st udi, akun perpanj angan PTN m engklik ‘Kode’ program st udi yang be r w a r n a b ir u ( dan dapat diklik) , sebagaim ana yang dit unj ukkan pada Gam bar 5 di at as. Terdapat dua m acam t am pilan t ent ang inform asi pr ogram st udi yang t erkait dengan pr oses perpanj angan ini; yakni, progr am st udi yang belum siap unt uk diperpanj ang k a-rena belum m em enuhi syarat dan pr ogram st udi yang t elah siap unt uk diperpanj ang kaa-rena t e-lah m em enuhi syarat perpanj angan.
Tam pilan unt uk program st udi siap unt uk diperpanj ang karena t elah m em enuhi syarat dapat di-lihat pada Gam bar 8 di baw ah ini.
Gam bar 8. Tam pilan inform asi program st udi di PTN yang siap diperpanj ang kar ena t elah m e-m enuhi persyarat an per panj angan.
Langkah selanj ut nya, sepert i yang t erlihat pada Gam bar 8 di at as, adalah m engklik t om bol ‘Pre-view Surat Perpanj angan’ yang t ert era pada sisi kiri baw ah. Hasil pre‘Pre-view surat perpanj angan ham pir sam a dengan yang t erdapat pada Gam bar 7 di at as. Dan, operat or perpanj angan PTN d i-t uni-t ui-t uni-t uk m em baca rancangan surai-t i-t ersebui-t dan m encerm ai-t i hal - hal berikui-t :
a. Tanggal penerbit an surat yang didasarkan at as set t ing penanggalan pada kom put er unt uk m encet ak surat perpanj angan ini.
b. Nam a Rekt or PTN yang m enandat angani surat perpanj angan ini.
c. Masa berlakunya surat perpanj angan ij in program st udi sepert i yang t er cant um dalam but ir ket ent uan perpanj angan No. 1.
Gam bar 9. Tam pilan inform asi program st udi di PTN y ang belum siap diperpanj ang karena be-lum m em enuhi persyarat an perpanj angan.
Pada pr ogram st udi yang belum bisa diperpanj ang, proses perpanj angan ij in t idak bisa dilan-j ut kan. I nform asi pada Gam bar 9 di at as m enundilan-j ukkan alasan t ert ent u m engapa program st udi t ersebut t idak bisa diperpanj ang.
Sebagai bahan inform asi bagi operat or perpanj angan Kopert is Wilayah I - XI I dan PTN, persyar a-t an una-t uk perpanj angan ij in program sa-t udi m elipua-t i ( a) pelaporan EPSBED 100% , ( b) rasio dosen dan m ahasisw a, dan ( c) kualifikasi dosen.
( a) Pelaporan EPSBED 100% dihit ung m elalui j um lah w aj ib lapor yang dibagi j um lah laporan. Jum lah w aj ib lapor dit ent ukan j enj ang pendidikan dan st at us p rogram st udi yang dit ent ukan sebagai berikut :
program S- 1 dan D- 4 sebanyak 4 t ahun ( at au 8 sem est er) ;
program Diplom a I I I dan Program Pascasarj ana sebanyak 3 t ahun ( at au 6 sem est er) ; dan
program st udi baru unt uk sem ua j enj ang pendidikan ( SK 108) selam a 2 t ahun ( at au 3 sem est er) .
Waj ib lapor dihit ung sej ak sem est er berakhirnya ij in program st udi sepert i yang t ercat at d a-lam penanggalan dokum en Surat Dit j en Dikt i.
Adapun, j um lah pelaporan adalah hit ungan frekuensi laporan EPSBED yang diserahkan ke Dit j en Dikt i pada saat berakhirnya t anggal/ sem est er ij in program st udi.
( b) Rasio dosen dengan m ahasisw a m enggunakan deskript or j um lah m ahasisw a dibagi dengan dosen t et ap dengan krit eria sebagai berikut :
kelom pok bidang ilm u I PA dengan rasio 1 : 30
kelom pok bidang ilm u I PS dengan rasio 1 : 45
( c) Kualifikasi dosen dit ent ukan berdasar kan desk ript or j um lah dan t ingkat pendidikan dosen yang dipekerj akan sebagai dosen t et ap di progr am st udi. Rincian baku m ut u deskript or j u m -lah dosen dit ent ukan sebanyak 6 orang dosen t et ap; dan, unt uk t ingkat pendidikan dosen unt uk baku m ut u m inim al set iap j enj ang pendidikan dit ent ukan sebagai berikut :
Jenj ang Diplom a I I I : 6 orang dosen dengan t ingkat pendidikan m inim al S1.
Jenj ang Sarj ana ( S- 1) dan Diplom a I V: 2 orang dosen berpendidikan Magist er dan 4 orang berpendidikan S1
Jenj ang Magist er: 2 orang dosen berpendidikan Dokt or dan 4 orang berpendidikan Magi s-t er.
u-Adapun, unt uk m asa perpan j angan ij in bagi set iap program st udi berdasarkan j enj ang pendid i-kannya adalah yang ber ikut :
( a) Masa berlakunya ij in: perpanj angan ij in program st udi diberikan selam a 4 t ahun unt uk pr o-gram pendidikan S1 dan D- I V; dan, selam a 3 t ahun unt uk proo-gram pendidikan Diplom a I I I dan program pendidikan Pascasarj ana.
( b) Ket ent uan lain t ent ang berlakunya perpanj angan adalah yang berikut :
o Masa perpanj angan ber laku surut , dan t erhit ung sej ak t anggal berak hirnya ij in program
st udi yang dikeluar kan oleh Dit j en Dikt i. Misalnya, pr ogram Magist er berakhir ij innya p a-da 12 Agust us 2009 a-dan baru m engaj ukan perpanj angannya paa-da 17 Mar et 2010; bila m em enuhi syarat , m ak a perpanj angan ij in program st udi Magist er t er sebut akan berakhir pada 12 Agust us 2012.
o Bila pada saat set elah m asa perpanj angan dan langsung berst at us kadaluarsa, m aka pr
o-gram st udi t ersebut m engaj ukan perpanj angan lagi sesuai dengan prosedur yang dit ent u-kan. Misalnya, program Magist er berakhir ij innya pada 12 Pebruari 2007 dan baru m en-gaj ukan perpanj angannya pada 17 Maret 2010; m aka ij in baru yang dikeluarkan akan b e-rakhir pada 12 Pebruar i 2010. Agar t idak berst at us kadaluarsa, pr ogr am st udi t ersebut harus m engaj ukan ij in perpanj angan kem bali dan bila persyarat anny a t elah m em enuhi, m aka akan diberikan perpanj angan sam pai dengan 12 Pebruari 2013.
5 . M EN CETAK I JI N PERPAN JAN GAN PROGRAM STUD I
Pada dasarnya proses pencet akan dokum en perpanj angan ij in program st udi relat if sederhana ; yakni hanya dengan m engklik m enu com bo ‘Terbit kan Surat Perpanj angan’ sepert i yang t erlihat pada naskah hasil preview surat perpanj angan di Gam bar 7.
Sekalipun dem ikian, sebelum m encet ak dokum en ij in perpanj angan para operat or perlu m e-nyiapkan t eknis pendokum ent asian at au m em aham i prinsip at au t at a per surat an yang di guna-kan pada lam an ini. Prinsip persurat an t ersebut t erdiri at as ( a) penyiapan st at ionary at au lem bar surat , ( b) penom oran surat , ( c) penanggalan surat , ( d) penandat anganan surat , dan ( e)
bar- t ahun : t ahun penerbit an surat yang dit uliskan secara lengkap; m isalnya, ‘2010’
Cont oh penom oran sur at ij in perpanj angan bagi PTS di Kopert is Wilayah XI I pada t ahun 2010 adalah ‘????/ D/ T/ K- XI I / 2010’.
( c) Penanggalan surat : dokum en surat ij in perpanj angan diberi t anggal secara ot om at is dan m engacu pada penanggalan yang t erdapat di kom put er yang digunakan unt uk pencet akan. Begit u pula, m asa akhir berlakunya ij in j uga dit uliskan secara ot om at is yang dihit ung dari m asa berakhirnya ij in lam a dari program st udi yang diperpanj ang.
Gam bar 10. Tam pilan m enu set elah perpanj angan ij in program st udi diproses oleh operat or Ko-pert is I - XI I
6 . PEN YAM PAI AN D OKUM EN PERPAN JAN GAN I JI N
Dokum en surat perpanj angan ij in program st udi yang t elah dit andat angani oleh Pim pinan Perguruan Tinggi difot okopi sebanyak 2 ( dua) eksem plar y ang m asing - m asing unt uk:
( a) Dokum en aslinya unt uk PTS ( di lingkungan Kopert is Wilayah I - XI I ) at au program st udi ( di-lingkungan PTN) .
( b) Salinan ( kopi) 1 unt uk arsip Kopert si Wilayah I - XI I at au Sek r et ariat PTN
( c) Salinan ( kopi) 2 unt uk dikirim kan ke Dir ekt ur Ak adem ik Dit j en Dikt i sebagai t em busan. Pengirim an dokum en surat ke PTS, program st udi di PTN, dan ke Direkt ur Akadem ik Dit j en Dikt i sebagai t em busan dalam bent uk hard copy disam paikan secara m anual ( lew at kurir, pos, t it ipan kilat , at au j asa pengirim an dokum en lainnya) .
Sekalipun dem ikian, dat a perpanj angan ij in program st udi yang t elah dit erbit kan dalam lam an t elah diubah dan dit ayangkan sesuai dengan infor m asi yang t ert era pada dokum en perpanj a n-gan ij in program st udi.
