Kendali Mutu dan Biaya melalui. ecatalogue

(1)

Kendali Mutu dan Biaya melalui

penerapan FORNAS &

eCatalogue

DI

Rumah Sakit PELNI

Oleh :

(2)

Latar Belakang

Properti RS. Pelni. Dilarang mendistribusikan tanpa ijin Rini Isyana Wardani & RS PELNI

(3)

FORNAS

• FORNAS merupakan daftar obat terpilih yang dibutuhkan dan tersedia

di fasilitas pelayanan kesehatan sebagai acuan dalam pelaksanaan JKN.

• Tujuan FORNAS yaitu tercapainya penggunaan obat yang rasional

melalui:

Meningkatkan mutu

pelayanan kesehatan

Peningkatan

efektifitas

Peningkatan

efisiensi

(4)

Manfaat FORNAS

Bagi Tenaga Kesehatan:

• Sebagai “acuan” bagi penulis resep,

• Memudahkan perencanaan, dan penyediaan

obat di fasilitas pelayanan kesehatan.

• Mengoptimalkan pelayanan kepada pasien

Pasien mendapatkan obat terpilih:

• Tepat

• Berkhasiat

• Bermutu

• Aman

• Terjangkau

(5)

eCatalogue



Memudahkan pengadaan obat 

Reduksi biaya



Transparansi dalam transaksi

(harga, produsen, dll)

eCatalogue adalah sistem informasi elektronik yang memuat daftar, jenis, spesifikasi teknis

dan harga barang tertentu dari berbagai Penyedia Barang/Jasa Pemerintah

(6)

FORNAS, Kendali Mutu & Biaya

 Sistem JKN menerapan cara pembayaran paket berbasis diagnosa

dengan sistem Indonesia Case Base Groups (INA-CBGs):

– Fasilitas kesehatan rujukan tingkat lanjutan

(fasilitas kesehatan tingkat kedua dan ketiga)

– Pembayaran sistem kapitasi pada fasilitas kesehatan tingkat pertama di

mana Pasien BPJS tidak dikenakan iur biaya

– Paket pembayaran termasuk resep obat yang tidak tercantum dalam

FORNAS

 Rumah Sakit dituntut untuk pemberi pelayanan kesehatan untuk menggunakan

sumber daya termasuk obat secara efisien dan rasional tetapi efektif

(7)

LEAN Management

Lean Management adalah salah

satu pendekatan Strategik

untuk “Kendali Mutu” dan

“Kendali Biaya”

Mempraktekan 5 prinsip Lean Management akan mendorong Low Cost Operasional:

1. Standardized

2. Autonomasi/Jidoka

3. Flow production, treating patients one

at a time

4. PDCA

5. Socratic Method

(8)

5 Principles of Lean Thinking

(9)

LEAN Management

Kanban

• Alat bantu sinyal untuk manajemen Inventory

5 R

• RINGKAS, RAPI, RESIK, RAWAT, RAJIN • Mengorganisasikan

area kerja untuk mengurangi

terbuangnya waktu akibat pemborosan

KAIZEN

• Upaya mandiri dari pelaksanaan di area kerja masing-masing untuk mengurangi pemborosan

ERROR

PROOFING

• Metode untuk mencegah terjadinya kesalahan dalam proses

VISUAL

MANAGEMENT

• Membuat masalah mudah terlihat, mudah dilihat agar segara dicari solusinya.

Alat Bantu dalam LEAN Management

(10)

KAIZEN?

(11)

KAIZEN

“A HIGHLY FOCUSED, ACTION ORIENTED method for making QUICK, HIGH IMPACT improvements to a

SPECIFIC PROCESS or AREA.” – Christian Wolcott

Co

st

Penerapan KAIZEN dapat membantu

implementasi FORNAS & eCatalogue:

• Mutu Pelayanan tetap terjaga

• Biaya yang efektif

Metodelogi KAIZEN menekankan pada:

• Kreativitas

• Minimalisasi biaya

• Minimalisasi sumber daya

• Menghilangkan pemborosan (waste)

(12)

Bisnis Proses Pelayanan Farmasi RS PELNI

1. Perencanaan

1.1 Penarikan data pemakaian dan stok 1.2 Perhitungan pembelian 1.3 Entry Pemesanan pembelian 1.4 Acc KDUP

2. Pemesanan

2.1 Validasi dan cetak PO 2.2 Email/ Fax PO ke distributor

3.Kedatangan

Obat dari

distributor

3.1 Penerimaan Obat di Gudang Obat 3.2 Distribusi obat ke sateli t farmasi

4. Administrasi Resep

4.1 Penerimaan resep 4.2 Verifikasi Resep 4.3 Pemberian No antrian

5 .Penyiapan

Obat

5.1 Pengambilan Obat 5.2 Pengetiketan 5.3 Pengecekan

6. Penyerahan Obat

6.1 Pemberian Obat ke pasien 6.2 Edukasi

Perencanaan

Delivery obat

ke pasien

FORNAS

eCatalogue

(13)

Diagram Proses Bisnis Pelayanan resep

Farmasi Rawat Inap

(before implementation)

1. Layanan Administrasi 2.Layanan Penyiapan obat 3. Layanan Penyerahan obat

Pelayanan

obat rawat

Inap

1.1 Pengambilan Resep ke Ruangan (5’) 2.3. Penulisan etiket(5’) 2 .4. Pengecekan(2’) 3.1 Pengantaran obat olehPengantar obat(20’) 3.2 Serah terima dengan perawat (10’)

2.1. Pengambilan obat & Alkes (12’) 2.2. Peracikan (10’) 1.2 Approval standar obat(1’) 1.3 Entry Resep Manual (3’)

1.4 Print charge slip(1’)

Pelayanan

Sesuai

standar

1.5 Pemisahan resep per ruangan(3’) Waiting Time Motion Inventory Extra Processing Non-Utilized Talent Motion Extra Processing Motion Waste Type Note:

5 type of waste identified

• Lead time 62’

• Cycle time dispensing

19’

• Transportation time

30’

(14)

Diagram Proses Bisnis Pelayanan Resep

Farmasi Rawat Jalan

(before implementation)

1. Layanan Administrasi 2.Layanan Penyiapan obat 3. Layanan Penyerahan obat

Pelayanan

obat rawat

jalan

1.1 Penerimaan Resep (1’) 2.3. penulisan etiket(6’) 2 .4. Pengecekan(3’) 3.1 Penyerahan obat(4’) 3.2 Penandatangan resep dan konfirmasi no telp pasien(1’) 2.1. Pengambilan obat(8’) 2.2. Peracikan(15’) 1.2 Verifikasi: - BPJS ( 10’) - Non BPJS (1’) 1.Entry resep dan

Charge slip (3’) 1.4 Pembayaran 2’) 1.5 Pemberian no antrian (1’)

Pelayanan

Sesuai standar

Waiting Time Motion Inventory Extra Processing Non-Utilized Talent Motion Waste Type Note:

5 type of waste

identified

• Lead time 39’

• Cycle time administrative

BPJS patient 15’

• Cycle time admin non

BPJS patient 8’

(15)

PROSES

PELAYANAN

FARMASI

Hambatan SEBELUM ERA

JKN

KAIZEN

PELAYANAN FARMASI

DI ERA JKN

Perencanaan Obat

Perencanaan terlalu melebar ,

jumlah item obat mencapai 2500

item.( inventory ↑ )

Revisi Formularium

Acuan : FORNAS

Perencanaan lebih terarah,

jumlah item obat 1089 item .

( Inventory ↓ )

Pengadaan Obat

Pembelian perbekalan Farmasi

menggunakan sistem beli putus

Melakukan Supply

Chain System dan

Vendor managed

Inventory.

Persediaan perbekalan farmasi

termonitoring.

(Biaya Inventory ↓, SDM ↓)

4.1 Penerimaan

Resep

Resep Manual :

• Tidak terbaca ( medication Error )

• Perlu waktu untuk menginput

harga

•Waste motion untuk mengambil

resep di ruang perawatan.

Total Waktu yang diperlukan :

Rajal : 4 ‘, Ranap 11'

Precription online

Mempercepat pelayanan dan

meningkat kan patient safety.

Total Waktu yang diperlukan :

Rajal : 3 ‘, Ranap 4'

4.2. Verifikasi

Resep

Pasien BPJS Rajal harus bolak balik

ke BPJS center untuk verifikasi

resep.

Total Waktu yang diperlukan : 10’

Verifikasi real time di

instalasi Farmasi

Resep di verifikasi resep di

Instalasi Farmasi →

mengurangi motion

Total Waktu yang diperlukan :

1’

(16)

PROSES

PELAYANAN

FARMASI

Hambatan SEBELUM ERA

JKN

KAIZEN

PELAYANAN FARMASI

DI ERA JKN

5.1. Pengambilan

Obat

Obat diletakan secara alphabetis ,

dalam 1 resep pengambilan obat

berjauhan.

Total Waktu yang diperlukan

Rajal : 8‘, Ranap 12'

Perbaikan tata letak

obat Fast Moving

Mengurangi Motion Asisten

mengambil obat.

Total Waktu yang diperlukan

Rajal : 5‘, Ranap 10'

Obat dan alkes yang dipersiapkan

untuk tindakan operasi bervariasi

Standarisasi Paket

Obat dan Alkes

tindakan Operasi

Memudahkan Farmasi dan

perawat dalam menangani

obat dan alkes untuk tindakan

operasi

Lamanya Waktu tunggu penyiapan

obat dan alkes untuk tindakan di

rawat inap

Membuat paket

standar untuk tindakan

seperti SC,

colonoscopy,

pemasangan double

lumen, dll

Penyiapan obat lebih cepat

Kekosongan obat antibiotik (

Ceftriaxone )

Bekerjasama dengan

PPRA untuk membuat

panduan peresepan

antibiotik pengganti

CEftriaxone

Peresepan antibiotik tidak

terkendala

(17)

PROSES

PELAYANAN

FARMASI

Hambatan SEBELUM ERA

JKN

KAIZEN

PELAYANAN FARMASI

DI ERA JKN

5.2 Pengetiketan

•Banyak komponen yang harus

ditulis

•Memungkinkan untuk terjadi

kesalahan.

Total Waktu yang diperlukan

Rajal : 6‘, Ranap 5'

Mengganti dengan

Printed etiket

•Lebih cepat, terintegrasi

dengan peresepan online

•Mengeliminasi kemungkinan

kesalahan penulisan

Total Waktu yang diperlukan

Rajal : 3‘, Ranap 2'

6.1 Penyerahan

Obat

Antrian Pasien meningkat karena

resep lama bercampur dengan yang

baru

Memindahkan loket

pengambilan obat

resep lama

Mengurangi antrian pasien di

satelit farmasi lantai 1 dan 2

6.1 Penyerahan

Obat Rawat Inap

Letak ruang perawatan yang

berjauhan dengan satelit Farmasi.

Total Waktu yang diperlukan

20'

Menambah satelit

farmasi mendekatkan

dengan ruang

perawatan

Mempercepat pengantaran

obat.

Total Waktu yang diperlukan

15'

Penyerahan obat oleh pengantar

obat

Penyerahan obat oleh

Asisten Apoteker

Penyerahan obat dilakukan

oleh orang yang kompeten

(18)

Kaizen Instalasi Farmasi

RS PELNI

100%

Formularium

RS PELNI 2013

PATEN 40% 60%

Formularium

RS PELNI 2014

FORNAS

PATEN

72% 28%

Formularium

RS PELNI 2015

FORNAS

PATEN

6.000 Item

2.500 Item

1.089 Item

2014 reduksi

58% dari 2013

2015 reduksi:

82% dari 2013

56% dari 2014

Penerapan

FORNAS & eCatalogue

Standarisasi Obat berdasarkan Zat Active

(19)

Persediaan Obat & Alkes

2013 2014 YTD Nov 2015 7,721 5,855 6,277

Total Obat & Alkes

(dalam Jutaan) 2013 2014 YTD Nov 2015 51.68% 87.74% 92.05%

BOR %

2013 2014 YTD Nov 2015 13 6, 47 3 17 0, 84 4 24 0, 07 3

Total Pasien Rajal

(20)

Inventory Instalasi Farmasi

Modul permintaan

pembelian barang farmasi

dari Unit

Modul Perencanaan

berdasarkan data stok dan

pemakaian

Modul Persetujuan kepala

Divisi Usaha Penunjang

(21)

Tender Obat dan Alkes

Tender obat

(22)

Pengadaan

Modul jadwal penerbitan PO

oleh pengadaan setelah

approval Kadiv

(23)

Modul pemantauan pelaksanaan order:

tracking dokumen

Modul pemantauan pelaksanaan order:

tracking barang

Properti RS. Pelni. Dilarang mendistribusikan tanpa ijin Rini Isyana

(24)

Penerimaan Obat dan Alkes dari Distributor

Modul jadwal penerimaan barang di

Gudang

Modul penerimaan barang di

Gudang

(25)

Distribusi Obat

Modul antrian permintaan

barang Farmasi dari Unit

Modul pengiriman barang

dari Gudang Farmasi

Bukti serah terima

barang dengan User

(26)

Peresepan

Modul peresepan online

Modul monitoring delivery obat/alkes

(27)

Pencetakan etiket

(28)

Respon time Pelayanan obat

(29)

Kaizen Klinis

(30)

(31)

Kaizen Instalasi Farmasi

Formularium RS PELNI

VMI

(32)

Kaizen Farmasi

Paket

endoscopy

Paket

colonoscopy

Paket

_Gynecologi

Paket HD

_Supplemen

Fe

Paket

Double

Lumen

Pembuatan Paket

Tindakan

• Efisiensi

•Memudahkan

peresepan dan

pengerjaan Resep

Paket

SC Bayi

Paket

_{SC Ibu}

(33)

Kaizen Farmasi kamar bedah

(34)

Kaizen Farmasi

Paket Tindakan Operasi

Paket Tindakan

Operasi

Paket IGD

Paket Infus

Paket Pemasangan Catheter Urine

(35)

Kaizen Farmasi

BMHP plus Paket

Operasi per tim

Kanban operasi

cito

BMHP dalam 1 trolly

Paket Obat dan Alkes

operasi dalam 1 hari

(36)

Kaizen Farmasi

Lemari Obat Fast

Moving

Double Bin Obat

Fast Moving

Perubahan Tata letak Obat :

• Pemilihan Obat Fast Moving

• Double bin pergantian obat Fast Moving

• Kanban untuk Monitoring persediaan

• Mengurangi Motion Petugas

(37)

1. Layanan Administrasi 2.Layanan Penyiapan obat 3. Layanan Penyerahan obat

Pelayanan obat

rawat Inap

1.1 Penerimaan Resep(1) 2.3. pencetakan etiket (3’) 2 .4. Pengecekan(2’) 3.1 Pengantaran obat oleh AA

ke ruangan(15’)

3.2 Serah terima dengan perawat(10’) 2.1. Pengambilan obat(10’) 2.2. Peracikan (10’) 1.2 Approval standar obat(1’) 1.3 Dispensing(1’)

1.4 Print resep dan charge slip (2’)

Pelayanan

Sesuai

standar

Diagram Proses Bisnis Pelayanan resep Farmasi

Rawat Inap

(KAIZEN)

• Lead time 45’

• Cycle time

dispensing 15’

• Non value added

time for

transportation 25’

(38)

1. Layanan Administrasi 2.Layanan Penyiapan obat 3. Layanan Penyerahan obat

Pelayanan

obat rawat

jalan

1.1 Penerimaan Resep (1’) 2.3. pencetakan etiket(2’) 2 .4. Pengecekan(2’) 3.1 Penerahan obat dan Edukasi Pasien(3’)

3.2 Penandatangan resep dan konfirmasi no telp pasien (1’)

2.1. Pengambilan obat (5’)

2.2. Peracikan (15’)* 1.2 Verifikasi (1’)

1.3 Cetak resep dan Charge slip (2’) 1.4 Pembayaran (2’) 1.5 Pemberian no antrian (1’)