BAB III
ANALISA DAN DESAIN SISTEM
III.1. Analisa Masalah
Asuransi kendaraan PT. Mega Pratama adalah sebuah perusahaan swasta yang bergerak dalam bidang jasa asuransi yang salah satu cabang bertempat di Medan, yang dimana jasa asuransi yang penulis angkat ialah pembayaran premi asuransi kendaraan. Namun dalam dalam prosedur-prosedur dibagian keuangan secara manual dan sistematis yang dilibatkan dalam mengumpulkan, memproses, menyimpan data tentang aktivitas-aktivitas pada PT. Mega Pratama
Proses data yang terdiri dari dta keuangan dan non keuangan yang dipakai oleh PT. Mega Pratama masih menggunakan faktur dengan tulisan tangan, dalam hal ini tentulah akan menyulitkan pihak manajemen perusahaan dalam hal pengontrolan data penentuan harga premi yang ada pada PT. Mega Pratama, karena kesalahan perhitungan bisa dapat terjadi, dan jika suatu saat data diperlukan makan bagian adminstrasi memerlukan lembaran-lembaran surat tersebut yang bisa saja hilang atau rusak. Penentuan harga premi asuransipada PT Mega Pratama Medan software yang dipakai untuk memproses pembayaran premi asuransi kendaraan para nasabah berupa Microsoft exel yang masih dapat berkemungkinan terjadinya kesalahan perhitungan yang berakibat kerugian bagi perusahaan, oleh karena itu perusahaan ini memerlukan sistem baru yang lebih baik. Untuk itu perlu adanya suatu aplikasi yang dapat mengelola proses pembayaran premi yang secara otomatis dapat melakukan pencatatan biaya premi
dan tersistem secara otomatis pengolahan data pembayaran oleh setiap konsumen PT. Mega Pratama.
III.1.1. Analisa Input
Adapun analisa input berupa tarif harga proses pencatatan pembayaran premi asuran kendaraan konsumen pada PT. Mega Pratama dapat dilihat pada gambar III.1 sebagai berikut :
Gambar III.1 Analisa Input Dokumen Sistem Pembayaran Premi Asuransi Kendaraan Konsumen PT. Mega Pratama
II.1.2. Analisa Proses
Aliran proses sistem informasi proses pembayaran premi asuransi kendaraan konsumen yang ingin mendapatkan polish all risk yang berjalan dapat digambarkan sebagai berikut :
Konsumen
Administrasi Manager
Gambar III.2 FOD (Flow of Document) Sistem Informasi Pembayaran Premi Asuransi Kendaraan pada PT. Mega Pratama
III.1.3 Analisa Output
Adapun analisa Output dokumen merupakan field data cetak berupa pembayaran premi asuransi kendaraan yang telah di bayarkan oleh konsumen kepada pihak PT. Mega Pratama yang telah melakukan pengambilan polish asuransi kendaraannya. Mulai Selesai Membua tPesanan Baru Menerima Data PesananBaru Penghitunga nPremi Data LaporanPemba yaran premi Data LaporanPembay aran Premi Data LaporanPesana n
III.2. Analisa Proses Pembayaran Premi
Dalam perusahaan asuransi prosedur pembayaran premi asuransi tidak bersifat menghasilkan profit, tetapi hanya berfungsi melayani nasabah dan kebutuhan administarsi kantor penjualan sehingga kantor penjualan dapat lebih fokus dengan target penjualan yang di tetapkan dengan tidak di repotkan dengan prosedur penerimaan premi pada perusahaan asuransi secara umum dengan dua cara yang seperti berikut :
1. Secara langsung yaitu penerimaan premi secara langsung baik menggunkan cek, uang giro dan uang tunai dapat pembayarannya melalui agen atau nasabah yang langsung membayarkan preminya ke perusahaan asuransi tersebut melalui pihak kasir, kemudian pihak kasir akan menandatangani bukti pembayaran tersebut dan menyerahkan bukti kuitansi yang telah di beri paraf untuk nasabah atau agen yang melakukan pembayaran.
2. Secara transfer melalui bank yaitu nasabah bisa melakukan transfer ke bank melalui rekening masing-masing nasabah, kemudian pihak kantor pusat dengan dibantu pihak bank akan melakukan pengambilan pembayaran dengan memotong uang dari rekening nasabah sesuai dengan jumlah premi. Kemudian pemegang polish asuransi berkewajiban memberikan bukti pembayaran tersebut dan menyerahkan bukti transfer kepada bagian kasir untuk melakukan verfikasi data pembayaran.
Adapun perancangan proses tahapan-tahapan pembayaran premi asuransi yang dilakukan secara tersistem ialah dengan cara menyusun konsep susunan alur program yang di gunakan kedalam tampilan menu utama yang ditampilkan ketika
kita berhasil login akun. Adapun hal yang paling menentukan harga biaya premi suatu kendaraan ialah area lokasi kendaraan, tahun pembuatan, dan harga kendaraan tersebut. Setelah berhasil melawati proses login kemudian masuk ke menu utama yang berikutnya melakukan record atau pencatatan nama-nama marketing yang melakukan pencarian nasabah atau sebagai pemberi layanan kepada konsumen yang akan melakukan polish asuransi kendaraannya untuk dilakukan proses pembayaran premi.
Kemudian proses selanjutnya ialah melakukan pengolahan data nasabah yang terdiri dari kode nasabah, kode marketing, nama marketing, nama nasabah, alamat, no telp/hp, email, no polisi, jenis mobil, merk/type, tahun, kondisi. Setelah data nasabah di lanjutkan ke dalam data polish asuransi yang terdiri dari kode polish, kode nasabah, telp, no polisi, jenis mobil, merk/type, tahun, kondisi, dan jumlah premi yang di bayarkan. Dan proses terakhir yang di lakukan ialah form
pembayaran premi yang terdiri atas kode bayar, kode nasabah, nama nasabah, telp, no polisi, jenis mobil, merk/type, tahun, kondisi, jumlah premi dan jumlah bayar. Beberapa proses tersebutlah yang akan di buat kedalam bentuk laporan berserta pembentukan laporan akutansi yang dapat membantu pengolahan data pembayaran premi.
Adapun perhitungan proses pembayaran premi ialah seperti tabel berikut ini :
Ka t
Harga Comprehensive Tambahan
Premi Resiko sendiri standart Rp.200.000 Rp.500.000 Rp.1.000.000 Rp. 152.500
1 0 – Rp 150 Jt 3,58 % 3.18 % 2.70 % Rp. 152.500
2 Rp.151-Rp.300 Jt 2.85 % 2.56 % 2.30 % Rp. 152.500
4 Rp.501-Rp.600Jt 2.48 % 2.10 % 1.98 % Rp. 152.500
5 Rp.601-Rp.2M 2.38% 2.00 % 1.80 % Rp. 152.500
Pada poin pertama menjelaskan kisaran harga 0–150 juta biaya premi asuransi yang harus di bayarkan ialah 3.58 %, misal harga kendaraan suatu mobil dengan merk Toyota Type Avanza G seharga Rp.138.000.000 maka tarif premi yang di bayarkan adalah Rp.138.000.000 x 3.58 % = Rp.5.244.00 di tambahkan biaya administrasi sebesar Rp.152.500 maka total keseluruhan yang harus di bayar ialah Rp.5.396.500 peragen atau konsumen. Nominal pembayaran tersebutlah yang akan di kelolah dan di lakukan sistem pencatatan akutansi.
III.3. Desain Sistem
Untuk membantu membangun aplikasi pembayaran premi pada PT.Mega Pratama, penulis mengusulkan pembuatan sebuah sistem dengan menggunakan aplikasi program yang lebih cepat dan lebih mudah pengolahannya. Dengan memanfaatkan Microsoft Visual Studio 2010 dan database Sql Server 2008 R2untuk memudahkan dalam perancangan dari aplikasi itu sendiri.
Adapun manfaat sistem yang akan dibuat yaitu :
1. Mempercepat proses input data yang diperlukan dalam menentukan harga premi.
2. Memudahkan pembuatan laporan mengenai pembayaran premi yang customer baru ataupun customer yang ingin melakukan perpanjangan.
3. Meminimalisir kesalahahan input data dan perhitungannya oleh admin sistem tersebut.
III.3.1 Desain Sistem Global
Pada perancangan sistem ini terdiri dari tahap perancangan yaitu : 1. Perancangan Use Case Diagram
2. Perancangan Class Diagram
3. Perancangan Sequence Diagram
4. Perancangan Activity Diagram
III.3.1.1 Use CaseDiagram
Dalam penyusunan suatu program diperlukan suatu model data yang berbentuk diagram yang dapat menjelaskan suatu alur proses sistem yang akan dibangun. Dalam penulisan skripsi ini penulis menggunakan UML yang dalam metode itu penulis menerapkan diagram Use Case. Maka digambarlah suatu bentuk diagram
Admin Admin Melakukan Login Masuk ke MenuUtama Data marketing Data Polish Konsumen Data Nasabah Pembayran Premi Laporan Pimpinan «extends» Keuangan
Gambar III.3Use Case Diagram Sistem
III.3.1.2 Class Diagram
Class Diagram adalah sebuah spesifikasi yang jika diinstansiasi akan menghasilkan sebuah objek dan merupakan inti dari pengembangan dan desain berorientasi objek. Class menggambarkan keadaan (atribut/properti) suatu sistem, sekaligus menawarkan layanan untuk memanipulasi keadaan tersebut (metode/fungsi).
Gambar III.4Class DiagramSistem Informasi Akutansi Pembayaran Premi
III.3.1.3 Sequence Diagram
Sequence Diagram menggambarkan perilaku pada sebuah skenario, diagram ini menunjukkan sejumlah contoh objek dan pesan yang diletakkan di antara objek-objek ini di dalam use case, berikut gambar sequence diagram : 1. Sequence Diagram Login Admin
Adapun bentuk rancangan dari login Admin yang dirancang penulis dapat dilihat pada gambar III.5 berikut ini :
1* 1* 1 Login username password + masuk +batal Data Marketing Kode_mar Nama_mar Alamat Telp Gaji +simpan +edit +hapus +batal Data Nasabah Kode_nas Kode_mar Nama_mar Nama_nas Alamat Telp Email No_poilisi Jenis_mobil Merk Tahun Kondisi +simpan +edit +hapus +batal Data Pembayaran Kode_byr Kode_nas Nama_nas Telp No_polisi Jenis Merk Tahun Kondisi Jumlah_premi Jumlah_bayar Tgl_bayar +simpan +edit +hapus +batal Data Polish Kode_pol Kode_naspol Nama-naspol Telp No_polisi Jenis Mrek Tahun Kondisi Jumlah_premi +simpan +edit +hapus +batal 1* Keuangan id ket tgl jlh +simpan +edit +hapus +batal 1*
admin Form login Proses Tabel User
Gambar III.5Sequence DiagramLoginAdmin
2. Sequence DiagramData Marketing
Adapun bentuk rancangan dari proses data marketing yang dirancang penulis dapat dilihat pada gambar III.6 berikut ini :
Form Login Form utama Form MarketingProses TabelMarketingF. Laporan
Gambar III.6Sequence Diagram Data Marketing Proses Login
denganUsernamed anPassword
PermintaanUsernam edanPassword
logout close berhasil batal open view open gagal login Admin Login
UsernamedanPassw ord Log Out ValidasiUserna me, Password edit ubah view berhasil berhasil
3.Sequence Diagram Data Nasabah
Sequence diagram dari data nasabah dapat dilihat pada Gambar III.7 dibawah ini:
Form Login Form utama Form data nasabah Proses Tabel Data Nasabh F. Laporan
Gambar III.7Sequence Diagram Data Nasabah
4. Sequence Diagram Data Polish
Sequence diagram dari data polish dapat dilihat pada Gambar III.8 dibawah ini :
Form Login Form utama Form PolishProses TabelPolish F. Laporan logout close berhasil
batal open view open gagal login Admin edit ubah view berhasil berhasil
logout close berhasil batal open view open gagal login Admin edit ubah view berhasil berhasil
Gambar III.8 Sequence Diagram Data Polish 5. Sequence Diagram Data Pembayaran Premi
Sequence diagram dari data pembayaran premi dapat dilihat pada Gambar III.9 dibawah ini :
Form utama Form Pembayaran Proses Tabel Pembayaran F. LaporanPembayaran
Gambar III.9Sequence Diagram Data Pembayaran Premi
6. Sequence Diagram Data Keuangan
Sequence diagram dari data keuangan dapat dilihat pada Gambar III.10 dibawah ini :
logout close berhasil batal open tambah login Admin edit simpan view berhasil berhasil
Form utama Form keuangan Proses Tabel Pembayaran F.Laporan Keuangan
Gambar III.10Sequence Diagram Data Keuangan
III.3.1.4 Activity Diagram
Activity Diagram menggambarkan berbagai alir aktivitas dalam sistem yang sedang dirancang, bagaimana masing-masing alir berawal, decision yang mungkin terjadi, dan bagaimana mereka berakhir. Activity Diagram juga dapat menggambarkan proses paralel yang mungkin terjadi pada beberapa eksekusi. 1. Activity Diagram Form Login
Activity diagram form login dapat dilihat pada gambar III.11 sebagai berikut : logout close berhasil
batal open tambah login Admin edit simpan view berhasil berhasil
Login Sistem Admin Ya Tidak Menu Utama Buka Aplikasi
Isi Username dan Password
Klik Button Masuk
Form Login
Login
Gambar III.11Activity Diagram Form Login 2. Activity Diagram Form Data Marketing
Activity Diagram form data marketingdapat dilihat pada gambar III.11 sebagai berikut :
Gambar III.12Activity Diagram Form Data Marketing 3. Activity Diagram Form Data Nasabah
Activity Diagram form data nasabah dapat dilihat pada gambar III.13 sebagai berikut :
Gambar III.13Activity Diagram Form Data Nasabah 4. Activity Diagram Form Data Polish
Activity Diagram form data polish dapat dilihat pada gambar III.14 sebagai berikut :
Gambar III.14Activity Diagram Form Data Polish 5. Activity Diagram Form Pembayaran Premi
Activity Diagram form pembayaran premi dapat dilihat pada gambar III.15 sebagai berikut :
Gambar III.15Activity Diagram Form Pembayaran Premi 6. Activity Diagram Form Keuangan
Activity Diagram form Keuangan dapat dilihat pada gambar III.16 sebagai berikut :
Gambar III.16Activity Diagram Form Keuangan
III.3.2.3 Perancangan Database III.3.2.3.1 Desain Tabel
Perancangan struktur database adalah untuk menentukan file database yang digunakan seperti field , tipe data , ukuran data. Sistem ini dirancang dengan menggunakan databaseSql Server 2008 R2.
Berikut adalah desain database dan tabel dari sistem yang dirancang. 1. TabelLogin
NamaDatabase : Mega_Pratama NamaTabel : tbl_login Primary Key : -
Tabel III.1 Tabel Login
Nama Field Tipe Data Ukuran
Username Varchar 20
Password varchar 20
2. TabelMarketing
NamaDatabase : Mega_Pratama NamaTabel : tbl_marketing
Primary Key : kode_mar
Tabel III.2 Tabel Marketing
Nama Field Tipe Data Ukuran
Kode_mar Varchar 20 Nama_mar Varchar 30 Alamat Varchar 100 Telp Char 20 Gaji Int 30 3. TabelNasabah
NamaDatabase : Mega_Pratama NamaTabel : tbl_nasabah
Primary Key : kode_nas
Tabel III.3 Tabel Nasabah
Nama Field Tipe Data Ukuran
Kode_nas Varchar 20 Kode_mar Varchar 20 Nama_nas Varchar 30 Alamat Varchar 30 Telp Char 100 Email Varchar 20 No_polisi Varchar 20 Jenis_mobil Varchar 15 Merk Varchar 50 Tahun Int 30
Kondisi Varchar 20 4. TabelPolish
NamaDatabase : Mega_Pratama NamaTabel : tbl_polish
Primary Key : kode_pol
Tabel III.4 Tabel Polish
Nama Field Tipe Data Ukuran
Kode_pol Varchar 20 Kode_naspol Varchar 20 Nama_naspol varchar 100 Telp int 15 No_polisi varchar 20 Jenis varchar 50 Merk varchar 30 Tahun int 20 Kondisi varchar 20 Jumlah_premi int 21
5. Tabel Pembayaran Premi
NamaDatabase : Mega_Pratama NamaTabel : tbl_pembayaran
Primary Key : kode_pol
Tabel III.5 Tabel Pembayaran
Nama Field Tipe Data Ukuran
Kode_byr varchar 30 Kode_nas varchar 30 Nama_nas varchar 50 Telp char 20 No_polisi varchar 20 Jenis varchar 20 Merk varchar 30 Tahun int 24 Kondisi varchar 30
Jumlah_premi int 22
Jumlah_bayar int 22
Tgl_bayar date 15
6. TabelKeuangan
NamaDatabase : Mega_Pratama NamaTabel : tbl_keuangan
Primary Key : id
Tabel III.6 Tabel Keuangan
Nama Field Tipe Data Ukuran
Id varchar 50
Tgl date 20
Keterangan varchar 50
Jumlah int 15
III.3.2.3.2 Normalisasi
Normalisasi merupakan cara pendekatan dalam membangun desain logika basis data relasional yang tidak secara langsung berkaitan dengan model data, tetapi dengan menerapkan sejumlah aturan dan kriteria standar untuk menghasilkan struktur table yang normal.
1. Bentuk Tidak Normal
Bentuk tabel tidak normal pada tabel pembayaran dapat dilihat pada table III.20 sebagai berikut : Use rna me Pa ss Kod e_b yr Kod e_n as Nama_ nas Telp No_p ol Jeni s Mer k Tah un Kon disi Jlh_ pre mi Jlh_b yr tg l
2. Bentuk Normal Pertama (1NF/First Normal Form)
Bentuk normal pertama merupakan tahap pertama yang harus dipenuhi jika sebuah tabel memiliki atribut bernilai banyak atau lebih dari satu atribut dengan nilai domain yang sama. Bentuk normal pertama atau 1NF dapat dilihat pada tabel berikut ini : Kod e_b yr Kod e_n as Nama_ nas Telp No_p ol Jeni s Mer k Tah un Kon disi Jlh_ pre mi Jlh_byr tgl
3. Bentuk Normal Kedua (2NF/Second Normal Form)
Bentuknormal kedua atau2NF dapatdilihatpadatabelberikutini : a. TLogin
username password
b. TMarketing
Kode_mar Nama_mar Alamat Telp Gaji
c. TNasabah Kode_ nas Kode _mar Nama _mar Nama _nas Ala mat Tel p Em ail No_p olisi Jnis_ mbil Mer k thn Knd si d. TPolish Kode_ pol Kd_n aspol Nm_ nspol Telp No_ pls Jeni s Mer k
Tahun Kondisi Jlh_premi
e. TPembayaran
byr _nas ls s k un isi remi byr r
III.3.2 Desain Sistem Detail
Desain sistem detail Sistem Informasi Akutansi Pembayaran Premipada PT. Mega Pratama Medan adalah sebagai berikut :
III.3.2.1 Desain Input
Perancangan input merupakan masukan yang penulis rancang guna lebih memudahkan dalam entry data. Entry Data yang dirancang akan lebih mudah dan cepat dan meminimalisir kesalahan penulisan dan memudahkan perubahan.
Perancangan input tampilan yang akan dirancang adalah sebagi berikut : 1. Perancangan Desain TampilanForm Login
Perancangan input form login berfungsi untuk verifikasi pengguna yang berhak menggunakan sistem. Adapun rancangan form login yang penulis rancang dapat dilihat pada gambar III.17 berikut :
Gambar III.17Rancangan Input Form Login Adminisrator Login Username xxxxxx 999999 Batal Password Masuk
2. Perancangan Desain Tampilan Form Menu Utama
Perancangan input form menu utama berfungsi menampilkan tampilan utama dari user interface. Adapun rancangan input form menu utama yang penulis rancang dapat dilihat pada gambar III.18 berikut :
Gambar III.18Rancangan Tampilan Form Menu Utama 3. Perancangan Desain Tampilan Form Data Marketing
Perancangan data form data marketing merupakan form untuk penyimpanan data-data marketing PT. Mega Pratama. Adapun rancangan data form marketing dapat dilihat pada gambar III.19 sebagai berikut :
Gambar Icon Mobil
LAPORAN PEMBAYARAN PREMI DATA NASABAH MENU UTAMA
SELAMAT DATANG ADMIN
DATA POLISH DATA MARKETING Logo Perusahaa n
Gambar III.19Rancangan Form Marketing
4. Perancangan Desain Tampilan Form Nasabah
Perancangan tampilan form nasabah merupakan form untuk merubah data, menyimpan dan menghapus data nasabah yang ada pada PT. Mega Pratama. Adapun rancangan form nasabah dapat dilihat pada gambar III.20 sebagai berikut:
Gambar III.20Rancangan Desain Tampilan Form Nasabah LAPORAN
PEMBAYARAN PREMI
DATA NASABAH
MENU UTAMA Data Marketing
DATA POLISH DATA MARKETING Kd Marketing Nm Marketing Alamat Telephone Simpan Hapus Edit Batal Tabel Marketing LAPORAN PEMBAYARAN PREMI DATA NASABAH
MENU UTAMA Data Nasabah
DATA POLISH DATA MARKETING Kd Nasabah Kd Marketing Nm Marketing Nm Nasabah Alamat Simpan Hapus Edit Batal No telp Email No Marketing Jn Mobil Merk Tahun Kondisi Tabel Nasabah
5. Perancangan Desain Tampilan Form Data Polish
Perancangan desain tampilan form data polish nasabah merupakan form untuk menampilkan biodata polish kendaraan yang ingin diketahui biaya premi kendaraan tersebut. Adapun rancangan desain tampilamformdata polish dapat dilihat pada gambar III.21 sebagai berikut :
Gambar III.22Rancangan Desain Tampilan FormPolish 6. Perancangan Desain TampilanForm Pembayaran Premi
Perancangan desain tampilan form pembayaran premi merupakan form untuk menampilkan biaya jumlah bayar yang di ambil dari data polish nasabah asuransi kendaraan. Adapun rancangan desain tampilan form pembayaran premi dapat dilihat pada gambar III.23 sebagai berikut :
LAPORAN PEMBAYARAN
PREMI DATA NASABAH
MENU UTAMA Data Nasabah
DATA POLISH DATA MARKETING Kode Polsh Kd_nasabah Nm Nasabah Telp No Polisi Simpan Hapus Edit Batal Jenis Mobil Merk Tahun Kondisi Jumlah Premi Tabel Polish
Gambar III.23Rancangan Desain Tampilan Form Pembayaran Premi
III.3.2.2 Desain Output
Perancangan Output merupakan hasil proses data yang sudah diolah kedalam bentuk nyata yang dapat berinteraksi dengan pimpinan secara langsung. Adapun rancangan output sistem sebagai berikut :
1. Perancangan Laporan Nasabah
Adapun perancangan laporan nasabah dapat dilihat pada gambar III.24 berikut ini
Gambar III.24Rancangan Desain Output LaporanNasabah LAPORAN
PEMBAYARAN PREMI DATA NASABAH
MENU UTAMA Data Nasabah
DATA POLISH DATA MARKETING Kode Bayar Kode Nasabh Nama Nasabh Telp No Polisi Simpan Hapus Edit Batal Jenis Mobil Merk Tahun Kondisi Jumlah Bayar Jlh Premi
2. Perancangan Laporan Polish
Adapun perancangan laporan polish data nasabah dapat dilihat pada gambar III.25 berikut ini:
Gambar III.25Rancangan Desain Output LaporanPolish 3.Perancangan Laporan Pembayaran Premi
Adapun perancangan laporan pembayaran premidapat dilihat pada gambar III.26 berikut ini :
Gambar III.26Rancangan Output Laporan Pembayaran Premi 4. Perancangan Laporan Akutansi
Adapun perancangan laporan akutansi sistem informasi pembayaran premi asuransi kendaraan dapat dilihat pada gambar III.27 berikut ini :
III.27. Rancangan Output Laporan Akutansi Sistem Informasi Pembayaran Premi Laporan Laba/Rugi Pendapatan Pendapatan jasa xx99999 Beban Beban gaji xx999 Beban sewa xx999 Beban Perlengkapan xx999 Beban Listrik xx999 Beban Telephone xx999 Beban Asuransi xx999 Beban Iklan xx999 Jumlah Beban xx999 Laba xx999
