1 BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah
Dalam era globalisasi dalam sekarang ini, tuntutan akan ketetapan data dan
informasi mutlak diperlukan untuk mendukung kontinuitas suatu perusahaan.
Oleh karena itu, segala kegiatan perkantoran selalu berhubungan dengan
kearsipan. Hal ini disebabkan karena kearsipan mempunyai peranan yang sangat
penting, baik sebagai pusat ingatan, sumber informasi ataupun sebagai suatu alat
pengawasan yang diperlukan dalam suatu organisasi.
Dokumen/Arsip mempunyai peran penting dalam suatu perusahaan, yaitu
sebagai sumber informasi dan pusat ingatan. Dokumen/Arsip bagi perusahaan
diantaranya berisi informasi yang berguna dalam pengambilan keputusan, sebagai
alat bukti bila terjadi masalah, sebagai alat pertanggungjawaban, manajemen serta
dapat dijadikan alat transparansi perusahaan. Pentingnya arsip bahkan dibuktikan
dengan pemberlakuan beberapa peraturan perundangan yang mengatur tentang
kearsipan.
Mengingat pentingnya keberadaan arsip di Perusahaan , maka dibutuhkan
tata kelola kearsipan yang benar. Hal tersebut bertujuan agar fungsi arsip dapat
tercapai sebagaimana mestinya. Tata kelola arsip elektronik yang baik
membutuhkan sumber daya pendukung, diantaranya adalah aplikasi arsip yang
digunakan, infrasuturktur penunjang sistem otomasi arsip, dan Sumber Daya
Manusia (arsiparis).
Pengelolaan Dokumen/Arsip yang dilaksanakan secara terprogram dan
terpadu akan mendukung kelancaran kegiatan perusahaan.Sebagai
sumber,pedoman dan petunjuk dalam penyelenggaraan kegiatan dokumen/arsip
perlu dikelola dengan baik di seluruh unit kerja/unit pengolahan,maka perlu
dituangkan dalam ketentuan formal Standar Operasional Prosedur Pengelolaan
2 Standar Operasional Prosedur ( SOP ) PT. Bank SUMUT dalam
Pengelolaan Dokumen/Arsip ialah standar yang ditetapkan dan dipatuhi oleh
perusahaan dalam pengelolaan dokumen/arsip yang meliputi kegiatan :
Pengorganisasian Pengolahan Dokumen/Arsip,Pengurusan Surat,Prosedur
Penataan Dokumen/Arsip Aktif dan Inaktif,Penyusutan,Perawatan dan
Pemeliharaan Dokumen/Arsip,Program Dokumen Arsip Vital,Pusat Arsip (
Records Center) dan SDM serta lampirannya yang berupa : Klasifikasi dan
Jadwal Retensi Dokumen/Arsip..
Bank SUMUT merupakan salah satu lembaga yang mempunyai
pengelolaan dokumen/arsip yang sangat baik. Bank SUMUT adalah salah satu
perbankan di Sumatera Utara yang maju dan berkembang serta terpercaya.
Berdasarkan uraian terdahulu penulisan tertarik untuk menulis Tugas Akhir
dengan judul “Per anan Standar Oper asional Pr osedur dalam Pengelolaan
Dokumen/Ar sip pada PT. BANK SUMUT KANTOR PUSAT MEDAN”
B. Per umusan Masalah
Berdasarkan latar belakang tersebut diatas,maka masalah yang menjadi
perhatian utama dalam penulisan Tugas Akhir ini adalah “ APAPERANAN
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR DALAM DOKUMEN/ARSIP
PADA PT. Bank SUMUT KANTOR PUSAT MEDAN ? ”.
C. Tujuan dan Manfaat Penelitian
1. Yang menjadi tujuan penelitian ini adalah:
Untuk mengetahui peranan Standart Operasional Prosedur (SOP) dalam
pengelolaan dokumen/arsip pada PT. Bank SUMUT Kantor Pusat
3 2. Manfaat dalam penelitian ini adalah;
a) Dapat menambah dan memperluas wawasan pengetahuan penulis
mengenai Standart Operasional Prosedur (SOP) dalam pengelolahan
dokumen/arsip.
b) Sebagai bahan pembanding bagi penulis untuk mengetahui sejauh
mana Standart Operasional Prosedur (SOP) dalam mengelola
dokumen/arsip yang dilaksanakan di PT. Bank SUMUT Kantor
Pusat Medan.
c) Sebagai bahan pembanding bagi penulis lain tentang penerapan
Standart Operasional Prosedur (SOP) pada PT. Bank SUMUT
Kantor Pusat Medan.
D. Metode Penelitian
1. Lokasi
Penelitian mengenai Peranan Standart Operasional Prosedur (SOP) dalam
Pengelolaan Dokumen/Arsip dilaksanakan pada PT. Bank SUMUT Kantor
Pusat Medan, yang beralamatkan di JL. Imam Bonjol No 18 Medan.
2. J enis Data
a. Data Primer
Data primer merupakan data yang diperoleh langsung dari responden yang
terdapat di PT. Bank Sumut Kantor Pusat Medan,yang beralamat di Jalan
Imam Bonjol no.18 Medan.
b. Data Sekunder
Data sekunder merupakan data yang diperoleh dari buku-buku dan
data-data yang berhubungan dengan Standart Operasional Prosedur (SOP) dalam
4 3. Teknik Pengumpulan Data
Teknik pengumpulan data yang dilakukan dalam penelitian ini adalah:
a. Wawancara
Wawancara merupakan teknik pengumpulan data secara langsung
kepada Pimpinan Bidang Sekretaris Direksi dan para karyawan yang
berkaitan.
b. Dokumentasi
Yaitu dengan cara meminta
surat-surat,catatan-catatan,laporan-laporan dan lain-lain yang tersimpan didalam arsip-arsip kantor PT.
Bank Sumut Kantor Pusat Medan yang berhubungan dengan bidang
yang diteliti.
4. Analisis Data
Analisis data yang digunakan dalam penelitian ini adalah :
a. Metode Deskriptif
Data disusun,dikelompok-kelompokkan kemudian di interprestasikan
sehingga diperoleh suatu gambaran yang sebenarnya tentang pelaksanaan
Standar Operasional Prosedur ( SOP ) dalam Pengelolaan
Dokumen/Arsip.
b. Metode Deduktif
Penarikan kesimpulan khusus berdasarkan teori-teori yang telah diterima
