Analisis Dan Perancangan Sistem Informasi Penjualan Pada PT. Bukitmega Masabadi

(1)

Analisis Dan Perancangan Sistem Informasi Penjualan

Pada PT. Bukitmega Masabadi

Yuliana1),Agus Juanda2)

STMIK IBBI Jl. Sei Deli No. 18 Medan

e-mail : mickey_yuli@rocketmail.com1), Agusjuanda89@yahoo.com2) ABSTRAK

Pada PT. BUKITMEGA MASABADI, pencatatan dan pengolahan data barang, jumlah dan harga barang, data para pelanggan, serta data transaksi penjualan masih dilakukan dengan menggunakan tulisan tangan. Kesulitan dalam mencatat dan menghitung banyaknya jenis barang, jumlah barang, maupun besarnya jumlah harga, mengakibatkan data yang diperoleh menjadi kurang akurat. Untuk meningkatkan keakuratan data, diperlukan pembangunan sistem informasi penjualan barang yang terkomputerisasi. Data yang diinputkan berupa data barang, data pelanggan, data jenis barang dan data penjualan barang. Sedangkan output yang dihasilkan sistem informasi ini berupa laporan data barang, laporan data pelanggan, data penjualan barang dan nota transaksi penjualan barang. Sistem informasi penjualan barang ini dapat menjadi salah satu solusi yang dapat digunakan untuk mempermudah penjual dalam mengolah data penjualan barang, dan membuat laporan data barang, laporan data pelanggan, laporan penjualan barang, serta nota transaksi penjualan barang menjadi lebih mudah, cepat dan efisien.

Kata Kunci: sistem, informasi, penjualan

ABSTRACT

On the PT. Bukitmega Masabadi, recording and processing of data items, the number and price of goods, customer data, as well as the sales transaction data is still done using handwriting. Difficulty in recording and counting the number of types of goods, quantity of goods, as well as the large number of prices, resulting in the data obtained to be less accurate. To improve the accuracy of the data, the system required the development of a computerized information goods sales. The data entered in the form of goods data, customer data, the data type of the data item and the sale of goods. While the output is in the form of information system data report items, report customer data, sales data and memorandum items the sale of goods. This item sales information system may be one solution that can be used to facilitate the seller in the sale of data processing, and reporting of data items, reporting customer data, reports sales of goods, as well as a memorandum of the sale of goods becomes easier, faster and efficient.

Keywords: system, information, sales

1. _Pendahuluan

Perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang pesat telah menjadikan komputer sebagai bagian yang tidak terpisahkan dari kehidupan manusia. Komputer umumnya digunakan untuk pengolahan data untuk menghasilkan informasi. Untuk keperluan inilah komputer menduduki peranan penting. Hal ini biasa dipahami karena informasi merupakan hal yang sangat dibutuhkan oleh organisasi atau perusahaan. Namum demikian, sistem informasi dalam sebuah organisasi atau perusahaan biasanya masih memiliki keterbatasan dalam memberikan informasi. Oleh karena itu, perlu dilakukannya pengembangan suatu sistem informasi secara berkala agar dapat terus berfungsi untuk suatu organisasi atau perusahaan di masa kini dan yang akan datang.

Komputerisasi adalah pemanfaatan komputer secara benar dan semaksimal mungkin, dan bukan sekedar sebagai pengganti mesin ketik. Hal ini harus ditunjang oleh hardware (perangkat keras), software (perangkat lunak), dan brainware (operator/pemakai komputer). Untuk masa sekarang ini, ketiga faktor tersebut saling berkaitan dan harus terpenuhi semua agar komputer dapat menjalankan tugas dan fungsinya secara optimal.

PT. Bukitmega Masabadi adalah salah satu distributor biji plastik yang berkedudukan di kota Medan tepatnya di Jalan Pulau Irian no.99S, KIM I Mabar. Dalam melaksanakan kegiatan penjualan di PT. Bukitmega Masabadi, telah digunakan suatu sistem informasi untuk mendata penjualan yang dilakukan. Sistem informasi yang digunakan pada PT. Bukitmega Masabadi sebenarnya sudah cukup baik, namun masih memiliki beberapa keterbatasan, seperti dalam pencetakan invoice yang masih menggunakan aplikasi Microsoft Excel yang memiliki format yang telah disetting sebelumnya, dan tidak

(2)

ada pendataan data barang dan data pelanggan sehingga dalam pencarian data memerlukan waktu yang relatif lama

2. Metode Perancangan

Sistem penjualan pada PT. Bukitmega Masabadi sudah menggunakan sistem komputerisasi, tetapi belum bisa memaksimalkan kinerja pihak penjualan yang diakibatkan penjualan tersebut belum memiliki aplikasi khusus. Pihak penjualan mengetik daftar penjualan ke dalam aplikasi Microsoft Excel yang sudah memiliki format cetakan faktur, kemudian di print ke kertas continuous form. Kemudian faktur itu dikirim ke pihak gudang. Dan pihak gudang mengirimkan barang beserta faktur ke customer. Setelah penerimaan barang yang dilakukan customer. Pihak customer mengembalikan faktur asli ke PT. Bukitmega Masabadi yang direkap oleh pihak adminstrasi.

Sistem informasi yang akan dirancang dengan penyimpanan data master dimana data karyawan, data barang, dan data customer di simpan ke dalam database yang dapat dipanggil kembali sehingga tidak perlu mengetik dalam jumlah yang banyak. Dan pencatatan transaksi yang dapat di olah menjadi laporan sehingga mempermudah dalam penyajian laporan.

Adapun DFD sistem penjualan di PT. BUKITMEGA MASABADI dapat dilihat pada gambar 1.

Gambar 1. Flow Data Dokumen Penjualan

Gambar 2. Data Flow Diagram

Untuk merancang sistem yang baik dan terstruktur dibutuhkan basis data (database). Adapun struktur basis data yang digunakan ada sebanyak 7 tabel.

Tabel 1. Struktur Tabel Barang

No FIELD NAME TYPE SIZE

1 Kode_barang Text 20 2 Nama_barang Text 255 3 Jenis Text 20 4 Satuan Text 20 5 Hrg_jual Number 12 6 Stock Number 12 Sistem Informasi Penjualan Customer Gudang Manager Penjualan Data Orderan Faktur Penjualan Data

Customer Data Produk

Laporan Penjualan

(3)

Primary key: Kode_barang

Tabel 2. Struktur Tabel Jenis Barang

1 No Text 20

2 Jenis Text 255

Primary key: No

Tabel 3. Struktur Tabel Satuan

1 No Text 20

2 Satuan Text 255

Primary key: No

Tabel 4. Struktur Tabel Pelanggan

1 Kode_pelanggan Text 20

2 Nama_pelanggan Text 255

3 Alamat Text 255

4 Telepon Text 20

Primary key: Kode_pelanggan Tabel 5. Struktur Tabel Pengguna

1 Kode_Pengguna Text 20

2 Nama_Pengguna Text 255

3 Pswd Text 20

4 Lvl Text 20

Primary Key: Kode_pengguna Tabel 6. Struktur Tabel Penjualan

1 Faktur_Penjualan Text 20

2 Tgl_Penjualan Text 10

3 Kode_Pelanggan Text 20

4 Disc Number 12

5 Total Number 12

Primary key: Faktur_penjualan, Tgl_penjualan, kode_pelanggan Tabel 7. Struktur Tabel Penjualan Rinci

1 Faktur_Penjualan Text 20 2 Nmr Text 10 3 kode_barang Text 20 4 Harga_Jual Number 12 5 Jumlah Number 12 6 Sub_Total Number 12

Primary Key: Faktur_penjualan, Nmr, Kode_barang

Setelah melakukan perancangan basis data maka dilanjutkan dengan perancangan halaman utama dan bagian lain yang terlibat seperti pada gambar 3 sampai gambar 11.

(4)

Gambar 3. Rancangan Form Barang

Gambar 4.. Rancangan Form Jenis Barang

Gambar 5. Rancangan Form Satuan

Data Barang Kode Barang Nm Barang Jenis Barang Satuan Simpa n

Ubah Batal Hapus Tutup

Jenis Barang

Kode Barang Nm Barang

Simpan Ubah Hapus

Satuan

Kode Satuan Nm Satuan

(5)

Gambar 6. Rancangan Form Pelanggan

Gambar 7. Rancangan Form Pengguna

Gambar 8. Rancangan Form Penjualan

Data Pelanggan Kd Pelanggan Nm Pelanggan Alamat

Simpan Ubah Batal Hapus Tutup

Transaki Penjualan

Simpan Ubah Hapus

Faktur Penjualan Barang Nm Pelanggan Harga Diskon Harga Pengguna Kode Pengguna Nm Pengguna

Simpan Ubah Hapus

Password Ulang Pass

(6)

Gambar 9. Laporan Daftar Barang

Gambar 10. Laporan Daftar Pelanggan

Gambar 11. Laporan Daftar Penjualan

3. Hasil dan Analisis

Adapun Sistem informasi yang akan dirancang dengan penyimpanan data master dimana data karyawan, data barang, dan data customer di simpan ke dalam database yang dapat dipanggil kembali sehingga tidak perlu mengetik dalam jumlah yang banyak. Dan pencatatan transaksi yang dapat di olah menjadi laporan sehingga mempermudah dalam penyajian laporan.

BARANG Print Date

Kode Barang Nama Barang Jenis Satuan Harga Stok

XXXXXXX

Z

xxxxxxxxxx XXXXXXX

Z

xxxxxxxxxx XXXX

Z

xxxxxx XXXXX

Z

xxxxxxx 9999999

Z

9999999 9999999

Z

9999999

Faktur Penjualan : Faktur Penjualan

Tanggal Penjualan : Tanggal Penjualan Nama Customer

No No

Nama Barang

Nama Barang Jenis Jenis Satuan Satuan Harga Harga Jumlah Jumlah Subtotal Subtotal

Total Harga Kotor Total Harga Kotor

Disc Disc

Total Harga Kotor Total Harga Kotor

PELANGGAN Print Date

Kode Pelanggan Nama Pelanggan Alamat Telepon

XXXXXXX

Z

xxxxxxxxxx XXXXXXX

Z

xxxxxxxxxx XXXXXXX

Z

xxxxxxxxxx 9999999

Z

9999999

(7)

Gambar 12. Cara Login

Login ID adalah form yang pertama kali muncul ketika program pertama kali dijalankan. Dengan adanya form Login ID ini maka program penjualan yang ada dalam komputer tidak dapat diakses oleh sembarang orang sehingga data lebih aman

Gambar 13. Form Menu Utama

Form menu utama adalah form yang pertama kali muncul setelah password dari form Login ID dinyatakan benar. Form ini terdiri dari beberapa menu yang dikelompokkan sesuai dengan fungsinya. Seperti Menu Sistem, Master Data, Transaksi, dan Laporan.

Gambar 14. Cara Input Jenis Barang

Program jenis barang adalah program yang digunakan untuk mengelola data-data jenis barang. Melalui form ini dapat menambah, memperbaiki dan menghapus data jenis barang.

(8)

Cara penginputan dilakukan dengan memasukkan nama jenis barang kedalam textbox jenis barang, kode jenis secara otomatis bertambah setiap ada penambahan data. Setelah memasukkan nama jenis barang. Dapat disimpan dengan menekan tombol simpan. Jika ingin mengubah data jenis barang. Dapat diubah dengan menekan tombol ubah. Jika ingin menghapus data jenis barang dapat dilakukan dengan menekan tombol hapus.

Gambar 15. Cara Input Satuan

Program satuan adalah program yang digunakan untuk mengelola data-data satuan. Melalui form ini dapat menambah, memperbaiki dan menghapus data satuan. Cara penginputan dilakukan dengan memasukkan nama satuan kedalam textbox satuan, kode satuan secara otomatis bertambah setiap ada penambahan data. Setelah memasukkan nama satuan. Dapat disimpan dengan menekan tombol simpan. Jika ingin mengubah data satuan. Dapat diubah dengan menekan tombol ubah. Jika ingin menghapus data satuan dapat dilakukan dengan menekan tombol hapus.

Gambar 16. Cara Input Barang

Program barang adalah program yang digunakan untuk mengelola data-data barang. Melalui form ini dapat menambah, memperbaiki dan menghapus data barang.

Cara penginputan dilakukan dengan memasukkan nama barang kedalam textbox nama barang, kode barang secara otomatis bertambah setiap ada penambahan data kemudian memasukkan harga beli dan harga jual barang dan memilih kode jenis dan satuan. Setelah memasukkan data. Dapat disimpan

(9)

dengan menekan tombol simpan. Jika ingin mengubah data barang. Dapat diubah dengan menekan tombol ubah. Jika ingin menghapus data barang dapat dilakukan dengan menekan tombol hapus.

Gambar 17. Cara Input Pelanggan

Program Pelanggan adalah program yang digunakan untuk mengelola data-data Pembelian. Melalui form ini dapat menambah, memperbaiki dan menghapus data Pelanggan.

Cara penginputan dilakukan dengan memasukkan nama pelanggan kedalam textbox nama pelanggan, kode pelanggan secara otomatis bertambah setiap ada penambahan data kemudian memasukkan alamat dan nomor telepon. Setelah memasukkan data. Dapat disimpan dengan menekan tombol simpan. Jika ingin mengubah data pelanggan. Dapat diubah dengan menekan tombol ubah. Jika ingin menghapus data pelanggan dapat dilakukan dengan menekan tombol hapus

Gambar 18. Form Penjualan

Program Penjualan adalah program yang digunakan untuk mengelola data-data penjualan. Melalui form ini dapat menambah, memperbaiki dan menghapus data penjualan.

Cara penginputan dilakukan dengan memasukkan memilih kode pelanggan, kode faktur secara otomatis bertambah setiap ada penambahan data. Setelah memasukkan nama barang maka dimasukkan jumlah yang nantinya masuk kedalam list transaksi setelah menginputan data selesai dapat disimpan dengan menekan tombol simpan. Jika ingin mencetak data penjualan. Dapat dilakukan dengan menekan tombol cetak. Jika ingin membatalkan data penjualan dapat dilakukan dengan menekan tombol batal.

(10)

Gambar 19. Form Pengguna

Program pengguna adalah program yang digunakan untuk mengelola data-data pengguna Melalui form ini dapat menambah, memperbaiki dan menghapus data pengguna.

Cara penginputan dilakukan dengan memasukkan nama pengguna kedalam textbox pengguna, kode pengguna secara otomatis bertambah setiap ada penambahan data. Setelah memasukkan nama pengguna. Dapat disimpan dengan menekan tombol simpan. Jika ingin mengubah data pengguna. Dapat diubah dengan menekan tombol ubah. Jika ingin menghapus data pengguna dapat dilakukan dengan menekan tombol hapus.

Gambar 20. Laporan Barang

Laporan daftar barang adalah laporan yang menyajikan data-data barang. Laporan ini terdiri dari kolom Kode barang, Nama barang, Jens Barang, Satuan Barang, Harga Beli, Harga Jual, dan Stock Barang

Gambar 21. Laporan Daftar Pelanggan

Laporan daftar pelanggan adalah laporan yang menyajikan data-data pelanggan. Laporan ini terdiri dari kolom Kode pelanggan, nama pelanggan, alamat dan telepon

(11)

Gambar 22. Laporan Daftar Penjualan

Laporan daftar penjualan adalah laporan yang menyajikan data-data penjualan perusahaan. Laporan ini terdiri dari kolom Faktur penjualan, tanggal penjualan, nama supplier, nomor rinci barang, nama barang, jenis barang, satuan barang, harga beli, jumlah, sub total, diskon dan total penjualan

4. Kesimpulan

Setelah melakukan uji coba dapat diambil kesimpulan dalam perancangan Sistem Informasi adalah pada PT. BukitMega Masabadi adalah perusahaan yang terus berkembang, pada observasi ini sistem informasi yang digunakan masih secara manual sehingga membutuhkan sistem informasi terkomputerisasi.Sistem informasi penjualan pada PT. BukitMega Masabadi selain untuk membantu kelancaran proses penjualan, juga untuk dapat mempercepat proses, dan pembuatan laporan penjualan yang dibutuhkan. Sistem informasi penjualan pada PT. BukitMega Masabadi menghasilkan laporan barang, laporan pelanggan dan laporan penjualan

Daftar Pustaka

[1] Connolly, T. and Begg, C. 2002. Database Systems, A Practical Approach to Design, Implementation and Management. Addison – Wesley. New York.

[2] Date, C.J. 2000. An Introduction to Database Systems. Addison – Wesley. New york.

[3] Elmasri, Rame dan Navathe, Shamkant B. 2000. Fundamental of Database System. 3rd edition. Addison – Wesley. California.

[4] Kadir, Abdul.2000. Konsep dan Tuntunan Praktis Basis Data, edisi pertama. Andi. Yogyakarta. [5] Laudon, K.C. and Laudon, J.P. 2004. Management Information System. Prentice Halls. New

Jersey, USA.

[6] McLeod, R.1998. Management Information Systems, 7th edition. Prentice Hall. New Jersey. New Jersey, USA.

[7] O’Brien, James A. 2002. Introduction to Information Systems, 11th edition. The McGraw-Hill Companies Inc..USA.

[8] Teguh, Hendra. 2001. Sistem Informasi Manajemen versi Bahasa Indonesia. Edisi ketujuh. PT. Prenhallindo. Jakarta

[9] Turban, E., et al. 2003. Introduction to Information Technology, 2nd edition. John Wiely and Sons Inc..United State of America.

[10]Whitten, J.L., et al. 2004. Systems analysis and Design Methods, 6th edition. The McGraw-Hill Companies Inc..USA.