BAB II
KAJIAN TEORITIS 2.1 Automasi Perpustakaan
2.1.1 Pengertian Automasi Perpustakaan
Pengertian automasi berkaitan dengan ilmu komputer. Pengertian automasi dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia (1999: 709) diambil dari kata “Otomatis atau pengotomatisan yang artinya penggantian tenaga manusia dengan tenaga mesin yang secara otomatis melakukan dan mengatur pekerjaan sehingga tidak memerlukan pengawasan manusia”. Sedangkan menurut Lasa HS (1998: 76) “Automasi perpustakaan atau library automation adalah penggunaan mesin, komputer dan peralatan elektronik lain untuk memperlancar tugas-tugas perpustakaan”. Pengertian lain dari Sulistyo Basuki (1994: 96) bahwa “Automasi perpustakaan merupakan penerapan teknologi informasi untuk kepentingan perpustakaan, mulai dari pengadaan hingga ke jasa informasi bagi pembaca”.
Dari ketiga pendapat di atas dapat diketahui bahwa automasi perpustakaan adalah sebuah proses dalam pengelolaan perpustakaan dengan menggunakan bantuan teknologi informasi untuk memudahkan pekerjaan pustakawan. Dalam hal pelayanan kepada pemustaka, automasi perpustakaan sangat penting untuk meningkatkan kualitas layanan di perpustakaan serta untuk mempercepat proses layanan di perpustakaan khususnya pada bagian peminjaman dan pengembalian bahan pustaka kepada pemustaka.
2.1.2 Tujuan Automasi Perpustakaan
Tujuan dari pengembangan sistem komputer adalah untuk menyediakan suatu sistem standar yang bisa dipakai bersama diantara perpustakaan yang bekerja sama. Alasan lain yaitu dengan adanya sistem automasi perpustakaan, maka dapat meringankan tugas perpustakaan menjadi lebih akurat, cepat dan terkontrol. Sistem automasi perpustakaan yang baik adalah yang terintegrasi, mulai dari sistem pengadaan bahan pustaka, pengolahan bahan pustaka, sistem pencarian kembali bahan pustaka, sistem sirkulasi, membership, pengaturan denda keterlambatan pengembalian, dan sistem reporting aktifitas perpustakaan dengan berbagai parameter pilihan. Lebih sempurna lagi apabila sistem automasi perpustakaan dilengkapi dengan barcoding dan mekanisme pengaksesan data berbasis web dan internet.
Wijoyo (2009: 1) mengemukakan bahwa tujuan dari automasi perpustakaan yaitu:
1) untuk meningkatkan pelayanan, mempercepat, mengefisienkan dan mengakurasi pekerjaan
4) Untuk memenuhi tuntutan perkembangan TI 5) Untuk meningkatkan prestise/citra
6) Agar perpustakaan tidak terisolasi 7) Untuk menyebarkan informasi
8) Untuk mengembangkan kerjasama dan “resource sharing”.
Sedangkan menurut Cochrane yang dikutip oleh Miyarso (2009: 4) mengemukakan bahwa tujuan automasi perpustakaan adalah:
1) Memudahkan integrasi berbagai kegiatan perpustakaan
2) Memudahkan kerjasama dan pembentukan jaringan perpustakaan 3) Membantu menghindari duplikasi kegiatan di perpustakaan
4) Menghindari pekerjaan yang bersifat mengulang dan membosankan 5) Memperluas jasa perpustakaan
6) Memberi peluang untuk memasarkan jasa perpustakaan 7) Meningkatkan efisiensi.
Dari kedua pendapat di atas dapat diketahui bahwa tujuan automasi perpustakaan yaitu mencakup hampir seluruh kegiatan di perpustakaan seperti dapat memperluas akses informasi, memudahkan kerjasama dan pembentukan jaringan perpustakaan serta meringankan tugas perpustakaan dalam hal pelayanannya dan meningkatkan pelayanan di perpustakaan. Pada Perpustakaan Umum Kota Medan, sistem automasi perpustakaan sangat membantu pekerjaan pustakawannya, baik dari pengolahan bahan pustaka hingga ke layanan sirkulasinya.
2.1.3 Manfaat Sistem Automasi Perpustakaan
Untuk mengelola perpustakaan secara mudah dan cepat dapat direalisasikan dengan menerapkan automasi. Menurut Shopia yang dikutip oleh Miyarso (2009: 5) penggunaan teknologi komputer di perpustakaan memiliki manfaat yang sangat besar karena dapat:
1) Mempercepat proses temu balik informasi (information Retrieval) 2) Memperlancar proses pengolahan dan pengadaan bahan pustaka 3) Komunikasi antar perpustakaan
4) Menjamin pengelolaan data administrasi perpustakaan.
Pendapat lain menurut Harmawan (2008: 2) menyebutkan bahwa manfaat dari sistem automasi perpustakaan yaitu sebagai berikut:
1) Mengatasi keterbatasan waktu
2) Mempermudah akses informasi dari berbagai pendekatan misalnya dari judul, kata kunci judul, pengarang, kata kunci pengarang
3) Dapat dimanfaatkan secara bersama-sama
6) Meningkatkan layanan
7) Memudahkan dalam pembuatan laporan statistik 8) Menghemat biaya
9) Menumbuhkan rasa bangga
10)Mempermudah dalam pelayanan untuk kepentingan akreditasi.
Dari kedua pendapat di atas dapat diketahui bahwa sistem automasi perpustakaan sangat bermanfaat bagi perpustakaan dalam membantu kegiatan pustakawan seperti memperlancar proses pengolahan dan pengadaan bahan pustaka dan memudahkan dalam kegiatan administrasi perpustakaan, misalnya dalam hal keanggotaan dan pembuatan laporan statistik, selain itu pemustaka juga dapat lebih mudah dalam pencarian informasi, misalnya dalam hal penggunaan OPAC.
2.1.4 Unsur-unsur Automasi Perpustakaan
Automasi perpustakaan menurut Supriyanto (2008: 38) memiliki beberapa unsur atau syarat yang saling mendukung dan terkait satu sama lainnya, unsur-unsur tersebut yaitu:
a. Pengguna (user)
Pengguna merupakan unsur utama dalam sebuah sistem automasi perpustakaan. Dalam pembangunan sistem perpustakaan hendaknya selalu dikembangkan melalui konsultasi dengan pengguna-penggunanya yang meliputi pustakawan, staf yang nantinya sebagai operator atau teknisi serta para anggota perpustakaan. Tujuan daripada sistem automasi perpustakaan adalah untuk memberikan manfaat kepada pengguna perpustakaan.
b. Perangkat Keras (hardware)
Sebuah mesin yang dapat menerima dan mengolah data menjadi informasi secara cepat dan tepat serta diperlukan program untuk menjalankannya. Fungsi perangkat keras untuk mengumpulkan data dan mengonversinya ke dalam suatu bentuk yang dapat diproses oleh komputer.
c. Perangkat Lunak (software)
Perangkat lunak adalah istilah yang digunakan untuk menggambarkan instruksi-instruksi yang memberitahu perangkat keras untuk melakukan suatu tugas sesuai perintah. Perangkat lunak juga sering diartikan sebagai metode atau prosedur untuk mengoperasikan komputer agar sesuai dengan permintaan pemakai baik multi-tasking maupun multi-user.
d. Network/Jaringan
Automasi perpustakaan harus mampu memenuhi kebutuhan akan pemanfaatan sumber daya bersama melalui teknologi informasi.
e. Data
Merupakan bahan baku informasi. Data dapat berupa alfabet, angka maupun simbol khusus.
Biasa disebut prosedur adalah penjelasan bagaimana memasang, menyesuaikan, menjalankan suatu perangkat keras atau perangkat lunak. Manual adalah kunci bagi kelancaran suatu sistem otomasi perpustakaan.
Pendapat lain menurut Arif (2003: 3) menyatakan bahwa unsur-unsur automasi perpustakaan terdiri dari pengguna (users) yang merupakan unsur utama, perangkat keras (hardware), perangkat lunak (software), network (jaringan) dan data. Berdasarkan keterangan tersebut maka dapat diketahui bahwa pengguna, perangkat keras, perangkat lunak, jaringan dan data adalah unsur-unsur atau syarat yang saling mendukung antara satu dengan lainnya sampai terbentuknya sistem automasi perpustakaan.
2.1.5 Cakupan Automasi Perpustakaan
Menurut Hasugian (2009: 171) rutinitas kerumahtanggaan perpustakaan mencakup sejumlah pekerjaan sebagai berikut:
1) Pengadaan (acquisitions)
Yaitu mencakup seluruh kegiatan yang berhubungan dengan pengadaan bahan pustaka, baik yang dilakukan melalui pembelian, pertukaran maupun berupa hadiah. Kegiatan pengecekan bibliografi yang dilakukan sebelum pemesanan dan penerimaan bahan pustaka termasuk didalamnya. Kegiatan lain yang juga termasuk ke dalamnya adalah mencakup pemrosesan dan pemeliharaan administrasi atau arsip yang berhubungan dengan pengadaan tersebut.
2) Pengatalogan (cataloguing)
Yaitu seluruh kegiatan yang dilakukan untuk mempersiapkan cantuman (record) bibliografi, dengan tujuan untuk menghasilkan katalog yang digunakan sebagai sarana temu kembali koleksi perpustakaan. Katalog tersebut dapat berbentuk kartu ataupun dalam bentuk online atau OPAC. 3) Pengawasan Sirkulasi (circulation control)
Yaitu seluruh kegiatan yang berhubungan dengan transaksi peminjaman dan pengembalian bahan pustaka. Kegiatan ini mencakup pencatatan peminjaman dan pengembalian koleksi yang biasanya untuk penggunaan diluar perpustakaan. Dengan kata lain kegiatan ini berhubungan dengan pengontrolan peredaran koleksi perpustakaan.
4) Pengawasan Serial (serial control)
Yaitu seluruh kegiatan yang berhubungan dengan pembuatan pesanan, penerimaan dokumen, akses terhadap koleksi serial, pengajuan tuntutan (claim), peminjaman dan penjilidan terbitan berkala atau serial.
5) Katalog Online (OPAC)
Yaitu penyediaan fasilitas temu kembali koleksi perpustakaan melalui terminal komputer untuk digunakan oleh pengguna perpustakaan.
Yaitu pencatatan kuantitas pekerjaan yang mencakup jumlah perolehan bahan pustaka, jumlah pengolahan bahan pustaka, jumlah anggota perpustakaan, jumlah pengunjung, jumlah peminjam, jumlah bahan pustaka yang dipinjamkan kepada pengguna, keterlambatan pengembalian dan sebagainya. Sistem kerumahtanggaan perpustakaan mengumpulkan dan mengolah data ini untuk keperluan informasi manajemen dan pelaporan.
2.1.6 Kelebihan, Kelemahan dan Solusi dalam Penerapan Sistem Automasi Perpustakaan
Untuk mengelola perpustakaan secara mudah dan cepat dapat direalisasikan dengan menerapkan automasi. Dengan adanya automasi di perpustakaan maka beberapa pekerjaan manual dapat dipercepat dan diefisienkan. Menurut Hermanto (2008: 2) dalam penerapan automasi perpustakaan terdapat kelebihan, kelemahan dan solusi untuk mengatasi kelemahan tersebut yaitu sebagai berikut:
Kelebihan yang diperoleh dari penerapan automasi perpustakaan adalah: 1) Layanan lebih cepat, mudah dan praktis
2) Penelusuran lebih cepat dan mudah 3) Menghemat waktu
4) Menghemat tenaga
5) Membutuhkan sedikit SDM (pustakawan).
Kelemahan yang dihadapi dalam penerapan automasi perpustakaan adalah:
1) Tergantung pada aliran listrik
2) Bila komputer rusak layanan terganggu 3) Minimnya teknisi komputer
Solusi pemecahan dalam mengatasi kelemahan tersebut adalah: 1) Perlu adanya genset untuk mengantisipasi terjadinya mati listrik 2) Merekrut tenaga teknisi komputer
3) Mengirim pustakawan kursus teknisi komputer 4) Pengadaan komputer yang baru.
Selain terdapat kelebihan dan kelemahan dalam penerapan sistem automasi perpustakaan, ditemukan juga beberapa kendala dalam automasi perpustakaan menurut Harmawan (2008: 2) yaitu:
1) Kesalahpahaman tentang Automasi Perpustakaan
layanan referensi dan pekerjaan lain yang dapat meningkatkan kualitas perpustakaan.
2) Kurangnya staf yang terlatih
Kurangnya staf yang terlatih biasanya menjadi kendala yang menghambat pengembangan automasi perpustakaan. Dalam hal ini seharusnya pustakawan harus mampu mengoperasikan komputer.
3) Kurangnya dukungan dari pihak pimpinan
Dukungan pimpinan merupakan hal yang sangat strategis dalam membangun automasi perpustakaan. Tanpa dukungan pimpinan yang memadai rencana automasi perpustakaan tidak akan berhasil dengan baik. Dukungan tersebut dapat berupa dana, pengembangan staf, dan dukungan moril.
4) Input Data
Proses input data juga biasanya menjadi kendala dalam membangun automasi perpustakaan. Apalagi kalau jumlah koleksi perpustakaan sudah terlalu besar, maka di perlukan proses input data untuk mempermudah proses pelayanan di perpustakaan.
2.2Kualitas Layanan Perpustakaan 2.2.1 Pengertian Kualitas Layanan
Lupiyoadi (2001: 144) menjelaskan bahwa “Kualitas adalah keseluruhan ciri-ciri dan karakteristik-karakteristik dari suatu produk atau jasa dalam hal kemampuannya untuk memenuhi kebutuhan-kebutuhan yang telah ditentukan atau bersifat relatif”.
Sedangkan menurut Tjiptono (2001: 3) definisi kualitas yaitu:
1) Kualitas meliputi usaha memenuhi atau melebihi harapan pelanggan. 2) Kualitas mencakup produk, jasa, manusia, proses, dan lingkungan.
3) Kualitas merupakan kondisi yang selalu berubah (misalnya apa yang diangap merupakan kualitas saat ini mungkin dianggap kurang berkualitas pada masa mendatang.
Pelayanan didefenisikan sebagai setiap tindakan atau kegiatan yang dapat ditawarkan oleh suatu pihak kepada pihak lain, hal tersebut pada dasarnya tidak berwujud dan tidak mengakibatkan kepemilikan apapun. Pelayanan merupakan perilaku produsen dalam rangka memenuhi kebutuhan dan keinginan konsumen demi tercapainya kepuasan pada konsumen (Kotler: 2002, 83). Menurut Moenir (1995: 27) “Pelayanan pada hakikatnya adalah serangkaian kegiatan dalam proses pemenuhan kebutuhan melalui aktifitas orang lain, oleh karena itu pelayanan merupakan proses, sebagai proses, pelayanan berlangsung secara rutin dan berkesinambungan”. Haryani (2011: 1) mengatakan dalam sebuah artikel “Kualitas pelayanan merupakan suatu perbandingan antara harapan pemakai jasa dengan kualitas kinerja jasa pelayanan”.
Dari beberapa pendapat yang telah dikemukakan di atas, dapat diketahui bahwa pelayanan merupakan sebuah proses yang berlangsung tidak hanya sekali melainkan beberapa kali dalam memenuhi kebutuhan konsumen melalui aktifitas orang lain. Misalnya dalam pelayanan di perpustakaan, jika pelayanan yang diberikan perpustakaan sama dengan yang diharapkan pemustaka maka pemustaka akan puas.
2.2.2 Dimensi Kualitas Pelayanan
Menurut Lupiyoadi (2001: 148) terdapat lima dimensi kualitas pelayanan yaitu sebagai berikut:
1) Tangibles atau bukti nyata
Yaitu kemampuan suatu organisasi dalam menunjukkan eksistensinya kepada pihak eksternal. Penampilan dan kemampuan sarana dan prasarana fisik organisasi dan keadaan lingkungan sekitarnya adalah bukti nyata dari pelayanan yang diberikan oleh pemberi jasa. Ini meliputi fasilitas fisik (gedung), perlengkapan dan peralatan yang dipergunakan (teknologi), serta penampilan pegawainya.
2) Reliability atau keandalan
Yaitu kemampuan organisasi (perusahaan) untuk memberikan pelayanan sesuai yang dijanjikan secara akurat dan terpercaya. Kinerja harus disesuaikan untuk pelanggan, seperti ketepatan waktu, pelayanan yang sama untuk semua pelanggan tanpa kesalahan, sikap simpatik.
3) Responsiveness atau ketanggapan
Yaitu kemauan untuk membantu dan memberikan pelayanan yang cepat dan tepat kepada pelanggan, dengan penyampaian informasi yang jelas. Membiarkan konsumen menunggu tanpa adanya suatu alasan yang jelas menyebabkan persepsi yang negatif dalam kualitas pelayanan.
4) Assurance atau jaminan dan kepastian
jaminan ini terdiri dari beberapa komponen yaitu komunikasi, kredibilitas, keamanan, kompetensi dan sopan santun.
5) Emphaty
Yaitu memberikan perhatian yang tulus dan bersifat individual atau bersifat pribadi yang diberikan kepada para pelanggan dengan berupaya memahami keinginan konsumen. Suatu perusahaan (organisasi) diharapkan memiliki pengertian dan pengetahuan tentang pelanggan, memahami kebutuhan pelanggan secara spesifik serta memiliki waktu pengoperasian yang nyaman bagi pelanggan.
Perpustakaan diharapkan dapat memberikan pelayanan yang menyenangkan dan nyaman bagi pemustaka dengan tujuan untuk menarik minat pemustaka agar selalu datang ke perpustakaan. Dengan kualitas yang baik maka pemustaka akan merasa puas.
Menurut Moenir (1995: 40) banyak kemungkinan tidak adanya layanan yang memadai karena:
1) Tidak/kurang adanya kesadaran terhadap tugas atau kewajiban yang menjadi tanggung jawabnya. Akibatnya mereka bekerja dan melayani seenaknya; sistem, prosedur dan metode kerja yang ada tidak memadai sehingga mekanisme kerja tidak berjalan sebagaimana yang diharapkan dan tidak berjalan sebagaimana mestinya.
2) Pengorganisasian tugas pelayanan yang belum serasi, sehingga terjadi simpang siur penanganan tugas, tumpang tindih atau tercecernya suatu tugas tidak ada yang menangani.
3) Pendapatan pegawai tidak mencukupi memenuhi kebutuhan hidupnya. Akibatnya pegawai tidak tenang dalam bekerja, berusaha mencari tambahan pendapatan dalam jam kerja.
4) Kemampuan pegawai yang tidak memadai untuk tugas yang dibebankan kepadanya. Akibatnya hasil pekerjaan tidak memenuhi standar yang telah ditetapkan.
5) Tidak tersedianya sarana pelayanan yang memadai, yang mengakibatkan pekerjaan menjadi lamban, waktu banyak yang hilang dan penyelesaian masalah terlambat.
2.2.3 Karakteristik Kualitas Layanan Perpustakaan
Menurut Rahayuningsih (2007: 86) karakteristik layanan pengguna perpustakaan yang berkualitas dapat dilihat dari segi:
1) Koleksi
a. Kuantitas, berkaitan dengan banyaknya jumlah koleksi yang dimiliki oleh perpustakaan.
2) Fasilitas
a. Kelengkapan, meliputi lingkup layanan dan ketersediaan sarana pendukung serta layanan pelengkap lainnya.
b. Kenyamanan memperoleh layanan, berkaitan dengan lokasi, ruangan, petunjuk, ketersediaan informasi dan kebersihan.
3) Sumber Daya Manusia
a. Kesopanan dan keramahan petugas dalam memberi layanan terutama bagi petugas yang berinteraksi langsung dengan pengguna.
b. Tanggung jawab dalam melayani pengguna perpustakaan.
c. Empati, wajar dan adil dalam memecahkan masalah dan menangani keluhan pengguna.
d. Profesional, yaitu siap mengutamakan pelayanan, menyenangkan dan menarik, antusias atau bangga terhadap profesi, ramah dan menghargai pengguna jasa.
4) Layanan Perpustakaan
a. Ketepatan waktu layanan, berkaitan dengan waktu tunggu dan waktu proses.
b. Akurasi layanan, berkaitan dengan layanan yang meminimalkan kesalahan.
c. Kemudahan mendapatkan layanan, berkaitan dengan banyaknya petugas yang melayani, fasilitas pendukung seperti komputer.
Dari keterangan di atas dapat diketahui bahwa layanan pengguna adalah kegiatan melayankan koleksi, fasilitas dan jasa perpustakaan kepada pemustaka. Dimana agar pemustaka merasa puas maka layanan pengguna yang ada di perpustakaan harus berkualitas.
Menurut Saputro (2009: 18) terdapat beberapa hal yang sama berkaitan dengan kualitas layanan perpustakaan yang diharapkan pengguna. Beberapa persamaan itu diantaranya yaitu:
1) Pemustaka mengharapkan kenyamanan dalam menggunakan seluruh layanan perpustakaan
2) Pemustaka mengharapkan koleksi yang tersedia memenuhi kebutuhannya 3) Pemustaka mengharapkan sikap yang ramah, bersahabat dan responsif dari
petugas
4) Pemustaka mengharapkan perpustakaan memiliki akses internet yang cepat.
aktual dan akurat, tenaga yang berkualitas dan profesional, sistem pelayanan yang cepat dan tepat dan didukung sarana dan prasarana yang memadai.
Layanan perpustakaan merupakan salah satu kegiatan utama disetiap perpustakaan. Layanan tersebut merupakan kegiatan yang langsung berhubungan dengan masyarakat, dan sekaligus merupakan barometer keberhasilan penyelenggaraan perpustakaan.
Bentuk riil layanan perpustakaan menurut Sutarno (2006: 90) adalah:
1) Layanan yang diberikan sesuai dengan kebutuhan yang dikehendaki masyarakat pemakai
2) Berorientasi kepada pemakai
3) Berlangsung cepat waktu dan tepat sasaran 4) Berjalan mudah dan sederhana
5) Murah dan ekonomis
6) Menarik, menyenangkan dan menimbulkan rasa simpati 7) Bervariatif
8) Mengundang rasa ingin kembali 9) Ramah tamah
10)Bersifat informatif, membimbing dan mengarahkan tetapi tidak bersifat menggurui
11)Mengembangkan hal-hal yang baru atau inovatif 12)Mampu berkompetisi dengan layanan dibidang lain
13)Mampu menimbulkan rasa percaya bagi pengguna dan bersifat mandiri.
Dari pernyataan di atas dapat diketahui bahwa pembinaan layanan perpustakaan juga bisa disebut dengan layanan prima yaitu layanan yang cepat, tepat, mudah, sederhana dan murah serta memuaskan pemustaka. Pada perpustakaan umum biasanya memiliki lebih banyak jenis layanan karena melayani masyarakat umum.
2.2.4 Peningkatan Kualitas Pelayanan
Untuk memperoleh suatu bentuk kepuasan pelayanan yang sesuai dengan harapan pemustaka maka diperlukan upaya peningkatan kualitas pelayanan. Menurut Kurniawati (2007: 5) terdapat dua metode untuk meningkatkan kualitas pelayanan perpustakaan yaitu:
1) Melalui peningkatan SDM (Sumber Daya Manusia) yakni dengan diikutsertakannya petugas dalam berbagai pendidikan, kegiatan dan keterampilan.
2) Melalui peningkatan sarana dan prasarana yaitu peningkatan semua barang atau perlengkapan yang disediakan perpustakaan.
1) Penambahan koleksi baru baik buku maupun jurnal dalam bentuk digital. 2) Meningkatkan kerjasama layanan antar perpustakaan.
3) Mengembangkan jasa layanan baru berupa paket informasi atau informasi terbaru menurut subjek tertentu.
4) Meningkatkan kualitas SDM dengan memberikan pelatihan teknologi informasi dalam menunjang layanan.
Dari kedua pendapat di atas, dapat diketahui bahwa dalam meningkatkan kualitas pelayanan perpustakaan harus memperhatikan kualitas sumber daya manusia serta harus selalu meningkatkan sarana dan prasarana yang ada di perpustakaan, meningkatkan kerjasama layanan dan menambah koleksi bahan pustaka agar sesuai dengan kebutuhan pemustaka.
2.3 Sistem Pelayanan Perpustakaan
Jenis layanan yang ditawarkan oleh perpustakaan bergantung kepada besar kecilnya perpustakaan. Layanan yang biasanya ditawarkan oleh perpustakaan adalah layanan sirkulasi dan layanan referensi. Layanan sirkulasi di perpustakaan mengatur peminjaman, pengembalian dan perpanjangan bahan pustaka. Selain itu pada layanan ini juga memberikan sanksi pada pemustaka yang terlambat mengembalikan buku. Semua kegiatan tersebut dapat dilakukan secara manual ataupun dengan bantuan komputer. Layanan harus dilakukan dengan cepat, mudah dan teratur. Maka dari itu diperlukan adanya automasi perpustakaan untuk memudahkan seluruh kegiatan di perpustakaan.
2.3.1 Layanan Pengguna
Layanan pengguna merupakan salah satu kegiatan pokok di perpustakaan. Layanan pengguna merupakan tolok ukur keberhasilan sebuah perpustakaan. Perpustakaan akan dinilai baik oleh pemustaka jika sudah memberikan layanan yang terbaik. Layanan yang diberikan kepada pemustaka yaitu koleksi, fasilitas dan jasa perpustakaan.
Sulistyo Basuki (1993: 8) menyatakan bahwa “Pengguna dapat dibedakan sebagai pengguna yang aktif dan yang tidak aktif”. Dalam istilah yang lebih luas pengguna dapat dikatakan sebagai orang yang berhubungan dengan perpustakaan baik langsung maupun tidak langsung dalam mencari informasi yang dibutuhkan. Pendapat lain menurut Lupiyoadi (2001: 143) bahwa “Pelanggan/pengguna adalah seseorang yang secara kontinu dan berulang kali datang ke suatu tempat yang sama untuk memuaskan keinginannya dengan memiliki suatu produk atau mendapatkan suatu jasa dan membayar produk atau jasa tersebut”.
informasi dan menggunakan jasa layanan perpustakaan untuk memperoleh informasi yang dibutuhkan.
Berdasarkan UU No 43 Tahun 2007 Tentang Perpustakaan, pada Bab V tentang Layanan Perpustakaan, Pasal 14 menyebutkan:
(1) Layanan perpustakaan dilakukan secara prima dan berorientasi bagi kepentingan pemustaka.
(2) Setiap perpustakaan menerapkan tata cara layanan perpustakaan berdasarkan standar nasional perpustakaan.
(3) Setiap perpustakaan mengembangkan layanan perpustakaan sesuai dengan kemajuan teknologi informasi dan komunikasi.
(4) Layanan perpustakaan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dikembangkan melalui pemanfaatan sumber daya perpustakaan untuk memenuhi kebutuhan pemustaka.
(5) Layanan perpustakaan diselenggarakan sesuai dengan standar nasional perpustakaan untuk mengoptimalkan pelayanan kepada pemustaka.
(6) Layanan perpustakaan terpadu diwujudkan melalui kerja sama antar perpustakaan.
(7) Layanan perpustakaan secara terpadu sebagaimana dimaksud pada ayat (6) dilaksanakan melalui jejaring telematika.
2.3.2 Jenis-jenis Layanan Pengguna
Menurut Rahayuningsih (2007: 87) Perpustakaan sebagai organisasi pemberi jasa informasi dapat memberikan layanan kepada pengguna antara lain sebagai berikut:
1) Layanan Locker
Layanan locker adalah penyediaan fasilitas untuk menitipkan tas atau barang-barang yang tidak boleh dibawa masuk ke perpustakaan.
2) Layanan Sirkulasi
Layanan sirkulasi merupakan salah satu kegiatan yang berkaitan dengan pengguna perpustakaan. Pengertian layanan sirkulasi adalah layanan pengguna yang berkaitan dengan peminjaman, pengembalian dan perpanjangan koleksi. Selain mengatur bagian peminjaman dan pengembalian, layanan sirkulasi juga memiliki tugas dalam hal penagihan koleksi yang belum dikembalikan, penagihan denda, memberikan surat administrasi perpustakaan dan mencatat jumlah pengunjung dan peminjam.
3) Layanan Referensi
Layanan referensi adalah suatu kegiatan layanan yang berupa pemberian bantuan kepada pengguna perpustakaan agar dapat menemukan informasi yang dibutuhkan.
Layanan penelusuran informasi adalah suatu kegiatan layanan untuk mencari kembali dokumen/informasi yang pernah ditulis atau diterbitkan mengenai suatu objek tertentu. Sistem temu balik informasi di perpustakaan merupakan unsur yang sangat penting, tanpa adanya sistem temu balik maka pengguna akan mengalami kesulitan pada saat mencari informasi yang mereka butuhkan. Salah satu bentuk dari layanan penelusuran informasi yaitu katalog terkomputerisasi.
5) Layanan Informasi Koleksi Terbaru
Layanan informasi terbaru adalah suatu bentuk jasa kesiagaan informasi terbaru yang diupayakan untuk disampaikan sesegera mungkin kepada pengguna perpustakaan.
6) Layanan Koleksi
Layanan koleksi adalah suatu kegiatan untuk melayankan berbagai jenis koleksi yang dimiliki perpustakaan yang meliputi layanan koleksi umum, layanan koleksi terbitan berkala, layanan koleksi digital, layanan koleksi referensi, layanan koleksi khusus, layanan repository, layanan ruang baca, layanan fotokopi dan layanan internet.
7) Layanan Ruang Baca
Layanan ruang baca berupa penyediaan fasilitas untuk membaca atau belajar di ruang-ruang perpustakaan.
8) Layanan Fotokopi
Layanan fotokopi adalah penyediaan fasilitas penggandaan informasi tertulis dan tercetak untuk keperluan studi dan penelitian.
9) Layanan Workstation dan Multimedia
Layanan workstation adalah penyediaan fasilitas komputer yang dapat digunakan untuk pengetikan, penelitian maupun internet. Dapat juga dalam ruang layanan workstation ini disediakan peralatan multimedia untuk mengakses koleksi digital.
10)Layanan Lain-lain
Layanan ini terdiri dari pengawasan keluar masuknya koleksi, penataan koleksi, layanan informasi perpustakaan, pendidikan pengguna dan sosialisasi peraturan yang ada di perpustakaan.
2.3.3 Sistem Sirkulasi
dengan peminjaman, pengembalian dan perpanjangan koleksi. Selain mengatur bagian peminjaman dan pengembalian, layanan sirkulasi juga memiliki tugas dalam hal penagihan koleksi yang belum dikembalikan, penagihan denda, memberikan surat administrasi perpustakaan dan mencatat jumlah pengunjung dan peminjam ( Rahayuningsih: 2007, 95).
Menurut Lasa (1994: 1) pengertian layanan sirkulasi adalah “Mencakup semua kegiatan pencatatan yang berkaitan dengan pemanfaatan, penggunaan koleksi perpustakaan dengan tepat guna dan tepat waktu untuk kepentingan pengguna jasa perpustakaan”.
Berdasarkan pengertian di atas dapat diketahui bahwa layanan sirkulasi meliputi seluruh kegiatan yang berhubungan dengan pemanfaatan bahan pustaka. Namun layanan sirkulasi tidak hanya kegiatan yang meliputi peminjaman, pengembalian dan perpanjangan koleksi saja, namun merupakan kegiatan menyeluruh dalam proses pemenuhan kebutuhan pemustaka melalui jasa sirkulasi.
Tujuan pelayanan sirkulasi menurut Lasa (2005: 213) yaitu:
1) Agar para pemakai mampu memanfaatkan koleksi perpustakaan secara optimal.
2) Agar mudah dijelaskan identitas peminjaman buku yang dipinjam dan waktu pengembalian.
3) Untuk menjamin pengembalian pinjaman dalam waktu yang ditentukan. 4) Untuk memperoleh data kegiatan pemanfaatan koleksi suatu perpustakaan. 5) Untuk mengontrol jika terdapat pelanggaran.
Untuk mencapai tujuan layanan sirkulasi tersebut, ada beberapa tugas yang harus dilaksanakan unit pelayanan sirkulasi. Menurut Sulistyo Basuki (1993: 257) tugas yang harus dilakukan bagian sirkulasi yaitu:
1) Mengawasi pintu masuk dan keluar perpustakaan
2) Pendaftaran anggota, perpanjangan keanggotaan, dan pengunduran diri anggota perpustakaan
3) Meminjamkan serta mengembalikan buku dan memperpanjang waktu peminjaman
4) Menarik denda bagi buku yang terlambat dikembalikan
5) Mengeluarkan surat peringatan bagi buku yang belum dikembalikan pada waktunya
6) Tugas yang berkaitan dengan peminjaman buku, khususnya buku hilang atau rusak
8) Membuat statistika peminjaman 9) Peminjam antar perpustakaan
10)Mengawasi urusan penitipan tas, jas, mantel dan sebagainya milik pengunjung perpustakaan
11)Tugas lainnya terutama yang berkaitan dengan peminjaman.
Dari uraian di atas dapat diketahui bahwa layanan sirkulasi memiliki tugas yang mencakup bagian peminjaman dan pengembalian bahan pustaka. Serta melakukan pengawasan pada bagian tersebut agar tidak terjadi kesalahan dalam hal peminjaman dan pengembalian bahan pustaka.
Menurut Rahayuningsih (2007: 95) kegiatan yang ada pada layanan sirkulasi adalah sebagai berikut:
1) Pendaftaran anggota perpustakaan
Salah satu tugas di bagian sirkulasi adalah menerima pendaftaran anggota perpustakaan dan melayani perpanjangan keanggotaan. Syarat keanggotaan pada perpustakaan yang sudah terautomasi tentu saja berbeda dengan perpustakaan yang manual.
2) Peminjaman
Peminjaman koleksi merupakan salah satu kegiatan utama dalam sirkulasi. Kegiatan peminjaman adalah suatu proses pencatatan transaksi yang dilakukan oleh petugas perpustakaan dengan pengguna pada saat pengguna meminjam koleksi. Jangka waktu peminjaman meliputi peminjaman jangka pendek (harian), peminjaman biasa (mingguan) dan peminjaman jangka panjang (bulanan).
3) Pengembalian dan Perpanjangan
Kegiatan pengembalian adalah kegiatan pencatatan bukti bahwa pengguna telah mengembalikan koleksi yang dipinjamnya. Kegiatan perpanjangan adalah kegiatan pencatatan kembali koleksi yang pernah dipinjam sesuai kurun waktu yang ditentukan. Perpanjangan koleksi biasanya dilakukan satu kali periode peminjaman.
4) Penagihan
Kegiatan penagihan adalah kegiatan pemberitahuan kepada peminjam untuk meminta kembali koleksi yang dipinjam karena telah melampaui batas waktu peminjaman. Penagihan biasanya dilakukan paling banyak tiga kali pada setiap keterlambatan.
5) Pemberian Sanksi
Sanksi adalah suatu tindakan pemberian hukuman atas orang yang melakukan pelanggaran. Jenis pelanggaran yang dilakukan antara lain keterlambatan pengembalian koleksi, membawa koleksi tanpa melalui prosedur yang benar, mengembalikan koleksi dalam keadaan yang rusak, menghilangkan koleksi yang dipinjam dan melanggar peraturan perpustakaan.
Beres administrasi perpustakaan adalah kegiatan pemeriksaan bahwa pengguna tidak lagi mempunyai pinjaman dan denda serta pemberian tanda bukti bahwa pengguna telah bebas dan tidak mempunyai tanggungan apapun pada perpustakaan. Adapun fungsinya yaitu untuk mencegah atau menekan kemungkinan hilangnya koleksi.
7) Statistik
Statistik adalah kegiatan pengumpulan data kegiatan sirkulasi sebagai bahan untuk melihat keadaan dan perkembangan perpustakaan. Statistik pada perpustakaan meliputi data pengunjung, keanggotaan, jumlah peminjam, koleksi yang dipinjam dan koleksi yang dikembalikan. Adapun fungsi dari statistik yaitu untuk menyusun laporan tahunan perpustakaan, menyusun kegiatan rencana perpustakaan, menyajikan tingkat keberhasilan perpustakaan kepada lembaga dan pengguna serta memperkuat alasan dalam penambahan anggaran dan tenaga.
Berdasarkan uraian di atas, jika dihubungkan dengan layanan sirkulasi yang sudah terautomasi maka pekerjaan manual seperti peminjaman, pengembalian, perpanjangan, perhitungan denda, administrasi perpustakaan seperti pembuatan kartu anggota sudah diambil oleh komputerisasi. Dengan adanya automasi pada layanan sirkulasi memungkinkan proses pekerjaan lebih cepat dan akurat sehingga tidak menimbulkan antrian panjang pada saat peminjaman.
2.3.4 Sistem Keanggotaan
Keanggotaan merupakan tanda bukti bahwa pemustaka sudah mendaftarkan dirinya sebagai anggota perpustakaan. Keanggotaan ini menunjukkan bahwa pemegangnya mempunyai hak untuk fasilitas perpustakaan, membaca dan meminjam bahan pustaka yang ada di perpustakaan. Keanggotaan sangat penting untuk memudahkan pemustaka pada saat meminjam bahan pustaka. Setiap perpustakaan memiliki kebijakan tersendiri dalam hal pengurusan anggota perpustakaannya. Untuk menjalankan peminjaman dengan lancar dan teratur perlu diadakan administrasi pendaftaran anggota perpustakaan. Setiap pemustaka dapat meminjam bahan pustaka untuk dibaca diruang baca atau dibawa pulang tetapi harus mendaftar terlebih dahulu menjadi anggota perpustakaan. Calon anggota perpustakaan terlebih dahulu mengisi blanko pendaftaran dan membaca tata tertib yang berlaku selama menjadi anggota perpustakaan. Setelah mengisi data dengan lengkap maka petugas akan mencetak kartu perpustakaan dan mengaktifkan permintaan anggota di perpustakaan tersebut.
Dari uraian di atas dapat diketahui bahwa syarat utama untuk menjadi anggota perpustakaan adalah dengan membayar administrasi, menyerahkan pasphoto dan menunjukkan kartu anggota. Jika persyaratan tersebut telah dipenuhi maka orang tersebut telah terdaftar sebagai anggota perpustakaan dan memiliki kartu anggota yang dapat digunakan untuk meminjam koleksi yang ada di perpustakaan.
Menurut Sutarno (2006: 98) kegunaan dari pada pendaftaran anggota adalah:
1) Mengetahui jati diri peminjam, memperlihatkan tanggung jawab untuk mengamankan milik perpustakaan dan melindungi hak pembaca yang lain, yang memungkinkan ingin mempergunakan dengan baik
2) Mengukur daya guna perpustakaan bagi mereka yang dilayaninya
3) Mengukur kedudukan sosialnya dengan jalan mengetahui jumlah buku yang dipinjam oleh para pembaca
4) Mengetahui golongan peminjaman untuk mengetahui pula kebutuhan mereka, selera yang sesuai dapat dipergunakan sebagai data perbandingan dengan perpustakaan lain, kemudian meningkatkan.
Dalam Pedoman Perpustakaan Nasional Indonesia (2002: 24) setiap anggota memiliki hak dan kewajiban. Setiap anggota berhak mendapatkan dan memanfaatkan fasilitas layanan jasa perpustakaan dan informasi berupa:
1) Sarana penelusuran (kartu katalog maupun OPAC)
2) Saranan ruang baca (buku, majalah, surat kabar, AV dan koleksi langka)
3) Pemesanan koleksi sebanyak 3 (tiga) judul khusus untuk buku setiap kali
permintaan
4) Pembuatan reproduksi koleksi baik dalam bentuk foto kopi, rekaman, bentuk
mikro maupun digital (untuk jasa ini dikenakan biaya sesuai dengan
peraturan yang berlaku)
5) Mengikuti seleksi dan kompetisi dalam pemilihan pengunjung Perpustakaan
Nasional RI terbaik. (Diselenggarakan untuk memperingati Hari Kunjung
Perpustakaan dan Budaya Baca pada setiap tanggal 14 September)
6) Mengikuti bimbingan dan penyuluhan tentang Perpustakaan Nasional RI.
perpustakaan untuk membawa kartu anggota setiap kali berkunjung dan kartu anggota perpustakaan tidak dapat dipinjamkan ke pemustaka lain.
2.3.5 Online Public Access Catalogue (OPAC)
Layanan penelusuran informasi adalah suatu kegiatan layanan untuk mencari kembali dokumen/informasi yang pernah ditulis atau diterbitkan mengenai suatu objek tertentu. Sistem temu balik informasi di perpustakaan merupakan unsur yang sangat penting, tanpa adanya sistem temu balik maka pemustaka akan mengalami kesulitan pada saat mencari informasi yang mereka butuhkan. Salah satu bentuk dari layanan penelusuran informasi yaitu katalog terkomputerisasi.
Menurut Yusup (2010: 221) yang dimaksud dengan katalog terkomputerisasi adalah “Katalog yang menggunakan program-program komputer. Sebagai alat bantu penelusuran informasi khususnya buku dan media lainnya yang ada di perpustakaan katalog komputer mempunyai fungsi yang sama dengan katalog manual, hanya saja dari aspek penggunaannya, katalog komputer relatif lebih praktis”.
Yusup (2010: 224) menyatakan bahwa katalog terkomputerisasi yang telah dilayankan secara online ke pengguna perpustakaan biasanya menggunakan sistem OPAC (Online Public Access Catalogue). OPAC berfungsi sebagai alat bantu dalam penelusuran informasi berupa buku dan dokumen lain yang ada di perpustakaan. OPAC dapat digunakan untuk mencari informasi suatu bahan pustaka melalui subjek, nama pengarang, judul atau informasi bibliografis lainnya. Pendapat lain menurut Feather seperti yang dikutip oleh Hasugian (2003: 4) menyatakan bahwa “OPAC adalah suatu pangkalan data cantuman bibliografi yang biasanya menggambarkan koleksi perpustakaan tertentu dimana pengguna dapat melakukan penelusuran melalui pengarang, judul, subjek, kata kunci dan sebagainya”.
Berdasarkan kedua pendapat di atas dapat diketahui bahwa OPAC merupakan sarana dalam penelusuran informasi dengan menggunakan terminal komputer untuk memudahkan pemustaka dalam mencari informasi yang mereka butuhkan, dimana penelusuran informasi tersebut bisa melalui pengarang, judul, subjek dan kata kunci.
Fungsi katalog menurut Yusup (1995: 76) adalah sebagai berikut:
1) Menunjukkan tempat suatu buku atau bahan lain dengan menggunakan lambang-lambang angka klasifikasi dalam bentuk nomor panggil (call
2) Mendaftar semua buku dan bahan lain dengan susunan alfabetis nama pengarang, judul buku, atau subjek buku yang bersangkutan ke dalam suatu tempat khusus di perpustakaan untuk memudahkan pencarian entri-entri atau informasi yang diperlukan.
3) Memberikan kemudahan untuk mencari suatu buku atau bahan lain di perpustakaan dengan hanya mengetahui salah satu dari daftar kelengkapan buku yang bersangkutan.
Pendapat lain dinyatakan oleh Tedd yang dikutip oleh Hasugian (2009: 154) bahwa OPAC adalah sistem katalog terpasang yang dapat diakses secara umum, dan dapat dipakai pengguna untuk menelusur pangkalan data katalog, untuk memastikan apakah perpustakaan menyimpan karya tertentu, untuk mendapatkan informasi tentang lokasinya dan jika sistem katalog dihubungkan dengan sistem sirkulasi, maka pengguna dapat mengetahui apakah bahan pustaka yang sedang dicari tersedia di perpustakaan atau sedang dipinjam. Pendapat ini menunjukkan fungsi dari OPAC sebagai sarana temu balik informasi yang dapat diintegrasikan dengan sistem sirkulasi. Selain sebagai alat bantu penelusuran, OPAC dapat juga digunakan sebagai sarana untuk memeriksa status suatu bahan pustaka. Melalui OPAC pengguna dimungkinkan juga dapat mengetahui lokasi atau tempat penyimpanannya.
Dari pendapat yang telah dikemukakan di atas dapat diketahui bahwa fungsi katalog online secara umum adalah sebagai daftar inventarisasi seluruh koleksi perpustakaan yang menunjukkan letak atau lokasi dari suatu koleksi perpustakaan serta memberikan kemudahan bagi pemustaka dalam mencari koleksi yang dibutuhkan. Bila dihubungkan dengan layanan sirkulasi yang sudah terintegrasi dengan OPAC maka pemustaka dapat mengetahui status koleksi bahan pustaka yang sedang dicari berada dirak atau sedang dipinjam.
Penggunaan OPAC di suatu perpustakaan memiliki tujuan tertentu untuk pemustaka. Menurut Cutter yang dikutip oleh Darmono (2001: 87) tujuan pengkatalogan adalah:
1) Memudahkan seseorang menemukan sebuah karya yang telah dijelaskan
pengarang, judul atau subjeknya.
2) Memperlihatkan apa yang dimiliki perpustakaan melalui nama pengarang,
subjek dan jenis literaturnya.
3) Membantu pemilihan sebuah karya seperti dalam hal edisinya secara
Sedangkan menurut Kusmayadi dan Andriaty (2006: 53) menyatakan bahwa tujuan yang ingin dicapai dalam pembuatan OPAC adalah:
1) Pengguna dapat mengakses secara langsung ke dalam pangkalan data yang dimiliki perpustakaan
2) Mengurangi beban biaya dan waktu yang diperlukan dan yang harus dikeluarkan oleh pengguna dalam mencari informasi
3) Mengurangi beban pekerjaan dalam pengelolaan pangkalan data sehingga dapat meningkatkan efisiensi tenaga kerja
4) Mempercepat pencarian informasi
5) Dapat melayani kebutuhan informasi masyarakat dalam jangkauan yang luas. Dari keterangan di atas dapat diketahui bahwa tujuan dari penggunaan OPAC adalah untuk memudahkan pemustaka dalam menemukan informasi yang dibutuhkan sehingga pemustaka dapat menghemat waktu dan tenaga dalam menemukan informasi.
OPAC memiliki kelebihan-kelebihan yang tidak dimiliki oleh jenis katalog lainnya. Menurut Hermanto (2010: 2) OPAC memiliki keuntungan antara lain:
1) Penelusuran informasi dapat dilakukan dengan cepat dan tepat
2) Penelusuran dapat dilakukan dimana saja tidak harus datang ke perpustakaan 3) Menghemat waktu dan tenaga
4) Pengguna dapat mengetahui keberadaan koleksi dan status koleksi apakah sedang dipinjam atau tidak
5) Pengguna mendapatkan peluang lebih banyak dalam menelusur bahan pustaka
6) Dapat menemukan kembali bahan pustaka yang dibutuhkan 7) Meningkatkan layanan perpustakaan
8) Keberadaan perpustakaan dijelaskan masyarakat luas.
Hasugian (2009: 166) juga berpendapat bahwa salah satu keunggulan sistem OPAC dari katalog kartu dan katalog manual lainnya adalah kemudahan dalam penelusuran. Melalui OPAC, pengguna bisa menelusur dokumen yang dibutuhkan dengan berbagai cara yang tidak mungkin dapat dilakukan pada katalog kartu atau katalog manual lainnya, misalnya menelusur berdasarkan kata kunci ke semua ruas, menelusur menggunakan operator boolean, operator word
adjacency dan sebagainya. Sistem OPAC biasanya menawarkan atau
menyediakan akses yang luas kepada seluruh cantuman bibliografi. Hasil penelusuran melalui sistem OPAC dapat ditampilkan secara sistematis dan bervariasi.
Dalam melakukan penelusuran menggunakan OPAC, perlu diketahui berbagai teknik atau strategi agar penelusuran dapat dilakukan dengan mudah dan cepat serta hasil penelusuran sesuai dengan yang diinginkan. Menurut Rowley yang dikutip oleh Hasugian (2006: 4) menyatakan bahwa “Strategi pencarian merupakan himpunan keputusan dan tindakan yang dilakukan dalam proses pencarian, dengan tujuan untuk menemukan sejumlah cantuman yang relevan, menghindari jumlah cantuman yang terlalu banyak, dan juga menghindari tidak ditemukannya cantuman sama sekali”.
Pendapat lain menurut Saleh dkk (1996: 73) “Teknik penelusuran OPAC terbagi dalam lima bagian yaitu penelusuran dengan kamus istilah, penelusuran bebas, penelusuran dengan ekspresi boolean, penggunaan teknik ANY (pengelompokan istilah) dan pemotongan istilah”.
