Rangkaian Persiapan Wawancara Kunjungan Tim Asesor ASEAN University Network (AUN) Program Pendidikan Dokter Fakultas Kedokteran Universitas Indonesia

(1)

KERANGKA ACUAN

“Rangkaian Persiapan Wawancara

Kunjungan Tim Asesor ASEAN University

Network (AUN)

Program Pendidikan Dokter Fakultas

Kedokteran Universitas Indonesia”

(2)

1. Latar Belakang

Sesuai dengan visi dan misi Fakultas Kedokteran Universitas Indonesia (FKUI) untuk menjadi Fakultas Kedokteran yang terkemuka di dunia, Program Studi Pendidikan Dokter FKUI melakukan pengembangan dan evaluasi kurikulum pendidikan dokter secara berkesinambungan. Telah dilakukan perbaikan terhadap Kurikulum Fakultas 2005 menjadi Kurikulum Fakultas 2012 dengan mempertimbangkan kebutuhan pencapaian kompetensi dokter terbaru (Standar Kompetensi Dokter Indonesia 2012) dan masukan dari seluruh pemangku kepentingan (mahasiswa, staf pengajar, alumni, dan pengguna lulusan).

Program Studi Pendidikan Dokter FKUI terdiri dari tahap Sarjana Kedokteran dan tahap Profesi Dokter, dengan total waktu pendidikan 5 tahun (Kurfak 2005) dan 5.5-6 tahun (Kurfak 2012). Program Sarjana Kedokteran telah mendapatkan akreditasi A pada akreditasi yang dilakukan pada tahun 2012, sedangkan Program Profesi Dokter mendapatkan akreditasi A pada akreditasi sebelumnya, dan akan diakreditasi kembali oleh Badan Akreditasi Nasional Perguruan Tinggi (BAN-PT) pada tahun 2014.

Proses penjaminan mutu program studi pendidikan dokter dilakukan secara berkesinambungan oleh berbagai unit yang saling terkait di bawah koordinasi Manajer Akademik dan Kemahasiswaan FKUI, yaitu Medical Education Unit (MEU), Koordinator Program Studi dan tim koordinator, Unit Penjaminan Mutu Akademik (UPMA), dan unit-unit terkait lain. Selain proses penjaminan mutu internal, dan akreditasi nasional oleh BAN-PT, diperlukan asesmen dan akreditasi dari badan internasional untuk semakin meningkatkan kualitas PSPD di seluruh tahap dan memenuhi misi pendidikan FKUI dalam pencapaian rekognisi internasional.

Asia University Network (AUN) adalah badan independen internasional yang berperan dalam

melakukan asesmen terhadap mutu pendidikan tinggi. Badan ini bukan merupakan badan akreditasi, tetapi mendorong proses peningkatan mutu pendidikan di institusi pendidikan tinggi melalui identifikasi area perbaikan yang dapat menjadi fokus pengembangan program pendidikan di institusi pendidikan tinggi terkait. Beberapa fakultas di lingkungan Universitas Indonesia dan beberapa fakultas kedokteran di Indonesia telah atau sedang menjalani proses asesmen oleh AUN.

Saat ini Tim persiapan AUN FKUI telah menyelesaikan sekitar 90% tahap persiapan asesmen AUN untuk Program Studi Pendidikan Dokter. Tahap terakhir yaitu tahap visitasi yang merupakan tahap yang penting dari seluruh rangkaian persiapan AUN akan dilakukan tanggal 2-4 Desember 2014. Pada tahap ini akan diselenggarakan serangkaian wawancara dan observasi ke fasilitas program studi oleh Tim Asesor AUN.

Rangkaian wawancara akan melibatkan narasumber dari Dekanat, Ketua Program Studi Pendidikan Dokter dan tim koordinator, staf pengajar, staf kependidikan, mahasiswa, alumni dan pemberi kerja. Rangkaian wawancara ini bertujuan untuk mendapatkan data secara menyeluruh tentang praktik baik yang telah diselenggarakan dalam Program Pendidikan Dokter FKUI, baik dalam tahap plan, do, check maupun action untuk seluruh kriteria asesmen AUN-QA, sebagai berikut:

a. Expected learning outcomes b. Program specification

c. Program structure and content d. Teaching and learning strategy e. Student assessment

(3)

g. Support staff quality h. Student quality

i. Student advice and support j. Facilities and infrastructure

k. Quality assurance of teaching and learning process l. Staff development activities

m. Stakeholders’ feedback n. Output

o. Stakeholder satisfaction

3. Rasionalitas

Dalam upaya mempersiapkan rangkaian wawancara dalam visitasi asesmen AUN untuk Program Studi Pendidikan Dokter FKUI, perlu dilakukan persiapan intensif oleh tim yang terkoordinasi dengan baik, dengan dukungan penuh dari pimpinan FKUI dan UI. Selain itu, narasumber (sebagai pemangku kepentingan) dalam setiap wawancara perlu mendapatkan informasi penting tentang peran masing-masing pemangku kepentingan dalam setiap wawancara. Kerangka acuan ini bertujuan untuk memberikan informasi lebih detil tentang jadwal persiapan, jadwal wawancara dan estimasi tentang materi wawancara dalam rangkaian visitasi asesmen AUN.

4. Tujuan dan Jenis Kegiatan

Tujuan kegiatan ini adalah memberikan bekal informasi mengenai visitasi asesor AUN, informasi yang tertera pada laporan Self Assessment Report AUN, jadwal wawancara dan estimasi materi wawancara kepada seluruh pemangku kepentingan dalam Program Studi Pendidikan Dokter Fakultas Kedokteran Universitas Indonesia.

5. Tahapan Kegiatan

Kegiatan persiapan rangkaian wawancara ini terdiri dari 3 tahap sebagai berikut: a. Tahap identifikasi narasumber

Tahap ini merupakan tahap persiapan awal untuk mengidentifikasi pemangku kepentingan yang akan menjadi narasumber dalam masing-masing wawancara. Masing-masing kelompok narasumber akan diwakili 20 – 25 orang. Finalisasi daftar narasumber dilakukan dalam minggu II November 2014.

No Kelompok narasumber Detil dan karakteristik narasumber 1 Tim Koordinator Program

Pendidikan Dokter, Ketua Departemen

Ketua UPMA dan tim UPMA S1

Ketua Program Studi Pendidikan Dokter Koordinator Kelas Reguler (KR) dan Kelas Internasional (KKI)

Koordinator tahun I – V KR dan KKI Ketua dan perwakilan tim skills lab Ketua dan perwakilan tim MEU Ketua Departemen preklinik (Anatomi, Fisiologi, Biokimia, Farmakologi, Patologi Anatomi/Patologi Klinik) dan klinik (IPD, Obsgin, Anak, Bedah)

(4)

Beberapa ketua modul

2 Staf pengajar Perwakilan staf pengajar di masing-masing modul tahun I – V, koordinator pendidikan departemen, anggota tim MEU, alumni Magister Pendidikan Kedokteran

3 Staf kependidikan Perwakilan seluruh unit terkait (PPSI, PPSP, Humas, IRO, administrasi pendidikan S1, KBK, MEU, IRO, Perpustakaan, Keuangan, SDM, Umum-fasilitas, Pengampuan, SIAK NG, dll) 4 Mahasiswa Perwakilan mahasiswa tahun I – V baik kelas

reguler maupun kelas internasional, dengan variasi yang setara dalam hal gender, prestasi akademik, dan asal SMA (luar Jakarta dan Jakarta)

5 Alumni Perwakilan alumni FKUI yang bekerja di

berbagai setting (pelayanan kesehatan, pendidikan, penelitian, industri, pemerintahan, dll). Narasumber juga diharapkan dapat mencakup alumni yang memegang posisi penting di berbagai setting tersebut. Merupakan perwakilan alumni yang telah lulus dari Program Pendidikan Dokter sekitar 5 tahun, 10 tahun, 15 tahun dan 25 tahun.

6 Pengguna lulusan atau pemberi kerja

Perwakilan dari instansi pengguna lulusan dokter FKUI (rumah sakit, puskesmas, klinik, industri, instansi pemerintah, LSM terkait, dll). Narasumber wawancara dari instansi tersebut diharapkan adalah narasumber yang menjadi atasan langsung dari para lulusan dokter atau narasumber yang dalam tugas sehari-hari banyak berhubungan dengan para lulusan dokter.

b. Tahap orientasi 1

Tahap orientasi 1 ini dilaksanakan dalam bentuk pertemuan atau penyebarluasan informasi secara tertulis terkait asesmen AUN dan Program Studi Pendidikan Dokter FKUI kepada pemangku kepentingan terkait.

1. Pertemuan orientasi wawancara

Pertemuan orientasi untuk wawancara diselenggarakan terutama untuk para pemangku kepentingan yang terdiri dari pengelola program studi, staf pengajar, staf kependidikan dan mahasiswa.

2. Penyebarluasan informasi secara tertulis

Penyebarluasan informasi secara tertulis berupa TOR rangkaian wawancara, estimasi daftar pertanyaan dan ringkasan Self Assessment Report (SAR) AUN akan dilakukan untuk seluruh pemangku kepentingan yang akan menjadi narasumber wawancara.

(5)

c. Tahap orientasi 2 (penjelasan dan umpan balik singkat pada hari wawancara) Tahap orientasi 2 dilaksanakan 30 – 60 menit sebelum jadwal wawancara berlangsung. Tahap ini merupakan tahap persiapan akhir sebelum wawancara dilaksanakan, dan

bertujuan untuk menyampaikan kembali informasi secara singkat tentang tujuan wawancara dan mendiskusikan hal-hal yang menjadi perhatian narasumber wawancara.

d. Tahap wawancara

Wawancara akan dilaksanakan sesuai kelompok pemangku kepentingan, yaitu pengelola pendidikan (termasuk Ketua Departemen terkait, Koordinator Tahun, Koordinator Pendidikan), staf pengajar, staf kependidikan, mahasiswa, alumni, dan pemberi kerja. Wawancara akan dilaksanakan dalam Bahasa Inggris. Narasumber dapat menyampaikan pendapat dan menjawab pertanyaan saat wawancara menggunakan Bahasa Inggris atau Bahasa Indonesia. Penerjemah akan disediakan di semua sesi wawancara. Jadwal wawancara ditetapkan sesuai ketentuan BPMA UI dan asesor AUN (Lampiran 1)

Rangkaian kegiatan Tahap Orientasi 1

No. Kegiatan Waktu pelaksanaan Penanggung jawab

1.

Pertemuan orientasi untuk staf

pengajar dan tim Koordinator Program Pendidikan Dokter

(diselenggarakan secara simultan

di Salemba dan Depok)

Jumat, 21 November 2014, 09.00 – 10.30 WIB

PIC undangan dan ruangan: Lia Marlina; PIC konsumsi: Eris; PIC konfirmasi: Ricky Septiawan; PIC materi: Rita Mustika (Depok), Ardi Findyartini (Salemba).

2.

Pertemuan orientasi untuk staf

kependidikan (diselenggarakan

secara simultan di Salemba)

Selasa, 25 November 2014, 09.00 – 10.30 WIB

PIC undangan dan ruangan: Lia Marlina; PIC konsumsi: Eris; PIC konfirmasi: Ricky Septiawan; PIC materi: Ria Margiana, Dini Sutrisno.

3.

Pertemuan orientasi untuk

mahasiswa (diselenggarakan secara simultan di Salemba dan Depok)

Selasa, 25 November 2014, 15.30 – 16.30 WIB

PIC undangan dan ruangan: Lia Marlina; PIC konsumsi: Eris; PIC konfirmasi: Ricky Septiawan; PIC materi: Diantha Soemantri (Depok), Rita Mustika&Oktavinda Safitry (Salemba).

(6)

Tahap Orientasi 2 dan Tahap Wawancara

No. Kegiatan Waktu pelaksanaan Penanggung jawab

1. Wawancara dan paparan oleh pimpinan FKUI

Selasa, 2 Desember 2014, 10.00 – 10.45 WIB

PIC materi: dr. Ardi Findyartini

(+6285959590377) PIC undangan dan

konfirmasi: Lia Marlina

(+628561633983) PIC ruangan: Riris

(+6281218475567)

2.

Wawancara dengan Ketua Program Studi dan tim koordinator (koordinator kelas reguler, kelas internasional, koordinator tahun), MEU, UPMA, Ketua Departemen dan

Koordinator Pendidikan

Departemen (preklinik dan klinik, sesuai yang mewakili)

Selasa, 2 Desember 2014, 10.30 – 11.00 WIB (briefing) Selasa, 2 Desember 2014, 11.00 – 12.15 WIB (wawancara)

PIC: dr. Fernandi Moegni, SpOG - Kaprodi Pendidikan Dokter FKUI

(+62818779098, +6281291424562), dr. Diantha Soemantri

konfirmasi: Lia Marlina (+628561633983), Riris

(+6281218475567)

3.

Wawancara dengan staf pengajar (20 – 25 peserta staf pengajar preklinik dan klinik)

Selasa, 2 Desember 2014, 13.00 – 13.30 WIB (briefing) Selasa, 2 Desember 2014, 13.30 – 15.00 WIB (wawancara) dr. Sophie Yolanda, MBiomed (+628139797360) PIC undangan dan

konfirmasi: Lia Marlina (+628561633983), Ricky Septiawan

(+6281218475567)

4.

Wawancara dengan staf kependidikan (20 – 25 peserta staf kependidikan dari seluruh unit kerja di FKUI dan Program Pendidikan Dokter FKUI)

Selasa, 2 Desember 2014, 14.30 – 15.00 WIB (briefing) Selasa, 2 Desember 2014, 15.00 – 16.30 WIB (wawancara)

dr. Ria Margiana, MBiomed

(+628111775515) Dini Sutrisno

konfirmasi: Lia Marlina (+628561633983), Ricky Septiawan

(+6281218475567)

5.

Wawancara dengan mahasiswa (20 – 25 peserta perwakilan mahasiswa tahun I – V) Rabu, 3 Desember 2014, 08.30 – 09.00 WIB (briefing) Rabu, 3 Desember 2014, 09.00 – 10.30 WIB (wawancara) dr. Diantha Soemantri, MMedEd, PhD (+62816773405) PIC undangan dan

(7)

(+628561633983), Hilman Wahyudin

(+6281218475567)

6.

Wawancara dengan alumni (20 – 25 peserta alumni Program Pendidikan Dokter FKUI yang telah lulus sekitar 3-5 tahun, 10 tahun, 15 tahun, dan 25 tahun)

Rabu, 3 Desember 2014, 10.00 – 10.30 WIB (briefing) Rabu, 3 Desember 2014, 10.30 – 12.00 WIB (wawancara)

dr. Nani Cahyani, SpKO - Manajer Akademik dan Kemahasiswaan FKUI (HP: +62816736605), dr. Atikah Barasila - Koordinator

alumni (+6282110001971) PIC undangan dan

konfirmasi: Lia Marlina (+628561633983), Hilman Wahyudin

(+6281218475567)

7.

Wawancara dengan pemberi kerja (20 - 25 peserta dari perwakilan direksi RS atau Kepala Puskesmas/Klinik tempat lulusan dokter FKUI bekerja)

Rabu, 3 Desember 2014, 12.30 – 13.00 WIB (briefing) Rabu, 3 Desember 2014, 13.00 – 14.30 WIB (wawancara)

dr. Nani Cahyani, SpKO - Manajer Akademik dan

Kemahasiswaan FKUI (HP: +62816736605) PIC undangan dan

konfirmasi: Lia Marlina (+628561633983), Okki

(+6281218475567)

8.

Wawancara dengan penyusun SAR AUN (10 anggota tim penulis inti dan tim data AUN)

Rabu, 3 Desember 2014, 14.30 – 15.30 WIB (wawancara)

dr. Ardi Findyartini

konfirmasi: Lia Marlina

(+6281218475567)

e. Keberlanjutan Kegiatan

Rangkaian persiapan, sosialisasi, kegiatan actions for improvement dalam asesmen AUN ini merupakan langkah strategis dalam usaha penjaminan mutu pendidikan di FKUI (dalam hal ini program pendidikan dokter) serta rekognisi dan asesmen Program Studi Pendidikan Dokter FKUI dari badan asesor internasional. Kegiatan ini melibatkan seluruh pemangku kepentingan terkait di FKUI, dan memerlukan koordinasi dan pelaksanaan kegiatan secara intensif. Meskipun rangkaian kegiatan ini bersifat intensif dan difokuskan untuk jangka pendek-menengah, rangkaian persiapan mengarah kepada proses penjaminan mutu dan penyediaan bukti yang diharapkan semakin mendorong implementasi penjaminan mutu program pendidikan dokter dalam jangka panjang.

(8)

f. Keluaran dan Dampak Kegiatan

Keluaran dan dampak kegiatan yang diharapkan adalah:

a. Tersampaikannya informasi dan teridentifikasinya persiapan yang diperlukan dalam wawancara oleh asesor AUN.

b. Pelaksanaan asesmen oleh asesor AUN dan terumuskannya umpan balik untuk Program Pendidikan Dokter FKUI.

6. Sumber Daya yang Dibutuhkan

Sumber daya yang diperlukan dalam kegiatan ini adalah:

a. Ringkasan materi SAR AUN dan dokumen bukti sesuai kriteria AUN b. Jadwal kegiatan persiapan dan wawancara

c. Estimasi daftar pertanyaan dalam masing-masing wawancara

d. Narasumber wawancara masing-masing kelompok pemangku kepentingan e. Sumber daya manusia sesuai kebutuhan dari masing-masing rangkaian kegiatan f. Dana

(9)

LAMPIRAN 1 – JADWAL VISITASI ASESMEN AUN

The 34th_{Actual Quality Assessment At Program Level} (Undergraduate Medical Education Program)

Universitas Indonesia 2 – 4 December 2014

DATE/ TIME ACTIVITIES

1 December 2014

Arrival of assessors and AUN-Secretariat

Pickup from Soetta airport and transfer to The Hotel Dinner at the Hotel

Day 1: 2 December 2014 08.30 Depart to Campus

09.00 - 09.30

Opening Session : Rector Universitas Indonesia AUN Representative

09.30 - 09.45 Exchange Token, Photo Session and Coffee break 09.45 - 10.00 Transfer to Faculties

10.00 - 10.45 Briefing by Dean

10.45 – 11.00 Transfer to respective Department

11.00 - 12.15 Meeting with Head of Department and Program Chair 12.15 - 13.30 Working Lunch

13.30 - 15.00 Meeting with Academic Staff 15.00 - 16.30 Meeting with Support Staff 16.30 - 18.00 Site Visit

18.00 Dinner

Back to the Hotel

09.00 - 10.30 Meeting with Students 10.30 - 12.00 Meeting with Alumni 12.00 - 13.00 Working Lunch

13.00 - 14.30 Meeting with Employers 14.30 - 15.30 Meeting with SAR team

15.30 – 17.30 Preparation of The Preliminary Report by Assessors’ Team 17.30 Free – Back to the Hotel

09.00 - 10.30

Presentation of The Key Results by Assessors

& Closing Session : Rector UI and AUN Representative 10.30 Coffee Break and Farewell

(10)