PENGAWASAN/PENGENDALIAN
Pengertian Pengendalian menurut Fayol
JENIS-JENIS PENGAWASAN
Pengendalian Karyawan Pengendalian Keuangan Pengendalian Produksi Pengendalian waktu Pengendalian Teknis
Pengendalian Kebijaksanaan Pengendalian Penjualan
Pengendalian Inventaris
Menentukan standar
Mengukur pelaksanaan/hasil yg dicapai
Membandingkan pelaksaan dan standar
dan menentukan penyimpangan bila ada
Melakukan tindakan perbaikan
AZAS PENGAWASAN
Tercapainya tujuan
Efisiensi pengawasan
Tanggung jawab
Terhadap masa depan
Pengendalian Langsung
Refleksi rencana
AZAS PENGAWASAN (2)
Pengendalian individual
Sesuai standar
Pengendalian terhadap bagian strategis
Kekecualian( bila keadaan berubah)
Fleksibel
PEMANTAUN FUNGSI
PENGAWASAN
PENGAWASAN LANGSUNG
PENGAWASAN TIDAK LANGSUNG
PENGAWASAN BERDASARKAN
SUPERVISI
Supervisi merupakan salah satu fungsi pokok
yang harus dilaksanakan oleh manajer, dan merupakan cara pengendalian manajemen untuk mencapai tujuan.
Supervisi adalah proses pemberian
sumber-sumber yang dibutuhkan karyawan untuk menyelesaikan tugas dalam rangka
pencapaian tujuan.
TUJUAN SUPERVISI
Tujuan supervisi adalah pemenuhan &
peningkatan kepuasan pelayanan pada pelanggan.
Berfokus pada kebutuhan, ketrampilan,
LANGKAH/ PRINSIP
SUPERVISI (I)
Dilakukan sesuai dengan struktur organisasi. Memerlukan pengetahuan dasar manajemen,
ketrampilan hubungan antar manusia,
kemampuan menerapkan prinsip manajemen dan kepemimpinan.
Fungsi supervisi diuraikan dengan jelas dan
terorganisir dan dinyatakan melalui petunjuk, peraturan, atau kebijakan, uraian tugas/job disc, standar.
Supervisi adalah proses kerjasama yang
demokratis supervisor dan pelaksana/staf.
LANGKAH/ PRINSIP
SUPERVISI (II)
Supervisi menggunakan proses manajemen
termasuk menerapkan visi, falsafah, tujuan, dan rencana yang spesifik untuk mencapai tujuan.
Menciptakan lingkungan yang mendukung,
komunikasi efektif, merangsang kreatifitas, dam motivasi.
Mempunyai tujuan utama atau akhir yang
memberi keamanan, hasil guna dan daya guna pelayanan yang memberi kepuasan pelanggan, karyawan, dan manajer.
SYARAT/ KOMPETENSI
SUPERVISOR
Kompetensi memberikan pengarahan dan
petunjuk yang jelas
Kompetensi memberi saran, nasihat dan dan
bantuan yang benar-benar dibutuhkan staf
Kemampuan memberikan motivasi untuk
semangat kerja staf
Kompetensi memberi latihan dan bimbingan
yang diperlukan staf
Kompetensi memberi penilaian secara
Peran dan Fungsi Supervisi
(I):
Mempertahankan keseimbangan manajemen
pelayanan, manajemen sumber daya dan manajemen anggaran yang tersedia.
Manajemen Pelayanan.
Supervisor terlibat dalam mendukung pelayanan,
rencana program, implementasi, dan evaluasi sistem pelayanan.
Manajemen Sumber Daya.
Supervisor membantu seleksi, latihan dan
mempertahankan staf yang handal,membantu staf menggunakan sumber dan fasilitas secara ekonomis.
PERAN DAN FUNGSI
SUPERVISI (II)
Manajemen Anggaran.
• Membantu menilai rencana
keseluruhan dihubungkan dengan dana tahunan yang tersedia.
• Membantu mendapatkan informasi statistik untuk merencanakan anggaran. • Memberi justifikasi proyeksi
TEKNIK SUPERVISI
Langsung: kegiatan yang sedang
berlangsung, pendampingan dan memberi umpan baik
Tidak langsung: laporan lisan maupun
MANAJEMEN MUTU
MUTU
Pengertian Mutu adalah gambaran
total sifat dari suatu produk atau jasa
pelayanan yang berhubungan dengan
kemampuan untuk memberikan
kebutuhan kepuasan (American Society
Defenisi ini didasarkan atas elemen
sebagai berikut
Mutu meliputi usaha untuk memenuhi
atau melebihi harapan pelanggan
Mutu mencakup produk, jasa, manusia,
proses dan lingkungan
Mutu merupakan kondisi yang selalu
berubah ( misalnya apa yang dianggap merupakan mutu saat ini mungkin
mutu perlu diperhatikan
beberapa aspek
Perhatian pada pelanggan, baik
pelanggan internal maupun pelanggan eksternal.
Memiliki obsesi yang tinggi terhadap
mutu.
Menggunakan pendekatan ilmiah dalam
pengambilan keputusan dan pemecahan masalah.
Lanjutan
Membutuhkan kerja sama tim Memperbaiki proses secara
berkesinambungan
Menyelenggarakan pendidikan dan
pelatihan
Memberikan kebebasan yang terkendali Memiliki kesatuan tujuan
Adanya keterlibatan dan pemberdayaan
TUJUAN MUTU
Mengurangi tingkat kesalahan.
Mengurangi pekerjaan ulang dan pemborosan
Mengurangi kegagalan di lapangan, beban garansi. Mengurangi ketidakpuasan pelanggan.
Mengurangi keharusan memeriksa dan menguji.
Memendekkan waktu guna melempar produk baru ke
pasar.
Manfaat Program Jaminan Mutu.
Meningkatkan efektifitas pelayanan kesehatan yang
dilaksanakan oleh lembaga tersebut.
Lebih terjaminnya efisiensi manajemen pelayanan
lembaga tersebut.
Masyarakat akan menerima produk dan pelayanan
kesehatan yang sesuai dengan kebutuhannya.
Para petugas kesehatan akan lebih terlindungi jika
Sasaran Program Jaminan
Mutu
.
Komponen masukan (
input )
pelayanan. Komponen proses (
process
) Input ( dana, tenaga dan sarana ) baik
kuantitas maupun kualitasnya.
Proses ( tindakan medis dan non medis )
Indikator Mutu Pelayanan Untuk Mengukur Tingkat Efisiensi Rumah Sakit
Unit Cost untuk rawat jalan.
Jumlah penderita yang mengalami dekubitus. Jumlah penderita yang jatuh dari tempat tidur. BOR
TOI ( Turn Over Interval )
Indikator Mutu Yang Berkaitan
Dengan Tingkat Kepuasan Pasien
Jumlah keluhan dari pasien atau
keluarganya.
Surat pembaca dikoran.
Surat kaleng.
Surat masuk di kotak saran
Survei tingkat kepuasan pengguna
Indiktor Cakupan Playanan
Sebuah RS terdiri dari
Jumlah dan persentasi kunjungan rawat
jalan / inap menurut jarak rumah sakit dan asal pasien.
Jumlah pelayanan dan tindakan medik
yaitu jumlah tindakan pembedahan dan jumlah kunjungan spesialis.
Indikator Mutu Yang Mengacu
Pada Keselamatan Pasien :
Pasien terjatuh darii tempat tidur / kamar
mandi.
Pasien diberi obat salah.
Tidak ada obat / alat emergensi. Tak ada oksigen
Tak ada alat pengisap lendir.
DEMENSI MUTU
Waktu tunggu
LINGKRAN MUTU
Plan
Action Do
TQM (Total Quality
Management)/ GKM
TQM adalah suatu manajemen model
pengendalian mutu yang didasarkan pada
partisipasi semua anggota tim dengan
menempatkan kualitas sebagai sentral
dengan tujuan memuaskan pelanggan dan mencapai keberhasilan organisasi dalam
Deteksi Kesempatan: isu, keluhan, hasil
monitor (pelayanan lambat)
Definisi Masalah
Identifikasi akar penyebab masalah
Upaya pemulihan
Trilogi Juran (I)
Mutu tidak datang demikian saja, perlu direncanakan atau dirancang :
1. Perencanaan Mutu.
Mengidentifikasi siapa pelanggan.
Mengidentifikasi kebutuhan pelanggan.
Mengembangkan keistimewaan produk, merespon
kebutuhan pelanggan.
Mengembangkan proses yang mampu menghasilkan
keistimewaan produk.
Trilogi Juran (II)
2. Pengendalian Mutu.
Kontrol Mutu adalah proses deteksi dan koreksi adanya penyimpangan atau perubahan segera
setelah terjadi sehingga mutu dapat dipertahankan. Langkah kegiatan :
Evaluasi kinerja dan kontrol produk.
Membandingkan kinerja aktual dengan tujuan
produk.
Bertindak terhadap perbedaan atau penyimpangan
Trilogi Juran (III)
3. Peningkatan Mutu.
Peningkatan mutu mencakup mempertahankan dan mengurangi tingkat kecacatan dan kesalahan yang
menyangkut pelanggan internal dan ekstenal. Kegiatan peningkatan mutu ;
Mengadakan infrastruktur yang diperlukan bagi upaya
peningkatan mutu.
Identifikasi apa yang periu ditingkatkan dan proyek
peningkatan mutu.
Meningkatkan tim proyek.
Menyediakan tim dengan sumber daya, peiatihan,
motivasi
CONTOH INSTRUMEN/ UPAYA
PENINGKATAN MUTU
STANDAR
SURVEY KEPUASAN PELANGGAN
BENCHMARKING: membandingkan dengan
perusahaan lain yang mempunyai produksi / jasa layanan yang lebih baik dengan berbagi kinerja dan informasi operasional untuk
Standar (I)
Standar dibedakan atas dasar:
Standar Struktur yang berorientasi
pada institusi (input)
Standar Proses berorientasi pada
kinerja.
Hasil yang berorientasi pada
Standar (II)
Tujuan dari Standar adalah :
Meningkatkan kuantitas Asuhan /
Pelayanan.
Menurunkan Biaya Kesehatan.
Melindungi karyawan dari kelalaian
dalam melakukan tugas dan melindungi Pelanggan dari tindakan yang tidak
Standar (III)
Manfaat Standar :
Membantu dalam mengevaluasi dan meningkatkan
praktek pelayanan.
Memberikan kepuasan kepada karyawan bila ia dapat
memberikan Asuhan/ pelayanan yang baik.
Memberikan kriteria yang obyektif untuk mengkaji
hasil kerja karyawan.
Menentukan kebutuhan tenaga di ruangan/unit Mengidentifikasi isi program orientasi dan
PARADIGMA MUTU
INPUT PROSES OUTPUT
baik baik baik baik jelek jelek jelek baik baik
EVALUASI/
PENILAIAN KINERJA
PENILAIAN KINERJA
Penilaian Kinerja adalah
suatu upaya untuk
melakukan penilaian hasil
kerja/ prestasi .
TUJUAN/MANFAAT
PENILAIAN KINERJA
Mengetahui tingkat pencapaian dibandingkan
dengan target
Melakukan identifikasi dan analisa masalah,
mencari penyebab serta hambatannya
Dasar pembinaan
Rekomendasi Pelatihan
Promosi (peningkatan karir)/demosi
PRINSIP PENILAIAN
Obyektif
CARA/ METODE PENILAIAN
Rating Scale 1...2...3...4
Check List SS...S...K...TP
Critical Incident Method
Field review method
Performance test and observation
MBO (Management By Obyective):
TOLOK UKUR/ASPEK
PENILAIAN
Kualitas Pekerjaan Kuantitas Pekerjaan Tanggung jawab Inisiatif
Kecepatan bekerja Kemandirian
Hubungan dengan staf lain Ketrampilan
Pengetahuan
WAKTU PENILAIAN
SETIAP ENAM BULAN
SETIAP TAHUN
PENILAIAN KINERJA DI
INDONESIA
INDIVIDU
DP3/ PENILAIAN UMUM
PENILAIAN JABATAN FUNGSIONAL
LEMBAGA
Akreditasi : - Input (standar)
- Proses (plaksanaan standar) - Output (Indikator/ cakupan)
MANAJEMEN MUTU
MUTU
Pengertian Mutu adalah gambaran
total sifat dari suatu produk atau jasa
pelayanan yang berhubungan dengan
kemampuan untuk memberikan
kebutuhan kepuasan (American Society
Defenisi ini didasarkan atas elemen
sebagai berikut
Mutu meliputi usaha untuk memenuhi
atau melebihi harapan pelanggan
Mutu mencakup produk, jasa, manusia,
proses dan lingkungan
Mutu merupakan kondisi yang selalu
berubah ( misalnya apa yang dianggap merupakan mutu saat ini mungkin
mutu perlu diperhatikan
beberapa aspek
Perhatian pada pelanggan, baik
pelanggan internal maupun pelanggan eksternal.
Memiliki obsesi yang tinggi terhadap
mutu.
Menggunakan pendekatan ilmiah dalam
pengambilan keputusan dan pemecahan masalah.
Lanjutan
Membutuhkan kerja sama tim Memperbaiki proses secara
berkesinambungan
Menyelenggarakan pendidikan dan
pelatihan
Memberikan kebebasan yang terkendali Memiliki kesatuan tujuan
Adanya keterlibatan dan pemberdayaan
TUJUAN MUTU
Mengurangi tingkat kesalahan.
Mengurangi pekerjaan ulang dan pemborosan
Mengurangi kegagalan di lapangan, beban garansi. Mengurangi ketidakpuasan pelanggan.
Mengurangi keharusan memeriksa dan menguji.
Memendekkan waktu guna melempar produk baru ke
pasar.
Manfaat Program Jaminan Mutu.
Meningkatkan efektifitas pelayanan kesehatan yang
dilaksanakan oleh lembaga tersebut.
Lebih terjaminnya efisiensi manajemen pelayanan
lembaga tersebut.
Masyarakat akan menerima produk dan pelayanan
kesehatan yang sesuai dengan kebutuhannya.
Para petugas kesehatan akan lebih terlindungi jika
Sasaran Program Jaminan
Mutu
.
Komponen masukan (
input )
pelayanan. Komponen proses (
process
) Input ( dana, tenaga dan sarana ) baik
kuantitas maupun kualitasnya.
Proses ( tindakan medis dan non medis )
Indikator Mutu Pelayanan Untuk Mengukur Tingkat Efisiensi Rumah Sakit
Unit Cost untuk rawat jalan.
Jumlah penderita yang mengalami dekubitus. Jumlah penderita yang jatuh dari tempat tidur. BOR
TOI ( Turn Over Interval )
Indikator Mutu Yang Berkaitan
Dengan Tingkat Kepuasan Pasien
Jumlah keluhan dari pasien atau
keluarganya.
Surat pembaca dikoran.
Surat kaleng.
Surat masuk di kotak saran
Survei tingkat kepuasan pengguna
Indiktor Cakupan Playanan
Sebuah RS terdiri dari
Jumlah dan persentasi kunjungan rawat
jalan / inap menurut jarak rumah sakit dan asal pasien.
Jumlah pelayanan dan tindakan medik
yaitu jumlah tindakan pembedahan dan jumlah kunjungan spesialis.
Indikator Mutu Yang Mengacu
Pada Keselamatan Pasien :
Pasien terjatuh darii tempat tidur / kamar
mandi.
Pasien diberi obat salah.
Tidak ada obat / alat emergensi. Tak ada oksigen
Tak ada alat pengisap lendir.
DEMENSI MUTU
Waktu tunggu
LINGKRAN MUTU
Plan
Action Do
TQM (Total Quality
Management)/ GKM
TQM adalah suatu manajemen model pengendalian mutu yang didasarkan
pada partisipasi semua anggota tim
dengan menempatkan kualitas
sebagai sentral dengan tujuan
memuaskan pelanggan dan
mencapai keberhasilan organisasi dalam jangka panjang. Perbaikan yang
Deteksi Kesempatan: isu, keluhan, hasil
monitor (pelayanan lambat)
Definisi Masalah
Identifikasi akar penyebab masalah
Upaya pemulihan
Trilogi Juran (I)
Mutu tidak datang demikian saja, perlu direncanakan atau dirancang :
1. Perencanaan Mutu.
Mengidentifikasi siapa pelanggan.
Mengidentifikasi kebutuhan pelanggan.
Mengembangkan keistimewaan produk, merespon
kebutuhan pelanggan.
Mengembangkan proses yang mampu menghasilkan
keistimewaan produk.
Trilogi Juran (II)
2. Pengendalian Mutu.
Kontrol Mutu adalah proses deteksi dan koreksi adanya penyimpangan atau perubahan segera
setelah terjadi sehingga mutu dapat dipertahankan. Langkah kegiatan :
Evaluasi kinerja dan kontrol produk.
Membandingkan kinerja aktual dengan tujuan
produk.
Bertindak terhadap perbedaan atau penyimpangan
Trilogi Juran (III)
3. Peningkatan Mutu.
Peningkatan mutu mencakup mempertahankan dan mengurangi tingkat kecacatan dan kesalahan yang
menyangkut pelanggan internal dan ekstenal. Kegiatan peningkatan mutu ;
Mengadakan infrastruktur yang diperlukan bagi upaya
peningkatan mutu.
Identifikasi apa yang periu ditingkatkan dan proyek
peningkatan mutu.
Meningkatkan tim proyek.
Menyediakan tim dengan sumber daya, peiatihan,
motivasi
CONTOH INSTRUMEN/ UPAYA
PENINGKATAN MUTU
STANDAR
SURVEY KEPUASAN PELANGGAN
BENCHMARKING: membandingkan
dengan perusahaan lain yang
mempunyai produksi / jasa layanan
yang lebih baik dengan berbagi kinerja dan informasi operasional untuk
Standar (I)
Standar dibedakan atas dasar:
Standar Struktur yang berorientasi
pada institusi (input)
Standar Proses berorientasi pada
kinerja.
Hasil yang berorientasi pada
Standar (II)
Tujuan dari Standar adalah :
Meningkatkan kuantitas Asuhan /
Pelayanan.
Menurunkan Biaya Kesehatan.
Melindungi karyawan dari kelalaian
dalam melakukan tugas dan melindungi Pelanggan dari tindakan yang tidak
Standar (III)
Manfaat Standar :
Membantu dalam mengevaluasi dan meningkatkan
praktek pelayanan.
Memberikan kepuasan kepada karyawan bila ia dapat
memberikan Asuhan/ pelayanan yang baik.
Memberikan kriteria yang obyektif untuk mengkaji
hasil kerja karyawan.
Menentukan kebutuhan tenaga di ruangan/unit Mengidentifikasi isi program orientasi dan
PARADIGMA MUTU
INPUT PROSES OUTPUT
baik baik baik baik jelek jelek jelek baik baik
