• Tidak ada hasil yang ditemukan

TEORI ORGANISASI DESAIN ORGANISASI DAN

N/A
N/A
Protected

Academic year: 2018

Membagikan "TEORI ORGANISASI DESAIN ORGANISASI DAN"

Copied!
16
0
0

Teks penuh

(1)

TUGAS MATA KULIAH TEORI ORGANISASI

DESAIN ORGANISASI DAN BIROKRASI

PT BINA SERVICE

BEKASI

KELOMPOK 6 :

KUSWIATI

22140153

PUSPITA NHIEMAS

22140265

ELMAYANA LINDA 22140427

LULU MUMTAZAH

22140451

DASUP SUPRIYANTO

22140658

M. YUSUF

22140

GUNTUR RAHAYAAN

22140554

Program Studi Manajemen Administrasi

Akademi Sekretari dan Manajemen Bina Sarana Informatika

Jakarta

2016

(2)

KATA PENGANTAR

Dengan mengucapkan puji syukur kehadirat Allah SWT, yang telah melimpahkan rahmat dan karunia-Nya, sehingga pada akhirnya penulis dapat menyelesaikan makalah ini dengan baik. Dimana laporan makalah ini penulis sajikan dalam bentuk buku yang sederhana yang berjudul :

“DESAIN ORGANISASI DAN BIROKRASI PT BINA SERVICE”.

Tujuan laporan makalah ini dibuat sebagai salah satu syarat kelulusan mata kuliah Teori Organisasi pada program Diploma Tiga (D.III) ASM BSI. Sebagai bahan penulisan diambil berdasarkan praktik kerja di lapangan, observasi, dan beberapa sumber literatur yang mendukung penulisan ini. Penulis menyadari bahwa tanpa bimbingan dan dorongan dari semua pihak, maka penulisan laporan makalah ini tidak akan lancar.

Oleh karena itu pada kesempatan ini, izinkanlah penulis menyampaikan ucapan terima kasih kepada:

1. Ketua Jurusan Manajemen Administrasi Akademi Sekretari dan Manajemen Bina Sarana Informatika.

2. Bapak Ramadhan Kurniadi selaku Dosen Mata Kuliah Teori Organiasi kelas 22.5B.11 3. Bapak Gunawan Harsaputra selaku Direktur PT Bina Service

4. Kelompok 6 yang telah bekerjasama untuk menyelesaikan tugas ini

5. Serta semua pihak yang terlalu banyak untuk disebut satu persatu sehingga terwujudnya penulisan ini.

Akhir kata semoga laporan makalah ini dapat berguna bagi penulis khususnya dan bagi para pembaca yang berminat pada umumnya.

Jakarta, Desember 2016 Penulis

(3)

DAFTAR ISI

Cover Makalah ... 1

Kata Pengantar ...2

Daftar Isi...3

BAB I PENDAHULUAN …...5

1.1. Latar Belakang ...5

1.2. Rumusan Masalah...5

1.3.Tujuan Pembuatan Makalah...5

1.4. Ruang Lingkup...5

BAB II LANDASAN TEORI …………...6

2.1. Pengertian Desain Organisasi dan Birokrasi...6

2.1.1. Desain Organisasi…...6

2.1.2. Birokrasi...8

BAB III PEMBAHASAN………….……...12

3.1 Tinjauan Umum PT Bina Service...12

3.1.1 Sejarah dan Perkembangan PT Bina Service...12

3.1.2 Kegiatan PT Bina Service...12

3.1.3 Struktur Organisasi PT Bina Service...13

3.1.4 Fungsi Struktur Organisasi PT Bina Service...13

3.1.5 Birokrasi Pada PT Bina Service...14

BAB IV PENUTUP………….……...15

(4)
(5)

BAB I

PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang

Desain organisasi dikaitkan dengan pengambilan keputusan manajerial yang menentukan struktur dan proses yang mengkoordinasikan dan mengendalikan pekerjaan organisasi. Desain organisasi akan berpengaruh pada pembentukan suatu superstruktur di dalam kerja dari organisasi tersebut. Cara manajemen mendesain organisasi harus mengingat dimensi struktur organisasi ini. Bagaimana kombinasinya mempunyai dampak langsung atas efektivitas individual, kelompok dan organisasi itu sendiri. Manajer harus mempertimbangkan sejumlah faktor ketika mendesain organisasi, diantaranya satu yang sangat penting adalah teknologi, sifat kerja itu sendiri, karakteristik orang yang melakukan kerja, tuntutan lingkungan organisasi, keperluan untuk menerima dan memproses informasi dari lingkungan tersebut, dan keseluruhan strategi yang dipilih organisasi untuk berhubungan dengan lingkungan.

1.2. Rumusan Masalah

1. Apa pengertian struktur organisasi ? 2. Bagaimana desain struktur organisasi ? 3. Apa saja jenis-jenis struktur organisasi ?

4. Apa yang dimaksud dengan desain organsasi mekanik dan organik ?

1.3. Tujuan Pembuatan Makalah 1. Pengertian struktur

2. Desain struktur dan jenis-jenis struktur

3. Aspek-aspek penting menentukan efektivitas struktur 4. Desain orgasnisasi mekanik dan organisasi

1.4. Ruang Lingkup

(6)

BAB II

LANDASAN TEORI

2.1. Pengertian Desain Organisasi dan Birokrasi 2.1.1 Desain Organisasi

Desain organisasi adalah pola tentang hubungan antara berbagai komponen dan bagian organisasi.Pada organisasi formal struktur direncanakan dan merupakan usaha sengaja untuk menetapkan pola hubungan antara berbagai komponen, sehingga dapat mencapai sasaran secara efektif. Sedangkan pada organisasi informal, struktur organisasi adalah aspek sistem yang tidak direncanakan dan timbul secara spontan akibat interaksi peserta.

Desain organisasi-organisasi memberikan kerangka yang menghubungkan wewenang karena struktur merupakan penetapan dan penghubung antar posisi para anggota organisasi. Jika seseorang memiliki suatu wewenang, maka dia harus dapat mempertanggungjawabkan wewenangnya tersebut.

Pada umumnya orang akan menganggap struktur sama dengan desain organisasi. Sesungguhnya desain organisasi merupakan proses perkembangan hubungan dan penciptaan struktur untuk mencapai tujuan organisasi. Jadi struktur merupakan hasil dari proses desain. Proses desain merupakan suatu kegiatan yang bersifat continue dan dirancang oleh manajer. Apapun bentuk atau hasil dari proses desain tersebut, para perancang desain organisasi harus merancang sebuah organisasi yang dapat membuat organisasi tersebut tetap bertahan hidup. Selain itu pemilihan desain organisasi tersebut akan menentukan besar kecilnya organisasi. Setiap ukuran organisasi akan memberikan keuntungan masing-masing, namun diharapkan tercapainya tujuan organisasi dan juga eksistensi dari organisasi.

Tiga Dimensi Struktur Organisasi

A. Kompleksitas

Mempertimbangkan tingkat diferensiasi yang ada dalam organisasi termasuk di dalamnya tingkat spesialisasi atau tingkat pembagian kerja, jumlah tingkatan di dalam hirarki organisasi serta tingkat sejauh mana unit-unit organisasi tersebar secara geografis.

B. Diferensiasi :

(7)

Merujuk pada tingkat diferensiasi antara unit-unit berdasarkan orientasi para anggota, sifat dari tugas yang dilaksanakan, dan tingkat pendidikan dan pelatihannya.

- Spesialisasi adalah pengelompokkan aktivitas tertentu yang dilakukan satu individu. Spesialisasi fungsional = pembagian kerja.

Spesialisasi sosial = individunya yang dispesialisasi

- Departementalisasi : cara organisasi secara khas mengkoordiinasikan aktivitas yang telah dideferensiasi secara horizontal. Misal : Berdasarkan fungsi; geografis;produk;proses

- Diffrensiasi vertikal, merujuk pada kedalaman struktur

Misal : organisasi berbentuk tall atau flat, tergantung dari rentang kendali (span of control) - Diferensiasi Spasial, tingkat sejauh mana lokasi dari kantor,pabrik, dan personalia sebuah

organisasi tersebar secara geografis.

Bentuk dari desain organisasi ini ditentukan oleh tingkat formalisasi yang dilakukan, tingkat sentralisasi dalan organisasi, kualifikasi karyawan, span of control yang ada serta komunikasi dan koordinasi yang ada dalam organisasi (Robbins,2003:136). Bentuk desain organisasi terdiri dari:

a. Organic

Pada organisasi yang berbentuk organic, maka dalam organisasi ini terdapat tingkat formalisasi yang rendah, terdapat tingkat sentralisasi yang rendah, serta diperlukan training dan pengalaman untuk melakukan tugas pekerjaan. Selain itu terdapat span of control yang sempit serta adanya komunikasi horisontal dalam organisasi.

b. Mostly Organic

Pada organisasi yang berbentuk mostly organic, formalisasi dan sentralisasi yang diterapkan berada di tingkat moderat. Selain itu diperlukan pengalaman kerja yang banyak dalam organisasi ini. Terdapat span of control yang bersifat antara moderat sampai lebar serta lebih banyak komunikasi horizontal yang bersifat verbal dalam organisasi tersebut.

c. Mechanistic

(8)

d. Mostly Mechanistic

Pada jenis organisasi ini, terdapat ciri-ciri yaitu: adanya formalisasi dan sentralisasi pada tingkat moderat, adanya training-training yang bersifat formal atau wajib, span of control yang bersifat moderat serta terjadi komunikasi tertulis maupun verbal dalam organisasi tersebut. Desain organisasi membahas tentang bagaimana suatu organisasi dirancang dalam rangka pencapaian sebuah tujuan. Dalam desain organisasi ini terdapat Birokrasi. Desain organisasi ini selalu ada di setiap perusahaan, namun biasanya untuk desain organisasi yang terstruktur hanya ada pada perusahaan menengah ke atas.

2.1.2. Birokrasi

Model birokrasi pertama kali diperkenalkan oleh Max Weber.Model birokrasi dari Weber lebih menggambarkan hipotesis daripada kejadian nyata yang trestruktur. Menurut Weber, karakteristik dari birokrasi seperti ini:

1. Pembagian kerja

2. Hierarki kewenangan yang jelas 3. Formalisasi yang tinggi

4. Bersifat tidak pribadi (impersonal)

5. Pengambilan keputusan mengenai penempatan pegawai berdasarkan kemampuan 6. Jejak karir bagi pegawai

7. Kehidupan organisasi yang dipisahkan dengan jelas dari kehidupan pegawai.

Karakteristik-karakteristik tersebut menggambarkan “ideal type” dari Weber mengenai organisasi yang rasional dan efisien. Tujuan-tujuannya jelas dan eksplisif. Posisi diatur dalam suatu hierarki berbentuk piramida dengan wewenang yang makin meningkatkan waktu bergerak ke atas dalam organisasi.

Model-model Birokrasi 1. Birokrasi Mesin

(9)

Dalam sebuah birokrasi mesin aktivitas seperti pemasaran, penelitian dan pengembangan, produksi dan personalia secara khas dikelompokkan di bawah eksekutif fungsional.

- Kelemahan dan Kelebihan

Kekuatan utama dari birokrasi mesin terletak pada kemampuannya untuk melakukan aktivitas yang distandarisasi dengan cara sangat efisien. Mengumpulkan para spesialis secara bersama-sama menghasilkan economic of scale, meminimalkan duplikasi dari personalia dan peralatan, serta pegawai yang puas dan senang yang mempunyai peluang untuk berbicara dalam bahasa yang sama diantara para kawan sejawat mereka. Selanjutnya birokrasi mesin dapat dijalakan dengan baik dengan manajer tingkat menengah dan rendah yang kurang berbakat sehingga dengan demikian lebih murah.Intinya kelebihan dari birokrasi mesin ini adalah kegiatan yang distandarisasi, bersama-sama dengan formalisasi yang tinggi, memberi kesempatan agar pengambilan keputusan desentralisasi.

Kelemahan utama dari birokrasi mesin ini adalah disaat kita menghadapi orang-orang yang berada dibawah naungan organisasi tersebut, perhatian yang berlebihan dalam mengikuti peraturan. Tidak adanya tempat untuk modifikasi apabila terjadi suatu masalah. Birokrasi mesin hanya makna efisiensi selama para pegawai menghadapi masalah yang pernah mereka jumpai sebelumnya dan keputusan yang terprogram telah ditentukan.

- Kapan harus menggunakan Birokrasi Mesin?

Birokrasi mesin paling efisien untuk organisasi dengan ukuran besar, lingkungan yang stabil dan sederhana, dan teknologi yang terdiri dari pekerjaan rutin yang dapat distandarisasi.

Birokrasi mesin kemungkinan akan banyak ditemukan pada perusahaan produksi massal, seperti yang terdapat pada industri mobil dan baja, organisasi jasa dengan aktivitas yang sederhana dan yang diulang-ulang seperti penjara misalnya, atau perusahaan telepon dan asuransi, lembaga pemerintah dengan pekerjaan yang rutin, seperti kantor pos dan kantor pajak, serta organisasi serta organisasi yang memerlukan keselamatan khusus, seperti perusahaan penerbangan dan pemadam kebakaran.

2. Birokrasi Profesional

(10)

secara penuh adalah staf pendukung namun aktivitas mereka difokuskan untuk melayani operating core.

- Kelemahan dan Kelebihan

Kekuatan birokrasi professional adalah bahwa ia dapat mengerjakan tugas yang terspesialisasi yaitu yang membutuhkan keterampilan professional yang sangat terlatih dengan efisiensi yang relatif sama seperti yang dapat dilakukan oleh birokrasi mesin. Dalam hubungannya dengan pengendalian kekuasaan birokrasi professional membutuhkan manajemen puncak untuk melepaskan tingkat control yang cukup banyak. Alternatifnya yaitu para professional membutuhkan kebebasan untuk melakukan pekerjaan mereka dengan efektif.

Kelemahan birokrasi professional adalah sama seperti yang terdapat pada bentuk birokrasi mesin. Pertama ada kecenderungan berkembangnya konflik antara sub-unit. Berbagai fungsi professional tersebut mencoba untuk mengejar tujuan sempit mereka, sering membuat kepentingan fungsi lain dan organisasi secara keseluruhan tampak menjadi tidak penting. Kedua, para spesialis pada birokrasi professional seperti juga rekan kerja mereka pada birokrasi mesin, bersifat komplusif dalam tekadnya untuk mengikuti peraturan.Hanya saja peraturan tersebut dibuat oleh professional itu sendiri.Standar mengenali perilaku professional dan kode etik untuk praktik yang etis dan telah diresapi oleh para pegawai selama pelatihan mereka.

- Penggunaan Birokrasi Profesional

Birokrasi mesin paling baik untuk organisasi dengan ukuran besar, lingkungan yang stabil dan kompleks dan teknologi rutin yang diinternalkan lewat profesionalisasi. Operating core organisasi tersebut didominasi oleh professional yang terampil yang telah menghayati prosedur yang sukar untuk dipelajari namun didefinisikan dengan baik. Lingkungan yang komplek dan stabil berarti organisasi tersebut membutuhkan penggunaan keterampilan yang sukar yang hanya dapat dipelajari pada pendidikan formal dan pada program pelatihan, tetapi harus cukup stabilitas sehingga keterampilan tersebut dapat didefinisikan dengan baik dan distandarisasi.

(11)

General motors, Hershey Foods, Du Pont, Burlington Industries, dan Xerox merupakan contoh dari organisasi yang menggunakan struktur divisional. Kekuasaan dalam struktur divisional terletak pada manajemen menengah. Alasanya bahwa struktur divisional tersebut sebetulnya adalah sejumlah unit yang otonom, masing-masing secara khas adalah birokrasi mesin yang dikoordinasi secara terpusat oleh sebuah kantor pusat. Karena divisi tersebut berdiri sendiri, ia memberi kepada manajemen menengah (para manajer divisi) control yang cukup besar.

- Kekuatan dan Kelemahan

Salah satu masalah yang dikaitkan dengan birokrasi mesin adalah bahwa tujuan dari unit fungsional cenderung untuk menyampingkan tujuan keseluruhan organisasi. Salah satu kekuatan dari struktur divisional bahwa kian berusaha untuk mengobati masalah tersebut dengan cara menempatkan tanggung jawab penuh bagi sebuah produk atau jasa di tangan seorang manajer divisi. Jadi salah satu keuntungan dari struktur divisional tersebut adalah bahwa ia memberi lebih banyak pertanggungjawaban dan memfokuskan diri pada hasil daripada hanya memiliki satu titik fokus yaitu pada birokrasi mesin.

Kekuatan riil dari stuktur divisional dating dari terciptanya bisnis yang berdiri sendiri dalam sebuah bisnis.Divisi-divisi dapat memberikan respon, tanggung jawab dan memperoleh manfaat dari spesialisasi dan mampu memproses informasi seolah-olah mereka adalah organisasi tersendiri.Tetapi mereka juga mempunyai keuntungan dari ukurannya yang besar yang memungkinkan adanya economies of scale dalam perencanaan, perolehan modal, dan penyebaran risiko.

- Kapan harus menggunakan Divisi Struktural?

(12)

BAB III

PEMBAHASAN

3.1 Tinjauan Umum PT Bina Service

3.1.1 Sejarah dan Perkembangan PT Bina Service

Berawal dari sebuah perusahaan yang berdiri pada tahun 1984, PT BINA SERVICE memulai bisnis dibidang mekanikal/ elektrikal. Dan seiring dengan perkembangan teknologi dan semakin meningkatnya kesadaran masyarakat akan efisiensi sumber daya listrik dan energi, pada tahun 2008 PT BINA SERVICE semakin memantapkan kinerja dan usahanya sebagai perusahaan yang bergerak di bidang perangkat energy management and monitoring, serta peralatan elektronik pendukungnya (seperti UPS, Voltage Regulator, etc). Sadar bahwa pemanfaatan energi dan listrik sangat erat hubungannya dengan teknologi informasi dan komunikasi, dan adanya keinginan untuk mampu memberikan solusi menyeluruh kepada seluruh pelanggannya, PT BINA SERVICE kemudian mengembangkan sumber dayanya di bidang komputer, jaringan dan teknologi informasi dan komunikasi.

3.1.2 Kegiatan PT Bina Service

(13)

3.1.3 Struktur Organisasi PT Bina Service

3.1.4 Fungsi Struktur Organisasi PT Bina Service

1. Hubungan pelaporan kepada siapa suatu jabatan atau seseorang harus melapor

2. Alokasi tugas dan tanggung jawab Menjelaskan mengenai tugas dan tanggung jawab seorang pejabat yang menunjukkan lingkup tugas dan tanggung jawabnya.

(14)

3.1.5

Birokrasi pada PT Bina Service 1. Birokrasi Mesin

Birokrasi mesin ini mempunyai tugas operasi rutin yang sangat tinggi di PT Bina Serice contohnya adalah

 Mesin absensi

(Penginput data secara rutin mulai dari data absensi harian, mingguan hingga bulanan)

2. Birokrasi Profesional

Kekuatan yang terletak pada operating core atau pihak/ si profesional,

Apabila terdapat PO barang pada PT Bina Service maka tim professional adalah pihak quality control.

Apabila PO audit/ jasa maka birokrasi profesionalnya adalah auditor professional itu sendiri.

3. Birokrasi Divisional

(15)

BAB IV

PENUTUP

4.1 Kesimpulan

Desain organisasi merupakan proses perkembangan hubungan dan penciptaan struktur untuk mencapai tujuan organisasi. Dengan desain organisasi, maka keadaan perusahaan bisa terkontrol dan bisa meminimalisir apabila terdapat kendala kedepannya dan bisa memajukan perusahaan untuk bisa menjadi perusahaan yang unggul dibidangnya. Tetapi tidak luput dari aturan, dalam mendesain organisasi diperlukan adanya pertimbangan serta pemilihan yang matang dalam menentukan cara/ jenis mendesain organisasinya, tepat atau tidak dan dapatkah cara itu mengimplementasikan tujuan daripada organisasi tersebut nantinya.

Tiga dimensi organisasi meliputi Kompleksitas, Formalisasi, dan Sentralisasi. Kompleksitas terdiri dari diferensiasi horizontal yang berorientasi pada unit-unit dalam suatu organisasi seperti misalnya departemen. Diferensiasi Vertikal berorientasi pada level (jabatan) dalam suatu organisasi, misalnya saja golongan (pangkat) pada suatu perusahaan. Diferensiasi Spasial lebih berorientasi pada lokasi (letak geografis) organisasi tersebut. Formalisasi yaitu sejauh mana organisasi menyadarkan dirinya pada peraturan dan prosedur untuk mengatur perilaku dari para pegawainya. Sedangkan Sentralisasi, tingkat di mana pengambilan keputusan dikonsentrasikan pada suatu titik tanggal di dalam organisasi.

Dari hasil pembahasan tentang Desain Organisasi dan Birokrasi pada PT Bina Service, maka dapat disimpulkan :

1. Dengan adanya desain organisasi maka PT Bina Service dapat lebih mudah mengetahui tingkatan atau menyajikan informasi tentang penjualan dan pengadaan barang.

2. Birokrasi pada PT Bina Service juga ikut berperan penting untuk melancarkan jalannya suatu kegiatan dalam perusahaan.

(16)

4.2 Saran

Untuk pengembangan lebih lanjut maka penulis memberikan saran yang sangat bermafaat dan dapat membantu manajemen PT Bina Service untuk masa yang akan datang, yaitu :

1. Perlunya penambahan peralatan komputer dalam penerapannya dengan system yang dijalankan sehingga operasi kerja sangat cepat dan tepat.

2. Untuk mengoptimalkan penggunaan komputer, dianjurkan untuk melatih dan membimbing pengguna (user) atau pengawai sebagai operator komputer.

Referensi

Dokumen terkait

Berdasarkan hasil uji hipotesis yang telah dilakukan dapat diketahui bahwa optimisme memiliki hubungan positif yang signifikan dengan kesejahteraan psikologis.. Hal

Model pemberdayaan perempuan berbasis komunitas yang diimplementasikan telah memberikan pemahaman, pengetahuan, dan keterampilan bagi komunitas kuliner di

Sumber: Kanwil DJP Jateng II.. Bidang Kerjasama Ekstensifikasi dan Penilaian Seksi Bimbingan Kerjasama Perpajakan Seksi Bimbingan EkstensifikasiPerpajakan Seksi BimbinganPendataan

Sehingga dapat disimpulkan kembali bahwa perubahan yang terjadi pada jalan ini sebagian besar berubah, baik secara fungsi bangunan maupun kawasan di Jalan Progo yang dulunya

Skripsi ini mencoba menerapkan algoritma MPC dengan batasan (constraint) pada Coupled-Tank Basic Process Rig 38-100 dan hasilnya akan dibandingkan dengan hasil metode Aturan

Kesimpulan yang dapat ditarik dalam tulisan ini adalah tanggung jawab negara peluncur mengenai ganti rugi dalam penyelesaian ganti rugi akibat pengoperasian

Ketika memeriksa status dari pengoperasian perangkat seperti modem eksternal, HyperTerminal dapat dipakai untuk melakukan verifikasi koneksi dan untuk memastikan

Penulis panjatkan puji syukur kepada Tuhan Yang Maha Esa atas berkat dan karunia- Nya yang telah diberikan sehingga penulis dapat menyelesaikan skripsi yang berjudul