PERANGKAT RPP SMK PENGKODEAN DOKUMEN KELAS X / SEMESTER I Standar Kompetensi : KEARSIPAN Untuk Memenuhi Tugas Mata Kuliah Pengembangan Media Berbasis TIK Yang dibina oleh Drs. Mohammad Arief, M.Si Penyusun: Nur Fidia Shokhifatun Nadhiroh 150412600750 PROG

(1)

PERANGKAT RPP SMK

PENGKODEAN DOKUMEN KELAS X / SEMESTER I Standar Kompetensi : KEARSIPAN

Untuk Memenuhi Tugas Mata Kuliah Pengembangan Media Berbasis TIK

Yang dibina oleh Drs. Mohammad Arief, M.Si

Penyusun:

Nur Fidia Shokhifatun Nadhiroh 150412600750

PROGRAM STUDI

PENDIDIKAN ADMINISTRASI PERKANTORAN FAKULTAS EKONOMI

(2)

KATA PENGANTAR

Puji syukur saya panjatkan ke hadirat Allah SWT, atas kemurahan-Nya, sehingga saya dapat menyelesaikan perangkat pembelajaran ini. Perangkat ini dibuat dengan

maksud memenuhi tugas Pengembangan Media Berbasis TIK, untuk Program Studi Pendidikan Administrasi Perkantoran.

Perangkat ini dibuat sebagai acuan bagi para guru untuk melakukan pembelajaran sehingga diperoleh hasil belajar kognitif, afektif dan psikomotorik. Hasil belajar kognitif Administrasi Perkantoran meliputi produk dan proses, hasil belajar psikomotorik berupa keterampilan dalam melaksanakan aktivitas kerja ilmiah, hasil belajar afektif terdiri dari perilaku berkarakter dan keterampilan sosial.

Dengan demikian perangkat pembelajaran ini merupakan contoh perangkat RPP dan kelengkapannya yang melatihkan keterampilan berpikir, keterampilan proses, psikomotor, keterampilan sosial dan menumbuhkembangkan perilaku berkarakter.

Perangkat ini terdiri dari: Silabus, RPP, LKS dan Kunci LKS, LP-1: Penilaian Produk, Kunci 2: Penilaian Proses, 3 Penilaian Psikomotor, LP-4:Afektif, Modul, Media pembelajaran berupa slide power point.

Mudah-mudahan perangkat ini memberikan kemudahan bagi mahasiswa ekonomi calon guru Administrasi Perkantoran dalam mengelola pembelajaran sehingga memberikan ruang yang amat luas bagi peserta didiknya untuk mengembangkan keterampilan berpikir, keterampilan proses, keterampilan sosial, dan mewujudkan perilaku berkarakter.

(3)

(4)

DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR...2

SILABUS...4

RENCAANA PELAKSANAAN PEMBELAJAR ...8

Lembar Kerja Siswa 1 : Pengetian pengkodean dokumen...13

Lembar Kerja 2 : Syarat dan Manfaat Pengkodean Dokumen...15

LKS 3: Klasifikasi Pengkodean Dokumen...17

LEMBAR PENILAIAN (LP) 1...19

LEMBAR PENILAIAN 2: PROSES...20

LEMBAR PENILAIAN 3: PSIKOMOTOR...23

LP 4: FORMAT PENGAMATAN PERILAKU BERKARAKTER...24

LP 5 : FORMAT PENGAMATAN KETERAMPILAN SOSIAL...25

(5)

SILABUS MATA KEGIATAN MANAJEMEN KEARSIPAN

Standar Kompetensi : Cara Pengkodean Dokumen

Kompetensi Dasar : Menjelaskan Cara Pengkodean Dokumen

Kompetensi dasar yang dikembangkan untuk RPP: Menjelaskan Cara Pengkodean Dokumen

(6)

A. SILABUS MATA KEGIATAN MANAJEMEN KEARSIPAN KEARSIPAN

Nama Sekolah : SMKN 1 LAMONGAN

Mata Pelajaran : Kejuruan Administrasi Perkantoran Bidang keahlian : Bisnis dan Manajemen

Program Keahlian : Kearsipan Kelas/ Semester : X / I

Alokasi Waktu : 1 x 45 menit

Standar kompetensi : Cara Pengkodean Dokumen

Kompetensi Dasar : Menjelaskan Cara Pengkodean Dokumen

Kompetensi Dasar Materi pokok Kegiatan Pembelajaran Penilaian Alokasi waktu

Sumber Belajar 1.1Bertambah keimanannya

dengan menyadari hubungan keteraturan dan kompleksitas alam dan jagad raya terhadap kebesaran Tuhan yang menciptakannya

1.2 Penerapan penggunaan panca indera sebagai sarana untuk berkarya secara efektif dan efisien berdasarkan nilai-nilai agama yang dianut

(7)

dilakukan secara sungguh-sungguh

2.1 Memiliki motivasi internal dan menunjukkan rasa ingin tahu dalam pembelajaran menyiapkan, menggunakan arsip kantor

2.2 Menunjukkan perilaku ilmiah (jujur , disiplin, tanggung jawab, peduli, santun, ramah lingkungan, gotong royong)

dalam melakukan

pembelajaran sebagai bagian dari sikap ilmiah

2.3 Menghargai kerja individu dan kelompok dalam pembelajaran sehari-hari sebagai wujud implementasi sikap kerja 2.4 Memiliki Sikap proaktif dalam

melakukan kegiatan kearsipan

3.5 Menjelaskan Cara pengkodean dokumen

4.1 Memprakekan cara pengkodean dokumen

Cara pengkodean

dokumen Mengamati Mengamati beberapa cara pengkodean dokumen yang dilakukan disekolah atau kantor terdekat

Tugas

Membuat resume

tentang cara

(8)

Menanya

Memberikan kesempatan peserta didik menanyakan cara pengkodean dokumen Eksperimen/Explore Menggunakan contoh-conoh cara pengkodean dokumen

Asosiasi

Menjelaskan cara

pengkodean dokumen Komunikasi

Mempresenasikan cara pengkodean

Observasi

Ceklist lembar pengamatan pada saat

peserta didik

melakukan diskusi kelompok

Porofolio

Mengumpulkan dan mendokumentasikan cara pengkodean dokumen

Tes

Tes praktik dan tertulis bentuk uraian dan/atau pilihan ganda

tentang cara

(9)

B. RENCAANA PELAKSANAAN PEMBELAJAR

Satuan Pendidikan : SMKN 1 lAMONGAN

Mata Pelajaran : Kearsipan

Kelas/Semester : Kelas XI/ Semester 1 Materi Pembelajaran : Cara pengkodean dokumen Alokasi Waktu : 2 x 45 menit

I. Standar Kompetensi : Kearsipan

II. Kompetensi Dasar : Menjelaskan cara pengkodean dokumen III. Indikator

A. Kognitif 1.Produk:

a. Memahami Pengertian pengkodean dokumen b. Memahami Syarat pengkodean dokumen c. Memahami Manfaat pengkodean dokumen d. Memahami Klasifikasi pengkodean dokumen B. Proses:

Melaksanakan pembelajaran dengan bisa memahami pengertian serta dapat membedakan syarat dan klasifikasi serta manfaat dari pengkodean dokumen C. Psikomotor

Mempresentasikan pengertian dokumen,syarat,manfaat, dan klasifikasi dari pengkodean dokumen

D. Afektif

(10)

b. bekerjasama c. melayani IV. Tujuan Pembelajaran:

A. Kognitif 1. Produk:

a. Siswa dapat menjelaskan tentang pengertian Pengkodean dokumen sebagaimana soal pada LP 1 : Produk sesuai dengan kunci jawaban. b. Siswa dapat menyebutkan syarat pengkodean dokumen dengan tepat dan

benar dengan mengerjakan soal sebagaimana soal pada LP 1 : Produk sesuai dengan kunci jawaban.

c. Siswa dapat menyebutkan manfaat pengkodean dokumen dengan mengerjakan soal sebagaimana soal pada LP 1 : Produk sesuai dengan kunci jawaban.

d. Siswa dapat menjelaskan klasifikasi pengkodean dokumen dengan mengerjakan soal sebagaimana soal pada LP 1: Produk sesuai kunci jawaban.

B. Proses

Dapat mengetahui pengertian, syarat,manfaat dan klasifikasi pengkodean dokumen. Serta disediakan presentasi agar siswa dapat mengetahui nya Di LP 2 C. Psikomotor

Mempresenasikan pengkodean dokumen . Di LP 3 psikomotor. D. Afektif

1. Karakter:

Terlibat dalam proses belajar mengajar berpusat pada siswa. Siswa dinilai membuat kemajuan dalam menunjukkan karakter arsiparis yang teliti, tekun, cekatan, jujur, loyal, kreatif, disiplin, dapat dipercaya, dapat menyimpanan rahasia, kreatif-inovatif sesuai dengan LP 4 : Pengamatan Perilaku berkarakter. 2. Keterampilan sosial:

Terlibat dalam proses belajar mengajar berpusat pada siswa. Siswa dinilai membuat kemajuan dalam menunjukkan perilaku keterampilan sosial bertanya, menyumbang ide atau berpendapat, menjadi pendengar yang baik, dan berkomunikasi, bekerjasama, melayani sesuai dengan LP 5: Keterampilan sosial. V. Model dan Metode Pembelajaran:

Pendekatan : Saintifik

Metode Pembelajaran : Ceramah, tanya jawab, diskusi

Model : Cooperatve Learning

VI. Bahan

(11)

Alat terdiri dari:

 Alat Tulis Kantor (ATK),  peralatan LCD

Media terdiri dari Slide tentang:  Pengertian pengkodean dokumen  Syarat pengkodean dokumen  Manfaat pengkodean dokumen  Klasifikasi pengkodean dokumen VIII. Proses Belajar Mengajar

A. Pendahuluan

Kegiatan

Penilaian oleh Pengamat

1 2 3 4

1. Mengkomunikasikan tujuan pembelajaran produk, proses, psikomotor, keterampilan sosial, dan karakter. Siswa dapat mengemukakan pengertian pengkodean dokumen, syarat pengkodean dokumen, manfaat pengkodean dokumen, klasifikasi pengkodean dokumen

Guru meminta siswa mengemukakan pendapatnya, tentang pengkodean dokumen . (Fase 1 MPK)

2. Guru memberi penjelasan twntang pengkodean dokumen yang baik, dan benar sehingga siswa dapet dengan mudah memahami kodean dokumen . (Fase 1 MPK)

B. Inti

Kegiatan

Penilaian oleh Pengamat

1 2 3 4

Penggalan 1

a. Siswa mendiskusikan pengertian, syarat, manfaat, dan klasifikasi pengkodean dokumen. (Fase 2 MPK)

b. Guru memberikan informasi tentang pengertian, syarat, manfaat, dan klasifikasi pengkodean dokumen. Guru membagikan LKS satu LKS tiap Kelompok . (Fase 3 MPK) c. Siswa mendiskusikan pengertian, pengertian,

(12)

Kegiatan

1 2 3 4

MPK)

d. Guru menginformasikan manfaat dan klasifiksi pengkodean dokumen.

Penggalan 2

a. Mengorganisasikan siswa dalam kelompok-kelompok kooperatif . Setiap kelompok-kelompok terdiri dari 2 – 3 siswa, untuk mencari informasi dari internet tentang pengkodean dokumen . guru Membimbing siswa mengerjakan LKS 3 tentang pengkodean dokumen (Fase 4 MPK) c. Memberi tugas kelompok kepada siswa untuk

melakukan prosedur pengkodean dokumen d. Meminta siswa untuk melakukan prosedur

pengkodean dokumen . (Fase 5 MPK)

e. Melakukan evaluasi formatif dengan asesmen kinerja psikomotor dengan

cara meminta siswa menunjukkan hasil prosedur pengkodean dokumen.

Penggalan 3

a. Mengorganisasikan siswa dalam kelompok-kelompok kooperatif. Setiap kelompok-kelompok terdiri dari 2 – 3 siswa, untuk mencari informasi dari internet tentang engkodean dokumen.

b. Guru memberikan informasi tentang pengkodean dokumen. (Fase 5 MPK)

Penggalan 4

a. Membimbing kelompok berkomunikasi untuk menyampaian pendapat dalam menarik kesimpulan dengan mengacu pada Lembar Kerja.

b. Memberikan penghargaan kepada individu dan kelompok yang berkinerja baik dan amat baik dalam kegiatan belajar mengajar tersebut.

(13)

Kegiatan

1 2 3 4

Menutup pelajaran dengan membimbing siswa membuat rangkuman dan memberi Pekerjaan Rumah

X. Sumber Pembelajaran

1. LKS 1 : Pengetian pengkodean dokumen

2. LKS 2 : Syarat dan manfaat pengkodean dokumen 3. LKS 3 : klasifikasi pengkodean dokumen

4. Kunci LKS 1, 2, 3 5. LP 1: Produk 6. LP 2: Proses 7. LP 3: Psikomotor

8. LP 4: Pengamatan Perilaku Berkarakter 9. LP 5: Pengamatan Keterampilan Sosial 10. Tabel Spesifikasi Penilaian

DAFTAR PUSTAKA

1. Dewi. 2016. Materi Penyimpanan Pengkodean Dokumen kelas X

(http://franciscapoppydewi.blogspot.co.id/2016/08/cara-penyimpananpengkodean-dokumen-1.html) diakses pada tanggal 22 April 2017 2. (www.kampus-info.com/2014/08/cara-pengkodean-dokumen.html?m=1) diakses

(14)

Nama/Kelompok _______________________ Kelas: _________Tgl:_______________

Lembar Kerja Siswa 1 : Pengetian pengkodean dokumen Tujuan :

1. Dapat memahami pengertian pengkodean dokumen 2. Dapat memahami penyimpanan dokumen

Rumusan Masalah : Apa yang dimaksud dengan pengkodean dokumen? Apa yang dimaksud penyimpanan dokumen

Langkah – langkah :

1. Mendefinisikan dengan bahasa sendiri tentang arti/makna tentang pengkodean dokumen dan penyimpanan dokumen

2. Untuk pendalaman pemahaman konsep, siswa diminta memberi contoh pengkodean dokumen

3. Bisa memahami apa yang dimaksud pengkodean dokumen

4. Membentuk dalam kelompok kecil, mempraktekkan pengkodean dokumen Analisis :

1. Menurut pendapat anda apakah yang dimaksud dengan pengkodean dokumenn? . ... ... ... ... ...

2. Apa yang menjadi perbedaan antara pengkodean dan penyimpanan dokumen ? ... ... ... ... 3. Sebutkan pengertian dokumen Menurut Jogiyanto (2005:384) ?

(15)

Kunci Lembar Kerja 1 :

1. Pengkodean adalah memberikan kode pada setiap dokumen yang dimiliki dengan kode tertentu, sehingga masing-masing dokumen dapat diidentifikasi dan dapat diinventarisasi.

2. penyimpanan dokumen adalah segala bentuk usaha agar dokumen yang dimiliki tidak rusak dan tidak hilang, sehingga ketika dokumen tersebut dibutuhkan dapat disediakan sedangkan pengkodean dokumen adalah adalah memberikan kode pada setiap dokumen yang dimiliki dengan kode tertentu, sehingga masing-masing dokumen dapat diidentifikasi dan dapat diinventarisasi

3. pengkodean dokumen menurut Menurut Jogiyanto (2005:384) pengkodean adalah suatu susunan digit (angka), huruf dan karakter-karakter khusus yang dapat dirancang dalam bentuk kode. Kode digunakan untuk mengklasifikasikan data, memasukkan data ke dalam komputer dan untuk mengambil bermacam-macam informasi yang berhubungan dengannya. Kode dapat berupa angka, huruf dan karakter khusus.

(16)

Lembar Kerja 2

Syarat dan Manfaat Pengkodean Dokumen Tujuan :

Memahami syarat pengkodean dokumen Rumusan Masalah :

Apa syarat dan manfaat pengkodean dokumen ? Sebut dan jelaskan Langkah kerja :

1 mengetahui syarat pengkodean dokumen 2 mengetahui manfaat pengkodean dokumen

Analisis :

1 Syarat apa saja yang harus dipenuhi dalam pengkodean dokumen ?

(17)

Kunci jawaban LKS 2

1. Yang harus diperhatikan dalam pembuatan kode adalah sebagai berikut : a. Harus mudah diingat

b. Harus fleksibel, jika ada perubahan tidak akan merubah semuanya. c. Harus efisien (singkat), karena kode yang pendek akan mudah diingat. d. Harus unik (beda), berarti tidak ada kode yang kembar.

e. Harus konsisten, tidak boleh berubah-ubah dalam jangka pendek.

f. Harus standarisasi, karena kode yang tidak standard akan mengakibatkan kebingungan, salah pengertian dan cenderung terjadi kesalahan pemakaian bagi yang menggunakan kode tersebut.

g. Hindari penggunaan karakter yang mirip. h. Hindari penggunaan spasi.

i. Panjang kode harus sama.

2. a. Mempercepat atau mempersingkat proses penulisan baik dari elemen data, proses penyajian maupun peng- entry- an data pada komputer.

(18)

Nama/Kelompok _______________________ Kelas: _________Tgl:_______________

LKS 3:

Klasifikasi Pengkodean Dokumen

Tujuan : menyebutkan klasifikasi pengkodean dokumen dengan benar Rumusan masalah : apa saja klasifikasi pengkodean dokumen ? Langkah Kerja

 mendiskusikan tentang klasifikasi pengkodean dokumen yang dicatat dalam buku induks dokumen

Analisis

1 sebutkan klasifikasi pengkodean dokumen yang dicatat dalam buku indeks dokumen !

... ... ... ... ...

2. sebutkan pembagian pengklasifikasian dalam pengkodean dokumen ?

(19)

Kunci jawaban LKS 3

1. Untuk melakukan pengkodean dokumen dilakukan dengan mencatat pada buku induk dokumen, antara lain :

a) Nomor Urut

b) Tanggal Dokumen Diperoleh c) Penyusutan Dokumen

d) Nama / Judul Dokumen e) Kota Tempat Terbit f) Nama Penerbit g) Tahun Penerbitan h) Jumlah Halaman

i) Cara memperoleh Dokumen.

2. Pembagian klasifikasi di mulai dari pembagian utama yang dipecah

menjadi divisi, divisi dipecahkan lagi menjadi seksi, dan seksi di pecah menjadi subseksi.

a. Pola Klasifikasi Judul (Caption) dan Pembagian Judul atas b. Teknik Mengindeks

c. Teknik Menetapkan Kode

d. Prosedur dan Teknik penyimpanan

(20)

Nama : NIS : Tanggal :

LEMBAR PENILAIAN (LP) 1: PRODUK 1a

Apa yang dimaksud dengan sinten penyimpanan dan pengkodean dokumen ?

LEMBAR PENILAIAN (LP) 1: PRODUK 1b Sebutkan syarat dan manfat dari pengkodean dokumen ?

LEMBAR PENILAIAN (LP) 1: PRODUK 1c Sebutkan klasifikasi dari pengkodean dokumen ?

Kunci LP 1 : Produk 1a

Penyimpanan dokumen adalah segala bentuk usaha agar dokumen yang dimiliki tidak rusak dan tidak hilang, sehingga ketika dokumen tersebut dibutuhkan dapat disediakan.

Pengkodean adalah memberikan kode pada setiap

dokumen yang dimiliki dengan kode tertentu, sehingga masing-masing dokumen dapat diidentifikasi dan dapat diinventarisasi

Kunci LP 1: Produk 1b A. Syarat-syarat dalam Pengkodean Dokumen

Yang harus diperhatikan dalam pembuatan kode adalah sebagai berikut : a.Harus mudah diingat

b.Harus fleksibel, jika ada perubahan tidak akan merubah semuanya. c.Harus efisien (singkat), karena kode yang pendek akan mudah diingat. d.Harus unik (beda), berarti tidak ada kode yang kembar.

e.Harus konsisten, tidak boleh berubah-ubah dalam jangka pendek.

f.Harus standarisasi, karena kode yang tidak standard akan mengakibatkan kebingungan, salah pengertian dan cenderung terjadi kesalahan pemakaian bagi yang menggunakan kode tersebut.

g.Hindari penggunaan karakter yang mirip. h.Hindari penggunaan spasi.

(21)

B. Manfaat dari pengkodean dokumen adalah :

a. Mempercepat atau mempersingkat proses penulisan baik dari elemen data, proses penyajian maupun peng- entry- an data pada komputer.

b. Menghemat media penyimpanan data seperti harddisk, dan lain-lain.

c. Untuk mempermudah dan mempercepat proses pemasukan, pencarian serta pengolahan data guna memperoleh informasi yang akurat.

Kunci LP 1 : Produk 1c Klasifikasi dan Pengkodean Dokumen

Untuk melakukan pengkodean dokumen dilakukan dengan mencatat pada buku induk dokumen, antara lain :

a.Nomor Urut

b.Tanggal Dokumen Diperoleh c.Penyusutan Dokumen

d.Nama / Judul Dokumen e.Kota Tempat Terbit f.Nama Penerbit g.Tahun Penerbitan h.Jumlah Halaman

i. Cara memperoleh Dokumen.

LEMBAR PENILAIAN 2: PROSES

Proses : siswa dapat mengetahui pengertian, syarat,manfaat dan klasifikasi pengkodean dokumen, setelah siswa iu siswa dapat mempresenasikan hasil diskusinya bersama kelompoknya .

 Siswa dapat menjelaskan pegertian dari pengkodean dokumen

 Siswa dapat menjabarkan syarat dan manfaat dari pengkodean dokumen  Siswa dapat mengetahui klasifikasi dari pengkodean dokumen

 Prosedur :

1 menyiapkan peralatan alat tulis yang ada

2 tugas siswa untuk melakukan prosedur pengkodean dokumen dari teori yang sudah siswa tersebut pelajari.

3 Penentuan skor kinerja siswa

(22)

5 Siswa mengakses kinerjanya sendiri dengan menggunakan format yang telah di berikan oleh guru.

Format Asesmen Kinerja Proses N

o

Rincian Tugas Kinerja Skor

Maksimu

- Kemampuan melakukan klasifikasi

- Kemampuan mengurutkan proses

10 10

2 Prosedur pengertian pengkodean dokumen Ketelitian

3. Prosedur Syarat pengkodean dokumen 4 Prosedur manfaat pengkodean

dokumen 5 Prosedur klasifikasi pengkodean

(23)

Lamongan, 25 April 2017

Siswa Guru

(...) (………...)

Dosen pembimbing

(24)

LEMBAR PENILAIAN 3: PSIKOMOTOR

Prosedur :

 Tugasi siswa melakukan prosedur pelaksanaan pengkodean dokumen .  Penentuan skor kinerja siswa mengacu pada format asesmen kinerja

dibawah ini.

 Berikan format ini kepada siswa sebelum asesmen dilakukan.

 siswa diijinkan mengakses kinerja mereka sendiri dengan menggunakan format ini.

Format Asesmen Kinerja Psikomotor N

o

Rincian Tugas Kinerja Skor

Maksimu

1 Menyiapkan rangkaian prosedur

pengkodean dokumen 20

2. Mengidentifikasikan kemampuan

kerjasama dalam kelompok 20 3 Mengidentifikasi hal-hal yang

penting untuk diperhatikan dan dilaksanakan dalam prosedur pengkodean dokumen

20

4 Mengidentifikasikan ketrampilan yang ada dalam prosedur

pengkodean dokumen.

20 5 Mengindentifikasikan ketelitian

dalampengkodean dokumen. 20

J u m l a h

100

Siswa Guru

(...) (...)

Dosen pembimbing

(25)

LP 4: FORMAT PENGAMATAN PERILAKU BERKARAKTER

Siswa: Kelas: Tanggal:

Petunjuk:

Untuk setiap perilaku berkarakter berikut ini, beri penilaian atas perilaku berkarakter siswa menggunakan skala berikut ini:

A= Sangat baik B= Memuaskan C= menunjukkan kemajuan D=memerlukan perbaikan Format Pengamatan Perilaku Berkarakter

N 1 Teliti, tekun,

(26)

LP 5 : FORMAT PENGAMATAN KETERAMPILAN SOSIAL

Siswa: Kelas: Tanggal:

Petunjuk:

Untuk setiap keterampilan sosial berikut ini, beri penilaian atas keterampilan sosial siswa itu menggunakan skala berikut ini:

D = Memerlukan perbaikan C = Menunjukkan kemajuan B = Memuaskan A = Sangat baik

Format Pengamatan Keterampilan Sosial

No

Rincian Tugas Kinerja (RTK)

Memerluka n perbaikan

(D)

Menunjukka n kemajuan

(C)

Memuaska n (B)

Sangat baik (A) 1 berkomunikasi

2 bekerjasama 3 melayani

Pengamat

(27)

MATERI PEMBELAJARAN

MENJELASKAN CARA PENGKODEAN DOKUMEN

1. Pengertian Penyimpanan dan Pengkodean Dokumen

Penyimpanan dokumen adalah segala bentuk usaha agar dokumen yang dimiliki tidak rusak dan tidak hilang, sehingga ketika dokumen tersebut dibutuhkan dapat disediakan. Pengkodean adalah memberikan kode pada setiap dokumen yang dimiliki dengan kode tertentu, sehingga masing-masing dokumen dapat diidentifikasi dan dapat diinventarisasi. Sedangkan Menurut Jogiyanto (2005:384) pengkodean adalah suatu susunan digit (angka), huruf dan karakter-karakter khusus yang dapat dirancang dalam bentuk kode. Kode digunakan untuk mengklasifikasikan data, memasukkan data ke dalam komputer dan untuk mengambil bermacam-macam informasi yang berhubungan dengannya. Kode dapat berupa angka, huruf dan karakter khusus.

2. Syarat-syarat dalam Pengkodean Dokumen

Yang harus diperhatikan dalam pembuatan kode adalah sebagai berikut : a. Harus mudah diingat

b. Harus fleksibel, jika ada perubahan tidak akan merubah semuanya. c. Harus efisien (singkat), karena kode yang pendek akan mudah diingat. d. Harus unik (beda), berarti tidak ada kode yang kembar.

e. Harus konsisten, tidak boleh berubah-ubah dalam jangka pendek.

f. Harus standarisasi, karena kode yang tidak standard akan mengakibatkan kebingungan, salah pengertian dan cenderung terjadi kesalahan pemakaian bagi yang

menggunakan kode tersebut.

g. Hindari penggunaan karakter yang mirip. h. Hindari penggunaan spasi.

i. Panjang kode harus sama.

3. Manfaat pengkodean antara lain :

a. Mempercepat atau mempersingkat proses penulisan baik dari elemen data, proses penyajian maupun peng- entry- an data pada komputer.

(28)

c. Untuk mempermudah dan mempercepat proses pemasukan, pencarian serta pengolahan data guna memperoleh informasi yang akurat.

4. Klasifikasi dan Pengkodean Dokumen

Untuk melakukan pengkodean dokumen dilakukan dengan mencatat pada buku induk dokumen, antara lain :

a) Nomor Urut

b) Tanggal Dokumen Diperoleh c) Penyusutan Dokumen

d) Nama / Judul Dokumen e) Kota Tempat Terbit f) Nama Penerbit g) Tahun Penerbitan h) Jumlah Halaman

i) Cara memperoleh Dokumen.

Pembagian klasifikasi di mulai dari pembagian utama yang dipecah menjadi divisi, divisi dipecahkan lagi menjadi seksi, dan seksi di pecah menjadi subseksi.

a. Pola Klasifikasi Judul (Caption) dan Pembagian Judul atas b. Teknik Mengindeks

c. Teknik Menetapkan Kode