BAB II
KAJIAN TEORITIS
2.1 Pengertian Perpustakaan Umum
Perpustakaan umum merupakan perpustakaan yang menghimpun koleksi buku, bahan cetakan serta rekaman lain untuk kepentingan masyarakat umum. Menurut Hermawan dan Zen (2006 : 3), “ Perpustakaan umum adalah perpustakaan yang melayani seluruh lapisan masyarakat tanpa membedakan latar belakang, status sosial, agama, suku, pendidikan dan sebagainya”.
Sedangkan Sjahrial-Pamuntjak (2000 : 3) menyatakan bahwa
Perpustakaan umum adalah perpustakaan yang menghimpun koleksi buku, bahan cetak serta rekaman lain untuk kepentingan masyarakat umum.
Perpustakaan umum berdiri sebagai lembaga yang diadakan untuk dan oleh masyarakat. Setiap warga dapat menggunakan perpustakaan tanpa dibedakan pekerjaan, kedudukan, kebudayaan dan agama. Meminjam buku dan bahan lain dari koleksi perpustakaan dapat dengan cuma-cuma atau dengan membayar iuran sekedarnya sebagai tanda keanggotaan dari perpustakaan tersebut.
Selain kedua pendapat diatas Sulistyo-Basuki (1993 : 46), mengemukakan bahwa “ Perpustakaan umum adalah perpustakaan yang diselenggarakan oleh dana umum dengan tujuan melayani umum”.
Perpustakaan umum merupakan perpustakaan yang bertugas mengumpulkan, menyimpan, mengatur dan menyajikan bahan pustakanya untuk masyarakat umum. Perpustakaan umum diselenggarakan untuk memberikan pelayanan kepada masyarakat umum tanpa memandang latar belakang pendidikan, agama, adat istiadat, umur, jenis dan lain sebagainya, maka koleksi perpustakaan umum pun terdiri dari beraneka ragam bidang dan pokok masalah sesuai dengan kebutuhan informasi dari pemakainya.
2.2 Tujuan Dan Fungsi Perpustakaan Umum 2.2.1 Tujuan Perpustakaan Umum
Pada dasarnya penyelenggarakaan perpustakaan umum memiliki beberapa tujuan yang ingin dicapai. Menurut Yusuf (1996 : 18), tujuan Perpustakaan Umum antara lain :
1. Mengembangkan minat baca serta mendayagunakan semua bahan pustaka yang tersedia di Perpustakaan Umum ;
2. Mengembangkan kemmapuan mencari, mengolah, dan memanfaatkan informasi yang tersedia di Perpustakaan Umum ;
3. Mendidik masyarakat agar dapat menggunakan informasi yang tersedia di Perpustakaan Umum ;
4. Meletakkan dasar-dasar ke arah belajar mandiri :
5. Memupuk minat baca dan menumbuhkan daya apresiasi dan imajinasi masyarakat:
6. Mengembangkan kemampuan untuk memecahkan masalah, tanggung jawab dan berpartisipasi aktif dalam pembangunan nasional.
Tujuan dari perpustakaan umum adalah untuk memberikan kesempatan bagi umum membaca bahan pustaka yang dapat membantu meningkatkan mereka ke arah kehidupan lebih baik. Perpustakaan umum menyediakan sumber informasi yang cepat, murah dan tepat mengenai topik-topik yang sedang hangat dalam masyarakat maupun topik yang berguna bagi mereka. Selain itu perpustakaan umum membantu warga mengembangkan kemampuan yang dimiliki sehingga yang bersangkutan dapat bermanfaat bagi masyarakat sekitar. Tujuan lain, perpustakaan umum juga berfungsi sebagai agen kultural, artinya perpustakaan umum pusat utama kehidupan utama budaya masyarakat sekitarnya dan menumbuhkan apresiasi budaya masyarakat (Sulistyo-Basuki, 1993).
Sedangkan dalam Manifesto Perpustakaan Umum UNESCO yang dikutip oleh Sulistyo-Basuki (1993 : 46) dinyatakan bahwa Perpustakaan Umum mempunyai empat tujuan, yaitu :
1. Memberikan kesempatan bagi masyarakat umum untuk membantu meningkatkan masyarakat ke arah kehidupan yang lebih baik melalui membaca.
2. Menyediakan sumber informasi yang cepat, tepat dan murah bagi masyarakat terutama topik yang hangat dalam masyarakat.
3. Membantu warga untuk mengembangkan kemampuan yang dimilikinya sehingga yang bersangkutan akan berguna dan dapat membantu masyarakat dan bermanfaat bagi masyarakat sekitarnya.
Pada dasarnya penyelenggarakaan perpustakaan umum memiliki beberapa tujuan yang ingin dicapai. Menurut Rachmananta (2006 : 31), tujuan Perpustakaan Umum antara lain :
1. Memberikan kesempatan kepada warga masyarakat untuk menggunakan bahan pustaka dalam meningkatkan pengetahuan, keterampilan dan kesejahteraannya.
2. Menyediakan informasi yang murah, mudah, cepat dan tepat yang berguna bagi masyarakat dalam kehidupannya sehari-hari.
3. Membantu dalam pengembangan dan pemberdayaan komunitas melalui penyediaan bahan pustaka dan informasi.
4. Bertindak selaku agen kultural, sehingga menjadi pusat utama kehidupan budaya bagi masyarakat sekitarnya.
5. Memfasilitasi masyarakat untuk belajar sepanjang hayat.
Dari keempat uraian diatas mengemukakan bahwa tujuan perpustakaan umum adalah membina atau mendidik masyarakat untuk meningkatkan pengetahuan dan memanfaatkan bahan pustaka dengan baik agar mendapatkan informasi yang sesuai dengan kebutuhan. Perpustakaan umum memberikan pengarahan dan pendidikan tentang tujuan dan manfaat perpustakaan bagi masyarakat. Di samping itu perpustakaan umum juga berperan untuk mengembangkan kebiasaan membaca serta belajar mandiri masyarakat dengan mempergunakan bahan pustaka.
2.2.2 Fungsi Perpustakaan Umum
Perpustakaan umum menyediakan berbagai koleksi yang dapat dimanfaatkan masyarakat untuk menambah pengetahuan. Koleksi yang tersedia tidak hanya terbatas pada yang tercetak tetapi juga mencakup yang elektronik. Dengan ketersediaan koleksi, perpustakaan akan dapat melaksanakan fungsinya dengan baik.
Menurut Yusuf (1996 : 21) fungsi perpustakaan umum dapat dijabarkan sebagai berikut :
1. Fungsi Edukatif
Perpustakaan Umum menyediakan berbagai jenis bahan bacaan berupa karya cetak dan karya rekam untuk dapat dijadikan sumber belajar dan menambah pengetahuan secara mandiri.
2. Fungsi Informatif
Perpustakaan Umum sama dengan berbagai jenis perpustakaan lainnya, yaitu menyediakan buku-buku referansi, bacaan ilmiah populer berupa
buku dan majalah ilmiah serta data-data penting lainnya yang perlukan pembaca.
3. Fungsi Kultural
Perpustakaan Umum menyediakan berbagai bahan pustaka sebagai hasil budaya bangsa yang direkam dalam bentuk tercetak/terekam. Perpustakaan merupakan tempat penyimpanan dan terkumpulnya berbagai karya budaya manusia yang setiap waktu dapat diikuti perkembangannya melalui koleksi perpustakaan.
4. Fungsi Rekreasi
Perpustakaan Umum bukan hanya menyediakan bacaan-bacaan ilmiah, tetapi juga menghimpun bacaan hiburan berupa buku-buku fiksi dan majalah hiburan untuk anak-anak, remaja dan dewasa. Bacaan fiksi dapat menambah pengalaman atau menumbuhkan imajinasi pembacanya dan banyak digemari oleh anak-anak dan dewasa.
Berdasarkan uraian di atas mengemukakan bahwa perpustakaan umum mempunyai fungsi edukatif, informatif, rekreasi, kultural, dan sebagai sarana simpan karya manusia dengan tujuan untuk memenuhi kebutuhan masyarakat.
2.2.3 Tugas Perpustakaan Umum
Perpustakaan umum melakukan tugas untuk mencapai tujuan perpustakaan umum, sebagaimana dinyatakan dalam Buku Pedoman Umum Penyelenggaraan Perpustakaan Umum (2000 : 5), “Tugas pokok perpustakaan umum adalah menyediakan, mengolah, memelihara dan mendayagunakan koleksi bahan pustaka, menyediakan sarana pemanfaatannya dan melayani masyarakat pengguna yang membutuhkan informasi dan bahan bacaan”.
Pendapat lain dikemukakan oleh Yusuf ( 1996 : 18) menyatakan bahwa tugas pokok perpustakaan umum adalah sebagai berikut :
1. Perpustakaan umum disediakan oleh Pemerintah dan masyarakat untuk melayani kebutuhan bahan pustaka masyarakat.
2. Perpustakaan umum menyediakan bahan pustaka yang dapat menumbuhkan kegairahan masyarakat untuk belajar dan membaca sedini mungkin.
3. Mendorong masyarakat untuk terampil memilih bacaan yang sesuai dengan kebutuhannya dalam meningkatkan pengetahuan untuk menunjang pendidikan formal, nonformal, dan informal.
4. Menyediakan aneka ragam bahan pustaka yang bermanfaat untuk dibaca agar dapat meningkatkan taraf hidup masyarakat yang layak sehingga dapat berpartisipasi dalam pembangunan nasional.
Kedua pendapat di atas menyatakan bahwa tugas perpustakaan umum adalah menyediakan, memelihara, dan mendayagunakan bahan pustaka untuk dibaca agar dapat meningkatkan taraf hidup masyarakat sehingga dapat berpartisipasi dalam pembangunan nasional.
2.3 Koleksi Perpustakaan
2.3.1 Pengertian Koleksi Perpustakaan
Pengertian koleksi perpustakaan menurut Siregar ( 2002 : 2) adalah “Semua bahan pustaka yang dikumpulkan, diolah dan disimpan untuk disajikan kepada masyarakat guna memenuhi kebutuhan pengguna akan informasi”.
Koleksi perpustakaan tidak terbatas ahnya pada buku saja, tetapi meliputi segala macam betuk cetakan dan rekaman. Dalam Buku Pedoman Umum Penyelenggraan Perpustakaan Umum (2000 : 19), dinyatakan bahwa “Koleksi perpustakaan umum mencakup bahan pustaka tercetak serta buku, majalah dan surat kabar, bahan pustaka terekam dan elektronik seperti akset, video, piringan (disk) dan lain-lain”.
Berdasarkan uraian di atas dapat disimpulkan bahwa peprustakaan umum terdiri dari bahan pustaka tercetak, bahan pustaka terekam dan bahan pustaka elektronik yang dapat digunakan untuk memenuhi kebutuhan informasi.
2.3.2 Fungsi Koleksi Perpustakaan
Koleksi perpustakaan berfungsi untuk memenuhi kebutuhan pengguna perpustakaan. Menurut Sjahrial-Pamuntjak (2000 : 5) fungsi koleksi perpustakaan perguruan tinggi adalah :
Melayani keperluan para mahasiswa dari tingkat persiapan sampai kepada mahasiswa yang sedang menghadapi ujian sarjana dan menyusun skripsi, para staf dalam persiapan bahan perkuliahan serta para penelitian yang tergabung dalam perguruan tinggi bersangkutan.
Sedangkan dalam buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi (2004 : 3) fungsi koleksi perpustakaan Perguruan tinggi adalah sebagai berikut:
a. Fungsi Pendidikan
Untuk menunjang program pendidikan dan pengajaran perputakaan mengadakan bahan pustaka yang sesuai atau relevan dengan jenis dan tingkat program yang ada.
b. Fungsi Penelitian
Untuk menunjang program penelitian perguruan tinggi perpustakaan menyediakan sumber informasi tentang berbagai jenis hasil penelitian dan kemajuan ilmu pengetahuan mutakhir.
c. Fungsi Referensi
Fungsi ini melengkapi kedua fugsi di atas dengan menyediakan bahan- bahan referensi di berbagai bidang alat-alat bibliografis yang diperlukan untuk penelurusan informasi.
d. Fungsi Umum
Perpustakaan perguruan tinggi juga merupakan pusat informasi bagi masyarakat di sekitarnya. Fungsi ini berhubungan dengan program pengabdian masyarakat dan pelestarian bahan pustaka serta hasil budaya yang lain.
Dari uraian di atas jelas bahwa fungsi koleksi yang tersedia di perpustakaan sebagai fungsi pendidikan, penelitian, referensi dan umum untuk memenuhi kebutuhan masyarakat.
2.3.3 Ketersediaan Koleksi Perpustakaan
Untuk memenuhi kebutuhan pengguna, koleksi perpustakaan harus lengkap dan beragam, sehingga informasi yang dicari akan lebih mudah diperoleh. Ketersediaan koleksi yang beragam dapat memberikan alternatif bagi pengguna untuk mendapatkan informasi yang dibutuhkan.
Menurut Sutarno (2006 : 85) ketersedian koleksi perpustakaan adalah “Adanya sejumlah koleksi atau bahan pustaka yang dimiliki oleh suatu perpustakaan dan cukup memadai jumlah koleksinya dan koleksi tersebut disediakan agar dapat dimanfaatkan oleh pengguna perpustakaan tersebut.
Dari pendapat di atas dapat diketahui bahwa ketersedian koleksi perpustakaan merupakan kesiapan perpustakaan dalam menyediakan koleksi bahan pustaka untuk dipergunakan oleh pengguna sesuai dengan kebutuhan pengguna perpsutakaan tersebut.
Menurut Sutarno (2006 : 75) ada beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam melakukan ketersediaan koleksi sebuah perpustakaan antara lain :
a. Kerelevanan, koleksi hendaknya disesuaikan dengan kebutuhan pengguna perpustakaan
b. Berorientasi kepada pengguna perpustakaan c. Kelengkapan koleksi
Berdasarkan pendapat di atas dapat disimpulkan bahwa ketersediaan merupakan penyediaan berbagai jenis bahan pustaka yang akan dilayankan kepada penggunanya untuk dimanfaatkan sesuai dengan kebutuhan pengguna perpustakaan.
2.4 Pelayanan Perpustakaan
Pelayanan perpustakaan merupakan aspek penting dalam kegiatan perpustakaan karena pelayanan menjadi salah satu kunci keberhasilan penyelenggaraan perpustakaan. Menurut Darmono (2001 : 134), “Layanan perpustakaan adalah menawarkan semua bentuk koleksi yang dimiliki perpustakaan kepada pemakai yang datang ke perpustakaan dan meminta informasi yang dibutuhkannya”.
Sedangkan menurut Sutarno (2006 : 90), “Pelayanan perpustakaan merupakan kegiatan yang memberikan layanan yang baik sebagaimana dikehendaki oleh pemakai dalam pemberian informasi”.
Kedua pendapat di atas yang mengemukakan bahwa pelayanan perpustakaan merupakan kegiatan yang memberikan layanan dengan menawarkan semua bentuk koleksi sesuai dengan kebutuhan pengguna.
2.4.1 Sistem Layanan Perpustakaan
Perpustakaan perlu menentukan sistem layanan yang akan digunakan, agar pengguna dapat memanfaatkan layanan dan koleksi perpustakaan dengan efektif. Dengan adanya penentuan sistem ini pengguna dapat mengetahui bagaimana cara memanfaatkan koleksi dan layanan yang memiliki perpustakaan.
Menurut Darmono (2001 : 137) sistem layanan perpustakaan ada 2 (dua) yaitu:
1. Sistem layanan terbuka (opened access) 2. Sistem layanan tertutup (closed access)
2.4.1.1 Sistem Layanan Terbuka
Sistem layanan terbuka adalah salah satu dari sistem layanan perpustakaan. Menurut Yusuf (1996 : 135-136) “ Sistem layanan terbuka adalah sistem yang memberikan kebebasan kepada pengunjung untuk memasuki ruang koleksi dan memilih sendiri koleksi yang dibutuhkannya”.
Dari pendapat di atas dapat dinyatakan bahwa sistem layanan terbuka adalah suatu sistem yang memberikan kebebasan kepada pengguna untuk mencari sendiri informasi yang dibutuhkan.
Sistem layanan terbuka dalam pelaksanaannya memiliki beberapa keuntungan dan kerugian. Ada beberapa keuntungan yang diperoleh dengan menerapkan sistem layanan terbuka, antara lain :
1. Pemakai dapat melakukan pengambilan sendiri bahan pustaka yang dikehendaki dari jajaran koleksi.
2. Pemakai dilatih untuk dapat dipercaya dan diberi tanggung jawab terhadap terpeliharanya koleksi yang dimiliki perpustakaan ;
3. Pemakai akan merasa lebih puas karena ada kemudahan dala menemukan bahan pustaka dan alternatif lain jika yang dicari tidak ditemukan.
4. Dalam sistem ini tenaga perpustakaan yang bertugas untuk mengambil bahan pustaka tidak diperlukan sehingga bisaa diberi tanggung jawab di bagian lain (Darmono, 2001 : 140)
Walaupun banyak keuntungan yang diperoleh dari sistem layanan terbuka, namun ada kerugian menerapkan sistem layanan terbuka diperpustakaan antara lain :
1. Ada kemungkinan pengaturan buku di rak penempatan (jajaran) menjadi kacau karena ketika mereka melakukan browsing. Buku yang sudah di cabut dari jajaran rak dikembalikan oleh pemakai secara tidak tepat;
2. Ada kemungkinan buku yang hilang relatif lebih besar bila dibandingkan dengan sistem yang bersifat tertutup;
3. Memerlukan ruangan yang lebih luas untuk jajaran koleksi agar lalu lintas atau mobilitas pemakai lebih leluasa;
4. Membutuhkan keamanan yang lebih baik agar kebebasan untuk mengambil sendiri bahan pustaka dari jajaran koleksi tidak menimbulkan berbagai akses seperti peningkatan kehilangan atau perobekan bahan pustaka (Darmono, 2001 : 140)
Berdasarkan uraian di atas dapat disimpulkan bahwa sistem layanan terbuka adalah sistem yang memberikan kebebasan kepada pengguna untuk mencari dan mengambil sendiri koleksi yang dikehendaki sesuai dengan kebutuhannya. Hal ini
meringankan tugas petugas layanan perpustakaan karena tidak dibebani pekerjaan mencari koleksi dari jajaran rak. Namun sistem layanan terbuka membutuhkan ruangan yang lebih luas dan keamanan yang lebih baik karena kemungkinan buku hilang relatif lebih besar.
2.4.1.2 Sistem Layanan Tertutup
Selain sistem layanan terbuka, perpustakaan juga dapat menerapkan sistem layanan tertutup di perpustakaan. Sistem layanan tertutup menurut Soetminah (1991 : 131) adalah :
Sistem layanan tertutup adalah sistem layanan yang tidak memperbolehkan pengunjung perpustakaan masuk ke ruang koleksi, tetapi pengunjung boleh memilih pustaka yang ingin di pinjam melalui katalog perpustakaan dan setelah ditemukan sandi bukunya dapat diminta pada petugas untuk mengambilnya.
Dari pendapat di atas dapat disimpulkan bahwa sistem layanan tertutup adalah sistem layanan yang tidak memberikan kebebasan kepada pengguna untuk mencari sendiri koleksi ayng ada di perpustakaan. Koleksi yang dibutuhkan harus dicari melalui katalog, kemudian pengguna mencatat data buku yang dibutuhkan dan diberikan kepada petugas layanan untuk diambil dari jajaran koleksi.
Dalam pelaksanakannya sistem layanan tertutup memiliki beberapa keuntungan. Keuntungan sistem layanan tertutup adalah sebagai berikut :
1. Letak buku di rak selalu terpelihara karena pengambilan buku dilakukan oleh petugas.
2. Angka kehilangan bahan pustaka atau buku dapat ditekan dengan memasukkan slip buku yang dipinjam.
3. Tidak memerlukan petugas khusus untuk mengawasi pengunjung perpustakaan (Yusuf, 1996 : 137).
Berdasarkan uraian di atas dapat dinyatakan bahwa sistem layanan tertutup merupakan sistem yang tidak memperbolehkan pengguna untuk mencari dan mengambil sendiri koleksi yang dibutuhkan dari jajaran koleksi, melainkan harus melalui petugas perpustakaan sehingga kerapian dan kehilangan buku lebih
terjamin. Namun layanan tertutup kurang memberikan kepuasan kepada pengguna karena memilih koleksi dengan kartu katalog.
Jenis-Jenis Layanan
Perpustakaan berupanya untuk menyediakan berbagai layanan yang sesuai dengan kebutuhan pengguna. Pada umumnya pelayanan yang diselenggarakan perpustakaan umum adalah pelayanan sirkulasi, pelayanan referensi, pelayanan audiovisual, pelayanan terbitan berseri, pelayanan anak, pelayanan deposit. Dari keenam jenis layanan tersebut, penulis hanya menguraikan mengenai layanan deposit.
Menurut Saputro berpendapat bahwa salah satu (2008 : 1)
Salah satu tugas dan fungsi Perpustakaan Nasional adalah sebagai pusat deposit terbitan nasional dalam melaksanakan Undang-Undang Nomor 4 Tahun 1990 tentang serah simpan karya cetak dan karya rekam. Berdasarkan undang-undang tersebut, Perpustakaan Nasional dan Perpustakaan Nasional Provinsi mendapat tugas untuk melakukan penghimpun, penyimpanan, dan pelestarian bahan karya cetak dan karya rekam yang dihasilkan di wilayah Indonesia.
2.4.3 Layanan Deposit
Salah satu fungsi perpustakaan umum adalah sebagai pusat deposit. Layanan deposit berfungsi menyimpan hasil karyaa yang diterbitkan suatu daerah. Menurut Hasmaniah (1998 : 15), “Deposit yaitu pusat penyimpan bahan pustaka yang menyangkut suatu daerah baik yang diterbitkan disuatu daerah maupun di tempat alin”. Sedangkan dalam Buku Panduan Koleksi Perpustakaan Daerah (1992 : 30), “Koleksi deposit adalah pusat penyimpanan bahan pustaka yang diterbitkan di wilayah propinsi dimana perpustakaan daerah berdominasi : bahan perpustakaan yang berisi tentang aspek-aspek di wilayah tersebut”.
2.4.3.1 Fungsi dan Tujuan Layanan Deposit
Dalam Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 23 Tahun 1999 dinyatakan bahwa “Kewajiban serah-simpan karya rekam film ceriteria atau film dokumenter bertujuan untuk mewujudkan koleksi nasional dan melestarikannya sebagai hasil budaya bangsa dalam rangka mencerdaskan kehidupan bangsa”.
Uraian di atas mengemukakan bahwa layanan deposit adalah bertujuan melestarikan hasil budaya sebagai sumber ilmu pengetahuan dalam rangka mencerdaskan kehidupan bangsa.
2.4.3.2 Sistem Layanan Koleksi Deposit
Pada suatu perpustakaan koleksi deposit merupakan koleksi yang khusus, dimana sifat pelayananya berbeda dengan koleksi biasa. Sistem layanan koleksi deposit kebanyakan menggunakan sistem layanan tertutup (closses access) yaitu pengguna perpustakaan tidak dapat mengambil sendiri bahan pustaka dari ruang koleksi/rak.
Sebagaimana telah dijelaskan bahwa layanan deposit menggunakan sistem layanan tertutup (closed access). Hal ini berdasarkan pertimbangan sebagai berikut :
a. Koleksi layanan deposit termasuk layanan langka, oleh sebab itu untuk menjaga agar tidak terjadi kerusakan bahan pustaka maka sistem layanan tertutup lebih menguntungkan;
b. Koleksi layanan deposit tidak dipinjamkan, hingga tidak memperbolehkan pengguna langsung ke rak, sehingga susunan koleksi di rak selalu rapi; c. Dengan menggunakan sistem layanan tertutup, kehilangan koleksi dapat dihindarkan;
d. Pengawasan yang dilakukan tidak terlalu ketat, mengingat pustakawan yang ada di layanan deposit tidak banyak sehingga menetapkan sistem ini lebih menguntungkan dalam upaya penyimpanan dan pelestarian karya cetak dan karya rekam. (Sulastri dalam Huda 2007 : 9)
Uraian di atas menyatakan bahwa layanan deposit menerapkan sistem layanan tertutup untuk menjaga agar tidak terjadi kerusakan dan menghindarkan kehilangan koleksi dalam upaya penyimpanan dan pelestarian karya cetak dan karya rekam.
2.4.4 Jenis Koleksi Deposit 2.4.4.1 Hasil Serah Simpan
Salah satu jenis koleksi deposit diperoleh dari hasil serah simpan karya cetak dan karya rekam. Dalam Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 70 Tahun 1991 : 7 jenis karya cetak yang wajib diserahkan kepada Perpustakaan Nasional dan Perpustakaan Umum Daerah terdiri dari:
a. Buku fisik. b. Buku non fisik. c. Buku rujukan. d. Karya artistik.
e. Karya ilmiah yang dipublikasikan. f. Majalah.
g. Surat kabar. h. Peta.
i. Brosur.
j. Karya cetak lain yang ditetapkan oleh Kepala Perpustakaan Nasional.
Sedangkan dalam Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 23 Tahun 1999 : 9 :
Jenis karya rekam film ceriteria atau film dokumenter yang serah-simpankan kepada Perpustakaan Nasional dan Perpustakaan Daerah terdiri dari atas karya intelektual dan artistik yang direkam dan digandakan dalam bentuk media karya rekam, pita, piringan, dan bentuk media karya rekam lain sesuai dengan perkembangan teknologi.
Selanjutnya menurut Nasution dalam Huda (2007 : 18) jenis koleksi deposit adalah :
a) Terbitan pemerintah sendiri seperti peraturan daerah, surat-surat keputusan, pidato-pidato resmi, lembaran negara, statistik, dan laporan tahunan;
b) Hasil-hasil penelitian dari segala bidang yang dilaksanakan di daerah, hasil seminar, lokakarnya, temukarya, dan bahan lain yang serupa baik dari intansi pemerintah dan swasta;
c) Hasil terbitan perpustakaan daerah, katalog induk, accession list, majalah-majalah yang diterbitkan perpustakaan daerah.
d) Buku-buku dokumen langka tentang daerah, peta bahan kartografis daerah dan perjalanan;
e) Tulisan adan ringkasan lengkap atau rekaman lengkap tentang kepariwisataan dan hal-hal yang lain yang berkaitan dengan turisme, tentang sejarah daerah, tentang silsilah keturunan suatu abngsa disuatu daerah kemudian tentang hasil-hasil penelitian sejarah dan tentang kebudayaan, kesusasteraan dan bahasa daerah;
f) Rekaman musik tradisional dan ciptaan-ciptaan baru di daerah rekaman kegiatan penelitian sejarah lisan baik kaset, slide, film, video, dan rekaman tarian daerah serta permainan rakyat;
g) Cerita-cerita rakyat dalam berbagai bentuk, dan bahan pustaka tentang organisasi atau swasta di daerah;
h) Direktorinya tentang : Rumah-rumah ibadah Biro perjalanan umum
Kegiatan olahraga dan sarananya
Perusahaan dan perdagangan seperti bank, pabrik, pusat dagang di daerah
Badan penerangan di masyarakat di TV, radio, kantor pos dan telekomunikasi
Real estate, perkebunan dan pertambangan
Pelayanan masyarakat seperti kepolisian, angkatan bersenjata, rumah sakit dan puskemas, apotik dan klinik
Dari ketiga uraian di atas dapat disimpulkan bahwa jenis koleksi deposit adalah buku fiksi, buku non fisik, buku rujukan, karya artistik, karya ilmiah yang dipublikasikan, majalah, surat kabar, peta, brosur, dan karya rekam yang terdiri dari karya intelektual dan artistik yang direkam dan digandakan dalam bentuk media karya rekam, pita, piringan, dan bentuk media karya rekam lain sesuai dengan perkembangan teknologi.
2.4.4.2 Grey Literature
Selain koleksi di atas ada jenis koleksi grey literature ayng terdiri dari laporan penelitian dan dokumen-dokumen yang merupakan hasil kajian karya ilmiah, makalah seminar, dan terbitan pemerintah.
Menurut C.P Aanger dalam Adi (2008 : 65) :
Gray literature adalah bahan pustaka yang tidak tersedia di deretan buku untuk tidak dijual (non-commercioal printed materials); fisik luar (cover), percetakan dan penjilidan sederhana; dibuat untuk kepewrluan khusus atau untuk kalangan terbatas. Misalnya: prosiding, disertasi, bibliografi, laporan dan sebagainya.
Sedangkan dalam Virginia Islitude of Marine Science (VIMS), grey literature adalah: “ This term refers to paper, reports, technical notes other documents prodeced and published by govermental agencies, academic institutions and other groups that are not distributed or indexed by commercial publihers”.
Pendapat di atas dapat diartikan bahwa grey literature adalah suatu istilah yang berdasarkan laporan, catatan penelitian atau dokumen-dokumen yang merupakan hasil atau terbitan badan pemerintah, instansi akademik dan kelompok lain tujuannya tidak untuk didistribusikan oleh terbitan komersial.
Selain pendapat di atas California State Unversity, Long Beach (CSULB) menyatakan :
Gray literature or “Grey Literature” is Literature (often of a scientific or tehnical nature) that is not avaliable through the usual bibliographic such as databases or indexed. It can be both in print and, increasingly, electronic formats. Gray literature is produced by government agencies, universities, corporations, research centers, associations and societies, adn professional organizations.
Pendapat di atas dapat diartikan bahwa gray literature atau grey literature adalah kepustakan (umumnya bersifat ilmiah atau ilmu tehnik) yang tidak tersedia melalui pencarian bibliografi pada umumnya seperti database dan indeks.
Dalam Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi (2004 : 55) dinyatakan bahwa:
Literatur kelabu (Grey Literatur) meliputi semua karya ilmiah dan non-ilmiah yang dihasilkan oleh suatu perguruan tinggi. Literatur kelabu ini wajib disimpan di perpustakaan dengan keputusan rektor.
Literatur kelabu (Grey Literature) yang dimaksud antara lain : a. Skripsi, Tesis, Disertasi
b. Makalah seminar, Simposium, Konferensi, dsb
c. Laporan Penelitian dan pengabdian kepada masyarakat d. Laporan lain-lain, pidato pengukuhan, dsb
e. Artikel yang dipublikasikan oleh media massa f. Publikasi internal kampus
g. Majalah atau buletin kampus
Sedangkan menurut Rompas dalam Huda (2007 : 19) menggolongkan literatur kelabu ke dalam :
Karya tulis ilmiah, yang berupa penelitian, survei dan evaluasi karya persyaratan akademis dapat berupa skripsi, tesis, dan disertasi: buku pedoman dan petunjuk yang dibuat mengiringi sebuah produk barang baru berupa salat, metode atau suatu peraturan dan undang-undang, laporan-laporan penelitian, liputan peristiwa, organisasi/instansi, perkembangan bidang ilmu tertentu dan sebagainya, bibliografi, katalog dan daftar. Dari segi informasi yang terkandung, literatur kelabu merupakan informasi yang terpilih dan orisinil, objektif dan mutakhir.
Dari uraian di atas jelas bahwa koleksi deposit terdiri dari hasil-hasil karya pihak akademik, instansi/organisasi yang langka didapat yang berupa skripsi, tesis, disertasi, karya ilmiah, laporan penelitian, terbitan pemerintah, laporan tahunan, pidato pengukuhan guru besar.
2.5 Pemanfaatan
Menurut Handoko dalam Handayani (2007 : 28), bahwa dari segi pengguna pemanfaatan bahan pustaka di perpustakaan dipengaruhi oleh faktor internal dan eksternal.
Faktor internal meliputi: 1. Kebutuhan
Yang dimaksud dengan kebutuhan disini adalah kebutuhan akan inforamsi
2. Motif
Motif merupakan sesuatu yang melingkupi semua penggerak, alasan atau dorongan yang menyebabkan ia berbuat sesuatu
3. Minat
Minat adalah kecendurungan hati yang tinggi terhadap sesuatu
Faktor eksternal meliputi: 1. Kelengkapan koleksi
Banyaknya koleksi referensi yang dapat dimanfaatkan informasinya oleh mahasiswa
2. Keterampilan pustakawan dalam melayani pengguna
Keterampilan pustakawan dalam melayani mahasiswa dapat dilihat melalui kecepatan dan ketepatan mereka memberi layanan
3. Keterbatasan fasilitas dalam pencarian kembali
Dari uraian di atas dapat dinyatakan bahwa ada 2 (dua) faktor yang mempengaruhi pengguna memanfaatkan bahan pustaka yaitu faktor internal yang meliputi kebutuhan, motif dan minat, faktor eksternal yang meliputi kelengkapan koleksi, keterampilan pustakawan dalam melayani pengguna dan keterbatasan fasilitas dalam pencarian kembali.
2.5.1 Tujuan Pemanfaatan
Sebagai pusat informasi, perpustakaan dituntu untuk selalu memberikan pelayanan kepada pengguna. Untuk itu perpustakaan terus berusaha untuk menyediakan berbagai sumber informasi bahan-bahan yang relevan bagi penggunanya sehingga paengguna lebih relatif efektif dalam pemanfaatan koleksi.
Sebagai pusat pemanfaatan informasi perpustakaan harus mampu menyebarluaskan informai kepada pengguna sehingga tujuan pemanfaatan koleksi perpustakaan dapat tercapai. Sedangkan menurut Salim (2002 : 928) pengertian pemanfaatan sebagai proses, cara atau perbuatan memanfaatkan.
Dari kedua pendapat tersebut dapat diambil kesimpulkan bahwa tujuan pemanfaatan adalah sebagai proses, cara dan perbuatan pengguna dalam kegiatan pemanfaatan koleksi perpustakaan.
2.5.2 Frekuensi Pemanfaatan
Tingkat kunjungan pengguna ke sebuah perpustakaan tergantug bagaimana perpustakaan mampu memberikan informasi yang relevan kepada pengguna. Sedangkan menurut Salim (2002 : 425), dijelaskan bahwa “Frekuensi adalah sejumlah pengulangan kejadian tertentu yang teratur.
Dari definisi di atas dapat disimpulkan bahwa frekuensi pemanfaatan adalah kekerapan atau keseringan pengguna. Dalam hal ini frekuensi pemanfaatan yaitu keseringan pengguna dalam memanfaatkan layanan deposit dalam memenuhi kebutuhan informasi pengguna.
2.6 Pustakawan
2.6.1 Pengertian Pustakawan
Sedangkan menurut Suhernik (2006 : 73), “Pustakawan adalah seseoranga yang melaksanakan kegiatan perpustakaan denhan jalan memberikan pelayanan kepada masyarakat sesuai dengan tugas lembaga induknya berdasarkan ilmu pengetahuan, dokumentasi dan informasi yang dimilikinya melalui pendidikan”.
Definisi yang lebih jelas menurut Hermawan dan Zen (2006 : 45) menyebutkan bahwa :
Pustakawan adalah seorang yang melaksanakan kegiatan perpustakaan dengan jalan memberikan pelayanan kepada masyarakat sesuai dengan tugas lembaga induknya berdasarkan ilmu pengetahuan, dokumentasi dan informasi yang dimilikinya melalui pendidikan. Pustakawan adalah seorang yang berkarya secara profesional dibidang perpustakaan dan informasi.
2.6.2 Peran Pustakawan
Selain memiliki kegiatan serta tugas yang haru dilaksanakan, seorang pustakawan juga mempunyai peranan dalam perpustakaan. Seperti yang dinyatakan oleh Hermawan dan Zen (2006 : 56-57) sebagai berikut :
1. Edukator
Sebagai edukator (pendidik), pustakawan dalam melaksanakan tugasnya harus berfungsi dan berjiwa sebagai pendidik. Sebagai pendidik, ia harus melaksanakan fungsi pendidikan yaitu mendidik, mengajar dan melatih. Mendidik adalah mengembangkan kepribadian, mengajar adalah mengembangkan kemampuan berfikir, dan melatih adalah membina dan mengembangkan keterampilan.
2. Manajer
Pada hakikatnya pustakawan adalah “manajer informasi” yang mengelola informasi pada satu sisi, dengan pengguna informasi pada sisi lain. Informasi yang banyak dan terdapat dalam berbagai wadah yang jumlah selalu bertambah harus dikelola dengan baik. Kebutuhan informasi pengguna merupakan dasar dasar pengelolaan informasi.
3. Administrator
Sebagai administrator pustakawan harus menyusun, melaksanakan, dan mengevaluasi program perpustakaan, serta dapat melakukan analisis atas hasil telah dicapai, kemudian melakukan upaya-upaya perbaikan untuk mencapai hasil yang lebih baik.
4. Supervisor
Sebagai supervisor pustakawan harus :
a. Dapat melaksanakan pembinaan profesional, untuk mengembangkan jiwa kesatuan dan persatuan antar sesama pustakawan, sehingga dapat menumbuhkan dan peningkatan semangat kerja, dan kebersamaan; b. Dapat meningkatkan prestasi, pengetahuan dan keterampilan, baik
rekan sejawat maupun masyarakat pengguna yang dilayaninya;
c. Mempunyai wawasan yang luas, pandangan jauh ke depan, memahami beban kerja, hambatan-hambatan, serta bersikap sabar, tetapi tega, adil, objektif dalam melaksanakan tugasnya;
d. Mampu berkoordinasi, baik dengan sesama pustakawan maupun dengan para pembinanya dalam menyelesaikan berbagai persoalan dan kendala, sehingga mampu meningkatakan kinerja unit organisasinya.
Sedangkan Abbas dalam Kusumah (2001 : 1) mengemukakan peran pustakawan adalah :
1. Pustakawan adalah sebagai gerbang ke masa depan dan masa lalu. 2. Pustakawan sebagai pengajar.
3. Pustakawan sebagai manajer knowledge
4. Pustakawan sebagai organizer jaringan sumber-sumber informasi
5. Pustakawan sebagai penyokong untuk mengembangkan kebijakan informasi.
7. Pustakawan sebagai pengayak sumber informasi.
8. Pustakawan sebagai kolaborasi dengan penyedia sumber teknologi. 9. Pustakawan sebagai teknisi.
10.Pustakawan sebagai konsultan informasi.
Berdasarkan kedua pendapat di atas dapat diketahui bahwa pustakawan memiliki banyak peran, yaitu sebagai sumber edukator, manager, pustakawan juga berperan sebagai pengayak sumber informasi, sebagai teknisi dan sebagai konsultan informasi untuk mengembangkan perpustakaan sesuai dengan perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi dalam memenuhi kebutuhan informasi bagi pengguna perpustakaan.
2.7 Fasilitas Perpustakaan
2.7.1 Gedung dan Ruangan Perpustakaan
Di dalam pelaksanakan kegiatan perpustakaan diperlukan gedung dan ruang khusus. Para ahli memberi batasan perpustakaan sebagai ruang dimana bahan-bahan pustaka dikumpulkan, diatur dan disajikan kepada para pemakai. Keadaan ruang perpustakaan merupakan salah satu faktor penting yang menentukan berhasil tidaknya penyelenggarakan perpustakaan.
Sedangkan Siregar (2007 : 14) menyatakan bahwa :
Ruang baca adalah ruangan yang dipergunakan oleh pengguna/pengunjung perpustakaan untuk membaca bahan perpustakaan yang diperlukan. Ruangan baca pada umumnya dekat dengan koleksi atau ruang koleksi dan ruang baca digabungkan dalam satu satu ruangan. Ruang pelayanan digunakan untuk melayani pengguna perpustakaan, menyelesaikan administrasi peminjaman atau pengembalian, menyelesaikan daftar keanggotaan, menitipkan tas atau barang, menggunakan kartu katalog untuk mencari bahan pustaka yang ada di perpustakaan, melihat pengumuman, meminta keterangan, melayani fotocopy dan lain-lain.
Dari uraian di atas ini dapat disimpulkan bahwa ruang perpustakaaan adalah ruangan yang dipergunakan pengguna dalam kegiatan memanfaatkan layanan dan koleksi perpustakaan.
2.7.2 Perabot Dan Perlengkapan Perpustakaan
Perabot dan perlengkapan perpustakaan untuk layanan kepada pengguna jenisnya sangat tergantung kepada jenis atau sistem layanan yang diterapkan.
Menurut Siregar (2007 : 18), perabot dan perlengkapan didefinisikan sebagai berikut :
Perabot adalah barang-barang yang berfungsi sebagai wadah atau wahana penunjang fungsi perpustakaan seperti meja, kursi, rak, buku dan lain-lain. Sedangkan perlengkapan adalah barang-barang yang merupakan perlengkapan dari suatu komponen dan kegiatan perpustakaan antara lain mesin tik, komputer, layar proyektor dan lain-lain.
Menurut Buku Pedoman Umum Penyelenggaraan Perpustakaan Umum (2000 : 54) untuk menulis perabot dan perlengkapan perpustakaan umum harus memperhatikan antara lain :
a. Setiap jenis bahan pustaka pandang dengar memerlukan alat baca sendiri seperti : alat baca mikro tape recorder, untuk kaset video recorder dan sebagainya.
b. Perlengkapan seperti rak-rak buku, meja dan kursi untuk pembaca harus memperhatikan usia para warga masyarakat pemakai. Bagi perpustakaan umum dikaitkan dengan perlengkapan ini harus dilihat golongan pembaca sebagai berikut :
1. Anak-anak setingkat sekolah dan SMTP 2. Remaja
3. Orang muda/dewasa/usia lanjut 4. Orang cacat
Jumlah kursi atau tempat duduk yang disediakan untuk pembaca harus berkisar 20 s.d 30 persen dari jumlah pembaca potensial.
Dari kedua uraian di atas dapat disimpulkan bahwa perabot dan perlengkapan perpustakaan adalah wadah atau wahana sebagai penunjang fungsi perpustakaan.
2.7.3 Sarana Penelusuran (OPAC)
Perkembangan aplikasi teknologi informasi, khususnya teknologi komputer untuk perpustakaan maka berdampak juga pada katalog. Hal ini tampak dari bentuk fisik katalog perpustakaan yang sudah mengalami perubahan. Melalui teknologi informasi itu, komputer kini dapat menyimpan katalog sekaligus juga dapat membuat dan menelusur informasi, hal tersebut dapat dilakukan setelah di-input ke dalam bentuk pangkalan data atau database.
Untuk memperjelas apa yang dimaksud dengan katalog online tersebut, maka berikut ini dikutip beberapa pendapat ahli. Pengertian OPAC menurut Corbin dalam Hasugian (2001 : 5) adalah, “Suatu katalog yang berisikan
cantuman bibliografi dari koleki satu atau beberapa perpustakaan, disimpan pada magnetik disk atau media rekam lainnya, dan dibuat tersedia secara online kepada pengguna”.
Sedangkan menurut Tedd dalam Hasugian (2001 : 5) menyatakan bahwa : OPAC adalah sistem katalog terpasang yang dapat diakses secara umum, dan dapat dipakai pengguna untuk menelusur pangkalan data katalog, untuk memastikan apakah perpustakaan menyimpan karya tertentu, untuk mendapatkan informasi tentang lokasinya, dan jika sistem katalog dihubungkan dengan sistem sirkulasi, maka pengguna dapat mengetahui apakah bahan pustaka yang sedang dicari sedang di perpustakaan atau sedang dipinjam.
Berdasarkan uraian tersebut maka dapat disimpulkan bahwa katalog online atau OPAC merupakan saran penyimpanan, sarana penelurusan informasi secara online, dan sebagai sarana untuk dapat status dari suatu bahan pustaka.
2.8 Kepuasan Pengguna
2.8.1 Pengertian Kepuasan Pengguna
Kepuasan Pengguna merupakan tolak ukur keberhasilan suatu perpustakaan. Purnomowati dalam Sutardji dan Maulidyah (2006 : 2), “Kepuasan dapat diartikan sebagai suatu keadaaan dalam diri seseorang atau kelompok orang yang telah berhasil mendapat sesuatu yang dibutuhkan atau diinginkannya”. Kepuasan pengguna informasi merupakan tingkat kesepadanan antara kebutuhan yang ingin dipenuhi dengan kenyataan yang diterima.
Banyak defenisi berkaitan dengan kepuasan pemakai/pengguna (customer satisfactio) antara lain disebutkan oleh Tjiptono (2004 : 5) :
Kepuasan atau ketidakpuasan pelanggan adalah respon pelanggan terhadap evaluasi ketidaksesuaian/diskonfirmasi yang dirasakan antara harapan sebelumnya (atau norma kinerja lainnya) dan kinerja aktual produk yang dirasakan oleh pemakai.
Dengan bahasa yang lebih sederhana Kotler dalam Lupiyoadi (2001 : 158) menyebutkan “Kepuasan pelanggan sebagai tingkat perasaan seeorang setelah membandingkan kinerja (hasil) yang dirasakan dibandingkan dengan harapannya”. Sedangkan menurut Triadmojo (2006 : 6), “Kepuasan pelanggan adalah suatu keadaan dimana keinginan, harapan dan keperluan pelanggan dipenuhi”
2.8.2 Manfaat Kepuasan Pengguna
Setiap pengguna jasa perpustakaan harus diperhatikan kebutuhannya. Pemenuhan kebutuhan tersebut akan meningkatkan kepuasan pengguna perpustakaan sehingga akan memberikan manfaat bagi perpustakaan. Kepuasan pengguna memberikan manfaat antara lain :
a. Mendorong pengguna untuk kembali memanfaatkan jasa perpustakaan; b. Meningkatkan jumlah pengguna ;
c. Memperbaiki citra perpustakaa ;
d. Mendorong terciptanya loyalitas pengguna ;
e. Terciptanya hubungan yang harmonis antara perpustakaan dan pengguna (Wiyanto dalam Ulidarma, 2005 : 8)
Menurut Tjiptono (2004 : 102) terdapat beberapa manfaat yang diperoleh atas kepuasan pelanggan, antara lain :
a. Hubungan antara perusahaan dengan pelanggannya menjadi harmonis b. Memberikan dasar yang baik bagi pembelian ulang
c. Mendorong terciptanya loyalitas pelanggan
d. Membentuk suatu rekomendasi informal dari mulut ke mulut yang akan sangat menguntungkan bagi perusahaan
e. Reputasi perusahaan menjadi baik di mata pelanggan f. Laba yang diperoleh dapat meningkat
Berdasarkan pendapat di atas dapat disimpulkan bahwa manfaat dari kepuasan pengguna adalah meningkatkan jumlah pengguna, memperbaiki citra perpustakaan, mendorong terciptanya loyalitas pengguna dan terciptanya hubungan yang harmonis antara perpustakaan dan pengguna.
2.8.3 Faktor Yang Mempengaruhi Kepuasaan Pengguna
Menurut Kotler dalam Lupiyoadi (2001 : 158) menyatakan untuk menentukan tingkat kepuasan pelanggan, terdapat lima faktor utama yang harus diperhatikan oleh perusahaan, yaitu :
a. Kualitas Produk
Pelayanan akan merasa puas bila evaluasi mereka menunjukkan bahwa produk yang mereka gunakan berkualitas.
b. Kualitas Pelayanan
Pelanggan akan merasa puas bila mereka mendapatkan pelayanan yang baik atau sesuai dengan yang diharapkan.
c. Emosional
Pelanggan akan merasa bangga dan mendapatkan keyakinan bahwa orang lain akan kagum terhadap di bila menggunakan produk dengan
merek tertentu ayng cenderung mempunyai tingkat kepuasan yang lebih tinggi.
d. Harga
Produk yang mempunyai kualitas sama tetapi menetapkan harga yang relatif murah akan memberikan nilai yang relatif lebih kepada pelanggannya.
e. Biaya
Pelanggan yang tidak perlu mengeluarkan biaya tambahan atau tidak perlu membuang waktu untuk mendapatkan suatu produk atau jasa cenderung puas terhadap produk atau jasa tersebut.
Menurut Kosasih (2009 : 3-8) Faktor-faktor yang Mempengaruhi Kualitas Layanan Prima di Perpustakaan antara lain :
1. Faktor Kesadaran
Faktor kesadaran berfokus pada individu yang melakukan suatu tugas atau pekerjaan kesadaran pada kualifikasi pekerjaan, resiko yang dihadapi, konsumen yang ditangani dan cakupan tugas penting akan mempengaruhi perilaku seseorang dalam berhubungan dengan orang lain.
2. Faktor Aturan
Aturan biasanya memuat hal-hal yang mengikat dan merupakan patokan dalam menyelesaikan suatu pekerjaan. Aturan memuat cara kerja normatif yang harus ditempuh suatu organisasi atau individu.
3. Faktor Organisasi
Sehingga faktor organisasi yang dimaksud disini adalah mengorganisir fungsi pelayanan baik dalam struktur maupun mekanismenya yang akan berperan dalam produk mutu dan kelancaran pelayanan yang meliput i sistem, prosedur dan metode yang berfungsi sebagai tatacara atau tata kerja agar pelaksanaan pekerjaan dapat berjalan dengan lancar dan berhasil dengan baik.
4. Faktor Keterampilan dan Kemampuan
Keterampilan dan kemampuan merupakan keadaan yang menggambarkan kondisi seseorang dari sisi tinjau baik skill maupun fisik dapat melakukan atau pekerjaan sesuai dasar ketentuan yang berlaku.
5. Faktor Sarana Pelayanan
Sarana berfungsi untuk memudahkan pelayanan, memberikan kecepatan pelayanan yang lebih tinggi, menciptakan keakuratan dan kehandalan serta kejelasan informasi yang seharusnya dicatat yang hasil akhir bermuara pada efesiensi dan efektivitas pelayanan.
Bahwa sarana pelayanan adalah segala jenis peralatan perlengkapan kerja fasilitas lain yang berfungsi sebagai alat utama atau pembantu dalam pelaksanaan kerja, dan fungsi dari sarana pelayanan ini antara lain:
a. Mempercepat proses pelaksanaan pekerjaan sehingga dapat menghemat waktu.
c. Kualitas produk yang lebih baik/terjamin
d. Lebih mudah/lebih sederhana dalam gerak para pelakunya e. Menimbulkan rasa kenyamanan bagi orang yang berkepentingan
f. Menimbulkan perasaan puas pada orang yang berkepentingan sehingga dapat mengurangi sifat emosional mereka.
Faktor sarana pelayanan ini secara garis besar dibedakan dalam :
Sarana kerja, yaitu peralatan yang digunakan untuk memberikan pelayanan Fasilitas pelayanan, yaitu berbagai fasilitas yang dipergunakan dalam
memberikan pelayanan antara lain fasilitas ruangan, telepon umum, alat panggil dan lain sebagainya.
2.8.4 Metode Pengukuran Kepuasan Pengguna
Pengukuran kepuasan pelanggan merupakan elemen penting dalam menyediakan pelayanan yang lebih baik, lebih efisien dan lebih efektif. Apabila pelanggan merasa tidak puas terhadap suatu pelayanan yang disediakan, maka pelayanan tersebut dapat dipastikan tidak efektif dan tidak efisien. Kotler dalam Surtiawan (2006 : 6) menyebutkan beberapa metode untuk mengukur kepuasan pengguna, antara lain :
a. Sistem keluhan dan saran
Perpustakaan dapat membuat kotak saran dan menempatkan di tempat yang paling sering dilewati pemakai.
b. Survei kepuasan pemakai
Banyak metode survey yang digunakan untuk memahami tingkat kepuasan pemakai. Survei bisa dilakukan oleh internal perpustakaan, atau menyewa konsultan biro jasa yang khusus menangani tentang survei kepuasan pelanggan.
c. Ghost shopping
Metode ini dengan mempekerjakan beberapa orang untuk berperan sebagai pemakai dan harus dijaga identitasnya.
d. Analisis kehilangan pemakai (lost customer analysis)
Pimpinan perpustakaan dan pustakawan harus jeli melihat perkembangan pengunjung.
Menurut Zeitthaml dalam Sedarmayanti (2000 : 205) yang menyatakan bahwa tolok ukur kualitas pelayanan dapat diukur oleh sepuluh dimensi, yaitu :
1. Tangibles (berwujud), ruangan dan peralatan harus nyaman dan tertata dengan baik serta petugas pelayanan senantiasa berpakaian rapi.
2. Reliability (kehandalan), kinerja pustakawan harus dapat diandalkan dan akurat sehingga mampu menekan sekecil mungkin tingkat kesalahan yang terjadi.
3. Responsiveness (daya tanggap atau keresponsifan), setiap pustakawan harus mampu memberi jawaban kepada setiap permintaan pengguna dalam waktu yang relatif singkat. Apabila jawabannya tidak ditemukan,
pustakawan harus mampu mengacu pertanyaan ke sumber informasi yang tepat. Dalam hal ini, bahan rujukan menjadi sangat penting.
4. Competence (pengetahuan dan keterampilan), pustakawan yang bertugas melayani masyarakat harus terlatih dengan memadai sehingga dari segi teknis maupun etika berkomunikasi sangat menguasai dan mampu melaksanakan tugas tersebut dengan baik.
5. Acces (kemudahan hubungan), setiap pengguna perpustakaan harus memiliki akses yang mudah terhadap jasa perpustakaan. Suasana perpustakaan harus menyenangkan dan dilengkapi sarana komunikasi dan kalau memungkinkan juga fasilitas akses secara elektronis sehingga pelacakan informasi dapat dilaksanakan dengan cepat dan akurat.
6. Courtesy (perilaku), setiap pustskawan harus bersikap sopan, bersahabat, tanggap terhadap kebutuhan pengguna, hormat dan ramah kepada setiap pengguna.
7. Communication (komunikasi), setiap pustakawan harus mampu memberi layanan untuk mendengarkan suara, keinginan atau aspirasi pengguna sekaligus kesediaan untuk selalu menyampaikan informasi baru kepada masyarakat pengguna.
8. Credibility (kredibilitas atau kejujuran), setiap pustakawan harus mampu memiliki kredibilitas yang tinggi dan yang paling cocok dengan kebutuhan pengguna.
9. Security (keamanan), pelayanan perpustakaan harus dapat menjamin keselamatan fisik, keuangan, serta bahan-bahan yang dianggap rahasia. 10.Understanding the Customer (memahami atau mengerti kebutuhan
masyarakat pengguna), setiap pustakawan harus mampu menggali, mengidentifikasi, dan memahami kebutuhan pengguna.
