1
RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI ARUS KAS PADA PAUD LEBIH KECIL
Edi Tohidi1, Mohamat Setiawan2 Prodi Komputerisasi Akuntansi
STMIK IKMI Cirebon
ABSTRAK
Sistem informasi akuntansi arus kas yang dijalankan di PAUD masih dilakukan secara manual, yaitu dengan melakukan pencatatan data transaksi pada buku khusus. Hal ini membuat proses pencatatan transaksi dan pembuatan laporan keuangan menjadi lama. Oleh karena itu dibutuhkan system informasi akuntansi arus kas yang dapat memudahkan tugas bendahara dan dapat menghasilkan informasi yang cepat untuk sekolah. Sistem informasi akuntansi arus kas ini meliputi pendaftaran siswa baru, pencatatan transaksi arus kas sekolah PAUD serta penjurnalan dan pembuatan laporan keuangan dari setiap transaksi arus kas yang telah dilakukan dengan menggunakan Java sebagai bahasa pemrograman dan MySQL sebagai database. Metode pengembangan sistem menggunakan model pendekatan SDLC (System Development Life Cycle).
Kata Kunci: sistem informasi arus kas, PAUD, database MYSQL
A. PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang
Sistem Informasi merupakan sekumpulan prosedur organisasi yang pada saat dilaksanakan akan memberikan informasi bagi pengambil keputusan untuk mengendalikan organisasi. Oleh karena itu, informasi sangatlah dibutuhkan untuk membangun suatu sistem yang dapat berjalan sesuai dengan tujuan instansi, yaitu memberikan pelayanan yang baik dan menjaga keamanan informasi tersebut. Perkembangan teknologi saat ini juga telah membuat segala pekerjaan menjadi lebih mudah dilakukan, membuat data-data yang disimpan
menjadi lebih aman untuk jangka waktu yang lama.
PAUD merupakan sebuah lembaga pendidikan dan fasilitas dimana para murid bias menikmatinya. PAUD ini juga memiliki sebuah taman bermain sehingga anak-anak dapat bermain ditempat tersebut dengan ceria.
Saat ini segala pekerjaan yang menyangkut pemasukan, dan pengeluaran kas sekolah dilakukan secara manual. Hal ini dirasa kurang efisien, mengingat bendahara harus membuat sendiri format laporan, tanda bukti dan buku besar serta untuk menghitung pemasukan dan pengeluaran kas masih dilakukan secara
3 manual, dimana bendahara harus menghitungnya sendiri dengan menggunakan kalkulator. Pemborosan waktu dan tenaga bisa terjadi, dan data yang disimpan untuk jangka waktu yang lama bisa rusak. Berdasarkan uraian diatas maka dalam laporan penelitian ini penulis memilih judul “RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI ARUS KAS PADA PAUD LEBIH KECIL”.
1.2 Perumusan Masalah
Bagaimana membangun sebuah sistem informasi akuntansi arus kas dengan menggunakan Java sebagai bahasa pemrograman dan MySQL sebagai databasenya.
1. Pembatasan Masalah
Pada laporan penelitian agar laporan penelitian yang dilakukan sesuai dengan perencanaan maka terdapat pembatasan masalah, diantaranya:
a.
Hanya membahas masalah pemasukan dan pengeluaran kas PAUDb.
Tidak membahas pemasukan dan pengeluaran kas di kantor yayasan pusat.2. Tujuan Penelitian
Tujuan dilakukannya laporan penelitian ini antara lain :
Membuat suatu program aplikasi komputer yang dapat diakses oleh bendahara dalam mencatat data transaksi pemasukan dan pengeluaran kas serta diharapkan dapat meningkatkan kinerja bendahara dalam membuat laporan keuangan, jurnal umum dan buku besar.
3. Manfaat Penelitian
Adapun manfaat dari penyusunan laporan ini adalah :
1.
Untuk mengetahui bagaimana pembuatan dan penerapan system Arus kas pada PAUD2.
Menambah pengetahuan tentang sistem informasi akuntansi Arus kas.3.
Sebagai referensi bagi peneliti yang mengambil topik yang sama.B. TINJAUAN PUSTAKA
2.1
Sistem InformasiSistem Informasi merupakan pengaturan orang, data, proses dan teknologi informasi yang berinteraksi untuk mengumpulkan, memproses, menyimpan dan menyediakan sebagai output informasi yang diperlukan untuk mendukung sebuah organisasi1. Sistem informasi yang ada harus bersifat efisien, efektif dan fleksibel serta dapat memberikan keputusan terhadap pemakai sistem untuk mengendalikan organisasi.
4
2.
AkuntansiAkuntansi mempunyai dua pengertian, yaitu:
1.
Akuntansi merupakan sistem informasi pada haknya sendiri, yaitu akuntansi ini mempunyai berbagai sistem operasi untuk menghasilkan informasi yang relevan. Operasi-operasi itu meliputi:a.
Catatan-catatan data ekonomib.
Menjaga data yang dimasukkanc.
Memberikan quantitative (jumlah) informasi dalam hubungan keuangan.Dapat disimpulkan bahwa akuntansi dapat dilihat sebagai informasi keuangan yang diperlukan untuk penggunaan secara keseluruhan dari sebuah entitas.
2.2 Sistem Informasi Akuntansi
Sistem Informasi Akuntansi merupakan suatu kesatuan struktur dalam suatu entitas, misalnya suatu perusahaan bisnis ataupun suatu instansi yang menggunakan sumber-sumber fisik dan komponen lainnya untuk mentransformasikan data ekonomi ke dalam informasi akunting, dengan tujuan kepuasan informasi yang diperlukan dari berbagai user.
Dalam sistem informasi akuntansi terdapat proses transaksi yang terdiri dari proses akunting dan transaksi non-akunting melalui catatan-catatan non-akunting
terdiri dari jurnal utama (file-file transaksi) dan buku besar ( file-file utama).
2.3 Kas dan Arus Kas
Menurut Munawir (1983: 14), kas merupakan uang tunai yang dapat digunakan untuk membiayai operasi perusahaan, termasuk dalam pengertian kas adalah cek yang diterima dari para pelanggan dan simpanan perusahaan di bank yang dapat diambil kembali (dengan menggunakan cek atau bilyet). Sedangkan menurut Theodarus M. Tuanakotta, AK (1982: 150), dalam bukunya berjudul ”Auditing Petunjuk Pemeriksaan Akuntan Publik”, yaitu kas meliputi uang tunai dan simpanan-simpanan yang langsung dapat diuangkan pada setiap saat tanpa mengurangi nilai simpanan tersebut. Kas dapat terdiri dari kas kecil atau dana-dana kas lainnya seperti penerimaan uang tunai dari cek-cek (yang bukan mundur) untuk disetor ke bank keesokan harinya. Dari pendapat-pendapat tersebut di atas dapatlah ditarik kesimpulan bahwa kas, adalah seluruh uang tunai dan bentuk-bentuk lainnya yang dapat diuangkan setiap saat apabila perusahaan membutuhkan.
5 Rekening merupakan suatu alat untuk mencatat transaksi-transaksi keuangan yang bersangkutan dengan aktiva, kewajiban, modal, pendapatan dan biaya.6 Tujuan dari pemakaian rekening ini sendiri adalah untuk mencatat data yang akan menjadi dasar penyusunan laporan-laporan keuangan, mengidentifikasi data akuntansi secara unik, meringkas data, mengklasifikasi rekening atau transaksi dan menyampaikan makna tertentu.
Sedangkan laporan keuangan merupakan obyek dari analisis terhadap laporan keuangan yang bertujuan untuk menyediakan informasi yang menyangkut posisi keuangan, kinerja dan perubahan posisi keuangan suatu perusahaan yang bermanfaat bagi sejumlah besar pemakai dalam pengambilan keputusan ekonomi.7 Laporan keuangan meliputi:
1.
Laporan Neraca SaldoYang dimaksud dengan neraca saldo8 adalah daftar yang berisi saldo-saldo dari seluruh rekening yang ada di dalam buku besar pada suatu saat tertentu dengan tujuan untuk menguji kesamaan debet dan kredit di dalam buku besar dan mempermudah penyusunan laporan keuangan.
2.
Laporan Rugi – LabaTujuan utama dari sebuah perusahaan adalah mendapatkan laba. Laporan
rugi-laba disusun dengan maksud untuk menggambarkan hasil operasi perusahaan dalam suatu periode waktu tertentu.
2.5 MySQL
MySQL merupakan database yang dikembangkan dari bahasa SQL (Structured Query Language) yang digunakan untuk berkomunikasi dengan suatu database. Berdasarkan ANSI (American National Standard Institute), SQL merupakan bahasa standar untuk relational database management sistems. Pernyataan-pernyataan SQL digunakan untuk melakukan fungsi- fungsi seperti update data pada database, atau pengambilan data dari database. Beberapa Relational DBMS yang menggunakan SQL, antara lain: Oracle, Sybase, Microsoft SQL Server, Access, Ingres, MySQL, Postgre dan lain-lain.
C. METODE PENELITIAN Metode Penelitian
Metode penelitian adalah suatu teknis atau cara mencari, memperoleh, mengumpulkan atau mencatat data, baik berupa data primer maupun data sekunder yang digunakan untuk keperluan menyusun suatu karya ilmiah dan kemudian menganalisa faktor-faktor yang berhubungan dengan pokok-pokok permasalahan sehingga akan terdapat
6 suatu kebenaran datadata yang akan diperoleh.
3.1 Teknik Pengumpulan Data Metode pengumpulan data dalam penelitian ini yakni dengan melakukan observasi (pengamatan), interview (wawancara), dan dokumentasi.
1.
Observasi (pengamatan)Nasution (1988) dalam Sugiyono (2011:64) menyatakan bahwa observasi adalah dasar semua ilmu pengetahuan. Para ilmuwan hanya dapat bekerja berdasarkan data, yaitu fakta mengenai dunia kenyataan yang diperoleh melalui observasi. Metode ini digunakan dengan maksud untuk mengamati dan mencatat gejala-gejala yang tampak pada objek penelitian pada saat keadaan atau situasi yang alami atau yang sebenarnya sedang berlangsung, meliputi kondisi sumber daya manusia, komitmen dari pimpinan, serta kendala-kendala menuju penerapan akuntansi berbasis akrual dan kondisi lain yang mendukung hasil penelitian mengenai kesiapan dalam penerapan PP 71 tahun 2010. Hal ini dimaksudkan agar diperoleh data yang lebih mendekati kebenaran yaitu dengan membandingkan hasil wawancara dengan keadaan yang sebenarnya.
2.
Interview (Wawancara)Moleong (2013:186) mengatakan bahwa wawancara adalah percakapan dengan
maksud tertentu. Percakapan itu dilakukan oleh dua pihak, yaitu pewawancara (interviewer) yang mengajukan pertanyaan dan terwawancara (interview) yang memberikan jawaban atas pertanyaan itu. Metode ini dilakukan dengan cara mewawancarai secara langsung dan mendalam (indepth interview) kepada pihak yang terlibat dan terkait langsung guna mendapatkan penjelasan pada kondisi dan situasi yang sebenarnya pula. Dalam penelitian ini yang menjadi informan adalah orang-orang yang dianggap memiliki informasi kunci (key informan) yang dibutuhkan di wilayah penelitian. Banyaknya pegawai yang diwawancarai tergantung seberapa layak untuk menjawab pertanyaan penelitian.Pemilihan key informan yang berperan dalam proses akuntansi ini bertujuan meningkatkan validitas informasi yang disampaikan.
3.
Dokumentasi.Sugiyono (2011:82) menyatakan bahwa dokumen merupakan catatan peristiwa yang sudah berlalu. Dokumen bisa berbentuk tulisan, gambar, atau karya – karya monumental dari seseorang. Studi dokumen ini merupakan pelengkap dari penggunaan metode observasi dan wawancara dalam penelitian kualitatif.
D. HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN
7 4.1 Fase Desain Logis (Logical Design)
Dari permasalahan yang muncul, maka dibuat sebuah sistem baru yang diharapkan dapat mengurangi permasalahan- permasalahan yang ada. Sistem baru ini menerapkan teknologi database client/server dengan menggunakan arsitektur two-tier, dimana sebuah komputer server digunakan sebagai database, dan beberapa komputer lain digunakan sebagai client.
Dalam sistem ini jika ada user (bendahara I dan bendahara II) yang akan menggunakan sistem, maka mereka harus melakukan login terlebih dahulu. Kemudian sistem akan mengecek apakah user tersebut memiliki hak atau tidak. Setiap user akan masuk ke sistemnya masing-masing, yaitu: Bendahara I akan masuk ke Sistem Ksesiswaan, yaitu menangani pencatatan data siswa dan keuangan siswa yang meliputi pembayaran penentuan Uang Gedung (pembayaran awal untuk UPS dan UPA), pembayaran UPS, UPA, Uang SPP, Asrama dan Kegiatan, sedangkan Bendahara II yang menangani urusan transaksi keuangan berupa pengeluaran dan pemasukan sekolah serta pembuatan laporan keuangan. Setiap data dan transaksi yang dimasukkan melalui komputer masing- masing bendahara akan
diproses secara otomatis oleh sistem dan disimpan dalam database server.
4.2 Class Diagram Sistem Bendahara I
Gambar 1: sistem bendahara 1
4.3 Class Diagram Sistem Bendahara II
Gambar2 : bendahara II
4.4 ER Diagram
8 Gambar 4 ERD Bendahara II
4.5 Desain Input
Form Input Data Bendahara
Gambar 5 Form input data Bendahara Menu Master Input Data Siswa Baru
Gambag 6 menu master input data siswa baru
Menu Master Daftar
Gambar 7 Menu master daftar rekening
Menu Transaksi Input Kas Masuk
Gambar 8 Menu Transaksi Input Kas Masuk
Menu Transaksi Input Kas Keluar
Gambar 9 Menu Transaksi Input Kas Keluar
E. KESIMPULAN DAN SARAN 5.1. Kesimpulan
Berdasarkan pada hasil laporan dan analisis data dalam penelitian yang telah penulis lakukan. Dan sejalan dengan permasalahan yang telah dikemukakan, maka dapat ditarik kesimpulan sebagai berikut:
• Proses pencetakan transaksi dilakukan bersamaan setelah pencatatan transaksi, sehingga dapat mempermudah kegiatan bendahara.
9 dan data siswa disimpan dalam dua
bentuk, yaitu data tersimpan dalam
database komputer dan sebagai
arsip dalam bentuk kertas.
5.2. Saran
Sistem ini masih dapat dikembangkan lagi dengan menambahkan fasilitas tombol ubah untuk setiap transaksinya dan fasilitas untuk melakukan pencarian data laporan keuangan serta penanganan terhadap transaksi keuangan siswa jika siswa naik ke kelas berikutnya.
DAFTAR PUSTAKA
Dwi Pratowo, Rifka Juliaty, Analisis laporan Keuangan Konsep dan Aplikasi, Edisi Kedua, Yogyakarta: UPP AMP YKPN, 2005mFirdaus, Yoga, Pelajaran Akuntansi Untuk Sekolah Menengah Umum (SMU),
Jilid 2, Jakarta: Erlangga, 2000.
Jusup, Al. Haryono, Dasar-Dasar Akuntansi Jilid 1, Edisi ke-6, Yogyakarta: Bagian Penerbitan Sekolah Tinggi Ilmu Ekonomi YKPN, 2003.
Wilkinson, et al, Accounting Information Systems, Fourth Edition, John Wiley and Sons, New York, 2000.
Jeffery L. Whitten, Lonnie D. Bentley, Kevin C. Dittman, System Analysis and Design Methods, Sixth Edition, McGraw-Hill Education dan Andi, 2004.
Indrajani, Martin, Pemrograman Berorientasi Objek dengan Java, Jakarta: PT Elex Media Komputindo, 2004.
Didik Dwi Prasetyo, 150 Rahasia Pemrograman Java, Jakarta: PT Elex Media Komputindo, 2007.
Didik Dwi Prasetyo, Tip dan Trik Pemrograman Java 2, Jakarta: PT Elex Media Komputindo, 2004.
Setiyo Cahyono, Panduan Praktis
Pemrograman Database
Menggunakan MySQL dan Java, Cetakan Pertama, Bandung: Informatika, 2006.
NN, Buku Panduan Akademis SMA Pangudi Luhur Van Lith Muntilan, Muntilan, 2005.
