Sistem Informasi Pengolahan PKO pada Pabrik Pengolahan Inti Sawit PT. Perkebunan Nusantara IV Pabatu
(The Production Information System on Palm Kernel Processing Plant of PT. Perkebunan Nusantara IV Pabatu)
Saipul Bahri Daulay, Lukman Adlin Harahap
Abstract
The information system in a palm kernel crushing factory related closely to controlling and reporting the production process of palm kernel oil (PKO). The use of good information system will accelerate the reporting of production to the manager; tighten the controlling and the evaluation of the production process.
The information system in Pabrik Pengolahan Inti Sawit PT. Perkebunan Nusantara IV Pabatu still using paper documents, so that the reporting, controling and evaluation of production run slowly.
This research was done to develop the information system such as reporting, maintaining of data and evaluation based on Microsoft Visual Basic 6.0.
The information system could economize the maintainance of data, accelerated the process of reporting and making the evaluation of production accurate, so that controlling of production process could be done better.
Keywords: information system, economize, accelerate
Abstrak
Sistem informasi di pabrik pengolahan inti sawit erat kaitannya dengan pengawasan serta pelaporan proses produksi palm kernel oil (PKO). Penggunaan sistem informasi yang baik tentunya akan mempercepat pelaporan produksi kepada pimpinan, memperketat pengawasan dan evaluasi proses produksi.
Sistem informasi di pabrik pengolahan inti sawit PT. Perkebunan Nusantara IV Pabatu masih menggunakan sistem berkas sehingga pelaporan, pengawasan serta evaluasi produksi berjalan lambat.
Penelitian dilakukan untuk mengembangkan sistem informasi berupa pelaporan, penyimpanan data, serta evaluasi produksi berbasis komputer dengan menggunakan bahasa pemrograman Microsoft Visual Basic 6.0.
Sistem informasi ini dapat menghemat penyimpanan data, mempercepat proses pelaporan dan membuat evaluasi produksi secara akurat sehingga pengawasan proses produksi dapat dilakukan secara lebih baik.
Kata kunci: sistem informasi, menghemat, mempercepat
Pendahuluan
Latar Belakang
Kelapa sawit adalah komoditi ekspor utama di Indonesia, terutama dalam bentuk
CPO. Kelapa sawit sangat membantu perkembangan sektor non migas karena pertumbuhannya yang pesat dan diharapkan di masa depan akan menjadi penghasil utama devisa negara. Kebanyakan produksi kelapa sawit dihasilkan oleh perkebunan–perkebunan,
dan perkebunan adalah suatu bentuk usaha yang padat modal dan padat karya, artinya, selain butuh modal banyak, juga menyerap tenaga kerja yang banyak pula. (Bank Bumi Daya, 1988)
Perkebunan kelapa sawit selain menghasilkan minyak sawit mentah (CPO;
crude palm oil) dan minyak inti sawit (PKO; palm kernel oil) juga menghasilkan produk turunan yang dapat dikembangkan menjadi produk setengah jadi ( fatty acids, fatty alkohol dan glycerine) dan produk jadi seperti sabun dan kosmetika. (Basyar, 1999)
Pabrik pengolahan inti sawit (PPIS) Pabatu menghasilkan begitu banyak catatan‐catatan timbangan tiap harinya. Oleh karena itu, penggunaan suatu sistem informasi dengan memakai komputer untuk menyimpan dan menyajikan data‐data input harian di PPIS Pabatu akan dapat membantu Manajer Pabrik Pabatu untuk menganalisa keadaan pabrik lebih mudah dan dengan waktu yang relatif lebih singkat.
Tujuan Penelitian
Tujuan penelitian ini adalah untuk Mendesain program berbasis komputer untuk pengelolaan data di PPIS Pabatu.
Metodologi Penelitian
Penelitian dilakukan di PPIS PTPN IV Pabatu mulai bulan Mei sampai bulan Juni 2004.
Data yang dibutuhkan antara lain adalah data inventaris alat dan mesin pengolahan, data Penerimaan Inti Sawit Harian yang diperoleh dari stasiun timbangan inti sawit, data produksi PKO yang diperoleh dari buku jurnal pabrik, data analisis produksi laboratorium tentang kadar air, kadar kotor, dan Asam Lemak Bebas (ALB), dormat masukan dan keluaran laporan antara lain penerimaan inti sawit per kebun, data penerimaan, produksi, pengiriman, dan persedian serta laporan harian pengolahan PPIS.
Data yang digunakan diperoleh dengan cara pengamatan langsung, wawancara, studi pustaka, dan pencatatan.
Berdasarkan kepada tahapan yang diutarakan Waljiyanto (2003). Dalam pelaksanaan penelitian ini dilakukan beberapa tahap kegiatan, tahap pertama adalah analisis sistem, yang terdiri dari:
1. Mengidentifikasi sistem, dengan cara mempelajari dan mengumpulkan data dari setiap bagian yang terlibat dalam bentuk pengolahan data yang telah ada.
2. Memahami kerja dari sistem yang ada, dengan cara mempelajari aliran informasi dari setiap bagian yang terlibat dalam penggunaan dan pengolahan PKO di PPIS PTPN IV Pabatu, dan juga mempelajari format masukan dan keluaran informasi pada setiap bagiannya. Selain itu mengetahui pihak‐pihak yang akan menggunakan informasi tersebut.
3. Menganalisis sistem, berdasar‐ kan data yang sudah didapatkan ditariklah suatu kesimpulan mengenai aliran data yang terwakili dengan dibuatnya suatu diagram aliran data (DAD). (Kadir, 1999)
Tahap kedua dari kegiatan penelitian adalah perancangan sistem, yang mana terdiri dari :
1. Merancang masukan, keluaran, dan merancang program secara keseluruhan, berdasarkan masukan dan keluaran yang digunakan di PPIS PTPN IV Pabatu.
2. Merancang form beserta object‐objectnya dan menulis kode program (routine) yang dibutuhkan berdasarkan rancangan masukan dan keluaran yang telah ditentukan sebelumnya.
3. Melakukan uji jalan (Run), diperiksa apakah ada terjadi error/kesalahan pada tiap‐tiap object yang terdapat pada form.
4. Mendiagnosa kesalahan yang terjadi kemudian diperbaiki dan diuji jalankan lagi sampai tidak terdapat error lagi.
5. Bila program sudah benar maka segera melakukan pengujian dengan menggunakan data.
6. Memeriksa masukan‐masukan dan keluaran‐keluaran dari pengujian yang dilakukan dengan data. Jika hasil yang didapatkan tidak sesuai dengan rancangan,
dicari sumber errornya dan kemudian dilakukan perbaikan.
7. Dokumentasi program.
Hasil dan Pembahasan
Analisis Dan Perancangan Sistem
Analisis terhadap data‐data yang ada adalah hal yang penting sebelum dilakukannya perancangan sistem. Hasil analisis memiliki andil besar dalam validitas sistem informasi yang nantinya akan dihasilkan. Kesalahan analisis mempengaruhi kemampuan sistem informasi itu nantinya dalam mewakili kebutuhan pengguna. (Nugroho, 2004)
Analisis Sistem Informasi
Sistem informasi yang ada di PPIS PTPN IV Pabatu masih setengah manual, maksudnya, maskipun sudah melibatkan komputer dalam pelaporan data‐data hariannya, ternyata keseluruhan data yang ada dihitung manual oleh seorang karyawan pelaksana. Jadi, pada dasarnya sistem informasi yang ada masih menggunakan metode manual pinsil dan kertas.
Pada beberapa stasiun memang sudah menggunakan komputer dalam pencatatan datanya, pada akhirnya data‐data ini juga tetap dimasukkan dalam buku besar yang isinya data‐data mentah dan hasil hitungan yang dihitung dengan cara manual (menggunakan kalkulator). Misalnya pada stasiun penerimaan inti sawit, laporan inti masuk sudah dicetak dengan menggunakan printer, meskipun demikian pada akhirnya slip hasil cetakan printer itu diserahkan kepada petugas pencatat, dan dimasukkan ke buku besar.
Data inti masuk, produksi PKO dan PKM, status pabrik (jam olah netto, jam jalan kempa cake, dan seterusnya), dan hasil pemeriksaan laboratorium diserahkan secara kolektif kepada karyawan pelaksana yang kemudian dihitung manual dan disatukan ke dalam satu laporan.
Baru kemudian dicatat pada blanko laporan harian, lalu diketik dan kemudaian dicetak dengan menggunakan komputer dan printer.
Setelah itu barulah laporan harian itu sampai ke tangan Manajer.
Dilihat dari pemantauan di atas, tampaklah bahwa sistem informasi yang ada memakan banyak waktu dan tenaga dalam proses pembuatan laporannya, berdasarkan fakta ini, keberadaan sistem informasi yang terkomputerisasi bisa menyingkat waktu yang dibutuhkan, karena data‐data cukup dimasukkan saja ke dalam program aplikasi dan tidak lagi dihitung manual oleh karyawan pelaksana bersangkutan, dan laporan yang dibutuhkan bisa langsung dicetak ke kertas.
Perancangan Program Aplikasi
Perancangan program aplikasi sistem informasi meliputi perancangan input (masukan), perancangan output (luaran), dan perancangan basis data. Dan kesemuanya memerlukan waktu yang banyak dan kecermatan dalam perancangannya, kesalahan dalam proses perancangan ini dapat mengakibatkan bug (keabnormalan operasi dalam suatu program aplikasi) yang cukup mengganggu. (Fathansyah, 2001)
Acuan rancangan yang akan dibuat adalah laporan harian di PPIS PTPN IV Pabatu. Hal ini dilakukan agar program aplikasi sesuai dengan sistem informasi yang sudah ada, mengingat dalam hal ini yang diubah hanya metode pengarsipan dan pengolahan datanya saja, bukan sistem informasinya.
Masukan Sistem
Masukan dirancang berdasarkan item‐item yang ada dalam laporan harian dan data‐data yang tersedia. Data‐data yang tersedia antara lain:
1. Data penerimaan inti sawit per kebun, meliputi:
a. tanggal terima inti sawit b. asal kebun
c. jumlah ton inti sawit yang diterima 2. Data penerimaan, produksi, pengiriman
dan persediaan, meliputi:
a. nama kebun
b. saldo awal inti sawit, PKO dan PKM
c. inti sawit diolah dan diterima d. produksi dan pengiriman PKO e. produksi dan pengiriman PKM f. stock akhir inti sawit, PKO dan PKM 3. Data laporan harian pengolahan PPIS,
meliputi:
a. PK masuk dari kebun‐kebun b. produksi
c. mutu dan losis d. lain‐lain
4. Data daftar inventaris pabrik, meliputi:
a. nama alat b. jumlah alat
Berdasarkan keempat data tersebut dirancang dua item untuk program aplikasi yang akan dibuat, pertama adalah masukan data dan ubah data (editor). Untuk masukan data, form‐form‐nya dirancang sedemikian rupa sehingga fungsinya dibatasi hanya untuk memasukkan data sedang untuk ubah data, form‐nya dirancang sedemikian rupa sehingga form memiliki fungsi untuk mengubah, menambah dan menghapus data yang ada.
Keluaran Sistem
Seperti yang diutarakan mula‐mula, program aplikasi dirancang berdasarkan sistem informasi yang sudah ada. Dengan demikian, keluaran yang dihasilkan diharapkan mampu mewakili sistem informasi yang ada. Rancangan hasil keluaran dari program aplikasi sistem informasi yang akan dibuat adalah sebagai berikut:
a. Data Inventaris
Merupakan daftar part/bagian dalam PPIS PTPN IV Pabatu, terdiri dari field‐field, nama barang, jumlah barang, tanggal operasional dan tanggal ganti.
b. Data produksi inti sawit (PK)
Merupakan data‐data mengenai jumlah inti sawit yang diterima PPIS PTPN IV Pabatu, terdiri dari field‐field, tanggal masuk (plus saldo awal), asal kebun, jumlah inti sawit yang diterima dan jumlah inti sawit yang diolah.
c. Data produksi PKO
Merupakan data‐data mengenai jumlah PKO yang dihasilkan oleh PPIS PTPN IV Pabatu, terdiri dari field‐field, tanggal produksi, jumlah produksi dan jumlah dikirim.
d. Data produksi PKM
Merupakan data‐data mengenai jumlah PKM yang dihasilkan PPIS PTPN IV Pabatu, terdiri dari field‐field, tanggal produksi, jumlah produksi, dan jumlah pengiriman.
e. Data mutu dan losis PK
Merupakan data‐data mengenai hasil pengujian inti sawit di laboratorium PPIS PTPN IV Pabatu, terdiri dari field‐field, tanggal pengujian, kadar asam lemak bebas, kadar air, kadar kotoran dan kadar minyak.
f. Data mutu dan losis Palm Kernel Cake (PKC) Merupakan data‐data mengenai hasil pengujian PKC di laboratorium PPIS PTPN IV Pabatu, terdiri dari field‐field, tanggal pengujian, kadar air dan kadar minyak.
g. Data mutu dan losis PKM
Merupakan data‐data mengenai hasil pengujian PKM di laboratorium PPIS PTPN IV Pabatu, terdiri dari field‐field, tanggal pengujian, kadar air dan kadar minyak.
h. Data mutu dan losis PKO
Merupakan data‐data mengenai hasil pengujian PKO di laboratorium PPIS PTPN IV Pabatu, terdiri dari field‐field, tanggal pengujian, kadar asam lemak bebas, kadar air dan kadar kotoran.
i. Data lain‐lain
Merupakan data‐data mengenai status pabrik, terdiri dari field‐field, tanggal pemeriksaan, jumlah jam jalan kempa cake, jumlah jalan kempa inti, jumlah daya listrik yang digunakan, kapasitas kempa inti, intensitas tenaga dan jam olah netto.
Basis Data
Saat sebuah basis data dirancang, hal yang dilakukan mula‐mula adalah menentukan struktur tabelnya terlebih dahulu, yaitu atributnya, lebar field‐nya, jenis field‐nya dan konstrain/batasan (opsional).
Perancangan basis data harus dilakukan dengan hati‐hati karena pilihan yang dibuat
pada tahap ini memiliki imbas yang sangat menentukan pada cara pengaksesan data, waktu yang dibutuhkan basis data untuk memberikan tanggapan (response time) pada pengguna, serta kemudahan pemakaian basis data oleh para pengguna kelak. (Nugroho, 2004) Basis data yang akan digunakan dibuat dengan menggunakan Microsoft Access, basis data ini kemudaian disimpan dengan nama
“dbinv.mdb”. Pemilihan ini digunakan dengan pertimbangan bahwa nantinya metoda akses data yang akan digunakan adalah Adodc (Active‐x Data Object Data Controller), dan dengan metode Adodc, format basis data yang didukung adalah basis data yang dihasilkan Microsoft Access.(Mangkulo, 2004)
Beberapa struktur tabel diperlukan untuk menyimpan data dalam database yang akan digunakan dalam program aplikasi yang akan dirancang. Tabel inventaris digunakan untuk menyimpan data inventaris, Tabel produksi inti sawit, PKO dan PKM digunakan untuk menyimpan data produksi inti sawit, PKO dan PKM, Tabel mutu dan losis inti sawit, PKC, PKM dan PKO digunakan untuk menyimpan data mutu dan losis inti sawit, PKC, PKM dan PKO. Sedang yang terakhir, Tabel lain‐lain, digunakan untuk menyimpan data lain‐lain, yang merupakan status pabrik.
Tabel‐tabel ini nantinya akan dihubungkan dengan program aplikasi menggunakan adodc, penampilan dengan menggunakan data grid dan manipulasinya menggunakan SQL. SQL (baca : SEQUEL) adalah bahasa merupakan standar yang digunakan untuk mengakses basis data relasional. (Kadir, 2002)
Program Aplikasi
Perancangan program dengan menggunakan MsVB6.0 mengha‐ ruskan dirancang terlebih dahulu form‐form sebagai object yang kemudian akan dibuat kode/rou‐
tine‐nya. Dari keseluruhan proses, perancangan program aplikasi yang akan memakan banyak waktu, karena programmer harus menyesuaikan tampilan form‐nya nanti dengan data yang ada dan rancangan basis data.
Setelah perancangan program aplikasi selesai, maka akan lebih mudah melakukan perakitannya. Karena pada dasarnya, programming tidak lebih dari menerjemahkan rancangan di atas kertas ke bahasa yang dimengerti oleh sistem komputer.
Dalam proses perakitan program aplikasi, hal yang paling penting diperhatikan adalah detil‐detil routine, kesalahan pengetikan kecil saja akan mampu membuat program aplikasi menjadi error, misalnya kesalahan pengetikan nama kontrol yang harusnya “txtasd” tetapi tertulis “txasd”, hal ini akan menyebabkan error
“Object Required”. Bila sudah demikian, maka kompilasi (compile) ke file EXE tidak dapat dilakukan. Maka, seorang programmer harus teliti dalam pengetikan code‐nya, MsVB6.0 sudah menyediakan fasilitas step breaker (Run – Step Into atau tombol F8) untuk menganalisa kesalahan/error yang terjadi baris demi baris.
Layar Utama
Layar utama dibuat dengan menggunakan MDI. MDI mengaitkan satu form dengan form yang lainnya. Dengan menggunakan pull down menu, form‐form lain bisa dibuka. Pada permulaan program akan muncul dialog box untuk memasukkan password. Bila pengguna ingin mengubah data yang ada (sebagai database administrator), maka pengguna harus memasukkan password dengan benar dan mendapatkan akses ke semua menu dalam pull down menu. Bila pengguna tidak mengetahui password yang dibutuhkan, pengguna tetap bisa melihat data yang ada dengan meng‐klik tombol Lanjutkan, tapi akses untuk mengubah data akan dibatasi.
Menu Data Inventaris
Menu Data Inventaris terdiri dari Daftar Inventaris dan Keluar. Keluar berguna untuk menutup program aplikasi, sedang Daftar Inventaris berfungsi untuk menampilkan dan mengubah data inventaris yang sudah dimasukkan dalam sistem. Sesuai nama submenu‐nya, Lihat Data berfungsi untuk melihat saja data yang ada dan Ubah Data
berfungsi untuk melakukan perubahan terhadap data yang sudah ada. Pengguna dapat mengambil informasi mengenai alat‐alat apa saja yang ada berserta tanggal operasional dan tanggal gantinya. Dengan adanya menu ini, petugas administrasi dapat dengan mudah memeriksa apakah suatu alat memang sudah tiba tanggal penggantiannya atau belum, hanya membutuhkan beberapa klik pada mouse tanpa harus membongkar arsip‐arsip yang bertumpuk.
Menu Data Produksi
Menu Data Produksi terdiri dari dua submenu utama, yaitu Data Entri dan Ubah Data.
Fungsi Data Entri adalah untuk memasukkan data saja pada Data Entri, pengguna dapat memilih antara Palm Kernel, Palm Kernel Oil, Palm Kernel Meal dan Palm Kernel Cake. Ubah Data berfungsi untuk melihat sekaligus melakukan perubahan pada data. Pada Ubah Data Pengguna dapat memilih item apa yang ingin dilihat atau dimodifikasi, pilihannya antara lain adalah Palm Kernel, Palm Kernel Oil, Palm Kernel Meal, dan Mutu dan Losis.
Dengan adanya menu ini, pengguna dapat menghemat waktu pemrosesan data‐data mentah. Jika tadinya karyawan pelaksana atau sebutlah pengguna, harus menggunakan kalkulator untuk menghitung data‐data mentah tadi, dengan menggunakan menu ini, pengguna hanya perlu mengetikkan data‐data mentah itu dan dengan sekali tekan tombol, data‐data tadi sudah diproses dan dimasukkan ke dalam basis data pada sistem.
Menu Lain‐Lain
Menu Lain‐Lain berisi data‐data mengenai status pabrik mulai dari jumlah jam jalan kempa inti sampai jumlah jam olah netto. Pengguna dapat memilih Entri Data untuk memasukkan data saja atau memilih Ubah Data untuk melihat dan melakukan perubahan terhadap data yang ada.
Melalui menu ini, pengguna dapat melihat data status pabrik dengan cepat dalam bentuk tabel. Pengguna tidak perlu lagi membongkar
arsip‐arsip lama hanya untuk melihat data status pabrik pada tanggal tertentu. Pencarian data sangat mudah karena data yang ada sudah diurutkan berdasarkan tanggal.
Menu Laporan dan Evaluasi
Menu Laporan dan Evaluasi berisi Laporan dan Evaluasi. Laporan berguna untuk menampilkan rangkuman data pada suatu tanggal tertentu. Evaluasi berguna untuk menampilkan grafik produksi palm kernel, PKM dan PKO. Pengguna dapat menentukan grafik apa yang ingin dilihat dengan memilih salah satu dari submenu yang ada.
Dengan menggunakan Lapo ran, pengguna dapat melihat rangkuman data‐data pada tanggal tertentu dengan cepat. Mulai dari kiriman inti sawit dari berbagai kebun sampai mutu dan losisnya, sekali lagi, pengguna dimudahkan karena dapat melakukannya tanpa harus membongkar dan mencari‐cari lagi di tumpukan arsip lama, hemat waktu dan tenaga.
Laporan ini dapat dicetak ke atas kertas dengan menekan tombol cetak. Laporan yang dicetak hanya berukuran setengah kertas kuarto.
Setelah memilih item yang ingin dilihat grafiknya pada Evaluasi, pengguna dapat melihat grafik yang diinginkan. Dari ketiga pilihan yang ada, grafik untuk palm kernel adalah yang paling unik, karena memiliki dua mode penampilan grafik. Pengguna dapat melihat grafik rata‐rata pengiriman inti sawit dari kebun‐kebun pada rentang tanggal tertentu, pengguna dapat melakukannya dengan mengisi tanggal saja tanpa mengisi nama kebunnya.
Mode yang lainnya adalah grafik jumlah kiriman kebun tertentu pada rentang tanggal tertentu. Pengguna dapat mendapatkannya dengan melakukan cara yang sama seperti mode pertama, hanya saja, kali ini pengguna juga harus mengisikan nama kebunnya.
Berbeda dengan tampilan grafik produksi palm kernel, tampilan grafik produksi untuk PKM dan PKO memiliki tampilan yang hampir sama, yang berbeda hanya item yang ditampilkan saja.
Kesimpulan dan Saran
Kesimpulan
Dari studi yang telah dilakukan maka disimpulkan bahwa dari kesemua tahapan yang dilalui, tahap perancangan adalah tahap yang paling banyak memakan waktu. Selain itu disimpulkan juga bahwa sistem informasi yang dihasilkan mampu menyediakan alternatif penyimpanan data (pengarsipan) dengan media penyimpanan digital (database). Dengan menggunakan program aplikasi yang dihasilkan, waktu yang diperlukan untuk memperoleh informasi spesifik mengenai segala sesuatu tentang produksi PPIS dapat dihemat.
Meskipun demikian program aplikasi yang dihasilkan masih jauh dari sempurna dan masih banyak memerlukan lebih banyak lagi sumber daya untuk menyempurnakannya.
Saran
Hal yang disarankan adalah mengenai pembaruan data, dalam pengembangan yang lebih lanjut ada baiknya jika pembaharuan (update) dimungkinkan melalui jaringan.
Daftar Pustaka
Bank Bumi Daya (BBD), 1988. Minyak Kelapa Sawit Palm Oil, Suatu Tinjauan
Produksi, Pemasaran dan Prospek, Penerbit Bank Bumi Daya, Jakarta.
Basyar, A.H., 1999. Perkebunan Besar Kelapa Sawit (Blunder ketiga kebijakan sektor kehutanan), Penerbit E‐Law dan CePAS, Jakarta.
Fathansyah, 2001. Basis Data. Penerbit Informatika, Bandung
Kadir, A., 2002, Penuntun Praktis Belajar SQL, Penerbit ANDI Yogyakarta, Yogyakarta
Kadir, A., 1999, Konsep dan Tuntunan Praktis Basis Data, Penerbit Andi Yogyakarta, Yogyakarta.
Mangkulo, H.A., 2004, Aplikasi Database Manggunakan ADO VB 6.0 dan SQL Server 2000, PT Elex Media Komputindo, Jakarta.
Nugroho, A., 2004, Konsep Pengembangan Sistem Basis Data, Penerbit Informatika Bandung, Bandung.
Waljiyanto, 2003, Sistem Basis Data : Analisis dan Pemodelan Data, Penerbit Graha Ilmu, Yogyakarta.
