BAB 3
ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN
3.1 Riwayat Puskesmas
3.1.1 Sejarah Puskesmas
Puskesmas Kecamatan Cilandak berdiri sejak tahun 1975 untuk pembangunan gendung dan di resmikan tahun 1976 dengan nama “Puskesmas Kecamatan Cilandak” yang beralamat di jl.komplek bank bni 46 R kelurahan Cilandak kecamatan cilandak Jakarta selatan mencakup Luas wilayah Puskesmas Kecamatan Cilandak : 18,20 KM2 , Terdiri dari 5 Kelurahan 45 RW, 471 RT dan mencakup Penduduk: 153 683 Jiwa , Kepala Keluarga : 38.232 ,Kepadatan Penduduk : 8.444/km2 terdiri dari Laki-laki : 76.376 jiwa, Perempuan : 77.307 jiwa
Pelayanan Puskesmas Kecamatan Cilandak melayani pengobatan umum dan rumah bersalin . kepala Puskesmas yang pertama adalah dr. Tuti Ngirdiono ( 1976-1979),dr. YMT siahaan ( 1979-1984),dr. Indrawati Hadi ( 1984-1998),dr. Quratul’aini ( 1998-2003),dr. Maria margaretha ( 2003 – 6 April 2010,dr. Hotma P. Tampubolon MARS( 7 April 2010 – 2012) dan sekarang oleh dr I Putu ()
Pada tahun 2004 Puskesmas Kecamatan Cilandak melakukan Renovasi Total, dan di tempati kembali pada tahun 2006 hingga sekarang Puskesmas Kecamatan CIlandak Terdiri dari 4 Lantai :
- Lantai 1 : RB , Yan 24 Jam, Loket pendaftaran
- Lantai 2 : KIA, KB, Umum / RTD ,Lab, Radiologi, obat, Gizi, Haji, Loket,Kasir - Lantai 3 : Gigi,UKKR,KB dan Ruang Kapus/TU/Mutu dan Yankes
- Lantai 4 : Aula, Kesmas/Ruang Rapat
Secara operasional, Puskesmas Kecamatan Cilandak Memberikan pelayanan Jasa kesehatan untuk masyarakat seperti pemeriksaan kesehatan, tindakan medis, laoratrium, dan pengobatan. Dalam rangka meningkatkan kualitas pelayanan kepada pasien dan kesehatan masyarakat. Puskesmas Kecamatan Cilandak selalu mengevaluasi setiap layanan kesehatan yang di berikan kepada masyarakat.
3.1.2 Visi ,Misi dan Kebijakan Mutu Puskesmas 3.1.2.1 Visi Puskesmas
Terwujudnya puskesmas ecamatan cilandak menjadi pusat pelayanan yang bermutu dengan tenaga profesional dan dapat di jangkau dengan masyarakat oleh seluruh lapisan.
3.1.2.2 Misi Puskemas
1. Meningkatkan pengetahuan dan keterampilan Sumber Daya Manusia dengan mengikuti pelatihan dan pendidikan, seminar-seminar / kursus menuju profesionalisme.
2. Meningkatkan daya saing dengan pelayanan kesehatan yang ada di sekitarnya.
3.Meningkatkan disiplin dan kinerja karyawan.
4.Memberikan Pelayanan efektif dan
5.Menggalang kemitraan dengan masyarakat dan lintas sektoral yang berhubungan dengan bidang kesehatan
3.1.2.3 Kebijakan Mutu Puskesmas
Melakukan peningkatanserta perbaikan kualitas SDM. Sarana dan prasarana untuk menghasilkan pelayanan bermutu secara konsisten untuk memenuhi kepuasan pelanggan
3.1.3 Dasar Hukum
Dasar Hukum Pendirian Puskesmas Kecamatan Cilandak adalah sebagai berikut :
- Kep. Menkes RI No. 1457/Menkes/X/2003 tentang standar pelayanan miminal bidang kesehatan di Kabupaten/Kota.
- Kep. Gubernur Provinsi DKI Jakarta No. 58 Tahun 2002 tentang organisasi dan tata kerja Dinas Kesehatan Provinsi DKI Jakarta.
- S.K. Kepala Daerah Khusus Ibu Kota Jakarta No. 3229/1999 tentang standarisasi pelayanan kesehatan pada Puskesmas DKI Jakarta.
3.1.4 Jenis Pelayanan
Jenis Pelayanan yang di berikan Puskesmas Kecamatan Cilandak sebagai berikut :
1. Pelayanan Kesehatan (Yankes), Jenis Layanan Pelayanan Kesehatan di Puskesmas Kecamatan Cilandak mencakup :
- Pelayanan Kesehatan Dasar
- Pelayanan Kesehatan Spesialis
- Pelayanan Kesehatan Tradisional
- Pelayanan Kesehatan Farmasi
- Gawat Darurat dan Bencana
2. Kesehatan Masyarakat (Kesmas), Jenis Layanan Kesehatan Masyarakat di Puskesmas Kecamatan Cilandak mencakup :
- Penyakit Menular
- Penyakit Tidak Menular
- Penyehatan Lingkungan dan Kesehatan Kerja
- Gizi dan Pemberdayaan Masyarakat
- Kesehatan Jiwa Masyarakat.
3.1.5 Fasilitas
Puskesmas Kecamatan Cilandak memiliki fasilitas yang terdiri atas :
• Luas Bangunan : 1.118 m 2
• Daya Listrik : 40.000 Watt
• Air : Pompa Air dan PAM
• Telephone : 6 Line
• AC : 36 buah
• Komputer : 4 unit
• Laptop : 5 unit
• Kendaraan Ambulance : 1 unit
• Kendaraan Operasional petugas : 1 unit
• Kendaraan Operasional Pimpinan : 1 unit
• Kendaraan roda dua (Motor) : 12 unit
Adapun fasilitas di setiap lantai Puskesmas Kecamatan Cilandak adalah sebagai berikut :
- Lantai 1
• Ruang pelayanan 24 Jam
• Loket Pendaftaran
- Lantai 2
• Ruang pelayanan KB
• Ruang Pelayanan KIA
• Ruang pelayanan umum
• Laboratrium
• Ruang Radiologi
• Ruang pemyimpanan obat
• Ruang Gizi
• Loket
• Kasir
- Lantai 3
• Ruang pelayanan GIGI
• Ruang pelayanan UKKR
• Ruang Kepala Puskesmas
• Ruang Tata Usaha
• Ruang mutu
• Ruang Yankes
- Lantai 4
• Ruang Aula
• Ruang Kesmes
• Ruang Rapat
3.2 Struktur Organisasi
KEPALA PUSKESMAS Dr. Ni Putu Sunadi
MANAJEMEN REPRESENTATIVE/WMM
Drg.Yori Merwinda
KA.TATA USAHA DAN KEUANGAN Bpk Ferdy.SE
PERENCANAAN Ibu Karina Arvianti,SKM
PEMELIHARAAN Ibu.Sri Khatiningsih KEPEGAWAIAN
Bpk.Hendi Setiawan
DIKLAT Drg.Lilie Prima L KEUANGAN
Ibu Titiek Widiyanti
SIK/SP2TP Bpk Hendi Setiawan
KAUR KESEHATAAN MASYARAKAT Dr.Kristy Wathini KAUR PELAYANAN
KESEHATAN Drg.Sumarni
KESLING Ibu.Lia zundyah
Pitaloka
GIZI Ibu Rohaini PENY.TIDAK
MENULAR Dr.Vabiayu Putri
JIWA Dr.Tita G Salim PENY.MENULAR
Dr.Fitri Agustanti
PROMKES Ibu.Karina Arvianti,SKM FARMASI
Ibu.Sri Hidayani, APT
GADAR BENCANA Dr.Ramdhan Tiar SPESIALIS & UMUM
PLUS Dr.Sri Rahayuningsih
RB Dr.Sri Hartanti YANKESAR
Dr.Sri Hartanti
KEMITRAAN Dr.Sri Rahayuningsih
PKL.PONDOK LABU Drg.Yosida PKL.CIPETE SELATAN
Drg.Yariani PKL.GANDARIA SELATAN
Drg.Eva Susiyanti
PKL.LEBAK BULUS Drg.Lusi Nitiasia PKL.CILANDAK BARAT
Drg.Endak Ariastiwi
Gambar 3.1 Struktur Organisasi Puskesmas Cilandak
3.3 Tanggung jawab dan wewenang
Tanggung jawab dan wewenang bagian-bagian yang ada di Puskesmas Kecamatan Cilandak adalah sebagai berikut :
1. Kepala Puskesmas
• Rapat Rutin Kepala Puskesmas Kelurahan dan Koordinator Program
• Rencana Kerja Tahunan
• Meningkatnya Kwalitas Mutu Pelayanan Sesuai Standar ISO
• Monitoring Laporan Keuangan Bulanan
• Minilokakarya Puskemas Kecamatan
• Monitoring Rencana Kerja Bulanan Pegawai
• Laporan Pencapaian Standar Pelayanan Minimal
2. Sub Bagian Tata Usaha
• Melayani Pasien di BPG
• Melaksanankan pegadaan barang dan jasa
• Memonitor Surat masuk dan surat keluar
• Melaksanakan seleksi penerimaan karyawan kontrak
• Membuat evaluasi kinerja karyawan
• Mengkoordinir kesiapan dokumen ISO Tata Usaha
3. Bagian Pelayanan Kesehatan (Yankes)
• Melayani kesehatan dasar dengan penindakan ringan
• Mengawasi pelayanan kesehatan spesialis
• Mengawasi pelayanan kesehatan tradisional
• Mengawasi pelayanan kesehatan farmasi
• Mengawasi pelayanan gawat darurat dan bencana
4. Bagian Pelayanan Kesehatan Dasar
• Melayani kesehatan yang bersifat umum
• Melayani kesehatan yang tidak perlu penindakan
• Melayani konsultasi dan keluhan kesehatan
• Mengurus penyembuhan penyakit biasa
• Mendata jenis penyakit yang bersifat umum
5. Bagian Pelayanan Kesehatan Spesialis
• Melayani Kesehatan yang bersifat Khusus
• Melayani Kesehatan yang perlu penindakan lebih lanjut
• Melayani kesehatan dengan para dokter spesialis
• Mengurus penyembuhan penyakit tertentu
• Mendata jenis penyakit yang bersifat khas
6. Bagian Pelayanan Kesehatan Tradisional
• Melayani kesehatan yang bersifat khusu dan umum
• Melayani kesehatan dengan penindakan tradisional
• Melayani Kesehatan dengan pengobatan sederhana.
• Mendata jenis penyakit yang perlu ditidaki secara tradisional
7. Bagian Pelayanan Kesehatan Farmasi
• Melayani Kesehatan yang berurusan dengan farmasi
• Mempersiapkan pengobatan dan ramuan khusus
• Meracik obat dan memeriksa alat kesehatan
• Berkodinasi dengan laboratrium dan apotek
• Mendata pasien yang perlu pelayanan farmasi
8. Bagian Gawat Darurat dan Bencana
• Melayani kesehatan korban kecelakaan
• Mengobati pasien yang perlu pengobatan segera
• Memberikan penyuluhan mengenai pertolongan korban bencana
• Mengobati dan menidaki korban bencana alam
• Mendata pasien untuk dilayani pada gawat darurat dan bencana
9. Bagian Kesehatan masyarakat (Kesmas)
• Memberikan sosialisasi terhadap pengguna alat kesehatan masyarakat dan obat-obatan
• Mengawasi kinerja bagian penyakit menular
• Mengawasi kinerja bagian penyakit tidak menular
• Mengawasi kinerja bagian penyehatan lingkungan dan kesehatan kerja
• Mengawasi kinerja bagian gizi dan pemberdayaan masyarakat
• Mengawasi kinerja bagian kesehatan jiwa masyarakat
10. Bagian Penyakit Menular
• Menangani pasien yang terkena penyakit menular
• Memberikan penyuluhan tentang penanggulangan penyakit menular
• Mendata pasien dan jenis penyakit menular
• Meneliti jenis penyait menular guna diteruskan pada unit laboratrium
11. Bagian Penyakit Tidak Menular
• Menangani pasien yang terkena penyakit tidak menular
• Memberikan penyuluhan tentang penanggulangan penyakit tidak menular serta pengobatannya
• Mendata pasien dan jenis penyakit tidak menular
12. Bagian Penyehatan Lingkungan dan Kesehatan Kerja
• Memberikan penyuluhan tentang usaha-usaha dalam penyehatan lingkungan dan menjaga kesehatan hidup
• Memberikan penyuluhan tentang usaha-usaha dalam menjaga kesehatan di lingkungan kerja
• Mendata keluhan pasien mengenai kesehatan lingkungan dan keselamatan kerja
13. Bagian Gizi dan Pemberdayaan Masyarakat
• Memberikan penyuluhan mengenai gizi dan nutrisi pada makanan
• Menangani keluhan pasien mengenai penyakit gizi
• Memberdayakan masyarakat di lingkungan kecamatan Cilandak untuk membatu dalam sosialisasi mengenai usaha menjaga kesehatan berserta
penanggulangannya
14. Bagian Kesehatan Jiwa Masyarakat
• Menangani pasien yang terkena gangguan jiwa
• Memberikan penyuluhan mengenai jiwa masyarakat
15. Bagian Pendataan dan Program
• Melakukan pendataan di Puskesmas Kecamatan Cilandak
• Mengolah data-data sehingga menjadi informasi yang berguna
• Bertanggung Jawab terhadap hal-hal yang berkaitan dengan program dan Teknologi Informasi
16. Bagian Customer Relation
• Bertanggung jawab dalam hal membinahuungan dengan pelanggan serta masyarakat
• Menjaga kesinambungan pelayanan Puskesmas dengan pasien
• Mengkomunikasikan informasi penting mengenai Puskesmas kepada pasien
17. Kepala Puskesmas Kelurahan
• Memimpin Pusat Kesehatan yang ada pada setiap Kelurahan
• Memberlakukan kebijakan dan aturan yang tepat untuk Puskesmas
• Memberikan laporan kepada Kepala Psukesmas Kecamatan 3.4. Tata Laksanan/Prosedur yang Sedang Berjalan
Berikut ini adalah penjelasan mengenai proses bisnis yang sedang berjalan di Puskesmas Kecamatan Cilandak :
3.4.1 Proses Pendaftaran Pasien
Prosedur untuk melakukan pendaftara pasien di Puskesmas Kecamatan Cilandak yaitu sebagai berikut:
• Pasien melakukan pendaftaran poli menggunakan kartu pasien, jika tidak memiliki kartu pasien maka pasien diharuskan memberikan Kartu Tanda Penduduk (KTP) untuk melakukan pendaftaraan terlebih dahulu, atau jika pasien memiliki surat rujukan dapat juga langsung diberikan kepada petugas yang ada di Bagian pendaftaran.
• Setelah pasien terdaftar maka akan didaftarkan sesuai poli yang dituju, maka pasien akan mendapatkan nomor urut untuk poli yang dituju yang di berikan oleh petugas Loket Pendaftaran
• Bagian Loket Lantai 2 akan melakukan penulisan data pasien dan pembuatan buku pasien dan kartu pasien . Bila Pasien sudah terdaftar Bagian Loket akan mencarikan buku pasien yang telah di daftarkan Lalu buku pasien akan di berikan kepada perawat di poli yang dituju oleh pasien
• Perawat akan memberikan Buku pasien ke Bagian Loket lantai 2 dan akan memberikan kartu pasien ke pasien
• Bagian Loket akan mengembalikan buku pasien ke rak dan melakukan pencatatan dan pelaporan
• Tidak mencakup Proses UGD.
Gambar 3.2 Rich Picture Pendaftaran Pasien
3.4.2 Prosedur Rawat Jalan
Prosedur untuk mendapatkan layanan Rawat Jalan bagi pasien di Puskesmas Kecamatan Cilandak sebagai berikut :
1. Pasien mendatangi loket pendaftaran untuk mendapatkan nomor antrian untuk poli yang dituju
2. Ketika nomor urut pasien dipanggil oleh perawat, maka pasien akan masuk dan pasien akan memberikan kartu nomor urut kepada perawat dan perawat akan memberikan kartu pasien.
3. Perawat akan memberikan buku pasien kepada dokter untuk melihat rekam medis pasien dan mencatat pemeriksaan yang dilakukan
4. Dokter akan melakukan pemeriksaan awal kepada pasien lalu menuliskannya di buku pasien dan bila di butuhkan tindakan medis saat pemeriksaan pasien maka dokter akan membuat form tindakan .
5. Jika pasien dirujuk ke poli lain akan mendapat surat rujukan pemeriksaan laboratrium untuk di rujukan laboratrium dan harus mendaftar di loket seperti pendaftaran awal.
6. Jika pasien sudah memiliki hasil uji lab yang didapatkan dari hasil pengetesan lab maka dapat diberikan kembali ke dokter
7. Setelah pasien melakukan rujukan internal di labrotarium maka dokter akan melakukan pemeriksaan kembali untuk dapat memberikan obat yang tepat .
8. Setelah pemeriksaan terhadap pasien selesai, maka dokter memberikan resep obat kepada pasien untuk ditebus di Apotek.
9. Dokter akan mencatat obat apa dan hasil pemeriksaan pasien yang di catat ke dalam buku pasien
Gambar 3.3 Rich Picture Rawat Jalan
3.4.3 Prosedur Layanan Apotek
Prosedur layanan Apotek bagi pasien di Puskesmas Kecamatan Cilandak sebagai berikut :
1. Dengan resep obat yang dimiliki pasien, pasien akan datang ke bagian Apotek untuk menyerahkan resep mendapatkan no.urut.
2. Kemudian pasien akan mendapat nomor urut untuk pengambilan obat di Apotek.
3. Bagian Apotek menyerahkan Resep Obat yang telah diberikan oleh pasien kepada Bagian Farmasi.
4. Setelah obat selesai diracik atau dibuat maka akan diberikan kembali kepada bagian Apotek.
5. Saat nomor urut dipanggil pasien akan menuju ke Apotek untuk mengabil obat dan bagian apotek akan memberikan obat sesuai yang ada pada resep.
Pasien Apotek
1.Memberikan Resep obat 2.Memberikan Resep obat
Resep Obat
Bagian Farmasi
3.memberikan obat sesuai resep 1.1 Memberikan No.urut
Gambar 3.4 Rich Picture Apotek
3.4.4 Prosedur layanan laboratrium
Prosedur untuk mendapatkan layanan Laboratorium bagi pasien di Puskesmas Kecamatan Cilandak yaitu sebagai berikut :
1. Pasien datang ke bagian Laboratorium lalu memberikan Surat Pemeriksaan Penunjang dari dokter.
2. Petugas yang ada di Laboratorium melakukan pengujian pasien berdasarkan surat pemeriksaan penunjang yang telah di dapat.
3. Bagian Laboratorium memberikan Hasil Uji Lab untuk diberikan kepada Pasien.
4. Jika hasil uji lab dapat langsung diambil pada hari yang sama maka pasien akan disuruh menunggu sampai hasil uji lab keluar, jika tidak maka pasien mengambil keesokan harinya.
5. Pasien Memberikan Hasil Uji Lab Kepada Dokter
Gambar 3.5 Rich Picture Layanan Labolatorium
3.4.5 Prosedur Pemesanan Obat ke Supplier
Prosedur untuk memesan obat di Puskesmas Kecamatan Cilandak yaitu sebagai berikut :
- Bagian gudang akan memberitahukan bagian pengadaan jika stok obat akan habis dan memberikan surat permintaan obat kepada bagian pengadaan.
- Kemudian bagian pengadaan akan membuat Surat Pemesanan obat dan diberikan kepada supplier.
- Supplier akan memberikan obat yang dipesan kepada bagian gudang.
- Bagian gudang akan membuat surat penerimaan barang 3 (tiga) rangkap. 1 (satu) diberikan kepada supplier sebagai bukti tanda terima barang, 1 (satu) diberikan kepada Bagian pengadaan, dan 1 (satu) akan diarsip.
- Bagian pengadaan akan membayar obat berdasarkan Surat Pemesanan Obat kepada supplier.
- Supplier akan memberikan bukti pembayaran kepada bagian pengadaan untuk menandakan bahwa obat telah dibayar.
Gambar 3.6 Rich Picture Pemesanan Obat
3.4.6 Activity Diagram
Gambar 3.7 Activity Diagram
3.5 Analisis Kebutuhan Informasi Perusahaan 3.5.1 Kebutuhan Informasi
Berdasarkan analisis yang dilakukan, informasi yang diperlukan oleh setiap pengguna dapat dijabarkan sebagai berikut :
Tabel 3.1 Kebutuhan Informasi
User Kebutuhan informasi dan laporan
Kepala Puskesmas Membutuhkan informasi dan laporan tentang, jumlah pasien yang datang, jenis kelamin pasien yang datang serta poli mana yang dituju oleh pasien dan laporan tentang permintaan obat yang dilakukan oleh bagian pengadaan barang.
Kepala Tata Usaha Membutuhkan informasi dan laporan tentang, jumlah pasien yang datang, jenis kelamin pasien yang datang serta poli mana yang dituju oleh pasien dan laporan tentang permintaan obat yang dilakukan oleh bagian pengadaan barang.
Unit Apotek Membutuhkan Informasi tentang Obat, Supplier, Pengeluaran Obat , Pemasukan Obat, penerimaan dan juga Obat yang mencapai batas minimum.
Unit Rawat Jalan Membutuhkan informasi tentang Data Pasien, Buku Pasien, Tindakan Medis, Pendaftaran Umum dan Resep Obat .
Unit Lab Membutuhkan Informasi tentang Surat Penunjan Lab dan Hasil Uji Lab
3.6 Permasalahan yang Dihadapi
Setelah melakukan analisa terhadap sistem yang sedang berjalan di Puskesmas Cilandak, maka dapat diidentifikasikan beberapa masalah yang dihadapi. Antara lain sebagai berikut :
1. Sistem yang berjalan pada Puskesmas masih menggunakan sistem manual, dengan sistem seperti ini memungkinkan terjadinya kehilangan data, kesulitan dalam pencarian data. Contohnya pada bagian unit rawat jalan, pada saat pasien mendaftar maka unit harus mencari buku Pasien secara manual yang membutuhkan waktu yang cukup lama. Masalah ini sering terjadi pada Puskesmas saat ini.
2. Keamanan data kurang terjamin dimana data-data yang tersimpan bisa diakses oleh siapa saja yang bekerja di Puskesmas, sehingga data penting pada Puskesmas dapat diubah dan dimanipulasi oleh pihak-pihak yang tidak bertanggung jawab.
3. Tidak adanya kontrol pada redudansi data-data Puskesmas, sehingga memungkinkan terjadinya penyimpanan ganda.
4. Tidak adanya integrasi di antara unit Rawat Jalan, unit Apotek dan unit Labolatorium.
3.7 Usulan Pemecahan Masalah
Berikut ini, merupakan solusi yang digunakan untuk memecahkan permasalahan yang sedang dihadapi oleh Puskesmas Cilandak :
1. Membuat suatu Aplikasi basis data yang dapat mengatasi kehilangan data serta membuat suatu Aplikasi yang memungkinkan pengguna untuk mencari data.
2. Memberikan pembagian hak pada pemakaian Aplikasi, sehingga meningkatkan keamanan pada Puskesmas.
3. Melakukan Normalisasi pada setiap tabel yang ada sehingga meminimalkan redudansi data.
4. Membuat suatu Aplikasi basis data yang terintegrasi antara unit Rawat Jalan, unit Apotek dan unit Labolatorium.
