BAB II
PROFIL PERUSAHAAN
A. Sejarah Singkat PT Sumber Cipta Multiniaga Medan
PT Sumber Cipta Multiniaga merupakan sebuah perusahaan yang bergerak
dalam bidang distribusi, yaitu pendistribusian rokok-rokok merk djarum.
Perusahaan ini didirikan oleh Bapak Martin Basuki Hartono dan Bapak Roberto
Setiabudi Hartono, dimana mereka berdua merupakan para pemegang saham
utama dari perusahaan yang memproduksi rokok Djarum. PT Sumber Cipta
Multiniaga Medan ini resmi berdiri pada 27 April 2009 berdasarkan akta notaris
nomor 104 yang dibuat di hadapan notaris Eliwati Tjitra, SH di Jakarta Barat.
Perusahaan ini bertempat di Jl. Brigjen Zein Hamid No.38 Medan dengan nomor
telepon 021-5346619 dan fax 021-5346615. Saat ini perusahaan dipimpin oleh
seorang Direktur bernaman Bapak Goenadai Hadiwidjaja.
Perusahaan ini berkantor pusat di Kudus dan memiliki lima kantor cabang
yaitu Jakarta, Bandung, Semarang, Surabya, dan Medan. Cabang Jakarta
menangani area penjualan yang meliputi wilayah Jakarta, Bogor, Depok,
Tangerang, Bekasi, dan Kalimantran Barat. Cabang bandung meliputi wilayah
Jawa Barat. Cabang semarang meliputi wilayah Jawa Timur, NTB, Maluku, Irian
Jaya, dan Sulawesi. Cabang Medan meliputi wilayah Sumatera. Tujuan didirikan
perusahaan ini merupakan sebagai suatu bagian yang berfungsi untuk
menyalurkan atau mendistribusikan rokok-rokok produk PT Djarum.
Jenis rokok yang beredar di pasaran dibagi dalam dua jenis kategori yaitu
Sigaret Kretek Mesin (SKM) dimana proses pembuatannya dilakukan dengan
pembuatannya dilakukan dengan manual atau tangan. Produk-produk yang
didistribusikan oleh Distributor PT Sumber Cipta Multiniaga adalah Nuu Mild,
Rokok Djarum Super, Djarum Coklat, Djarum 76, Djarum Super Mezzo, Djarum
Istimewa, Djarum Black, Djarum Black Slimz, Djarum Black Cappucino, Djarum
Black Tea, Djarum Splash, Djarum Cherry, Djarum Original, Djarum Black
B. Struktur Organisasi PT Sumber Cipta Multiniaga Medan
Sumber: PT Sumber Cipta Multiniaga Medan
Gambar 2.1 Struktur Organisasi PT Sumber Cipta Multiniaga Medan
1. Wewenang dan Tanggung Jawab PT Sumber Cipta Multiniaga Medan
Struktur organisasi yang jelas memiliki kontribusi yang balk terhadap
suatu entitas perusahaan dalam pencapaian tujuan perusahaan, apabila
menggunakan kerangka kerja menyeluruh atas perencanaan, pelaksanaan,
pengendalian dan pemantauan aktivitas suatu perusahaan. Kerangka kerja
diperlukan untuk pembagian tugas dan wewenang pada perusahaan. Struktur
organisasi yang terbentuk pada PT Sumber Cipta Multiniaga sudah dapat dinilai
bahwa pihak manajemen telah merancang struktur organisasi sebagai suatu acuan
bagi karyawan dalam menjalankan tugas dan wewenangnya.
Berikut adalah beberapa tugas, fungsi, dan tanggung jawab personalia dan
masing-masing bagian pada PT Sumber Cipta Multiniaga Medan:
a) Area Manager
Memiliki wewenang memimpin beberapa DSO (cabang) yang berada di
dalam satu area tertenu. Tugsanya adalah mengatur aktivitas promosi yang
dilakukan oleh salesman dan mengatur jadwal pendistribusian rokok yang akan
dikirimkan ke pelanggan.
b) District Supervisor
Memiliki wewenang untuk mengawasi kegiatan DSO. Tugasnya adalah
mengawasi kegiatan aktivitas promosi yang dilakukan oleh salesman dan
melakukan pendistribusian rokok yang akan dikirimkan ke pelanggan.
c) Gudang Rokok
Memiliki wewenang untuk mengkordinir setiap pesanan rokok yang datang
dari kantor pusat untuk disiimpan pada sent warehouse maupun pesanan rokok
yang akan dikirimkan received warehouse kepada pelanggan. Tugasnya adalah
mengawasi jalannya penerimaan pesanan dan pengiriman pesanan.
d) Sales Coordinator
Memiliki wewenang untuk mengkoordinir kegiatan yang dilakukan oleh
district supervisor. Tugasnya adalah membantu district supervisor dalam
e) Team Leader
Memiliki wewenang untuk mengkoordinir kegiatan yang dilakukan oleh
District Supervisor. Tugasnya adalah membantu District Supervisor dalam
menjalankan aktivitas promosi yang dilakukan oleh salesman dari setiap DSO.
f) Head Warehouse
Memiliki wewenang untuk mengotorisasikan pengiriman barang pesanan
dari pelanggan dan penerimaan barang pesanan dari pusat. Tugasnya adalah
mengatur aktivitas operasional Sent Warehouse dan Reveived Warehouse.
g) Sent Warehouse
Memiliki wewenang untuk menyiapkan barang pesanan yang akan
dikirimkan kepada Received Warehouse. Tugasnya adalah menyediakan pesanan
untuk Received Warehouse dan melakukan pengepakan barang.
h) Received Warehouse
Memiliki wewenang untuk menyiapkan rokok pesanan yang akan
dikirimkan kepada pelanggan. Tugasnya adalah menerima kiriman rokok dari
RSO dan mengepak rokok.
i) Salesman
Memiliki wewenang unutk mengumpulkan hasil pembayaran dari pelanggan
dengan sistem tunai. Tugasnya adalah melaksanakan aktivitas pendistribusian
rokok kepada pelanggan, melakukan promosi rokok kepada pelanggan dan
j) Cashier
Memiliki wewenang untuk menghitung hasil penagihan dan mentransfernya
kepada rekening RSO. Tugasnya adalah mengumpulkan hasil penagihan
pembayaran dari salesman.
k) District Clerck
Memiliki wewenang untuk mengarsipkan dokumen--dokumen yang
digunakan dalam transaksi penjualan. Tugasnya adalah meginput
transaksi-transaksi yang terjadi ke dalam DSA (District Sales Application).
2. Evaluasi atas Struktur Organisasi PT Sumber Cipta Multiniaga Medan
Struktur organisasi yang terbentuk pada PT Surnber Cipta Multiniaga sudah
dapat dinilai baik apabila dilihat dan pembagian tugas dan wewenangnya. Sebab,
dapat dilihat bahwa pihak manajemen telah merancang struktur organisasi sebagai
suatu acuan bagi karyawan dalam menjalankan tugas dan wewenangnya. Berikut
mi adalah struktur organisasi yang berkaitan dalam sikius pendapatan berdasarkan
kelebihan-kelebihannya:
1. Pada PT Sumber Cipta Multiniaga Medan, Area Manager secara Iangsung
membawahi District Supervisor
District Supervisor bertugas terhadap fungsi pengawasan kegiatan DSO
dalam aktivitas distribusi yang mengotorisasikan setiap faktur penjualan untuk
dilakukan pengepakan barang dan Sent Warehouse yang kemudian akan
2. Bagian distribusi bertugas terhadap fungsi distribusi
Dimana bagian Distribution Manager selalu mengotorisasikan Surat
Kiriman Rokok dan Faktur Penjualan yang akan digunakan sebagai pengarsipan
pendistribusian kepada pelanggan oleh bagian District Clerck. Bagian
Distribution Manager secara langsung membawahi Head Warehouse yang
mengotorisasikan pengiriman barang pesanan dan pelanggan dan penerirnaan
barang pesanan dan pusat. Bagian Head Warehouse juga membawahi Sent
Warehouse yang bertugas menerima rokok pesanan dan PT Djarum Kudus serta
mengirimkan rokok pesanan tersebut kepada Received Warehouse dan Received
Warehouse bertugas untuk menerima rokok pesanan dan Sent Warehouse dan
mendistribusikannya kepada pelanggan
3. Bagian akuntansi dan keuangan bertugas terhadap pelaksanaan fungsi
pencatatan transaksi
Fungsi pencacatan transaksi pada PT Sumber Cipta Multiniaga dipimpin
oleh Finance Manager. Finance Manager membawahi Accounting Supervisior
dan Regional Cashier. Accounting Supervisior bertugas mengkoordinasikan
seluruh pencatatan atas transaksi yang terjadi dalam perusahaan.
4. Fungsi distribusi terpisah dengan fungsi gudang
Pada PT Sumber Cipta Multiniaga fungsi distribusi dilakukan oleh
Distribution Manager, sedangkan untuk fungsi penyimpanan dilakukan oleh
District Supervisor. Adanya pemisahan fi.ingsi distribusi dengan fungsi gudang
bertujuan untuk menghindari kemungkinari terjadi hilang atau berkurangnya stock
cara bekerja sama mencuri rokok pesanan tersebut dengan alasan pengiriman
barang atau penyelundupan rokok pesanan tersebut oleh pihak-pihak yang mencari
keuntungan sendiri.
Dengan terpisahnya antara fungsi distribusi dengan fungsi gudang, dapat
diketahui bahwa pihak perusahaan memiliki pengawasan extra terhadap pesanan
rokok yang sampai digudang dan pesanan rokok yang akan keluar dan gudang.
5. Terdapat pemisahan antara Sent Warehouse dengan Received Warehouse
Pada PT Sumber Cipta Multiniaga terdapat pemisahan antara Sent
Warehouse dengan Received Warehouse. Fungsi Sent Warehouse dilakukan oleh
Sent Warehouse Keeper, sedangkan untuk fungsi Received Warehouse dilakukan
oleh Received Warehouse Keeper. Adanya pemisahan fungsi Sent Warehouse
dengan fungsi Received Warehouse bertujuan untuk menghindari tertukarnya
rokok pesanan yang barn sampai dengan rokok pesanan yang akan dikirimkan
kepada DSO.
Dengan terpisahnya antara fungsi Sent Warehouse dengan fungsi Received
Warehouse, dapat diketahui bahwa dalam PT Sumber Cipta Multiniaga terdapat
pengawasan extra pada setiap pesanan rokok pesanan yang barn diterima dan
kantor pusat dengan rokok pesanan yang yang akan dikirimkan kepada DSO.
Selain dan kelebihan-kelebihan yang terdapat pada struktur organisasi
seperti yang telah dijelaskan diatas, masih terdapat juga kekurangan
kekurangan pada struktur organisasi yang telah disusun oleh pihak PT Sumber
Cipta Multiniaga, yaitu:
a. Tidak pernah melakukan rolling pekerjaan terhadap karyawan
pekerjaan terhadap seluruh karyawannya. Adapun tujuan dan adanya rolling
pekerjaan adalah untuk menghindari terjadinya kecurangan yang dilakukan oleh
pihak karyawan yang ingin mengambil keuntungan sendini.
Kemungkinan PT Sumber Cipta Multiniaga tidak melakukan rolling
pekerjaan karena perusahaan merasa tidak sempat untuk melakukan diakibatkan
karena pada PT Sumber Cipta Multiniaga sering sekali terjadi overload. Selain
itu, mereka berpikir akan lebih baik jika ticlak melakukan rolling karena mereka
tidak perlu mengajarkan mengenai kebijakan-kebijakan perusahaan kepada
orang-orang yang baru.
Akibat dan tidak adanya rolling pekerjaan terhadap karyawan adalah
PT Sumber Cipta Multiniaga pernah merigalami kerugian yaitu stok rokok yang
akan didistribusikan kepada ranting menjadi berkurang karena adanya pihak
salesman yang meneuri beberapa rokok untuk kepentingan pribadinya.
Sebaiknya untuk menghindari resiko yang terjadi diatas adalah perusahaan
diharapkan untuk melakukan rolling pekerjaan secara berkala. Misalnya, setiap 2
tahun I kali diadakan rolling pekerjaan ataupun dinas luar.
b. Fungsi salesman dengan fungsi supir tidak terpisah
Pada PT Sumber Cipta Multiniaga, antara fungsi salesman dengan
fungsi supir tidak dipisahkan, sebab kedua fungsi mi apabila digabungkan
memang akan Iebih efisien.
Namun, dengan adanya kebijakan yang diterapkan justru akibat dari
adanya penggabungan kedua fungsi ini akan meningkatkan resiko kepada setiap
rokok-rokok yang akan didistribusikan kepada pelanggan.
rokok yang akan dikirimkan pelanggan dan menyebabkan menurunnya tingkat
kepercayaan pelanggan pada perusahaan tersebut.
Sebaiknya untuk rnenghindari hal-hal diatas, perusahaan menetapkan sistem
terpisah bagi salesman dan supir. Selain itu, jadwal untuk pendistribusian pun
dilakukan secara random agar tidak ada kesempatan untuk bekerja sama dalam
mencari keuntungan sendiri bagi salesman dan supir tersebut ataupun diadakan
rolling pekerjaan seperti memindahkan rute pendsitribusian kepada setiap
salesman dan supir.
c. Fungsi kredit tidak terpisah dengan fungsi akuntansi
Pada PT Sumber Cipta Multiniaga, pemeriksaan atas credit limit pelanggan
dilakukan oleh bagian Clerck Accounting. Karena mengingat kebutuhan
perusahaan akan keefisienan dan kelancaran prosedur penagihan. Bagi
perusahaan, penagihan pembayaran kepada pelanggan akan lebih mudah, sebab
bagian Clerck Accounting hanya perlu melakukan pengecekan atas
laporan-laporan mengenai piutang dan tiap pe1anggan.
Berdasarkan laporan-laporan tersebut, setiap akan memasuki masa jatuh
tempo, bagian Clerck Accounting akan melakukan penagihah melalui telepon.
Resiko yang dapat ditimbulkan dan tidak terpisahnya antara fungsi kredit dengan
fungsi akuntansi adalah kemungkinan untuk tidak tertagihnya piutang di
pelanggan menjadi lebih besar, karena kurangnya dokumen pendukung mengenai
penagihan piutang karena hanya melakukan penagihan via telepon. Selain itu,
resiko yang dapat ditimbulkan adalah terjadinya kerja sama antara bagian
akuntansi dengan pelanggan dengan memanipulasi laporan mengenai piutang dan
Rekomendasi yang dapat diberikan dalam kondisi diatas adalah
memisahkan fungsi kredit dengan fiangsi akuntansi. Dalam struktur organisasi,
bagian kredit mi sebaiknya berada dibawah Finance Manager. Sehingga
penagihan piutang yang akan ditagihkan kepada pelanggan akan dapat ditagih
melalui form penagihan tersebut dan dapat diotorisasikan langsung oleh Finance
Manager.
d. Fungsi salesman membawahi district derek dan cashier
Pada lokasi District Sales Office yang tersebar pada 32 wilayah dalam
cabang Jakarta, sistem salesman membawahi fungsi district clerck dan cashier.
Struktur mi dinilai tidak tepat, karena bagian salesman tidak memiliki
otorisasi apapun bagi district derek maupun cashier. Untuk itu, sebaiknya fungsi
