PROSEDUR
PENGENDALIAN DOKUMEN
TINDAKAN Nama Jabatan Tandatangan Tanggal
Disiapkan
Diperiksa
LEMBAR DISTRIBUSI
No. Jabatan Deskripsi Dokumen Tanggal
1. Kepala XXXXXX Salinan 1
2. Kepala Subbagian Tata Usaha Salinan 2
3. Kepala Bidang XXXXXXXXXXX Salinan 3
4. Kepala Bidang XXXXXXXX Salinan 4
5. Kepala Bidang XXXXXXXXXX Salinan 5
1. Tujuan
Prosedur ini dibuat untuk mengatur tata cara pengendalian dokumen agar sesuai dengan persyaratan sistem manajemen mutu.
2. Ruang Lingkup
Prosedur ini berlaku dan digunakan di lingkungan XXXXXXXXXX, dalam hal :
2.1. pengendalian dokumen internal yang meliputi kegiatan penyusunan, pengesahan,
pengidentifikasian, penerbitan, penggandaan, pendistribusian, pemeliharaan, penarikan, perubahan atau revisi, dan pemusnahan dokumen,
2.2. pengendalian dokumen eksternal yang meliputi pengidentifikasian, pemeliharaan dan
pendistribusian dokumen.
3. Tanggung jawab
3.1. Kepala XXXXXXXXXX bertanggungjawab atas pengesahan dokumen internal dan
pemusnahan dokumen;
3.2. Para Kepala Bidang (Kabid) bertanggung jawab atas kesesuaian dan kebenaran isi dokumen serta penetapan pengajuan perubahan dokumen;
3.3. Para Kepala Subbidang/Subbagian (Kasubbid/Kasubbag) bertanggung jawab atas materi usulan pembuatan dan/atau pengubahan dokumen;
3.4. Kepala Subbagian Tata Usaha bertanggung jawab atas pelaksanaan pemusnahan dokumen; 3.5. Wakil Manajemen bertanggung jawab atas pemeriksaan dan penilaian dokumen,
pengidentifikasian, pemeriksaan dan penyimpanan dokumen;
4. Definisi
Dalam prosedur ini yang dimaksud dengan :
4.1. Dokumen adalah informasi (data yang ada artinya) dan media pendukungnya (bisa berupa kertas, file elektronik,dll);
4.2. Dokumen Internal adalah dokumen yang dimiliki oleh XXXXXXXXXX untuk mendokumentasikan kegiatan XXXXXXXXXX dalam rangka penerapan SB 77-0001-80:2005. Dokumen internal berupa:
- Pernyataan Kebijakan Mutu dan Sasaran Mutu;
- Pedoman Mutu;
- Prosedur Mutu dan Prosedur Kerja;
- Instruksi Kerja; dan
- Rekaman dan formulir.
4.3. Dokumen Eksternal merupakan dokumen yang berasal dari luar XXXXXXXXXX sebagai pendukung kegiatan, yang berupa standar, pedoman, dan peraturan;
4.6. Revisi adalah pengubahan signifikan terhadap suatu dokumen.
5. Referensi
5.1. Peraturan Kepala BATAN tentang Pedoman Tata Naskah Dinas Dan Tata Kearsipan Serta Pedoman Kode Klasifikasinya;
5.2. Pedoman Mutu XXXXXXXXXX; dan
5.3. Prosedur Penyusutan Arsip Berdasarkan Jadwal Retensi Arsip BATAN.
6. Prosedur
6.1. Penyusunan Dokumen Internal
6.1.1. Dalam penyusunan dokumen, perlu diperhatikan beberapa hal sebagai berikut ini: a. mudah dimengerti dan dibaca oleh personel yang akan menggunakan dokumen
tersebut,
b. menggunakan kata-kata yang sederhana dan mudah dimengerti oleh penggunanya,
c. menghindari penggunaan kalimat yang panjang dan kompleks,
d. menghindari penggunaan kata-kata “baru” yang artinya belum tentu dimengerti.
6.1.2. Format Prosedur dan Instruksi Kerja a. Format Utama
Format dari suatu Prosedur berisi antara lain: 1. Tujuan,
Di setiap Prosedur harus dilengkapi dengan format kelengkapan yang terdiri dari:
1. Halaman Judul (Lampiran 2)
2. Lembar Distribusi Dokumen (Lampiran 3)
c. Identifikasi
Setiap Prosedur dan Instruksi Kerja harus dilengkapi dengan identifikasi antara lain:
1. Logo BATAN dan nama XXXXXXXXXX 2. Judul Prosedur dan/atau Instruksi Kerja 3. Nomor Prosedur dan/atau Instruksi Kerja 4. Nomor Revisi Prosedur dan/atau Instruksi Kerja 5. Tanggal Penerbitan Prosedur dan/atau Instruksi Kerja
6. Nomor dan Jumlah Halaman Prosedur dan/atau Instruksi Kerja
7. Keterangan: 1 s/d 6 dicantumkan dalam bentuk header disetiap halaman
8. Kolom Pengesahan Prosedur dan/atau Instruksi Kerja memuat: Disiapkan, Diperiksa dan Disetujui.
d. Keterangan
1. Tujuan
Isi dari “Tujuan” Prosedur dan Instruksi Kerja adalah menjelaskan atau menggambarkan sasaran kerja secara singkat dan jelas dari obyek yang akan dibuat prosedurnya atau instruksi kerja dan pertanyaan yang diperlukan untuk menjawab tujuan dari prosedur dan instruksi kerja adalah “mengapa” dokumen ini diperlukan.
2. Ruang Lingkup
Isi dari “Ruang Lingkup” Prosedur dan Instruksi Kerja adalah menjelaskan ruang gerak dari prosedur dan instruksi kerja yang akan dilaksanakan, dan pertanyaan yang diperlukan untuk menjawab isi pada Ruang Lingkup ini adalah:
dimanakah prosedur dan instruksi kerja ini diberlakukan,
siapakah yang akan menggunakan,
apakah ada keterkaitan dengan Bidang lainnya (interface).
3. Tanggungjawab
Isi dari “Tanggung Jawab” Prosedur dan “Pelaksana” Instruksi Kerja adalah penjelasan tentang identifikasi personel yang bertanggung jawab termasuk jabatan sesuai dengan tugas dan tanggung jawabnya atas tercapainya sasaran dari prosedur dan instruksi kerja tersebut.
4. Referensi
tersebut seperti: spesifikasi, standar atau dokumen lainnya yang diacu oleh manajemen.
5. Definisi
Isi dari “Definisi” adalah penjelasan kalimat didalam prosedur yang tidak dimengerti atau istilah yang tidak lazim atau mempunyai arti khusus atau istilah bahasa asing yang sulit dimengerti.
6. Prosedur
Isi dari Prosedur dan Instruksi Kerja adalah penjelasan langkah-langkah yang harus diikuti atau dilaksanakan untuk mencapai atau menyelesaikan apa yang telah ditulis pada tujuan Prosedur dan Instruksi Kerja tersebut.
7. Lampiran
Lampiran dari Prosedur dan Dokumen Terkait dari Instruksi Kerja bila diperlukan untuk memperkuat prosedur dan instruksi kerja.
Lampiran dapat berupa :
Keterangan-keterangan yang diperlukan,
Gambar, diagram alir yang diperlukan untuk menjelaskan Prosedur dan
Instruksi Kerja,
Formulir yang diperlukan untuk merekam kegiatan yang disyaratkan
6.2. Pengesahan Dokumen
Tanggung jawab pembuatan, pemeriksaan dan pengesahan dokumen sesuai tabel berikut :
Nomor Jenis Dokumen Disiapkan Oleh Diperiksa Oleh Disetujui Oleh
1. Kebijakan dan
Sasaran Mutu
- - Kepala
XXXXXXXXXX
2. Pedoman Mutu Bidang XXXXX Wakil Manajemen Kepala
XXXXXXXXXX
3. Prosedur Mutu Bidang XXXXX Wakil Manajemen Kepala
XXXXXXXXXX
4. Prosedur Kerja Masing-masing
Subbidang/Subbagian
Para Kabid Kepala
XXXXXXXXXX
5. Instruksi Kerja Masing-masing
Subbidang/Subbagian
Para
Kasubbid/Kasubbag
Para Kabid
6.3. Identifikasi Dokumen
Identifikasi tiap–tiap dokumen selain judul adalah dengan penomoran sebagai berikut: a. Pedoman Mutu
PM/OT.01.02/ddd/eeee
PM : Pedoman Mutu
OT.01.02 : Kode Klasifikasi Tata Naskah Dinas dan Kearsipan BATAN
ddd : Kode singkatan nama jabatan pimpinan XXXXXXXXXX
eeee : Tahun
b. Prosedur Mutu dan Prosedur Kerja
PR.aa/OT.01.02/ddd/eeee
PR : Prosedur
aa : Nomor urut Prosedur
OT.01.02 : Kode Klasifikasi Tata Naskah Dinas dan Kearsipan BATAN
ddd : Kode singkatan nama jabatan pimpinan XXXXXXXXXX
c. Instruksi Kerja
IK.bb.aa/OT.01.02/ddd/eeee
IK : Instruksi Kerja
bb : Nomor urut Instruksi Kerja
aa : Nomor urut Prosedur
OT.01.02 : Kode Klasifikasi Tata Naskah Dinas dan Kearsipan BATAN
ddd : Kode singkatan nama jabatan pimpinan XXXXXXXXXX
eeee : Tahun
d. Formulir
FM.cc.aa/OT.01.02/ddd/eeee
FM : Formulir
cc : Nomor urut Formulir
aa : Nomor urut Prosedur dan/atau Instruksi Kerja
OT.01.02 : Kode Klasifikasi Tata Naskah Dinas dan Kearsipan BATAN
ddd : Kode singkatan nama jabatan pimpinan XXXXXXXXXX
eeee : Tahun
e. Dokumen Eksternal
ff/gg/ddd/eeee
ff : Nomor dokumen eksternal
gg : Kode Klasifikasi Tata Naskah Dinas dan Kearsipan BATAN
ddd : Kode singkatan nama jabatan pimpinan XXXXXXXXXX
eeee : Tahun
Keterangan :
PM : Pedoman Mutu
PR : Prosedur
IK : Instruksi Kerja
FM : Formulir
No. Nama Jabatan Pimpinan
(Unit Kerja/Unit Pengolah) Kode
1. Pusat XXXXXXXXXX XXX
2. Subbidang Tata Usaha XXX.1
4. Bidang XXXXXXXXXXX
6.4. Pembuatan dan Penerbitan Dokumen
6.4.1. Bidang/Subbidang/Subbagian menyiapkan draft dokumen yang diperlukan dengan format sesuai 6.1.2,
6.4.2. Draft dokumen yang telah disiapkan, diperiksa dan disahkan oleh pejabat yang berwenang berdasarkan 6.2,
6.4.3. Dokumen yang telah disahkan diberi cap MASTER dan disimpan oleh Wakil
Manajemen,
6.4.4. Wakil Manajemen membuat Master List/Riwayat atas dokumen baru atau perubahan yang diajukan, baik dokumen internal (Lampiran 6: Daftar Induk Dokumen Internal) maupun dokumen eksternal (Lampiran 7 : Daftar Dokumen Eksternal),
6.4.5. Dokumen yang telah dicap MASTER, digandakan dan diberi cap COPY No.: ...
dan TERKENDALI, kemudian didistribusikan sesuai dengan Daftar Distribusi
penerima dokumen, sedangkan salinan tidak terkendali diberi cap TIDAK
TERKENDALI dan dapat didistribusikan ke pihak-pihak yang berkepentingan dengan tanda bukti penerimaan salinan (Lampiran 8 : Bukti Penerimaan Salinan Dokumen),
6.4.6. Dokumen eksternal dapat digandakan berupa salinan tidak terkendali dan didistribusikan ke pihak-pihak yang membutuhkan.
6.4.7. Wakil Manajemen bertanggungjawab dalam penerbitan dokumen internal dan selalu diperiksa keabsahan, nomor, revisi dan jumlah halamannya.
6.5. Pemeliharaan Dokumen
6.5.1. Wakil Manajemen secara berkala, minimal satu tahun sekali, mengidentifikasi kesesuaian semua dokumen yang digunakan,
6.5.2. Apabila ditemukan dokumen yang tidak sesuai dan atau sudah tidak berlaku, maka
Wakil Manajemen menarik dokumen tersebut, diberi cap TIDAK BERLAKU dan
diganti dengan dokumen yang sesuai dan mutakhir (Lampiran 9 : Bukti Penarikan Dokumen),
6.6. Pengubahan Dokumen
6.6.1. Bidang/Subbidang/Subbagian dapat mengusulkan pengubahan terhadap suatu dokumen internal yang diperkirakan mengakibatkan penyimpangan/masalah terhadap kinerja melalui memo kepada Pejabat yang berwenang mengesahkan dokumen tersebut (lihat 6.2),
6.6.2. Wakil Manajemen bersama Bidang/Subbidang/Subbagian pengusul membahas dan menetapkan pengubahan dokumen,
6.6.3. Proses pengubahan yang bersifat amandemen, dibuat dalam lembar amandemen sesuai Formulir Amandemen (Lampiran 10: Formulir Amandemen), disetujui oleh Wakil Manajemen dan Pejabat yang berwenang (lihat 6.2) dan diberi cap MASTER,
6.6.4. Wakil Manajemen menggandakan hasil amandemen, diberi cap COPY No.: ...
dan TERKENDALI dan mendistribusikannya sesuai daftar distribusi dokumen
untuk disisipkan pada dokumen yang di-amandemen.
6.6.5. Proses pengubahan yang bersifat revisi dokumen mengikuti Tahapan Pembuatan Dokumen langkah 6.4.1 s.d. 6.4.3.
6.7. Pemusnahan Dokumen
6.7.1. Wakil Manajemen mengidentifikasi dan mengusulkan pemusnahan dokumen yang tidak berlaku dan disampaikan kepada Kepala Bidang masing-masing melalui memo.
6.7.2. Wakil Manajemen menyampaikan usulan pemusnahan dokumen yang telah disetujui oleh Kepala Bidang masing-masing kepada Kepala XXXXXXXXXX. 6.7.3. Atas perintah Kepala XXXXXXXXXX, Kepala Subbagian Tata Usaha
melaksanakan pemusnahan dokumen dan membuat Berita Acara Pemusnahan sesuai dengan Lampiran 10: Formulir Berita Acara Pemusnahan Dokumen dengan melampirkan daftar dokumen yang dimusnahkan,.
6.7.4. Pemusnahan dokumen dapat dilakukan dengan cara dibakar, dicacah atau dijadikan bubur kertas, atau cara lain sehingga fisik dan informasinya tidak dapat dikenali lagi,
7. Lampiran
7.1. Lampiran 1 : Diagram Alir Pengendalian Dokumen 7.2. Lampiran 2 : Halaman Judul
7.3. Lampiran 3 : Lembar Distribusi Dokumen 7.4. Lampiran 4 : Rekaman Dokumen
7.5. Lampiran 5 : Daftar Induk Dokumen Internal 7.6. Lampiran 6 : Daftar Dokumen Eksternal
7.7. Lampiran 7 : Bukti Penerimaan Salinan Dokumen 7.8. Lampiran 8 : Bukti Penarikan Dokumen
7.9. Lampiran 9 : Formulir Amandemen
7.10. Lampiran 10 : Berita Acara Pemusnahan Dokumen
7.11. Lampiran 11: Daftar Dokumen yang Dimusnahkan/Diserahkan
8. Rekaman
No. Nama Rekaman Uraian Lokasi
Penyimpanan
Masa Penyimpanan
1. Daftar Induk Dokumen
Internal
Master List/Riwayat dokumen internal baru atau perubahan
Wakil Manajemen
5 tahun
2. Daftar Dokumen
Eksternal
3. Bukti Penerimaan
Salinan Dokumen Distribusi dokumen internal dan eksternal ManajemenWakil 5 tahun
4. Bukti Penarikan
Dokumen Penarikan dokumen yang sudah tidak berlaku ManajemenWakil 5 tahun
5. Amandemen Pengubahan dokumen Wakil
Manajemen 5 tahun
6. Berita Acara
Pemusnahan Dokumen Pemusnahan dokumen yang tidak diperlukan atau melebihi masa simpan
Wakil
Manajemen 5 tahun
7. Daftar Dokumen yang
Dimusnahkan/ Diserahkan
Daftar Dokumen yang dimusnahkan/
diserahkan
Wakil Manajemen
Lampiran 1
DIAGRAM ALIR PENGENDALIAN DOKUMEN
Tidak
- - - Tidak dianggap sebagai Bidang prosedur
Lampiran 2
HALAMAN JUDUL
BADAN TENAGA NUKLIR NASIONAL
XXXXXXXXXXXXXXXXXX Nomor :
Tanggal :
JUDUL DOKUMEN Revisi : Halaman : dari
JUDUL DOKUMEN
TINDAKAN Nama Jabatan Tandatangan Tanggal
Disiapkan
Diperiksa
Lampiran 3
LEMBAR DISTRIBUSI
( lihat buku merah )
No. Jabatan Deskripsi Dokumen Tanggal
Lampiran 4
REKAMAN DOKUMEN
No. Nama Rekaman Uraian Lokasi
Penyimpanan
Lampiran 5
DAFTAR INDUK DOKUMEN INTERNAL
Klausul dalam SB 77
Judul
Dokumen Nomor Dokumen
Pembuat Pemeriksa Pengesah TanggalTerbit HalamanJumlah DistribusiJumlah SimpanMasa Keterangan
Jakarta,...
Yang mengesahkan Yang membuat
Lampiran 6
DAFTAR DOKUMEN EKSTERNAL
Judul Dokumen Nomor Dokumen
Pembuat/ Pengarang
Penerbit Tanggal Terbit
Jumlah Halaman
Masa Simpan
Keterangan
Jakarta,...
Yang mengesahkan Yang membuat
Lampiran 7
FORMULIR BUKTI PENERIMAAN SALINAN DOKUMEN
Nomor : Tanggal :
Manual Mutu Jumlah : Nama : No. Salinan : Prosedur Jumlah : Nama : No. Salinan : Instruksi Kerja Jumlah : Nama : No. Salinan : Formulir Jumlah : Nama : No. Salinan : Dokumen Eksternal Jumlah : Nama : No. Salinan : Dari :
Uraian
Catatan : Yang menerima
( )
Yang menyerahkan
Lampiran 8
FORMULIR BUKTI PENARIKAN DOKUMEN
Nomor : Tanggal
Manual Mutu Jumlah : Nama : No. Salinan : Prosedur Jumlah : Nama : No. Salinan : Instruksi Kerja Jumlah : Nama : No. Salinan : Formulir Jumlah : Nama : No. Salinan : Dokumen Eksternal Jumlah : Nama : No. Salinan : Dari :
Uraian
Catatan : Yang menyerahkan
( )
Yang menerima
Lampiran 9
FORMULIR AMANDEMEN
No. Nama dan No.Dokumen Bidang/Klausul Kalimat Lama Perubahan Kalimat Baru
Tanggal :
Pejabat yang mengesahkan :
Lampiran 10
BERITA ACARA PEMUSNAHAN DOKUMEN
Pada hari ini ……… tanggal ……… bulan ……… Tahun ……… yang bertanda tangan di bawah ini, berdasarkan penilaian kembali dokumen telah melaksanakan pemusnahan dokumen ……… sesuai tercantum dalam Daftar Dokumen yang Dimusnahkan/Diserahkan terlampir ……… lembar, penghancuran secara total dengan cara ………
Saksi – saksi : Kepala Subbagian Tata Usaha,
Ka. SubBidang terkait ( ...)
Lampiran 11
DAFTAR DOKUMEN YANG DIMUSNAHKAN
NAMA BIDANG : ... U N I T : ...
NO. DESKRIPSI DOKUMEN TAHUN JUMLAH KETERANGAN
Tanggal :
Wakil Manajemen
