TERM OF REFERENCE (TOR) TERM OF REFERENCE (TOR)
KETENTUAN FOKUS REVIEW PADA KETEPATAN WAKTU, KELENGKAPAN KETENTUAN FOKUS REVIEW PADA KETEPATAN WAKTU, KELENGKAPAN
BERKAS SERTA DAPAT DIBACANYA CATATAN BERKAS SERTA DAPAT DIBACANYA CATATAN
II.. PPEENNDDAAHHUULLUUAANN Da
Dalalam m rarangkngka a upupaya aya pepeniningngkakatatan n pepelalayayananan n kekesesehathatan an di di sasararana na pepelalayanyananan kesehatan, kehadiran perekam medis sangat diperlukan dalam bidang kesehatan. Rekam kesehatan, kehadiran perekam medis sangat diperlukan dalam bidang kesehatan. Rekam me
medidis s bebergrgununa a ununtutuk k memenununjnjanang g tetertrtib ib adadmimininiststrarasisi, , tatanpa npa dididudukunkung g susuatatu u sisiststemem pengelolaan
pengelolaan rekam rekam medis medis yang yang baik baik dan dan benar, mustahil benar, mustahil tertib administrasi tertib administrasi tersebut dapattersebut dapat berhasil.
berhasil.
Sebagai pelaksana rekam medis, kita perlu mengetahui sejarah dan perkembangan Sebagai pelaksana rekam medis, kita perlu mengetahui sejarah dan perkembangan rekam medis, dan perubahan apa saja yang terjadi dalam sistem rekam medis. Baik yang rekam medis, dan perubahan apa saja yang terjadi dalam sistem rekam medis. Baik yang terjadi di tingkat nasional maupun internasional. Perubahan tersebut dimulai dari perbaikan terjadi di tingkat nasional maupun internasional. Perubahan tersebut dimulai dari perbaikan catatan kesehatan melalui standarisasi rumah sakit dan organisasi yang telah terjadi sejak catatan kesehatan melalui standarisasi rumah sakit dan organisasi yang telah terjadi sejak zaman dahulu kala.
zaman dahulu kala. Sei
Seirinringnya gnya berberkemkembangbangnya nya zamzaman, an, daldalam am tahtahun-un-tahtahun un belbelakaakangan ngan ini ini terterjadjadii beberapa
beberapa kali kali perubahan perubahan sebutan sebutan untuk untuk orang orang yang yang melaksanakan melaksanakan pengelolaan pengelolaan rekamrekam medis sebagaimana perubahan nama sebutan untuk Instalasi Rekam edis. !al ini terjadi medis sebagaimana perubahan nama sebutan untuk Instalasi Rekam edis. !al ini terjadi karena adanya perhatian dan kesadaran tinggi terhadap pentingnya sistem rekam medis karena adanya perhatian dan kesadaran tinggi terhadap pentingnya sistem rekam medis serta adanya
serta adanya suatu pemikirsuatu pemikiran an tentatentang ng pengempengembangan sistem in"ormasi kesehatan yangbangan sistem in"ormasi kesehatan yang terkomputerisasi.
terkomputerisasi. Latar Bea!a"# Latar Bea!a"#
Dalam perkembangan dan kemajuan manajemen administrasi Rumah sakit sekarang Dalam perkembangan dan kemajuan manajemen administrasi Rumah sakit sekarang ini hampir dapat di pastikan bah#a segala sesuai tergantung kepada #arkat $ dokumen. ini hampir dapat di pastikan bah#a segala sesuai tergantung kepada #arkat $ dokumen. Baik itu di dunia perusahaan pemerintah atau s#asta. %arkat $ dokumen dianggap sangat Baik itu di dunia perusahaan pemerintah atau s#asta. %arkat $ dokumen dianggap sangat berperan
berperan penting penting dalam dalam proses proses kegiatan kegiatan organisasi organisasi dan dan sistem sistem yang yang sering sering dan dan masihmasih berlaku di instansi.
berlaku di instansi. &rs
&rsip ip mermerupakupakan an bagibagian an pentpenting ing daldalam am keskeselueluruhruhan an kegikegiataatan n ororganganisaisasi, si, arsarsipip merupakan suatu bukti dari keseluruhan kegiatan yang ada pada sebuah organisasi.di dalam merupakan suatu bukti dari keseluruhan kegiatan yang ada pada sebuah organisasi.di dalam arsip terkandung banyak
arsip terkandung banyak sekalsekali i in"orin"ormasimasi, , seperseperti ti sejarsejarah ah berdiberdirinya suatu rinya suatu orgorganisasanisasi,i, kegiatan-kegiatan yang di jalankan, maupun kegiatan-kegiatan yang akan di jalan kan.oleh kegiatan-kegiatan yang di jalankan, maupun kegiatan-kegiatan yang akan di jalan kan.oleh karna itu arsip dijadikan sebagai ingatan atau rekaman, in"ormasi dan juga sebagai pusat karna itu arsip dijadikan sebagai ingatan atau rekaman, in"ormasi dan juga sebagai pusat sejarah.
sejarah. kears
kearsipan merupakan salah satu proses atau ipan merupakan salah satu proses atau kegiatkegiatan an yang di yang di mulai dari penciptaamulai dari penciptaan,n, peneriamaan, pengumpulan,
peneriamaan, pengumpulan, pengaturan, pengendalian, pengaturan, pengendalian, pemeliharaan, pera#atan. pemeliharaan, pera#atan. PenataanPenataan dan pera#atan serta e'aluasi menurut suatu sistem yang telah di tentukan. Penataan arsip $ dan pera#atan serta e'aluasi menurut suatu sistem yang telah di tentukan. Penataan arsip $ kear
kearsipsipan an yanyang g berberperperan an penpentinting g daldalam am jaljalannannya ya sebsebuah uah ororganganisaisasi si dan dan di di perperluklukanan paraturan
paraturan perundang-undangan perundang-undangan agar agar kegiatan kegiatan penataan penataan arsip arsip dapat dapat berjalan berjalan dengan dengan baik.baik. ke
keararsisipapan n atatau au kekelelengngkakapapan n beberkrkas as kekeararsisipapan n memerurupapakakan n sasalalah h sasatu tu ununsusur r dadariri kesekr
kesekretarietariatan atan atau atau ketatketatausahaausahaan. &dministan. &dministrasi rasi pada pada kearskearsipan ipan melipmeliputi uti dalam suatudalam suatu pengurusan
pengurusan baik baik mengenai mengenai pengumpulan,pengelompokan,penataan, pengumpulan,pengelompokan,penataan, penyimpanan penyimpanan dandan pemusnahan arsip.
II. T$%$a"
T$%$a" U&$&
(ntuk menjaga dan meningkatkan mutu pelayanan rekam medis Rumah Sakit Bumi %aras Bandar )ampung melalui optimalisasi ketentuan "okus re'ie# pada ketepatan #aktu dan kelengkapan berkas rekam medis serta dapat dibacanya catatan
T$%$a" K'$$
a. (ntuk mengetahui bagaimana peran kelengkapan berkas rekam medis sebagai sumber in"ormasi yang secara e"isien
. (ntuk melaksanakan e'aluasi dan penilaian kepatuhan para pemberi asuhan klinis dalam kelengkapan berkas rekam medis serta dapat di bacanya catatan
*. Berkas Rekam medis di tata rapi dan tertib guna memudahkan untuk melihat ri#ayat pasien sebelumnya, ketika ra#at inap kembali.
+. (ntuk mengetahui bagaimana peranan berkas rekam medis dalam peningkatan pelayanan prima di rumah sakit
III. Ke#ata" P-!-!
&. Pemilahan dan penyusunan berkas rekam medis B. Penyusunan perangkat re'ie# rekam medis *. re'ie# rekam medis tertutup
D. Sosialisasi hasil re'ie# rekam medis +. Rapat koordinasi
a. Ke#ata" P-!-!
. etepatan #aktu pengisian dan pengembalian berkas rekam medis . Pengelompokan berkas rekam medis
/. Pengecekan berkas rekam medis 0. kelengkapan berkas rekam medis . R"*a" Ke#ata"
. etepatan #aktu pengisian berkas rekam medis dan pengembalian berkas rekam medis 1 berkas rekam medis diisi lengkap oleh dokter dan pengembalian dalam #aktu kurang dri 0 jam setelah selesai pelayanan ra#at jalan atau setelah selesai pasien ra#at inap
. Pengelompokan berkas rekam medis yaitu 1 salah satu berkas rumah sakit yang di kelompokan menjadi satu untuk di cek kelengkapan berkasnya
/. Pengecekan berkas rekam medis yaitu 1 melihat kelengkapan berkas-berkas medis yang ada dalam berkas rekam medis serta dapat dibacanya catatan
0. elengkapi berkas rekam medis 1 melengkapi setiap berkas yang kurang kelengkapannya dalam berkas rekam medis.
IV. Cara Mea!a"a" Ke#ata"
&. Rapat re'ie# rekam medis tertutup berkala
B. Pengecekan rekam medis sesuai perangkat re'ie# dan ketepatan #aktu berkas rekam medis
*. Presentasi dan sosialisasi hasil re'ie# rekam medis
D. oordinasi dengan unit pelayanan dan komite medis, serta kepera#atan +. Penyusunan panduan dan standar prosedur re'ie# rekam medis
a. Pengecekan berkas rekam medis1
. Pengecekan dikelompokkan sesuai di'isi masing-masing . Pengecekan "ormulir medis
/. elengkapi ketepatan #aktu pengisian "ormulir-"ormulir rekam medis 0. Pembuatan Pedoman 1
- Pedoman
V. R"*a" Ke#ata"
A. Pe&a'a" +a" e"/$$"a" er!a re!a& &e+
3 Pengumpulan rekam medis ra#at inap secara keseluruhan dalam periode yang disepakati
3 Pemilahan rekam medis berdasarkan diagnosis dan S terkait
/3 Pengambilan sampel rekam medis ra#at jalan sesuai ketentuan yang disepakati, jumlah sampel, dipilah berdasarkan diagnosis dan pelayanan poli terkait
B. Pe"/$$"a" era"#!at re0e1 re!a& &e+
3 Penyusunan dra"t perangkat re'ie# rekam medis ra#at inap tertutup 3 Penyusunan dra"t perangkat re'ie# rekam medis ra#at jalan
/3 Pengajuan dra"t perangkat re'ie# rekam medis 03 Re'isi dra"t perangkat re'ie# rekam medis C. re0e1 re!a& &e+ tert$t$
3 Penyusunan tim re'ie# rekam medis tertutup sesuai keilmuan dan kepentingan yang diharapkan
3 Pengumpulan rekam medis ra#at inap dan ra#at jalan yang telah disusun dan dipilah
/3 Persiapan perangkat re'ie# rekam medis ra#at inap dan ra#at jalan
03 Pengecekan berkas rekam medis ra#at inap disesuaikan dengan "orm re'ie# rekam medis ra#at inap
43 Pengecekan berkas rekam medis ra#at jalan disesuaikan dengan "orm re'ie# rekam medis ra#at jalan
53 Pencatatan hasil re'ie# rekam medis 63 +'aluasi
D. S-aa 'a re0e1 re!a& &e+
1) Pelaporan hasil re'ie# rekam medis pada Top management
2) Sosialisasi ke unit terkait secara langsung atau melalui korespondensi 3) onitoring hasil sosialisasi
E. Raat !--r+"a
a. *ek kelengkapan dokumen$arsip RS Bumi %aras Bandar )ampung 1 . Pedoman Dokumen 1
- S Direktur
- Pedoman $ Panduan
- SP2 &ssembling 7elengkapan3 - emo$Pemberitahuan$Pengumuman . Sistem pengelolaan Berkas rekam medis1
Persiapan data esekretariatan 1 - S Direktur
- Pedoman $ Panduan - SP2 &ssembling
VI. Saara"
A. elengkapan berkas rekam medis ra#at inap tercapai 89:; B. elengkapan berkas rekam medis ra#at jalan tercapai 89:; C. Pelaksanaan re'ie# rekam medis sesuai jad#al tercapai : :;
D. elengkapan berkas dan pencatatan hasil re'ie# dapat dibacanya catatan rekam medis tercapai ::;
E. etepatan #aktu pengisian berkas rekam medis ::; F. onitoring sosialisasi tercapai 8<:;
VII. S!e%ul Pelaksanaan Kegiatan
NO PROGRAM KER2A PROGRAM TARGET PELAKSANAAN
3 4 5 6 7 8 9 : ; 3< 33 34
Pengelompokan Berkas Rekam edis
Pengelompokan Dokumen 1
1. Pengecekan dikelompokkan sesuai di'isi masing-masing . Pembuatan Pedoman - Pedoman - Pembuatan SP2 =erkait Pengecekan Berkas Rekam edis a. Pedoman Dokumen 1 - S Direktur - Pedoman $ Panduan - SP2 &ssembling b. Sistem pengelolaan Dokumen 1
. Persiapan data esekretariatan 1 - S Direktur
- Pedoman $ Panduan - SP2 &ssembling
VIII. E0a$a
. Setiap bulan akan di entry data kedalam komputer . Di kelompokan berdasarkan unit pengelolaan
/. Pengelompokan dokumen rumah sakit berdasarkan di'isi masing-masing
I=. Pe"*atata", ea-ra" +a" E0a$a Ke#ata" a. Pe"*atata"
. Pengelompokan berkas rekam medis . Pengecekan berkas rekam medis /. Di lakukan dua bulan sekali
0. Pencatatan melalui "orm re'ie# rekam medis . Pea-ra"
pelaporan berkas rekam medis rumah sakit di laporkan pada akhir bulan *. E0a$a Ke#ata"
. engetahui bagaimana peran pengecekan berkas rekam medis saat pengelompokan dan penyimpanan apakah sudah sesuai dan e"isien
. engetahui berkas rekam medis rumah sakit apakah sudah rapi dan tertib /. engetahui saat pelaporan akhir bulan
=. Per"$t$
=erm 2" Re"rence 7=2R3 ini diharapkan menjadi re"erensi untuk kegiatan yang sudah disusun. =2R 7=erm 2" Re"erence3 dapat dijadikan instrument untuk monitoring dan e'aluasi dari suatu kegiatan program RS Bumi %aras Bandar )ampung. !al-hal yang belum jelas dan belum tercatung dalam =2R 7=erm 2" Re"erence3 serta lampiran-lampiran lain yang dianggap perlu akan ditentukan kemudian dalam pertanggungja#aban akhir tahun. Dengan demikian arsip$ dokumen rumah sakit menjadi penting dan strategis apabila arsip $ dokumen rumah sakit dapat digunakan sebagai re"erensi untuk pengambilan keputusan, penetapan kebijaksanaan, perencanaan dan penga#asan serta kepentingan lainnya. enyadari akan pentingnya arsip$ dokumen,agar dapat dipergunakan secara optimal diperlukan pengecekan kelengkapan berkas rekam medis yang baik dan benar, sehingga se#aktu-#aktu diperlukan siap dengan cepat, tepat dan lengkap disajikan. Dengan pengecekan kelengkapan yang tepat juga perlu diperhatikan dan keamanan terhadap "isik maupun in"ormasinya untuk itu di
lakukan pemeliharaan yang standar dan kontinyu.
Surabaya, >>>>>>>>>..
engetahui enyetujui,
Dr ?irmala Prayogi ?umbi ediatmapratia, dr. Direktur (tama
