8 2.1 Komunikasi
Komunikasi pada dasarnya adalah suatu proses dinamis yang secara sinambung mengubah pihak-pihak yang berkomunikasi. Berdasarkan pandangan ini, orang-orang yang berkomunikasi adalah komunikator-komunikator yang aktif mengirimkan dan menafsirkan pesan. Setiap pihak dianggap sumber dan sekaligus juga penerima pesan. Setiap saat mereka bertukar pesan verbal dan pesan non
verbal1. Proses komunikasi dapat dibandingkan dengan tata cara produksi dan
konsumsi. Proses ini melibatkan produksi makna (production of meaning),
melalui penggunaan bahan-bahan mentah yang terdiri dari kata-kata, gambar-gambar, lambang-lambang, dan tindakan-tindakan komunikator, serta konsumsi
makna (consumtion of meaning) melalui pendengaran, penglihatan, sentuhan,
perasaan, dan penciuman yang dilakukan oleh khalayak. Komunikasi melibatkan
3 unsur: pengirim (sender), media komunikasi, dan penerima (receiver).
Keefektifan komunikasi bergantung pada ketiga unsur ini. 2
Jika si pengirim tidak kompeten atau pesan yang disampaikan tidak jelas, maka si penerima tidak akan memahami makna dari tanda-tanda yang diberikan, dan proses komunikasi itu pun gagal. Agar komunikasi berlangsung harus
1
Deddy Mulyana, Ilmu Komunikasi Suatu Pengantar. PT Remaja Rosdakarya, Bandung, 2009, hal.75
2
terdapat sumber (source) dan penerima (receiver) yang memiliki pengalaman yang sama.
Istilah komunikasi kita berdasarkan pada istilah latin ‘communis’ yang
berarti sama. Jelasnya, jika penerima tidak memiliki pengetahuan yang sama dengan pengirim mengenai bahasa atau sandi, konsep, sistem nilai, dan sebagainya, maka pengiriman makna akan terhambat atau benar-benar gagal.
Komunikasi berhubungan dengan perilaku manusia dan kepuasan terpenuhinya kebutuhan berinteraksi dengan manusia-manusia lainnya. Hampir setiap manusia membutuhkan hubungan sosial dengan orang lainnya. Kebutuhan ini terpenuhi melalui pertukaran pesan yang berfungsi sebagai jembatan untuk mempersatukan manusia-manusia yang berbeda secara budaya dan bahasa. Pesan-pesan itu tercermin lewat perilaku manusia itu sendiri.
Salah satu model komunikasi yang menggambarkan dengan singkat
mengenai komunikasi dari proses model komunikasi Schraumn. Schraumn
mengungkapkan pentingnya peranan pengalaman dalam proses komunikasi. Bidang pengalaman akan menentukan apakah pesan yang dikirimkan diterima oleh si penerima sesuai dengan apa yang dimaksudkan oleh si pengirim pesan. Schraumn mengatakan jika tidak ada kesamaan dalam bidang pengalaman, bahasa yang sama, latar belakang yang sama, kebudayaan yang sama, maka sedikit kemungkinan pesan yang diterima diinterpretasikan dengan benar.
Oleh karenanya Schraumn menyadari pentingnya balikan dalam
komunikasi, akhirnya menyempurnakan model ini menjadi model dua arah. Balikan adalah penting dalam proses komunikasi karena akan menceritakan
kepada kita bagaimana pesan yang dikirimkan diinterpretasikan oleh yang menerima pesan. Bila penerima pesan memberikan balikan kepada si pengirim maka si penerima berubah menjadi si pengirim atau sumber sehingga komunikasi tidak satu arah lagi tetapi satu lingkaran. Seorang individu dapat dipandang
sebagai pengirim atau penerima pesan.3
2.1.1. Proses komunikasi
Dalam menyampaikan informasi atau pesan, ada proses yang pada umumnya berlangsung melalui suatu media komunikasi, khususnya bahasa percakapan yang mengandung makna yang dapat dimengerti dan pemakaian bahasa itu penggantinya bersifat konkret atau abstrak. Apabila dikaitkan dengan
kegiatan public relations, maka komunikasi tersebut adalah hal yang sangat
penting dalam penyampaian pesan-pesan (message) demi tercapainya tujuan dan
pengertian bersama dengan publicsebagai khlayak sasarannya.
Menurut Onong Uchjana Effendy proses komunikasi terbagi menjadi dua tahap, yakni secara primer dan secara sekunder.
1. Proses Komunikasi secara primer
Proses Komunikasi secara primer adalah proses penyampaian pikiran dan atau perasaan seseorang kepada orang lain dengan menggunakan
lambang (symbol) sebagai media. Lambang sebagai media primer
dalam proses komunikasi adalah bahasa, kial, isyarat, warna, dan lain sebagainya yang secara langsung mampu “menerjemahkan” pikiran dan atau perasaan komunikator kepada komunikan.
3
2. Proses Komunikasi secara sekunder
Proses Komunikasi secara sekunder adalah proses penyampaian pesan oleh seseorang kepada orang lain dengan menggunakan alat atau sarana sebagai media kedua setelah memakai lambang sebagai media pertama. Seseorang komunikator menggunakan media kedua dalam melancarkan komunikasinya karena komunikan sebagai sasarannya berada di tempat yang relatif jauh atau jumlahnya banyak. Media kedua yang dimaksud adalah surat, telepon, teleks,
surat kabar, majalah, radio, televisi, film, dan lain-lain.4
Dalam proses komunikasi menjelaskan bahwa proses komunikasi dapat dilakukan dengan secara primer atau sekunder tergantung tempat dan dengan siapa kita berbicara. Dalam proses komunikasi menggunakan media sebagai alat komunikasinya bertujuan untuk menyatukan persamaan makna dan menciptakan komunikasi yang efektif.
2.1.2. Fungsi Komunikasi
Menurut Stephen P. Robbins komunikasi mempunyai empat fungsi, yaitu: 1.) Fungsi Kendali
Berfungsi untuk mengendalikan perilaku anggotanya dalam beberapa cara.
2.) Fungsi Motivasi
Komunikasi memelihara motivasi dengan memeberikan penjelasan dengan karyawan tentang apa yang dilakukan, seberapa baik
4
mereka mengerjakannya, dan apa yang dapat dilakukan untuk meningkatkan kinerja jika sedang berada di bawah standar.
3.) Pernyataan Emosi
Komunikasi adalah jalan untuk menyatakan emosi perasaan dan pemenuhan kebutuhan sosial. Komunikasi yang terjadi dalam kelompok merupakan suatu mekanisme mendasar di mana para anggotanya dapat mengungkapkan dan melukiskan perasaan kecewa dan rasa putus asa mereka.
4.) Informasi
Fungsi ini berhubungan dengan perannya dalam menfasilitasi pengambilan keputusan. Fungsi tersebut memberikan informasi bagi perseorangan atau kelompok untuk membuat keputusan
dengan menyertakan data untuk mengidentifikasi dan
mengevaluasi pilih.5
Penjelasan mengenai fungsi komunikasi menurut Stephen P. Robbins menjelaskan empat fungsi komunikasi ini dilakukan untuk membuat suatu penjelasan kepada lawan komunikasi kita dengan tujuan agar lawan komunikasi kita mengerti apa yang kita inginkan atau apa yang sedang terjadi dalam diri kita, hal itu semua dapat kita lakukan dengan komunikasi yang baik.
5
2.2. Komunikasi Organisasi
Menurut R. Wayne Pace, Don F. Faules komunikasi organisasi adalah “Perilaku Pengorganisasian” yang terjadi dan bagaimana mereka yang terlibat dalam proses itu berinteraksi dan memberi makna atas apa yang terjadi. Masih menurut R. Wayne Pace, Don F. Faules komunikasi organisasi adalah proses penciptaan makna atas interaksi yang menciptakan, memelihara, dan mengubah
organisasi.6
Menurut Godhalber di dalam buku Arni Muhammad mendefinisikan, komunikasi organisasi adalah proses menciptakan dan saling menukar pesan dalam suatu jaringan hubungan yang saling tergantung satu sama lain untuk
mengatasi lingkungan yang tidak pasti atau selalu berubah-ubah.7
Definisi ini menjelaskan bahwa pentingnya pertukaran pesan dalam membangun komunikasi yang efektif di suatu perusahaan, karena di suatu perusahaan adanya saling keterkaitan satu sama lain yang membuat harus adanya jaringan yang dapat membuat satu lingkungan organisasi yang harmonis sehingga dalam menghadapi arus persaingan organisasi yang berubah-ubah.
Komunikasi organisasi merupakan komunikasi yang terjadi di dalam suatu organisasi. Komunikasi dalam organisasi itu sendiri berarti suatu proses penyampaian ide-ide di antara para anggota organisasi secara timbal balik dalam rangka mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
Komunikasi organisasi dilakukan untuk membuat suatu jaringan yang komplek pada suatu organisasi, dan juga tujuan dari komunikasi organisasi
6R. Wayne Pace, Don F. Faules, (Diterjemahkan Deddy Mulyana), Komunikasi Organisasi,
Strategi Meningkatkan Kinerja Persahaan. PT Remaja Rosdakarya Bandung. 2001 hal 185
7
sebagai satu alat komunikasi yang dibentuk untuk menyampaikan suatu komunikasi yang baik dalam suatu organisasi.
Menurut Joseph A. Devito yang dikutip dalam buku Abdullah Masmuh mendefinisikan komunikasi organisasi merupakan penerimaan berbagai pesan di dalam organisasi–di dalam kelompok formal maupun informal oleh organisasi. Komunikasi formal adalah komunikasi yang disetujui oleh organisasi itu sendiri dan sifatnya berorientasi pada organisasi. Komunikasi informal adalah komunikasi yang disetujui secara sosial. Orientasinya tidak pada organisasinya
sendiri, tetapi lebih pada para anggotanya secara individual.8
Jadi dapat disimpulkan bahwa komunikasi organisasi merupakan
komunikasi yang terjadi di dalam suatu organisasi di mana melibatkan sejumlah orang yang memiliki tujuan dan kepentingan bersama. Pemahaman yang lebih baik tentang komunikasi organisasi, dapat diperoleh dengan mempelajari arah-arah dasar gerakan yang tampak dengan terbentuknya saluran-saluran komunikasi. Saluran-saluran komunikasi formal ditentukan oleh struktur organisasi atau ditunjukan oleh berbagai sarana formal lainnya.
2.2.1 Komunikasi Internal 1) Arus Komunikasi Internal
a. Komunikasi Vertikal
Arus komunikasi ini merupakan komunikasi dua arah secara timbal balik antara pimpinan dengan karyawan, yaitu :
8
Abdullah Masmuh. Komunikasi Organisasi Dalam Perspektif Teori dan Praktek. UMM Press Malang. 2010 hal 6
1. Komunikasi kebawah (Downward Communication), yang berarti bahwa arus komunikasi mengalir dari jabatan berotoritas lebih rendah. Menurut Katz dan Kahn, ada 5 jenis informasi yang bisa dikomunikasikan dari atasan kepada bawahan :
a. Informasi mengenai bagaimana melakukan pekerjaan.
b. Informasi mengenai dasar pemikiran untuk melakukan
pekerjaan.
c. Informasi mengenai kebijakan dan praktik-praktik organisasi.
d. Informasi mengenai kinerja karyawan.
e. Informasi untuk mengembangkan rasa memiliki tugas (Sense
of mission).9
Komunikasi kebawah pada prinsipnya berisi mengenai kebijakan serta tugas-tugas yang harus dilaksanakan oleh pegawai.
2. Komunikasi keatas (Upward Communication) yang berarti bahwa
informasi mengalir dari tingkat yang lebih rendah
(bawahan/karyawan) kepada tingkat yang lebih tinggi
(atasan/pimpinan). Informasi yang diberikan berupa :
a. Pemberitahuan mengenai pekerjaan, prestasi, kemajuan
karyawan.
b. Penjelasan persoalan yang belum dapat terselesaikan.
c. Pemberian sasaran dan gagasan demi kemajuan perusahaan.
9
R. Wayne Pace, Don F. Faules, Komunikasi Organisasi, PT Remaja Rosdakarya, Bandung, 2010. hal 185
d. Pengungkapan pikiran dan perasaan bawahan tentang
pekerjaan, rekan kerja dan organisasi perusahaan.10
b. Komunikasi Horizontal
Penyampaian informasi di antara rekan-rekan kerja sejawat dalam unit kerja yang sama. Berbeda dengan komunikasi vertikal yang berlangsung dalam situasi formal, komunikasi horizontal berlangsung dalam situasi informal.Dalam komunikasi ini sering kali desas-desus menyebar dan menjalar dalam tempo singkat. Disinilah tugas humas, yaitu meluruskan, menetralisirkan interpretasi yang salah sehingga berada dalam proporsi yang sebenarnya. Tujuan komunikasi ini antara lain :
a. Untuk mengkoordinasikan penugasan kerja.
b. Berbagi informasi mengenai rencana dan kegiatan.
c. Untuk memecahkan masalah.
d. Untuk memperoleh pemahaman bersama.
e. Untuk menumbuhkan dukungan antar personal.11
c. Komunikasi Diagonal
Komunikasi diagonal sering juga dinamakan komunikasi silang (cross
communication), yaitu komunikasi dalam organisasi antar seseorang dengan orang
lain berbeda dalam kedudukan dan bagian.12
Komunikasi berlangsung secara tidak formal, oleh karena itu tidak jarang komunikasi yang salah terjadi. Hal ini bukan tidak mungkin akan menyebabkan
10
R. Wayne Pace, Don F. Faules, Ibid. hal 190
11R. Wayne Pace, Don F. Faules,Op.Cit. hal 195-196 12
Onong Uchjana Effendy, Human Relations & Public Relations. Bandung: CV. Mandar Maju. 2009 hal 21
pertentangan organisasi dan manajemen akan terganggu, oleh karena itu Humas memiliki tugas untuk mengatasi masalah ini.
2.3 Public Relations
Menurut definisi kamus terbitan (British) Institute of Public Relations
(IPR), “PR adalah keseluruhan upaya yang dilakukan secara terencana dan
berkesinambungan dalam rangka menciptakan dan memelihara niat baik (
good-will) dan saling pengertian antara suatu organisasi dengan segenap khalayaknya”.
Jadi, humas adalah suatu rangkaian kegiatan yang diorganisasi sedemikian rupa sebagai suatu rangkaian kampanye atau program terpadu, dan semuanya itu berlangsung secara berkesinambungan dan teratur. Jadi, PR sama sekali bukanlah kegiatan yang sifatnya sembarangan atau dadakan.
Menurut Frank Jefkins, public relations adalah semua bentuk komunikasi
yang terencana, baik itu ke dalam maupun keluar, antara suatu organisasi dengan semua khalayaknya dalam rangka mencapai tujuan-tujuan spesifik yang
berlandaskan pada saling pengertian.13 Dalam hal manajemen, Rhenald Kasali
menjelaskan bahwa Public Relationsadalah fungsi manajemen yang melakukan
evaluasi terhadap sikap-sikap publik, mengidentifikasi kebijakan dan prosedur seseorang/sebuah perusahaan terhadap publiknya, menyusun rencana serta menjalankan program-program komunikasi untuk memperoleh pemahaman dan
penerimaan publik.14
13
Frank Jefkins, Public Relations, Erlangga, Jakarta, 2003, hal. 10
14
Berdasarkan ciri khas kegiatan public relations, maka fungsi public relationsmenurut Cutlip, Centre dan Canfield adalah:
a. Menunjang kegiatan manajemen dalam mencapai tujuan organisasi. b. Menciptakan komunikasi dua arah timbal balik, dengan menyebarkan informasi dari organisasi ke publiknya dan menyalurkan opini publik pada orgaisasi.
c. Melayani publik dan memberikan sumbangan saran kepada pimpinan manajemen demi kepentingan umum.
d. Membina hubungan yang harmonis antara organisasi dengan publiknya, sebagai khalayak sasarannya.
2.3.1 Fungsi Public Relations
Onong Uchjana Effendy mngemukakan fungsi dari Public Rtelations
Officer adalah sebagai berikut :
a. Menunjang manajemen dalam mencapai tujuan organisasi.
b. Membina hubungan harmonis antara organisasi dengan publik internal dan eksternal.
c. Menciptakan komunikasi dua arah dengan menyebarkan informasi dari organisasi kepada publiknya dan menyalurkan opini public kepada organisasi.
d. Melayani public dan menasihati pimpinan organisasi demi kepentingan
umum.15
Khadar Nurjama dan Khaerul Umam dalam bukunya menggambarkan fungsi PR sebagai kegiatan yang bertujuan memperoleh itikad baik, kepercayaan, saling pengertian, dan citra yang baik dari publik atau masyarakat pada umumnya. Usaha menciptakan hubungan yang harmonis antara organisasi atau perusahaan dengan publiknya. Dapat disimpulkan bahwa public relations lebih berorientasi pada pihak perusahaan untuk membangun citra positif perusahaan, dan hasil yang lebih baik dari sebelumnya karena mendapatkan opini dan kritik
dari konsumen. 16
2.3.2 Tujuan Public Relations
Tujuan utama Public Relations adalah untuk mempengaruhi publiknya,
antara lain sejauh mana mereka mengenal dan mengetahui kegiatan lembaga atau instansi yang diwakilinya, yang pada akhirnya menjadi publik menjadi tahu tentang apa yang terjadi.
Tujuan Public Relations menurut M. Linggar Anggoro dalam bukunya
Teori dan Profesi Kehumasan terdapat 14 Tujuan Public Relations. Dari sekian
banyak hal yang bisa dijadikan tujuan kegiatan Public Relations dari perusahaan,
beberapa diantaranya yang pokok adalah sebagai berikut :
1. Untuk mengubah citra umum di mata khalayak sehubungan dengan adanya kegiatan-kegiatan baru yang dilakukan oleh perusahaan. Sebagai contoh,
15Onong Uchjana Effendy. Hubungan Mayarakat : Suatu Studi Komunikalogis, Bandung : PT
Remaja Rosdakarya,2007 hal 36.
16
suatu perusahaan yang semula hanya menangani transportasi truk tapi kemudian mulai menjual mesin pemanas ruangan. Guna menyesuaikan diri atas kegiatan-kegiatan yang baru tersebut maka dengan sendirinya perusahaan yang bersangkutan harus berusaha mengubah citranya supaya kegiatan bisnis dan produk barunya itu diketahui dan mendapatkan sambutan positif dari khalayak.
2. Untuk meningkatkan bobot atau kualitas para calon pegawai (perusahaan) atau anggota (organisasi) yang hendak direkrut.
3. Untuk menyebarluaskan cerita sukses yang telah dicapai oleh perusahaan kepada masyarakat dalam rangka mendapat pengakuan.
4. Untuk memperkenalkan perusahaan kepada masyarakat luas serta membuka pasar-pasar baru.
5. Untuk mempersiapkan dan mengkondisikan masyarakat bursa saham atas rencana perusahaan untuk menerbitkan saham baru atau saham tambahan. 6. Untuk memperbaiki hubungan antara perusahaan itu dengan khalayaknya,
sehubungan dengan telah terjadinya suatu perusahaan yang mengakibatkan kecaman, kesaingan atau salah paham dikalangan khalayak terhadap niat baik perusahaan.
7. Untuk mendidik para pengguna atau konsumen agar mereka lebih efektif dan mengerti dalam memanfaatkan produk-produk perusahaan.
8. Untuk meyakinkan khalayak bahwasanya perusahaan mampu bertahan atau bangkit kembali setelah terjadi suatu krisis.
9. Untuk meningkatkan kemampuan dan ketahanan perusahaan dalam rangka menghadapi resiko pengambilalihan (take-over) oleh pihak-pihak lain di bursa saham.
10. Untuk menciptakan identitas perusahaan atau citra lembaga yang baru yang tentunya lebih baik dari pada sebelumnya, atau lebih sesuai dengan kenyataan yang ada.
11. Untuk menyebarluaskan aneka informasi mengenai aktifitas dan partisipasi para pemimpin perusahaan atau organisasi dalam kehidupan sosial sehari-hari.
12. Untuk mendukung keterlibatan suatu perusahaan sebagai sponsor dari suatu acara.
13. Untuk memastikan bahwasanya para politisi atau pihak pemerintah benar-benar memahami kegiatan atau pihak pemerintah benar-benar-benar-benar memahami kegiatan atau produk perusahaan yang positif, agar perusahaan yang bersangkutan terhindar dari aneka peraturan, undang-undang, dan kebijakan pemerintah yang merugikan.
14. Untuk menyebarluaskan kegiatan-kegiatan riset yang telah dilakukan oleh perusahaan, agar masyarakat luas mengetahui betapa perusahaan tersebut
mementingkan kualitas dalam berbagai hal.17
17
M. Linggar Anggoro. Teori & Profesi Kehumasan: Serta Aplikasinya di Indonesia. Jakarta: PT. Bumi Aksara Jakarta. 2002 hal 71-72
2.4 Efektivitas
2.4.1 Definisi Efektivitas
Efektivitas bisa dilihat dari berbagai macam sudut pandang, tergantung bagaimana si pengirim menginginkan tujuan yang ingin dicapainya sehingga tercipta berbagai definisi dari pengirim itu sendiri dan dapat menimbulkan suatu pengertian yang sama tentang suatu pesan (efek). Efektivitas adalah menyangkut bagaimana si penerima melakukan tindakan sesuai dengan makna yang diinginkan si pengirim. Definisi efektivitas secara umum menurut
Hardjana :18
a. Mengerjakan hal-hal yang benar sesuai dengan yang seharusnya diselesaikan sesuai dengan rencana dan aturannya.
b. Mencapai tingkat diatas pesaing mampu menjadi terebaik dengan lawan yang lain sebagai yang terbaik.
c. Membawa hasil apa yang telah dikerjakan mampu memberi hasil yang bermanfaat.
d. Menangani tantangan masa depan, semua yang telah direncanakan dan hasil yang dicapai bermanfaat bagi masa depan.
e. Meningkatkan keuntungan atau laba, hasil yang diperoleh member keuntungan atau laba.
Dari definisi diatas dapat disimpulkan bahwa efektivitas adalah pencapaian tujuan secara tepat atau memilih tujuan-tujuan yang tepat dari
18
serangkaian alternatif atau pilihan cara dan menentukan pilihan dari beberapa pilihan lainnya sebagai pengukuran keberhasilan dalam mencapai tujuan-tujuan yang telah ditentukan.
2.4.2 Efektivitas Penggunaan Media
Sebuah media komunikasi internal juga dapat dikatakan efektif bila dilihat dari tujuan komunikasi pada penerima pesan serta tanggapan yang diberikan oleh penerima (khalayak). Seperti disebutkan bahwa efektivitas sebuah
media internal komunikasi adalah sebagai berikut:19
a. Penerima /pengguna : penerima pesan vs penerima pesan yang dituju Penerima pesan merupakan merupakan objek yang diharapkan untuk menerima pesan tersebut.
b. Isi : yang diterima atau tersalur vs yang dimaksud dan isi pesan yang diterima memang sesuai dengan yang dimaksudkan oleh pengirim pesan. c. Ketepatan waktu : sesuai jadwal vs menyimpang jadwal. Pesan yang
dimaksud sampai kepada penerima pesan tepat pada waktunya. Hal ini berarti bahwa penyampaian pesan tersebut sesuai dengan kondisi dan situasi.
d. Media yang dimaksud disini adalah media yang digunakan untuk menyampaikan pesan sesuai dengan kebutuhan dan harapan oleh pengirim pesan dan penerima pesan.
e. Format struktur yang diterima vs pesan yang dikirim terdapat kesesuaian format antara yang dimaksud oleh pengirim dengan penerima.
19
f. Sumber: orang yang melakukan serta bertanggung jawab, artinya dapat kejelasan sumber yang dapat dipertanggungjawabkan sehingga pesan yang disampaikan akurat.
Efektivitas media internal dapat diukur dengan melakukan evaluasi dengan memberi makna, tujuan, efektivitas atau acuan terhadap media internal tersebut. Efektivitas suatu media terkait erat dengan tujuan dari program hubungan pengguna, untuk itu dapat dikatakan bahwa efektivitas media dapat dilihat dari pencapaian tujuan hubungan pengguna, apakah media itu dapat:
a. menentukan apakah para pengguna memikirkan dan membicarakan kebijakan, tindakan, produk atau pelayanan perusahaan.
b. Menyebarluaskan informasi kepada pengguna produk, pelayanan,
kebijaksanaan, dan publicperusahaan.
c. Menjawab informasi dan mendidik para pengguna mengenai pengetahuan untuk memenuhi kebutuhannya.
d. Mempersiapkan dan menyebarluaskan petunjuk dan informasi tentang penggunaan produk sehingga para pengguna akan
memperoleh kepuasan dalam pemakaian produk.20
20
Cutlip, Scott M., Allen H. Center and Glen M. Broom, Effective Public Relations, New Jersey, 1985, hal 225.
2.5 Majalah
Majalah internal bila diartikan secara luas yakni sebagai bahan cetakan yang diterbitkan secara teratur. Majalah internal memiliki format majalah yang
biasanya berukuran A4 (297mm x 210mm) dan berisi feature dan ilustrasi.21
Majalah internal diterbitkan secara teratur dan memiliki tanggal publikasi yang tetap.
Adapun fungsi majalah internal sebagai media informasi antara lain :
a. Media hubungan komunikasi internal dan ekstensi dalam upaya
pencapaian pesan-pesan perusahaan kepada pemilik (shareholder),
khalayak terkait (stakeholder) mengenai aktivitas perusahaan, manfaat
produk barang dan jasa;
b. Ajang komunikasi antar karyawan misalnya melalui kegiatan usaha, wisata, maupun kegiatan karyawan lainnya;
c. Media bagi staf humas dalam tulis menulis;
d. Nilai tambah bagi humas untuk menerbitkan in house journal yang
bermutu, terbit berkala dan teratur, penampilan professional, lay out dan
isi yang ditata apik, cover menarik.22
Majalah internal perusahaan berfungsi sebagai sumber informasi, pembentukan opini, pembangkit inovasi, stimulasi suatu perusahaan, dan suatu forum komunikasi untuk semua pihak berdasarkan kebebasan berpendapat. Informasi yang diberikan biasanya berbentuk gambar dan kata yang dapat
21Anggoro, Linggar.Teori Dan Profesi Kehumasan Serta Aplikasinya di Indonesia, Jakarta, 2002,
hal 213.
22
memberikan pemahaman yang lebih dalam mengenai komunikasi horizontal dan vertical (ke atas dan ke bawah). Sehingga majalah internal harus menjadi media dari untuk semua anggota. Majalah internal juga bisa dipakai untuk mendidik
pasar (market education), yakni menjadikan khalayak mengetahui keberadaan
serta kegunaan produk-produk dari perusahaan.
Sasaran majalah internal adalah menyampaikan informasi ke seluruh perusahaan dan harus merupakan forum komunikasi dari ke arah semua pihak. Majalah anggota harus menjadi media dan untuk semua anggota, sehingga :
a. Semua anggota harus dapat memasukkan naskah, b. Semua naskah yang memenuhi syarat harus dimuat,
c. Semua kritik yang memenuhi norma yang ditentukan harus dimuat, d. Redaksi merupakan penanggung jawab terakhir daam pembuatan
naskah ,
e. Redaksi berhak memperpendek atau mengubah naskah sesuai dengan kenyataan yang terjadi, dan
f. Majalah diterbitkan secara berkala.23
Agar informasi yang disampaikan tetap aktif dan terarah, maka harus ada perencanaan yang matang, sehingga perhatian, pencarian sumber informasi, gambar-gambar, dan naskah-naskah akan disampaikan kepada khalayaknya antara lain :
23
a. Karyawan / anggota b. Distributor c. Mitra usaha d. Inverstor e. Pemerintah f. Konsumen g. Masyarakat24
Majalah internal berisikan uraian tentang hal-hal yang sudah terjadi. Majalah internal harus disesuaikan dengan keseluruhan program humas dan dijadikan suatu wahana untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Agar informasi yang disampaikan tetap aktif dan terarah, mak harus ada perencanaan yang matang, sehingga perhatian, pencarian sumber, gambar-gambar, dan naskah-naskah dapat diatur secara berkesinambungan. Berikut ini adalah beberapa contoh komposisi yang ada di dalam majalah internal:
a. Tulisan atau pengantar dari redaksi,
b. Laporan utama tentang kegiatan internal perusahaan, c. Artikel atau tulisan darid alam maupun luar perusahaan, d. Kebijakan sosial, komunikasi, ekonomi, dan lain-lain, e. Opini atau pendapat dari kalangan internal perusahaan,
f. Siraman kerohanian bagi internal perusahaan,
g. Lintas berita aktual seputar perusahaan,
h. Bimbingan konseling dan konsultasi internal perusahaan.
24
i. Tips yang berhubungan dengan pekerjaan.25
Dalam pembuatan majalah internal, perlu diperhatikan pula tata cara penelitian yang baik dan benar, serta menarik. Menurut Anggoro, nama majalah harus tampak mencolok pada halaman sampul dan ditulis dengan menggunakan huruf-huruf yang berbeda dengan tulisan lainnya, selain itu dalam penelitiannya juga perlu memperhatikan format majalah seperti jumlah halaman, jumlah kolom per halaman, pemakaian warna, jumlah ilustrasi (gambar atau foto), kualitas percetakan yang dibutuhkan, dan perlu tidaknya teknik tipografi (bentuk-bentuk
huruf) digunakan.26Idealnya, setiap majalah internal harus mirip dengan komersil
pada umumnya agar dapat menarik minat pembaca.
Format majalah internal tidak berbeda dengan format majalah-majalah pada umumnya, yaitu setengah dari ukuran tabloid atau seperempat ukuran broadsheet. Menurut Mario R. Garcia selain umumnya berukuran seperempat
halaman broadsheet, pengertian majalah ini adalah, halaman demi halaman diikat
dengan kawat (dihekter) serta menggunakan sampul yang jenis kertasnya lebih
tebal atau lebih mengkilat dibanding kertas halaman dalam.27
Dengan mengenal komposisi dan format media ini, paling tidak seorang humas dapat memperhitungkan besarnya format sebuah rancangan iklan untuk sponsorship yang akan dimuat di media internal tersebut.
Dalam kegiatan pembuatan majalah biasanya dewan penasehat beserta redaksi membuat kebijakan sebelum dilakukannya penerbitan, dalam hal ini dikenal tiga kelompok kerja utama yaitu: Pengesetan (penyusunan isi, huruf, dan
25Ibid, hal 28 26
Anggoro, op.cit., hal. 214
27
gambar), percetakan (mencetak hasil penyusunan), penyelesaian (perjilidan). Pengelompokan semacam ini masih berlaku seiring dengan berkembangnya
proses pencetakan dengan cara cetak-dasar (offset).28
2.6 Karyawan sebagai Penerima Informasi
Pengertian karyawan adalah semua orang yang bersedia untuk sanggup
bekerja atau menjalankan tugas yang diberikan kepadanya.29 Karyawan orang
yang bekerja di suatu perusahaan dan menerima gaji atau upah, atau setiap orang yang menghasilkan barang atau jasa yang mempunyai nilai ekonomis baik yang menerima gaji atau bekerja sendiri yang terlibat dalam kegiatan manual atau tenaga kerja yang bekerja di dalam hubungan kerja pada pengusaha dengan menerima upah atau imbalan dalam bentuk lain.
Dalam bukunya Alwi Dahlan menulis secara khusus menganalisis pola-pola prilaku komunikasi para manajer unit kerja yang menunjukkan pola-pola-pola-pola prilaku sebagai berikut:
a. Communication minded: para penyelia yang efektif sangat peduli pada komunikasi. Mereka banyak cakap dalam pertemua-pertemuan, mampu menjelaskan instruksi, pedoman kerja, kebijakan dan berinteraksi dengan karyawa;
b. Writing and Emphatic listeners: mereka adalah pendengar yang tulus dan penuh pengertian. Mereka rela mendengarkan pertanyaan-pertanyaan
28Hassan Pambudi, Dasar dan Teknik Penerbitan Buku. Jakarta.2001, hal.7 29
Sony Sumarsono, Ekonomi Manajemen Sumber Daya Manusia & Ketenagakerjaan,Yogyakarta. PT. Graha Ilmu.2003, hal 5
“konyol” dari karyawan dan menanggapinya dengan penuh pengertian. Mereka mudah didekati dan mau mendengarkan usulan dan keluhan; c. Communicating through questions or persuations; mereka lebih banyak
bertanya dan melakukan persuasi daripada memberi perintah atau tuntutan. Singkatnya, mereka lebih suka bertanya daripada memberi tahu atau memerintah;
d. Sensitive about subordinates feelings: mereka peka terhadap perasaan-perasaan bawahan. Teguran tidak dilakukan di depan sesama karyawan. e. Open to information: mereka terbuka bila menyampaikan informasi pada
karyawan. Mereka telah memberikan informasi jauh-jauh hari sebelum terjadi perubahan dengan “alasan-alasan mengapa kebijakan atau peraturan
itu dibutuhkan”30
Dari definisi diatas dapat disimpulkan bahwa karyawan adalah semua orang yang bersedia atau ditugaskan untuk bekerja dan melakukan operasional sehingga menerima imbalan berupa gaji (upah).
30
M. Alwi Dhlan, Manusia Komunikasi dan Komunikasi Manusia. Jakarta.PT. Kompas Media Nusantara.2008, hal 290
