2. LANDASAN TEORI
2.1 Sistem Informasi Akuntansi
“Sistem informasi akuntansi adalah suatu sistem yang mengumpulkan, mencatat, menyimpan, dan memproses data menjadi informasi untuk para pengambil keputusan” (Romney dan Steinbart, 2006, p6). Sebuah sistem informasi akuntansi terdiri dari 5 komponen sebagai berikut:
1. Orang yang mengoperasikan sistem dan berbagai fungsi lainnya.
2. Prosedur, baik manual dan otomatis, yang termasuk dalam pengumpulan, pemrosesan, dan penyimpanan data tentang aktivitas organisasi.
3. Data mengenai proses bisnis organisasi.
4. Software yang digunakan untuk memproses data organisasi.
5. Infrastruktur teknologi informasi, termasuk komputer, alat bantu lainnya, dan alat komunikasi jaringan.
Ada 3 komponen fungsi dasar dari sistem informasi akuntansi, yaitu:
1. Mengumpulkan dan menyimpan data tentang aktivitas, sumber daya dan semua pihak dalam organisasi.
2. Mengubah data menjadi informasi yang digunakan untuk pengambilan keputusan.
3. Menyediakan pengendalian internal yang memadai bagi perusahaan dengan cara:
a. Meyakinkan pengguna informasi bahwa informasi yang dihasilkan dari suatu sistem informasi akuntansi dapat diandalkan.
b. Menjamin bahwa aktivitas bisnis dapat dilaksanakan secara efisien sesuai dengan kebijakan yang telah ditentukan manajemen.
c. Mengamankan kekayaan perusahaan.
Manfaat SIA dalam organisasi adalah :
1. Menyediakan informasi yang akurat dan tepat waktu sehingga dapat melakukan aktivitas utama pada value chain secara efektif dan efisien.
2. Meningkatkan kualitas dan mengurangi biaya produk dan jasa yang dihasilkan.
3. Meningkatkan efisiensi kerja.
4. Meningkatkan kemampuan dalam pengambilan keputusan.
Perusahaan pada umumnya memiliki transaksi yang sama dan berulang- ulang. Transaksi-transaksi tersebut dapat dikelompokkan menjadi lima siklus dasar yang merupakan subsistem dari sistem informasi akuntansi. Siklus-siklus tersebut dapat dijabarkan seperti dibawah ini:
1. Expenditure Cycle.
Tujuan dari siklus ini adalah untuk mengubah kas perusahaan menjadi material dan tenaga kerja yang dibutuhkan untuk mengadakan usaha.
2. Production Cycle.
Siklus produksi meliputi perencanaan, penetapan jadwal, dan pengendalian atas produk selama pemrosesan. Siklus ini hanya ada pada perusahaan manufaktur. Siklus inilah yang akan dibahas oleh penulis dalam skripsi.
3. Payroll Cycle.
Siklus ini berkaitan dengan proses mendapatkan informasi jumlah jam kerja karyawan, perhitungan pembayran, dan pembagian pembayaran kepada karyawan.
4. Revenue Cycle.
Siklus pendapatan merupakan pertukaran langsung jasa atau barang jadi dengan kas atau setara kas pada transaksi tanggal antara penjual dan pembeli.
5. Financing Cycle.
Siklus ini terdiri dari aktivitas-aktivitas yang berkaitan dengan mendapatkan dana dari investor dan kreditor untuk menjalankan usaha, pelunasan hutang usaha kepada kreditor, serta pembagian keuntungan kepada investor.
2.2. Produksi
2.2.1 Pengertian Sistem Produksi.
“Sistem produksi diartikan sebagai sekumpulan aktivitas bisnis dan menghubungkan pemrosesan data perusahaan dengan produksi dari suatu produk”
(Romney dan Steinbart, 2006, p458).
Perusahaan yang menggunakan sistem informasi akuntansi, subsistem siklus produksinya selalu berhubungan dengan subsistem yang lain. Dapat dilihat dalam siklus pendapatan menyediakan informasi tentang order konsumen dan perencanaan penjualan yang digunakan untuk perencanaan produksi dan persediaan. Sedangkan siklus produksi mengirimkan informasi ke siklus pendapatan tentang barang jadi yang telah diproduksi dan siap untuk dijual.
Informasi tentang bahan baku yang dibutuhkan pada siklus produksi akan dikirim ke siklus pengeluaran dalam membuat form purchase reaquisition. Dilain sisi, siklus pengeluaran menyediakan informasi tentang bahan baku yang dibeli dan tentang pengeluaran yang lain termasuk manufacturing overhead. Informasi tentang tenaga kerja dikirim ke bagian human resource, dengan menyiapkan data tentang biaya tenaga kerja. Informasi tentang Cost of Good Manufactures (COGM) dikirim ke general ledger dan reporting system.
Komponen input dari suatu produksi terdiri dari: bahan baku, peralatan, dan tenaga kerja. Bahan baku dan peralatan diperoleh melalui proses pembelian atau pembayaran, sedangkan tenaga kerja diperoleh melalui sumber daya manusia (Human Resource). Output dari proses produksi adalah barang jadi dan jasa yang dijual pada proses pembelian. Proses produksi antar perusahaan berbeda-beda karena proses produksi perusahaan bersifat unik (Hollander, 2000, p354).
2.2.2 Aktivitas Siklus Produksi.
Menurut Romney dan Steinbart, dalam aktivitas produksi terdapat 4 aktivitas dasar, yaitu desain produk, perencanaan produksi, operasi produksi, dan akuntansi biaya. Dalam skripsi ini hanya membahas perencanaan produksi, operasi produksi, dan akuntansi biaya.
1. Perencanaan Produksi.
Perencanaan produksi fungsinya untuk membangun suatu rencana produksi yang efisien dalam memenuhi pesanan dan antisipasi permintaan jangka pendek tanpa kelebihan barang jadi. Dalam tahap ini ada 2 metode, yaitu manufacturing resource planning (MRP) dan just-in-time manufacturing. MRP untuk mencari keseimbangan dalam kapasitas produksi dan kebutuhan bahan baku untuk
menentukan peramalan penjualan. Sedangkan just-in-time manufacturing adalah meminimalkan atau eliminasi persediaan dari bahan baku, Work in Process (WIP), dan barang jadi (Romney dan Steinbart, 2006, p461-464)..
Dalam tahap Production Scheduling ada dokumen yang terkait adalah:
a. Master production schedule (MPS), merupakan kertas kerja yang memberikan gambaran tentang berapa banyak produk yang akan diproduksi dan kapan waktu produksi dilaksanakan. Dokumen ini berisi tentang nomer produk, penjelasan lead time dan week number.
b. Production order, berfungsi untuk pengesahan jumlah spesifik dari suatu produk. Production order berisi daftar operasi produksi yang harus dilaksanakan, jumlah produk yang akan diproduksi, dan lokasi dimana barang jadi harus dikirim.
c. Material requisition, berfungsi untuk mengesahkan perpindahan bahan baku yang dibutuhkan dari gudang penyimpanan ke tempat produksi, dimana proses produksi berlangsung. Material requisition berisi tentang nomer production order, tanggal diterbitkan, dan dasar dari bill of material, bagian nomer dan jumlah bahan baku.
d. Move tickets, dokumen yang digunakan pada saat melakukan perpindahan bahan baku dalam pabrik. Move tickets berisi tentang identifikasi bagian yang akan ditransfer, lokasi dimana akan ditransfer, dan waktu pentransferan.
2. Operasi Produksi.
Pada tahap ini dilakukan proses produksi yang sesungguhnya. Yang utama dalam tahap ini adalah ketepatan penyelesaian produksi, termasuk pada tipe produk yang akan diproduksi dan derajat penggunaan proses produksi.
Tahap ini ada pengumpulan data mengenai 3 segi operasi produksi, yaitu bahan baku, tenaga kerja yang dipakai dan mesin yang digunakan, dan biaya- biaya overhead lainnya yang muncul (Romney dan Steinbart, 2006, p475)
3. Akuntansi Biaya.
Akuntansi Biaya mempunyai 3 tujuan, yaitu:
a. Untuk menyediakan informasi perencanaan, pengendalian, dan evaluasi pelaksanaan operasi produksi.
b. Menyediakan data biaya yang akurat tentang produk untuk digunakan dalam harga dan keputusan pencampuran produk.
c. Untuk mengumpulkan dan memproses informasi yang digunakan untuk menghitung persediaan dan Cost of Goods Sold (COGS) yang kelihatan pada laporan keuangan perusahaan (Romney dan Steinbart, 2006, p467).
Dalam perusahaan manufaktur, income statement yang disajikan lebih kompleks dari pada perusahaan dagang, dimana perusahaan dagang hanya membeli barang untuk dijual sedangkan perusahaan manufaktur membuat suatu produk. Perusahaan manufaktur dalam membeli material dan komponen yang dapat dirubah ke barang jadi, biasanya perusahaan mempunyai 1 atau lebih 3 tipe persediaan yaitu:
a. Direct material inventory adalah bahan baku dalam persediaan dan menunggu untuk digunakan dalam proses produksi.
b. Work in process inventory adalah barang yang sedang diproses tapi belum sepenuhnya selesai.
c. Finish good inventory adalah barang yang sudah jadi tetapi belum terjual (Horngren, 2006, p35).
Perusahaan manufaktur dalam membuat laporan keuangan ada perbedaan pengakuan biaya, yaitu biaya produk dan biaya periode. Biaya produk adalah penetapan biaya untuk unit yang diproduksi dan pengakuan beban ketika produk itu dijual. Sedangkan biaya periode adalah termasuk semua biaya dan beban yang telah terjadi (Maher, 2006, p33).
Biaya produk terdiri dari dua tipe, yaitu: biaya langsung dan biaya tidak langsung. Biaya pabrik langsung adalah biaya produk yang dapat diidentifikasi dengan unit (batches of units). Biaya pabrik tidak langsung adalah semua biaya produk kecuali biaya langsung. Biaya langsung terdiri dari biaya bahan baku langsung dan biaya tenaga kerja langsung (Maher, 2006, p33-34). Biaya produk terdiri dari 3 kategori yaitu:
a. Biaya bahan baku langsung
Bahan baku langsung merupakan biaya bahan dasar yang dipakai untuk membentuk produk jadi, yang diolah dalam perusahaan dapat diperoleh dari pembelian atau pengolahan sendiri. Misalnya biaya pembelian bahan, biaya pengiriman bahan.
b. Biaya tenaga kerja langsung
Biaya tenaga kerja langsung adalah biaya semua karyawan yang secara langsung ikut serta memproduksi suatu produk jadi, yang jasanya dapat diusut secara langsung pada produk yang upahnya merupakan bagian yang besar dalam memproduksi produk.
c. Biaya overhead pabrik
Biaya overhead pabrik adalah semua biaya produksi selain biaya bahan baku dan biaya tenaga kerja langsung. Elemen biaya overhead pabrik antara lain:
- Biaya bahan baku tidak langsung adalah biaya seperti minyak untuk mesin, penggosok, pembersih bahan dan bola lampu, dimana terlibat tidak langsung dalam proses produksi.
- Biaya tenaga kerja tidak langsung adalah biaya dari pekerja yang tidak bekerja langsung pada produk yang dioperasikan perusahaan.
Misalnya: biaya supervisor, perawatan tenaga kerja, dan petugas gudang.
- Biaya overhead pabrik lainnya seperti depresiasi dari gedung dan peralatan pabrik, pajak pada aset pabrik, asuransi gedung dan peralatan pabrik, listrik, dan beban lainnya selama itu menjadi operasi pabrik.
Perusahaan biasanya menyiapkan laporan Harga Pokok Produksi (HPP) untuk merangkum dan melaporkan biaya manufaktur. HPP adalah biaya untuk membuat suatu produk selama proses pabrikasi yang mencakup semua biaya pembuatannya. HPP melaporkan proses akuntansi yang dimulai dengan balance awal, biaya yang terjadi selama periode tersebut, balance akhir, dan HPP.
Proses pengumpulan data biaya produksi dalam penentuan harga pokok produk dapat dikelompokkan menjadi dua metode, yaitu metode biaya pesanan
dan metode biaya proses. Dalam penelitian ini perusahaan menggunakan metode biaya proses.
Tabel 2.1. Perbedaan Job Costing dan Process Costing.
Segi Perbedaan Metode Harga Pokok Pesanan
Metode Harga Pokok Proses
Dasar Kegiatan Produksi
Pesanan pelanggan Budget produksi
Tujuan Produksi Untuk melayani pesanan Untuk persediaan yang akan dijual Bentuk Produk Tergantung spesifikasi
pemesan dan dapat dipisahkan identitasnya
Homogen dan standar
Biaya produksi dikumpulkan
Setiap pesanan Setiap satuan waktu
Kapan biaya produksi dihitung
Pada saat suatu pesanan selesai
Pada akhir periode / satuan waktu Menghitung harga
pokok
Harga pokok pesanan tertentu/ Jumlah produk
pesanan yang bersangkutan
Harga pokok periode tertentu/ Jumlah produk
periode yang bersangkutan Contoh perusahaan Percetakan, kontraktor,
konsultan, kantor akuntan
Semen, kertas, tekstil, petrokiamia, penyulingan
minyak, PLN, air minum
Adapun bentuk laporan Harga Pokok Produksi adalah sebagai berikut:
PT ....
Cost of Good Manufactured Statement For….
Beginning work in process ……… ... XXX Manufacturing Cost during the year:
Direct Material:
Beginning Inventory………... xxx
Add purchased………... xxx
Direct material available…………... xxx
Less ending Inventory………..…... xxx
Direct material put into production..………. xxx
Direct Labor……….. xxx
Manufacturing Overhead………... xxx
Total Manufacturing cost incurred……….... XXX Total work in process during the year………...……….... XXX Less ending work in process inventory………. XXX Cost of Good Manufactured……….………. XXX
“Metode biaya proses adalah menghitung biaya untuk produk yang sama yang diproduksi secara masa dan terus-menerus” (Weganth dan Kieso, 2002, p902).. Karakteristik dari biaya proses antara lain:
a. Harga Pokok Produksi dihitung berdasarkan periode tertentu (umumnya satu bulan).
b. Harga Pokok Produksi ditentukan pada akhir periode tertentu.
c. Harga Pokok Produksi per unit dihitung dengan cara membagi harga pokok produk selesai periode dengan jumlah unit produk selesai, dalam periode yang bersangkutan.
Menurut Usry perhitungan biaya berdasarkan proses yaitu mengakumulasikan biaya berdasarkan proses produksi atau berdasarkan departemen. Perhitungan biaya berdasarkan proses digunakan bila semua unit yang dikerjakan dalam suatu departemen atau area kerja lain bersifat homogen, atau bila tidak ada kebutuhan untuk membedakan antar unit.
Perhitungan biaya berdasarkan proses mengakumulasikan semua biaya operasi suatu proses untuk suatu periode waktu dan kemudian membagi biaya tersebut dengan jumlah unit produk yang telah melewati proses selama periode tersebut, hasilnya adalah per unit. Biaya proses dapat dihitung dengan menggunakan 2 metode yaitu metode rata-rata dan metode FIFO. Penelitian ini
membahas tentang Biaya Proses dengan menggunakan metode rata-rata.
Perhitungan dengan menggunakan metode rata-rata terdiri dari beberapa tahapan, yaitu:
a. Pengukuran arus fisik dari sumber daya.
Arus fisik adalah unit yang aktual yang memberi keterangan pada periode tersebut, terlepas dari pekerjaan yang dilaksanakan. Perhitungan arus fisik adalah sebagai berikut: (Beginning work-in process inventory + units started) = (unit transferred out + ending work in process inventory).
b. Perhitungan equivalent unit produksi.
Setelah menghitung arus fisik, kemudian mengukur produksi dari suatu departemen yang biasa disebut equivalent unit. “Equivalent unit adalah mengukur kerja selama suatu periode yang menandakan keseluruhan unit yang selesai” (Weganth dan Kieso, 2002, p909). Untuk metode weighted- average, rumusan dari equivalent unit: unit complete and transferred out + equivalent unit of ending work in process = equivalent units of production.
c. Identifikasi biaya produk.
Menentukan biaya produk untuk metode Weighted average, yaitu dengan cara mengumpulkan data tentang biaya yang terjadi selama periode tersebut ditambah biaya WIP inventory awal.
d. Perhitungan biaya per unit equivalent.
Perhitungan biaya per unit equivalent untuk setiap elemen biaya dengan menggunakan metode Weighted average dengan cara biaya yang terjadi selama periode tersebut ditambah biaya WIP inventory awal dibagi equivalent units of production.
2.2.3 Hubungan Sistem Informasi Akuntansi pada Siklus Produksi.
Sistem informasi akuntansi dalam siklus produksi digunakan untuk meyakinkan bahwa semua produksi dan penerimaan aktiva tetap diotorisasi dengan benar, bahwa barang dalam proses dan aktiva dalam keadaan aman, dokumen-dokumen dalam siklus produksi dicatat dengan struktur dan cara yang tepat, catatan-catatan dijaga agar tetap akurat dan tidak hilang. Utamanya agar aktivitas siklus produksi ini dilaksanakan dengan efektif dan efisien.
2.3. System Development Life Cycle (SDLC)
Ketika ada perubahan sistem baik itu besar ataupun kecil, sebagian besar perusahaan akan melalui tahapan SDLC. “SDLC dibagi menjadi 5 tahap yaitu analisa sistem, desain konseptual, desain fisik, implementasi serta pemeliharaan dan operasional” (Romney dan Steinbart, 2006, p657). Tetapi dalam penelitian ini yang dibahas hanya 3 tahap, yaitu analisa sistem, desain konseptual, dan desain fisik.
2.3.1 Analisa Sistem.
Analisa sistem merupakan tahap pertama untuk melakukan perancangan suatu sistem. Analisa sistem digunakan untuk mengumpulkan seluruh informasi yang diperoleh dalam membuat sistem baru. Dalam penelitian ini ada 3 aktivitas yang dibahas dalam analisa sistem, yaitu:
1. Investigasi awal adalah mengidentifikasi permasalahan yang sedang terjadi serta membangun komunikasi dengan pihak-pihak yang terlibat dalam sistem.
2. Survei sistem adalah mempelajari sistem yang ada dalam rangka untuk memahami aktivitas operasional perusahaan, yaitu:
a. Mengevaluasi kebijakan, prosedur, aliran informasi dan kelengkapan dokumen.
b. Mengevaluasi penyebab terjadinya masalah yang dihadapi oleh sistem.
c. Mengumpulkan data yang dapat mendukung proses pengembangan sistem.
3. Identifikasi kebutuhan informasi dan sistem adalah mengidentifikasi kebutuhan informasi yang dibutuhkan perusahaan dan pengambilan keputusan berdasarkan pertimbangan sebagai berikut:
a. Jenis informasi yang menjadi dasar evaluasi dan pengambilan keputusan.
b. Tugas dan wewenang yang dimiliki oleh bagian yang bersangkutan.
c. Masalah utama yang dihadapi.
2.3.2 Desain Konseptual.
Desain konseptual adalah membangun suatu sistem perusahaan dalam mengimplementasikan kebutuhan pemakai dan memecahkan masalah yang diidentifikasi pada tahapan analisa. Perusahaan mempertimbangkan bagaimana
sistem yang akan dikembangkan agar dapat sesuai dengan kebutuhan pengguna.
Dalam penelitian ini desain konseptual yang dibahas adalah:
1. Menyiapkan spesifikasi desain tertentu adalah membangun spesifikasi desain konseptual yang terdiri dari output, input, penyimpanan data, pemrosesan, prosedur dan operasi. Dalam penelitian ini spesifikasi desain yang dibuat adalah dengan cara permodelan DFD.
2. Menyiapkan desain laporan sistem konseptual adalah memberikan arah kegiatan perancangan sistem yang harus dilakukan pada tahap perancangan fisik (Romney dan Steinbart, 2006, p742-744).
2.3.3 Desain Fisik.
Desain fisik adalah menentukan bagaimana perancangan konseptual pada sistem informasi akuntansi diimplementasikan. Dalam tahap desain fisik yang dibahas dalam penelitian ini adalah:
1. Desain output adalah menentukan sifat, format, konten, dan waktu dari cetak laporan, dokumentasi, dan tampilan di layar. Output yang merupakan hasil dari pengolahan data dapat disajikan dalam 2 bentuk, yaitu hardcopy dan softcopy. Hardcopy adalah laporan yang dicetak menggunakan printer, sedangkan dalam softcopy berbentuk tampilan di layar komputer.
2. Desain input adalah pengidentifikasian perbedaan tipe data input dan metode input yang optimal. Ada dua tipe dari perancang input, yaitu form dan tampilan pada komputer.
3. File dan desain database adalah merancang penyimpanaan data, termasuk di dalamnya file dan database.
4. Desain pengendalian adalah merancang pengendalian yang efektif, efisien, dan akurat. Harus meminimalkan kesalahan dan pendeteksian dan koreksinya ketika terjadi kesalahan (Romney dan Steinbart, 2006, p744-749).
2.4. Dokumentasi Sistem Informasi 2.4.1 Data Flow Diagram (DFD).
“DFD adalah grafik deskripsi aliran data suatu perusahaan, diagram ini digunakan untuk dokumen sistem yang sudah ada dan yang direncanakan dan desain dari sistem baru” (Romney dan Steinbart, 2006, p63).
DFD dibagi menjadi 4 elemen dasar yaitu sumber dan tujuan, aliran data, proses, transformasi dan penyimpanan data. Simbol-simbol DFD dapat dilihat pada Tabel 2.2.
Tabel 2.2.. Simbol DFD.
Simbol Nama Penjelasan
Sumber dan Tujuan
Orang dan organisasi yang mengirim dan menerima data dari dan ke sistem yang dipresentasikan
dengan bujur sangkar
Aliran Data
Aliran data ke dalam atau ke luar dari proses yang dinyatakan dalam
kurva atau garis dengan panah
Proses Transformasi
Proses mengubah data menjadi informasi yang dinyatakan dalam
bentuk lingkaran
Penyimpanan Data
Tempat untuk menyimpan data yang dinyatakan dalam 2 garis
horizontal
(Sumber : Romney dan Steinbart, 2006, p64)
Agar pemaham sistem dapat lebih mudah, maka DFD dibagi ke beberapa level yang lebih rendah untuk memberikan gambaran sistem lebih detail. Level tertinggi DFD disebut context diagram Context diagram digunakan untuk menyediakan rangkuman dari suatu sistem. Level setelah context diagram adalah level zero yang berisi penjabaran dari context diagram. Level yang lebih rendah
lagi adalah level 1 yang berisikan penjabaran yang lebih detail dari level zero, dan seterusnya sampai cukup dirasa menggambarkan sistem yang ada. (Hollander, 2000, p413-415)
2.4.2 Entity Relationship Diagram (ERD).
Entity Relationship Diagram (ERD) merupakan bagian dari data modeling.
Data Modeling merupakan sebuah proses dalam membuat database sehingga apa yang dihasilkan dapat mencerminkan seluruh aspek yang ada di dalam perusahaan. ERD adalah sebuah alat pemodelan data yang digunakan untuk menggambarkan struktur data dan hubungannya dalam lingkungan user.
Komponen utama dari E-R model, yaitu:
1. Entitas.
Entitas adalah segala hal yang nyata maupun abstrak yang berhubungan dengan masukan dan keluaran data. Jenis entitas (entity type) dapat berupa suatu elemen lingkungan, sumber daya atau transaksi, yang begitu pentingnya bagi perusahaan, sehingga didokumentasikan dengan data. Jenis entitas didokumentasikan dalam ERD dengan segi empat. Tiap segi empat diberi label nama dari jenis entitas (biasanya kata benda tunggal).
2. Atribut.
Tiap kejadian dari entitas perlu diidentifikasi dan dideskripsikan menggunakan atribut. “Atribut adalah karakteristik dari entitas” (Kroenke, 2006, p121).
Pada dasarnya, definisi E-R model meliputi dua atribut yaitu:
a. Composite attributes, contohnya adalah Address yang terdiri dari kumpulan atrributes (Street, City, State/Province, ZIP/Postal/Code).
b. Multi value attributes, contohnya yaitu Contact/Name pada entity Customer yang berisi lebih dari satu nama customer yang bersangkutan.
3. Identifier.
Identifier yaitu atribut yang mengidentifikasi suatu entity instance. Sebagai contoh, entity Employee dapat diidentifikasi dari SSN. EmployeeNo, atau EmployeeName. Sebuah identifier dapat berbentuk unik maupun tidak unik.
Identifier dikatakan unik, jika nilainya mengidentifikasi satu dan hanya satu
entity instance. Sedangkan dikatakan tidak unik jika nilainya mengidentifikasi serangkaian instansi. Identifier yang terdiri dari dua atau lebih atribut disebut composite atrributes. Sebagai contoh yaitu [AreaCode,LocalNumber], [ProjectName, Task/Name]
4. Relationship.
Relasi adalah suatu asosiasi yang ada antara 2 jenis entitas. Hubungan digambarkan dengan bentuk belah ketupat. Tiap belah ketupat diberi label kata kerja. Ada 3 jenis relationship yaitu:
a. One-to-one (1:1) yaitu hubungan antara entitas pertama dengan entitas kedua adalah satu berbanding satu.
b. One-to-many (1:N) yaitu hubungan antara entitas pertama dengan entitas kedua adalah satu berbanding banyak atau dapat pula dibalik banyak lawan satu.
c. Many-to-many (M:N) yaitu hubungan antara entitas pertama dengan entitas kedua adalah banyak berbanding banyak.
2.4.3 Database.
Dalam mendesain suatu database keuntungan yang dapat diperoleh adalah data akan terintegrasi dan dapat di akses oleh pihak-pihak yang berwenang untuk membuat query dan report yang diinginkan, mengurangi serta mengendalikan terjadinya redudansi data (Whitten et. al, 2001, p472).
Database merupakan hirarki tertinggi dan merupakan kumpulan dari files, metadata, indek, dan aplikasi metadata. Sedangkan file terdiri dari records, records terdiri dari fields, fields terdiri dari bytes, dan bytes terdiri dari bits (Kroenke, 2002, p16).
Metadata merupakan bagian dari database yang berisi penjelasan tentang struktur database itu sendiri. Metadata disimpan dalam bentuk 2 tabel yang disebut sebagai tabel sistem. Tabel pertama tentang daftar tabel yang terdapat pada database yang mengidentifikasi berapa banyak kolom pada setiap tabel, dan primary key-nya. Tabel kedua menyatakan daftar kolom pada setiap tabel, tipe data dan length pada setiap kolom (Kroenke, 2002, p27).
2.5. Pengendalian Internal
2.5.1 Pengertian Pengendalian Internal.
Pada dasarnya pengendalian internal didesain agar dapat melakukan pencegahan terhadap masalah yang akan muncul, dapat mendeteksi berbagai masalah yang muncul, serta dapat melakukan koreksi terhadap masalah-masalah yang sudah ada.
“Pengendalian internal adalah rencana untuk mengorganisasikan bisnis yang digunakan untuk menjaga keamanan harta milik perusahaan, memeriksa ketelitian dan kebenaran data akuntansi, memajukan efisiensi dalam operasi dan menjaga dipatuhinya kebijaksanaan manajemen yang telah ditetapkan lebih dahulu” (Romney dan Steinbart, 2006, p192)
“Pengendalian proses transaksi adalah prosedur yang didesain untuk memastikan bahwa elemen dari proses pengendalian internal perusahaam telah diimplementasikan pada setiap siklus transaksi perusahaan” (Bodnar, 2004, p122).
Pengendalian proses transaksi terdiri dari dua, yaitu pengendalian umum dan pengendalian aplikasi.
2.5.2 Pengendalian Umum.
Pengendalian umum adalah pengendalian yang didesain untuk memastikan bahwa lingkungan pengendalian organisasi stabil dan telah diatur dengan baik untuk mempertinggi efektifitas dari pengendalian aplikasi. Pengendalian keamanan sistem informasi, terdiri dari: kebijakan, prosedur, dan pengendalian yang menentukan siapa yang dapat mengakses sitem operasi, sumber daya manakah yang boleh diakses dan tindakan apa yang dapat dilakukan.
Pengendalian umum terdiri dari perencanaan dari pemrosesan data perusahaan, prosedur operasi umum, segi pengendalian peralatan, peralatan dan pengendalian mengakses data (Bodnar, 2004, p122). Tetapi penelitian ini hanya membahas mengenai pengendalian atas sistem operasi, sehingga teori lain mengenai pengendalian umum tidak akan dibahas. Penelitian ini hanya membahas sebagai berikut:
1. Pengendalian Hak Akses.
Hak akses ditentukan oleh individu dan seluruh kelompok kerja yang terotorisasi untuk menggunakan sistem. Cara penetapan hak akses ditentukan oleh hak untuk menentukan file, aplikasi, dan sumber daya lainnya manakah yang boleh diakses oleh individu atau kelompok tertentu. Hak akses harus diadministrasikan secara hati-hati dan dimonitor secara tertutup untuk kepatuhan terhadap kebijakan organisasi dan prinsip pengendalian internal.
Pengendalian atas hak akses biasanya dibuat dalam bentuk tabel access control matrix.
2. Pengendalian Password.
Password adalah kode rahasia yang dimasukkan oleh user untuk melakukan akses ke sistem, aplikasi, file, data, atau jaringan server. Jika user tidak dapat menyediakan atau memasukkan password dengan benar, maka sistem operasi akan meniadakan akses.
2.5.3 Pengendalian Aplikasi.
Pengendalian aplikasi adalah prosedur program untuk mencegah, mendeteksi dan memperbaiki kesalahan dan ketidakberesan pada transaksi yang sedang diproses (James, 2000, p214). Kategori dari pengendalian aplikasi ada tiga yaitu: input, proses, dan output. Dalam penelitian ini hanya membahas pengendalian input dan pengendalian output.
1. Pengendalian Input.
Pengendalian input adalah pengendalian yang diakses untuk menjamin bahwa suatu transaksi yang akan dimasukkan dalam sistem adalah valid, akurat, dan lengkap. Dalam penelitian ini menggunakan sistem batch yang memerlukan keterlibatan manusia, sehingga lebih rentan terhadap human error, kesalahan data yang dimasukkan dalam sistem yang tidak dapat dideteksi dan dikoreksi selama tahap pemasukkan data. Sehubungan dengan masalah tersebut, maka diperlukan penelusuran kembali ke sumber transaksi untuk mengoreksi kesalahan.
Pengendalian input yang dibahas dalam penelitian ini adalah sebagai berikut:
a. Validation control adalah pengendalian untuk mendeteksi data transaksi sebelum data diproses. Validation control yang dibahas dalam penelitian ini adalah sebagai berikut:
- Field interrogation adalah prosedur yang diprogram untuk memeriksa karakteristik data dalam suatu field. Field interrogation yang dibahas dalam penelitian ini adalah:
Missing data checks adalah untuk mengecek apakah suatu field diisi atau kosong. Misalnya, kode barang yang tidak diisi, maka akan muncul peringatan berupa Message Box.
Numeric-alpabetic data checks adalah menentukan apakah tipe data yang dimasukkan telah benar. Misalnya, saldo akan persediaan tidak boleh berisi data alphabet.
Zero value checks adalah untuk memeriksa bahwa field-field tertentu terisi dengan angka nol untuk membedakan angka yang berupa general numeric dan numeric currency.
Validity check adalah untuk memastikan apakah data yang dimasukkan sama dengan data masternya. Hal ini bisa dilakukan dengan redudancy check, yaitu menampilkan nama dan harga barang secara otomatis jika user menginputkan kode barang, sehingga user tidak menginputkan sendiri. Hal ini untuk mengurangi kesalahan dalam penginputan (James, 2000, p215-221)
- Record interrogation adalah menvaliditasi seluruh record dengan menguji hubungan antar field dalam suatu record. Record interrogation yang dibahas dalam penelitian ini adalah sebagai berikut:
Reasonableness checks adalah untuk menentukan kesesuaian data antar field dalam record. Misalnya jumlah jam lembur sebulan yang melebihi jam kerja dalam sebulan dianggap tidak wajar.
Sign checks adalah untuk memastikan apakah tanda matematika yang digunakan dalam field benar. Misalnya,
kuantitas persediaan barang pada file persediaan tidak boleh negatif (James, 2000, p222-223)
b. Automatic system data entry adalah pengendalian atas keakuratan dan integritas dari data transaksi yang diinputkan ke dalam sistem.
Pengendalian ini juga terdapat pada field tanggal yang terisi secara otomatis berdasarkan tanggal saat user menginputkan data.
2. Pengendalian Output
Pengendalian output adalah pengendalian yang didesain untuk memastikan bahwa sistem output tidak hilang atau disalahgunakan dan tidak diganggu kerahasiaannya (Bodnar, 2004, p125-127). Resiko ancaman terhadap output bisa mengakibatkan masalah serius yang dapat mengganggu operasi perusahaan dan bisa mengakibatkan kerugian keuangan.
Metode pengendalian output yang digunakan dalam penelitian ini adalah pengendalian sistem output batch yang memproses output ke hardcopy.
Pengendalian outputyang dibahas dalam penelitian ini adalah:
a. Waste adalah untuk mencegah penyalahgunaan terhadap output atau cetakan yang salah. Misalnya data gaji yang salah dihancurkan dengan mesin penghancur kertas.
b. Report distribution adalah untuk mencegah laporan yang hilang atau dicuri saat pendistribusian pada user. Misalnya user hanya datang sendiri untuk mengambil laporan dan menandatangani bukti pengambilan.
c. End user control adalah pengendalian yang dilakukan pada saat user menerima laporan. Misalnya pengecekan banyak halaman laporan yang diterima (James, 2000, p231-233)
