KEMENTERIAN KOORDINATOR BIDANG PEREKONOMIAN REPUBLIK INDONESIA
SEKRETARIAT BIRO UMUM
Jl. Lapangan Banteng Timur No.2-4, Jakarta Telepon: 021-3521974, Faksimili: 021-3521985
NOTA DINAS
Nomor: KU.1.2/ 390 /SET.M.EKON.3/08/2021
Yth. : 1. Para Kepala Biro
2. Para Asisten Deputi I/Sekretaris Deputi Dari : Kepala Biro Umum
Lampiran : Dua berkas
Hal : Piloting Implementasi Sistem Marketplace dan Digital Payment (Digipay) dalam Pembayaran Melalui Mekanisme Uang Persediaan Tanggal : 23 Agustus 2021
1. Dasar:
a. Peraturan Menteri Keuangan Nomor 196/PMK.05/2018 tentang Tata Cara Pembayaran dan Penggunaan Kartu Kredit Pemerintah.
b. Peraturan Menteri Keuangan Nomor 190/PMK.05/2012 tentang Tata Cara Pembayaran Dalam Rangka Pelaksanaan Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara sebagaimana telah diubah dengan Peraturan Menteri Keuangan Nomor 178/PMK.05/2018.
c. Peraturan Direktur Jenderal Perbendaharaan Nomor PER-20/PB/2019 tentang Uji Coba Penggunaan Uang Persediaan Melalui Sistem Marketplace dan Digital Payment Pada Satuan Kerja.
d. Surat Kepala KPPN Jakarta II Nomor S-391/WPB.12/KP.02/2021 tentang Implementasi Penggunaan Uang Persediaan melalui Digital Payment-Marketplace Satker Mitra KPPN Jakarta II.
2. Menindaklanjuti ketentuan dan surat tersebut di atas, serta dalam rangka pemanfaatan digital
payment ecosystem dalam pengelolaan keuangan negara guna mendorong efisiensi,efektivitas, transparansi, dan akuntabilitas belanja negara, Kementerian Koordinator Bidang Perekonomian akan mengimplementasikan Sistem Marketplace dan Digital Payment (Digipay) dalam pembayaran APBN melalui mekanisme Uang Persediaan.
3. Dalam rangka persiapan implementasi sistem Marketplace dan Digital Payment (Digipay) dimaksud, dapat kami sampaikan hal-hal sebagai berikut:
a. Sistem Marketplace dan Digital Payment (Digipay) adalah platform multiuser yang
menyediakan layanan daftar penyedia barang/jasa, pemesanan barang/jasa, pembayaran
hingga pelaporan secara elektronik dalam rangka penggunaan uang persediaan yang
disediakan oleh Bank Himbara mitra kerja satuan kerja.
b. Dalam pelaksanaannya, sistem ini akan melibatkan beberapa user/pengguna, diantaranya:
i. User Pemesan.
ii. User Pejabat Pembuat Komitmen (PPK).
iii. User Pejabat Pengadaan Barang/Jasa.
iv. User Penerima Barang/Jasa.
v. User Bendahara Pengeluaran/Bendahara Pengeluaran Pembantu.
vi. User Penyedia Barang/Jasa.
c. Pada user PPK, Pejabat Pengadaan Barang/Jasa, dan Bendahara Pengeluaran Pembantu akan dikelola oleh pejabat terkait sebagaimana telah ditunjuk oleh Kuasa Pengguna Anggaran (KPA) untuk menjalankan fungsi tersebut di masing-masing unit kerja.
d. Untuk user Pemesan dan user Penerima Barang/Jasa dapat dipilih dan diusulkan oleh masing-masing unit kerja melalui Asisten Deputi I/Sekretaris Deputi pada Kedeputian dan Kepala Biro pada Sektretariat untuk ditetapkan oleh Kuasa Pengguna Anggaran. Sebagai pertimbangan, kewenangan, dan fungsi user-user dimaksud tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari nota dinas ini.
e. Penggunaan Sistem Marketplace dan Digital Payment (Digipay) wajib didukung oleh tersedianya Kartu Debit dan Cash Management System (CMS) pada rekening pemerintah yang dikelola oleh Bendahara Pengeluaran Pembantu serta Kartu Kredit Pemerintah di masing-masing unit kerja. Adapun rekening pemerintah Bendahara Pengeluaran Pembantu telah dibentuk per Juli 2021 dan sedang dalam proses aktivasi.
4. Berkenaan dengan hal-hal tersebut di atas, mohon dukungan dan bantuan Saudara agar melaksanakan, mengendalikan, dan mengawasi impementasi sistem ini serta langkah- langkah persiapan sebagai berikut:
a. Mengusulkan user Pemesan dan user Penerima Barang/Jasa di masing-masing unit kerja dengan memperhatikan wewenang, fungsi, dan ketentuan sebagaimana terlampir dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari nota dinas ini, paling lambat pada 26 Agustus 2021 kepada Kepala Biro Umum dengan tembusan Kepala Bagian Keuangan.
b. Mendorong Bendahara Pengeluaran Pembantu (BPP) yang belum menerima Kartu Debit Rekening Pemerintah BPP agar segera melakukan pengambilan Kartu Debit dimaksud pada Bank Mandiri Cabang Departemen Keuangan dengan tetap memperhatikan protokol kesehatan.
c. Mengusulkan Rekanan/Vendor/Penyedia mitra kerja agar mengajukan permohonan pendaftaran pengguna Sistem Marketplace dan Digital Payment (Digipay) di lingkungan Kementerian Koordinator Bidang Perekonomian kepada Pejabat Pengadaan Barang/Jasa dengan tetap berpedoman pada ketentuan pengadaan barang dan jasa pemerintah.
d. Mengoptimalkan aktivitas penggunaan Uang Persediaan melalui Kartu Kredit Pemerintah
(KKP) dan Sistem Marketplace-Digipay sesuai ketentuan yang berlaku. Informasi mengenai
KKP dan penggunaan Sistem Marketplace-Digipay lebih lengkap dapat diunduh melalui
laman monevkeu.ekon.go.id atau tautan https://tinyurl.com/digipayekon.
Demikian disampaikan agar dapat dipedomani dan dilaksanakan sebagaimana mestinya.
Tembusan Yth.:
1. Sekretaris Kementerian Koordinator Bidang Perekonomian.
2. Sekretaris Dewan Nasional Kawasan Ekonomi Khusus.
3. Inspektur.
4. Para Pejabat Pembuat Komitmen.
5. Para Pejabat Pengadaan Barang/Jasa.
6. Bendahara Pengeluaran/Bendahara Pengeluaran Pembantu.
Lampiran I Nota Dinas Kepala Biro Umum Nomor : KU.1.2/390/SET.M.EKON.3/08/2021 Tanggal : 23 Agustus 2021
WEWENANG, FUNGSI, DAN KRITERIA
USER PEMESAN, PENERIMA, DAN PENYEDIA BARANG/JASA SISTEM MARKETPLACE-DIGITAL PAYMENT
No. User dan Kriteria Wewenang dan Fungsi
1. Pemesan Barang/Jasa Kriteria:
1. Pegawai ASN.
2. Memiliki pemahaman tentang pembebanan penganggaran.
3. Jumlah user Pemesan yang dapat diajukan maksimal sejumlah unit kerja eselon II pada Kedeputian dan sejumlah unit kerja eselon III &
kelompok jabatan fungsional pada Kesekretariatan (dengan asumsi setiap Keasdepan /setiap Bagian memiliki maksimal 1 user Pemesan Barang/Jasa).
Wewenang:
1. Mengajukan permintaan barang/jasa kepada PPK sesuai Petunjuk Operasional Kegiatan yang dibebankan pada UP.
2. Melakukan monitoring tindak lanjut permintaan barang/jasa.
Fungsi:
1. Pemilihan barang/jasa sesuai kebutuhan kegiatan pada katalog yang tersedia di sistem marketplace.
2. Pemilihan jenis kode anggaran: program, kegiatan, output, suboutput, komponen, subkomponen, dan akun yang menjadi dasar pembebanan pada UP.
3. Input tanggal dan waktu.
4. Input alamat pengiriman.
5. Pemilihan dan pengajuan kepada PPK.
6. Upload file nota pemesanan barang/jasa dalam format pdf.
2. Penerima Barang/Jasa Kriteria:
1. Pegawai ASN.
2. Tidak boleh merangkap dengan user pemesan.
3. Membantu PPK untuk mengecek barang yang diterima.
4. Jumlah user Penerima Barang/Jasa yang dapat diajukan maksimal sejumlah jumlah user Pemesan Barang/Jasa.
Wewenang:
1. Meneliti kesesuaian kualitas dan spesifikasi barang/jasa yang diserahkan oleh Penyedia Barang/Jasa.
2. Menerima dokumen tagihan pembayaran dari Penyedia Barang/Jasa untuk disampaikan kepada Pejabat Pengadaan.
Fungsi:
1. Scan kodefikasi bukti pengiriman barang/jasa dari Penyedia Barang/Jasa yang dibawa oleh kurir.
2. Pengujian kebenaran jumlah dan kualitas barang/jasa sesuai pesanan.
3. Persetujuan atas jumlah dan kualitas barang/jasa sesuai pesanan.
4. Penolakan atas barang/jasa apabila tidak sesuai pesanan.
3. Penyedia Barang/Jasa Kriteria:
1. Memenuhi ketentuan pengadaan barang dan jasa.
Wewenang:
1. Menyediakan jenis-jenis barang/jasa yang ditawarkan kepada satuan kerja.
2. Bersedia melakukan transaksi dan memiliki rekening tujuan pembayaran pada bank yang sama dengan Bank Mitra Kemenko Bidang
Perekonomian.
3. Unit kerja/PPK dapat mengusulkan dengan cara:
a. Menyampaikan surat penawaran dari KPA kepada Penyedia mitra/vendor untuk menjadi user digipay (surat dapat diperoleh di Bagian Keuangan).
b. Penyedia/Vendor mengajukan permohonan menjadi user digipay kepada KPA cc Pejabat
Pengadaan sesuai mekanisme yang diatur pada surat KPA.
2. Menerima pemesanan atas barang/jasa yang ditawarkan.
3. Melakukan negosiasi harga atas barang/jasa yang ditawarkan.
4. Melakukan pengiriman barang/jasa sesuai pemesanan dari satuan kerja.
5. Menerima pembayaran atas penyediaan barang/jasa dari Satker.
Fungsi:
1. Penerimaan atau penolakan pemesanan barang/jasa dari Pejabat Pengadaan.
2. Negosiasi harga per unit/satuan dengan Pejabat Pengadaan.
3. Persetujuan harga final atas negosiasi yang dilakukan dengan Pejabat Pengadaan.
4. Proses penyediaan barang/jasa.
5. Penunjukan kurir untuk pengiriman barang/jasa sesuai pesanan Pejabat Pengadaan.
6. Pencetakan bukti pengiriman dan melakukan pengiriman barang/jasa ke alamat sesuai pesanan.
7. Scan kodefikasi bukti pengiriman kepada Penerima Barang/Jasa atau Staf PPK.
CONTOH NOTA DINAS PENGAJUAN USULAN USER
Lampiran II Nota Dinas Kepala Biro Umum Nomor : KU.1.2/390/SET.M.EKON.3/08/2021 Tanggal : 23 Agustus 2021
KEMENTERIAN KOORDINATOR BIDANG PEREKONOMIAN REPUBLIK INDONESIA
KOP SURAT UNIT KERJA
Jl. Lapangan Banteng Timur No.2-4, Jakarta Telepon: 021-3521974, Faksimili: 021-3521985NOTA DINAS
Nomor : XX.X.X/ /XXX.M.EKON.X/08/2021
Yth. : Kepala Biro Umum
Dari : Kepala Biro/Asisten Deputi I/Sekretaris Deputi
Hal : Pengajuan Usulan User Pemesan dan Penerima Barang Sistem Marketplace dan Digital Payment (Digipay) Tanggal : Agustus 2021
Menindaklanjuti Nota Dinas Saudara Nomor: KU.1.2/390/SET.M.EKON.3/08/2021 Tanggal 23 Agustus 2021 tentang Piloting Implementasi Sistem Marketplace dan Digital Payment (Digipay) dalam Pembayaran Melalui Mekanisme Uang Persediaan, bersama ini kami mengusulkan nama-nama yang akan bertindak sebagai user pemesan dan penerima (daftar terlampir).
Pegawai sebagaimana terlampir bersedia berkomitmen untuk mendukung dan mengimplementasikan Sistem Marketplace dan Digital Payment (Digipay) sebagai media layanan pengadaan barang/jasa dan pembayaran secara elektronik dalam rangka penggunaan Uang Persediaan sesuai dengan peraturan yang berlaku, serta menjalankan tugas dan tanggung jawab sebagai user dari sistem tersebut dengan sebagaimana mestinya.
Demikian disampaikan, atas perhatian dan kerja sama Saudara kami ucapkan terima kasih.
TTD Elektronik Kepala Biro / Asisten Deputi I,
Tembusan: Kepala Bagian Keuangan.
CONTOH FORM PENGAJUAN USULAN USER
(SEBAGAI LAMPIRAN ND)
PENGAJUAN USULAN USER PEMESAN DAN PENERIMA BARANG PADA SISTEM MARKETPLACE-DIGIPAY KEDEPUTIAN XXXXXXXXXX / BIRO XXXXXXXX
No. Nama NIP Jabatan Email Nomor
Handphone
Role User (Pemesan/Penerima)
a b c d e f g
