EVALUASI SISTEM INFORMASI FRONT OFFICE
PADA THE MAJESTY HOTEL & APARTEMENT
SKRIPSI
Oleh :
ANDREAS MUNARDJO (0900809512) ANDY GIOVANNI (0900809645)
STEWART (0900815471)
Kelas / Kelompok : 07 PFA / 08
Universitas Bina Nusantara Jakarta
EVALUASI SISTEM INFORMASI FRONT OFFICE
PADA THE MAJESTY HOTEL & APARTEMENT
SKRIPSI
Diajukan sebagai salah satu syarat untuk gelar kesarjanaan pada
Jurusan Komputerisasi Akuntansi Jenjang pendidikan Strata - 1
Oleh :
ANDREAS MUNARDJO (0900809512) ANDY GIOVANNI (0900809645)
STEWART (0900815471)
Kelas / Kelompok : 07 PFA / 08
Universitas Bina Nusantara Jakarta
EVALUASI SISTEM INFORMASI FRONT OFFICE
PADA THE MAJESTY HOTEL & APARTEMENT
SKRIPSI
Disusun Oleh :
Andreas Munardjo Andy Giovanni Stewart
0900809512 0900809645 0900815471
Disetujui Oleh Pembimbing
Purwoko SE., MBA Kode Dosen : D2056
Universitas Bina Nusantara Jakarta
PRAKATA
Puji syukur dan terimakasih kepada Tuhan Yang Maha Esa, atas kasih dan berkat yang telah diberikan kepada kami, sehingga penulisan skripsi ini terselesaikan dengan baik dan tepat waktu.
Skirpsi ini berjudul “ EVALUASI SISTEM INFORMASI FRONT OFFICE PADA THE MAJESTY HOTEL & APARTEMENT ”, disusun untuk memenuhi persyaratan dalam menyelesaikan pendidikan jenjang strata – 1 (S1), Jurusan Sistem Informasi, program studi Komputerisasi Akuntasi, Universitas Bina Nusantara.
Saya mohon maaf apabila dalam penulisan ini terdapat kesalahan penulisan, karena keterbatasan pengetahuan dan pengalaman.
Dalam penulisan skripsi ini, penulis banyak mendapatkan bantuan materil, moral dan doa. Oleh karena itu pada kesempatan ini penulis ingin menyampaikan rasa terimakasih yang tulus dan penuh hormat kepada:
1. Bapak Prof. Dr.Gerardus Polla, M.APP.,Sc. Selaku rektor Universitas Bina Nusantara.
2. Bapak Ir. Sablin Yusuf, Msc.,M.Comp.Sc. Selaku dekan Fasilkom Universitas Bina Nusantara.
3. Ibu Yanti, S.Kom.,MM. Selaku Ketua Program studi Komputerisasi Akuntansi Universitas Bina Nusantara.
4. Bapak Purwoko, SE.,MBA Selaku Dosen Pembimbing yang telah banyak memberikan petunjuk, saran dan bimbingan bagi kami dalam penulisan skripsi ini
5. Seluruh Dosen Universitas Bina Nusantara yang telah Mendidik dan Memberikan Pengetahuan yang sangat berguna sejak awal hingga akhir perkuliahan.
6. Seluruh Pihak The Majesty Hotel & Apartement yang telah menyediakan waktu dah memberikan bantuan serta data – data yang dibutuhkan untuk menyusun skripsi ini.
7. Orang tua dan kerabat penulis yang telah memberikan Nasehat, dorongan dan dukungan moril dan material selam penyusunan skripsi ini.
8. Teman – teman yang telah memberikan bantuan dan dukungan kepada saya dalam penyusunan skripsi ini.
Akhir kata , penulis berharap skripsi ini dapat memberikan sumbangsih kepada kemajuan ilmu pengetahuan dan bermanfaat bagi semua orang dalam menambah wawasan.
Jakarta, Febuari 2009
Penulis
vii DAFTAR ISI
Halaman Judul Luar ... ..i
Halaman Judul Dalam ... .ii
Halaman Persetujuan Hard Cover...iii
Halaman Pernyataan Dewan Penguji...iv
Abstrak ...v
Prakata ... vi
Daftar isi ... vii
Daftar Tabel ... xi
Daftar Gambar... xii
Daftar Lampiran ... xiii
BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang ...1
1.2 Ruang Lingkup ...2
1.3 Tujuan dan Manfaat ... 3
1.4 Metodologi Penelitian ... 4
1.5 Sistematika Penulisan ...5
BAB 2 LANDASAN TEORI 2.1 Sistem Informasi ... 7
2.1.1 Pengertian Sistem ... 7
2.1.2 Pengertian Informasi ... 7
2.1.3 Pengertian Sistem Informasi ... 9
2.2 Sistem Pengendalian Intern ... 9
2.2.1 Pengertian Sistem Pengendalian Intern ... 9
2.2.2 Sifat-sifat Pengendalian Intern ... 10
2.2.3 Komponen Pengendalian Intern ... 11
2.2.4 Jenis-jenis Pengendalian Intern ... 12
viii 2.2.4.1.1 Pengendalian keamanan ………. 15 2.2.4.1.2 Pengendalian Operasi ………. 17 2.2.4.2 Pengendalian Aplikasi ……… 19 2.2.4.2.1 Boundary Control ……….. 20 2.2.4.2.2 Input Control ……….. 22 2.2.4.2.3 OutputControl ………... 24
2.3 Audit Sistem Informasi ………. 25
2.3.1 Pengertian Audit Sistem Informasi ……….. 25
2.3.2 Tujuan Audit Sistem Informasi ……… 25
2.3.3 Metode Audit ... 26
2.3.4 Jenis Audit Sistem Informasi ... 28
2.3.5 Teknik-teknik Tahapan Audit ... 29
2.3.6 Tahap Audit Sistem Informasi ... 30
2.3.7 Standar Audit ... 33
2.4 Front Office ... 35
2.4.1 Pengertian Hotel ... 35
2.4.2 Jenis-jenis Hotel ... 35
2.4.3 Organisasi Front Office ... 36
2.4.3.1 Seksi di Front Office ... 36
2.4.3.2 Staff Front Office ... 37
2.4.3.3 Hubungan Antara Departemen Front Office dengan Departemen Lainnya ... 38
2.4.4 Reservasi ... 40
2.4.4.1 Jenis - jenis Reservasi ... 40
2.4.4.2 Media dan Sumber Reservasi ... 41
2.4.4.3 Data Reservasi ... 41
2.4.4.4 Sistem Reservasi ... 42
2.4.4.4.1 Konfirmasi Reservasi ... 43
2.4.4.4.2 Pembatalan Reservasi ... 43
ix
2.4.4.4.4 Masalah – masalah dalam Reservasi ... 44
2.4.5 Data Registrasi ... 46
2.4.5.1 Sistem registrasi ... 48
2.4.6 Jenis – jenis Pembayaran... 49
2.5 Matriks penetapan penilaian resiko dan pengendalian pada sistem informasi perhotelan ... 51
BAB 3 GAMBARAN UMUM SISTEM INFORMASI YANG SEDANG BERJALAN 3.1. Sejarah Singkat Perusahaan ... 57
3..2 Visi dan Misi ... 58
3.2.1 Visi ... 58
3.2.2 Misi ... 58
3.3 Struktur Organisasi ... 59
3.4 Uraian Jabatan ... 61
3.5 Sistem yang berjalan ... 70
3.6 Rich picture...73 3.7 Activity Diagram ... 74 3.7.1 Mengkorfimasi Reservasi ... 75 3.7.2 Perubahan Reservasi ... 76 3.7.3 Membatalkan Reservasi ... 77 3.7.4 Check In ... 78 3.7.5 Perubahan Kamar ... 79 3.7.6 Check Out ... 80 3.7.7 Guest History ... 81
3.8 Uraian aplikasi yang digunakan ... 82
3.8.1 Spesifikasi Hardware ... 82
x
BAB 4 EVALUASI SISTEM INFORMASI FRONT OFFICE PADA THE MAJESTY HOTEL & APARTEMENT
4.1 Perencanaan Audit ... 83
4.1.1 Ruang Lingkup Audit ……… 84
4.1.2 Tujuan Audit ... 84
4.1.3 Persiapan Audit Lapangan ... 85
4.1.4 Prosedur Audit ……….………... 85
4.2 Daftar Pengendalian ……….. 86
4.2.1 Pengendalian Manajemen Keamanan (Security Management Control)………...………...86
4.2.2 Pengendalian Manajemen Operasi (Operationy Management Control)……….…….94
4.2.4 Pengendalian Batasan Sistem (Boundary Control)……….……..99
4.2.4 Pengendalian Input ... 106
4.2.5 Pengendalian Output Control ... 112
4.3 Matriks Penilaian Resiko dan Pengendalian... 119
4.4 Laporan Hasil Evaluasi dan Audit Recommendation... 135
BAB 5 KESIMPULAN DAN SARAN 5.1 Kesimpulan... 145
5.2 Saran... 146 Daftar Pustaka
Riwayat Hidup Lampiran
xi
DAFTAR TABEL
Table 4.1 Daftar Pertanyaan (Check List)
Pada Security Management Control………..….86
Table 4.2 Daftar pertanyaan wawancara Pada Security Management Control ………...91
Table 4.3 Daftar Pertanyaan (Check List) Pada Operation Management Control………. 94
Table 4.4 Daftar Pertanyaan Wawancara Pada Operation Management Control ………..………...97
Table 4.5 Daftar Pertanyaan (Check List) Pada Boundary Control……….99
Table 4.6 Daftar Pertanyaan Wawancara Pada Boundary Control………... 103
Table 4.7 Daftar Pertanyaan (Check List) Pada Input Control ……… 106
Table 4.8 Daftar Pertanyaan Wawancara Pada Input Control……….. 109
Table 4.9 Daftar Pertanyaan (Check List) Pada Output Control ………. 112
Table 4.10 Daftar Pertanyaan Wawancara Pada Output Control………. 115
Table 4.11 Matriks penilaian Resiko dan pengendalian Security Management Control……… 119
Tabel 4.12 Matriks Penilaian Resiko dan Pengendalian Operation Management... 124
Table 4.13 Matriks Penilaian dan Pengendalian Resiko Boundary………...126
Table 4.14 Matriks Penilaian Resiko dan Pengendalian Input Control……….130
xii
DAFTAR GAMBAR
Gambar 2.1 Tahapan Audit Sistem Informasi ………. 31
Gambar 2.2 Skema Prosedur Check In……….. 48
Gambar 2.3 Matriks Penilaian Resiko ……… 53
Gambar 2.4 Matriks Penilaian Pengendalian ……….. 55
Gambar 3.1 Struktur Organisasi The Majesty Hotel & Apartement ……….. 60
Gambar 3.2 Rich Picture ………. 73
Gambar 3.3 Detail Activity Diagram Reservasi……… 74
Gambar 3.4 Detail Activity Diagram Mengkonfirmasi Reservasi ………. 75
Gambar 3.5 Detail Activity Diagram Perubahan Reservasi ………... 76
Gambar 3.6 Detail Activity Diagram Membatalkan Reservasi ……….. 77
Gambar 3.7 Detail Activity Diagram Check – In ………... 78
Gambar 3.8 Detail Activity Diagram Perubahan Kamar ……… 79
Gambar 3.9 Detail Activity Diagram Check – Out ……… 80
Gambar 3.10 Detail Activity Guest History ………... 81
xiii
DAFTAR LAMPIRAN
Gambar 1 Tampilan Menu Login………...……… L1
Gambar 2 Tampilan Login Error ………... L2
Gambar 3 Tampilan Menu Utama ………...………. L3
Gambar 4 Tampilan Menu Contact Acticitvies Report ……….. L4
Gambar 5 Tampilan Loss and Found ……….. L5
Gambar 6 Tampilan Guest Deposit………. L6
Gambar 7 Tampilan Menu Complains ……… L7
Gambar 8 Tampilan Company Browser……….. L8
Gambar 9 Tampilan Power Pro Xreport-Front Desk ………. L9 Gambar 10 Tampilan Registration-Browser……… L10 Gambar 11 Tampilan Guest Account-Browser ……….. L11 Gambar 12 Tampilan Guest In-House Use Report ………. L12
Gambar 13 Tampilan Room Status Browser……… L13
Gambar 14 Tampilan Backup Database ………. L14
Gambar 15 Tampilan Change Password ………. L15
Gambar 16 Tampilan Manage User ID ………...……….. L16 Gambar 17 Tampilan Menu Payment Method ……… L17 Gambar 18 Tampilan Category Transaction ………... L18
Gambar 19 Tampilan Room Type ……….. L19
Gambar 20 Tampilan Room Number ……… L20
Gambar 21 Tampilan Correction, Negative & Transferred Report……… L21 Gambar 22 Tampilan Summary Transaction Report………... L22 Gambar 23 Tampilan Today Room Type Statistic ………. L23 Gambar 24 Tampilan Arrival Group Report ……….. L24 Gambar 25 Tampilan Cancelled Reservation Report ………. L25 Gambar 26 Tampilan Historical Arrival Guest Report ……….. L26 Gambar 27 Tampilan In House Guest Report ………. L27 Gambar 28 Tampilan Deposit Status Report ……….. L28
xiv
Gambar 29 Tampilan room statistic-actual………. L29 Gambar 30 Tampilan Form Kuasa Untuk
Membayar Payment Authorization……… L30 Gambar 31 Tampilan Form Change Of Room / Rate………. L31 Gambar 32 Tampilan Form Reservation ……… L32 Gambar 33 Tampilan Form Guest Register ………... L33 Gambar 34 Tampilan General Store Requisition ……… L34 Gambar 35 Tampilan Official Receipt Front Office ………... L35 Gambar 36 Tampilan Complimentary / Voucher Room / Discount Request…. L36
