IV. HASIL DAN PEMBAHASAN
4.1. Gambaran Umum OrganisasiBAZNAS adalah Badan Amil Zakat Nasional yang dibentuk berdasarkan Keputusan Presiden No. 8 tahun 2001, tanggal 17 Januari 2001 dan berkantor pusat di Jl. Kebon Sirih Raya No.57, Jakarta Pusat 10340. 4.1.1 Visi, misi dan tugas pokok BAZNAS
Beberapa dasar yang menjadi tonggak BAZNAS dalam menjalankan kegiatan operasionalnya adalah :
1. Visi BAZNAS
Menjadi badan zakat nasional yang amanah, transparan dan profesional.
2. Misi BAZNAS
a. Meningkatkan kesadaran umat untuk berzakat melalui amil zakat, b. Meningkatkan penghimpunan dan pendayagunaan zakat nasional
sesuai dengan ketentuan syariah dan prinsip manajemen modern c. Menumbuh kembangkan pengelola/amil zakat yang amanah,
transparan, profesional dan terintegrasi. d. Mewujudkan pusat data zakat nasional
e. Memaksimalkan peran zakat dalam menanggulangi kemiskinan di Indonesia melalui sinergi dan koordinasi dengan lembaga terkait. 3. Tugas pokok BAZNAS
a. Meningkatkan kesadaran umat untuk berzakat.
b. Mengarahkan masyarakat mencapai kesejahteraan baik fisik maupun non fisik melalui pendayagunaan zakat
c. Meningkatkan status mustahiq menjadi muzakki melalui pemulihan, peningkatan mutu SDM dan pengembangan ekonomi masyarakat.
d. Mengembangkan budaya "memberi lebih baik dari menerima" di kalangan mustahiq.
e. Mengembangkan manajemen yang amanah, profesional dan transparan dalam mengelola zakat.
34
4.1.2. Struktur organisasi BAZNAS
BAZNAS dipimpin oleh Ketua Umum sebagai penentu kebijakan dan dibantu oleh Direktur Eksekutif sebagai pelaksana harian kegiatan operasional BAZNAS. Setingkat di bawahnya adalah Wakil manajemen mutu atau QMR yang bertanggung jawab di luar dari job description sehari-hari, khususnya dalam mempersiapkan dan menerapkan ISO 9001 : 2000. BAZNAS memiliki lima kepala divisi (Kadiv) yang membantu Direktur Eksekutif dalam menjalankan tugasnya. Secara lebih jelas, dapat dilihat pada Lampiran 2.
Divisi-divisi yang ada di BAZNAS dalam penerapan ISO 9001 : 2000 adalah :
1. Divisi finance
2. Divisi support organization 3. Divisi corsec and legal 4. Divisi fund rising 5. Divisi pendayagunaan 4.1.3. Program BAZNAS
1. Indonesia Cerdas
Data Badan Pusat Statistik (BPS) menunjukkan bahwa angka pengangguran terbuka pada tahun 2006 sebesar 25,47%. Hal ini tentunya berbanding lurus dengan jumlah siswa sekolah dasar (SD) sampai sekolah menengah pertama (SMP) yang terancam putus sekolah karena ketidakmampuan biaya. Untuk itu, BAZNAS merancang program pengembangan pendidikan, yang diantaranya adalah :
a. Satu keluarga satu sarjana b. Dana infaq abadi anak negeri c. Mobil dan motor pintar d. Pelatihan kewirausahaan 2. Indonesia Makmur
Setiap tahun Indonesia mengimpor sapi hidup sebanyak 450 ribu ekor dari Australia, karena produksi dalam negeri belum mampu
memenuhi kebutuhan konsumsi produk peternakan. Saat ini konsumsi protein hewani rataan penduduk Indonesia masih sangat rendah, yakni 4,5 g/kapita/hari, sementara konsumsi protein hewani rataan masyarakat dunia adalah 26 g/kapita/hari. Dengan kondisi tersebut sangatlah tepat, bila BAZNAS mengembangkan program peternakan yang berbasis pada peternakan-peternakan rakyat. Program ini merupakan kegiatan pemberdayaan masyarakat desa dengan potensi ternak sebagai andalan ekonomi penduduknya.
Program Indonesia Makmur BAZNAS adalah : a. Sentral ternak domba Cimande
b. Desa ternak makmur c. Lapak sampah terpadu d. Lumbung tani organik
e. Pemberdayaan kampung nelayan makmur f. Pemberdayaan perempuan
3. Indonesia Peduli
Indonesia Peduli adalah program bantuan kepada individu atau lembaga untuk memenuhi kebutuhan hidup sesaat atau bantuan kepada masyarakat yang tertimpa musibah bencana sesegera mungkin. Program ini diberntuk melalui Unit Salur Zakat atau Jaringan Relawan Indonesia (JARI) yang merupakan wakil dari Badan Amil Zakat Daerah (BAZDA), Lembaga Amil Zakat Daerah (LAZDA) dan Lembaga Swaday Masyarakat (LSM) yang memilki komitmen kemanusiaan.
Program Indonesia Peduli diantaranya adalah : a. Unit salur zakat
b. Program tanggap bencana 4. Indonesia Taqwa
Indonesia taqwa adalah program pengiriman da'i ke daerah terpencil di Nusantara. Da'i yang ditugaskan adalah yang telah melewati seleksi dan memilki kesiapan untuk terjun ke daerah terpencil. Mereka dibekali materi dakwah dan syariah, serta
36
kemampuan membangun komunitas yang mandiri dan skill wirausaha. Diharapkan dengan hadirnya para dai, akan terwujud pencerahan dan pemberdayaan masyarakat yang seutuhnya.
Program Indonesia Taqwa adalah : a. Da’i terpencil mandiri
b. Program kaderisasi ulama 5. Indonesia Sehat
Belum dinikmatinya pelayanan kesehatan bagi rakyat miskin merupakan persoalan yang sangat serius. Penyediaan pelayanan kesehatan menjadi prioritas yang harus terus ditingkatkan. Terpanggil dari kondisi tersebut, BAZNAS melalui program Indonesia Sehat menghadirkan tiga layanan kesehatan, yaitu :
a. Unit kesehatan keliling b. Dokter keluarga prasejahtera c. Rumah sehat indonesia.
4.1.4. Sejarah BAZNAS memperoleh ISO 9001 : 2000
Pada dasarnya, sejak tahun 2001, manajemen BAZNAS telah mendokumentasikan kebijakan mutu dan prosedur kerja yang melandasi kegiatan operasional mereka, khususnya dalam tiga aspek, yaitu penghimpunan zakat, penyaluran zakat dan keuangan. Sejak itu, kesadaran untuk menyusun prosedur yang jelas terdokumentasi dan sesuai standar internasional semakin besar. Untuk itu, pada tahun 2007, manajemen BAZNAS berupaya untuk mengimplementasikan ISO 9001 : 2000. Langkah awal dimulai dengan membentuk QAS yang bertugas membuat rancangan kebijakan mutu BAZNAS, mengkonsultasikan kebijakan mutu tersebut kepada konsultan ISO, membangun kesadaran setiap divisi akan pentingnya standarisasi kebijakan lembaga secara internasional. Pelatihan dan pendidikan (diklat) ISO dilaksanakan dalam empat tahap, yaitu :
1. Workshop 1 mengenai pengenalan ISO 9001 : 2000 yang diadakan pada bulan Maret 2008
2. Workshop 2 mengenai pengenalan ISO 9001 : 2000 (lanjutan) pada bulan April 2008
3. Workshop 3 mengenai sistem pendokumentasian pada bulan Mei 2008 4. Workshop 4 mengenai training auditor pada bulan Juni 2008.
Selanjutnya, sejak Juli 2008, BAZNAS mulai menerapkan ISO 9001 : 2000 pada semua divisi. Pada bulan Desember 2008, dilakukan audit eksternal oleh world quality assurance (WQA). Akhirnya, WQA merekomendasikan BAZNAS memperoleh sertifikasi ISO 9001 : 2000 untuk seluruh bagian dalam organisasi BAZNAS.
4.2. Strategi Penerapan ISO 9001 : 2000 pada BAZNAS
4.2.1. Faktor/kriteria masalah
Penerapan ISO 9001 : 2000 pada BAZNAS telah dilaksanakan dengan baik dan sesuai dengan yang dipersyaratkan dalam klausul. Namun, tetap saja dalam penerapannya masih ada beberapa permasalahan.
Penelusuran kriteria masalah yang dihadapi BAZNAS diambil dari unsur-unsur ISO 9001 : 2000 itu sendiri, yaitu SMM, tanggungjawab manajemen, manajemen sumber daya, realisasi produk, serta pengukuran, analisis dan peningkatan.
1. SMM
BAZNAS selalu berupaya untuk memenuhi persyaratan ISO 9001 : 2000 untuk mencapai sasaran mutu yang diharapkan. Upaya tersebut diantaranya adalah dengan melakukan proses pendokumentasian, pengimplementasian, pemeliharaan dan perbaikan bekelanjutan terhadap SMM yang ada. SMM pada ISO 9001 : 2000 membutuhkan dokumentasi, yang merupakan proses untuk menghasilkan dokumen-dokumen dimana dokumen dalam ISO 9001 : 2000 didefinisikan sebagai informasi dan medium pendukungnya. SMM membutuhkan pernyataan terdokumentasi dari manual mutu, pengendalian dokumen dan pengendalian catatan mutu yang lengkap, terstruktur dan teratur.
38
Permasalahan yang terjadi mengenai SMM pada BAZNAS adalah :
a. Dokumentasi
Proses dokumentasi dalam SMM mencakup pernyataan terdokumentasi dari kebijakan mutu, sasaran mutu dan manual mutu. Permasalahan yang terkadang muncul dalam pelaksanaan ISO 9001 : 2000 pada BAZNAS adalah ketidaklengkapan dokumen, seperti proses pendokumentasian yang kurang sistematis. Hal ini disebabkan pemahaman dan kemampuan karyawan yang belum sepenuhnya paham dalam melaksanakan proses pendokumentasian. Apalagi dengan banyaknya dokumen yang berhubungan dengan Muzakki dan Mustahiq.
b. Pengendalian dokumen
BAZNAS berupaya untuk mengendalikan setiap dokumen yang diperlukan untuk SMM. Upaya yang dilakukan adalah membuat prosedur pengendalian dokumen. Prosedur tersebut memuat ketentuan mengenai siapa yang diberikan wewenang membuat dokumen, mengesahkan dokumen, menyimpan dokumen, serta mendistribusikan dokumen jika diperlukan. Secara umum, dokumen harus mudah diidentifikasi, yaitu dengan menentukan tempat penyimpanan dokumen dan sistem penomoran, termasuk untuk dokumen eksternal. Perlindungan terhadap dokumen pun dilakukan dengan mengunci rapat tempat penyimpanan. Permasalahan yang muncul adalah ketika dokumen tersebut beredar di tempat yang seharusnya dilarang, karena bersifat sangat rahasia. Hal ini disebabkan pengawasan yang kurang terhadap pengendalian dokumen tersebut.
2. Tanggungjawab manajemen
Komitmen manajemen puncak dalam mengembangkan dan mengimplementasikan SMM telah dilaksanakan oleh BAZNAS. Selanjutnya adalah dengan terus-menerus memperbaiki efektivitas penerapan SMM. Meskipun begitu, keberhasilan pelaksanaan
SMM adalah menjadi tanggungjawab dari seluruh tingkatan manajerial. Untuk itu, manajemen puncak harus mengkomunikasikan ketentuan yang berkaitan dengan kebijakan mutu organisasi kepada seluruh unsur organisasi.
a. Kebijakan mutu
Kebijakan mutu sebagai niat utama BAZNAS dalam menerapkan SMM ISO 9001 : 2000 sudah ditetapkan oleh Direktur Eksekutif sebagai Pelaksana Harian. Isi kebijakan mutu disesuaikan dengan riwayat BAZNAS dan dipertimbangkan sesuai dengan tujuan BAZNAS, mencakup komitmen untuk memenuhi syarat agama, peraturan pemerintah dan peraturan yang ditetapkan oleh BAZNAS, memperbaiki secara terus-menerus keefektifan SMM yang diterapkan, serta menyediakan kerangka kerja untuk menetapkan dan meninjau tujuan dan sasaran mutu masing-masing kerja di bawah Direktur Eksekutif. Permasalahannya adalah sosialisasi kebijakan mutu secara formal maupun informal kepada karyawan dirasa masih kurang secara merata khususnya kepada karyawan baru, sehingga pelaksanaan kebijakan mutu yang telah ditetapkan kurang berjalan dengan baik.
b. Komunikasi
Komunikasi internal pada BAZNAS dilakukan secara formal maupun informal. Secara formal dilakukan melalui rapat-rapat direksi, antar divisi atau lingkup yang lebih kecil antar bagian. Sedangkan komunikasi secara informal dilakukan melalui papan pengumuman, surat edaran, email dan lain-lain. BAZNAS juga melakukan komunikasi dengan Muzakki dan Mustahiq guna perbaikan sistem pelayanan dan kelangsungan aktifitas BAZNAS. Permasalahan yang dihadapi terkait dengan komunikasi adalah kelancaran arus komunikasi antara manajemen puncak dengan yang di bawahnya, sehingga respon
40
atau umpan balik atas permasalahan yang dihadapi BAZNAS dirasa masih kurang.
3. Manajemen sumber daya
BAZNAS selalu berupaya untuk menetapkan dan menyediakan sumber daya yang diperlukan secara tepat untuk menerapkan dan mempertahankan ISO 9001 : 2000, serta meningkatkan efektivitasnya secara berkelanjutan dan meningkatkan kepuasan Muzakki dan Mustahiq. Penyediaan sumber daya ini meliputi SDM, infrastruktur dan lingkungan kerja. Permasalahan yang dihadapi BAZNAS terkait dengan manajemen sumber daya adalah :
a. SDM
BAZNAS memiliki karyawan yang beragam latar belakang pendidikan maupun pengalaman. Hal ini terkadang menyebabkan perbedaan pemahaman dan kemampuan karyawan dalam pelaksanaan SMM. Manajemen BAZNAS telah menetapkan persyaratan bahwa semua calon karyawan yang akan melaksanakan pekerjaan harus dilakukan penyeleksian ketat oleh manajemen. Hal ini bertujuan untuk memastikan calon karyawan memiliki kemampuan atau spesifikasi pekerjaan yang sesuai dengan kebutuhan. Namun, proses ini masih perlu peningkatan, baik dari proses seleksi atau budaya organisasi BAZNAS.
b. Infrastruktur
BAZNAS berupaya untuk menetapkan, menyediakan dan memelihara fasilitas kerja guna menjaga mutu kerja bagi karyawannya. Perawatan fasilitas kerja tersebut meliputi perawatan gedung; ruang kerja; peralatan proses, baik perangkat keras maupun perangkat lunak; dan jasa pendukung, seperti angkutan maupun sarana komunikasi. Demi tercapainya pelaksanaan tersebut, manajemen BAZNAS membentuk Divisi
Support organization untuk mengelola dan mengendalikan sarana dan prasarana.
4. Realisasi produk
Produk BAZNAS adalah pelayanan zakat yang berasal dari Muzakki dan disalurkan kepada Mustahiq. Untuk menghasilkan jasa yang bermutu dan sesuai dengan keinginan semua pihak, maka BAZNAS perlu merencanakan dan mengembangkan proses-proses yang diperlukan dalam realisasi produk. Dengan kata lain, manajemen organisasi BAZNAS harus menjamin bahwa realisasi produk berada di bawah pengendalian, agar memenuhi persyaratan produk.
Permasalahan yang dihadapi BAZNAS terkait dengan realisasi produk adalah mengenai proses yang terkait dengan pelanggan. Dalam hal ini, pelanggan adalah Muzakki dan Mustahiq. Divisi penghimpunan bertanggungjawab langsung dalam memberikan pemahaman kepada Muzakki berkaitan dengan zakat, infak dan shodaqoh. Perencanaan program penghimpunan dan penyaluran serta spesifikasi yang tepat, datang melalui divisi penghimpunan dan divisi pendayagunaan. Namun, kemampuan BAZNAS untuk memenuhi persyaratan dana dari Muzakki dan penyerahan dana ke masing-masing Mustahiq tergantung pada beberapa faktor, yaitu kemampuan penghimpunan dan pendayagunaan, ketersediaan dana, fasilitas, sarana dan pengadaan barang, serta ketersediaaan SDM yang profesional. Hal inilah yang menjadi permasalahan dalam proses realisasi produk.
5. Pengukuran, analisis dan peningkatan
BAZNAS selalu berupaya untuk menetapkan rencana-rencana dan menerapkan proses pengukuran, pemantauan, analisis dan peningkatan yang diperlukan guna menjamin kesesuaian dari produk, menjamin kesesuaian dengan SMM dan meningkatkan terus-menerus efektivitas dari SMM.
42
Permasalahan yang dihadapi BAZNAS terkait dengan pengukuran, analisis dan peningkatan adalah :
a. Pengukuran dan analisis
BAZNAS berupaya untuk melaksanakan proses pengukuran dan analisis yang ditempuh melalui pengkuruan kepuasan Muzakki dan Mustahiq, audit internal dan menganalisis data yang tepat untuk menunjukkan efektivitas pelaksanaan SMM. Namun, umpan balik terhadap hasil audit masih kurang terlihat.
b. Tindakan peningkatan
Kebijakan impelementasi untuk peningkatan yang berkelanjutan dilakukan BAZNAS melalui mekanisme tindakan perbaikan dan pencegahan. Sebelumnya, masalah-masalah diidentifikasikan dengan beberapa cara, seperti audit internal, analisis data, verifikasi dan pengujian dan lain-lain. Penyebab dari dampak dari masalah-masalah ini diselidiki dan digunakan untuk menentukan tindakan perbaikan yang sesuai untuk mengendalikan situasi dan menghilangkan akar penyebab masalah (Gambar 4) melalui diagram Ishikawa (fishbone diagram) sebagai salah satu bagian dari the seven tools. Namun, tentu saja tindakan peningkatan yang dilaksanakan membutuhkan alokasi dana yang besar.
Gambar 4. Diagram kategori permasalahan 43 Permasalahan penerapan ISO 9001 : 2000
Man
Material
Method
Machine
Umur produktif Teknologi Bangunan Kendaraan Pendokumentasian Administrasi Prosedur Pemahaman Keterampilan Komunikasi internal SDM Renovasi Suku cadang Kesalahan administratif Berbelit-belit Kurang lengkapKurang pendidikan ISO
Kualifikasi
Kurang pelatihan
Kurang kegiatan bersama Perbaikan
Kurang update
44
4.2.2. Aktor
Aktor adalah pihak-pihak yang berkaitan dan bertanggungjawab dalam pelaksanaan ISO 9001 : 2000. Terdapat tiga pihak yang berkaitan dan bertanggungjawab dalam pelaksanaan ISO 9001 : 2000 pada BAZNAS, yaitu :
a. Top management
Top management dalam tim ISO 9001 : 2000 pada BAZNAS masing-masing menduduki posisi sebagai Ketua Umum beserta Sekretaris dan Wakilnya, serta Direktur Eksekutif. Direktur Eksekutif sebagai pelaksana harian menetapkan tujuan dan sasaran mutu, serta memutuskan kebijakan-kebijakan yang berkaitan dengan pelaksanaan ISO 9001 : 2000.
b. Middle management
Middle management dalam tim ISO 9001 : 2000 pada BAZNAS terdiri dari enam orang yang masing-masing menduduki posisi sebagai QMR, Kadiv finance, Kadiv support organization, Kadiv corsec and legal, Kadiv fundrising dan Kadiv pendayagunaan. QMR bertanggungjawab dalam persiapan dan penerapan ISO 9001 : 2000, evaluasi, teguran untuk divisi yang melakukan kesalahan dan memberi kuasa untuk melakukan audit internal. Sedangkan kepala divisi membantu membuat rumusan prosedur untuk selanjutnya dilaksanakan pada masing-masing divisi.
c. Operational management
Operational management dalam tim ISO 9001 : 2000 pada BAZNAS terdiri dari seluruh staf BAZNAS, yaitu divisi finance, support organization, corsec and legal, fundrising dan pendayagunaan. Pihak ini melaksanakan prosedur dan kebijakan mutu yang telah ditetapkan.
4.2.3. Tujuan
Dalam penerapan ISO 9001 : 2000 pada BAZNAS, terdapat beberapa masalah yang dianalisis dari unsur-unsur ISO 9001 : 2000. Berdasarkan permasalahan tersebut, didapat beberapa tujuan yang ingin dicapai BAZNAS melalui penerapan ISO 9001 : 2000, yaitu :
a. Peningkatan Partisipasi Karyawan
Sumber daya manusia atau karyawan yang dimiliki oleh organisasi merupakan modal untuk mewujudkan visi, misi dan tujuan organisasi tersebut. Karyawan memegang peranan penting dalam menjalankan setiap kegiatan operasional organisasi. Kebijakan dan prosedur yang telah ditetapkan manajemen tingkat atas tidak akan berjalan dengan lancar tanpa partisipasi karyawan. Begitu pula dengan BAZNAS, dimana kegiatan operasional BAZNAS mengharuskan semua karyawan yang melaksanakan pekerjaan dapat berpartisipasi secara aktif, karena mempengaruhi mutu jasa penerimaan dan penyaluran zakat guna menghasilkan jasa yang sesuai dengan rencana dan memberikan kepuasan kepada Muzakki dan Mustahiq.
Partisipasi karyawan BAZNAS tergolong baik, namun masih terdapat kekurangan. Pada dasarnya, karyawan hanya sebatas melaksanakan persyaratan-persyaratan yang disyaratkan dalam kebijakan mutu, tanpa memahaminya secara utuh. Hal ini disebabkan perbedaan pemahaman dan kemampuan dari setiap karyawan BAZNAS. Selain itu, juga disebabkan komunikasi internal yang tidak sempurna. Dengan demikian, pelaksanaan ISO 9001 : 2000 diharapkan dapat meningkatkan partisipasi karyawan di BAZNAS.
b. Perbaikan Administrasi dan Dokumentasi
Dokumen dalam ISO 9001 : 2000 merupakan hal yang sangat penting. Setiap persyaratan yang berkaitan dengan ISO 9001 : 2000 harus didokumentasikan secara teratur, agar lebih
46
mudah dalam melakukan penelusuran karena akan berpengaruh pada audit eksternal selanjutnya.
BAZNAS selalu berusaha melakukan proses pendokumentasian secara benar dan teratur. Namun, dalam pelaksanaannya masih terdapat ketidaklengkapan dokumen. Hal ini kembali disebabkan pemahaman dan kemampuan karyawan yang masih kurang dalam melaksanakan proses pendokumentasian. Apalagi dengan banyaknya dokumen yang berhubungan dengan Muzakki dan Mustahiq. Dengan demikian, perbaikan administrasi dan dokumentasi diharapkan membuat proses pendokumentasian menjadi lebih efektif dan efisien. Selain itu, penerapan ISO 9001 : 2000 diperlukan agar setiap karyawan mampu untuk melakukan proses pendokumentasian sesuai dengan standar yang berlaku secara internasional.
c. Perbaikan Sistem Prosedur
Pelaksanaan suatu pekerjaan memerlukan instruksi kerja tertulis agar sesuai dengan tujuan yang diinginkan dan sesuai dengan standar. Instruksi kerja tertulis tersebut berupa prosedur yang harus dipahami dan dilaksanakan oleh karyawan.
BAZNAS selalu berusaha menetapkan prosedur yang sesuai dengan budaya organisasi di BAZNAS. Namun, masih terdapat kekurangan dalam pelaksanaannya, dimana prosedur yang ditetapkan tidak berjalan dengan baik. Hal ini disebabkan prosedur yang ditetapkan terkadang terlalu rumit atau berbelit-belit, sehingga menyulitkan karyawan dalam melaksanakan pekerjaannya. Dengan demikian, pelaksanaan ISO 9001 : 2000 diharapkan dapat memperbaiki sistem prosedur yang selanjutnya dapat memberi kontribusi besar bagi pelaksanaan pekerjaan, dari prosedur yang sebelumnya hanya berlaku di BAZNAS menjadi prosedur yang berlaku secara internasional sesuai ISO 9001 : 2000.
4.2.4. Alternatif tindakan
Pemecahan permasalahan yang dihadapi BAZNAS dalam pelaksanaan ISO 9001 : 2000 memerlukan tindakan pemecahan yang sesuai. Alternatif tindakan yang dapat dilakukan oleh BAZNAS adalah : a. Diklat ISO 9001
Alternatif kegiatan diklat diharapkan dapat meningkatkan pemahaman dan kemampuan karyawan dalam melaksanakan ISO 9001 : 2000. Kurangnya pemahaman dan kemampuan karyawan menyebabkan permasalahan, diantaranya dalam proses administrasi dan pendokumentasian. Selain itu, juga menyebabkan prosedur yang ditetapkan tidak berjalan dengan baik. Selama ini, diklat hanya diberikan ketika BAZNAS akan mengimplementasikan ISO 9001 : 2000. Dengan adanya pendidikan dan pelatihan yang lebih rutin, diharapkan setiap karyawan dapat meningkatkan pemahaman dan kemampuannya dalam melaksanakan ISO 9001 : 2000, sehingga kesalahan-kesalahan yang berhubungan dengan administrasi dan pendokumentasian dapat berkurang.
b. Team building
Penerapan ISO 9001 : 2000 membutuhkan dukungan dari seluruh bagian dalam organisasi, mulai dari top management hingga operational management. Setiap bagian dituntut untuk dapat bekerjasama dan terlibat secara aktif dengan yang lainnya, khususnya dalam penerapan ISO 9001 : 2000. Untuk membangun kerjasama tersebut, alternatif kegiatan yang dapat dilakukan adalah dengan melibatkan seluruh karyawan dalam kegiatan informal bersama seperti pengajian mingguan atau outbond. Kegiatan ini juga dimaksudkan untuk membangun rasa memiliki dari setiap karyawan organisasi, sehingga komunikasi internal dapat berjalan baik.
48
c. Perbaikan Sistem Pendokumentasian
Pada dasarnya, ISO 9001 : 2000 terdiri dari persyaratan-persyaratan yang harus dipenuhi saat registrasi maupun ketika diimplementasikan. Persyaratan tersebut berupa manual mutu, prosedur, instruksi kerja dan formulir. Persyaratan yang berhubungan dengan ISO 9001 : 2000 harus didokumentasikan secara rapi dan teratur. Permasalahan yang terdapat di dalamnya membutuhkan perbaikan sistem pendokumentasian yang lebih efektif dan efisien. Perbaikan yang dapat dilakukan antara lain berupa revisi administrasi dan dokumentasi, serta prosedur yang telah ada sebelumnya.
4.3. Penyusunan Struktur Hirarki
Sebelum menyusun hirarki untuk mengetahui strategi penerapan ISO 9001 : 2000 pada BAZNAS, terlebih dahulu dilakukan studi literatur untuk mengetahui faktor, aktor, tujuan dan alternatif berdasarkan teori. Semua unsur penyusun hirarki yang diperoleh dari literatur kemudian digabungkan dengan informasi pakar untuk kemudian disusun menjadi struktur hirarki lengkap.
Model struktur hirarki yang digunakan dalam penelitian ini terdiri dari lima tingkat (Gambar 5). Tingkat pertama adalah ultimate goal, yaitu strategi penerapan ISO 9001 : 2000 pada BAZNAS. Pemilihan ini bertujuan untuk mencari alternatif yang dapat dilakukan dalam memecahkan permasalahan penerapan ISO 9001 : 2000.
Tingkat kedua adalah faktor atau kriteria masalah, yang terdiri dari SMM, tanggungjawab manajemen, manajemen sumber daya, realisasi produk, serta pengukuran, analisis dan peningkatan. Kelima faktor tersebut merupakan bagian utama yang menjabarkan sistem manajemen perusahaan sesuai klausul ISO 9001 : 2000 (Gasperz, 2005).
Tingkat ketiga adalah aktor, yang terdiri dari top management, middle management, dan operational management. Pemilihan aktor berdasarkan hasil diskusi dengan pihak BAZNAS. Tingkat kepentingan masing-masing aktor berbeda sesuai dengan perannya dalam organisasi.
Tingkat keempat adalah tujuan yang ingin dicapai, sesuai dengan permasalahan dalam penerapan ISO 9001 : 2000 pada BAZNAS, yang terdiri dari peningkatan partisipasi karyawan, perbaikan administrasi dan dokumentasi serta perbaikan sistem prosedur. Perumusan tujuan berdasarkan literatur dan hasil diskusi dengan pihak BAZNAS.
Tingkat kelima adalah alternatif tindakan yang dapat diambil untuk memecahkan permasalahan penerapan ISO 9001 : 2000 pada BAZNAS. Berdasarkan hasil diskusi, dari ketiga tujuan yang telah dirumuskan sebelumnya diperoleh tiga alternatif yang belum diperoleh prioritas utamanya. Alternatif tersebut adalah diklat, team building, dan perbaikan sistem pendokumentasian.
50
Gambar 5. Susunan hirarki strategi penerapan ISO 9001 : 2000 pada BAZNAS 50
Pengukuran, analisis dan perbaikan (0,131) Fokus Faktor Aktor Tujuan Alternatif
Strategi Penerapan ISO 9001 : 2000 pada BAZNAS Perbaikan partisipasi karyawan (0,130) Perbaikan administrasi dan dokumentasi (0,346) Perbaikan sistem prosedur (0,524) SMM (0,283) Tanggungjawab manajemen (0,357) Manajemen sumber daya (0,160) Realisasi produk (0,070)
Pendidikan dan pelatihan
ISO 9001 (0,219) Team building (0,409)
Perbaikan sistem pendokumentasian (0,373)
Top management (0,263) Middle management (0,403)
(0.403)
4.4. Analisis faktor, aktor, tujuan dan alternatif tindakan dalam penerapan ISO 9001 : 2000
Pengolahan data dilakukan pada unsur setiap tingkatan hirarki terhadap unsur pada tingkat diatasnya. Dari hasil pengolahan AHP dengan menggunakan software AHP dan Microsoft Excel 2007, didapatkan dua sudut pandang pengolahan, yaitu pengolahan horizontal dan pengolahan vertikal. Pengolahan horizontal akan menunjukkan besarnya tingkat pengaruh unsur pada suatu tingkatan hirarki terhadap tingkat diatasnya dalam struktur hirarki. Sedangkan pengolahan vertikal melihat pengaruh setiap unsur pada tingkat hirarki tertentu terhadap sasaran utama (ultimate goal) yang akan menunjukkan urutan prioritas unsur setiap tingkatan dalam hirarki dan bobot yang dikandung masing-masing unsur dalam hirarki tersebut.
4.4.1. Pengolahan horizontal faktor, aktor, tujuan dan alternatif tindakan
Pengolahan data secara horizontal akan menunjukkan hubungan antara unsur dalam satu tingkat hirarki dengan tingkat hirarki yang berbeda, yaitu tingkat diatasnya. Pengolahan horizontal ini terbagi menjadi empat bagian, yaitu horizontal level dua, level tiga, level empat dan level lima. Analisis pada level dua merupakan analisis mengenai faktor-faktor yang menjadi kriteria permasalahan dalam penerapan ISO 9001 : 2000 pada BAZNAS. Aktor yang mempunyai peranan penting terhadap faktor atau kriteria masalah dalam penerapan ISO 9001 : 2000, dianalisis pada level tiga. Pada level empat, dilakukan analisis tujuan yang ingin dicapai BAZNAS dalam menerapkan ISO 9001 : 2000 terhadap aktor yang melaksanakannya. Alternatif tindakan yang dapat diterapkan BAZNAS untuk memecahkan permasalahan dalam menerapkan ISO 9001 : 2000 terhadap tujuan yang ingin dicapai, dianalisis pada level lima.
a. Level dua (faktor/kriteria masalah)
Hasil pengolahan horizontal pada level dua (faktor atau kriteria masalah) dengan menggunakan metode AHP menunjukkan bahwa kriteria masalah yang dihadapi BAZNAS (Tabel 3), berturut-turut adalah tanggungjawab manajemen (0,357), SMM (0,283),
52
manajemen sumber daya (0,160), pengukuran, analisis, dan peningkatan (0,131), serta realisasi produk (0,070).
Dengan demikian, dapat disimpulkan bahwa tanggungjawab manajemen menjadi faktor atau kriteria masalah utama yang dihadapi BAZNAS, khususnya dalam penerapan ISO 9001 : 2000. Hal ini berarti masih terdapat kekurangan dalam hal mengkomunikasikan bahwa penerapan ISO 9001 : 2000 adalah tanggunggjawab dari setiap tingkatan manajemen BAZNAS. Untuk itu, manajemen BAZNAS harus memperbaiki tanggungjawab manajemennya. Bentuk dari tanggungjawab tersebut adalah komitmen manajemen terhadap penerapan ISO 9001 : 2000, serta bagaimana BAZNAS berfokus pada kepuasan Muzakki dan Mustahiq.
Tabel 3. Bobot faktor terhadap UG
Kriteria Masalah Bobot Prioritas Tanggungjawab manajemen 0,357 1
SMM 0,283 2
Manajemen sumber daya 0,160 3 Pengukuran, analisis dan peningkatan 0,131 4
Realisasi produk 0,070 5
b. Level tiga (aktor)
Aktor memiliki peran penting dalam penerapan ISO 9001 : 2000 pada BAZNAS. Pengolahan horizontal level ketiga membandingkan tingkat kepentingan aktor terhadap faktor atau kriteria permasalahan yang dihadapi BAZNAS dalam penerapan ISO 9001 : 2000.
Hasil pengolahan horizontal pada level tiga (aktor) dengan menggunakan metode AHP menunjukkan bahwa middle management merupakan aktor yang paling berpengaruh atau memiliki tingkat kepentingan paling tinggi terhadap seluruh kriteria permasalahan dalam pelaksanaan ISO 9001 : 2000 di BAZNAS
(Tabel 4), yaitu SMM (0,402), tanggungjawab manajemen (0,415), manajemen sumber daya (0,398), realisasi produk (0,405), serta pengukuran, analisis dan peningkatan (0,381).
Semua kebijakan mutu yang telah diputuskan oleh top management selanjutnya diintepretasikan oleh middle management secara efektif dan efisien, yang pada akhirnya dilaksanakan oleh operational management sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan. Dengan kata lain, middle management menjadi penghubung antara top management dan operational management.
Tabel 4. Bobot aktor terhadap faktor
SMM TJM MSD RSP PAP
TOP 0,258 0,265 0,274 0,216 0,278 MID 0,402 0,415 0,398 0,405 0,381 OPR 0,340 0,320 0,328 0,379 0,342
SMM : Sistem manajemen mutu TJM : Tanggungjawab manajemen MSD : Manajemen sumber daya RSP : Realisasi produk
PAP : Pengukuran, analisis dan peningkatan TOP : Top management
MID : Middle management OPR : Operational management c. Level empat (tujuan)
Pengolahan horizontal level empat membandingkan prioritas tujuan yang ingin dicapai dalam penerapan ISO 9001 : 2000 pada BAZNAS berdasarkan tingkat perhatian aktor. Dari hasil pengolahan horizontal, diketahui bahwa perbaikan sistem prosedur menjadi tujuan yang diprioritaskan oleh semua aktor untuk dicapai, yaitu top management, middle management dan operational management (Tabel 5).
Bobot tujuan perbaikan sistem prosedur pada top management adalah 0,508, bobot pada middle management adalah 0,513 dan
54
bobot pada operational management adalah 0,551. Tujuan perbaikan sistem prosedur menjadi prioritas utama dari semua aktor, karena beberapa permasalahan yang dihadapi BAZNAS, berkaitan dengan pelaksanaan prosedur. Hal ini disebabkan prosedur yang ditetapkan terkadang terlalu rumit atau berbelit-belit, sehingga menyulitkan karyawan dalam melaksanakan pekerjaannya. Untuk itu, diperlukan perbaikan dalam hal sistem prosedur, agar prosedur yang ditetapkan dapat dijalankan dengan baik.
Tabel 5. Bobot Tujuan yang ingin dicapai terhadap aktor
TOP MID OPR
PPK 0,121 0,133 0,134 PAD 0,371 0,354 0,315
PSP 0,508 0,513 0,551
PPK : Peningkatan partisipasi karyawan PAD : Perbaikan administrasi dan dokumentasi PSP : Perbaikan sistem prosedur
d. Level lima (alternatif tindakan)
Hasil pengolahan horizontal pada level lima (alternatif tindakan) menunjukkan bahwa alternatif tindakan yang menjadi prioritas untuk mencapai tujuan penerapan peningkatan partisipasi karyawan adalah team building dengan bobot 0,469 (Tabel 6). Team building merupakan alternatif tindakan yang menjadi prioritas utama, dengan tujuan untuk membangun rasa memiliki dari setiap karyawan organisasi, sehingga komunikasi internal dapat berjalan dengan baik. Alternatif tindakan yang menjadi prioritas kedua dalam mencapai tujuan yang sama adalah melakukan perbaikan sistem pendokumentasian dengan bobot 0,321. Pada prioritas ketiga, alternatif tindakan yang dapat dilakukan adalah melaksanakan diklat, khususnya mengenai ISO 9001, dengan bobot 0,210.
Dalam mencapai tujuan perbaikan administrasi dan dokumentasi, alternatif tindakan yang dapat dilakukan BAZNAS adalah team building sebagai prioritas utama dengan bobot 0,448. Hal ini dimaksudkan agar setiap bagian dalam organisasi mampu untuk bekerjasama dan terlibat secara aktif dengan yang lainnya, khususnya dalam melakukan kegiatan administratif dan pendokumentasian. Alternatif tindakan yang menjadi prioritas kedua untuk mencapai tujuan yang sama adalah melakukan perbaikan sistem pendokumentasian dengan bobot 0,327. Prioritas ketiga adalah melaksanakan diklat dengan bobot 0,225.
Alternatif tindakan yang menjadi prioritas utama dalam mencapai tujuan perbaikan sistem prosedur adalah melakukan perbaikan sistem pendokumentasian dengan bobot 0,416. Tindakan ini bertujuan untuk mendokumentasikan segala bentuk dokumen yang berhubungan dengan ISO 9001 : 2000 secara rapi dan teratur. Perbaikan yang dapat dilakukan antara lain berupa revisi administrasi dan dokumentasi serta prosedur yang telah ada sebelumnya. Alternatif tindakan yang menjadi prioritas kedua untuk mencapai tujuan yang sama adalah team building dengan bobot 0,368. Prioritas ketiga adalah melaksanakan diklat ISO 9001 dengan bobot 0,216.
Tabel 6. Bobot alternatif tindakan terhadap tujuan yang ingin dicapai
PPK PAD PSP Pelatihan 0,210 0,225 0,216
Team building 0,469 0,448 0,368
Dokumentasi 0,321 0,327 0,416
Pelatihan : Diklat ISO 9001 Team building : Team building
56
4.4.2. Pengolahan vertikal faktor, aktor, tujuan dan alternatif tindakan. Analisis pengolahan vertikal digunakan untuk melihat pengaruh setiap unsur pada tingkat hirarki tertentu terhadap sasaran utama (ultimate goal). Pengolahan vertikal dapat menunjukkan alternatif tindakan yang dapat dilaksanakan BAZNAS sebagai prioritas utama, khususnya untuk memecahkan permasalahan penerapan ISO 9001 : 2000. Pengolahan vertikal ini terbagi menjadi empat bagian, yaitu vertikal level dua, level tiga, level empat dan level lima. Analisis pada level dua merupakan analisis mengenai faktor-faktor yang menjadi kriteria permasalahan dalam penerapan ISO 9001 : 2000 pada BAZNAS. Aktor yang mempunyai peranan penting dalam penerapan ISO 9001 : 2000, dianalisis pada level tiga. Pada level empat, dilakukan analisis terhadap tujuan yang ingin dicapai BAZNAS dalam menerapkan ISO 9001 : 2000. Alternatif tindakan yang dapat diterapkan BAZNAS untuk memecahkan permasalahan dalam menerapkan ISO 9001 : 2000 dianalisis pada level lima.
a. Level dua
Hasil pengolahan vertikal pada level dua (faktor atau kriteria masalah) dengan menggunakan metode AHP menunjukkan bahwa kriteria masalah yang dihadapi BAZNAS (Tabel 7) berturut-turut adalah tanggungjawab manajemen (0,357), SMM (0,283), manajemen sumber daya (0,160), pengukuran, analisis, dan peningkatan (0,131), serta realisasi produk (0,070). Dari kelima faktor tersebut dapat diketahui bahwa faktor utama yang menjadi permasalahan penerapan ISO 9001 : 2000 pada BAZNAS dengan nilai bobot yang lebih besar dari 20% adalah tanggungjawab manajemen dan SMM.
Dengan demikian, dapat disimpulkan bahwa tanggungjawab manajemen menjadi faktor atau kriteria masalah utama yang dihadapi BAZNAS, khususnya dalam penerapan ISO 9001 : 2000. Masih terdapat kekurangan dalam hal mengkomunikasikan bahwa penerapan ISO 9001 : 2000 adalah tanggunggjawab dari setiap
tingkatan manajemen BAZNAS. Untuk itu, manajemen BAZNAS harus memperbaiki tanggungjawab manajemennya. Bentuk dari tanggungjawab tersebut adalah komitmen manajemen terhadap penerapan ISO 9001 : 2000, serta bagaimana BAZNAS berfokus pada kepuasan Muzakki dan Mustahiq.
Tabel 7. Susunan prioritas kriteria masalah
Kriteria Masalah Bobot Prioritas Tanggungjawab manajemen 0,357 1
SMM 0,283 2
Manajemen sumber daya 0,160 3 Pengukuran, analisis dan peningkatan 0,131 4
Realisasi produk 0,070 5
b. Level tiga
Hasil pengolahan vertikal pada level tiga (aktor) dengan menggunakan metode AHP menunjukkan bahwa aktor yang berperan dalam penerapan ISO 9001 : 2000 berturut-turut adalah middle management (0,403), operational management (0,334), dan top management (0,263). Dari hasil perhitungan dapat diketahui bahwa ketiga aktor adalah aktor utama yang bertanggungjawab dalam penerapan ISO 9001 : 2000 pada BAZNAS, karena memiliki nilai bobot yang lebih besar dari 20% (Tabel 8).
Dengan demikian, dapat dikatakan bahwa middle management merupakan aktor yang berpengaruh cukup besar dalam pelaksanaan ISO 9001 : 2000 pada BAZNAS dibanding kedua aktor lainnya. Semua kebijakan mutu yang telah diputuskan oleh top management selanjutnya diintepretasikan oleh middle management, yang pada akhirnya dilaksanakan oleh operational management sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan. Dengan kata lain, middle management menjadi penghubung antara top management dan
operational management, dengan cara mengintepretasikan
58
Middle management BAZNAS terdiri dari lima Kadiv dan seorang QMR yang ditunjuk oleh Direktur Eksekutif untuk melaksanakan tugas di luar job description sehari-hari, serta mempersiapkan dan menerapkan SMM ISO 9001 : 2000.
QMR memiliki tanggungjawab sebagai berikut :
1. Memastikan proses-proses yang diperlukan untuk SMM di semua unit kerja ditetapkan, diterapkan dan dipelihara.
2. Melaporkan kepada Direktur Eksekutif mengenai kinerja SMM, serta segala kebutuhan untuk perbaikan dan peningkatan.
3. Memastikan pemahaman dan kesadaran ke seluruh karyawan atas fiqih zakat, peraturan pemerintah, kebijakan BAZNAS dan komitmen pada Muzakki dan Mustahiq
4. Memastikan Audit dilaksanakan untuk menjaga konsistensi penerapan SMM disemua unit kerja
5. Memastikan dilakukannya rapat tinjauan manajemen guna mengukur target masing-masing divisi
6. Sebagai penghubung dengan pihak luar atau eksternal mengenai hal-hal yang berhubungan dengan SMM.
Tabel 8. Susunan prioritas aktor Aktor Bobot Prioritas
Middle management 0,403 1
Operational management 0,334 2
Top management 0,263 3
c. Level empat
Hasil pengolahan vertikal pada level empat (tujuan) menunjukkan bahwa tujuan yang ingin dicapai aktor dalam menerapkan ISO 9001 : 2000 (Tabel 9) berturut-turut adalah perbaikan sistem prosedur (0,524), perbaikan administrasi dan dokumentasi (0,346) dan peningkatan partisipasi karyawan (0,130). Dari ketiga tujuan tersebut dapat diketahui bahwa tujuan utama yang menjadi permasalahan penerapan ISO 9001 : 2000 pada
BAZNAS dengan nilai bobot yang lebih besar dari 20% adalah perbaikan sistem prosedur, serta perbaikan administrasi dan dokumentasi.
Dengan demikian, dapat disimpulkan bahwa perbaikan sistem prosedur menjadi prioritas utama, karena beberapa permasalahan yang dihadapi BAZNAS terkait dengan prosedur. Hal ini disebabkan prosedur yang ditetapkan terkadang terlalu rumit atau berbelit-belit, sehingga menyulitkan karyawan dalam melaksanakan pekerjaannya. Untuk itu, diperlukan perbaikan dalam hal sistem prosedur agar prosedur yang ditetapkan, dapat dijalankan dengan baik. Selanjutnya adalah perbaikan administrasi dan dokumentasi, dikarenakan beberapa permasalahan yang juga sering dihadapi BAZNAS terkait dengan proses administrasi dan pendokumentasian. Untuk itu, perbaikan administrasi dan dokumentasi diharapkan dapat membantu karyawan dalam melaksanakan proses pendokumentasian sesuai dengan standar yang berlaku secara internasional.
Tabel 9. Susunan prioritas tujuan
Tujuan Bobot Prioritas
Perbaikan Sistem Prosedur 0,524 1 Perbaikan Administrasi dan Dokumentasi 0,346 2 Peningkatan Partisipasi Karyawan 0,130 3
d. Level lima
Hasil pengolahan vertikal pada level lima (alternatif tindakan) menunjukkan bahwa alternatif tindakan yang dapat dilakukan untuk menngatasi permasalahan penerapan ISO 9001 : 2000 (Tabel 10) berturut-turut adalah team building (0,409), perbaikan sistem pendokumentasian (0,373), serta pendidikan dan pelatihan (0,219). Dari hasil perhitungan dapat diketahui bahwa ketiga alternatif tersebut merupakan alternatif utama yang menjadi permasalahan penerapan ISO 9001 : 2000 pada BAZNAS, karena memiliki nilai
60
bobot yang lebih besar dari 20%. Prioritas pertama yang harus dilakukan adalah team building, selanjutnya adalah perbaikan sistem pendokumentasian, serta melaksanakan diklat ISO 9001.
Team building merupakan alternatif tindakan yang menjadi prioritas utama, dengan tujuan untuk membangun rasa memiliki dari setiap karyawan organisasi, sehingga komunikasi internal dapat berjalan dengan baik. Penerapan ISO 9001 : 2000 membutuhkan dukungan dari seluruh bagian dalam organisasi, mulai dari top management hingga operational management. Setiap bagian dituntut untuk dapat bekerjasama dan terlibat secara aktif dengan yang lainnya, khususnya dalam penerapan ISO 9001 : 2000. Untuk membangun kerjasama tersebut, alternatif kegiatan yang dapat dilakukan adalah dengan melibatkan seluruh karyawan dalam kegiatan informal bersama seperti pengajian mingguan atau outbond.
Perbaikan sistem pendokumentasian merupakan alternatif tindakan yang menjadi prioritas kedua, dengan tujuan menyempurnakan segala proses administrasi, dokumentasi, maupun prosedur yang telah dijalankan sebelumnya. Pada dasarnya, ISO 9001 : 2000 terdiri dari persyaratan-persyaratan yang harus dipenuhi saat registrasi maupun ketika diimplementasikan. Persyaratan tersebut berupa manual mutu, prosedur, instruksi kerja dan formulir. Persyaratan yang berhubungan dengan ISO 9001 : 2000 harus didokumentasikan secara rapi dan teratur. Permasalahan yang terdapat di dalamnya membutuhkan perbaikan sistem pendokumentasian yang lebih efektif dan efisien. Perbaikan yang dapat dilakukan antara lain berupa revisi administrasi dan dokumentasi serta prosedur yang telah ada sebelumnya.
Alternatif tindakan yang menjadi prioritas ketiga atau terakhir adalah melaksanakan diklat ISO 9001. Tindakan ini dimaksudkan untuk meningkatkan pemahaman dan kemampuan karyawan dalam
melaksanakan ISO 9001 : 2000. Kurangnya pemahaman dan kemampuan karyawan menyebabkan permasalahan, diantaranya dalam proses administrasi dan pendokumentasian. Selain itu, juga menyebabkan prosedur yang ditetapkan tidak berjalan dengan baik. Selama ini, pendidikan dan pelatihan hanya diberikan ketika BAZNAS akan mengimplementasikan ISO 9001 : 2000. Dengan adanya diklat yang lebih rutin, diharapkan setiap karyawan dapat meningkatkan pemahaman dan kemampuannya dalam melaksanakan ISO 9001 : 2000 sehingga kesalahan-kesalahan yang berhubungan dengan administrasi dan pendokumentasian dapat berkurang.
Tabel 10. Susunan prioritas alternatif tindakan Alternatif Tindakan Bobot Prioritas
Team building 0,409 1
Perbaikan Sistem Pendokumentasian 0,373 2
Diklat ISO 9001 0,219 3
4.5. Implikasi Manajerial
Analisis vertikal terhadap permasalahan penerapan ISO 9001 : 2000 pada BAZNAS menghasilkan tiga alternatif tindakan utama yang memiliki nilai bobot lebih dari 20%, yaitu team building, perbaikan system pendokumentasian dan diklat ISO 9001. Team building sebagai prioritas pertama dapat dilakukan dengan melibatkan seluruh karyawan dalam kegiatan informal bersama seperti pengajian mingguan atau outbond. Kegiatan ini bertujuan membangun rasa memiliki setiap karyawan organisasi sehingga komunikasi internal dapat berjalan dengan baik, karena pada dasarnya penerapan ISO 9001 : 2000 membutuhkan dukungan dari seluruh bagian organisasi, mulai dari top management hingga operational management.
Prioritas kedua adalah perbaikan sistem pendokumentasian yang bertujuan menyempurnakan proses administrasi, dokumentasi, maupun
62
prosedur yang dijalankan sebelumnya. Hal ini dikarenakan dokumen yang berhubungan dengan ISO 9001 : 2000 harus didokumentasikan secara rapi dan teratur dengan sistem pendokumentasian yang lebih efektif dan efisien. Perbaikan yang dapat dilakukan berupa revisi administrasi dan dokumentasi serta prosedur yang telah ada sebelumnya.
Prioritas ketiga adalah melaksanakan diklat ISO 9001 untuk karyawan BAZNAS. Tindakan ini dimaksudkan untuk meningkatkan pemahaman dan kemampuan karyawan dalam melaksanakan ISO 9001 : 2000. Dengan diklat yang lebih rutin, misalnya dalam tiap semester, diharapkan setiap karyawan dapat meningkatkan pemahaman dan kemampuannya dalam melaksanakan ISO 9001 : 2000, sehingga kesalahan yang berhubungan dengan administrasi dan pendokumentasian berkurang.
Ketiga alternatif tindakan tersebut dapat memberikan manfaat pada beberapa aspek organisasi. Pada aspek pemasaran, dapat meningkatkan kepercayaan dan kepuasan Muzakki dan Mustahiq melalui jaminan mutu yang terorganisasi dan sistematik. Pada aspek SDM, dapat meningkatkan pemahaman dan pengetahuan karyawan secara umum dengan kemampuan bekerjasama yang baik.
