Makalah "Prosedur Pembelian"

(1)

Tugas Kelompok Tugas Kelompok

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

“PROSEDUR PEMBELIAN” “PROSEDUR PEMBELIAN” Oleh: Oleh: Kelompok F Kelompok F Gita

Gita Wulandari Wulandari B1C1 B1C1 1515 Iffah

Iffah Zatil Zatil Ismah Ismah B1C1 B1C1 15 15 166166 Muhammad

Muhammad Tasnim Tasnim B1C1 B1C1 15 15 176176 Novy Mutmainnah

Novy Mutmainnah B1C1 15B1C1 15 Rabiatul

Rabiatul Ahdawiah Ahdawiah B1C1 B1C1 1515 Rezki

Rezki Rahmayanty Rahmayanty B1C1 B1C1 1515 Syerin

Syerin Zaetullah Zaetullah B1C1 B1C1 1515 Ulfa

Ulfa Nugrahani Nugrahani B1C1 B1C1 1515 Yunna

Yunna Febri Febri Yanti Yanti Syam Syam B1C1 B1C1 15 15 221221 Siti

Siti Lilies Lilies Rokhayati Rokhayati B1C1 B1C1 1515

JURUSAN AKUNTANSI JURUSAN AKUNTANSI

FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS

UNIVERSITAS HALU OLEO UNIVERSITAS HALU OLEO

KENDARI KENDARI

2017 2017

(2)

KATA PENGANTAR KATA PENGANTAR

Puji syukur kita panjatkan kehadirat Allah SWT, karena berkat limpahan rahmat dan Puji syukur kita panjatkan kehadirat Allah SWT, karena berkat limpahan rahmat dan karunia-Nya lah sehingga penulis dapat menyelesaikan makalah tepat pada waktunya. karunia-Nya lah sehingga penulis dapat menyelesaikan makalah tepat pada waktunya. Shalawat dan salam selalu tercurahkan kepada junjungan kita Nabi Muhammad SAW, yang Shalawat dan salam selalu tercurahkan kepada junjungan kita Nabi Muhammad SAW, yang telah membawa kita dari alam kebodohan ke alam yang terang benderang dan penuh dengan telah membawa kita dari alam kebodohan ke alam yang terang benderang dan penuh dengan kecanggihan seperti yang kita rasakan saat ini.

kecanggihan seperti yang kita rasakan saat ini.

Kami juga mengucapkan terimakasih kepada dosen mata kuliah Sistem Informasi Kami juga mengucapkan terimakasih kepada dosen mata kuliah Sistem Informasi Akuntansi karena atas bimbingan beliau kami dapat menyelesaikan tugas ini dengan baik. Akuntansi karena atas bimbingan beliau kami dapat menyelesaikan tugas ini dengan baik.

Kami menyadari bahwa makalah ini masih jauh dari kesempurnaan. Untuk itu kami Kami menyadari bahwa makalah ini masih jauh dari kesempurnaan. Untuk itu kami sangat terbuka terhadap kritik dan saran demi perbaikan dimasa depan.

sangat terbuka terhadap kritik dan saran demi perbaikan dimasa depan.

Kami berharap semoga makalah ini berguna bagi para pengajar, mahasiswa, dan Kami berharap semoga makalah ini berguna bagi para pengajar, mahasiswa, dan pembaca pada umumnya.

pembaca pada umumnya.

Kendari,

Kendari, November November 20172017

Penulis Penulis

(3)

DAFTAR ISI DAFTAR ISI KATA

KATA PENGANTAR PENGANTAR ii

DAFTAR

DAFTAR ISI ISI iiii

BAB

BAB I I PENDAHULUAN PENDAHULUAN 11

1.1.

1.1. Latar Latar Belakang Belakang 11

1.2.

1.2. Rumusan Rumusan Masalah Masalah 11

1.3.

1.3. Tujuan Tujuan Penulisan Penulisan 11

BAB

BAB II II 22

PEMBAHASAN 2

2.1.

2.1. Definisi Definisi Pembelian Pembelian 22

2.2.

2.2. Fungsi Fungsi yang yang Terkait Terkait Dalam Dalam Sistem Sistem Akuntansi Akuntansi Pembelian Pembelian 22 2.3.

2.3. Jaringan Jaringan Prosedur Prosedur yang yang Membentuk Membentuk Sistem Sistem Akuntansi Akuntansi Pembelian Pembelian 44 2.4.

2.4. Error! Bookmark not defined.Error! Bookmark not defined.

2.5.

2.5. Dokumen Dokumen yang yang Digunakan Digunakan 66 2.6.

2.7.

BAB

BAB III III 1212

PENUTUP 12

3..1.

3..1. Kesimpulan Kesimpulan 1212

DAFTAR

(4)

BAB I BAB I

PENDAHULUAN PENDAHULUAN

1.1.

1.1. Latar BelakangLatar Belakang

Di era globalisasi seperti sekarang ini, perusahaan dituntut untuk tepat, cermat, dan Di era globalisasi seperti sekarang ini, perusahaan dituntut untuk tepat, cermat, dan cepat. Keputusan yang tepat dan cermat memberikan dampak yang signifikan terhadap cepat. Keputusan yang tepat dan cermat memberikan dampak yang signifikan terhadap kemampuan daya saing perusahaan. Persaingan yang semakin ketat menuntut manajer kemampuan daya saing perusahaan. Persaingan yang semakin ketat menuntut manajer memanfaatkan informasi untuk keputusan manajerialnya. Untuk itu, manajer membutuhkan memanfaatkan informasi untuk keputusan manajerialnya. Untuk itu, manajer membutuhkan sebuah sistem informasi yang akan mengumpulkan semua data-data yang diperlukan. Salah sebuah sistem informasi yang akan mengumpulkan semua data-data yang diperlukan. Salah satu informasi terpenting yang dihasilkan oleh sistem informasi tersebut adalah informasi satu informasi terpenting yang dihasilkan oleh sistem informasi tersebut adalah informasi keuangan yang berupa laporan-laporan keuangan. Salah satu sistem informasi tersebut adalah keuangan yang berupa laporan-laporan keuangan. Salah satu sistem informasi tersebut adalah Sistem akuntansi pembelian, yang merupakan bagian dari sistem akuntansiyang dirancang Sistem akuntansi pembelian, yang merupakan bagian dari sistem akuntansiyang dirancang dan digunakan dalam perusahaan untuk pengadaan barang yangdiperlukan oleh dan digunakan dalam perusahaan untuk pengadaan barang yangdiperlukan oleh manajemen.Transaksi pembelian baik yang diselenggarakan dalam

manajemen.Transaksi pembelian baik yang diselenggarakan dalam manual systemmanual system maupun maupun yang diselenggarakan dalam lingkungan pengolahan data elektronikdapat digolongkan yang diselenggarakan dalam lingkungan pengolahan data elektronikdapat digolongkan menjadi dua yaitu : Pembelian lokal adalah pembelian dari pemasok dalam negeri, menjadi dua yaitu : Pembelian lokal adalah pembelian dari pemasok dalam negeri, sedangkan

sedangkan pembelian impor pembelian impor adalah pembelian adalah pembelian dari pemasok dari pemasok luar negeri. luar negeri. PelaksanaanPelaksanaan mekanisme sistem pembelian di tiap-tiap perusahaan berbeda dantidak selalu sama, hal mekanisme sistem pembelian di tiap-tiap perusahaan berbeda dantidak selalu sama, hal tersebut tergantung dari besar kecilnya perusahaan dan bentuk dari perusahaan.

tersebut tergantung dari besar kecilnya perusahaan dan bentuk dari perusahaan.

1.2.

1.2. Rumusan MasalahRumusan Masalah

Dari latar belakang diatas dapat dirumuskan masalah tentang siklus pengeluaran I

bagian prosedur pembelian.

1.3.

1.3. Tujuan PenulisanTujuan Penulisan

Adapun tujuan penulisan ini, adalah agar pembaca mendapatkan pengetahuan mengenai

siklus pengeluaran I bagian prosedur pembelian.

(5)

BAB II BAB II PEMBAHASAN PEMBAHASAN

2.1.

2.1. Definisi PembelianDefinisi Pembelian

Pembelian adalah proses penemuan sumber dan pemesanan bahan, jasa, dan

perlengkapan.

perlengkapan. Kegiatan Kegiatan tersebut tersebut terkadang terkadang disebut disebut Pengadaan Pengadaan barang. barang. Tujuan Tujuan utamanyautamanya

adalah memperoleh bahan dengan biaya serendah mungkin yang konsisten dengan kualitas

dan jasa yang dipersyaratkan. Terlepas dari memastikan bahwa perusahaan mempunyai

persediaan

persediaan bahan bahan tanpa tanpa henti, henti, adalah adalah fungsi fungsi dari dari pembelian pembelian untuk untuk memastikan memastikan bahwa bahwa adaada

keseimbangan antara persediaan bahan dengan tingkat inventaris sehingga perusahaan dapat

mempertahankan posisi labanya sepanjang menyangkut biaya bahan.

Kegiatan pembelian merupakan salah satu fungsi dasar dari sebuah perusahaan, fungsi

pembelian

pembelian ini ini dikatakan dikatakan dasar dasar karena karena suatu suatu perusahaan perusahaan tidak tidak akan akan dapat dapat beroperasi beroperasi dengandengan

baik tanpa adanya fungsi tersebut. Fungsi pembelian ini sangat penting untuk dikelola deng

baik tanpa adanya fungsi tersebut. Fungsi pembelian ini sangat penting untuk dikelola denganan

sungguh-sungguh karena ruang lingkup dari pembelian tidak hanya sebatas bagaimana

manajemen berhasil menerapkan suatu mekanisme pengadaan barang secara tepat waktu dan

sesuai dengan target harga, namun lebih jauh lagi adalah bagaimana menetukan strategi

kemitraan antar perusahaan yang efektif

Dalam penerapannya, secara sekilas fungsi pembelian terlihat sederhana namun pada

kenyataannya terdapat suatu hal tertentu yang harus diperhatikan, terutama yang berkaitan

dengan karakteristik barang yang dibutuhkan dan faktor-faktor eksternal di sekitar

perusahaan. Oleh karena

perusahaan. Oleh karena itulah manajemen dalam itulah manajemen dalam pembelian penting untuk diterapkan dalapembelian penting untuk diterapkan dalamm

perusahaan.

2.2.

2.2. Fungsi yang Terkait Dalam Sistem Fungsi yang Terkait Dalam Sistem Akuntansi PembelianAkuntansi Pembelian Fungsi yang terkait dalam sistem akuntansi pembelian yaitu :

Fungsi yang terkait dalam sistem akuntansi pembelian yaitu :

1.

1. Fungsi GudangFungsi Gudang

Dalam sistem akuntansi pembelian, fungsi gudang bertanggungjawab untuk

mengajukan permintaan pembelian sesuai dengan posisi persediaan yang ada di gudang

dan untuk menyimpan barang yang telah diterima oleh fungsi penerimaan. Untuk

barang-barang

barang-barang yang yang langsung langsung pakai pakai (tidak (tidak diselanggarakan diselanggarakan persediaan persediaan di di barangbarang

digudang), permintaan pembelian diajukan oleh pemakai barang.

(6)

2.

2. Fungsi PembelianFungsi Pembelian

Fungsi pembelian bertanggung jawab untuk memperoleh informasi mengenai

barang, menentukan pemasok

barang, menentukan pemasok yang dipilih dalam yang dipilih dalam pengadaan barang, pengadaan barang, dan mengeluarkandan mengeluarkan

order pembelian kepada pemasok yang dipilih.

3.

3. Fungsi PenerimaanFungsi Penerimaan

Dalam sistem akuntansi pembelian, fungsi ini bertanggung jawab untuk melakukan

pemriksaan

pemriksaan terhadap terhadap jenis, jenis, mutu, mutu, dan dan kuantitas kuantitas barang barang yang yang diterima diterima pemasok pemasok gunaguna

menentukan dapat atau tidaknya barang tersebut diterima oleh perusahaan. Fungsi ini

juga

juga bertanggung bertanggung jawab jawab untuk untuk menerima menerima barang barang dari dari pembeli pembeli yang yang berasal berasal dari dari returretur

penjualan.

4.

4. Fungsi AkuntansiFungsi Akuntansi

Fungsi akuntansi yang terkait dalam transaksi pembelian adalah fungsi pencatatan

utang dan fungsi pencatatan persediaan. Dalam sistem akuntansi pembelian, fungsi

pencatat

pencatat utang utang bertanggung bertanggung jawab jawab untuk untuk mencatat mencatat transaksi transaksi pembelian pembelian kedalamkedalam

registrasi bukti kas keluar untuk menyelenggarakan arsip dokumen sumber (bukti kas

keluar) yang berfungsi sebagai catatan utang. Dalam sistem akuntansi pembelian, fungsi

pencatat pers

pencatat persediaan ediaan bertanggung jawab bertanggung jawab untuk mencatat untuk mencatat harga pokok harga pokok persediaan persediaan barangbarang

yang dibeli kedalam kartu persediaan

Secara garis besar transaksi pembelian mencakup prosedur berikut ini:

●

● Fungsi gudang mengajukan permintaan pembelian ke fungsi pembelian.Fungsi gudang mengajukan permintaan pembelian ke fungsi pembelian.

●

● Fungsi pembelian meminta penawaran harga dari berbagi pemasok.Fungsi pembelian meminta penawaran harga dari berbagi pemasok.

●

● Fungsi pembelian menerima penawaran harga dari berbagai pemasok danFungsi pembelian menerima penawaran harga dari berbagai pemasok dan

melakukan pemilihan pemasok.

●

● Fungsi pembelian membuat order pembelian kepada pemasok yang dipilih.Fungsi pembelian membuat order pembelian kepada pemasok yang dipilih.

●

● Fungsi penerimaan memeriksa dan menrima barang yang dikirim oleh pemasok.Fungsi penerimaan memeriksa dan menrima barang yang dikirim oleh pemasok.

●

● Fungsi penerimaan menyerahkan barang yang diterima kepada fungsi gudangFungsi penerimaan menyerahkan barang yang diterima kepada fungsi gudang

untuk disimpan.

●

● Fungsi penrimaan melaporkan penerimaan barang kepada fungsi akuntansi.Fungsi penrimaan melaporkan penerimaan barang kepada fungsi akuntansi.

●

● Fungsi akuntansi menerima faktur tagihan dari pemasok dan atas dasar faktur dariFungsi akuntansi menerima faktur tagihan dari pemasok dan atas dasar faktur dari

pemasok tersebut, f

pemasok tersebut, fungsi akuntansi mencatungsi akuntansi mencatat kewajiban at kewajiban yang timbul dari yang timbul dari transaksitransaksi

pembelian.

(7)

2.3.

2.3. Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem Akuntansi Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem Akuntansi PembelianPembelian ●

● Prosedur Permintaan PembelianProsedur Permintaan Pembelian

Dalam prosedur ini fungsi gudang mengajukan permintaan pembelian dalam

formulir surat permintaan pembelian kepada fungsi pembelian. Jika barang tidak

disimpan di gudang, misalnya untuk barang-barang yang langsung dipakai, fungsi

yang memakai barang mengajukan permintaan pembelian langsung ke fungsi

pembelian dengan menggun

pembelian dengan menggunakan surat permintaan pembelian.akan surat permintaan pembelian.

●

● Prosedur Permintaan Penawaran Harga dan Pemilihan Pemasok Prosedur Permintaan Penawaran Harga dan Pemilihan Pemasok

Dalam prosedur ini, fungsi pembelian mengirimkan surat permintaan penawaran

harga kepada para pemasok untuk memperoleh informasi mengenai harga barang dan

berbagai

berbagai syarat syarat pembelian pembelian yang layang lain, in, untuk untuk memungkinkan pemilihan memungkinkan pemilihan pemasok pemasok yangyang

akan ditunjuk sebagai pemasok barang yang diperlukan oleh perusahaan. Perusahaan

sering kali menentukan jenjang wewenang dalam pemilihan pemasok sehingga sistem

akuntansi pembelian dibagi menjadi sebagai berikut:

1.

1. Sistem akuntansi pembelian dengan pengadaan laSistem akuntansi pembelian dengan pengadaan langsungngsung

2.

2. Sistem akuntansi pembelian dengan penunjukkan langsungSistem akuntansi pembelian dengan penunjukkan langsung

3.

3. Sistem akuntansi pembelian dengan lelang.Sistem akuntansi pembelian dengan lelang.

Perbedaan diantara sistem akuntansi pembelian tersebut diatas terletak pada

prosedur pemilihan pemasok.

Sistem akuntansi pembelian dengan pengadaan langsung

Sistem akuntansi pembelian dengan pengadaan langsung.. Dalam sistem akuntansiDalam sistem akuntansi

pembelian

pembelian ini, ini, pemasok pemasok dipilih dipilih langsung langsung oleh oleh fungsi fungsi pembelian, pembelian, tanpa tanpa melaluimelalui

penawaran harga. Biasanya pembelian dengan pengadaan

penawaran harga. Biasanya pembelian dengan pengadaan langsung ini meliputi jumlahlangsung ini meliputi jumlah

rupiah yang kecil dalam sekali pembelian.

Sistem akuntansi pembelian dengan penunjukan langsung

Sistem akuntansi pembelian dengan penunjukan langsung. Dalam sistem. Dalam sistem

akuntansi pembelian ini, pemilihan pemasok dilakukan oleh fungsi pembelian, dengan

terlebih dahulu dilakukan pengiriman permintaan penawaran harga kepada paling

sedikit tiga pemasok dan didasarkan pada pertimbangan harga penawaran dari para

peasok tersebut.

Sistem akuntasi pembelian dengan lelang

Sistem akuntasi pembelian dengan lelang. Dalam sistem akuntansi pembelian ini,. Dalam sistem akuntansi pembelian ini,

pemilihan

pemilihan pemasok pemasok dilakukan dilakukan oleh oleh panitia panitia lelang lelang yang dibentuk, yang dibentuk, melalui melalui lelang lelang yangyang

diikuti oleh pemasok yang jumlahnya terbatas. Prosedur pemilihan pemasok dengan

lelang ini dilakukan melalui beberapa tahap :

(8)

1.

1. Pembuatan rerangka acuan ( terms of reference) yang berisi uraian rinci jenis,Pembuatan rerangka acuan ( terms of reference) yang berisi uraian rinci jenis,

spesifikasi dan jumlah barang yang akan dibeli melalui lelang.

2.

2. Pengiriman rerangka acuan kepada para pemasok untuk kepentingan pengajuanPengiriman rerangka acuan kepada para pemasok untuk kepentingan pengajuan

penawaran harga.

3.

3. Penjelasan kepada para pemasok mengenai rerangka acuan tersebut.Penjelasan kepada para pemasok mengenai rerangka acuan tersebut.

4.

4. Penerimaan penawaran harga dengan dilampiri berbagai persyaratan lelang olehPenerimaan penawaran harga dengan dilampiri berbagai persyaratan lelang oleh

para pemasok dalam amplop tertutup.

5.

5. Pembukaan amplop penawaran harga oleh panitia lelang didepan para pemasok.Pembukaan amplop penawaran harga oleh panitia lelang didepan para pemasok.

6.

6. Penetapan pemasok yang dipilih (pemenang lelang) oleh panitia lelang.Penetapan pemasok yang dipilih (pemenang lelang) oleh panitia lelang.

●

● Prosedur order pembelian.Prosedur order pembelian.

Dalam prosedur ini fungsi pembelian mengirim surat order pembelian kepada

pemasok

pemasok yang yang dipilih dipilih dan dan memberitahukan memberitahukan kepada kepada unit-unit unit-unit organisasi organisasi dalamdalam

perusahaan

perusahaan (misalnya (misalnya fungsi fungsi penerimaan, penerimaan, fungsi fungsi yang yang meminta meminta barang, barang, dan dan fungsifungsi

pencatat utang) mengenai order pembelian yang sudah

pencatat utang) mengenai order pembelian yang sudah dikeluarkan oleh perusahaan.dikeluarkan oleh perusahaan.

●

● Prosedur penerimaan barang.Prosedur penerimaan barang.

Dalam prosedur ini funggsi penerimaan melakukan pemeriksaan, mengenai

jenis,

jenis, kuantitas, dan kuantitas, dan mutu barang mutu barang yang diterima yang diterima dari dari pemasok, dan pemasok, dan kemudia membuatkemudia membuat

laporan penerimaan barang untuk menyatakan penerimaan barang dari pemasok

tersebut.

●

● Prosedur pencatatan utang.Prosedur pencatatan utang.

Dalam prosedur ini fungsi akuntansi memeriksa dokumen yang terkait dengan

pembelian

pembelian ( ( surat surat order order pembelian, pembelian, laporan laporan penerimaan penerimaan barang, barang, dan dan faktur faktur daridari

pemasok)

pemasok) dan dan menyelenggarakan menyelenggarakan pencatatan pencatatan utang utang atau atau mengarsipkan mengarsipkan dokumendokumen

sumber sebagai catatan utang.

●

● Prosedur distribusi pembelian.Prosedur distribusi pembelian.

Prosedur ini meliputi distribusi akun yang didebit dari transaksi pembelian

untuk kepentingan pembuatan laporan manajemen.

2.4.

2.4. Informasi yang diperlukan oleh Informasi yang diperlukan oleh manajememanajemenn

Informasi yang diperlukan oleh manajemen dari sistem akuntansi pembelian:

1.

(9)

4.

4. Total saldo utang dagang pada tanggal tertentuTotal saldo utang dagang pada tanggal tertentu

5.

5. Saldo utang dagang kepada pemasok tertentuSaldo utang dagang kepada pemasok tertentu

6.

6. Tambahan kuntitas dan harga pokok persediaan dari pembelianTambahan kuntitas dan harga pokok persediaan dari pembelian

2.5.

2.5. Dokumen yang DigunakanDokumen yang Digunakan

Dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi pembelian adalah:

1.

1. Surat Permintaan PembelianSurat Permintaan Pembelian

Dokumen ini erupakan formulir yang diisi oleh fungsi guddang atau fungsi

pemakai

pemakai barang barang untuk untuk meminta meminta fungsi fungsi pembelian pembelian melakukan melakukan pembelian pembelian barangbarang

dengan jenis, jumlah, dan mutuseperti yang tersebut dalam surat tersebut. Surat

permintaan

permintaan pembelian pembelian ini ini biasanya biasanya dibuat dibuat 2 2 lembar lembar untuk untuk setiap setiap permintaan, permintaan, satusatu

lembar untuk fungsi pembelian, dan tembusannya untuk arsip fungsi yang meminta

barang.

2.

2. Surat Permintaan Penawaran Harga.Surat Permintaan Penawaran Harga.

Dokumen ini digunakan untuk meminta penawaran harga bagi barang yang

pengadaannya

pengadaannya tidak tidak bersifat bersifat berulangkali berulangkali terjadi, terjadi, yang yang menyangkut menyangkut jumlah jumlah rupiahrupiah

pembelian yang besar.

3.

3. Surat Order Pembelian.Surat Order Pembelian.

Dokumen ini digunkan untuk memesan barang kepada pemasok yang telah dipilih.

Dokumen ini terdiri dari berbagai tembusan dengan fungsi sebagai berikut:

o

o Surat Order Pembelian. Dokumen ini merupakan lembar pertama surat orderSurat Order Pembelian. Dokumen ini merupakan lembar pertama surat order

pembelian

pembelian yang yang dikirimkan dikirimkan kepada kepada pemasok pemasok sebagai sebagai order order resmi resmi yangyang

dikeluarkan oleh perusahaan.

o

o Tembusan Pengakuan Oleh Pemasok. Tembusan surat order pembelian iniTembusan Pengakuan Oleh Pemasok. Tembusan surat order pembelian ini

dikirimkan kepada pemasok, dimintakan tanda tangan dari pemasok tersebut

dan dikirim kembali ke perusahaann sebagai bukti telah diterima dan

disetujuinya order pembelian, serta kesanggupan pemasok memenuhi janji

pengiriman barang seperti tersebut dalam dokumen tersebut.

o

o Tembusan Bagi Unit Permintaan Barang. Tembusan ini dikirimkan kepadaTembusan Bagi Unit Permintaan Barang. Tembusan ini dikirimkan kepada

fungsi yang meminta pembelian bahwa barang

fungsi yang meminta pembelian bahwa barang yang dimintanya telah dipesan.yang dimintanya telah dipesan.

o

o Arsip Tanggal Penerimaan. Tembusan surat order pembelian ini disimpan olehArsip Tanggal Penerimaan. Tembusan surat order pembelian ini disimpan oleh

fungsi pembelian menurut tanggal penerimaan barang yang diharapkan,

sebaggi dasar untuk mengadakan tindakan penyelidikan jika baarang tidak

(10)

o

o Arsip Pemasok. Tembusan surat order pemelian ini disimpan oleh fungsiArsip Pemasok. Tembusan surat order pemelian ini disimpan oleh fungsi

pembelian

pembelian menurut menurut nama nama pemasok pemasok sebagi sebagi dasar dasar untuk untuk mencari mencari informasiinformasi

mengenai pemasok.

o

o Tembusan Fungsi Penerimaan. Tembusan surat order pembelian ini dikirim keTembusan Fungsi Penerimaan. Tembusan surat order pembelian ini dikirim ke

fungsi penerimaan sebagai otorisasi untuk menerima barang yang jenis,

spesifikasi, mutu, kuantitas, dan pemasoknya seperti tercantum dalam

dokumen tersebut. Dalam sistem penerimaan buta (blind receiving system),

kolom kuantitas dalam tembusan ini dblok hitam agar kuantitas yang dipesan

yang dicantumkan dalam surat order pembelian tidak terekam dalam tembusan

yang dikirimkan ke fungsi penerimaan. Hal ini dimaksudkan agar fungsi

penerimaan dapat

penerimaan dapat benar-benar melakukan benar-benar melakukan perhitungan dan perhitungan dan pengecekan barangpengecekan barang

yang diterima dari pemasok.

o

o Tembusan Fungsi Akuntansi. Tembusan surat order pembelian dikirim keTembusan Fungsi Akuntansi. Tembusan surat order pembelian dikirim ke

fungsi akuntansi sebagai salah satu dasar untuk mencatat kewajiba yang timbul

dari transaksi pembelian.

4.

4. Laporan Penerimaan BarangLaporan Penerimaan Barang

Dokumen ini dibuat oleh fungsi penerimaan untuk menunjukkan bahwa barang

yang diterima dari pemasok telah memenuhi jenis, spesifikasi, mutu, dan kuantitas

seperti tercantum dalam surat order pembelian.

5.

5. Surat Perubahan Order Pembelian.Surat Perubahan Order Pembelian.

Kadangkala diperlukan perubahan terhadap isi surat order pembelian yang

sebelumnya diterbitkan. Biasanya perubahan tersebut diberitahukan kepada pemasok

secara resmi dengan menggunakan surat perubahan order pembelian.

6.

6. Bukti Kas KeluarBukti Kas Keluar

Dokumen ini juga berfungsi sebagai perintah pengeluaran kas untuk pembayaran

utang kepada pemasok dan yang sekaligus berfungsi sebagai surat pemberitahuan

kepada kreditur mengenai maksud pembayaran.

2.6.

2.6. Catatan Akuntansi Yang DigunakanCatatan Akuntansi Yang Digunakan

Catatan akuntansi yang digunakan untuk mencatat transaksi pembelian adalah

1.

1. Register Bukti Kas Keluar (voucher register) adalah jurnal yang dipakai untukRegister Bukti Kas Keluar (voucher register) adalah jurnal yang dipakai untuk

mencatat transaksi pembelian.

(11)

3.

3. Kartu Utang adalah buku pembantu yang digunakan untuk mencatat utang kepadaKartu Utang adalah buku pembantu yang digunakan untuk mencatat utang kepada

pemasok.

4.

4. Kartu Persediaan, kartu persediaan digunkan untuk mencatat harga pokokKartu Persediaan, kartu persediaan digunkan untuk mencatat harga pokok

persediaan yang dibeli.

2.7.

2.7. Unsur Pengendalian InternUnsur Pengendalian Intern

➢

➢ OrganisasiOrganisasi

1.

1. Fungsi Pembelian Harus Terpisah Dari Fungsi Penerimaan. Pemisahan keduaFungsi Pembelian Harus Terpisah Dari Fungsi Penerimaan. Pemisahan kedua

fungsi ini dimaksudkan untuk menciptakan pengecekan intern dalam

pelaksanaan

pelaksanaan transaksi transaksi pembelian. pembelian. Pemisahaan Pemisahaan kedua kedua fungsi fungsi ini ini akanakan

mengurangi resiko diterimanya barang yang:

a.

a. Tidak dipesan oleh perusahaan.Tidak dipesan oleh perusahaan.

b.

b. Jenis, spesifikasi, kuantitas, dan mutu barangnya tidak sesuai denganJenis, spesifikasi, kuantitas, dan mutu barangnya tidak sesuai dengan

yang dipesan oleh perusahaan.

c.

c. Tidak sesuai saatnya dengan waktu yang ditentukan dalam surat orderTidak sesuai saatnya dengan waktu yang ditentukan dalam surat order

pembelian.

2.

2. Fungsi Akuntansi Harus Terpisah Dari Fungsi Akuntansi. Hal ini dimaksudkanFungsi Akuntansi Harus Terpisah Dari Fungsi Akuntansi. Hal ini dimaksudkan

untuk menjaga kekayaan perusahaan dan menjamin ketelitian dan keandalan

data akuntansi.

3.

3. Fungsi Penerimaan Harus Terpisah Dari Fungsi Penyimpanan Barang.Fungsi Penerimaan Harus Terpisah Dari Fungsi Penyimpanan Barang.

Pemisahan kedua fungsi tersebut akan mengakibatkan penyerahan

masing-masing kegiatan tersebut ke tangan fungsi yang ahli dalam bidangnya,

masing kegiatan tersebut ke tangan fungsi yang ahli dalam bidangnya,

sehingga informasi penerimaan barang dan pesediaan barang yang disimpan ke

gudang dijamin ketelitian dan keandalannya.

4.

4. Transaksi pembelian harus dilaksanakan oleh fungsi gudang, fungsi pembelian,Transaksi pembelian harus dilaksanakan oleh fungsi gudang, fungsi pembelian,

fungsi penerimaan, fungsi akuntansi. Tidak ada transaksi pembelian yang

dilaksanakan secara lengkap oleh hanya satu fungsi tersebut.

Setiap pelaksanaan transaksi selalu akan tercipta internal check yang

mengakibatkan pekerjaan karyawan atau fungsi yang satu dicek keetelitian dan

keandalannya oleh karyawan atau fungsi yang lain.

(12)

➢

➢ Sistem otorisasi dan prosedur pencatatan.Sistem otorisasi dan prosedur pencatatan.

1.

1. Surat permintaan pembelian siotorisasi oleh fungsi gudang, untuk barangSurat permintaan pembelian siotorisasi oleh fungsi gudang, untuk barang

yang disimpan dalam gudang, atau oleh fungsi pemakai barang, untuk

barang yang langsung

barang yang langsung pakai.pakai.

2.

2. Surat order pembelian diotorisasi oleh fungsi pembelian atau pejabat yangSurat order pembelian diotorisasi oleh fungsi pembelian atau pejabat yang

lebih tinggi. Surat order pembelian merupakan awal transaksi pengadaan

baran.

baran. Dengan Dengan surat surat order order pembelian pembelian inilah inilah perusahaan perusahaan memulai memulai prosesproses

pengadaan

pengadaan barang barang yang yang akan akan berakibat berakibat terhadap terhadap diterimanya diterimanya barang barang yangyang

dibeli dan timbulnya kewajiban perusahaan kepada pihak luar. Dan untuk

mengurangi diterimanya barang dan timbulnya kewajiban yang tidak

dibutuhkan oleh perusahaan.

3.

3. Laporan penerimaan barang diotorisasi oleh fungsi penerimaan barang.Laporan penerimaan barang diotorisasi oleh fungsi penerimaan barang.

4.

4. Bukti kas keluar diotorisasi oleh fungsi akuntansi atau pejabat yang lebihBukti kas keluar diotorisasi oleh fungsi akuntansi atau pejabat yang lebih

tinggi.

Dalam transaksi pembelian, fungsi akuntansi menerima berbagai dokumen

dari berbagai sumber berikut ini:

a.

a. Copy surat order pembelian dari fungsi pembelian yang merupakanCopy surat order pembelian dari fungsi pembelian yang merupakan

bukti bahwa perusahaan tersebut telah memesan barang dengan jumlah,

jenis

jenis spesifikasi, spesifikasi, kuantitas kuantitas dan dan mutu mutu barang, barang, serta serta waktu waktu penyerahanpenyerahan

seperti tercantum dalam dokumen tersebut.

b.

b. Copy laporan penerimaan barang dari fungsi penerimaan yangCopy laporan penerimaan barang dari fungsi penerimaan yang

merupakan I bahwa barang yang telah dipesan telah diterima dan sesuai

barang yang dipesan dalam surat order pembelian.

c.

c. Faktur dari pemasok yang merupakan bukti timbulnya kewajibanFaktur dari pemasok yang merupakan bukti timbulnya kewajiban

perusahaan

perusahaan akibat akibat telah telah dipesannya dipesannya barang barang dan dan telah telah diterimanyaditerimanya

barang yang dipesan.

5.

5. Pencatatan terjadinya utang didasarkan pada bukti kas keluar yang didukungPencatatan terjadinya utang didasarkan pada bukti kas keluar yang didukung

dengan surat order pembelian, laporan penerimaan barang, dan faktur dari

pemasok.

6.

6. Pencatatan kedaalm kartu utang dan register bukti kas keluar (voucher register)Pencatatan kedaalm kartu utang dan register bukti kas keluar (voucher register)

diotorisasi oleh fungsi akuntansi.

(13)

➢

➢ Praktik yang sehatPraktik yang sehat

1.

1. Surat permintaan pembelianbernomor urut tercetak dengan pemakaiannyaSurat permintaan pembelianbernomor urut tercetak dengan pemakaiannya

dipertanggungjawabkan oleh fungsi gudang.

Untuk menciptakan praktik yang sehat formulir penting yang digunakan

dalam perusahaan harus bernomor urut cetak dan penggunaan nomor urut

tersebut dipertanggungjawabkann oleh manajer yang memilki wewenang

untuk menggunakan formulir tersebut.

2.

2. Surat order pembelian bernomor urut tercetak dengan pemakaiannyaSurat order pembelian bernomor urut tercetak dengan pemakaiannya

dipertanggungjawabkan oleh fungsi pembelian.

Pemasok harus dipilih berdasarkan perbandingan penawaran harga

bersaing yang diterima dari berbagai pemasok.

3.

3. Laporan penerimaan barang bernomor urut tercetak dan pemakaiannyaLaporan penerimaan barang bernomor urut tercetak dan pemakaiannya

dipertanggungjawabkan oleh fungsi penerimaan.

4.

4. Pemasok dipilih berdasarkan jawaban penawaran harga bersaing dariPemasok dipilih berdasarkan jawaban penawaran harga bersaing dari

berbagai pemasok.

5.

5. Barang hanya diperiksa dan diterima oleh fungsi penerimaan jika fungsi iniBarang hanya diperiksa dan diterima oleh fungsi penerimaan jika fungsi ini

telah menerima tembusan surat order pembelian dari fungsi pembelian.

6.

6. Fungsi penerimaan melakukan pemeriksaan barang yang diterima dariFungsi penerimaan melakukan pemeriksaan barang yang diterima dari

pemasok

pemasok dengan dengan cara cara menghitung menghitung dan dan menginspeksi menginspeksi barang barang tersebut tersebut dandan

membandingkannya dengan tembusan surat order pembelian.

Agar perusahaan dapat memperoleh barang yang dibeli sesuai dengan yang

dipesan, fungsi penerimaan harus melakukan pemeriksaan terhadap barang

yang diterima dari pemasok denan cara menghitung dan menginspeksi

barang

barang tersebut tersebut serta serta membandingkannya membandingkannya dengan dengan tembusan tembusan surat surat orderorder

pembelian.

7.

7. Terdapat pengecekan terhadap harga, syarat pembelian, dan ketelitianTerdapat pengecekan terhadap harga, syarat pembelian, dan ketelitian

perkalian

perkalian dalam dalam faktur faktur dari dari pemasok pemasok sebelum sebelum faktur faktur tersebut tersebut diprosesdiproses

untuk dibayar.

8.

8. Catatan yang berfungsi sebagai buku pembentu utang secara periodikCatatan yang berfungsi sebagai buku pembentu utang secara periodik

direkonsiliasi dengan rekening kontrol utang dalam buku besar.

Dengan demikian untuk mengecek ketelitian data akuntansi yang dicatat di

rekening kontrol utang dalam buku besar, praktik yang sehat emngharuska

secara periodik diadakan rekonsiliasi antara jumlah utang menurut arsip

(14)

bukti kas

bukti kas keluar keluar yang belum dibayar yang belum dibayar dengan rekening dengan rekening kontrol utang kontrol utang dalamdalam

buku besar.

9.

9. Pembayaran faktur dari pemasok dilakukan sesuai dengan syaratPembayaran faktur dari pemasok dilakukan sesuai dengan syarat

pembayaran

pembayaran guna guna mencegah mencegah hilangnya hilangnya kesempatan kesempatan untuk untuk memperolehmemperoleh

potongan tunai.

10.

10. Bukti kas keluar beserta dokumen pendukungnya dicap “lunas” oleh fungsiBukti kas keluar beserta dokumen pendukungnya dicap “lunas” oleh fungsi

peneluaran kas setelah cek dikirimkan kepada pemasok.

(15)

BAB III BAB III PENUTUP PENUTUP 3.1.1. 3.1.1. KesimpulanKesimpulan

Sistem akuntansi pembelian digunakan untuk melaksanakan pengadaan barang

kebutuhan perusahaan. Jaringan prosedur yang membentuk sistem akuntansi kemudian

adalah : prosedur pembelian, prosedur permintaan penawaran harga, dan pemilihan

pemasok,

pemasok, prosedur prosedur order order pembelian, pembelian, prosedur prosedur penerimaan penerimaan barang, barang, prosedur prosedur pencatatanpencatatan

utang, dan prosedur distribusi pembelian.

Perusahaan seringkali menentukan jenjang wewenang dalam pemilihan pemasok

sehingga sistem akuntansi pembelian dibagi menjadi sebagai berikut : (1) sistem

akuntansi pembelian dengan pengadaan langsung, (2) sistem akuntansi pembelian

dengan menunjukkan langsung, (3) surat order pembelian, (4) laporan penerimaan

barang,

barang, (5) (5) surat surat perubahan perubahan order, order, (6) (6) bukti bukti kas kas keluar. keluar. Catatan Catatan akuntansi akuntansi yangyang

digunakan untuk mencatat transaksi pembelian adalah: (1) register bukti kas keluar

(voucher register), (2) jurnal pembelian, (3) kartu utang, (4) kartu persediaan.

(16)

DAFTAR PUSTAKA DAFTAR PUSTAKA

Krismiaji. 2015. Sistem Informasi Akuntansi Edisi Empat. Yogyakarta: UPP STIM YKPN.

Mulyadi. 2017. Sistem Akuntansi Edisi Empat. Jakarta: Salemba Empat.

Romney, Marshall B., Paul John Steibart. 2014. Sistem Informasi Akuntansi Edisi 13.

Jakarta: Salemba Empat.