MANAJEMEN PERBEKALAN (LOGISTIK) MAKANAN

MANAJEMEN PERBEKALAN

(LOGISTIK) MAKANAN

Ir. SUYATNO, MKes

Bagian Gizi FKM-UNDIP

Semarang

PENGERTIAN

• Perbekalan makanan merupakan suatu proses

dalam penyediaan macam, jumlah dan kualitas

bahan makanan.

• Dapat berupa:

– upaya penyediaan bahan makanan saja atau – melaksanakan seluruh proses pembelian bahan

makanan

• Istilah lain: logistik, yaitu: mencakup rangkaian

kegiatan yang dilakukan dalam pemenuhan

kebutuhan barang dan suatu jasa

Fungsi logistik

Program & Penentuan Kebutuhan (Programming & Requirement)

Anggaran (budgeting) Pengadaan BM (procurement) Penerimaan BM Penyimpanan BM Pengadaan Makanan - Persiapan - Pemasakan - Pendistribusian Pengendalian (inventory) Penghapusan (disposal) Pencatatan Pelaporan Penentuan ramalan kebutuhan BM St. Kec Gizi, St. Biaya, Macam Menu

Sistem Manajemen Perbekalan

INPUT

1. Menu

2. Standar Porsi & Resep 3. Macam & jumlah

konsumen

4. Fasilitas dan alat penyimpanan

5. Stok bahan makanan 6. Informasi IPTEK PROSES Perbekalan bhn mkn dlm waktu tertentu: - Proses pembelian, pemesanan, penerimaan, penyimpanan OUTPUT Macam, jml & spesifikasi bhn mkn yg sesuai kebuth

Cara Menentukan Kebutuhan Bahan Makanan

Unsur-unsur yang diperlukan:

• alokasi dana yang tersedia

• peraturan pemberian makanan yg berlaku di institusi

• siklus menu

• jumlah dan jenis konsumen (bisa termsk pegawai)

• jml hari pada kurun waktu tertentu, jumlah hari libur

serta tanggal 31 yang ada selama berlakunya siklus

menu

• standar resep, standar porsi dan standar bumbu

• perkiraan sisa makanan (stok) yg terdekat dg

pembelian yg akan datang

• pengetahuan bhm makanan: jml penyusutan,

refuse/waste selama penyimpanan-pengolahan-distr.

Cara Perhitungan Kebutuhan Bahan Makanan

= Frek pemakaian BM x std porsi x jml tampilan menu

selama berlakunya siklus menu x jml konsumen

Contoh perhitungan:

(1) Perhitungan bahan makanan dg berat bersih :

– menu daging goreng selama siklus 10 hari sebanyak 5 kali – standar porsi adalah 50 g/orang

– jumlah konsumen 100 orang/hari

– jangka waktu berlakunya siklus 4 bulan, shg tampilan

pemakaian (putaran siklus) sebanyak 12 siklus Maka kebutuhan selama 4 bulan untuk daging adalah:

(2) Perhitungan bahan makanan dg berat kotor

– buah nanas selama siklus menu 10 hari disajikan 1 kali – standar porsi: 125 g/orang (bdd atau berat bersih: 60 g) – jumlah konsumen 100 orang/hari

– waktu berlakunya siklus 4 bulan, shg ada 12 siklus

Maka kebutuhan selama 4 bulan untuk daging adalah: 1 x 125 g x 12 x 100 = 150.000 g = 150 g

• Apabila semua menu selesai dihitung kebutuhan

bahannya, maka diakhir proses perhitungan

dilakukan rekapitulasi terhadap kebutuhan total

untuk setiap bahan makanan (berasal dari menu

dengan bahan makanan yang sama).

Pemesanan Bahan Makanan

• Bahan makanan yang dipesan harus sesuai dengan

menu dan jumlah porsi yang diselenggarakan pd

hari yang bersangkutan.

• Prasyarat pemesanan adalah:

– pedoman menu – standar porsi

– jumlah konsumen

• Pada umumnya bahan makanan segar dipesan

setiap hari, sdg bahan makanan kering setiap 5/7/10

hari sekali

• Persediaan makanan kering digudang sebaiknya

bisa untuk 5-10 hari

• Rumus untuk pemesanan bahan makanan harian

Spesifikasi Bahan Makanan

• yaitu standar mutu yang ditetapkan terhadap bhn

makanan yg akan diadakan utk memenuhi kebth

• kriteria untuk menentukan spesifikasi bahan al:

– nama bahan makanan – warna bahan makanan – bentuk bahan makanan – kualitas bahan makanan

– jumlah produk (dalam 1 kg = .. buah) – ukuran

– keterangan khusus (levering) – identitas pabrik/produsen

• karena BM banyak jumlahnya, maka dilakukan

penggolongan spesifikasi bahan makanan, ada

sekitar 16 kelompok pangan.

Spesifikasi Bahan Makanan

1. Sayur-sayuran:

– daunnya segar, muda, utuh dan bersih – tidak rusak kulit (sayur buah)

– tidak terdapat bekas gigitan serangga atau hewan lainnya

2. Buah-buahan:

– fisik bersih, isi penuh, tidak rusak kulit dan isi tertutup – tdk berbau busuk/bau asam/terdapat cairan selain getah – warna sesuai buah, tidak terdapat warna asing/tambahan

3. Serialia dan kacang-kacangan:

– bijinya tua, mengkilat dan utuh, tidak berjamur – bersih dari benda asing (pasir, tanah dan biji lain)

4. Umbi-umbian:

– segar, muda dan kulit utuh, bersih dari tanah – umbi berwarna putih atau sesuai warna aslinya

5. Tepung-tepungan:

6. Tahu:

– warna putih, tidak berbau busuk – tidak berlendir/berjamur

– tekstur liat/tidak mudah hancur

7. Susu Cair:

– warna putih bersih, tdk berlendir, tdk kental & tdk terlalu

encer, tidak berbau asing 8. Susu Bubuk:

– warnanya putih bersih dan kering – tidak berbau asing

9. Telur ayam:

– baru dan kulit bersih dari kotoran – 1 kg berisi 16 butir

10. Daging Sapi :

– warnanya cerah, tektur tidak lembik atau berlendir – tidak berbau busuk dan tidak berurat

11. Ikan :

– sisik mengkilat dan melekat erat, baunya masih segar – matanya masih menonjol dan jernih

– insangnya berwarna merah, tekstur tidak

lembik/berlendir 12. Dendeng sapi:

– tdk terlalu banyak mengandung gula dan bumbu

– warnanya tdk kemerahan, tdk berjamur dan tdk berbau

busuk 13. Ikan Asap:

– tdk berbau terbakar, pengasapan merata dan tekstur

tidak keras

– kadar air rendah, tidak berjamur dan tidak berbau busuk

14.Makanan Kemasan:

– kemasannya utuh (tdk penyok/tergores/berkarat) – tidak kedaluwarsa, tidak mengandung bahan yang

Pembelian Bahan Makanan

• Adalah proses penyediaan bahan mkn melalui

prosedur & ketentuan yang berlaku dg tujuan

penyediaan perbekalan bhn mkn sesuai dgn yg

direncanakan scr berdaya guna & berhasil guna

.

Caranya:

• Pembelian langsung ke pasar

• Pelelangan:

– Pelelangan umum: diumumkan di media umum, surat

kabar, radio atau majalah (> Rp 50 juta)

– Pelelangan terbatas: minimal diikuti 5 rekanan yg

tercantum dlm daftar rekanan mampu (> Rp 50 juta)

– Pemilihan langsung: dilakukan melalui perbandingan

harga 3 penawar/rekanan dari dafter rekanan mampu, diperbolehkan melakukan negosiasi harga/teknis (5-50 jt)

– Pengadaan langsung: penunjukkan langsung pada satu di

Penerimaan Bahan Makanan

• Adalah proses kegiatan memeriksa, meneliti,

mencatat, memutuskan dan melaporkan penerimaan

bahan makanan dan minuman, macam dan harganya

sesuai dengan OPB (Order Permintaan Barang)

• Cara :

– pemeriksaan kesesuaian dokumen pengiriman berupa

surat pengantar dengan OPB, faktur dari pemasok

– mengecek kemasan, tanggal kedaluwarsa, kualitas dan

kuantitas bahan yang dikirim:

• Bahan basah langsung dibawa ke ruang persiapan utk

pemakaian sehari, sisanya disimpan di kamar dingin

• Bahan kering disimpan di gudang bahan kering

– Membuat laporan penerimaan bahan rangkap 2 (akutansi

Skema kerja:

• OPB/Order Sementara diambil pemasok/rekanan

• Rekanan membuat surat pengantar, faktur/kuitansi

untuk kelengkapan pengiriman barang

• Petugas penerima bahan meneliti bahan yang

diterima (macam, jumlah ukuran, satuan berat dan

kemasan)

• Petugas penerima bahan membuat laporan

penerimaan/berita acara yang ditandatangani

(rangkap 2)

Penyimpanan Bahan Makanan

• Adalah proses kegiatan yang meliputi pemasukkan,

penyimpanan dan penyaluran bahan makanan

• Langkah-langkah:

– penyiapan ruangan, tempat/alat yang bersih utk

penempatan bahan

– bahan makanan kering disimpan pada susu kamar – bahan makanan segar seperti daging, ikan, ayam

disimpan dalam suhu 0 - 5o _C

– bahan sayur dan buah disimpan pada suhu sekitar 10oC – bahan yang diterima dicatat dalam kartu yg disediakan – bahan yang datang lebih dahulu disalurkan terlebih

dahulu (sesuai bon permintaan bahan)/FIFO dan dicatat

– dilakukan pemeriksaan periodik dibandingkan jumlah

yang tertulis dengan jumlah fisik

– dilakukan stock opname tiap 3 bulan & tiap akhir tahun,

Syarat Penyimpanan Bahan Makanan Kering

• bangunan gudang dirancang bebas kelembabab,

mudah dibersihkan, bebas serangga dan binatang

pengerat

• bahan makanan diletakkan secara teratur dan

sistematis menurut jenis, golongan dan frekuensi

pemakaian

• pembersihan dilakukan setiap hari

• bahan makanan disusun berseling, tidak langsung

terkena lantai dan dinding

Syarat Penyimpanan Bahan Makanan Segar

• suhu harus sesuai dengan suhu makanan

• pengecekan suhu sebaiknya 2 kali sehari, sedang

pembersihan lemari es setiap hari

• semua bahan makanan yang akan disimpan harus

dibersihkan dan dibungkus dalam plastik/kertas

timah

Mikroorganisme menurut Suhu

Pertumbuhan

86,6 45,0 55,0 thermophilic 45,0 15,0 37,0 Mesophilic 31,7 0,0 15,0 Psychrophilic Suhu maksimum (0_C) Suhu minimum (0_C) Suhu optimum (0_C) Golongan

Pendinginan

• Kehilangan berat:

– Akibat transpirasi

• Kerusakan dingin:

– Pada suhu (0-10

0

C) buah bisa rusak

• Kegagalan matang:

• Pembusukan:

Kerusakan buah yang disimpan dingin

Jk matang warna jelek, busuk 55

Tomat (hijau)

Lunak, benyek, busuk 45-50

Tomat (matang)

Warna hijau jelek jk matang 45-50

Nenas

Lubang cacat, ggl matang, busuk

45 Pepaya

Lubang cacat, busuk kulit 40

Semangka

Kulit lepuh, kehitaman, matang tdk rata

50-55 Mangga

Lepuh, lubang cacat, benyek 50

Jeruk besar

Warna jelek jk matang 53-56

Pisang

Daging coklat kehitaman 40-45

Adpokat

Bag tengah coklat, lembek 36-38

Apel

Kerusakan jika disimpan dibawah suhu terendah Suhu terendah

yg aman (0_F)

Anjuran Suhu Penyimpanan

• Daging

0

o

C

• Ikan segar

0

o

C

• Ikan kering

1,7 – 4,4

o

C

• Mentega

1,1

o

_C

• Susu Segar

1,7 – 4,4

o

C

• Susu Kental Manis

1,7 – 4,4

o

C

• Susu tidak Kental Manis

2,2 – 4,4

o

C

• Telur

1,7– 0,6

o

C

Pengawasan Perbekalan

Melalui:

• sistem pengawasan dan perbekalan

• sistem pencatatan dan pelaporan

– minimum dan maksimum stock bahan makanan

– physical inventory

– perpetual inventory (terus menerus)

– alat pengawasan inventarisasi