commit to user
PROSEDUR PENGADAAN BAHAN BAKU PRODUKSI DI PT. KUSUMAHADI SANTOSA
JATEN, KARANGANYAR
TUGAS AKHIR
Diajukan Untuk Memenuhi Sebagian Persyaratan Dalam Memperoleh Sebutan Vokasi Ahli Madya (A. Md) Dalam Bidang
Manajemen Administrasi
Oleh : GIHARNI
D1509036
PROGRAM DIPLOMA 111 MANAJEMEN ADMINISTRASI FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK
UNIVERSITAS SEBELAS MARET SURAKARTA
commit to user
ABSTRAK
GIHARNI. D1509036. “PROSEDUR PENGADAAN BAHAN BAKU PRODUKSI DI PT. KUSUMAHADI SANTOSA JATEN, KARANGANYAR”. Laporan Tugas Akhir Program Studi Diploma III Manajemen Administrasi. Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta, Thn 2012. 55 Halaman.
Penulisan Tugas Akhir ini bertujuan untuk mengetahui bagaimana prosedur pengadaan bahan baku produksi di PT. Kusumahadi Santosa Jaten, Karanganyar. Karena dalam perusahaan bahan baku mempunyai peranan yang sangat penting. Untuk itu diperlukan pengadaan bahan baku yang baik dari segi kuantitas maupun kualitas suatu produk.
Yang menjadi landasan teori dari penulisan tugas akhir ini adalah buku-buku yang didalamnya terdapat pengertian mengenai prosedur, pengertian pengadaan, prinsip-prinsip pengadaan barang, dan bahan baku produksi. Pengertian prosedur pengadaan bahan baku produksi adalah suatu upaya-upaya dari bagian kekayaan perusahaan dalam bentuk pengadaan bahan mentah (bahan baku/materiil) yang digunakan dalam rangkaian proses produksi untuk diolah menjadi barang setengah jadi maupun barang jadi, yang dalam hal ini dapat berupa barang atau jasa. Landasan teori ini dibutuhkan untuk memberikan gambaran dan dukungan terhadap hasil pengamatan yang dilakukan oleh penulis.
Penulisan tugas akhir ini menggunakan jenis pengamatan deskriptif kualitatif yaitu pengamatan yang bertujuan untuk mendeskripsikan dan menafsirkan secara cermat dan sistematis mengenai kegiatan atau melukiskan keadaan yang terjadi di tempat pengamatan. Sumber data yang digunakan meliputi narasumber dan dokumen/ arsip yang ada di perusahaan. Sedangkan teknik pengumpulan data yang dipergunakan adalah wawancara, observasi langsung dan studi kepustakaan. Teknik analisi data yang dipergunakan oleh penulis adalah reduksi data, sajian data dan penarikan kesimpulan.
Hasil pengamatan yang telah dilakukan oleh penulis menunjukan bahwa prosedur pengadaan bahan baku produksi di PT. Kusumahadi Santosa Jaten, Karanganyar mempunyai prosedur yang baik. Dari Prosedur perencanaan Permintaan Bahan Bahan Baku, Prosedur Pencarian Informasi Harga dan Supplier, Prosedur Pembelian Bahan Baku dan Prosedur Penerimaan Bahan Baku. Namun masih ada yang harus diperbaiki yaitu terjadinya keterlambatan bahan baku disebabkan kegagalan Pesanan Pembelian dari supplier yang dikarenakan kuantitas barang yang tidak memadai, sehingga dapat menyebabkan kedatangan barang menjadi terlambat. Selain itu tidak adanya surat perubahan order pembelian, apabila terjadi kesalahan penulisan dalam Pesanan pembelian tidak bisa dibatalkan dan dapat merugikan perusahan.
commit to user
BAB I PENDAHULUAN
A. LATAR BELAKANG MASALAH
Pada era globalisasi ini tuntutan konsumen terhadap kebutuhan hidup akan barang
semakin tinggi. Hal ini dikarenakan semakin berkembangnya perekonomian disetiap
negara mengakibatkan tingkat kebutuhan masyarakat juga semakin meningkat.
Perubahan perekonomian dan perubahan selera masyarakat menuntut setiap
perusahaan untuk menjalankan usahanya dengan lebih efisien dan ekonomis. Agar
dapat mengikuti perkembangan dunia usaha dewasa ini, perusahaan harus mengelola
kegiatan operasionalnya dengan efektif, efisien dan ekonomis.
Pengelolaan kegiatan operasional, melalui kebijakan-kebijakan yang ditetapkan
sangat berpengaruh terhadap tujuan perusahaan untuk meningkatkan prestasi dalam
menghasilkan produk yang lebih baik, pencapaian laba yang maksimum dan
kelangsungan hidup perusahaan. Unsur yang paling penting dalam pencapaian tujuan
tersebut adalah bahan baku yang digunakan dalam proses produksi perusahaan.
Dalam perusahaan bahan baku mempunyai peranan yang sangat penting karena
untuk menghasilkan barang jadi yang akhirnya akan di jual ke masyarakat. Untuk itu
diperlukan pengadaan bahan baku yang matang baik dari segi kuantitas maupun
kualitas yang harus disesuaikan dengan output yang sudah direncanakan.
Pengadaan bahan baku dilakukan oleh fungsi pembelian yang bertanggung jawab
untuk mandapatkan kualitas bahan baku yang tersedia pada waktu yang tepat. Dengan
prosedur yang baik pada bagian pembelian bahan baku akan membawa dampak yang
baik pada bagian produksi dan penjualan. Dalam memproduksi produk, kegiatan
pembelian bahan baku merupakan titik awal untuk memulai suatu proses produksi.
PT. Kusumahadi Santosa merupakan perusahaan yang bergerak dalam bidang
industri tekstil yang mengolah benang menjadi kain jadi yaitu kain grey. Karena
semakin meningkatnya permintaan konsumen dan dengan tujuan yang lebih efisien,
PT. Kusumahadi Santosa tidak hanya memproduksi kain grey tetapi juga kain
bercorak. Sebelum melakukan kegiatan produksi perusahaan tersebut terlebih dahulu
commit to user
menjadi produk jadi. Dalam memproduksi kain, perusahaan tersebut memerlukan
bahan baku berupa benang yang akan diproses menjadi kain. Di dalam pengadaan
bahan baku perusahaan dapat membuat sendiri atau membeli bahan baku tersebut dari
pemasok. PT. Kusumahadi Santosa memperoleh bahan baku tersebut dengan cara
membeli dari pemasok. Bahan baku tersebut, merupakan unsur terpenting dalam
perusahaan, karena tanpa bahan baku maka proses produksi dalam perusahaan akan
terhenti.
PT. Kusumahadi Santosa memproduksi kain sesuai dengan pesanan konsumen.
Perusahaan akan membeli bahan baku sesuai dengan pesanan tersebut. Pembelian
merupakan salah satu bagian penting dalam menunjang keberhasilan produksi
perusahaan, karena bagian ini mempunyai tanggung jawab untuk mendapatkan bahan
baku dengan kualitas dan kuantitas yang baik dan sesuai dengan kebutuhan, harga
yang layak, penyerahan tepat waktu yang sesuai dengan ketentuan. Maka untuk
melakukan pengadaan bahan baku memerlukan prosedur pembelian yang tepat bagi
perusahaan untuk mendapatkan kuantitas dan kualitas bahan pada harga yang pantas.
Karena sistem pengadaan bahan baku dengan prosedur yang tepat dapat menjamin
kelancaran kegiatan dan perkembangan perusahaan dimasa yang akan datang.
Sistem pembelian bahan baku pada PT. Kusumahadi Santosa adalah pembelian
bahan baku atas permintaan bagian pemasaran. Maka suatu prosedur yang baik sangat
diperlukan dalam suatu perusahaan. Mengingat betapa pentingnya pengadaan bahan
baku di dalam perusahaan maka penulis mengambil judul laporan Tugas Akhir
tentang “PROSEDUR PENGADAAN BAHAN BAKU PRODUKSI DI PT
KUSUMAHADI SANTOSA”. Penulis mengambil judul tersebut karena ingin
mengungkap apakah pembelian bahan baku PT Kusumahadi Santosa sudah sesuai
dengan prosedur yang ditetapkan.
B. RUMUSAN MASALAH
Berdasarkan latar belakang yang telah dikemukakan di atas, maka penulis
merumuskan sebagai berikut :
commit to user
C. TUJUAN PENGAMATAN
Tujuan penulis menyusun Tugas Akhir berdasarkan pengamatan di PT.
Kusumahadi Santosa, adapun tujuan penulisan ini adalah:
1. Tujuan Operasional
a. Untuk mengetahui dan memahami prosedur pengadaan bahan baku
produksi di PT. Kusumahadi Santosa Jaten, Karanganyar.
b. Untuk mengetahui apakah sudah cukup baik prosedur pengadaan bahan
baku produksi di PT. Kusumahadi Santosa Jaten, Karanganyar?
2. Tujuan Fungsional
Untuk memberikan masukan-masukan bagi pihak-pihak yang berkepentingan,
instansi-instansi pemerintah maupun swasta yang berkaitan dengan objek yang
diamati.
3. Tujuan Individual
Untuk memenuhi syarat dalam memperoleh sebutan Ahli Madya pada
Program Diploma III Manajemen Administrasi Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu
Politik Universitas Sebelas Maret.
D. MANFAAT PENGAMATAN
Manfaat yang dapat diharapkan dari pengamatan yang dilakukan sebagai berikut :
1. Bagi Pihak Penulis
a. Dapat mendiskripsikan dengan jelas tentang prosedur pengadaan bahan
baku produksi di PT. Kusumahadi Santosa Jaten, Karanganyar.
b. Dapat memberikan gambaran mengenai pelaksanaan pengadaan bahan
baku produksi di PT. Kusumahadi Santosa Jaten, Karanganyar.
2. Bagi pihak Perusahaan
Hasil pengamatan ini diharapkan dapat digunakan oleh perusahaan sebagai
acuan atau masukan informasi dalam kebijakan bidang pengadaan bahan baku
sehingga perusahaan dapat membuat kebijakan dengan optimal.
3. Bagi pihak Lain
Untuk mendukung dalam memberikan informasi keilmuan yaitu pendidikan
dan pengamatan terhadap pengadaan bahan baku produksi bagi pihak yang
commit to user
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
1. Pengertian dan Hakekat Prosedur
Kata prosedur berasal dari bahasa Inggris yakni “Procedure”. Procedure berarti
cara jalan, tata cara yang tepat, aturan, ketentuan yang dipakai. Tetapi masyarakat
Indonesia sering menyebut kata tersebut dengan Prosedur. ( Kamus Inggris- Indonesia
1988 : 656 )
Istilah prosedur juga diartikan sebagai berikut :
“Suatu rangkaian metode yang telah menjadi pola tetap dalam melakukan suatu pekerjaan yang merupakan suatu kebulatan. Misalnya prosedur pembuatan surat pada suatu perusahaan. Dalam kegiatan ini terdapat suatu rangkaian ketentuan mengenai cara menyusun konsep suratnya atau cara menakliknya yang ketentuannya telah pasti. Rangkaian prosedur ini, pada hakekatnya akan menjadi suatu sistem”. ( The Liang Gie, 2000 : 187 )
Maka dapat diambil kesimpulan bahwa prosedur adalah suatu rangkaian tata kerja
yang telah menggunakan pola tetap baik menurut tata cara maupun urutan waktunya
dalam melaksanakan suatu pekerjaan yang merupakan suatu kebutuhan. Prosedur
tidak dapat berjalan sendiri melainkan dijalankan oleh orang-orang sebagai pelaksana
prosedur. Tenaga manusia merupakan sumber terpenting yang harus dimiliki suatu
organisasi. Sebab tenaga manusia bersifat sebagai pelaksana dari semua
langkah-langkah kebijaksanaan dan keputusan yang diambil dalam melaksanakan pekerjaan.
Moekijat menyatakan pengertian prosedur adalah sebagai berikut :
commit to user
Moekijat ( 1975 : 212 ) juga menyatakan bahwa prosedur sebagai serangkaian dari
tugas-tugas yang saling berhubungan, yang merupakan urutan secara chronologis
(menurut waktu) dan cara tertentu untuk melaksanakan pekerjaan yang harus
diselesaikan. Urutan secara chronologis dari tugas-tugas ini merupakan ciri dari setiap
prosedur. Biasanya suatu prosedur meliputi bagaimana, bilamana, dan oleh siapa
masing-masing tugas harus dilakukan. Prosedur memiliki sifat ( hakekat ) antara lain
adalah sebagai berikut :
a. Prosedur-prosedur terdapat dalam setiap bagian dari suatu perusahaan; prosedur
merupakan salah satu macam rencana yang penting.
b. Prosedur-prosedur biasanya dipandang sebagai penerapan dari pekerjaan yang
sifatnya berulang.
c. Diberikan batas-batas waktu pada setiap langkah dari suatu prosedur guna
menjamin agar hasil akhir dicapai seperti yang diinginkan.
Kebijakan dilaksanakan dengan pedoman-pedoman yang lebih terperinci. Suatu
prosedur memberikan sejumlah intruksi yang terperinci untuk pelaksanaan
serangkaian kegiatan yang terjadi secara teratur. Intruksi-intruksi terperinci ini
mengarahkan para karyawan dalam pelaksanaan tugas-tugas dan membantu untuk
menjamin pendekatan yang konsisten pada situasi tertentu.
Untuk itu diperlukan pula prosedur yang baik, adapun ciri-ciri prosedur yang baik
adalah sebagai berikut :
a. Prosedur harus didasarkan atas fakta-fakta yang cukup dari situasi tertentu,
tidak didasarkan atas dugaan-dugaan atau keinginan-keinginan.
b. Suatu prosedur harus memiliki stabilitas, akan tetapi masih pula memiliki
fleksibilitas.
c. Prosedur harus selalu mengikuti perkembangan jaman ( up to date ).
Dari berbagai definisi tentang prosedur di atas maka dapat disimpulkan bahwa
prosedur merupakan suatu bentuk rencana yang berkaitan dengan penetapan cara
bertindak dan berlaku untuk kegiatannya pada masa yang akan datang. Ketetapan ini
dipakai sebagai pedoman dalam pelaksanaan kegiatan yang telah ditetapkan dalam
proses perencanaan. Dikatakan sebagai pedoman karena dalam prosedur menguraikan
cara yang tepat untuk menyelesaikan pekerjaan tersebut serta urutan dari kegiatan itu
commit to user
langkah. Sebuah prosedur agar dapat dipastikan bahwa masing-masing tugas maupun
hasil akhir dapat dilaksanakan. Prosedur juga tidak dapat berdiri sendiri dan berjalan
sendiri melainkan dijalankan oleh orang-orang sebagai pelaksana prosedur. Peranan
tenaga kerja merupakan sumber terpenting yang dimiliki organisasi. Akan tetapi,
adanya itu semua tanpa didukung dengan sarana dan prasarana kerja maka pekerjaan
tidak dapat berjalan.
2. Pengertian Pengadaan Bahan Baku Produksi a. Pengertian Pengadaan
Pengadaan barang-barang materiil (bahan baku) merupakan standarisasi mutlak
yang harus dilaksanakan dalam pelaksanaan pekerjaan, juga dalam rangka
penghematan pengeluaran dana pada suatu perusahaan khususnya untuk pembelian
bahan baku, oleh karena itu hendaknya setiap kegiatan pengadaan dilakukan secara
sadar untuk terlaksananya suatu tujuan yang sistematis dan rasional, sehingga
mendapat perhitungan-perhitungan yang diperlukan sesuai dengan usaha dan tujuan
yang ingin dicapai.
Adrian Sutedi (2009 : 1) menyatakan Pengadaan barang dan jasa pada hakekatnya
merupakan upaya pihak pengguna untuk mendapatkan atau mewujudkan barang dan
jasa yang diinginkannya dengan menggunakan metode dan prosedur tertentu agar
mencapai kesepakatan harga, waktu, dan kesepakatan lainnya.
Pengadaan juga diartikan sebagai berikut :
“Sebagai suatu aktiva yang meliputi barang-barang milik perusahaan dengan maksud untuk dijual dalam suatu periode usaha tertentu, atau pengadaan barang- barang yang masih dalam pengerjaan atau proses produksi, ataupun pengadaan bahan baku yang menunggu penggunaannya dalam suatu proses produksi. Jadi pengadaan merupakan sejumlah bahan-bahan, bagian-bagian yang disediakan dan bahan-bahan dalam proses yang terdapat dalam perusahaan untuk proses produksi, serta barang-barang jadi atau produk yang disediakan untuk memenuhi permintaan dari konsumen atau langganan untuk setiap waktu”. ( Freddy Rangkuti, 1998 : 1 )
Adrian Sutedi (2009 : 1-2), juga menyatakan bahwa metode yang digunakan
dalam pengadaan barang dan jasa adalah dengan cara tawar-menawar antara pihak
penyedia barang dengan pihak pengguna, sehingga terjadi kesepakatan diantara kedua
commit to user
antara lain yaitu :
1. Pengadaan barang dengan cara lelang
Yaitu dengan cara pihak pengguna menyampaikan daftar barang yang akan dibeli
tidak hanya pada satu suplier saja tetapi pada beberapa suplier sehingga pihak
pembeli dapat memilih harga penawaran yang paling murah yang diberikan oleh
pihak penyedia.
2. Pengadaan barang dengan cara pemesanan
Yaitu dengan cara pihak pengguna memesan barang bergerak atau barang tidak
bergerak dengan memberikan daftar barang kepada satu penyedia barang yang
kemudian terjadi tawar-menawar harga barang yang dipesan antara pihak
pengguna dengan pihak penyedia barang hingga terjadi kesepakatan diantara
kedua belah pihak.
Pengadaan barang dan jasa pada hakikatnya merupakan upaya pihak pengguna
untuk mendapatkan atau mewujudkan barang dan jasa yang diinginkannya, dengan
menggunakan prosedur dan proses tertentu agar dicapai kesepakatan harga, waktu dan
kesepakatan lainnya. Agar hakekat pengadaan barang dan jasa tersebut dapat
dilaksanakan sebaik-baiknya, maka kedua belah pihak yaitu pihak pengguna dan
pihak penyedia haruslah selalu berpedoman pada filosofi pengadaan barang dan jasa,
tunduk kepada etika dan norma pengadaan barang dan jasa yang baku. Filosofi
pengadaan barang dan jasa adalah upaya untuk mendapatkan barang dan jasa yang
diinginkan yang dilakukan atas dasar pemikiran yang logis dan sistematis, mengikuti
norma dan etika yang berlaku berdasarkan prosedur dan proses pengadaan yang baku.
Adrian Sutedi ( 2009 : 10-11), menyatakan adapun etika pengadaan barang dan
jasa sebagaimana diatur dalam Keppres No 80 Tahun 2003 Pasal 5 butir a sampai
dengan h, adalah sebagai berikut :
a. Melaksanakan tugas secara tertib, disertai tanggung jawab untuk mencapai sasaran
kelancaran dan ketetapan tercapainya tujuan pengadaan barang dan jasa.
b. Bekerja secara profesional dan mandiri berdasarkan kejujuran, serta menjaga
kerahasiaan dokumen pengadaan barang dan jasa yang seharusnya dirahasiakan
untuk mencegah terjadinya penyimpangan dalam pengadaan barang dan jasa.
c. Tidak saling mempengaruhi baik langsung maupun tidak langsung untuk
commit to user
d. Menerima dan bertanggungjawab atas segala keputusan yang ditetapkan sesuai
dengan kesepakatan para pihak.
e. Menghindari dan mencegah terjadinya pertentangan kepentingan para pihak
terkait, langsung maupun tidak langsung dalam proses pengadaan barang dan jasa.
f. Menghindari dan mencegah terjadinya pemborosan dan kebocoran keuangan
negara dalam pengadaan barang dan jasa.
g. Menghindari dan mencegah penyalahgunaan wewenang (seperti kolusi) dengan
tujuan untuk keuntungan pribadi, golongan atau pihak lain yang secara langsung
atau tidak langsung merugikan keuangan negara.
h. Tidak menerima, tidak menawarkan atau tidak menjanjikan untuk memberi atau
menerima hadiah, imbalan berupa apa saja kepada siapa pun yang diketahui atau
patut diduga berkaitan dengan pengadaan barang dan jasa.
Dari uruaian di atas dapat disimpulkan bahwa semua perbuatan yang tidak patut
dilakukan dan sangat bertentangan dengan etika pengadaan apabila salah satu pihak
atau keduanya bersama-sama melakukan kecurangan seperti korupsi atau kolusi.
Karena dalam pengadaan barang dan jasa menjadi titik yang rawan terjadinya
kecurangan. Upaya yang dapat dilakukan untuk menghindari hal tersebut dengan cara
penyempurnaan peraturan, meningkatkan profesionalisme para pelaku pengadaan dan
meningkatkan pengawasan.
Adrian Sutedi (2009 : 12) juga menyatakan agar tujuan pengadaan barang dan
jasa dapat tercapai dengan baik, maka harus dilaksanakan berdasarkan prinsip-prisip
pengadaan barang dan jasa. Hal ini sesuai dengan ketentuan dalam Keppres No 80
Tahun 2003 pasal 3 huruf a sampai f, adalah sebagai berikut :
a. Efisien
Prinsip efisien berarti pengadaan barang dan jasa harus diusahakan dengan
menggunakan dana dan daya terbatas untuk mencapai sasaran yang ditetapkan
dalam waktu sesingkat-singkatnya dan dapat dipertanggungjawabkan.
b. Efektif
Pengadaan barang dan jasa haruslah didasarkan pada kebutuhan yang telah
ditetapkan (sasaran yang ingin dicapai) dan dapat memberikan manfaat yang
commit to user
c. Persaingan Sehat
Memberi kesempatan kepada semua penyedia barang dan jasa yang setara dan
memenuhi persyaratan sesuai ketentuan, untuk menawarkan barang dan jasa
berdasarkan etika dan norma pengadaan yang berlaku, dan tidak ada kecurangan.
d. Terbuka ( Transparansi )
Yaitu memberikan semua informasi dan ketentuan mengenai pengadaan barang
dan jasa, termasuk syarat teknis administrasi pengadaan, tata cara evaluasi, hasil
evaluasi, penetapan calon penyedia barang dan jasa, yang sifatnya terbuka kepada
semua penyedia barang dan jasa.
e. Tidak Diskriminatif (Adil)
Yaitu pemberian perlakuan yang sama kepada semua calon penyedia barang dan
jasa yang berminat mengikuti pengadaan barang dan jasa, tidak mengarah untuk
memberi keuntungan kepada pihak tertentu dengan cara dan/ atau alasan apapun.
f. Akuntabilitas
Yaitu pertanggungjawaban pelaksanaan pengadaan barang dan jasa (laporan)
kepada para pihak yang terkait dan masyarakat berdasarkan etika, norma dan
peraturan yang berlaku. Dalam arti pengadaan barang dan jasa harus mencapai
sasaran baik secara fisik, maupun keuangannya.
Pada prinsipnya pengadaan mempermudah atau memperlancar jalannya operasi
perusahaan, yang harus dilakukan secara berturut-turut untuk memproduksi
barang-barang, serta selanjutnya menyampaikannya kepada para langganan atau konsumen.
Indriyo Gitosudarmo (1988 : 141-143) menyatakan bahwa pengadaan material
(bahan baku) yang teratur akan membawa akibat-akibat yang positif. Oleh karena itu,
perlu diusahakan agar pembelian bahan yang dibutuhkan tersebut dapat dibeli secara
teratur. Apabila penggunaan bahan dalam perusahaan dilaksanakan secara teratur,
maka pengaturan pembelian bahan baku akan lebih mudah dengan mengikuti
penggunaan bahan saja. Apabila penggunaan bahan tidak teratur, maka metode
pembelian bahan yang secara teratur harus diikuti dengan usaha penyediaan yang lain
untuk menjaga ketidakteraturan penggunaan tersebut. Pengadaan material (bahan
baku) secara teratur dan ekonomis akan membawa akibat positif bagi perusahaan
commit to user
a. Hubungan dengan suplier bahan baku dapat berlangsung secara berkesinambungan
(continue). Hal ini akan menimbulkan ketepatan penyerahan bahan baku dan mutu
bahan tidak akan terabaikan.
b. Harga bahan baku yang dipesan dapat diusahakan lebih rendah atau lebih murah
dari perusahaan lain, karena sifat kesinambungan yang terus-menerus atas pesanan
tersebut akan menarik minat supplier untuk melayani meskipun dengan harga yang
sedikit rendah.
c. Pengurusan pembelian bahan baku juga lebih mudah karena menjadi bersifat rutin,
sehingga tidak banyak menghabiskan waktu.
Sofjan Asauri (1999 : 159) menyatakan bahwa dalam setiap proses produksi, suatu
perusahaan harus mempunyai kemampuan untuk dapat menggunakan sumber-sumber
dalam perusahaan sebanding dalam bahan-bahan dan jasa-jasa yang akan diolah
menjadi produk. Dengan demikian terlihat bahwa banyaknya bahan-bahan yang
disediakan akan menentukan besarnya penggunaan sumber-sumber di dalam
perusahaan tersebut, demikian pula dengan kelancarannya. Berhasilnya pembelian
yang dilakukan perusahaan itu adalah merupakan kemampuan perusahaan tersbut
dalam pengadaan bahan-bahan dan jasa-jasa dengan biaya yang rendah dan sesuai
dengan tujuan yang ingin dicapai seperti kualitas, penyerahan dan pelayanan
( service ) yang diinginkan.
Tugas dan Tanggung jawab bagian pembelian (pengadaan barang) berbeda pada
setiap perusahaan tergantung pada luasnya aktivitas yang dilakukan yang dipengaruhi
oleh operasi ekonomis dari perusahaan tersebut. Tetapi yang jelas bahwa bahan-bahan
harus dibeli sebelum dapat diproduksi. Oleh karena itu, perlu adanya kegiatan
pembelian (pengadaan bahan baku).
Sofjan Asauri (1999 : 162) menyatakan adapun tanggung jawab bagian pengadaan
bahan baku antara lain adalah :
a. Bertanggung jawab atas pelaksanaan pembelian bahan baku agar rencana
operasi dapat terpenuhi dan pembelian bahan-bahan tersebut pada tingkat harga
dimana perusahaan akan mampu bersaing dalam memasarkan produknya.
b. Bertanggung jawab atas usaha-usaha untuk dapat mengikuti perkembangan
commit to user
perkembangan dalam desain, harga dan faktor-faktor lain yang dapat
mempengaruhi produk perusahaan, harga dan desainnya.
c. Bertanggung jawab untuk meminimalisasi investasi atau meningkatkan
perputaran ( turn over ) bahan, yaitu dengan penentuan skedul arus bahan ke
dalam pabrik dalam jumlah yang cukup untuk memenuhi kebutuhan produksi.
d. Bertanggung jawab atas kegiatan penelitian dengan menyelidiki data dan
perkembangan pasar, perbedaan sumber-sumber penawaran ( supply ) dan
memeriksa pabrik suplier untuk kapasitasnya dan kemampuan untuk
mengetahui kebutuhan-kebutuhan perusahaan.
e. Sebagai tambahan, kadang bertanggung jawab atas pemeliharaan bahan-bahan
yang dibeli setelah diterima. Yaitu pekerjaan-pekerjaan di gudang pabrik.
Dari beberapa pendapat diatas dapat disimpulkan bahwa yang dimaksud dengan
pengadaan adalah Pengadaan dapat diartikan sebagai segala aktivitas atau kegiatan
untuk memenuhi kebutuhan bahan untuk kelancaran proses produksi yang dalam
pelaksanaan pengadaan tersebut berdasarkan peraturan yang berlaku dan jumlah,
kualitas yang tepat dengan harga yang menguntungkan bagi perusahaan.
Muhammad Ichram Mukmin, SH ( 1992 : 68 ), mendefinisikan “pengadaaan”
adalah sebagai berikut :“Segala usaha dan kegiatan untuk memenuhi kebutuhan
terhadap barang dan jasa dalam batas peraturan perundang – undangan yang berlaku”.
Muhammad Ichram Mukmin, SH ( 1992 : 72 ) juga mengemukakan cara dalam
pengadaan barang antara lain sebagai berikut :
1. Pembelian
2. Penyewaan
3. Peminjaman
4. Pemberian atau Hibah
5. Penukaran atau Barter
6. Pembuatan
7. Sewa – Beli
commit to user
Donald J. Bowersox ( 1995 : 924 ), menyatakan bahwa pada perusahaan
manufaktur, aspek pengadaan bahan mentah atau barang yang berkenaan dengan
pembelian ( Procurement ). Bahan mentah (bahan baku) merupakan satu-satunya
biaya terbesar dari perusahaan yang membuat barang-barang. Oleh karena itu, perlu
berhati-hati sekali untuk menjamin agar pengadaan (pembelian) itu memenuhi
spesifikasi kwalitas dan dilaksanakan dengan total biaya yang serendah mengkin.
Aktivitas-aktivitas pengadaan bahan baku/material untuk memenuhi kebutuhan
barang meliputi :
1. Perencanaan Kebutuhan Material yang akan dipesan.
Donald J. Bowersox ( 1995 : 211 ), menyatakan Perencanaan pengadaan
sangat menentukan bagi operasi pembuatan (manufactur operations). Kekurangan
bahan mentah ( bahan baku ) dapat menghentikan produksi atau merubah jadwal
produksi, yang pada gilirannya akan meningkatkan ongkos dan kemungkinan akan
menyebabkan kekurangan produk jadi. Kelebihan persediaanpun dapat pula
menimbulkan masalah. Kelebihan persediaan bahan mentah akan meningkatkan
biaya dan menurunkan laba ( profitability ) melalui meningkatnya biaya
pergudangan, keterikatan modal, kerusakan dan lain sebagainya.
Freddy Rangkuti, menyatakan bahwa Perencanaan Kebutuhan Material adalah “suatu perencanaan dan penjadwalan kebutuhan material untuk produksi yang memerlukan beberapa tahapan proses/fase atau dengan kata lain adalah suatu rencana produksi untuk sejumlah produk jadi yang diterjemahkan ke bahan mentah ( komponen ) yang dibutuhkan dengan menggunakan waktu tenggang, sehingga dapat ditentukan kapan dan berapa banyak yang dipesan untuk masing-masing komponen suatu produk yang akan dibuat.” ( 1992 : 140 )
Muhammad Ichram Mukmin ( 1992 : 78 ), menyatakan beberapa
masalah-masalah pokok yang harus diperhatikan dalam perencanaan kebutuhan yaitu :
a. Apa yang dibutuhkan ( What )
b. Berapa yang dibutuhkan ( How Many )
c. Berapa harga yang dibutuhkan (How Much )
d. Kapan dibutuhkan ( When )
e. Dimana dibutuhkan ( Where )
f. Siapa yang mengadakan dan siapa yang menggunakan ( Who )
commit to user
Yolanda M. Siagian ( 2005 : 195 ), menyatakan syarat-syarat merencanakan
kebutuhan, aliran material diatur melalui urutan dari panjangnya waktu yang
dibutuhkan sejak dilakukan pemesanan dari kebutuhan yang ada. Dalam
perencanaan kebutuhan, ada beberapa langkah yaitu :
a. Penjadwalan yang lebih spesifik tentang apa yang akan dibuat dan kapan
pembuatannya.
b. Spesifikasi material yaitu daftar material dan komponen secara lengkap, baik
jenis dan jumlah setiap item untuk membuat satu unit produk.
c. Keakuratan data tentang ketersediaan inventory, persediaan apa saja yang
sekarang tersedia.
d. Pesanan pembelian yang tengah dilakukan ( apa saja yang sedang dipesan
saat ini )
e. Waktu yang dibutuhkan dari saat pemesanan sampai dengan barang diterima.
2. Pencarian Informasi Harga dan Supplier
Bagian yang bertugas dalam pembelian barang berkewajiban mengadakan atau
membeli terhadap barang yang dibutuhkan baik mengenai jumlah, jenis maupun
mutunya. Kegiatan ini bertujuan untuk mengumpulkan data dan informasi dalam
penyusunan rencana kerja pengadaan.
Sri Mulyani ( 2003 : 7) menyatakan, Data dan informasi yang harus
dikumpulkan dalam prencanaan antara lain :
a. Mutu dan kualitas barang ( komponen ).
b. Mendapatkan keterangan-keterangan mengenai perkembangan baru atas
barang-barang.
c. Mempertimbangkan semua bagi barang-barang sampai barang itu siap untuk
digunakan.
Freddy Rangkuti ( 1998 : 142 ), menyatakan data atau informasi yang
diperoleh menjadi landasan atau memberikan informasi tentang pengadaan
bahan baku seperti :
a. Kapan kita mendapat kiriman barang.
b. Berapa jangka waktu pengiriman barang.
commit to user
3. Pembelian Barang
Freddy Rangkuti ( 1998 : 112), menyatakan bahwa seluruh pengadaan bahan
baku dalam suatu perusahaan dilaksanakan oleh Bagian / Devisi pembelian. Untuk
memperoleh laporan pertanggungjawaban yang lengkap mengenai penggunaan
seluruh bahan-bahan yang dibeli, diperlukan prosedur yang sistematis. Sehingga
proses pembelian, pemakaian maupun pemanfaatannya dapat dilaksanakan secara
cepat dan optimal.
Sukanto Reksohadiprojo ( 1993 : 190 ), menyatakan Bagian pembelian
bertanggung jawab antara lain :
a. Atas pembelian bahan agar rencana operasi dapat dipenuhi secara efisien.
b. Atas usaha untuk mengikuti perkembangan perkembangan bahan baku yang
lebih menguntungkan, misalnya dalam hal desain dan harga.
c. Untuk meminimumkan investasi atau meningkatkan perputaran bahan baku
dengan cara penentuan skedul atus bahan ke dalam pabrik yang tepat.
d. Untuk memelihara bahan yang telah dibeli, sekaligus bertanggung jawab atas
persedian bahan dalam pengedaliannya.
Secara umum tugas bagian pembelian ada dua yaitu :
a. Melaksanakan pembelian bahan atau barang untuk penggantian dan
penambahan fasilitas produksi.
b. Pembelian bahan baku perusahaan.
Matz ( 1989 : 294 ) menyatakan dalam bukunya Freddy Rangkuti ( 1998 : 113 ),
sistematika prosedur pengadaan barang dapat dilihat pada Gambar 2.1 Berdasarkan
gambar tersebut di atas, proses pembelian dimulai dari Departemen Pembelian yang
tugasnya adalah :
1. Menerima surat permintaan pembelian bahan
2. Mencari informasi mengenai harga, jumlah, sumber penjual, jadwal penyerahan
dan sebagainya.
3. Mengeluarkan surat permintaan pembelian kepada enam Devisi / Departemen.
commit to user
Gambar 2.1
Bagan Prosedur Pengadaan Bahan Baku
Sumber Data : Freddy Rangkuti. 1989. Manajemen Persediaan. Hal : 295
Freddy Rangkuti (1998 : 113-114), menyatakan bahwa prosedur pengadaan bahan
tersebut di atas, harus diketahui oleh semua departemen dengan dilengkapi
formulir-formulir yang formatnya telah dibakukan dan disetujui bersama. Formulir-formulir-formulir
tersebut adalah :
1. Surat Permintaan Pembelian ( Purchase Requisition )
Surat permintaan ini berasal dari :
a. Bagian Gudang
b. Pemegang buku besar bahan
Surat Permintaan
Bahan
commit to user
c. Supervisor / Penyelia dari departemen penelitian, engineering dan
sebagainya.
d. Semua pihak yang terlibat di dlam pemakaian bahan.
2. Pemesanan Pembelian ( Purchase Order )
Pesanan pembelian ini ditandatangani oleh pejabat departemen pembelian
untuk memberikan wewenang secara tertulis kepada supplier untuk
menyediakan sejumlah barang tertentu yang dipesan sesuai dengan
persyaratan yang telah disepakati ( jumlah, spesifikasi, jadwal pengiriman,
harga ).
3. Laporan Penerimaan
Laporan penerimaan ini berisi tentang, nomor pemesanan pembelian, nama
supplier. Perincian mengenai transportasi, jumlah, dan jenis barang yang
diterima. Laporan penerimaan ini harus ditandatangani oleh Departemen
Pemeriksaan.
4. Persetujuan Faktur
Pada umumnya faktur diterima bersamaan dengan datangnya barang
pesanan di Departemen penerimaan. Selanjutnya setelah barang diperiksa
sesuai dengan laporan penerimaan barang, maka berkas-berkas ini
dikirimkan ke Departemen Akuntansi, sebagai laporan penerimaan dan
pemeriksaan barang yang telah disetujui, dengan menyiapkan bukti
pembukuan (voucher). Data voucher ini dimasukan ke dalam jurnal
pembelian dan kemudian ke dalam buku tambahan. Kemudian data ini
dicatat ke dalam jurnal pembayaran kas menurut tanggal pembayaran.
Voucher asli dan dua lembar salinan dikirim ke bendahara untuk
pengeluaran cek. Bendahara mengirimkan cek dan voucher asli kepada
supplier.
4. Penerimaan Barang
Sri Mulyani (2003 : 9), menyatakan setalah penyiapan pembelian selesai,
langkah selanjutnya adalah menunjukan bukti-bukti atau surat pembelian kepada
Departemen pembelian kemudian barang akan diterima dan disimpan di gudang.
Setelah dicek dan diteliti terlebih dahulu bahwa barang tersebut, bahwa barang
commit to user
Apabila penerimaan barang dinyatakan sah maka perlu diselesaikan
pembayarannya. Pelaksanaan pembayaran yang dilakukan dengan memperhatikan
hal-hal sebagai berikut :
a. Kwitansi Penagihan: barang yang telah diterima dan dinyatakan sah, diajukan
kepada kepala pengadaan dilampiri dengan :
1. Surat perjanjian atau pesanan barang
2. Berita acara penerimaan barang yang telah ditandatangani oleh kepala
gudang ( petugas yang telah ditunjuk secara tertulis ) lengkap dengan
dokumen-dokumennya.
b. Kwitansi penagihan hanya boleh dibayar jika ditandatangani oleh pejabat
terkait (staff yang telah ditunjuk )
Pengadaan merupakan segala upaya dan usaha yang dilakukan oleh organisasi
untuk memenuhi ketersediaan barang dan jasa yang dibutuhkan dalam proses
produksi menjadi produk jadi untuk dijual kepada masyarakat yang membutuhkan dan
untuk memenuhi permintaan konsumen.
b. Pengertian Bahan Baku Produksi
Bahan baku merupakan faktor penting dalam perusahaan karena digunakan untuk
membuat barang jadi. Mulyadi (1986 : 118) menyatakan bahan baku merupakan
Bahan yang membentuk bagian integral produk jadi. Bahan baku yang diolah dalam
perusahaan manufaktur dapat diperoleh dari pembelian lokal, pembelian import atau
dari pengolahan sendiri.
Bahan baku bagi perusahaan sangatlah dibutuhkan dalam kegiatan proses
produksi, karena bahan baku akan diolah menjadi produk jadi. Untuk itu dalam
pemilihan bahan baku harus benar-benar diperhatikan, karena mempengaruhi faktor
kuantitas kualitas produk. Jika bahan baku yang diperoleh memiliki kuantitas dan
kualitas yang baik maka akan memperlancar kegiatan proses produksi dan perusahaan
akan mampu menghasilkan produk dengan mutu yang memuaskan. Bahan baku yang
diadakan dalam suatu perusahaan terdiri dari macam antara lain sebagai berikut :
a. Bahan baku langsung
Adalah semua bahan baku yang membentuk bagian integral dari produk jadi dan
dimasukan secara eksplisit dalam perhitungan biaya produksi. Contoh dari bahan
commit to user
membuat kain.
b. Bahan Tidak Langsung
Adalah bahan baku yang diperlukan untuk menyelesaikan suatu produk tetapi tidak
diklasifikasikan sebagai bahan baku langsung karena bahan baku tersebut tidak
secara langsung tampak pada barang jadi yang dihasilkan.
(http://id.shvoong.com/writing-and-speaking/presenting/2061544-pengertian-bahan-baku-dan-jenis/ selasa, 3/4/2012, pukul 10:23)
Pamor Riang Nugroho dan Domiri Suramihardja ( 1980 : 61 ), menyatakan
produksi ialah menambah nilai guna dari barang, baik barang tersebut berupa benda
maupun jasa, sehingga dapat memenuhi kebutuhan manusia dengan cara yang paling
efisien. Pada umunya perusahaan menginginkan suatu pola produksi yang konstan,
karena akan memudahkan pengurusan baik pengurusan bahan baku, tenaga kerja,
maupun hal-hal lainya yang menunjang proses produksi.
Ehud Menipaz menyatakan definisi produksi yang telah diterjemahkan oleh
Atmaji, yang mengartikan bahwa sebagai berikut :
“Produksi ( production ) adalah merupakan karakteristik utama dari sesuatu yang diciptakan secara pisik, contoh, output terdiri dari barang yang membedakan secara pisik (dalam bentuk, isi, dan lain-lain) dari bahan-bahan yang merupakan input dalam sistem operasi. Dan juga dapat diartikan produksi merupakan hasil dari beberapa perubahan pisik, atau merubah bentuk (form) dari sumber-sumber yang tersedia”. (1988 : 3)
Sumarni dan John Soeprihanto ( 1998 : 205) menyatakan bahwa produksi yaitu
semua kegiatan untuk menciptakan dan menambah kegunaan suatu barang atau jasa
dengan memanfaatkan faktor-faktor produksi yang tersedia.
Dari beberapa definisi di atas dapat diambil kesimpulan bahwa Bahan Baku
Produksi adalah semua komponen dan bahan langsung yang dibeli untuk
menghasilkan produk akhir dalam upaya atau kegiatan produksi agar menambah nilai
pada suatu barang. Dengan demikian dapat ditarik kesimpulan bahwa prosedur
pengadaan bahan baku produksi adalah sebagai berikut : Suatu upaya-upaya dari
bagian kekayaan perusahaan dalam bentuk pengadaan bahan mentah (bahan
baku/materiil) yang digunakan dalam rangkaian proses produksi untuk diolah menjadi
barang setengah jadi maupun barang jadi, yang dalam hal ini dapat berupa barang atau
commit to user
BAB III
METODOLOGI PENGAMATAN
A. Lokasi Pengamatan
Pengamatan mengambil obyek berlokasi di PT. Kusumahadi Santosa Jaten,
Karanganyar adalah perusahaan yang bergerak di bidang industri tekstil yang
mengolah benang menjadi kain. Maka penulis mengambil judul “Prosedur Pengadaan
Bahan Baku Produksi”. Dipilihnya perusahaan ini sebagai tempat pengamatan dengan
pertimbangan yang mana perusahaan tersebut merupakan perusahaan besar yang
produknya sangat berkualitas. Dan juga penulis ingin mengatahui lebih mendalam
tentang prosedur pengadaan bahan baku di perusahaan tersebut.
B. Jenis Pengamatan
Pengamatan ini merupakan pengamatan deskriptif kualitatif yaitu pengamatan
yang bertujuan untuk mendeskripsikan dan menafsirkan secara cermat dan sistematis
mengenai kegiatan pengadaan bahan baku produksi yang dapat berbentuk kata,
kalimat, atau gambar. Pengamatan ini sebagai proses pemecahan masalah yang
diamati dengan melukiskan keadaan obyek atau peristiwa yang terjadi di tempat
magang berdasarkan fenomena-fenomena yang terlihat oleh penulis.
C. Sumber Data
Sumber data merupakan ketetapan memilih dan menentukan kekayaan data atau
informasi yang diperoleh penulis. Informasi tersebut akan dikaji dari beragam sumber
data yang akan dimanfaatkan dalam pengamatan ini meliputi :
1. Narasumber ( Informan )
Informan atau narasumber sebagai individu yang memiliki informasinya. Penulis
memilih informan untuk memperoleh informasi yang lebih akurat mengenai
pengadaan bahan baku, pihak-pihak yang menjadi informan dalam pengamatan
ini yaitu Manager Logistik, Kepala Seksi Pengadaan, staff-staf Bagian Logistik
commit to user
2. Dokumen dan Arsip
Dokumen dan Arsip yaitu bahan tertulis yang berhubungan dengan
peristiwa/aktivitas dalam pengadaan bahan baku dari yang tertulis sederhana
sampai yang lebih lengkap dan kompleks. Pengamatan ini bermaksud untuk
menggambarkan fenomena yang ada dengan menganalisis dan menyajikan fakta
secara sistematis. Data yang diperoleh dari pengamatan ini yaitu dokumen tentang
prosedur pengadaan bahan baku, catatan-catatan peristiwa/aktivitas dan
dokumen-dokumen yang digunakan dalam prosedur pengadaan bahan baku seperti Pesanan
Pembelian, surat penawaran harga dan dokumen-dokumen yang menunjang dalam
pembuatan Tugas Akhir ini.
D. Teknik Pengumpulan Data
Sesuai dengan jenis pengamatan deskriptif kualitatif teknik pengumpulan data
yang digunakan untuk mendapatkan data yang diperlukan menggunakan metode :
1. Wawancara
Wawancara dilakukan untuk mengumpulkan data atau informasi melalui
komunikasi secara langsung dengan responden dalam hal ini bisa staff Bagian
Logistik. Wawancara dilakukan dengan mengajukan pertanyaan-pertanyaan yang
diperlukan, dirancang dan disusun terlebih dahulu yang ditujukan pada staff
pengadaan bahan baku, digunakan untuk memperoleh data tentang prosedur
pengadaan bahan baku produksi.
2. Observasi
Penulis menggunakan observasi langsung dengan mengamati semua kegiatan
atau keadaan dimana penulis atau observer berada di dalam situasi yang diamati
yaitu pada bagian logistik ( pengadaan ) di PT. Kusumahadi Santosa. Dalam
observasi langsung penulis berperan dalam proses pengadaan bahan baku untuk
mengumpulkan data tentang prosedur pengadaan bahan baku produksi.
3. Studi Kepustakaan
Penulis mempelajari dan mengutip dari buku-buku yang berkaitan dengan
permasalahan obyek tentang prosedur pengadaan bahan baku produksi yang dapat
commit to user
E. Teknik Analisis Data
H. B. Sutopo ( 2006 : 113-116 ), mengemukakan tiga teknik analisa data
dalam melakukan pengamatan yang harus dipahami oleh penulis, antara lain :
a. Reduksi data
Setelah semua data pengamatan telah terkumpul, maka dilaksanakan reduksi data.
Kegiatan ini dimaksudkan agar data yang telah penulis peroleh dari pengamatan
seperti catatan-catatan dari hasil wawancara, catatan dari aktivitas/kegiatan, dan
dari dokumen atau arsip yang berkaitan dengan pengadaan bahan baku dapat
diartikan secara jelas. Data-data yang ada tersebut disederhanakan dan difokuskan
pada topik/masalah yang akan dibahas. Yang dimulai dari pengambilan keputusan
tentang kerangka kerja konseptual, pemilihan masalah, membuat catatan singkat
dan menentukan batas masalah.
b. Sajian data
Menyajikan data dalam rangkaian deskripsi yang berbentuk narasi yang disusun
berdasarkan pada rumusan masalah yang telah dirumuskan dalam reduksi data.
Sajian ini berupa rangkaian kalimat yang disusun secara logis dan sistematis.
Sehingga akan mudah dipahami mengenai berbagai hal yang terjadi untuk
menceritakan dan menjawab permasalahan dari setiap pengamatan.
c. Penarikan kesimpulan
Penulis melakukan penarikan kesimpulan dari data yang telah disajikan setelah
diverifikasi selama pengamatan berlangsung dengan maksud menguji kebenaran
dan kecocokannya yang merupakan validitasnya. Sehingga kesimpulan yang
semula belum jelas, kemudian akan meningkat menjadi lebih rinci dan mengakar
commit to user
BAB IV
DESKRIPSI PERUSAHAAN / INSTANSI
A. SEJARAH PT. KUSUMAHADI SANTOSA
PT. Kusumahadi Santosa didirikan pada tanggal 14 Mei 1980 yang berlokasi
di Jalan Solo-Tawangmangu Km 9,5 Jaten, Karanganyar, Surakarta. PT. Kusumahadi
Santosa merupakan anak perusahaan dari PT. Danar Hadi Santosa. PT. Danar Hadi
Santosa bergerak dalam bidang garment khusus batik. Kemudian untuk pemasukan
bahan baku yang berupa kain “Cambric” di pasok dari perusahaan-perusahaan lain
batik lokal maupun batik luar negeri. PT. Danar Hadi Santosa berkembang sangat
pesat dari tahun ke tahun, sehingga dalam rangka menghemat pemasokan bahan baku
dilakukan exspansi dengan mendirikan anak perusahaan yang bergerak dalam bidang
tekstil, khususnya membuat kain atau weaving yaitu proses produksi dari benang
menjadi kain atau cambric. Maka terbentuklah PT. Kusumahadi Santosa yang
bergerak dalam bidang industri tekstil.
PT. Kusumahadi Santosa didirikan berdasarkan Akte Notaris Maria Theresia
Budi Santosa serta Surat Keputusan No. YA 5/287/4 Tanggal 14 Mei 1980. Sejak
berdirinya perusahaan ini sudah berbentuk badan hukum perseroan terbatas atau
bersifat penanaman modal dalam negeri (PMDN), dengan dasar hukumnya
berdasarkan UU No. 6 tahun 1986 tentang PMDN. Perusahaan ini merupakan
perusahaan yang bergerak dalam bidang industri tekstil, dan dalam hal ini proses
produksi terdiri dari weaving, finishing, printing, dyeing. Produk yang dihasilkan
adalah kain rayon dan kain katun.
Pada tanggal 21 September 1983 perusahaan tekstil PT. Kusumahadi Santosa
di Jaten, Karanganyar, Surakarta diresmikan oleh Menteri Tenaga Kerja RI Bapak
Soedomo. Selain itu juga dilengkapi ijin lokasi 530/370/1981 tanggal 14 November
1981 oleh PEMDA, IMB No. 647.1/30 tanggal 23 Mei 1981 oleh PEMDA, HO No.
530/170/1994 tanggal 22 November 1994 oleh PEMDA, Usaha Industri No.
64/T/INDUSTRI/1994 tanggal 25 Januari 1994 oleh BKPPNP Jawa Tengah,
pengambilan air No. 1247/1011/DGT/1995 tanggal 8 April 1995 oleh BKMD Jawa
commit to user
Sejarah berdirinya PT. Kusumahadi Santosa tahun 1981, perusahaan ini
mengalami perkembangan dan kemajuan yang sangat pesat. Adapun fasilitas yang
dimiliki saat ini adalah :
1. Bangunan pabrik, perumahan karyawan serta fasilitasnya, bangunan kantor
dan peralatannya, koperasi karyawan, tempat olahraga dan serta
bangunan-bangunan lain sebagai sarana pelengkap bagi perusahaan.
2. Bangunan masjid sebagai sarana tempat ibadah yang tidak hanya digunakan
oleh karyawan PT. Kusumahadi Santosa saja tetapi juga untuk masyarakat
umum.
3. Sebagai bentuk kepedulian perusahaan terhadap dunia pendidikan PT.
Kusumahadi Santosa juga membangun Sekolah Dasar dan Sekolah Menengah
Tingkat Pertama untuk masyarakat umum.
4. Mesin yang ada di Departemen Finishing dengan berbagai ukuran dan
fungsinya masing -masing. Yang berjumlah enam belas mesin produksi pada
Departemen Finishing.
5. Delapan mesin di Departemen Weaving.
Dalam kemajuan perusahaan PT. Kusumahadi Santosa terus mengadakan
berbagai perluasan. Dari tahun 1985 – 1992 perluasan yang dilakukan antara lain :
1. Menambah kapasitas produksi kain tenun dan mengadakan perluasan di bidang
Printing yaitu penambahan jumlah mesin produksi.
2. Mengadakan perluasan di bidang finishing di Desa Mojolaban, Karanganyar
berdasarkan Surat Keputusan No. 27/IV/PMDN/1987 tanggal 1 Desember 1987.
3. Mengadakan perluasan di bidang dyeing di Tasikmadu berdasarkan Surat
Keputusan No. 11/PMDN/1989 tanggal 1 Desember 1987.
4. Mengadakan perluasan produksi dengan mendirikan anak perusahaan yang
bergerak dalam bidang permintaan benang atau spining. Perusahaan tersebut
adalah PT. Kusumaputra Santosa yang letaknya di sebelah utara perusahaan PT.
Kusumahadi Santosa. Produk yang dihasilkan antara lain benang rayon, katun
dan benang campuran. Perusahaan ini didirikan dengan tujuan agar dapat
memenuhi kebutuhan benang terutama untuk kebutuhan produksi di PT.
Kusumahadi Santosa. PT. Kusumahadi Santosa juga mendirikan Weaving 2 yang
commit to user
B. VISI DAN MISI PERUSAHAAN
PT. Kusumahadi Santosa di dalam memenuhi kebutuhan dan keinginan
pelanggan selalu memperhatikan pelayanan, mutu / kualitas hasil produksi serta daya
saing dengan produk lain agar produk yang dihasilkan tetap lebih unggul dibanding
dengan produk lain. Adapun visi, misi, serta sasaran mutu perusahaan adalah :
1. Visi Perusahaan
a) Meningkatkan sumber daya manusia, disiplin yang tinggi, mampu bekerja
keras menghadapi ketatnya persaingan pada usaha tekstil.
b) Meningkatkan mutu pelayanan dan menjamin pemenuhan pemesanan
pelanggan sebaik mungkin.
c) Karena hasil produksinya dinikmati oleh pasar lokal dan internasional maka
perusahaan berorientasi pada laba.
d) Mengarahkan segala sumber daya dan usaha yang disertai dengan sistem
manajemen yang tepat guna dan berdaya guna.
2. Misi Perusahaan
a) Melestarikan batik dan pengadaan bahan baku yang dibutuhkan dalam
pembuatan kain batik yang halus.
b) Menjaga dan meningkatkan kualitas dan kuantitas produksi agar dapat
memenuhi selera dan permintaan konsumen.
c) Membantu pemerintah dalam menciptakan lapangan kerja dan menunjang
pembangunan khususnya sandang untuk kebutuhan masyarakat.
3. Sasaran Mutu Perusahaan
a) Meningkatkan produktifitas.
b) Mengurangi jumlah keluhan dari pelanggan.
c) Mengurangi jumlah tuntutan ganti rugi ( Claim ) pemesanan.
d) Mencari pelanggan sebanyak mungkin.
C. LOKASI PERUSAHAAN
PT. Kusumahadi Santosa terletak di Jl. Solo – Tawangmangu KM 9,5 Jaten,
Karanganyar. Pemilihan lokasi PT. Kusumahadi Santosa sangat menguntungkan dan
commit to user
1. Faktor Geografis terdiri dari :
a. Faktor Tenaga Kerja
PT. Kusumahadi Santosa didirikan di Surakarta dengan pertimbangan bahwa
daerah ini dekat dengan pemukiman rumah penduduk yang padat, sehingga
mempermudah perusahaan dalam memperoleh tenaga kerja. Perusahaan hanya
melakukan pembinaan untuk meningkatkan kemampuan dan ketrampilan
penduduk yang direkrut.
b. Faktor Pengadaan Bahan Baku
PT. Kusumahadi Santosa yang bersebelahan dengan PT. Kusumaputra Santosa,
maka bahan baku akan benang dapat terpenuhi dengan cepat dan mudah.
Letak perusahaan yang strategis juga memungkinkan pengangkutan bahan
baku dari pemasok lain sampai tepat waktu dan sesuai kebutuhan.
c. Faktor Lingkungan Masyarakat
Dengan berdirinya perusahaan ini, maka dapat membantu pemerintah dalam
menciptakan lapangan pekerjaan dan meingkatkan penghasilan serta taraf
hidup masyarakat.
2. Faktor Ekonomis terdiri dari :
a. Faktor Pasar / Distribusi
Daerah pendistribusian produk PT. Kusumahadi Santosa meliputi pulau Jawa,
Bali dan sebagian ke Eropa. Lokasi perusahaan yang berada di tengah pulau
Jawa dan pusat produsen atau pengrajin batik, maka semakin mendukung
untuk pendistribusian hasil produksinya dengan efisien dan efektif.
b. Faktor Sumber Daya Alam
Kota Surakarta merupakan salah satu kota industri di Indonesia. Oleh karena
itu, perusahaan tidak mengalami kesulitan untuk meperoleh perijinan bahan
baku yang berupa air, tanah, tenaga listrik, dan jasa yang sangat memadai. Hal
ini sangat menguntungkan perusahaan, sehingga untuk memperluas pabrik
tidak banyak mengalami kesulitan.
c. Faktor Transportasi
Kondisi jalan yang mudah dilalui, lokasi dekat dengan jalan raya yang
strategis dapat dijangkau dengan alat transpotasi yang lazim digunakan untuk
commit to user
D. LAY OUT PERUSAHAAN
Lay out perusahaan merupakan salah satu faktor yang cukup penting untuk
menentukan keberhasilan suatu perusahaan dalam menjalankan aktifitasnya. PT.
Kusumahadi Santosa terletak di jalan Solo – Tawangmangu Km 9,5 Jaten,
Karanganyar, Surakarta.
E. STRUKTUR ORGANISASI
Struktur organisasi merupakan suatu kerangka yang menunjang dan
menunjukkan seluruh kegiatan organisasi untuk mencapai tujuan melalui strategi yang
dipilih. Struktur organisasi PT. Kusumahadi Santosa berbentuk garis, sehingga
kamunikasi ataupun jalannya laporan bertahap berdasarkan jenjang kepemimpinannya.
27
Gambar 4. 1
LAY OUT PT. KUSUMAHADI SANTOSA
28
Gambar 4. 2
STRUKTUR ORGANISASI PT. KUSUMAHADI SANTOSA
Direktur Utama
H. Dewanto Kusuma Wibowo, SE
commit to user
F. JOB DESCRIPTION
Adapun tugas dan tanggung jawab masing – masing jabatan disesuaikan
dengan tingkatannya dalam struktur organisasi perusahaan sebagai berikut :
a) Direktur Umum
Adapun tanggung jawab dari Direktur utama adalah :
1. Memimpin perusahaan, Mengawasi serta menilai hasil sasaran
perusahaan dan mengkoordinir langsung bagian logistik, keuangan,
umum dan perusahaan.
2. Menentukan kebijaksanaan pokok dalam perencanaan, penyusunan
pengendalian dan pengembangan perusahaan.
3. Mendelegasikan sebagian wewenang dan tanggung jawab kepada
manager.
4. Melakukan pembinaan kegiatan dan menilai hasil dari tujuan
perusahaan yang dibantu oleh staf ahli pengawasan.
Pada organisasi perusahaan tekstil ini Direktur Utama langsung
membawahi tiga manager yaitu :
a. Manager Logistik
Bertanggung jawab dalam kelancaran pengadaan dan penerimaan bahan
baku atau barang untuk kebutuhan perusahaan. Dengan membawahi
tiga kepala seksi yaitu kasie gudang, kasie pengadaan I dan Kasie
pengadaan II.
b. Manager Akuntansi / Keuangan
Bertanggung jawab dalam mengurus keuangan atau sirkulasi arus uang
dalam perusahaan. Dengan membawahi tiga kepala seksi yaitu : Kasie
Keuangan, Kasie Akutansi dan Kasie Akuntasi / Pajak.
c. Manager Umum dan Perusahaan
Dengan membawahi dua kepala seksi yaitu Kepala Seksi Personalia
dan Kepala Seksi MTC Sipil. Bertanggung jawab untuk :
1. Memperlancar perkembangan perusahaan dan kesejahteraan
pegawai serta menentukan urusan kepegawaian.
commit to user
spesifikasi dan kebutuhan perusahaan.
3. Melakukan administrasi kepegawaian dan melakukan pembayaran
gaji pegawai.
4. Mengadakan hubungan dengan pihak luar untuk hal – hal tertentu,
misalnya PKN, penelitian dan lain – lain.
b) Wakil Direktur Utama
Wakil diriektur utama adalah pimpinan tertinggi dalam hal koordinasi dan
pengembangan keputusan kekuasaan serta membawahi beberapa bagian..
c) Kepala Devisi
1. Membawahi manager produksi
2. Melakukan kontrol dan pengawasan
3. Sebagai koordinator utama para manager
4. Memberi laporan langsung direktur utama.
Pada perusahaan ini, kepala devisi terbagi menjadi empat bagian yaitu :
1. Kepala Devisi Pemasaran 1
Dalam pelaksanaan tugasnya, Kepala devisi ini membawahi dua manajer
yaitu :
a. Manager Pengiriman
Bertugas untuk mengelola kegiatan pengiriman barang hasil produksi
ke suplier maupun ke konsumen.
b. Manager Penjualan I
Bertugas menjualkan produk perusahaan dengan membawahi seksi
penjualan.
2. Kepala Devisi Pemasaran II
a. Manager Pemasaran II
Bertanggung jawab dalam mengelola kegiatan pemasaran produk
hasil produksi.
3. Kepala Devisi Produksi
Dalam melaksanakan tugasnya, Kepala devisi ini membawahi tujuh
manager yaitu :
commit to user
Bertanggung jawab atas jalannya proses produksi pertenunan secara
keseluruhan.
b. Manager Utility
Manager ini bertanggung jawab atas pemeliharaan air, listrik, dan
saran-sarana penunjang produksi seperti diesel, air conditioner ( AC )
yang digunakan untuk kepentingan operasi perusahaan, serta
membawahi dua kepala seksi yaitu Kasie Utility I dan Kasie UtilityII.
c. Manager PPC ( Pengawasan Pengendalian Control )
Bertanggung jawab dalam mengawasi, mengendalikan dan
mengontrol jalannya produksi supaya menghasilkan produk sesuai
dengan target yang telah ditentukan.
d. Manager Persiapan Printing
Manajer ini bertugas mempersiapkan obat dan bahan – bahan kain,
dalam operasionalnya, membawahi Seksi Making Up dan Seksi Strike
Of Labotorium, serta membawahi Seksi Persiapan Kain Print, Sub
Seksi Envaring Rotary print dan Flat Print.
e. Manager Printing
Manager ini berta dalam memproduksi kain mentah menjadi kain jadi
yaitu batik, dengan membawahi satu kepala seksi yaitu kepala seksi
produksi.
f. Manager Design
Bertanggung jawab atas pembuatan motif yang akan diproduksi,
disesuaikan dengan pesanan dan selera pasar.
g. Manager Finishing
Bertanggung jawab atas jalannya proses produksi kain putih
(finishing) secara keseluruhan.
4. Kepala Devisi RENDAL
RENDAL adalah Rencana dan Pengawasan Bahan Baku dan Produksi.
Bertanggung jawab dalan perencanaan dan pengawasan bahan baku
untuk proses produksi. Bagian ini dibantu oleh satu Kepala Seksi.
commit to user
Bertugas mengkoordinasi dan mengawasi staff yang dibawahi, serta
menerima pendelegasian wewenang dan tanggung jawab dari manager.
G. KETENAGAKERJAAN
Ketenagakerjaan PT. Kusumahadi Santosa telah memenuhi ketentuan yang
telah ditetapkan oleh Departemen tenaga kerja. Ketentuan tersebut antara lain jam
kerja, sistem upah/gaji dan sistem jaminan kerja. Pengembangan sumber daya
manusia secara menyeluruh dilakukan oleh perusahaan dengan mengoptimalkan
kinerja sumber daya yang ada dengan cara memberikan kesempatan kepada
seluruh karyawan, latihan yang bermanfaat bagi karyawan maupun bagi
perusahaan.
Jumlah karyawan merupakan salah satu tolak ukur sebuah perusahaan
dikatakan besar atau kecil. Karyawan adalah mata rantai yang tidak dapat
dipastikan dengan usaha/bisnis. Berikut adalah jumlah tenaga kerja PT.
Kusumahadi Santosa :
Tabel. 4. 1
Daftar Jumlah Karyawan PT. Kusumahadi Santosa Periode Januari 2012
No Departemen Pria Wanita Jumlah
1 Weaving 1 195 161 356
2 Weaving 2 185 145 330
3 PPC 1 1 2
4 Finishing 90 19 109
5 Utility 71 1 72
6 Pemasaran 57 8 65
7 Staff pimpinan 35 12 47
8 Umum & Personalia 58 6 64
9 Printing 254 43 297
10 logistik 12 5 17
11 Keuangan &Akuntansi 8 5 13
TOTAL 966 496 1372
commit to user
1. Tenaga Kerja Kompensasi
Besarnya upah atau gaji yang diterima karyawan berbeda-beda tergantung
golongan dan status karyawan yang bersangkutan. Upah atau gaji akan diberi
setiap sebulan sekali, yaitu pada akhir bulan. Apabila ada karyawan tidak
masuk kerja, gajinya akan dipotong sesuai dengan kondisi yang menjadikan
tidak masuk kerja dengan ketentuan sebagai berikut :
a. Tidak masuk kerja dikarenakan sakit dengan membawa surat keterangan
dokter, maka gajinya tidak akan dipotong.
b. Tidak masuk kerja dikarenakan sakit dengan tidak membawa surat
keterangan dokter, maka gajinya akan dipotong sesuai dengan kebijakan
perusahaan.
c. Tidak masuk kerja dan izin maupun tanpa izin akan dipotong gajinya
sesuai dengan kebijakan perusahaan.
Untuk kenaikan gaji secara berkala dilakukan berdasarkan :
a) Prestasi kerja dengan berdasarkan jumlah absensi dan peringatan –
peringatan kerja yang dilakukan setiap tahun sekali.
b) Jenjang pendidikan.
c) Lamanya kerja atau pengabdian.
d) Apabila adanya peraturan pemerintah mengenai kenaikan UMR.
2. Pengamatan Jam Kerja
a) Tenaga Kerja Administrasi
Tenaga kerja administrasi yaitu tenaga kerja yang menangani administrasi
produksi dan administrasi gudang, dan tidak turun langsung pada produksi.
Pembagian jam kerjanya sebagai berikut :
Senin – Jumat : 08.00 – 16.30 WIB
Sabtu : 08.00 – 11.00 WIB
b) Tenaga Kerja Produktif
Tenaga kerja produktif adalah tenaga kerja yang langsung menangani
proses produksi. Tenaga kerja produktif dibedakan menurut jam kerjanya
sebagai berikut :
commit to user
Senin – Jumat : 08.00 – 16.00 WIB
Sabtu : 08.00 – 16.00 WIB
2. Shift
Shift adalah jam kerja satu hari yang dibagi menjadi waktu kerja.
Berikut adalah pembagian shift :
Shift I 06.00 – 14.00 WIB
Shift II 14.00 – 22.00 WIB
Shift III 22.00 – 06.00 WIB
2. Jaminan Sosial
Jaminan sosial yang diberikan PT. Kusumahadi Santosa kepada
karyawannya berdasarkan kebutuhan perusahaan, dengan maksud untuk
meningkatkan kedisiplinan dan memberikan kenyamanan kepada
karyawan. Jaminan sosial yang diberikan perusahaan adalah sebagai
berikut :
a. Pemberian tunjangan meliputi :
1. Tunjangan perkawinan
2. Tunjangan hari raya
3. Tunjangan kematian
4. Tunjangan kecelakaan kerja
b. Pemberian cuti dan hari libur meliputi :
1. Hari libur resmi
2. Cuti sakit
3. Cuti tahunan
4. Cuti kepentingan sosial atau ijin khusus tidak masuk kerja
c. Jaminan sosial yang diberikan kepada karyawan meliputi :
1. Jaminan ibadah
2. Jaminan makan
3. Jaminan olahraga
3. Keselamatan Kerja Karyawan
Perusahaan memberikan jaminan kerja bagi karyawan yang mengalami
commit to user
( ASTEK ). Hal ini untuk mengantisipasi bila karyawan mengalami
kecelakaan dalam tugasnya yang akan ditanggung seluruhnya oleh
perusahaan. Untuk mencegah terjadinya kecelakaan kerja, perusahaan
memberikan karyawannya dengan alat pelindung, yaitu kaos tangan dan
masker.
4. Fasilitas Karyawan
Fasilitas ini juga dimaksudkan untuk meningkatkan kesejahteraan
karyawan. Adapun fasilitas yang diberikan PT. Kusumahadi Santosa
adalah sebagai berikut :
a) Transportasi antar jemput, untuk berangkat dan pulang kerja bagi
karyawan yang tempat tinggalnya jauh, yaitu berupa bus karyawan.
b) Fasilitas kesehatan dan menyediakan dokter khusus, untuk
karyawan yang memerlukan, yaitu jaminan pemeliharaan
kesehatan untuk keluarga.
c) Pemberian pakaian seragam kerja untuk karyawan produksi,
maintenance, karyawan kantor, masing- masing mendapat 2
pasang dalam satu tahun.
d) Penyediaan tempat ibadah, kantin dan penyediaan sarana olahraga,
kesenian dan kreasi bagi semua karyawan dan anggota keluarga
yang dilaksanakan pada hari libur. Sarana olahraga meliputi
lapangan sepak bola, tennis, bulu tangkis.
e) Koperasi Karyawan, dilaksanakan untuk membantu kebutuhan
karyawan dan perusahaan, serta fasilitas simpan pinjam.
f) Pemberian perumahan untuk staff ahli.
g) Program ASTEK
Asuransi tenaga kerja ini diberikan kepada seluruh karyawan dari
berbagai tingkatan jabatan. Diberikan kepada karyawan yang
mendapat kecelakaan saat jam kerja, baik di lingkungan
perusahaan maupun di luar lingkungan perusahaan dengan catatan
tidak melanggar peraturan perusahaan.
commit to user
karyawan yang diberikan satu tahun sekali.
i) Upah lembur bagi karyawan yang melakukan kerja lembur.
j) Hak cuti, semua karyawan memperoleh kesempatan untuk
mendapatkan cuti tahunan setelah masa kerja 12 bulan dan selama
cuti berhak mendapatkan upah penuh. Perusahaan juga
memberikan fasilitas khusus bagi karyawan wanita, yaitu cuti
hamil.
k) Tunjangan hari raya, tunjangan menikah, karyawan yang menikah
mendapat tunjangan nikah untuk satu kali kesempatan dan
diberikan cuti selama 3 hari.
l) Tunjangan meninggal dunia
Diberikan kepada karyawan atau keluarga yang meninggal dunia
yang masih menjadi tanggungan perusahaan, tunjangan diberikan
berupa santunan dana pemakaman.
5. Pemutusan Hubungan Kerja ( PHK )
Pemutusan hubungan kerja pada prinsipnya ada tiga sebab, yaitu :
a) Pemutusan hubungan kerja karena mengundurkan diri.
b) Pemutusan hubungan kerja karena usia mencapai 55 tahun.
c) Pemutusan hubungan kerja karena melakukan kesalahan besar.
H. PRODUKSI 1. Jenis Produksi
PT. Kusumahadi Santosa memproduksi dua jenis kain yaitu kain
rayon dan kain katun. Kain tersebut masih dibagi menjadi beberapa
bagian berdasarkan lebar kain dan jenis benang yang digunakan. Untuk
commit to user
Tabel 4. 2
Jenis hasil produksi pada PT. Kusumahadi Santosa Tahun 2012
No Jenis Katun Jenis Rayon
1 CHP 1001 RHA 1003
2 CMP 1004 RYP 2046
3 CMP 1005 RYZ 2013
4 CDM 2002 RP 15
5 CDM 1025 RYM 2006
6 CMS RYZ 2006
7 CPT 2003 RYM 1037
8 CT RE
9 CSP RS
10 CF RK
Sumber Data : PT. Kusumahadi Santosa
2. Kapasitas Produksi
Kapasitas produksi pada PT. Kusumahadi Santosa sangat
pengaruhi oleh keterbatasan mesin-mesin yang ada sehingga kapasitas
produksi masing-masing departemen terbatas. Adapun kapasitas
produksi setiap departemen adalah sebagai berikut :
Tabel 4. 3
Kapasitas Produksi PT. Kusumahadi Santosa tahun 2012
Departemen Kapasitas Produksi Per Bulan Weaving 2.500.000 m per bulan
Dyeing 400.000 m per bulan
Printing 1.200.000 m per bulan
Finishing 2.100.000 m per bulan
commit to user
3. Proses Produksi
Proses produksi di PT. Kusumahadi Santosa bersifat continue, artinya
bahan baku mengalir secara berurutan melalui departemen-departemen
yaitu Departemen Weaving, Finishing dan Printing.
a. Departemen Weaving
a) Pada tahap ini terdiri dari dua tahap yaitu tahap persiapan
benang lusi dan tahap persiapan benang pakan.
b) Tahap Kedua
Dalam tahap ini terdiri dari beberapa proses yaitu :
1. Proses penghani
Yaitu proses penggulungan benang yang masih berada kelos
benang ( Cones ) menjadi gulungan yang besar ( Boom ).
2. Proses Pengkajian
Pada proses ini benang lusi yang dihasilkan ( digulung )
diberi kanji agar benang menjadi kaku, halus dan kuat.
3. Proses pada Mesin Cucuk
Benang yang sudah dikanji, apabila akan ditenun maka ujung
– ujungnya dipasang alat yang bernama cucuk untuk
menentukan pola atau komposisi benang.
4. Proses pada Mesin Palet
Pada proses ini dilakukan penggulungan benang dari proses
ke gulungan benang kecil.
c) Tahap ketiga
Kain Grey sebagian dijual dan sebagian lagi diolah lebih lanjut
yaitu masuk di Departemen Finishing. Adapun alur proses
