BAB 3 ANALISA SISTEM BERJALAN

(1)

BAB 3

ANALISA SISTEM BERJALAN

3.1 Riwayat Perusahaan 3.1.1 Sejarah Perusahaan

GudangPC adalah nama toko PT. Maestro Nusantara Prima di internet. GudangPC adalah sebuah perusahaan yang bergerak dalam bidang penjualan komponen PC rakitan dengan berbagai jenis dan merek. Perusahaan ini didirikan oleh Bapak Andy Rachmat pada tahun 2003 dalam bentuk Perseroan Terbatas yang berkantor pusat di Jalan Raya Jakarta no. 13 Bekasi Jaya –c Bekasi 17112. Perusahaan ini memiliki 3 outlet yakni di ITC Permata Hijau Lantai 3 Blok 6/no 8, Jln Arteri Permata Hijau, Jakarta 12210, ITC Kuningan Lantai 3 Blok A4 no.3, dan Cempaka Lestari I no.28, Lebak Bulus, Jakarta Selatan. Saat ini perusahaan mempunyai 20 orang karyawan yang membantu kegiatan operasional perusahaan.

GudangPC melakukan penjualan dengan sistem eceran yang melayani pelanggan individu yang berasal dari Jakarta dan seluruh Indonesia dengan menggunakan sistem pembayaran secara tunai dan transfer.

Dalam kondisi pasar yang seperti sekarang ini dimana para kompetitor saling bersaing ketat, maka GudangPC menyadari pentingnya mencari pasar baru dan fokus serta profesional dalam memberikan pelayanan yang terbaik bagi pelanggannya. Sesuai dengan misi GudangPC yaitu menyediakan produk –

(2)

37 3.1.2 Visi dan Misi

Visi : Menjadi perusahaan skala nasional yang menjual produk teknologi informasi berkualitas dan harga bersaing.

Misi : Menyediakan produk – produk teknologi informasi yang berkualitas dengan harga kompetitif, memberikan pelayanan terbaik kepada para pelanggan di seluruh Indonesia.

3.2 Struktur Organisasi Perusahaan dan Pembagian Tugas, Tanggung Jawab, Wewenang

3.2.1 Struktur Organisasi

(3)

3.2.2 Pembagian Tugas, Tanggung Jawab, dan Wewenang

Uraian mengenai pembagian tugas, tanggung jawab, dan wewenang masing – masing jabatan dapat dilihat sebagai berikut :

1. Direktur

• Menetapkan kebijaksanaan, strategi dan tujuan perusahaan.

• Mengarahkan dan mengontrol karyawan agar kinerja sesuai dengan standar agar visi dan misi perusahaan dapat tercapai.

• Berhak mengurangi tenaga kerja yang bekerja dalam perusahaan. • Memberikan bimbingan dan pengarahan umum, saran–saran dan

perintah kepada karyawan.

• Mengawasi jalannya perusahaan dan mengadakan perubahan - perubahan yang diperlukan demi kemajuan perusahaan.

2. Manager Pemasaran

• Melaksanakan program pemasaran yang telah ditetapkan oleh direktur. • Merencanakan media yang digunakan untuk melakukan pemasaran. • Mengkoordinir briefing atau rapat bagian pemasaran.

o Marketing

 Melakukan telemarketing.  Follow up pelanggan. o Customer Service

(4)

39 3. Manager Penjualan

• Bertanggung jawab dalam mengawasi dan memotivasi kinerja bagian penjualan.

• Membuat laporan sales archieved.

• Mengkoordinir briefing atau rapat bagian penjualan. o Sales

 Membuat Sales Order (SO).

 Mencari barang yang dibutuhkan oleh pelanggan ke supplier.  Membuat Purchase Order (PO).

4. Manager Keuangan

• Mengkoordinir dan mengorganisir kegiatan keuangan perusahaan. • Bertanggung jawab dan mengawasi kinerja bagian accounting dan

kasir.

• Bertanggung jawab atas sirkulasi keuangan masuk dan keluar. • Memeriksa dan menginput laporan keuangan ke dalam database. • Membuat laporan keuangan.

o Accounting

 Mengurus pembayaran ke supplier.

Menerima uang pembayaran pelanggan dari kasir. Mengurus penggajian karyawan.

Mengarsip seluruh bukti pemasukan dan pengeluaran sesuai dengan tanggal pemasukan / pengeluaran.

(5)

o Kasir

Menerima uang pembayaran dari pelanggan.

 Menyerahkan uang pembayaran ke bagian accounting.

5. Manager Logistic

• Bertanggung jawab dan mengawasi gudang. • Membuat laporan stok barang.

o Gudang

 Mengeluarkan tanda terima barang untuk supplier.  Menerima dan memeriksa barang kiriman supplier.

o Kurir

Melakukan pengiriman barang kepada pelanggan.

Memberikan laporan mengenai pengiriman barang kepada bagian accounting.

(6)

41

3.3 Tata Laksana / Prosedur yang Sedang Berjalan

3.3.1 Rich Picture

(7)

3.3.2 Penjelasan Gambar :

1. A. Pelanggan yang ingin membeli barang dapat mengunjungi outlet GudangPC yang terdekat. Mula-mula pelanggan dapat menanyakan informasi barang yang diinginkan kepada sales.

B. Pelanggan yang sibuk dan bertempat tinggal jauh dari lokasi outlet dan ingin berbelanja dapat melihat situs GudangPC, disana terdapat data produk- produk yang dijual.

C. Pelanggan yang ingin memesan dapat meng-order by phone ke GudangPC. Telepon akan dilayani oleh bagian sales.

2. Sales kemudian mengecek informasi barang serta stok barang di gudang. 3. A. Jika barang yang diinginkan pelanggan tidak tersedia di gudang maka

bagian logistic akan menghubungi supplier untuk meminta informasi mengenai barang yang diinginkan pelanggan. Bagian logistic akan mengirimkan Purchase Order (PO) ke supplier melalui fax.

B. Jika barang yang diinginkan pelanggan tersedia di gudang maka sales akan memfollow-up pelanggan untuk memberikan penawaran.

4. Apabila pelanggan setuju maka bagian sales akan membuat Sales Order rangkap 4.

• Rangkap ke-2 akan diberikan ke bagian logistic • Rangkap 3 akan diberikan ke pelanggan

(8)

43

6. Setelah SPB dibuat lalu bagian logistic akan mengeluarkan barang sesuai dengan SPB yang dibuat.

7. Bagian logistic akan menerima dan memeriksa kondisi barang kiriman dari supplier. Setelah data cocok maka bagian logistic akan membuat STTB yang akan diberikan kepada supplier.

8. Pelanggan yang datang ke outlet untuk membeli barang akan membayar sejumlah uang sesuai total pembelian barang yang dibeli di bagian kasir. 9. Kasir kemudian akan mencetak bukti bayar dan memberikannya kepada

pelanggan yang datang ke outlet.

10. Pelanggan akan menunjukkan bukti bayar kepada bagian sales 11. Setelah itu sales akan memberikan barang yang dibeli pelanggan.

12. Bagi logistic akan memberikan barang dan SJ (Surat Jalan) kepada bagian shipping untuk diserahkan kepada pelanggan yang memilih jasa pembayaran COD (Cash on Delivery)

13. Bagian Kasir akan membuat Invoice rangkap 2 untuk diberikan ke bagian shipping yang akan mengirimkan barang melalui jasa COD.

14. Setelah pelanggan COD bertemu muka dengan bagian shipping (kurir) lalu pelanggan akan membayar atas barang yang telah diserahkan oleh kurir dan pelanggan akan menandatangani SJ + Invoice lalu pelanggan dan kurir masing-masing akan mengambil 1 lembar copynya.

15. Bagi pelanggan yang berada di luar Jakarta akan membayar melalui transfer antar Bank.

16. Barang dan Invoice akan dikirimkan melalui jasa pengiriman barang seperti Tiki, GED. Biaya pengiriman ini akan ditanggung oleh pelanggan.

(9)

3.4 Website yang sedang berjalan

(10)

45

(11)

(12)

47

(13)

Gambar diatas adalah gambar yang diambil dari web GudangPC yang sedang berjalan. Pada tampilan layar GudangPC dan bagian FAQ yang ada sekarang, dapat dilihat tidak adanya konsistensi penggunaan bahasa seperti masih terdapatnya penyediaan informasi dalam bentuk bahasa Indonesia maupun bahasa Inggris. Minimnya fasilitas / fitur yang disediakan oleh website yang ada sekarang. Dapat disimpulkan dari Website GudangPC yang ada sekarang bahwa tidak ada interaksi yang terjadi antara perusahaan dengan pelanggan selain dalam hal pembelian barang, perusahaan memperlakukan pelanggan lama dan baru sama tanpa melihat perilaku dan kebutuhan masing-masing pelanggan.

(14)

49 3.5 Analisa SWOT

Matriks EFE Faktor External

Peluang Bobot Peringka

t

Bobot Nilai 1 Pertumbuhan teknologi yang

sangat pesat dalam bidang IT.

0,10 2 0,20

2 Meningkatnya pemakai PC di Indonesia.

0,15 4 0,60

3 Kebijakan pemerintah tentang program internet masuk desa dan internet masuk sekolah

0,15 3 0,45

4 Meningkatnya pemakai internet di Indonesia

0,05 2 0,10

5 Peningkatan kesempatan distribusi barang.

0,05 2 0,10

Sub total peluang 1,45

Ancaman Bobot Peringka

t

Bobot Nilai 1 Kompetitor baru di area bisnis

sejenis

0,05 2 0,10

2 Persaingan harga dengan competitor

0,05 1 0,05

3 Kompetitor mempunyai media komunikasi dengan pelanggan

0,15 3 0,45

4 Kompetitor mempunyai website yang menarik.

0,10 2 0,20

5 Munculnya toko2 penjualan PC secara online yang mempunyai system pemesanan dan customer relationship

0,15 3 0,45

Sub total ancaman 1,25

Total 1,00 - 2,70

Tabel 3.1 Tabel EFE

(15)

Matriks IFE Faktor Internal

Kekuatan Bobot Peringka

t Bobot Nilai 1 Berpengalaman di dunia penjualan komponen PC Rakitan. 0,15 4 0,60

2 Cakupan penjualan barang dari Jabodetabek dan luar Jabodetabek

0,10 4 0,40

3 Meningkatnya permintaan akan computer dari customer

0,10 3 0,30

4 Relasi dengan supplier yang sangat kuat

0,05 3 0,15

5 Nama GudangPC mulai dikenal di luar Jabodetabek

0,10 4 0,40

Sub total peluang 1,85

Kelemahan Bobot Peringka

t

Bobot Nilai 1 Tidak ada media untuk

berkomunikasi dengan pelanggan.

0,15 2 0,30

2 Tidak ada fasilitas untuk menghitung biaya untuk merakit sebuah PC

0,15 2 0,30

3 Jumlah customer service terbatas 0,05 1 0,05 4 Tanggapan perusahaan atas

pertanyaan,complaint pelanggan sangat lama.

0,10 2 0,20

5 Line telepon sibuk 0,05 1 0,05

Sub total ancaman 0,90

Total 1,00 - 2,75

(16)

51

Kekuatan / Strength Kelemahan / Weakness 1. Berpengalaman di dunia

penjualan komponen PC Rakitan.

2. Cakupan penjualan barang dari Jabodetabek dan luar Jabodetabek 3. Meningkatnya

permintaan akan computer dari customer

4. Relasi dengan supplier yang sangat kuat

5. Nama GudangPC mulai dikenal di luar Jabodetabek

1. Tidak ada media untuk berkomunikasi dengan pelanggan

2. Tidak ada fasilitas untuk menghitung biaya untuk merakit sebuah PC 3. Jumlah customer service terbatas 4. Tanggapan perusahaan atas pertanyaan,complaint pelanggan sangat lama. 5. Line telepon sibuk. Peluang / Opportunity Strategi SO Strategi WO

1. Pertumbuhan teknologi yang sangat pesat dalam bidang IT

2. Meningkatnya pemakai PC di Indonesia

3. Kebijakan pemerintah tentang program internet masuk desa dan internet masuk sekolah 4. Meningkatnya pemakai internet di Indonesia. 5. Peningkatan kesempatan distribusi barang. 1. Mengembangkan system pelayanan kepada customer berbasis website (S1,S2,S3,S5, O1,O2,O3) 2. Membuat fasilitas testimonial yang dapat diberikan pelanggan kepada perusahaan (S5,O2,O3,O4) 1. Mengembangkan system pelayanan kepada customer berbasis website (W1,W5,O2,O3)

2. Adanya aplikasi untuk menghitung biaya untuk merakit sebuah PC (W2,O2,O3)

Ancaman / Threat Strategi ST Strategi WT 1. Muncul banyak pemain

baru di area bisnis sejenis

2. Persaingan harga dengan competitor

3. Kompetitor mempunyai media komunikasi dengan pelanggan

4. Kompetitor mempunyai website yang menarik.

5. Munculnya toko2 penjualan PC online yang mempunyai sistem customer relationship. 1. Mengembangkan system pelayanan kepada customer berbasis website (S1,S2,S3,S5,T3,T5) 1. Membuat fasilitas formpertanyaan,

keluhan dari pelanggan kepada perusahaan (W1,W5,T3,T5)

(17)

Dari hasil pembuatan matriks EFE dan matriks IFE, diketahui bahwa nilai total rata-rata tertimbang untuk EFE adalah 2,70 dan nilai total rata-rata tertimbang untuk IFE adalah 2,755. Berdasarkan nilai-nilaitersebut, dapat terlihat bahwa GudangPC masuk dalam kuadran V yaitu total rata-rata tertimbang IFE rata-rata ( 2,0 – 2,99 ) dan total rata- rata tertimbang EFE menengah ( 2,0- 2,99 ).

4,0 3,0 2,0 1,0

3,0 2,0 1,0

Untuk kuadran V, dapat dikelola dengan cara terbaik dengan strategi jaga dan pertahankan; penetrasi pasar dan pengembangan produk adalah dua strategi yang umum yang digunakan.

Berdasarkan alternatif strategi yang telah dikembangkan dalam matriks SWOT, strategi yang mendukung untuk penetrasi pasar dan pengembangan produk dan merupakan strategi SO pada matrik SWOT adalah : membuat electronic-Customer Relationship Management yang berbasiskan web sebagai media komunikasi dengan pelanggan dari dan luar Jabotabek.

I II II

IV V VI

(18)

53 3.6 Analisa Kebutuhan Perusahaan

Sebagai analisa terhadap kebutuhan perusahaan maka diadakan wawancara dengan direktur GudangPC yaitu Bapak Andy Rachmat. Dari hasil wawancara didapat beberapa hasil analisa mengenai kebutuhan perusahaan, sebagai berikut:

• Pelayanan yang diberikan perusahaan kepada pelanggan dirasa masih kurang karena tidak ada atau jarang sekali terjadi interaksi antara perusahaan dengan pelanggan setelah terjadi pembelian barang.

• Perusahaan mengharapkan penerapan CRM lewat aplikasi yang digunakan dapat menjadi saluran promosi baru oleh perusahaan untuk menarik dan mendapatkan pelanggan baru selain dari cara promosi yang dilakukan selama ini, fasilitas untuk mempromosikan perusahaan dan produk-produknya.

• Perusahaan ingin meningkatkan relasinya dengan pelanggan sehingga membutuhkan penambahan fasilitas interaksi dengan pelanggan.

3.6 Analisa Kebutuhan Sistem

Sebagai analisa terhadap identifikasi masalah dan kebutuhan pelanggan, maka diadakan pembagian kuisoner yang disebar di outlet GudangPC. Kuesioner ini disebar sebanyak 30 lembar kepada pelanggan. Kuisioner ini berisi 15 pertanyaan. Analisa ini digunakan untuk mengetahui perlu atau tidaknya penerapan aplikasi CRM berbasis web pada GudangPC.

(19)

Berikut adalah hasil analisa kuisoner yang telah diisi oleh pelanggan GudangPC.

1. Sudah berapa lama anda menjadi pelanggan GudangPC ?

Jawaban Jumlah(orang) Presentase(%)

a. >1 tahun 14 46,67

b. 6 bulan – 1 tahun 8 26,67

c. 1-6 bulan 6 20

d. < 1 bulan 2 6,67

Kesimpulannya adalah 46% responden sudah berlangganan di GudangPC sudah lebih dari 1 tahun.

(20)

55

2. Seberapa sering anda menggunakan internet dalam seminggu?

a.Sering sekali (lebih dari 3x) 23 76,67

b.Sering ( 1-3x) 4 13,33

c.Jarang (Seminggu sekali) 2 6,67

d.Jarang sekali 1 3,33

(21)

3. Darimana anda biasa mengakses internet?

a.Rumah / kost 8 26,67

b.Kantor 17 56,67

c.Warung Internet 3 10

d. sekolah / kampus 2 6,67

(22)

57 4. Apakah kegunaan internet bagi anda?

a.Berbisnis 8 26,67

b.Mencari Informasi 10 33,33

c.Chatting 9 30

d.bermain game online 3 10

Kesimpulannya adalah 33% responden menggunakan internet untuk mencari informasi dan chatting.

(23)

5. Bagaimana pendapat anda mengenai pemberian informasi melalui internet?

a.Sangat Bagus 20 66,67

b.Bagus 5 16,67

c.Kurang Bagus 3 10

d.Tidak Bagus 2 6,67

Kesimpulannya adalah menurut 66% responden,memberikan informasi melalui internet sangat bagus untuk dilakukan.

(24)

59

6. Apakah keluhan - keluhan Anda ditanggapi dengan baik?

a.Sangat baik 5 16,67

b.Baik 7 23,33

c.Kurang baik 13 43,33

d.Tidak baik 5 16,67

Kesimpulannya adalah 43% responden merasa keluhan yang mereka sampaikan tidak ditanggapin dengan baik.

(25)

7. Bagaimana jika anda ingin memberikan pertanyaan / keluhan mengenai produk dan pelayanan yang ditawarkan GudangPC?

a.Telepon 10 33,33

b.E-mail 6 20

c.Datang langsung 9 30

d.lain-lain 5 16,67

Kesimpulannya adalah 33% responden menggunakan telepon dalam memberikan pertanyaan / keluhan mengenai produk dan pelayanan yang ditawarkan GudangPC.

(26)

61

8. Apakah Anda mengetahui dengan baik jenis produk yang dijual di perusahaan ini?

a.Sangat baik 3 10

b.Baik 4 13,33

d.Tidak baik 6 20

Kesimpulannya adalah 57% responden kurang mengetahui jenis produk yang dijual di GudangPC.

(27)

9. Apakah Anda mengalami kendala dalam memperoleh informasi melalui website GudangPC yang sekarang?

a.Ya 24 80

b.Tidak 6 20

Kesimpulannya adalah 80% responden mengalami kendala dalam memperoleh informasi melalui website GudangPC yang sekarang.

(28)

63

10. Bagaimana pendapat anda terhadap website GudangPC?

a.Sangat baik 2 6,67

b.Baik 6 20

d.Tidak baik 8 26,67

Kesimpulannya adalah 46% pelanggan merasa website GudangPC yang sekarang kurang baik.

(29)

11. Apakah informasi – informasi yang tersedia di website sudah sesuai dengan keinginan anda?

a.Sangat Sesuai 3 10

b.Sesuai 7 23,33

c.Kurang sesuai 13 43,33

d.Tidak sesuai 7 23,33

Kesimpulannya adalah 44% responden merasa informasi –informasi yang ada sekarang ini kurang sesuai dengan keinginan pelanggan.

(30)

65

12. Informasi seperti apa yang anda butuhkan dari GudangPC?

a.Produk 16 53,33

b.Cara transaksi 4 13,33

c.Poin 1 3.33

d.Layanan lainnya 9 30

Kesimpulannya adalah 54% responden menginginkan informasi mengenai produk – produk.

(31)

13. Puaskah Anda dengan pelayanan yang diberikan selama proses pembelian?

a.Sangat Puas 3 10

b.Puas 4 13,33

c.Kurang puas 16 53,33

d.Tidak puas 7 23,33

Kesimpulannya adalah 54% responden kurang puas terhadap pelayanan GudangPC.

(32)

67

14. Jika GudangPC membuat fasilitas website yang dapat memberikan layanan personal (seperti: informasi produk–produk, pemesanan on-line, rincian transaksi, penyampaian saran dan keluhan), apakah Anda tertarik untuk

menggunakan fasilitas tersebut?

a.Tertarik 28 93,33

b.Tidak Tertarik 2 6,67

Kesimpulannya adalah 93% responden tertarik untuk menggunakan layanan personal bila GudangPC membuat fasilitas tersebut.

(33)

15. Tambahan informasi/fitur mengenai apa saja yang kira – kira Anda butuhkan di sebuah website penjualan online?

a.FAQ 3 33.33

b.QnA 7 20

c.PC Simulation Calculator 13 30

d.WishList 7 16.67

Kesimpulannya adalah 30% responden membutuhkan fitur PC simulation calculator.

(34)

69 Kesimpulan :

Dari hasil analisa kuisoner dapat disimpulkan bahwa :

1. Bahwa sebagian besar responden GudangPC menggunakan komputer dan sering mengakses internet dari kantor untuk mencari informasi dan chatting, sehingga perusahaan dapat mempertimbangkan untuk memperbaiki website dan mengelolanya dengan baik karena responden bisa mengaksesnya dimana saja dan kapan saja.

2. Bahwa sebagian besar responden akan merasa lebih puas dalam hal pelayanan jika mereka dapat menyampaikan keluhan, saran, maupun pertanyaan kepada GudangPC serta memperoleh tanggapannya secara cepat.

3. Bahwa sebagian besar responden membutuhkan informasi yang sesuai dengan kebutuhan seperti mengenai produk dan lain sebagainya secara cepat. Dalam hal ini melalui jaringan internet.

3.7 Permasalahan yang Dihadapi

Berdasarkan hasil analisis prosedur yang sedang berjalan, dapat disimpulkan permasalahan yang dihadapi perusahaan saat ini adalah kurangnya interaksi antara perusahaan dan pelanggan yang disebabkan karena:

1. Pelanggan susah berinteraksi dengan perusahaan seperti ketika pelanggan ingin memberikan pertanyaan, memberikan komplain.

2. Perusahaan tidak memiliki fasilitas untuk menjaga hubungan baik dengan pelanggan.

(35)

target pasar yang baru.

4. Perusahaan tidak dapat melayani pemesanan setiap hari, karena pemesanan dapat dilakukan dalam hari kerja yaitu dari Senin-Jumat dari pukul 10.00 – 17.00.

3.8 Alternatif Pemecahan Masalah

Dengan memperhatikan permasalahan yang pada internal dan external perusahaan, kebutuhan perusahaan serta kebutuhan konsumen, maka dibutuhkan media / fasilitas untuk berkomunikasi dan berinteraksi antara pelanggan dengan perusahaan dengan mengambil alternatif pemecahan membuat electronic-Customer Relationship Management yang berbasiskan web sebagai media komunikasi dengan pelanggan dari dan luar Jabotabek.

Dengan adanya e-CRM ini maka :

1. Meningkatkan interaksi perusahaan dengan pelanggan seperti pelanggan ingin memberikan pertanyaan, complaint,testimonial kepada perusahaan. 2. Menjaga hubungan baik dengan pelanggan.

3. Memungkinkan pelanggan merekomendasikan barang yang dijual oleh GudangPC kepada teman, rekan bisnis, maupun kerabatnya serta menyebarkan informasi yang cepat dan akurat mengenai informasi barang-barang yang dijual secara up-to-date , gambar produk beserta detil barang-barang yang lengkap.