BAB IV
ANALISIS KERJA PRAKTEK
4.1. Analisis Sistem
4.1.1. Analisis Dokumen
Analisis dokumen bertujuan untuk mengetahui spesifikasi informasi yang ada dalam sistem yang dipakai untuk dokumen. Dokumen-dokumen tersebut diantaranya yaitu :
Deskripsi Dokumen
1. Surat Penerimaan Barang (SPB)
Fungsi : Menginformasikan bukti penerimaan barang
Sumber : Bagian Gudang
Rangkap : 2 (dua)
Distribusi : Bagian Gudang dan Supplier
Frekuensi : Setiap ada barang yang masuk
2. Bukti Keluar Barang (BKB)
Fungsi : Menginformasikan bukti pengeluaran barang
Sumber : Bagian Gudang
Rangkap : 2 (dua)
Distribusi : Bagian Gudang dan Bagian Penjualan
Frekuensi : Setiap ada barang yang keluar
3. Bukti Permintaan Barang (BPB)
Fungsi : Menginformasikan bukti kekurangan barang
Sumber : Bagian Penjualan
Rangkap : 1 (Satu)
Distribusi : Bagian Gudang dan Bagian Penjualan
Frekuensi : Setiap ada barang yang diminta
4. Laporan Penerimaan Barang
Fungsi : Menginformasikan banyaknya penerimaan barang
Sumber : Bagian Gudang
Distribusi : Bagian Gudang dan pemilik
Frekuensi : Setiap Transaksi dan Perperiode
5. Laporan Pengeluaran Barang
Fungsi : Menginformasikan banyaknya pengeluaran barang
Sumber : Bagian Gudang
Rangkap : 2 (dua)
Distribusi : Bagian Gudang dan pemilik
Frekuensi : Setiap Transaksi dan Perperiode
6. Laporan Stock Barang
Fungsi : Menginformasikan jumlah barang yang masuk keluar
Sumber : Bagian Gudang
Rangkap : 2 (dua)
Distribusi : Bagian Gudang dan pemilik
4.1.2. Analisis Prosedur yang sedang Berjalan
Pada tahap analisis penulis memakai landasan teori flow map, diagram konteks dan data flow diagram.
4.1.2.1. Flow Map
Dari pengamatan yang dilakukan penulis maka dihasilkan diagram aliran data (DAD) pada CV. DJETZ adalah sebagai berikut :
s u p p l i e r B a g ia n g u d a n g B a g i a n p e n ju a l a n p e m i l ik D a t a b a r a n g L a p o r a n p e r s e d i a a n b a r a n g D a t a b a r a n g M e m b u a t l a p o r a n p e n e r im a a n L a p o r a n p e n e r im a a n M e n g u p d a t e p e r s e d i a a n P e r s e d i i a a n b a r a n g B u a t la p o r a n p e r s e d i a a n b a r a n g L a p o r a n p e r s e d ia a n b a r a n g A p e r s e d i a a n b a r a n g C e k p e r s e d i a a n b a r a n g D a t a p e n j u a l a n b a r a n g M e m b u a t f a k t u r p e n j u a l a n F a k t u r p e n j u a l a n B b u a t la p o r a n p e n j u a l a n L a p o r a n p e n j u a l a n k o n s u m e n D a t a o r d e r b a r a n g L a p o r a n p e n j u a l a n L a p o r a n p e r s e d i a a n L a p o r a n p e n e r i m a a n L a p o r a n p e n e r i m a a n
Gambar 4.1 Flow Map yang sedang berjalan
Keterangan : Arsip A : Laporan persediaan
Arsip B : Laporan Penjualan
4.1.2.2. Diagram Kontek
Pada diagram kontek ini sistem informasi yang digunakan akan menghasilkan sumber informasi yang dibutuhkan dan tujuan informasi yang dihasilkan. Untuk lebih jelasnya diagram kontek sistem informasi yang sedang berjalan pada CV DJETZ adalah sebagai berikut : S I Persediaan barang supplier konsumen Data barang Data pemesanan Daftar persediaan
Data barang masuk
Pemilik
Laporan persediaan
4.1.2.3. Data Flow Diagram
Berdasarkan diagram kontek diatas maka dapat dihasilkan Data Flow Diagram (DFD) pada CV DJETZ adalah sebagai berikut :
1.0 Membuat laporan penerimaan 2.0 Mengupdate persediaan barang Laporan penerimaan 3.0 Buat laporaan persediaan barang 4.0 Cek persediaan barang supplier 5.0 Buat fakturb penjualan pemilik Data barang Laporan penerimaan Persediaan barang Data penjualan Persediaan barang Faktur 6.0 Membuat laporan penjualan Persediaan barang Laporan penjualan Laporan Persediaan Faktur penjualan
Gambar 4.3 DFD Sistem yang sedang berjalan
4.1.3. Evaluasi Sistem yang Berjalan
Berdasarkan hasil analisa maka dapat dilihat beberapa kekurangan pada sistem yang sedang berjalan diantaranya :
1. Semua laporan dan dokumen masih dilakukan secara tertulis atau manual, sehingga ditemukan permasalahan dalam proses pencatatan masuk dan keluar barang.
2. Banyaknya dokumen yang hilang dikarenakan sistem penyimpanan belum tertata dengan baik.
3. Belum adanya administrator yang bisa mengendalikan sistem dan orang yang bertanggung jawab dalam pengolahan data.
4.2. Usulan Perancangan Sistem
Perancangan sistem merupakan suatu tahap lanjutan dari analisa dan evaluasi sistem yang sedang berjalan, dimana pada perancangan sistem digambarkan rancangan sistem yang akan dibangun sebelum dilakukan pengkodean kedalam suatu bahasa pemrograman. Dalam perancangan sutau sistem tidak lepas dari hasil analisa, karena dari hasil analisa, sistem baru dapat dibuat sehingga menghasilkan rancangan sistem.
4.2.1. Tujuan Perancangan Sistem
Tujuan dari perancangan sistem ini adalah untuk menghasilkan suatu perancangan yang dapat membantu proses persediaan barang yang mana akan menperluas cakupan penjualan pada CV ini.
4.2.2. Perancangan Prosedur yang Diusulkan
Adapun perancangan proses ini mencakup Flowmap, Diagram Konteks sistem diagram alir data sistem dan kamus data yang dapat menjelaskan aliran data yang diproses sehingga menghasilkan informasi yang diinginkan.
4.2.2.1. Flow Map
Flowmap yang di usulkan bertujuan untuk mempermudah perancangan serta alur program. Berikut ini adalah gambar flowmap yang di usulkan
S u p p lie r B ag ian g u d a n g B ag ia n p en ju alan Pe milik K o n s u me n
F akt u r F akt u r Ce k b ara n g Se su ai F akt u r F ak t u r D af t ar p ermin t aan b aran g In p u t d at a b ara n g masu k d an me mb u at B P B B PB B u a t B P B D a ta B a s e B u at d a ft a r p ermin ta a n b ara n g Da f t ar p e rm in t aa n b aran g B u a t B K B B u at B KB In p u t d a ta p e n ju alan C et ak f ak t u r F a kt u r BK B L ap o ra n p en g elu aran L ap o ra n p e n e rima a n b aran g Da t a b aran g ya n g d i b eli F akt u r L ap o ran p ers ed ia an B u a t la p o ran p erse d iaa n L ap o ra n p ers ed ia a n
Gambar 4.4 Flow Map yang diusulkan Keterangan :
BPB : Bukti penerimaan barang
BKB : Bukti keluar barang
Y T
4.2.2.2. Diagram Kontek
Diagram kontek ini dibuat untuk membatasi sistem dan menunjukan adanya interaksi sistem dengan komponen diluar sistem, yang dimana merupakan gambaran sistem secara luas. Berikut ini merupakan gambar diagram kontek dari sistem yang ingin dibangun :
Supplier SI persediaan barang Pemilik Konsumen faktur Bukti penerimaan Faktur barang Laporan penerimaan Bukti BKB Permintaan barang
4.2.2.3. Data Flow Diagram
Data Flow Diagram (DFD) adalah teknik grafis yang menggambarkan aliran informasi dan perubahan yang digunakan sebagai perpindahan data dari masukan ke keluaran, DFD sering digunakan untuk menggambarkan suatu sistem yang telah ada atau sistem baru yang akan dikembangkan secara logika tanpa mempertimbangkan lingkungan fisik dimana data tersebut akan disimpan.
Analisis dari Data Flow Diagram pada CV. DJETZ adalah sebagai berikut :
Supllyer Cek Baran g1.0
2.0 Input Data Yang masuk Bukti permintaan Barang D.Persediaan 3.0 Buat Daftar Permintaan 4.0 Buat BKB 5.0 Input data Penjualan 6.0 Cetak Faktur ko nsu men
Data Barang Daftar Persediaan barang
Data Barang
Data Barang
Data Barang
Pengeluaran Data Pengeluaran
Input Data Penjualan
Data Permitaan Barang Data Persed iaan
Penerimaan Bukti Permintaan Barang Bukti Permintaan Barang Pemilik Bu kti Keluar Barang Bukti Keluar Baran g Bu kti Keluar Barang Faktur Bagian penjualan
Data pen jualan 7.0 Buat data pen jualan Data penjualan Data penjuala n Data penjualan
Gambar 4.6 DFD Sistem yang diusulkan
4.2.2.4. Kamus Data
Kamus data
1. Kamus data : data supplier
Alias : -
Priode : setiap menawarkan barang
Aliran : supplier – proses 1
2. Kamus data : Data barang
Alias : -
Priode : setiap menawarkan barang
Aliran : supplier – proses 1, proses 1- proses 2, proses2- supplier Struktur data : kode_barang, nama_barang, satuan, jml_barang
3. Kamus data : Bukti penerimaan barang (BPB)
Alias : -
Priode : setiap penerimaan barang dari supplier masuk ke gudang
Aliran : proses 2- file BPB, file BPB- proses 1- proses 2- proses 3
Struktur data : kode_barang, nama_barang, satuan, jml_barang,
no_penerimaan, tgl_penerimaan,
4. Kamus data : Bukti keluar barang (BKB)
Alias : -
Priode : setiap penerimaan barang dari bagian gudang dan diserahkan laporan ke pemilik
Aliran : file_BPB- proses 3, proses 3-pemilik
Struktur data : kode_barang, nama_barang,, satuan, jml_barang,
no_pengeluaran, no_faktur,,jml_barang, tgl_pengeluaran
4.2.3. Evaluasi Terhadap Sistem yang Diusulkan
Berdasarkan hasil analisa maka dapat dilihat beberapa kelebihan pada sistem yang sedang berjalan diantaranya :
1. Mengentri Laporan dan Dokumen menjadi mudah, karena adanya sistem / otomatis.
2. Alur data jelas dan teratur.
3. Dokumen menjadi tertata karena adanya tempat penyimpanan yang berupa komputer.
4. Adanya administrator yang bisa mengendalikan sistem dan orang yang bertanggung jawab dalam pengolahan data.
